22/06/2015

Audyt organizacyjny – gruntowne podejście do zmian

Ile razy wyniki badania opinii pracowników przełożyły się na fundamentalne zmiany w Twojej organizacji? Jak wzrosło po nich zaangażowanie pracowników? Ciężko odpowiedzieć? Tak myślałam…

Nie jesteś w tym odosobniony. Badanie oparte tylko o wybierane z listy gotowych stwierdzeń własnych odpowiedzi, przeprowadzane bez specjalnego przygotowania organizacji nie przynoszą znaczących zmian. Co innego audyt organizacyjny - skrojone na miarę organizacji narzędzie diagnozy - nie tylko badające opinie, ale wzbudzające także zaangażowanie pracowników. Interesujące? Zapraszam do lektury.

Po raz kolejny wykonaliśmy badanie opinii pracowników. Pracy z tym co niemiara - zaangażowany HR, dyrektorzy od góry do dołu struktury, plan komunikacji, plakaty zachęcające do udziału, do tego koszty całego przedsięwzięcia i czas. A po analizie wyników - wszystko w zasadzie było do przewidzenia. Opinie pracowników plasujące się w środku skali, niewiele odpowiedzi na pytania otwarte. Wyprowadzenie wniosków utrudnione, bo badanie pokazuje skutki różnych problemów, a przyczyn może być wiele. Efekt? I znowu rok działania po omacku.

Albo tak jak w jednej z firm produkcyjnych - z ankiety wynika, że jest winowajca. Wszystko przez te trudne warunki pracy: temperaturę, powietrze. Więc zaczynają się działania. Jest kierunek, jest plan, są cele - obniżyć uciążliwość warunków w trudnym i wymagającym procesie. Po kilku miesiącach cele osiągnięte - pieniądze wydane, nowe filtry zamontowane - wprost idealna sytuacja. Tylko w kolejnym badaniu komentarze - "już nie wiedzą, na co pieniądze wydawać, po co nam to". I tutaj dezorientacja kierownictwa nie mogła być większa - "dajemy pracownikom to, o co proszą, a zaangażowanie nie wzrasta". Co więcej, nadal spada, rośnie zaś rotacja, a opinie o firmie w okolicy lecą na łeb na szyję.

Podane przykłady pokazują, że badania opinii pracowniczej - narzędzia w swym założeniu wartościowe i skuteczne - mogą stać się źródłem nie tylko kosztów ale też frustracji i niezadowolenia. Po stronie pracowników - bo ich głos nie jest słyszany i po stronie firmy - bo nie wiadomo jak działać, by wzbudzać zaangażowanie.

A jakby tak inaczej? Jakby uczynić badanie tylko elementem procesu? Bardziej na poparcie tego, co wiemy o codziennych problemach w firmie, widzianych z różnej perspektywy, niż jako jedyne źródło informacji o nich? Zamiast odpowiedzi w środku skali - prawdziwy obraz. Oprócz znaczków na papierze - żywy dialog z pracownikami na wszystkich szczeblach organizacji. Zamiast powierzchownych rozwiązań - fundamentalne zmiany realizowane przy zaangażowaniu pracowników.

Kiedy więc warto przeprowadzić audyt organizacyjny?

Sprawdza się wówczas, gdy w firmie czuć potrzebę zmian.

W firmie, w której pytania wychodziły w środku skali, tak naprawdę chodziło o konsekwencje zbyt szybkiego wzrostu. Z firmy rodzinnej stała się ona znaczącym graczem rynkowym. Struktura, procedury i narzędzia zarządzania pracownikami były jak za mały kubraczek. Pracownicy podczas rozmów wskazali na kluczowe dla nich obszary: przewidywalny rozwój, jasne premiowanie, otwarta komunikacja.

We wspomnianej firmie produkcyjnej chodziło o ilość pracy, trudności z planowaniem urlopów, a przede wszystkim ostro ustawione widełki systemu premiowego.

Skąd pozyskano te informacje? Także z zapisanych w ankiecie opinii pracowników. Przede wszystkim jednak były tematem wielu godzin spędzonych na rozmowach z pracownikami.

Jak zabrać się za audyt organizacyjny?

Audyt to zadanie dla całej firmy. Od strony organizacyjnej potrzebny jest sponsor projektu, przekonany zarząd i koordynator. Ale w badaniu udział biorą wszyscy. Najlepiej sprawdza się następująca kombinacja:

  • Spotkanie inicjujące z zarządem, podczas którego ustalane są cele i zakres audytu. To bardzo ważny element, bo od początku podejmowanych działań koncentrują się one wokół konkretnych obszarów.
  • Spotkania indywidualne z kadrą menedżerską - dobraną zgodnie z tematyką audytu organizacyjnego. Każdy z menedżerów otrzymuje ten sam zestaw pytań. Jest w nich jednak przestrzeń na rozmowę o subiektywnym spojrzeniu na organizację i proponowanie własnych rozwiązań.
  • Spotkania w formie grup fokusowych z pracownikami, których dotyczy temat audytu. To często największy obszar badania - wymaga poświęcenia uczestnikom czasu, uwagi, poznania ich opinii, wejścia w ich świat. Jednak to właśnie informacje otrzymane od pracowników wnoszą nowe światło do spojrzenia na ważne dla firmy zagadnienia. Dla wielu pracowników to pierwsza od lat sytuacja, kiedy pytani są o opinie, a ich ogląd sytuacji ma szansę zaistnieć jako ważny argument prezentowany kierownictwu. To istotny przejaw zaufania. Rodzi w konsekwencji duże zaangażowanie pracowników we wprowadzane w firmie zmiany.
  • Analiza otrzymanych wyników, wskazówek, sugestii. To obszar znaczącej pracy, która owocuje sprofilowanym dla firmy badaniem ilościowym, ale przede wszystkim rysuje jasny kierunek zmian.
  • Przeprowadzenie badania ankietowego trafiającego w poruszone problemy, uszczegóławiającego poruszane tematy, zawierającego pytania otwarte. W takim układzie badanie ankietowe daje nam bezcenne informacje o skali zjawisk. Wnioskowanie a później reagowanie jest o tyle ułatwione, że wcześniej ustaliliśmy, o jakie zjawiska spytać warto.

Zaangażowanie pracowników budowane poprzez tak skonstruowany audyt organizacyjny rośnie. W badaniu ankietowym otrzymujemy już nie tylko opinie pracowników i diagnozę sytuacji, ale także oczekiwania i konkretne rekomendacje pracowników. Czas, który zyskują od momentu pierwszego wypowiedzenia głośno tego, co stanowi dla nich trudność w organizacji, do momentu zapisania wniosków w badaniu, ma wpływ na poziom otwartości i sprzyja wzięciu odpowiedzialności za dalsze losy firmy. Takie podejście sprzyja też zaangażowaniu w momencie, gdy zarząd ogłasza - "ruszamy we wspólnie wyznaczonym kierunku".

Z czym należy się liczyć, planując audyt organizacyjny?

Efekty takich badań przynoszą wiele ważnych informacji dotyczących organizacji firmy, potrzebnych jej rozwiązań czy narzędzi, ale mówią także o oczekiwaniach względem zarządu, przełożonych czy współpracowników.

Audyt to początek zmian. Często długotrwałych, dotykających całą organizację. Dlatego trzeba być na nie przygotowanym już w momencie rozpoczęcia badania.

Kluczowa jest gotowość kadry kierowniczej do udziału w zmianach. Przygotowanie jej do bycia liderami zmian.

Ważna jest też gotowość finansowa. Bez względu na to jak przebiega audyt organizacyjny, jego skutkiem będą konkretne rekomendacje, które należy wdrożyć. Pracownicy bowiem wkładają w audyt dużo zaangażowania i będą oczekiwać efektów. Pierwszych - w postaci podzielenia się wynikami i kolejnych - już w postaci realnych działań. Te działania to często warsztaty problemowe lub strategiczne z kadrą zarządzającą, szkolenia budujące nowe postawy, nowe rozwiązania organizacyjne, które wymagają poświęcenia im czasu i pieniędzy.

Gdzie są korzyści z przeprowadzenia audytu organizacyjnego?

Podchodząc do analizy organizacji w taki sposób, firma zyskuje możliwość dotknięcia sedna problemu. Rozmowy, możliwość poznania opinii pracowników i nazwania zjawisk to początek zmiany. Zaangażowanie pracowników w proces, który zaczyna się od nich, a potem odpowiada na zdefiniowane przez nich potrzeby, często także według zaproponowanych przez nich metod, daje duże szanse na powodzenie.

Dla obu przedstawionych firm audyt organizacyjny był początkiem nowego stylu bycia - firmy rozwijającej się, firmy działającej z planem, by lepiej konkurować na rynku, być lepszym pracodawcą.

 

Sabina Kwiatkowska - Konsultant Grupy ODiTK

 

 

 

Autor artykułu
21/11/2022

Relaunch zespołu – nowe otwarcie dla efektywności

Choć wiele firm w ostatnich miesiącach podjęło decyzję o częściowym lub pełnym powrocie do biur,...

8/11/2022

Gry, które rozwijają ludzi i integrują zespół!

Wyobraź sobie stację badawczą zlokalizowaną na dnie oceanu. To podwodne laboratorium jest też domem...

17/10/2022

Quiet quitting – wyzwanie dla menedżera

Praca na „pół gwizdka”, „mi to lotto”, „co ubijesz, to ujedziesz”, „jak zarobić, żeby się nie...

19/09/2022

Mądre usprawnienia, które dostarczają wartość biznesową

Przypomnij sobie sytuację, kiedy musiałeś rozwiązać jakiś problem, np. naprawić coś, co się zepsuło.

10/08/2022

Czy wiesz, jak naładować swój osobisty powerbank?

Czy znasz to uczucie, gdy w zasadzie dbasz o siebie, jednak coraz częściej boli Cię głowa,...

4/07/2022

Rozwój menedżerów - trendy vs potrzeby

Jakie działania rozwojowe otrzymali menedżerowie w Twojej organizacji w 2022 roku? Jaki rozwój im...

20/06/2022

Rodzic ze spokojem w pracy – Pozytywna Dyscyplina w praktyce

Głośne dyskusje i słynne słowo „ZARAZ”. Foch i trzaskanie drzwiami. Posiłek, który ciągnie się...

23/05/2022

Jeśli pracownik umie, ale nie chce – jak wzmacniać motywację i zaangażowanie?

Poznaj Roberta. Pracuje w firmie od dłuższego czasu. Świetnie radzi sobie ze wszystkimi, nawet...

17/05/2022

Kiedy pracownik nie umie, ale chce – przywództwo sytuacyjne w świeżej odsłonie

Ewa rozpoczyna pracę na produkcji. Porusza się po firmie i przydzielonych zadaniach jak we mgle....

11/04/2022

Gorące, klimatyczne okazje biznesowe

W biznesie rzadko jakiś trend jest tak jednoznaczny i długoterminowy jak aktualna fala zmian...

14/03/2022

Od inżynierii produktu do inżynierii wartości – Value Engineering

Projektowanie produktów i usług powinno być wyraźnie połączone z potrzebami ich odbiorców. Czy tak...

14/02/2022

Trendy w rozwoju menadżerów

Ostatnie dwa lata zmieniły krajobraz naszych biur i sposób pracy. Model pracy hybrydowej zostanie z...

17/01/2022

Społeczności – organizacyjny potencjał synergii i transferu wiedzy

W nowej rzeczywistości każda organizacja potrzebuje nie tylko przetrwać kryzysowy czas, ale...

13/12/2021

Nie ma dymu bez ognia i zespołu bez zaufania - jak budować bezpieczeństwo psychiczne

„Nie ma zespołu bez zaufania” jak twierdzi Paul Santagata (Head of Industry w Google). Twierdzenie...

22/11/2021

Innowacje w czasie katastrofy klimatycznej

Potrzeba nam dziś rewolucyjnych, dysruptywnych innowacji - tysięcy nakładających się większych i...

4/10/2021

Docenianie - bo żeby docenić…. trzeba cenić

Jak to jest, że 80% badanych Polaków uważa, że warto doceniać, chciałoby być docenianym częściej i...

20/09/2021

Jaką wartość mają wartości w Twojej organizacji?

Jeśli przed pandemią - choć z trzaskiem - dźwigaliśmy braki w kulturze komunikacji czy współpracy w...

7/09/2021

CONTROLLER 5.0 - Controlling Leaders of To(morrow)Day

VUCA Times, globalizacja, Big Data, automatyzacja, robotyzacja, zamiana towarów w usługi, zwinne i...

30/08/2021

Na szerokie wody mnie weź – onboarding w zdalnym wydaniu

Nie zawsze łatwa decyzja o odejściu z poprzedniej firmy, nowe środowisko i zadania, a to wszystko w...

30/07/2021

Klimatyczny wstrząs dla biznesu - „Fit for 55”

Trudno nie dostrzegać symptomów zmian klimatu. Nie tylko zarządzający, ale też pracownicy firm na...

9/07/2021

Trening silnej woli latem (i nie tylko) – to możliwe!

Siła woli to pojęcie, o którym słyszy się stosunkowo często. Zazdrościmy jej tym, którzy ją mają....

21/06/2021

Inspiracja i pragmatyzm – program rozwojowy dla menadżerów w modelu 70:20:10 (case study)

Najbardziej lubię się uczyć na przykładach. Jest w nich dużo inspiracji, ale i lekcji o tym, co...

7/06/2021

Eksperymentowanie - Agile Mindset od kuchni

Zarządzanie w środowisku, w którym nie zachodziły częste zmiany, było relatywnie łatwe. Gdy jest...

24/05/2021

Jaka piękna katastrofa – lekcje płynące z Misji Apollo 13

Wszyscy wiemy, że warto uczyć się na sukcesach. A ja, tak jak bohater filmu Ridleya Scotta „Dobry...

10/05/2021

Nowe potrzeby to nowe benefity – jak zapewnić pracownikom wsparcie psychologiczne

Nowe potrzeby pracowników wymagają świeżego spojrzenia na benefity.

27/04/2021

Agile Mindset – hit czy kit?

Agile, agility, agile mindset, zwinność, agile leadership - to hasła, które od miesięcy są na...

19/04/2021

Na „covidową rzeczywistość” odpowiedz realizmem

Czy wiesz, że większość ludzi poświęca ponad 80% swojego życia na rozpamiętywanie tego, co było lub...

15/03/2021

Leadership w nowej normalności

O transformacji przywództwa mówiono od przynajmniej 10 lat. Jednak to ostatni rok pokazał prawdziwe...

18/01/2021

Zarządzanie konfliktem – ważny element dobrego przywództwa

Burza i pioruny, a potem ciche dni – znasz to? A może jednak od początku cisza, ale atmosfera w...

10/12/2020

Od czego zacząć, gdy spada sprzedaż?

Spadek sprzedaży stawia zarządzających firmą przed dylematem, jak najlepiej na zmiennym rynku...

27/11/2020

Czy sprzedawać wszystkim klientom?

Kiedy spadają przychody, rodzi się pokusa, by sprzedawać wszystkim klientom, którzy się pojawią....

18/11/2020

Zwinność jest wtedy, gdy piłka jest w grze – krótki przewodnik po AGILITY

W sporcie zwinność jest bezcenna. Szybkie podania, przejęcia, zmiany, przepływ energii między...

22/10/2020

Kogo zatrudnić na Dyrektora Sprzedaży? To zależy, co i jak ma sprzedawać

Firma chce się rozwijać, walczyć o rynek, w „covidowych” warunkach dodatkowo poszerzyła lub...

30/09/2020

Oczywiste problemy biznesowe i nieoczywiste odpowiedzi w czasach Covid-19

Wiele firm staje przed wyzwaniem dalszego projektowania swojego wzrostu w wyjątkowo zmiennym...

29/09/2020

Wirtualne przywództwo, czyli lider w digitalnym świecie

Przywództwo to świadomy wybór, sama charyzma nie wystarczy, by być dobrym liderem.

28/09/2020

Strategia w czasach pandemii

Często kryzys, obok zagrożenia, stwarza nowe okazje. Aby je dostrzec, trzeba być elastycznym....

4/09/2020

Tarcza 4.0. i kolejne zmiany w prawie pracy

Kolejna tarcza antykryzysowa wprowadziła sporo ważnych zmian w prawie pracy.

22/08/2020

Kontrolujesz własne decyzje? O pułapkach, które funduje nam mózg

Mózg wpada w wiele różnych pułapek, z których nie zdajemy sobie sprawy. A one mają wpływ na...

4/08/2020

BIM Koordynator – pierwsza linia obrony

Ostatni rok będziemy pamiętać nie tylko jako rok Covid-19, ale też rok gwałtownej rewolucji...

30/07/2020

Inne podejście do sukcesji

Wiadomo, że słowo 'sukces' kojarzy się pozytywnie. A co się stanie, kiedy dodamy do niego dwie...