9/02/2016

Co Pan ma w rękawie, Panie Project Managerze?

Rozpoczęcie projektu to gorący czas dla Project Managera. Krople potu na czole i nie tylko wywołuje pytanie: jak pozyskać najlepszych ludzi do swojego zespołu? Bo projekt rusza lada moment, a dostępność zasobów jest jaka jest.

Co więc ma zrobić Project Manager, by ludzie chcieli pracować w projektach? Co, gdy zachęty odbijają się jak groch o ścianę, a PM słyszy od ludzi, że kolejny projekt po prostu im się nie opłaca. Kierownik liniowy nie jest zainteresowany projektem, a oni sami nie mają pewności czy warto się starać - premia projektowa jest wielką niewiadomą. Co może być asem z rękawa Project Managera?

Bo przecież pracując w zespołach projektowych ma się de facto kilku przełożonych. Pracownik miota się między wykonywaniem bieżących obowiązków - realizacją celów wyznaczonych przez kierownika liniowego, a pracą przy projekcie. Wie, że czeka go okresowa ocena, jednak nie ma pewności, czy praca na projekcie będzie również brana pod uwagę. Efekt: pracownicy nie chcą uczestniczyć w projektach, bo nie widzą bezpośredniego przełożenia na swoją ocenę pracy.

Jak w praktyce włączyć projekt do oceny pracy? Co interesującego może trzymać w rękawie Project Manager?

Pracując z wieloma firmami i obserwując z bliska to, jak ocenia się pracowników w organizacjach, zauważyłem, że praca w projektach wypełnia coraz większą ilość naszego czasu, rzadko jednak jest tak naprawdę brana pod uwagę w ocenach okresowych.

Dzieje się tak, bo zwykle szef funkcjonalny, który ma za zadanie przeprowadzanie takiej oceny, po prostu nie ma większego pojęcia, co dany delikwent zmalował w projekcie. Zabiegany PM nie podzielił się z nim tą wiedzą, a sam ma na głowie za dużo bieżących spraw, żeby przejmować się każdym pracownikiem w każdym projekcie. Chcąc nie chcąc - ocenia bazując na nieformalnych informacjach jak plotki lub anegdoty o wpadkach projektowych zasłyszanych w palarni czy na imprezie integracyjnej. Albo po prostu w ogóle ignoruje przy ewaluacji pracę w projektach i ocenia w oparciu o to jak dany pracownik sprawuje się w codziennych, poza-projektowych obowiązkach, czyli tych, które szef widzi bezpośrednio.

Jak wiadomo koncentrujemy się na tym z czego jesteśmy oceniani i za co wynagradzani. Jeśli z takich czy innych przyczyn ktoś nas ocenia głównie z pracy poza-projektowej, to z biegiem czasu świadomie lub nieświadomie przyjmujemy, że to ona jest ważniejsza, niż to co robi się w projektach. Przyjmujemy taki pogląd tym bardziej, że z szefem liniowym pracuje w danym dziale się przez lata, a projekty i ich kierownicy przychodzą i odchodzą. Nic więc dziwnego, że wobec tego prace na rzecz projektów lubią być traktowane jako zadania drugiej kategorii i w efekcie stale opóźniane. Znamy to zjawisko?

A przecież nawet w organizacjach, w których przedsięwzięcia nie są osią biznesu, projekty są kluczowe dla rozwoju czy wręcz przetrwania firmy! Co w związku z tym możemy zrobić w kwestii oceny pracy w projekcie? W praktyce spotykane są dwa rozwiązania:

1. Kierownik projektu ocenia członków zespołu po projekcie i przekazuje szefom działów wyniki

Oczywiście w takim wypadku zespół powinien zawczasu wiedzieć, że będzie i z czego będzie oceniany. Warto wówczas zakomunikować ludziom wskaźniki, według których będzie przebiegać ocena. Ponadto jako, że należy walczyć z biurokracją i siedzeniem w pracy po godzinach - dobra praktyka mówi: skrócić taką ewaluację do absolutnego minimum. Formularz z dosłownie kilkoma pytaniami i prostą skalą ocen plus miejscem na krótki komentarz w zupełności wystarczy. Dzięki krótkiej formie nawet zabiegany PM będzie mógł ocenić wszystkich członków zespołu i omówić wyniki z kierownikiem liniowym. Ten drugi z kolei podczas rozmowy oceniającej pracownika weźmie pod uwagę obserwacje z dwóch perspektyw: własnej i PM'a.

2. Kierownik projektu posiada budżet premiowy, który przydziela poszczególnym pracownikom za pracę przy projekcie

Właściwie oznacza to, że dany pracownik jest oceniany osobno za pracę w dziale i osobno w projekcie/projektach. Znowu dobre praktyki mówią o tym, by pracujący w projekcie wiedzieli zawczasu na co liczyć i co decyduje o wysokości premii. Z punktu widzenia motywacji projektowej rewelacyjnym pomysłem jest, by nie wynagradzać poszczególnych osób za ich indywidualny wysiłek, a raczej cały zespół za wynik projektu.

Jak to zrealizować w przypadku premii projektowych? Można na przykład tak: wszyscy (łącznie z PMem!) dostaną pieniądze na konta dopiero, kiedy projekt zakończy się sukcesem (przy dłuższych projektach może to być osiągnięcie na czas ważnego kamienia milowego). Jeśli nie ma sukcesu - nie ma pieniędzy. Może to czasem niesprawiedliwe, ale praktyka pokazuje, że takie podejście potrafi zdziałać cuda, jeśli chodzi o oddolne wzajemne motywowanie się zespołu.

Pierwsze rozwiązanie będzie miało sens tylko jeśli szefowie działów będą zobowiązani brać przy ocenie uwagi kierowników projektów na serio. I uczestnicy projektów muszą zdawać sobie z tego sprawę. W drugim przypadku część strumienia pieniędzy dotychczas przechodzących przez działy musi być przekierowana na projekty. Jedno i drugie rozwiązanie oznacza więc wzmocnienie w firmie realnej pozycji kierownika projektu i projektów jako takich w firmie.

To tylko szkice możliwych rozwiązań. Natomiast wprowadzenie w jakiejkolwiek formie ewaluacji bazującej na wydajności pracy projektowej ma szansę zmniejszyć poziom abstrakcji i stresów związanych z ocenami okresowymi. No i oczywiście zwiększyć wydajność projektów.

Project Managerze, (d)oceń swój zespół projektowy - to jest Twój as w rękawie! Twoi ludzie będą bardziej zaangażowani w projekt - będą mieć na uwadze to, że ich zaangażowanie i osiągane wyniki w pracę przy projekcie są oceniane, ale i doceniane. Szczególnie, gdy projekt zakończy się sukcesem i będzie za tym szła gratyfikacja finansowa.


Konrad Klepacki, Trener GRUPY ODITK

Autor artykułu
KONRAD KLEPACKI
24/06/2024

Samoświadomość, odwaga i ciągła nauka - czyli leadership po nowemu

„Ciągle jeszcze się uczę” - miał powiedzieć pewnego dnia Michał Anioł. Ten wyjątkowy twórca epoki...

22/04/2024

Kompetencje przyszłości i power skills – czyli jak rozwijać prawdziwych ludzi w świecie sztucznej inteligencji

Na zmianę potrzebnych nam umiejętności/kompetencji wpływa świat, w którym żyjemy. Na jakie future...

15/03/2024

Dobrostan pracowników – jak go wzmacniać?

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym sukces organizacji nie zależy tylko od efektywności...

12/02/2024

Sztuczna inteligencja w produkcji – czego się spodziewać? Co już się dzieje?

Jestem wielkim entuzjastą sztucznej inteligencji (AI). Ogromne wrażenie robi na mnie szybki rozwój...

24/10/2023

Cisza – negocjacyjne złoto

Ostatni kwartał roku to czas wzmożonych negocjacji. Wydajemy budżety, walczymy o budżety, umowy,...

25/09/2023

Przepis na wypalenie zawodowe

Karolina, menadżerka dużego zespołu, jadąc jak co dzień do pracy, tym razem płakała. Zawsze...

30/08/2023

Have fun! – jak czerpać radość z codziennej pracy

Czy wiesz, jak czerpać radość z codziennych czynności i jak zarażać nią nawet największych...

31/07/2023

Poczucie szczęścia u pracowników – droga do budowania odpowiedzialności w zespole

Powiem to wprost – jeżeli chcesz mieć odpowiedzialnych ludzi, musisz zadbać o ich poczucie...

3/07/2023

Data storytelling – jak opowiadać o danych?

Współcześni inżynierowie i menadżerowie to nie tylko osoby zarządzające procesami, projektami czy...

12/06/2023

Talenty i mocne strony - podejście na nowe czasy

W 2018 roku Instytut Gallupa przeprowadził badania, z których wynika, że ludzie mający okazję...

22/05/2023

Jak znaleźć gen innowacji u inżyniera?

Jak odróżnić inżyniera, który będzie żyłą złota dla firmy ze względu na swoje pomysły, od innego,...

5/04/2023

Czy szukanie sensu w pracy ma sens? I co z tym wspólnego ma retencja Talentów.

Pozyskiwanie Talentów z rynku pracy jest nie lada wyzwaniem, ale ich retencja w organizacji jest...

21/03/2023

Menadżer Coachem – czyli jak prowadzić pracownika w świecie BANI

Coaching menadżerski, temat znany od dawna, dziś przeżywa swój renesans. Dlaczego? Bo żyjemy w...

14/02/2023

Nie jestem szefem - po co mi marka osobista w Internecie?

Z marką osobistą jest jak z pogodą - zawsze jakaś jest. Nie każdemu będzie to odpowiadać! Nawet...

31/01/2023

TRIZ w rozwiązywaniu problemów na produkcji – „butelkowe” case study

Prowadząc szkolenia i praktyczne warsztaty z technik rozwiązywania problemów narzędziami TRIZ,...

7/12/2022

Dlaczego nie chcemy mówić o mobbingu?

Eskalujący konflikt, mobbing, dyskryminacja i molestowanie są ukrytą zmorą niejednej organizacji....

21/11/2022

Relaunch zespołu – nowe otwarcie dla efektywności

Choć wiele firm w ostatnich miesiącach podjęło decyzję o częściowym lub pełnym powrocie do biur,...

8/11/2022

Gry, które rozwijają ludzi i integrują zespół!

Wyobraź sobie stację badawczą zlokalizowaną na dnie oceanu. To podwodne laboratorium jest też domem...

17/10/2022

Quiet quitting – wyzwanie dla menedżera

Praca na „pół gwizdka”, „mi to lotto”, „co ubijesz, to ujedziesz”, „jak zarobić, żeby się nie...

19/09/2022

Mądre usprawnienia, które dostarczają wartość biznesową

Przypomnij sobie sytuację, kiedy musiałeś rozwiązać jakiś problem, np. naprawić coś, co się zepsuło.

10/08/2022

Czy wiesz, jak naładować swój osobisty powerbank?

Czy znasz to uczucie, gdy w zasadzie dbasz o siebie, jednak coraz częściej boli Cię głowa,...

4/07/2022

Rozwój menedżerów - trendy vs potrzeby

Jakie działania rozwojowe otrzymali menedżerowie w Twojej organizacji w 2022 roku? Jaki rozwój im...

20/06/2022

Rodzic ze spokojem w pracy – Pozytywna Dyscyplina w praktyce

Głośne dyskusje i słynne słowo „ZARAZ”. Foch i trzaskanie drzwiami. Posiłek, który ciągnie się...

23/05/2022

Jeśli pracownik umie, ale nie chce – jak wzmacniać motywację i zaangażowanie?

Poznaj Roberta. Pracuje w firmie od dłuższego czasu. Świetnie radzi sobie ze wszystkimi, nawet...

17/05/2022

Kiedy pracownik nie umie, ale chce – przywództwo sytuacyjne w świeżej odsłonie

Ewa rozpoczyna pracę na produkcji. Porusza się po firmie i przydzielonych zadaniach jak we mgle....

11/04/2022

Gorące, klimatyczne okazje biznesowe

W biznesie rzadko jakiś trend jest tak jednoznaczny i długoterminowy jak aktualna fala zmian...

14/03/2022

Od inżynierii produktu do inżynierii wartości – Value Engineering

Projektowanie produktów i usług powinno być wyraźnie połączone z potrzebami ich odbiorców. Czy tak...

14/02/2022

Trendy w rozwoju menadżerów

Ostatnie dwa lata zmieniły krajobraz naszych biur i sposób pracy. Model pracy hybrydowej zostanie z...

17/01/2022

Społeczności – organizacyjny potencjał synergii i transferu wiedzy

W nowej rzeczywistości każda organizacja potrzebuje nie tylko przetrwać kryzysowy czas, ale...

13/12/2021

Nie ma dymu bez ognia i zespołu bez zaufania - jak budować bezpieczeństwo psychiczne

„Nie ma zespołu bez zaufania” jak twierdzi Paul Santagata (Head of Industry w Google). Twierdzenie...

22/11/2021

Innowacje w czasie katastrofy klimatycznej

Potrzeba nam dziś rewolucyjnych, dysruptywnych innowacji - tysięcy nakładających się większych i...

4/10/2021

Docenianie - bo żeby docenić…. trzeba cenić

Jak to jest, że 80% badanych Polaków uważa, że warto doceniać, chciałoby być docenianym częściej i...

20/09/2021

Jaką wartość mają wartości w Twojej organizacji?

Jeśli przed pandemią - choć z trzaskiem - dźwigaliśmy braki w kulturze komunikacji czy współpracy w...

7/09/2021

CONTROLLER 5.0 - Controlling Leaders of To(morrow)Day

VUCA Times, globalizacja, Big Data, automatyzacja, robotyzacja, zamiana towarów w usługi, zwinne i...

30/08/2021

Na szerokie wody mnie weź – onboarding w zdalnym wydaniu

Nie zawsze łatwa decyzja o odejściu z poprzedniej firmy, nowe środowisko i zadania, a to wszystko w...

30/07/2021

Klimatyczny wstrząs dla biznesu - „Fit for 55”

Trudno nie dostrzegać symptomów zmian klimatu. Nie tylko zarządzający, ale też pracownicy firm na...

9/07/2021

Trening silnej woli latem (i nie tylko) – to możliwe!

Siła woli to pojęcie, o którym słyszy się stosunkowo często. Zazdrościmy jej tym, którzy ją mają....

21/06/2021

Inspiracja i pragmatyzm – program rozwojowy dla menadżerów w modelu 70:20:10 (case study)

Najbardziej lubię się uczyć na przykładach. Jest w nich dużo inspiracji, ale i lekcji o tym, co...

7/06/2021

Eksperymentowanie - Agile Mindset od kuchni

Zarządzanie w środowisku, w którym nie zachodziły częste zmiany, było relatywnie łatwe. Gdy jest...