22.06.2015

Audyt organizacyjny – gruntowne podejście do zmian

Ile razy wyniki badania opinii pracowników przełożyły się na fundamentalne zmiany w Twojej organizacji? Jak wzrosło po nich zaangażowanie pracowników? Ciężko odpowiedzieć? Tak myślałam…

Nie jesteś w tym odosobniony. Badanie oparte tylko o wybierane z listy gotowych stwierdzeń własnych odpowiedzi, przeprowadzane bez specjalnego przygotowania organizacji nie przynoszą znaczących zmian. Co innego audyt organizacyjny - skrojone na miarę organizacji narzędzie diagnozy - nie tylko badające opinie, ale wzbudzające także zaangażowanie pracowników. Interesujące? Zapraszam do lektury.

Po raz kolejny wykonaliśmy badanie opinii pracowników. Pracy z tym co niemiara - zaangażowany HR, dyrektorzy od góry do dołu struktury, plan komunikacji, plakaty zachęcające do udziału, do tego koszty całego przedsięwzięcia i czas. A po analizie wyników - wszystko w zasadzie było do przewidzenia. Opinie pracowników plasujące się w środku skali, niewiele odpowiedzi na pytania otwarte. Wyprowadzenie wniosków utrudnione, bo badanie pokazuje skutki różnych problemów, a przyczyn może być wiele. Efekt? I znowu rok działania po omacku.

Albo tak jak w jednej z firm produkcyjnych - z ankiety wynika, że jest winowajca. Wszystko przez te trudne warunki pracy: temperaturę, powietrze. Więc zaczynają się działania. Jest kierunek, jest plan, są cele - obniżyć uciążliwość warunków w trudnym i wymagającym procesie. Po kilku miesiącach cele osiągnięte - pieniądze wydane, nowe filtry zamontowane - wprost idealna sytuacja. Tylko w kolejnym badaniu komentarze - "już nie wiedzą, na co pieniądze wydawać, po co nam to". I tutaj dezorientacja kierownictwa nie mogła być większa - "dajemy pracownikom to, o co proszą, a zaangażowanie nie wzrasta". Co więcej, nadal spada, rośnie zaś rotacja, a opinie o firmie w okolicy lecą na łeb na szyję.

Podane przykłady pokazują, że badania opinii pracowniczej - narzędzia w swym założeniu wartościowe i skuteczne - mogą stać się źródłem nie tylko kosztów ale też frustracji i niezadowolenia. Po stronie pracowników - bo ich głos nie jest słyszany i po stronie firmy - bo nie wiadomo jak działać, by wzbudzać zaangażowanie.

A jakby tak inaczej? Jakby uczynić badanie tylko elementem procesu? Bardziej na poparcie tego, co wiemy o codziennych problemach w firmie, widzianych z różnej perspektywy, niż jako jedyne źródło informacji o nich? Zamiast odpowiedzi w środku skali - prawdziwy obraz. Oprócz znaczków na papierze - żywy dialog z pracownikami na wszystkich szczeblach organizacji. Zamiast powierzchownych rozwiązań - fundamentalne zmiany realizowane przy zaangażowaniu pracowników.

Kiedy więc warto przeprowadzić audyt organizacyjny?

Sprawdza się wówczas, gdy w firmie czuć potrzebę zmian.

W firmie, w której pytania wychodziły w środku skali, tak naprawdę chodziło o konsekwencje zbyt szybkiego wzrostu. Z firmy rodzinnej stała się ona znaczącym graczem rynkowym. Struktura, procedury i narzędzia zarządzania pracownikami były jak za mały kubraczek. Pracownicy podczas rozmów wskazali na kluczowe dla nich obszary: przewidywalny rozwój, jasne premiowanie, otwarta komunikacja.

We wspomnianej firmie produkcyjnej chodziło o ilość pracy, trudności z planowaniem urlopów, a przede wszystkim ostro ustawione widełki systemu premiowego.

Skąd pozyskano te informacje? Także z zapisanych w ankiecie opinii pracowników. Przede wszystkim jednak były tematem wielu godzin spędzonych na rozmowach z pracownikami.

Jak zabrać się za audyt organizacyjny?

Audyt to zadanie dla całej firmy. Od strony organizacyjnej potrzebny jest sponsor projektu, przekonany zarząd i koordynator. Ale w badaniu udział biorą wszyscy. Najlepiej sprawdza się następująca kombinacja:

  • Spotkanie inicjujące z zarządem, podczas którego ustalane są cele i zakres audytu. To bardzo ważny element, bo od początku podejmowanych działań koncentrują się one wokół konkretnych obszarów.
  • Spotkania indywidualne z kadrą menedżerską - dobraną zgodnie z tematyką audytu organizacyjnego. Każdy z menedżerów otrzymuje ten sam zestaw pytań. Jest w nich jednak przestrzeń na rozmowę o subiektywnym spojrzeniu na organizację i proponowanie własnych rozwiązań.
  • Spotkania w formie grup fokusowych z pracownikami, których dotyczy temat audytu. To często największy obszar badania - wymaga poświęcenia uczestnikom czasu, uwagi, poznania ich opinii, wejścia w ich świat. Jednak to właśnie informacje otrzymane od pracowników wnoszą nowe światło do spojrzenia na ważne dla firmy zagadnienia. Dla wielu pracowników to pierwsza od lat sytuacja, kiedy pytani są o opinie, a ich ogląd sytuacji ma szansę zaistnieć jako ważny argument prezentowany kierownictwu. To istotny przejaw zaufania. Rodzi w konsekwencji duże zaangażowanie pracowników we wprowadzane w firmie zmiany.
  • Analiza otrzymanych wyników, wskazówek, sugestii. To obszar znaczącej pracy, która owocuje sprofilowanym dla firmy badaniem ilościowym, ale przede wszystkim rysuje jasny kierunek zmian.
  • Przeprowadzenie badania ankietowego trafiającego w poruszone problemy, uszczegóławiającego poruszane tematy, zawierającego pytania otwarte. W takim układzie badanie ankietowe daje nam bezcenne informacje o skali zjawisk. Wnioskowanie a później reagowanie jest o tyle ułatwione, że wcześniej ustaliliśmy, o jakie zjawiska spytać warto.

Zaangażowanie pracowników budowane poprzez tak skonstruowany audyt organizacyjny rośnie. W badaniu ankietowym otrzymujemy już nie tylko opinie pracowników i diagnozę sytuacji, ale także oczekiwania i konkretne rekomendacje pracowników. Czas, który zyskują od momentu pierwszego wypowiedzenia głośno tego, co stanowi dla nich trudność w organizacji, do momentu zapisania wniosków w badaniu, ma wpływ na poziom otwartości i sprzyja wzięciu odpowiedzialności za dalsze losy firmy. Takie podejście sprzyja też zaangażowaniu w momencie, gdy zarząd ogłasza - "ruszamy we wspólnie wyznaczonym kierunku".

Z czym należy się liczyć, planując audyt organizacyjny?

Efekty takich badań przynoszą wiele ważnych informacji dotyczących organizacji firmy, potrzebnych jej rozwiązań czy narzędzi, ale mówią także o oczekiwaniach względem zarządu, przełożonych czy współpracowników.

Audyt to początek zmian. Często długotrwałych, dotykających całą organizację. Dlatego trzeba być na nie przygotowanym już w momencie rozpoczęcia badania.

Kluczowa jest gotowość kadry kierowniczej do udziału w zmianach. Przygotowanie jej do bycia liderami zmian.

Ważna jest też gotowość finansowa. Bez względu na to jak przebiega audyt organizacyjny, jego skutkiem będą konkretne rekomendacje, które należy wdrożyć. Pracownicy bowiem wkładają w audyt dużo zaangażowania i będą oczekiwać efektów. Pierwszych - w postaci podzielenia się wynikami i kolejnych - już w postaci realnych działań. Te działania to często warsztaty problemowe lub strategiczne z kadrą zarządzającą, szkolenia budujące nowe postawy, nowe rozwiązania organizacyjne, które wymagają poświęcenia im czasu i pieniędzy.

Gdzie są korzyści z przeprowadzenia audytu organizacyjnego?

Podchodząc do analizy organizacji w taki sposób, firma zyskuje możliwość dotknięcia sedna problemu. Rozmowy, możliwość poznania opinii pracowników i nazwania zjawisk to początek zmiany. Zaangażowanie pracowników w proces, który zaczyna się od nich, a potem odpowiada na zdefiniowane przez nich potrzeby, często także według zaproponowanych przez nich metod, daje duże szanse na powodzenie.

Dla obu przedstawionych firm audyt organizacyjny był początkiem nowego stylu bycia - firmy rozwijającej się, firmy działającej z planem, by lepiej konkurować na rynku, być lepszym pracodawcą.

 

Sabina Węsierska - Konsultant Grupy ODiTK

 

 

 

10.12.2018

Innowacyjność w Polsce – jak to naprawdę wygląda?

Innowacyjność w Polsce ma różne oblicza. Dużo w tym kontekście mówi się o start-upach, i słusznie....

[więcej]
05.11.2018

Relacje – cichy zabójca sprzedaży?

Od kilku lat w procesach sprzedażowych kładzie się nacisk na budowanie relacji z klientem. Kierunek...

[więcej]
29.10.2018

Zmiany i nowości w wytycznych i certyfikacji IPMA

Najnowsza wersja „Wytycznych Kompetencji Indywidualnych w Zarządzaniu Projektami, Programami i...

[więcej]
15.10.2018

Planowanie programu rozwojowego – z kim i o czym rozmawiać

Fakt: Programy rozwojowe często nie osiągają założonych rezultatów.

[więcej]
01.10.2018

Grywalizacja – let's talk about fun

Super poważny zawodowy świat zmienia oblicze. Domaga się świeżości, lekkości i funu. Millenialsi,...

[więcej]
03.09.2018

Czego menadżer może się nauczyć od psa?

Zespoły mogły się już uczyć od dzikich gęsi. Sprawdzonym trenerem okazał się też koń. Mnie...

[więcej]
20.08.2018

Kto decyduje o wdrożeniu strategii organizacji - duży i mały obrazek

Typowy obrazek z polskich organizacji: zarząd wypracowuje strategię, a następnie zaprasza...

[więcej]
06.08.2018

Zator ogłoszony, czyli BIM w zamówieniach publicznych już w Polsce

Wyobraźmy sobie taką sytuację. Długo oczekiwana inwestycja w centrum miasta. Przebudowa, która...

[więcej]
23.07.2018

Kultura narodowa w biznesowej globalnej wiosce – czy nadal ma znaczenie?

Dlaczego w Arabii Saudyjskiej manekiny sklepowe nie mają głów?

[więcej]
09.07.2018

Związki zawodowe – czy pojawią się w każdej firmie?

Na początku czerwca 2018 r. sejm przyjął ustawę, która zasadniczo zmienia przepisy regulujące...

[więcej]
18.06.2018

Programy rozwojowe i model 70:20:10 – historia z happy endem?

Odnoszę wrażenie, iż wszyscy zgadzamy się, że model 70:20:10 powinien stanowić kręgosłup programów...

[więcej]
21.05.2018

Etyczna sprzedaż w branży ubezpieczeniowej – poszukiwanie jednorożca?

„Czy da się wyżyć w sprzedaży, nie oszukując?” – takim pytaniem zaskoczył mnie kilka dni temu...

[więcej]
07.05.2018

Mentoring – nie zaczynaj od ogona

Nie mogę wyjść z zaskoczenia, gdy w kolejnej organizacji, która uruchamia mentoring, stykam się z...

[więcej]
23.04.2018

BIM Manager – praca szuka człowieka

BIM (Building Information Modeling) - ten skrót od 2 lat jest niesłychanie „modny” w branży...

[więcej]
09.04.2018

To coach or not to coach – coaching menadżerski w ujęciu MAC

Certyfikowani coachowie i związane z tym specjalizacje mnożą się jak grzyby po deszczu. Dostępny...

[więcej]
05.03.2018

Wszystko zaczyna się od empatii – Design Thinking

Irytujesz się, kiedy podczas dyskusji pada stwierdzenie: „Spróbuj wejść w moje buty”? Jeżeli to...

[więcej]
19.02.2018

Nowy rok, nowe cele – strategia a procesy i pracownicy

Początek roku to dla wielu organizacji ogłoszenie nowych kierunków i celów strategicznych będących...

[więcej]
05.02.2018

Sposób na przełom w innowacjach

Co robić, gdy wszystkie nisko wiszące owoce zostały już zebrane? W życiu – wiadomo – zwykle trzeba...

[więcej]
29.01.2018

Microlearning – panaceum na oporny mózg

Kto nie chciałby uczyć się szybciej, łatwiej, efektywniej? Niestety mózg często stawia nam czynny...

[więcej]
15.01.2018

Różnorodność w zespole boli i leczy

Z różnorodnością spotykamy się coraz częściej. Dotyczy ona już nie tylko płci czy pokolenia, ale...

[więcej]
18.12.2017

Co było i co będzie – trendy w HR 2017-2018

Rok 2017 dobiega końca. To czas podsumowań tego, co się udało, co zrobiliśmy, ale też moment, w...

[więcej]
04.12.2017

Building Information Modeling (BIM) – nowy wymiar branży budowlanej

Branża budowlana to stale rosnące wymagania w obszarze tworzenia nowej infrastruktury oraz nowych...

[więcej]
20.11.2017

O systemie antymobbingowym i antydyskryminacyjnym w działaniu - reagowanie i monitorowanie

Efektywny system antydyskryminacyjny i antymobbingowy opiera się na trzech filarach:...

[więcej]
06.11.2017

Etykieta biznesu czyli o kulturze budowania relacji

Co jakiś czas, w różnych sytuacjach, mamy okazję obserwować zachowania osób pełniących ważne...

[więcej]
23.10.2017

Kultura feedbacku - o sile informacji zwrotnej

O sile informacji zwrotnej korygującej dane mi było przekonać się w pewne czerwcowe przedpołudnie...

[więcej]
06.10.2017

TRIZ - fakty i mity

Każdy menadżer staje przed wyzwaniami przez duże „W”, w których nie ma mowy o prostej poprawie...

[więcej]
15.09.2017

Wymagania w projektach zwinnych – działasz Agile czy tylko o tym mówisz

„Działamy teraz Agile” to częsta deklaracja, którą potem szybko i boleśnie weryfikuje codzienność.

[więcej]
04.09.2017

E-learning – pięć filarów sukcesu

Apetyt polskich firm i urzędów na e-learning rośnie. Niestety próby jego wykorzystania często...

[więcej]
20.08.2017

Ewolucja w sprzedaży – przystosuj się albo zgiń

Świat się zmienia. W każdej dowolnie wybranej dziedzinie, wiedza i zasób informacji podwajają się...

[więcej]
31.07.2017

Zdawać czy nie zdawać - certyfikacja project management

Zapytałam Justynę, certyfikowaną Project Manager oraz moją bliską przyjaciółkę, czy wiedza, którą...

[więcej]
17.07.2017

O pracy płytkiej i głębokiej

„Tak to można szatkować kapustę” – powiedziała moja współpracowniczka, gdy w związku ze spóźnieniem...

[więcej]
03.07.2017

HR bez procesów – w tym szaleństwie jest metoda

HR jest zwyczajowo postrzegany jako dział, który „wspiera organizację”, „zaspokaja potrzeby...

[więcej]
26.06.2017

AGILE – zwinny sposób na projekt nie tylko dla IT

Złośliwi mówią, że gdyby na książce kucharskiej napisać Agile, to jej sprzedaż by wzrosła. Fakty są...

[więcej]
05.06.2017

Na co masz apetyt? BUY IN dla inicjatyw HR

Przypomnij sobie ostatnią sytuację, gdy byłeś wilczo głodny. Wszystko, co czujesz, to: chcę jeść!...

[więcej]
22.05.2017

Chwila prawdy dla systemu antymobbingowego i antydyskryminacyjnego

W pewnej organizacji do działu HR wpłynęła anonimowa skarga dotycząca molestowania seksualnego,...

[więcej]
09.05.2017

Wyróżnij się - standardy obsługi klienta z pomysłem

„Dzień dobry, dzień dobry wiewiórki i bobry” – tym zdaniem zostałam powitana na pokładzie samolotu...

[więcej]
03.04.2017

Tech-trendy i symplifikacja, czyli jak rozwijać Millenialsów

Na polskim rynku pracy obecnie funkcjonują dwa główne pokolenia: X oraz Millenialsi (pokolenie Y)....

[więcej]
20.03.2017

Zarządzanie przez cele (MBO) dla menadżera

System zarządzania przez cele, opisany przez Petera Drucker’a w książce: „Praktyka zarządzania”,...

[więcej]
07.03.2017

Uzupełnianie kompetencji w projekcie zwinnym

Nikt nie ma już wątpliwości. Cokolwiek by się nie działo Murphy zadziała. Projekt zaawansowany....

[więcej]
06.02.2017

Sposób na "syndrom szczupaka"

Termin „syndrom szczupaka” pochodzi od eksperymentu przeprowadzonego przez niemieckiego zoologa...

[więcej]