29.05.2012

Co Pan ma w rękawie, Panie Project Managerze?

Rozpoczęcie projektu to gorący czas dla Project Managera. Krople potu na czole i nie tylko wywołuje pytanie: jak pozyskać najlepszych ludzi do swojego zespołu? Bo projekt rusza lada moment, a dostępność zasobów jest jaka jest.

Co więc ma zrobić Project Manager, by ludzie chcieli pracować w projektach? Co, gdy zachęty odbijają się jak groch o ścianę, a PM słyszy od ludzi, że kolejny projekt po prostu im się nie opłaca. Kierownik liniowy nie jest zainteresowany projektem, a oni sami nie mają pewności czy warto się starać - premia projektowa jest wielką niewiadomą. Co może być asem z rękawa Project Managera?

Bo przecież pracując w zespołach projektowych ma się de facto kilku przełożonych. Pracownik miota się między wykonywaniem bieżących obowiązków - realizacją celów wyznaczonych przez kierownika liniowego, a pracą przy projekcie. Wie, że czeka go okresowa ocena, jednak nie ma pewności, czy praca na projekcie będzie również brana pod uwagę. Efekt: pracownicy nie chcą uczestniczyć w projektach, bo nie widzą bezpośredniego przełożenia na swoją ocenę pracy.

Jak w praktyce włączyć projekt do oceny pracy? Co interesującego może trzymać w rękawie Project Manager?

Pracując z wieloma firmami i obserwując z bliska to, jak ocenia się pracowników w organizacjach, zauważyłem, że praca w projektach wypełnia coraz większą ilość naszego czasu, rzadko jednak jest tak naprawdę brana pod uwagę w ocenach okresowych.

Dzieje się tak, bo zwykle szef funkcjonalny, który ma za zadanie przeprowadzanie takiej oceny, po prostu nie ma większego pojęcia, co dany delikwent zmalował w projekcie. Zabiegany PM nie podzielił się z nim tą wiedzą, a sam ma na głowie za dużo bieżących spraw, żeby przejmować się każdym pracownikiem w każdym projekcie. Chcąc nie chcąc - ocenia bazując na nieformalnych informacjach jak plotki lub anegdoty o wpadkach projektowych zasłyszanych w palarni czy na imprezie integracyjnej. Albo po prostu w ogóle ignoruje przy ewaluacji pracę w projektach i ocenia w oparciu o to jak dany pracownik sprawuje się w codziennych, poza-projektowych obowiązkach, czyli tych, które szef widzi bezpośrednio.

Jak wiadomo koncentrujemy się na tym z czego jesteśmy oceniani i za co wynagradzani. Jeśli z takich czy innych przyczyn ktoś nas ocenia głównie z pracy poza-projektowej, to z biegiem czasu świadomie lub nieświadomie przyjmujemy, że to ona jest ważniejsza, niż to co robi się w projektach. Przyjmujemy taki pogląd tym bardziej, że z szefem liniowym pracuje w danym dziale się przez lata, a projekty i ich kierownicy przychodzą i odchodzą. Nic więc dziwnego, że wobec tego prace na rzecz projektów lubią być traktowane jako zadania drugiej kategorii i w efekcie stale opóźniane. Znamy to zjawisko?

A przecież nawet w organizacjach, w których przedsięwzięcia nie są osią biznesu, projekty są kluczowe dla rozwoju czy wręcz przetrwania firmy! Co w związku z tym możemy zrobić w kwestii oceny pracy w projekcie? W praktyce spotykane są dwa rozwiązania:

1. Kierownik projektu ocenia członków zespołu po projekcie i przekazuje szefom działów wyniki

Oczywiście w takim wypadku zespół powinien zawczasu wiedzieć, że będzie i z czego będzie oceniany. Warto wówczas zakomunikować ludziom wskaźniki, według których będzie przebiegać ocena. Ponadto jako, że należy walczyć z biurokracją i siedzeniem w pracy po godzinach - dobra praktyka mówi: skrócić taką ewaluację do absolutnego minimum. Formularz z dosłownie kilkoma pytaniami i prostą skalą ocen plus miejscem na krótki komentarz w zupełności wystarczy. Dzięki krótkiej formie nawet zabiegany PM będzie mógł ocenić wszystkich członków zespołu i omówić wyniki z kierownikiem liniowym. Ten drugi z kolei podczas rozmowy oceniającej pracownika weźmie pod uwagę obserwacje z dwóch perspektyw: własnej i PM'a.

2. Kierownik projektu posiada budżet premiowy, który przydziela poszczególnym pracownikom za pracę przy projekcie

Właściwie oznacza to, że dany pracownik jest oceniany osobno za pracę w dziale i osobno w projekcie/projektach. Znowu dobre praktyki mówią o tym, by pracujący w projekcie wiedzieli zawczasu na co liczyć i co decyduje o wysokości premii. Z punktu widzenia motywacji projektowej rewelacyjnym pomysłem jest, by nie wynagradzać poszczególnych osób za ich indywidualny wysiłek, a raczej cały zespół za wynik projektu.

Jak to zrealizować w przypadku premii projektowych? Można na przykład tak: wszyscy (łącznie z PMem!) dostaną pieniądze na konta dopiero, kiedy projekt zakończy się sukcesem (przy dłuższych projektach może to być osiągnięcie na czas ważnego kamienia milowego). Jeśli nie ma sukcesu - nie ma pieniędzy. Może to czasem niesprawiedliwe, ale praktyka pokazuje, że takie podejście potrafi zdziałać cuda, jeśli chodzi o oddolne wzajemne motywowanie się zespołu.

Pierwsze rozwiązanie będzie miało sens tylko jeśli szefowie działów będą zobowiązani brać przy ocenie uwagi kierowników projektów na serio. I uczestnicy projektów muszą zdawać sobie z tego sprawę. W drugim przypadku część strumienia pieniędzy dotychczas przechodzących przez działy musi być przekierowana na projekty. Jedno i drugie rozwiązanie oznacza więc wzmocnienie w firmie realnej pozycji kierownika projektu i projektów jako takich w firmie.

To tylko szkice możliwych rozwiązań. Natomiast wprowadzenie w jakiejkolwiek formie ewaluacji bazującej na wydajności pracy projektowej ma szansę zmniejszyć poziom abstrakcji i stresów związanych z ocenami okresowymi. No i oczywiście zwiększyć wydajność projektów.

Project Managerze, (d)oceń swój zespół projektowy - to jest Twój as w rękawie! Twoi ludzie będą bardziej zaangażowani w projekt - będą mieć na uwadze to, że ich zaangażowanie i osiągane wyniki w pracę przy projekcie są oceniane, ale i doceniane. Szczególnie, gdy projekt zakończy się sukcesem i będzie za tym szła gratyfikacja finansowa.


Konrad Klepacki, Trener GRUPY ODITK

10.12.2018

Innowacyjność w Polsce – jak to naprawdę wygląda?

Innowacyjność w Polsce ma różne oblicza. Dużo w tym kontekście mówi się o start-upach, i słusznie....

[więcej]
05.11.2018

Relacje – cichy zabójca sprzedaży?

Od kilku lat w procesach sprzedażowych kładzie się nacisk na budowanie relacji z klientem. Kierunek...

[więcej]
29.10.2018

Zmiany i nowości w wytycznych i certyfikacji IPMA

Najnowsza wersja „Wytycznych Kompetencji Indywidualnych w Zarządzaniu Projektami, Programami i...

[więcej]
15.10.2018

Planowanie programu rozwojowego – z kim i o czym rozmawiać

Fakt: Programy rozwojowe często nie osiągają założonych rezultatów.

[więcej]
01.10.2018

Grywalizacja – let's talk about fun

Super poważny zawodowy świat zmienia oblicze. Domaga się świeżości, lekkości i funu. Millenialsi,...

[więcej]
03.09.2018

Czego menadżer może się nauczyć od psa?

Zespoły mogły się już uczyć od dzikich gęsi. Sprawdzonym trenerem okazał się też koń. Mnie...

[więcej]
20.08.2018

Kto decyduje o wdrożeniu strategii organizacji - duży i mały obrazek

Typowy obrazek z polskich organizacji: zarząd wypracowuje strategię, a następnie zaprasza...

[więcej]
06.08.2018

Zator ogłoszony, czyli BIM w zamówieniach publicznych już w Polsce

Wyobraźmy sobie taką sytuację. Długo oczekiwana inwestycja w centrum miasta. Przebudowa, która...

[więcej]
23.07.2018

Kultura narodowa w biznesowej globalnej wiosce – czy nadal ma znaczenie?

Dlaczego w Arabii Saudyjskiej manekiny sklepowe nie mają głów?

[więcej]
09.07.2018

Związki zawodowe – czy pojawią się w każdej firmie?

Na początku czerwca 2018 r. sejm przyjął ustawę, która zasadniczo zmienia przepisy regulujące...

[więcej]
18.06.2018

Programy rozwojowe i model 70:20:10 – historia z happy endem?

Odnoszę wrażenie, iż wszyscy zgadzamy się, że model 70:20:10 powinien stanowić kręgosłup programów...

[więcej]
21.05.2018

Etyczna sprzedaż w branży ubezpieczeniowej – poszukiwanie jednorożca?

„Czy da się wyżyć w sprzedaży, nie oszukując?” – takim pytaniem zaskoczył mnie kilka dni temu...

[więcej]
07.05.2018

Mentoring – nie zaczynaj od ogona

Nie mogę wyjść z zaskoczenia, gdy w kolejnej organizacji, która uruchamia mentoring, stykam się z...

[więcej]
23.04.2018

BIM Manager – praca szuka człowieka

BIM (Building Information Modeling) - ten skrót od 2 lat jest niesłychanie „modny” w branży...

[więcej]
09.04.2018

To coach or not to coach – coaching menadżerski w ujęciu MAC

Certyfikowani coachowie i związane z tym specjalizacje mnożą się jak grzyby po deszczu. Dostępny...

[więcej]
05.03.2018

Wszystko zaczyna się od empatii – Design Thinking

Irytujesz się, kiedy podczas dyskusji pada stwierdzenie: „Spróbuj wejść w moje buty”? Jeżeli to...

[więcej]
19.02.2018

Nowy rok, nowe cele – strategia a procesy i pracownicy

Początek roku to dla wielu organizacji ogłoszenie nowych kierunków i celów strategicznych będących...

[więcej]
05.02.2018

Sposób na przełom w innowacjach

Co robić, gdy wszystkie nisko wiszące owoce zostały już zebrane? W życiu – wiadomo – zwykle trzeba...

[więcej]
29.01.2018

Microlearning – panaceum na oporny mózg

Kto nie chciałby uczyć się szybciej, łatwiej, efektywniej? Niestety mózg często stawia nam czynny...

[więcej]
15.01.2018

Różnorodność w zespole boli i leczy

Z różnorodnością spotykamy się coraz częściej. Dotyczy ona już nie tylko płci czy pokolenia, ale...

[więcej]
18.12.2017

Co było i co będzie – trendy w HR 2017-2018

Rok 2017 dobiega końca. To czas podsumowań tego, co się udało, co zrobiliśmy, ale też moment, w...

[więcej]
04.12.2017

Building Information Modeling (BIM) – nowy wymiar branży budowlanej

Branża budowlana to stale rosnące wymagania w obszarze tworzenia nowej infrastruktury oraz nowych...

[więcej]
20.11.2017

O systemie antymobbingowym i antydyskryminacyjnym w działaniu - reagowanie i monitorowanie

Efektywny system antydyskryminacyjny i antymobbingowy opiera się na trzech filarach:...

[więcej]
06.11.2017

Etykieta biznesu czyli o kulturze budowania relacji

Co jakiś czas, w różnych sytuacjach, mamy okazję obserwować zachowania osób pełniących ważne...

[więcej]
23.10.2017

Kultura feedbacku - o sile informacji zwrotnej

O sile informacji zwrotnej korygującej dane mi było przekonać się w pewne czerwcowe przedpołudnie...

[więcej]
06.10.2017

TRIZ - fakty i mity

Każdy menadżer staje przed wyzwaniami przez duże „W”, w których nie ma mowy o prostej poprawie...

[więcej]
15.09.2017

Wymagania w projektach zwinnych – działasz Agile czy tylko o tym mówisz

„Działamy teraz Agile” to częsta deklaracja, którą potem szybko i boleśnie weryfikuje codzienność.

[więcej]
04.09.2017

E-learning – pięć filarów sukcesu

Apetyt polskich firm i urzędów na e-learning rośnie. Niestety próby jego wykorzystania często...

[więcej]
20.08.2017

Ewolucja w sprzedaży – przystosuj się albo zgiń

Świat się zmienia. W każdej dowolnie wybranej dziedzinie, wiedza i zasób informacji podwajają się...

[więcej]
31.07.2017

Zdawać czy nie zdawać - certyfikacja project management

Zapytałam Justynę, certyfikowaną Project Manager oraz moją bliską przyjaciółkę, czy wiedza, którą...

[więcej]
17.07.2017

O pracy płytkiej i głębokiej

„Tak to można szatkować kapustę” – powiedziała moja współpracowniczka, gdy w związku ze spóźnieniem...

[więcej]
03.07.2017

HR bez procesów – w tym szaleństwie jest metoda

HR jest zwyczajowo postrzegany jako dział, który „wspiera organizację”, „zaspokaja potrzeby...

[więcej]
26.06.2017

AGILE – zwinny sposób na projekt nie tylko dla IT

Złośliwi mówią, że gdyby na książce kucharskiej napisać Agile, to jej sprzedaż by wzrosła. Fakty są...

[więcej]
05.06.2017

Na co masz apetyt? BUY IN dla inicjatyw HR

Przypomnij sobie ostatnią sytuację, gdy byłeś wilczo głodny. Wszystko, co czujesz, to: chcę jeść!...

[więcej]
22.05.2017

Chwila prawdy dla systemu antymobbingowego i antydyskryminacyjnego

W pewnej organizacji do działu HR wpłynęła anonimowa skarga dotycząca molestowania seksualnego,...

[więcej]
09.05.2017

Wyróżnij się - standardy obsługi klienta z pomysłem

„Dzień dobry, dzień dobry wiewiórki i bobry” – tym zdaniem zostałam powitana na pokładzie samolotu...

[więcej]
03.04.2017

Tech-trendy i symplifikacja, czyli jak rozwijać Millenialsów

Na polskim rynku pracy obecnie funkcjonują dwa główne pokolenia: X oraz Millenialsi (pokolenie Y)....

[więcej]
20.03.2017

Zarządzanie przez cele (MBO) dla menadżera

System zarządzania przez cele, opisany przez Petera Drucker’a w książce: „Praktyka zarządzania”,...

[więcej]
07.03.2017

Uzupełnianie kompetencji w projekcie zwinnym

Nikt nie ma już wątpliwości. Cokolwiek by się nie działo Murphy zadziała. Projekt zaawansowany....

[więcej]
06.02.2017

Sposób na "syndrom szczupaka"

Termin „syndrom szczupaka” pochodzi od eksperymentu przeprowadzonego przez niemieckiego zoologa...

[więcej]