6 rad na dobre relacje w projekcie

Wybitny, nawet w najtrudniejszych projektach odnoszący sukcesy manager to taki, który posiadł umiejętność budowania dobrych relacji z interesariuszami projektu.

Nie jest to jednak powszechna umiejętność. Dzięki niej można "stać się królem wśród ślepców - mając tylko jedno oko", jak mawiał Erazm z Rotterdamu.

Gejzer "Old Faithful" jest jedną z atrakcji parku Yellowstone. Jego 17 codziennych erupcji należy do bardzo przewidywalnych. Bycie przewidywalnym buduje zaufanie. Zdjęcie: Kamilokardona.

Susanne Madsen*, autorka książki "The Power of Project Leadership" wielokrotnie pomagała tym, którzy mają naturalny opór w kwestii relacji międzyludzkich. Gdy poza tym, są świetnymi project managerami wystarczy wzmocnić w nich tylko ten jeden obszar, aby zobaczyć znacząco więcej sukcesów. Susane Madsen swoje porady zawęziła do sześciu najważniejszych:

1. Słuchaj innych i staraj się zrozumieć, zanim sam zostaniesz zrozumiany

Tu nie chodzi tylko o kosztowne nieporozumienia. Ludzie cenią wysiłek, jaki wkładasz w zrozumienie ich sytuacji, otwierają się i zwiększają zainteresowanie tym, co masz do zakomunikowania. Inwestycja czasu w słuchanie interesariuszy zwraca się szczególnie dobrze tam, gdzie tego czasu na rozmowę brakowało. Relacja wchodzi na "wyższy poziom" i interesariusze, którzy czują się wysłuchani nie zaskoczą cię później żadnym "trupem w szafie". Nawiązuj kontakt wzrokowy i pytaj o odczucia i opinie. Wtedy gdy w pełni zrozumiesz sytuację drugiej strony, dopiero wówczas, przedstaw swoje sprawy.

2. Bądź empatyczny i myśl w kategorii wygrana/wygrana (win - win)

Empatia to umiejętność odczuwania emocji rozmówcy. Patrz na sytuację z punktu widzenia drugiej osoby i staraj się poszukać rozwiązania, które będzie korzystne dla wszystkich zainteresowanych. Takie zachowanie wzbudza zaufanie, a zaufania "nie da się kupić". Rozwiązania win - win nie oznaczają kompromisu, a dzięki synergii mogą być bardziej korzystne dla każdej ze stron.

3. Dawaj dobry przykład, jako manager projektu

Możesz być świetnym showmanem, jednak najprostszym sposobem utraty reputacji w zarządzaniu projektami to niedbałość i brak porządku. Interesariusze będą szanowali osobę, która pilnuje ryzyk, decyzji i działań - także swoich własnych. Zapisuj kluczowe decyzje i przypilnuj odpowiedzialności za podjęte działania. Na spotkania przychodź zawsze przygotowany i przewidująco miej gotowe informacje, które mogą być potrzebne - to też jest przygotowanie.

4. Bądź otwarty i szczery (szczególnie, jeśli chodzi o postępy projektu), zawsze miej odwagę by poprosić o pomoc

Oprócz pewności siebie, bądź także wystarczająco szczery i otwarty, aby powiedzieć jak naprawdę wyglądają sprawy. Nigdy nie czyń obietnic bez pokrycia i nie poddawaj się presji, by zgodzić się na nierealne oczekiwania. Miej odwagę by otwarcie mówić o trudnych sprawach i by poprosić o pomoc, gdy jest potrzebna.  Twoi interesariusze będą cenili cię za uczciwość i za to, że prosisz o pomoc zanim się sytuacja zaogni.  Będą ci wdzięczni nawet gdy sprowadzisz ich oczekiwania "na ziemię" oraz za ciągłe dbanie o powodzenie projektu. Pamiętaj, że kolorowanie rzeczywistości ostatecznie nikomu nie służy.

5. Bądź proaktywny i odpowiedzialny

Zdobądź respekt interesariuszy poprzez przewidywanie ryzyk i rozwiązywanie problemów, gdy jeszcze są małe. Proaktywność to poszukiwanie trwałych rozwiązań, przy jednoczesnym braniu odpowiedzialności za konsekwencje swoich działań. Poszukiwana postawa to stwierdzenie "tak, to jest wykonalne" z nastawieniem, że potrafimy zmieniać sytuację na lepszą. Może nie masz kontroli nad tym, co uderzy w twój projekt, ale masz kontrolę nad tym jak zareagujesz.

6. Utrzymuj pozytywne nastawienie i nie bój się humoru

Uczyń wszystko, aby podtrzymywać swoje pozytywne nastawienie. Bądź radosny, przyjazny i uśmiechaj się. Pozytywna energia, którą promieniujesz, przyciąga innych i przekonuje interesariuszy, że jesteś w swojej strefie komfortu. Nie bój się żartować. Celowo używaj poczucia humoru, jako efektywnego narzędzia do skracania dystansu i uzyskiwania uwagi ludzi.

Powyższe porady to efekt wieloletnich obserwacji tego, czego project managerom zazwyczaj brakuje. Można te punkty zamknąć trawestacją "traktuj interesariuszy tak, jak sam chciałbyś, by ciebie traktowano".

Michał Hałas - Trener Grupy ODiTK. Inżynier, który nauczył się doceniać miękką stronę zarządzania. Gospodarz corocznie organizowanego Strategicznego Forum Project Management - wydarzenia Grupy ODiTK.

*Susan Madsen przez 18 lat prowadziła złożone projekty w obszarze zmian organizacyjnych. Dziś wspiera ludzi prowadzących "trudne projekty".