Budowanie zaufania

Poniższy artykuł jest zapisem wniosków z panelu dyskusyjnego dotyczącego budowania zaufania, który odbył się podczas tegorocznego VII Strategicznego Forum Project Management*. Organizatorem wydarzenia jest Grupa ODiTK.

Są to refleksje, wnioski i doświadczenia wielu wspaniałych profesjonalistów, z którymi miałam przyjemność i radość spotkać się na jednym z paneli Forum. Okazało się wówczas, że jest w nas sporo gotowości, by ufać sobie również w biznesie, że czujemy ogromną potrzebę tworzenia rzeczywistości biznesowej i projektowej opartej o zaufanie i relacje. Temat był na tyle poruszający… że woleliśmy zgłębiać go do wyczerpania niż iść na przerwę pełną smakowitych pokus. Zapraszam Cię do refleksji o zaufaniu.

ZAUFANIE ... to coś, czego nie ma. Co trzeba zbudować osobiście, poświęcając na to bardzo dużo czasu.

ZAUFANIE... to gotowość wejścia w relację i oddania drugiej stronie tej relacji części odpowiedzialności i władzy.

ZAUFANIE w końcu to coś, co funkcjonuje jak pieniądz: miesiące by zgromadzić, a sekundy by stracić.

Dlaczego zaufanie jest ważne w biznesie? W projekcie?

Zaufanie jest fundamentem wzrostu zaangażowania osób, które się tym zaufaniem wzajemnie darzą. Dzięki niemu potencjalnie rośnie poziom inicjatywy a silna motywacja i gotowość wspierania się nawzajem stają się naturalnym biegiem rzeczy. Dodatkowo tam gdzie pojawia się zaufanie, rośnie kreatywność.

Budowanie zaufania to długotrwały proces wymagający przede wszystkim ogromnej ilości czasu i świadomości tej potrzeby. Oprócz samego czasu konieczna jest też przestrzeń na to, by ludzie mogli się poznawać na różnych poziomach, zarówno zawodowych, ale przede wszystkim także prywatnych. Zaufanie dotyczy bowiem osób. A to, co definiuje nas jako człowieka to nasz światopogląd, wartości i pasje, bardziej niż praca. Poznanie wymaga umiejętności słuchania i poszanowania innych, życzliwej ciekawości, otwartości i empatii. Mówimy przecież o ludziach a zaufanie ma zdecydowanie LUDZKĄ TWARZ, a nie twarz takiej czy innej korporacji. W dodatku jest to twarz pełna różnych emocji, którymi warto zarządzać. Dlatego by budować zaufanie trzeba podążać za ludźmi, nieustannie się dostosowywać do kontekstu i potrzeb, i czynić to pozostając w zgodzie ze sobą, szczerze. Zaufanie możemy pielęgnować dostarczając aktualnych informacji i uzasadnień dla zachowań czy decyzji. Klarowność i przejrzystość wyjaśnień jest tu kluczowa. Można wnioskować, że zaufanie lepiej rozwija się w warunkach współpracy. Jak w każdym projekcie, tak i w zaufaniu, liczy się przykład z góry. Zadaniem dojrzałego lidera jest nauczenie swoich ludzi zaufania przez modelowanie zachowań i promowanie tych wartości.

Dlaczego brak nam zaufania?

Wszechogarniający multitasking i presja szybkości sprawiają, że skupiamy się przede wszystkim na terminach, zadaniach i "tyłochronkach". W sytuacji permanentnego biegu i gaszenia pożarów mamy poczucie, że optymalizacja naszej pracy powinna zawierać rezygnację z rzeczy, których pozytywny wpływ na projekt najtrudniej zmierzyć. Dlatego rezygnujemy z budowania i pielęgnowania relacji. Skutek jest taki, że jakość współpracy drastycznie spada, przez co spada jakość, wzrasta ilość konfliktów i nierozwiązywalnych problemów a zamiast rozwiązań ludzie szukają kozłów ofiarnych. Spirala rywalizacji zaczyna się nakręcać i paradoksalnie czasu na relacje jest z każdą chwilą coraz mniej. Tę trudną sytuację całkiem niechcąco wspierają wskaźniki, za które odpowiadają zaangażowani w projekt ludzie. Konstrukcja tych mierników stoi w opozycji z koncepcją współpracy i budowania zaufania. Wskaźniki, z których rozliczani są pracownicy nastawione są na krótkowzroczne myślenie o zysku. W tym szalonym biegu zapominamy, że to co ważne, to tworzenie wartości i szukanie rozwiązań. W tym szalonym biegu zaufanie często mylone jest z naiwnością a wręcz wyśmiewane. W tym szalonym biegu podpisujemy coraz to bardziej rozbudowane kontrakty, angażujemy potężną ilość prawników złudnie wierząc, że to kontrakt daje nam pewność w projekcie. Im większe pieniądze w projekcie, tym mniej jesteśmy skłonni ufać a bardziej skomplikowane umowy chcemy tworzyć. W tym szalonym biegu... zaufanie staje się towarem deficytowym.

Tymczasem ludzie działają tylko tak, jak na to pozwala system, w którym funkcjonują. Mamy dwie możliwe opcje: system permisywny i restrykcyjny. Pierwszy zakłada zaufanie do ludzi i ich większą swobodę działania, gdy drugi przyjmuje założenie, iż ludzie są źli i trzeba ich wyprzedzająco ograniczać prawem. Okazuje się, że w zależności od tego jaki system będzie promowany, takich ludzi będziemy mieli w organizacji. Samospełniająca się przepowiednia? Dokładnie TAK! System permisywny wspiera zaufanie i uczy ludzi pozytywnych zachowań. To bardzo dobra wiadomość... bo oznacza, iż możemy mieć na to wpływ!

Jak dodatkowo wspierać budowanie zaufania?

Poprzez ZAANGAŻOWANIE - włączanie w prace na najwcześniejszych etapach projektu. Otwartość w przedstawianiu przedsięwzięcia, rzeczową dyskusję, tłumaczenie "po co" zamiast wydawania rozkazów, dawanie możliwości wypowiedzenia się wszystkim zainteresowanym stronom.

Poprzez RELACJE I SPOTKANIA - wójt, starosta, ksiądz... spotkania z interesariuszami zamiast pisania poważnych i formalnych pism, odpowiadanie na pytania, zadawanie pytań otwartych, kontakt osobisty, przekonywanie nie tylko do pomysłu, ale i do siebie, bo jestem kimś, kto wprowadza coś, co dla zainteresowanych okaże się wartością, z której będą długo korzystali.

Poprzez SZUKANIE WSPÓLNYCH PŁASZCZYZN - budowanie na podstawie tego co nas łączy, poniesienie pewnego wysiłku by poznać naszych współpracowników, szukanie rozwiązań a nie problemów, poszanowanie sytuacji naszego rozmówcy i jego możliwości.

Poprzez SPÓJNOŚĆ - między słowami i czynami... uczciwość w biznesie. Szczere zamiary i konsekwencję w działaniu, ale też zachowywanie się w zgodzie z naszymi wewnętrznymi mocnymi stronami.

Poprzez BEZPIECZEŃSTWO - ocenianie procesów a nie osób, otwartą komunikację, prawo do popełnienia błędu, szukanie rozwiązań a nie winnych, konstruktywny feedback.

Zaufanie - to tak pięknie brzmi...

Jednocześnie warto mieć świadomość, iż nie każda osoba zbuduje zaufanie z każdym! Czasem warto odpuścić i skierować do pewnych interesariuszy inne osoby, które będą miały większe szanse na budowanie efektywnej relacji. Zaufania nie można budować za wszelką cenę. Zaufanie to też kwestia pewnego odważnego wyboru - bo czasem lepiej zerwać kontrakt, niż brnąć w projekt pomimo wszelkich przesłanek porażki. Wówczas warto zaufać też sobie. 

Monika Szczerbińska-Inglot - Trener ODiTK

* Strategiczne Forum Project Management - to corocznie organizowane wydarzenie branży project management, którego uczestnikami są osoby na co dzień związane są z tematyką zarządzania projektami. To ściśli praktycy tematu, którzy w kameralnym gronie pragną zaczerpnąć inspiracji, poznać nowe trendy i wymienić się swoimi doświadczeniami.

Kolejne spotkanie - VIII Strategiczne Forum Project Management odbędzie się 16 czerwca 2016r. w Warszawie. Szczegóły niebawem na naszej stronie internetowej.