07.09.2015

6 rad na dobre relacje w projekcie

Wybitny, nawet w najtrudniejszych projektach odnoszący sukcesy manager to taki, który posiadł umiejętność budowania dobrych relacji z interesariuszami projektu.

Nie jest to jednak powszechna umiejętność. Dzięki niej można "stać się królem wśród ślepców - mając tylko jedno oko", jak mawiał Erazm z Rotterdamu.

Gejzer "Old Faithful" jest jedną z atrakcji parku Yellowstone. Jego 17 codziennych erupcji należy do bardzo przewidywalnych. Bycie przewidywalnym buduje zaufanie. Zdjęcie: Kamilokardona.

 

Susanne Madsen*, autorka książki "The Power of Project Leadership" wielokrotnie pomagała tym, którzy mają naturalny opór w kwestii relacji międzyludzkich. Gdy poza tym, są świetnymi project managerami wystarczy wzmocnić w nich tylko ten jeden obszar, aby zobaczyć znacząco więcej sukcesów. Susane Madsen swoje porady zawęziła do sześciu najważniejszych:

1. Słuchaj innych i staraj się zrozumieć, zanim sam zostaniesz zrozumiany

Tu nie chodzi tylko o kosztowne nieporozumienia. Ludzie cenią wysiłek, jaki wkładasz w zrozumienie ich sytuacji, otwierają się i zwiększają zainteresowanie tym, co masz do zakomunikowania. Inwestycja czasu w słuchanie interesariuszy zwraca się szczególnie dobrze tam, gdzie tego czasu na rozmowę brakowało. Relacja wchodzi na "wyższy poziom" i interesariusze, którzy czują się wysłuchani nie zaskoczą cię później żadnym "trupem w szafie". Nawiązuj kontakt wzrokowy i pytaj o odczucia i opinie. Wtedy gdy w pełni zrozumiesz sytuację drugiej strony, dopiero wówczas, przedstaw swoje sprawy.

2. Bądź empatyczny i myśl w kategorii wygrana/wygrana (win - win)

Empatia to umiejętność odczuwania emocji rozmówcy. Patrz na sytuację z punktu widzenia drugiej osoby i staraj się poszukać rozwiązania, które będzie korzystne dla wszystkich zainteresowanych. Takie zachowanie wzbudza zaufanie, a zaufania "nie da się kupić". Rozwiązania win - win nie oznaczają kompromisu, a dzięki synergii mogą być bardziej korzystne dla każdej ze stron.

3. Dawaj dobry przykład, jako manager projektu

Możesz być świetnym showmanem, jednak najprostszym sposobem utraty reputacji w zarządzaniu projektami to niedbałość i brak porządku. Interesariusze będą szanowali osobę, która pilnuje ryzyk, decyzji i działań - także swoich własnych. Zapisuj kluczowe decyzje i przypilnuj odpowiedzialności za podjęte działania. Na spotkania przychodź zawsze przygotowany i przewidująco miej gotowe informacje, które mogą być potrzebne - to też jest przygotowanie.

4. Bądź otwarty i szczery (szczególnie, jeśli chodzi o postępy projektu), zawsze miej odwagę by poprosić o pomoc

Oprócz pewności siebie, bądź także wystarczająco szczery i otwarty, aby powiedzieć jak naprawdę wyglądają sprawy. Nigdy nie czyń obietnic bez pokrycia i nie poddawaj się presji, by zgodzić się na nierealne oczekiwania. Miej odwagę by otwarcie mówić o trudnych sprawach i by poprosić o pomoc, gdy jest potrzebna.  Twoi interesariusze będą cenili cię za uczciwość i za to, że prosisz o pomoc zanim się sytuacja zaogni.  Będą ci wdzięczni nawet gdy sprowadzisz ich oczekiwania "na ziemię" oraz za ciągłe dbanie o powodzenie projektu. Pamiętaj, że kolorowanie rzeczywistości ostatecznie nikomu nie służy.

5. Bądź proaktywny i odpowiedzialny

Zdobądź respekt interesariuszy poprzez przewidywanie ryzyk i rozwiązywanie problemów, gdy jeszcze są małe. Proaktywność to poszukiwanie trwałych rozwiązań, przy jednoczesnym braniu odpowiedzialności za konsekwencje swoich działań. Poszukiwana postawa to stwierdzenie "tak, to jest wykonalne" z nastawieniem, że potrafimy zmieniać sytuację na lepszą. Może nie masz kontroli nad tym, co uderzy w twój projekt, ale masz kontrolę nad tym jak zareagujesz.

6. Utrzymuj pozytywne nastawienie i nie bój się humoru

Uczyń wszystko, aby podtrzymywać swoje pozytywne nastawienie. Bądź radosny, przyjazny i uśmiechaj się. Pozytywna energia, którą promieniujesz, przyciąga innych i przekonuje interesariuszy, że jesteś w swojej strefie komfortu. Nie bój się żartować. Celowo używaj poczucia humoru, jako efektywnego narzędzia do skracania dystansu i uzyskiwania uwagi ludzi.

Powyższe porady to efekt wieloletnich obserwacji tego, czego project managerom zazwyczaj brakuje. Można te punkty zamknąć trawestacją "traktuj interesariuszy tak, jak sam chciałbyś, by ciebie traktowano".

 

Michał Hałas - Trener Grupy ODiTK. Inżynier, który nauczył się doceniać miękką stronę zarządzania. Gospodarz corocznie organizowanego Strategicznego Forum Project Management - wydarzenia Grupy ODiTK.

 

*Susan Madsen przez 18 lat prowadziła złożone projekty w obszarze zmian organizacyjnych. Dziś wspiera ludzi prowadzących "trudne projekty".

 

 

 

10.12.2018

Innowacyjność w Polsce – jak to naprawdę wygląda?

Innowacyjność w Polsce ma różne oblicza. Dużo w tym kontekście mówi się o start-upach, i słusznie....

[więcej]
05.11.2018

Relacje – cichy zabójca sprzedaży?

Od kilku lat w procesach sprzedażowych kładzie się nacisk na budowanie relacji z klientem. Kierunek...

[więcej]
29.10.2018

Zmiany i nowości w wytycznych i certyfikacji IPMA

Najnowsza wersja „Wytycznych Kompetencji Indywidualnych w Zarządzaniu Projektami, Programami i...

[więcej]
15.10.2018

Planowanie programu rozwojowego – z kim i o czym rozmawiać

Fakt: Programy rozwojowe często nie osiągają założonych rezultatów.

[więcej]
01.10.2018

Grywalizacja – let's talk about fun

Super poważny zawodowy świat zmienia oblicze. Domaga się świeżości, lekkości i funu. Millenialsi,...

[więcej]
03.09.2018

Czego menadżer może się nauczyć od psa?

Zespoły mogły się już uczyć od dzikich gęsi. Sprawdzonym trenerem okazał się też koń. Mnie...

[więcej]
20.08.2018

Kto decyduje o wdrożeniu strategii organizacji - duży i mały obrazek

Typowy obrazek z polskich organizacji: zarząd wypracowuje strategię, a następnie zaprasza...

[więcej]
06.08.2018

Zator ogłoszony, czyli BIM w zamówieniach publicznych już w Polsce

Wyobraźmy sobie taką sytuację. Długo oczekiwana inwestycja w centrum miasta. Przebudowa, która...

[więcej]
23.07.2018

Kultura narodowa w biznesowej globalnej wiosce – czy nadal ma znaczenie?

Dlaczego w Arabii Saudyjskiej manekiny sklepowe nie mają głów?

[więcej]
09.07.2018

Związki zawodowe – czy pojawią się w każdej firmie?

Na początku czerwca 2018 r. sejm przyjął ustawę, która zasadniczo zmienia przepisy regulujące...

[więcej]
18.06.2018

Programy rozwojowe i model 70:20:10 – historia z happy endem?

Odnoszę wrażenie, iż wszyscy zgadzamy się, że model 70:20:10 powinien stanowić kręgosłup programów...

[więcej]
21.05.2018

Etyczna sprzedaż w branży ubezpieczeniowej – poszukiwanie jednorożca?

„Czy da się wyżyć w sprzedaży, nie oszukując?” – takim pytaniem zaskoczył mnie kilka dni temu...

[więcej]
07.05.2018

Mentoring – nie zaczynaj od ogona

Nie mogę wyjść z zaskoczenia, gdy w kolejnej organizacji, która uruchamia mentoring, stykam się z...

[więcej]
23.04.2018

BIM Manager – praca szuka człowieka

BIM (Building Information Modeling) - ten skrót od 2 lat jest niesłychanie „modny” w branży...

[więcej]
09.04.2018

To coach or not to coach – coaching menadżerski w ujęciu MAC

Certyfikowani coachowie i związane z tym specjalizacje mnożą się jak grzyby po deszczu. Dostępny...

[więcej]
05.03.2018

Wszystko zaczyna się od empatii – Design Thinking

Irytujesz się, kiedy podczas dyskusji pada stwierdzenie: „Spróbuj wejść w moje buty”? Jeżeli to...

[więcej]
19.02.2018

Nowy rok, nowe cele – strategia a procesy i pracownicy

Początek roku to dla wielu organizacji ogłoszenie nowych kierunków i celów strategicznych będących...

[więcej]
05.02.2018

Sposób na przełom w innowacjach

Co robić, gdy wszystkie nisko wiszące owoce zostały już zebrane? W życiu – wiadomo – zwykle trzeba...

[więcej]
29.01.2018

Microlearning – panaceum na oporny mózg

Kto nie chciałby uczyć się szybciej, łatwiej, efektywniej? Niestety mózg często stawia nam czynny...

[więcej]
15.01.2018

Różnorodność w zespole boli i leczy

Z różnorodnością spotykamy się coraz częściej. Dotyczy ona już nie tylko płci czy pokolenia, ale...

[więcej]
18.12.2017

Co było i co będzie – trendy w HR 2017-2018

Rok 2017 dobiega końca. To czas podsumowań tego, co się udało, co zrobiliśmy, ale też moment, w...

[więcej]
04.12.2017

Building Information Modeling (BIM) – nowy wymiar branży budowlanej

Branża budowlana to stale rosnące wymagania w obszarze tworzenia nowej infrastruktury oraz nowych...

[więcej]
20.11.2017

O systemie antymobbingowym i antydyskryminacyjnym w działaniu - reagowanie i monitorowanie

Efektywny system antydyskryminacyjny i antymobbingowy opiera się na trzech filarach:...

[więcej]
06.11.2017

Etykieta biznesu czyli o kulturze budowania relacji

Co jakiś czas, w różnych sytuacjach, mamy okazję obserwować zachowania osób pełniących ważne...

[więcej]
23.10.2017

Kultura feedbacku - o sile informacji zwrotnej

O sile informacji zwrotnej korygującej dane mi było przekonać się w pewne czerwcowe przedpołudnie...

[więcej]
06.10.2017

TRIZ - fakty i mity

Każdy menadżer staje przed wyzwaniami przez duże „W”, w których nie ma mowy o prostej poprawie...

[więcej]
15.09.2017

Wymagania w projektach zwinnych – działasz Agile czy tylko o tym mówisz

„Działamy teraz Agile” to częsta deklaracja, którą potem szybko i boleśnie weryfikuje codzienność.

[więcej]
04.09.2017

E-learning – pięć filarów sukcesu

Apetyt polskich firm i urzędów na e-learning rośnie. Niestety próby jego wykorzystania często...

[więcej]
20.08.2017

Ewolucja w sprzedaży – przystosuj się albo zgiń

Świat się zmienia. W każdej dowolnie wybranej dziedzinie, wiedza i zasób informacji podwajają się...

[więcej]
31.07.2017

Zdawać czy nie zdawać - certyfikacja project management

Zapytałam Justynę, certyfikowaną Project Manager oraz moją bliską przyjaciółkę, czy wiedza, którą...

[więcej]
17.07.2017

O pracy płytkiej i głębokiej

„Tak to można szatkować kapustę” – powiedziała moja współpracowniczka, gdy w związku ze spóźnieniem...

[więcej]
03.07.2017

HR bez procesów – w tym szaleństwie jest metoda

HR jest zwyczajowo postrzegany jako dział, który „wspiera organizację”, „zaspokaja potrzeby...

[więcej]
26.06.2017

AGILE – zwinny sposób na projekt nie tylko dla IT

Złośliwi mówią, że gdyby na książce kucharskiej napisać Agile, to jej sprzedaż by wzrosła. Fakty są...

[więcej]
05.06.2017

Na co masz apetyt? BUY IN dla inicjatyw HR

Przypomnij sobie ostatnią sytuację, gdy byłeś wilczo głodny. Wszystko, co czujesz, to: chcę jeść!...

[więcej]
22.05.2017

Chwila prawdy dla systemu antymobbingowego i antydyskryminacyjnego

W pewnej organizacji do działu HR wpłynęła anonimowa skarga dotycząca molestowania seksualnego,...

[więcej]
09.05.2017

Wyróżnij się - standardy obsługi klienta z pomysłem

„Dzień dobry, dzień dobry wiewiórki i bobry” – tym zdaniem zostałam powitana na pokładzie samolotu...

[więcej]
03.04.2017

Tech-trendy i symplifikacja, czyli jak rozwijać Millenialsów

Na polskim rynku pracy obecnie funkcjonują dwa główne pokolenia: X oraz Millenialsi (pokolenie Y)....

[więcej]
20.03.2017

Zarządzanie przez cele (MBO) dla menadżera

System zarządzania przez cele, opisany przez Petera Drucker’a w książce: „Praktyka zarządzania”,...

[więcej]
07.03.2017

Uzupełnianie kompetencji w projekcie zwinnym

Nikt nie ma już wątpliwości. Cokolwiek by się nie działo Murphy zadziała. Projekt zaawansowany....

[więcej]
06.02.2017

Sposób na "syndrom szczupaka"

Termin „syndrom szczupaka” pochodzi od eksperymentu przeprowadzonego przez niemieckiego zoologa...

[więcej]