Agile Mindset – hit czy kit?

Agile, agility, agile mindset, zwinność, agile leadership - to hasła, które od miesięcy są na ustach działów HR i biznesu.

Aktualnie słyszymy je często w kontekście pozaprojektowym, jako hasła nowych kompetencji, wartości czy nawet DNA organizacji, w odpowiedzi na czasy VUCA.

Ostatni rok pokazał, że dynamiczna zmiana to nieunikniony element zawodowego funkcjonowania. Jak mawia jedna z naszych klientek: "To nie jest świat VUCA, to jest świat ultra- hiper-VUCA". Ten ultra-hiper-VUCA świat potrzebuje rewolucji w podejściu do pracy, szczególnie do zmian.

Agile mindset to nie tylko korporacyjna nowomowa, ale zestaw konkretnych zachowań i postaw, które znacząco wpływają na efektywność pracy w sytuacji permanentnej zmiany, ale też na osobistą satysfakcję(!). Rewolucjonizuje podejście do zmian - daje otwartość, by optymalnie wykorzystywać płynące ze zmian szanse.

Jestem absolutną fanką tego sposobu pracy. Pozwolił mi odnaleźć entuzjazm i otworzył na nowe, oswoił zmianę. Jestem z natury typowym "planerem", uwielbiam działać według ustalonego planu, jednak ostatni rok pokazał, że ciągłe doskonalenie i szukanie nowych rozwiązań to teraz konieczność. Czuję, że kilka teoretycznie prostych zmian w sposobie pracy pozwoliło mi rozwinąć zawodowe skrzydła.

Agile Mindset, czyli co?

W naszym zespole definiujemy Agile mindset jako zwinny, elastyczny sposób działania, który pozwala pracować efektywniej, prościej i bliżej tego, dla kogo realizujemy nasze zadania.

Najkrócej, w mojej opinii, Agile mindset można zdefiniować następująco:

WYKONYWANIE ZADAŃ ≠ DOSTARCZANIE WARTOŚCI

Nie zawsze "dobra" jakościowo praca dostarcza jej odbiorcom wartości.

Agile mindset to świadome dostarczanie wartości Klientowi, czyli odbiorcy naszej pracy. To z pozoru subtelna zmiana, która daje potężny efekt. Doświadczyłam go na sobie, gdy w duchu agile pracowaliśmy nad nowym produktem (nomen omen kursem online Agile Mindset). Dzięki współpracy z dwoma doświadczonymi scrum masterkami przekonałam się o mocy narzędzi Agile. W dalszej części artykułu opowiem o tych, które najbardziej wpłynęły na mój obecny sposób pracy.

Wyłącz autopilota

W przypadku nowych wyzwań podejście agile wydaje się bardziej naturalne. Gdy nie wiemy, jak coś zrobić, szukamy wiedzy - u ludzi, w sieci, na forach i eksperymentujemy, testujemy różne scenariusze.

Ale co w przypadku pracy procesowej? Czy nie po to wydeptywałam ścieżki, żeby było mi łatwiej?

Pracuję w naszej firmie od paru ładnych lat i, uwierz mi, wiele takich ścieżek wydeptałam. Wcale nie namawiam, żebyś zaprzestał działań, które się sprawdzają. Namawiam do tego, żebyś analizował swój sposób działania.

Proponuję: Przemyśl sposób, w jaki podchodzisz do realizacji zadań. Przyjrzyj się odbiorcom twojej pracy: Co oni mówią? Co się zmieniło? Może warto bardziej proaktywnie się z nimi komunikować i usłyszeć, co wymaga korekty? Takie podejście nas rozwija, o ile uda nam się nie patrzeć na daną sytuację personalnie. To taka "stopklatka", którą warto stosować co jakiś czas.

Rutyny, które zwyciężają rutynę

Agile wywodzi się z projektów IT. W takich projektach kluczowe jest zrozumienie potrzeb użytkownika i przełożenie ich na działający system. To nie lada wyzwanie. Użytkownik oczekuje, że wszystko będzie działało (i do tego będzie intuicyjne w obsłudze), ale najczęściej sam nie wie, co to tak naprawdę oznacza. I tutaj pojawia się szereg metod, które pozwalają zebrać oczekiwania, przesiać i przełożyć je na działający produkt. To jest wielka sztuka. Chapeau bas przed zespołami IT.

To właśnie tutaj wymyślono rutyny agile. Rutyny w projektach agile/scrum to stałe elementy pracy i komunikacji zespołu, np. spotkania daily, przeglądy i retrospektywy.

Nie mają one nic wspólnego z rutyną rozumianą jako "utarta ścieżka", nuda, schemat. Rutyny agile nastawione są na osiąganie biegłości i ciągłe doskonalenie. Jednocześnie tworzą stabilne środowisko i pozwalają na eksperymentowanie. A to podstawa do oswojenia zmiany. Jedną z takich rutyn jest retrospektywa.

Retrospektywa - gigantyczna siła feedbacku

Retrospektywa to okresowe spotkanie zespołu, który współpracuje przy jakimś temacie czy zadaniu. Spotkanie to jest skupione na pytaniu: Jak sprawić, żeby następny etap był bardziej skuteczny lub produktywny? Jak działać sprawniej? Jak udoskonalić sposób, w jaki robimy to, co robimy?

Retrospektywa jest bardzo skuteczna pod warunkiem, że nie "odhaczamy jej", tylko angażujemy się. Tutaj twoje doświadczenie i twoja otwartość bardzo się przyda. Każdy zespół może pracować sprawniej, a kiedy sam znajduje sposoby na usprawnienie metod własnej pracy, daje to świeżą energię i motywację, nie wspominając o efektach.

Jest wiele metod i narzędzi, które pomagają zorganizować takie spotkanie. Jednym z nich jest easyretro.io - pomocne szczególnie w przypadku zdalnych retrospektyw. Co jakiś czas warto zmieniać narzędzie, żeby nie popaść we wspomnianą wyżej rutynę. :)

Osobiście polecam metodę 4L:

• (Liked) podobało mi się... - sposoby pracy, które chcemy utrwalić,

• (Learned) nauczyłem się... - tutaj doceniamy swój progres, spisujemy, w czym się rozwinęliśmy w ostatnim okresie,

• (Lacked) brakowało mi... - tu piszemy, czego nie ma, a byłoby efektywne i uniknęlibyśmy frustracji,

• (Longed for) tęskniłem za... - wskazujemy na to, co powinno do nas wrócić.

Gdy każdy członek zespołu pod każdą z tych kategorii wpisuje odpowiedź (podczas spotkania wirtualnego czy "w realu"), rezultat może cię zaskoczyć! W ten sposób wypracujecie super materiał o tym, jak działać, żeby było lepiej, efektywniej. Oczywiście jeśli feedback był szczery i wyczerpujący.

Retrospektywę warto robić regularnie, zwłaszcza jeżeli pracujesz nad dłuższym przedsięwzięciem. Pozwala to śledzić, na ile zmieniamy to, co sobie postanowiliśmy.

Takie spotkanie warto rozpoczynać od icebreakera. Tak, dobrze przeczytałeś. Icebreaker kojarzy się bardziej z sytuacją ze szkoleń, gdzie poznają się nowe osoby. W moim "starym" zespole? Po co? Też początkowo byłam sceptyczna. Ale wyobraź sobie, że przychodzisz na spotkanie po dwóch wyczerpujących wideokonferencjach, a twoje myśli dryfują pomiędzy lunchem a raportem, który musisz oddać rano. Icebreaker pomoże twoim myślom być przez chwilę tu i teraz, oderwać się od tego, co zajmowało ci głowę i otworzyć ją na to, co jest przedmiotem spotkania.

To ważne, żeby rozpocząć i zakończyć to spotkanie pozytywnie. Icebreaker sprawi, że nawet sceptyczni członkowie zespołu zobaczą jego pozytywny wpływ.

Na co może wpłynąć wynik retrospektywy? W moim przypadku były to zmiany typu: korekta sposobu delegowania zadań, włączenie dodatkowych osób do projektu, zmiana częstotliwości spotkań, skrócenie etapu realizacji zadania itp. Wydaje się banalne? Mnie efekty bardzo zaskoczyły! Jestem bardzo ciekawa, jak wpłynie na twoje zadania.

Jak sądzisz, kiedy zespołowi, którego jesteś częścią, przydałaby się retrospektywa?

Agnieszka Graszewicz, Koordynator projektów szkoleniowych

Polecane:

· Agile Mindset - FILARY - kurs online

· Agile Mindset - NARZĘDZIA - kurs online