09.02.2016

Co Pan ma w rękawie, Panie Project Managerze?

Rozpoczęcie projektu to gorący czas dla Project Managera. Krople potu na czole i nie tylko wywołuje pytanie: jak pozyskać najlepszych ludzi do swojego zespołu? Bo projekt rusza lada moment, a dostępność zasobów jest jaka jest.

Co więc ma zrobić Project Manager, by ludzie chcieli pracować w projektach? Co, gdy zachęty odbijają się jak groch o ścianę, a PM słyszy od ludzi, że kolejny projekt po prostu im się nie opłaca. Kierownik liniowy nie jest zainteresowany projektem, a oni sami nie mają pewności czy warto się starać - premia projektowa jest wielką niewiadomą. Co może być asem z rękawa Project Managera?

Bo przecież pracując w zespołach projektowych ma się de facto kilku przełożonych. Pracownik miota się między wykonywaniem bieżących obowiązków - realizacją celów wyznaczonych przez kierownika liniowego, a pracą przy projekcie. Wie, że czeka go okresowa ocena, jednak nie ma pewności, czy praca na projekcie będzie również brana pod uwagę. Efekt: pracownicy nie chcą uczestniczyć w projektach, bo nie widzą bezpośredniego przełożenia na swoją ocenę pracy.

Jak w praktyce włączyć projekt do oceny pracy? Co interesującego może trzymać w rękawie Project Manager?

Pracując z wieloma firmami i obserwując z bliska to, jak ocenia się pracowników w organizacjach, zauważyłem, że praca w projektach wypełnia coraz większą ilość naszego czasu, rzadko jednak jest tak naprawdę brana pod uwagę w ocenach okresowych.

Dzieje się tak, bo zwykle szef funkcjonalny, który ma za zadanie przeprowadzanie takiej oceny, po prostu nie ma większego pojęcia, co dany delikwent zmalował w projekcie. Zabiegany PM nie podzielił się z nim tą wiedzą, a sam ma na głowie za dużo bieżących spraw, żeby przejmować się każdym pracownikiem w każdym projekcie. Chcąc nie chcąc - ocenia bazując na nieformalnych informacjach jak plotki lub anegdoty o wpadkach projektowych zasłyszanych w palarni czy na imprezie integracyjnej. Albo po prostu w ogóle ignoruje przy ewaluacji pracę w projektach i ocenia w oparciu o to jak dany pracownik sprawuje się w codziennych, poza-projektowych obowiązkach, czyli tych, które szef widzi bezpośrednio.

Jak wiadomo koncentrujemy się na tym z czego jesteśmy oceniani i za co wynagradzani. Jeśli z takich czy innych przyczyn ktoś nas ocenia głównie z pracy poza-projektowej, to z biegiem czasu świadomie lub nieświadomie przyjmujemy, że to ona jest ważniejsza, niż to co robi się w projektach. Przyjmujemy taki pogląd tym bardziej, że z szefem liniowym pracuje w danym dziale się przez lata, a projekty i ich kierownicy przychodzą i odchodzą. Nic więc dziwnego, że wobec tego prace na rzecz projektów lubią być traktowane jako zadania drugiej kategorii i w efekcie stale opóźniane. Znamy to zjawisko?

A przecież nawet w organizacjach, w których przedsięwzięcia nie są osią biznesu, projekty są kluczowe dla rozwoju czy wręcz przetrwania firmy! Co w związku z tym możemy zrobić w kwestii oceny pracy w projekcie? W praktyce spotykane są dwa rozwiązania:

1. Kierownik projektu ocenia członków zespołu po projekcie i przekazuje szefom działów wyniki

Oczywiście w takim wypadku zespół powinien zawczasu wiedzieć, że będzie i z czego będzie oceniany. Warto wówczas zakomunikować ludziom wskaźniki, według których będzie przebiegać ocena. Ponadto jako, że należy walczyć z biurokracją i siedzeniem w pracy po godzinach - dobra praktyka mówi: skrócić taką ewaluację do absolutnego minimum. Formularz z dosłownie kilkoma pytaniami i prostą skalą ocen plus miejscem na krótki komentarz w zupełności wystarczy. Dzięki krótkiej formie nawet zabiegany PM będzie mógł ocenić wszystkich członków zespołu i omówić wyniki z kierownikiem liniowym. Ten drugi z kolei podczas rozmowy oceniającej pracownika weźmie pod uwagę obserwacje z dwóch perspektyw: własnej i PM'a.

2. Kierownik projektu posiada budżet premiowy, który przydziela poszczególnym pracownikom za pracę przy projekcie

Właściwie oznacza to, że dany pracownik jest oceniany osobno za pracę w dziale i osobno w projekcie/projektach. Znowu dobre praktyki mówią o tym, by pracujący w projekcie wiedzieli zawczasu na co liczyć i co decyduje o wysokości premii. Z punktu widzenia motywacji projektowej rewelacyjnym pomysłem jest, by nie wynagradzać poszczególnych osób za ich indywidualny wysiłek, a raczej cały zespół za wynik projektu.

Jak to zrealizować w przypadku premii projektowych? Można na przykład tak: wszyscy (łącznie z PMem!) dostaną pieniądze na konta dopiero, kiedy projekt zakończy się sukcesem (przy dłuższych projektach może to być osiągnięcie na czas ważnego kamienia milowego). Jeśli nie ma sukcesu - nie ma pieniędzy. Może to czasem niesprawiedliwe, ale praktyka pokazuje, że takie podejście potrafi zdziałać cuda, jeśli chodzi o oddolne wzajemne motywowanie się zespołu.

Pierwsze rozwiązanie będzie miało sens tylko jeśli szefowie działów będą zobowiązani brać przy ocenie uwagi kierowników projektów na serio. I uczestnicy projektów muszą zdawać sobie z tego sprawę. W drugim przypadku część strumienia pieniędzy dotychczas przechodzących przez działy musi być przekierowana na projekty. Jedno i drugie rozwiązanie oznacza więc wzmocnienie w firmie realnej pozycji kierownika projektu i projektów jako takich w firmie.

To tylko szkice możliwych rozwiązań. Natomiast wprowadzenie w jakiejkolwiek formie ewaluacji bazującej na wydajności pracy projektowej ma szansę zmniejszyć poziom abstrakcji i stresów związanych z ocenami okresowymi. No i oczywiście zwiększyć wydajność projektów.

Project Managerze, (d)oceń swój zespół projektowy - to jest Twój as w rękawie! Twoi ludzie będą bardziej zaangażowani w projekt - będą mieć na uwadze to, że ich zaangażowanie i osiągane wyniki w pracę przy projekcie są oceniane, ale i doceniane. Szczególnie, gdy projekt zakończy się sukcesem i będzie za tym szła gratyfikacja finansowa.


Konrad Klepacki, Trener GRUPY ODITK

04.09.2020

Tarcza 4.0. i kolejne zmiany w prawie pracy

Kolejna tarcza antykryzysowa wprowadziła sporo ważnych zmian w prawie pracy.

[więcej]
02.09.2020

Wirtualne przywództwo, czyli lider w digitalnym świecie

Przywództwo to świadomy wybór, sama charyzma nie wystarczy, by być dobrym liderem.

[więcej]
22.08.2020

Kontrolujesz własne decyzje? O pułapkach, które funduje nam mózg

Mózg wpada w wiele różnych pułapek, z których nie zdajemy sobie sprawy. A one mają wpływ na...

[więcej]
04.08.2020

BIM Koordynator – pierwsza linia obrony

2020 będziemy pamiętać jako rok Covid-19. Ale zapamiętamy go również jako rok gwałtownej rewolucji...

[więcej]
30.07.2020

Inne podejście do sukcesji

Wiadomo, że słowo 'sukces' kojarzy się pozytywnie. A co się stanie, kiedy dodamy do niego dwie...

[więcej]
29.06.2020

Are you ready to go online? Jak przygotować handlowców do transformacji sprzedaży

O transformacji sprzedaży do online mówiono od kilku dobrych lat, ale była to raczej aspiracja,...

[więcej]
15.06.2020

Projekt ekstremalny od środka – the good, the bad and the ugly

Niezwykłe czasy rodzą niezwykłe historie. Przedstawiam anatomię z projektu, który okazał się być...

[więcej]
01.06.2020

Jak motywować w nieprzewidywalnych czasach

Menadżerowie wciąż poszukują skutecznych sposobów motywowania swoich pracowników. A jeśli w tzw....

[więcej]
27.04.2020

O co tyle krzyku z odpornością psychiczną?

Wyobraź sobie, że jesteś wysoko w górach. Pogoda może zmienić się w każdej chwili. Czasem świeci...

[więcej]
06.04.2020

Ty kontra stres – o mądrej rozgrywce i przygotowaniu na nowe

Pamiętam, jak w 2008 roku pisałem artykuły o zarządzaniu stresem w obliczu kryzysu ekonomicznego,...

[więcej]
30.03.2020

Rozwój w czasach zarazy

Rozwój znajduje się w ćwiartce matrycy Eisenhowera: WAŻNE/NIEPILNE – tak pokazują moje...

[więcej]
23.03.2020

Liderze - doładuj pozytywne emocje

O różnicach pomiędzy byciem menadżerem a liderem powiedziano już bardzo dużo. Aktualna sytuacja to...

[więcej]
13.03.2020

Jak oswoić niepewność – redukuj swój lęk

Kto z nas lubi się bać? Nie chcemy lęku. Unikamy go na różne sposoby (mniej i bardziej zdrowe)....

[więcej]
13.03.2020

Praca zdalna – kluczowe kwestie prawne

W związku z przyspieszonym transferem do pracy zdalnej, stykamy się z pytaniami ze strony działów...

[więcej]
03.03.2020

Jak cię widzą, tak ci płacą – o znaczeniu ubioru w biznesie

Mówi się, że nie powinniśmy oceniać książki po okładce. A i tak często to robimy - wydajemy opinię...

[więcej]
24.02.2020

Zwinność wodospadu, czyli agile mindset

Turkusowe zarządzanie, samoorganizujące się zespoły, zwinność organizacji. Znamy to, prawda? Te i...

[więcej]
29.01.2020

Project management z perspektywy czasu – jak było i jak będzie

Kiedy poprosiliśmy ministra gospodarki o honorowy patronat nad konferencją Project Management,...

[więcej]
16.12.2019

Samoorganizujący się zespół? Tak, ale po sFRISowaniu

Typowa sytuacja: dołączyłeś do projektu Agile i wiesz, że macie stać się zespołem...

[więcej]
04.12.2019

Goodness is good for business – kilka słów o programach wellbeing

Weekend trwa jeszcze w najlepsze, a Ty myślisz tylko o tym, że następnego dnia musisz iść do pracy....

[więcej]
15.11.2019

Rozwój po nowemu – WOW w procesach rozwojowych

Zmiana pokoleniowa w firmach, wszechobecna technologia i rzeczywistość VUCA kształtują nowe...

[więcej]
28.10.2019

Taki mamy klimat – globalne ocieplenie a przyszłość zarządzania projektami

Nie lubimy zmian. Byłoby świetnie, gdyby sprawy mogły podążać ustalonymi od dekad ścieżkami, gdzie...

[więcej]
08.10.2019

Uważny, obecny i skuteczny, czyli mindfulness lidera

Nie masz chwili wytchnienia. Nadmiar obowiązków, presja, pośpiech, konflikty, zmiany, oczekiwania,...

[więcej]
17.09.2019

Digitalne docenianie – spróbuj, co ci szkodzi

Słowa mają siłę. Szczególnie te, które wyrażają docenienie. Ale jak ich używać, gdy zwykłe...

[więcej]
26.08.2019

Wdrożenie BIM to droga do sukcesu - o ile nie idziesz na skróty

W branży budowlanej, jednej z branż sektora bądź co bądź usługowego, sukces opisany jest w bardzo...

[więcej]
06.08.2019

Program rozwojowy od kuchni – doprawiony 70:20:10

Zainspirowała mnie ostatnio międzynarodowa firma dostarczająca produkty żywnościowe bezpośrednio do...

[więcej]
29.07.2019

Czy opłaca się inwestować w personal branding kadry menadżerskiej?

Czy inwestując w markę osobistą menadżera, nie pomagamy mu w gładkim przejściu do konkurencji?...

[więcej]
08.07.2019

Wódz z nerwami na wodzy

Jaka jest wspólna cecha menadżerów? Poza tym, że kierują ludźmi w organizacjach, zdecydowana...

[więcej]
27.05.2019

Załatwiony w białych rękawiczkach

Menadżerze, markę osobistą buduj wtedy, kiedy masz pracę.

[więcej]
15.05.2019

BIM - siła kompetentnego zespołu

Ostatni rok to czas niezwykle intensywnego rozwoju BIM (Building Information Modeling) w Polsce....

[więcej]
08.04.2019

Głodni doceniania, czyli słów kilka o roli docenienia w miejscu pracy

Paradoks dzisiejszych czasów: mnożą się programy uznaniowe i benefitowe dla pracowników, a poziom...

[więcej]
26.03.2019

Złoto ukryte u konstruktorów, czyli Design For Assembly (DFA)

Realia pracy konstruktorów zwykle wyglądają tak, że menadżerowie oczekują od nich sporego tempa. Bo...

[więcej]
04.03.2019

Jak, a nie co – kiedy proces jest ważniejszy niż cel

Ludzie odnoszący sukcesy i ich nieodnoszący mają takie same cele.

[więcej]
18.02.2019

Business acumen, czyli czy leci z nami pilot

Poprawa EBITDA o 2,5% jest jednym z celów strategicznych pewnej firmy. Brzmi sensownie. Ale czy...

[więcej]
21.01.2019

Menadżerze, chcesz „uczynić” ludzi odpowiedzialnymi?

Jednym z wyzwań, o których najczęściej mówią liderzy, jest brak odpowiedzialności w ich...

[więcej]
09.01.2019

Storywatching w działaniach HR

W grudniu „Forbes” opublikował listę najlepiej zarabiających Youtuberów. Na jej szczycie znalazł...

[więcej]
17.12.2018

Trendy rozwojowe 2018/2019 – czym bije serce rozwoju?

I znów znienacka dopadł nas koniec roku! Myślę, że nie tylko mnie zatrważa, jak czas po prostu...

[więcej]
10.12.2018

Innowacyjność w Polsce – jak to naprawdę wygląda?

Innowacyjność w Polsce ma różne oblicza. Dużo w tym kontekście mówi się o start-upach, i słusznie....

[więcej]
05.11.2018

Relacje – cichy zabójca sprzedaży?

Od kilku lat w procesach sprzedażowych kładzie się nacisk na budowanie relacji z klientem. Kierunek...

[więcej]
29.10.2018

Zmiany i nowości w wytycznych i certyfikacji IPMA

Najnowsza wersja „Wytycznych Kompetencji Indywidualnych w Zarządzaniu Projektami, Programami i...

[więcej]
15.10.2018

Planowanie programu rozwojowego – z kim i o czym rozmawiać

Fakt: Programy rozwojowe często nie osiągają założonych rezultatów.

[więcej]