(De)motywujący czas pracy

Scena w jednej z firm. Być może wyda ci się znajoma? Sala konferencyjna pełna ludzi, wszystkie krzesła zajęte. Jedna osoba prowadzi prezentację, zapisany kolejny flipchart wniosków. Mniej niż połowa zaproszonych mocno dyskutuje, jedna czwarta ukradkiem rozmawia przez telefony, kolejna jedna czwarta pracuje intensywnie na laptopach. Ktoś rozmawia z boku, ktoś wychodzi. Wszyscy nerwowo spoglądają na zegarki…

Znasz to? Kolejne spotkanie, które trwało za długo, na którym było zbyt wiele niezainteresowanych osób, które służyło tylko wymianie poglądów.

Albo inna scena: wszyscy wdzwaniają się na wspólną rozmowę telefoniczną, meldują obecność. Dziesiątki osób. Po czym na pytanie odpowiada coraz mniej głosów. Z niewyciszonych telefonów słychać ciągłe stukanie w klawiaturę. Pod koniec trwającej, znowu zbyt długo, rozmowy słychać pojedyncze pożegnania. Podsumowanie całości zawiera zaledwie kilka zdań, a rozmowa trwała w nieskończoność.

"Praca, w której to działania stanowią sedno". To coraz częściej głośno wypowiadane słowa Pracowników, którym "brakuje czasu na pracę". Mówią tak Ci zajęci kolejnymi spotkaniami czy telekonferencjami zaplanowanymi w kalendarzu oraz ci, którzy po kilku godzinach odpowiadania na maile mają poczucie, że "niewiele jeszcze dzisiaj zrobili". I pytanie, które poda coraz częściej w wielu firmach, z którymi pracujemy: Czy tak ma być?

Jak podejść do tematu środowiska pracy, by było efektywne, przyjazne i wspierało przede wszystkim realizację celów - tych firmowych i osobistych związanych z rozwojem Pracowników? By angażowało i było atrakcyjne?

Rekomendacji, które dajemy naszym Klientom jest kilka:

• Tworzenie w firmie zasad komunikacji dotyczących organizacji spotkań i telekonferencji oraz zasad dotyczących korespondencji mailowej.

• Rozwój wymiany wiedzy i doświadczeń .

• Tworzenie przestrzeni dla projektów.

• Korzystanie na co dzień z rozwiązań technologicznych, włączanie ich w obecne procesy.

• Przekazywanie odpowiedzialność Pracownikom za to, co zależy od nich i kierowanie roli Menedżera na tory mentoringu i wsparcia.

Każda z powyższych rekomendacji to niejako odrębne zdanie/projekt. Wdrożone przynoszą zmianę w jakości pracy (koncentracji na celach, lepszej współpracy), tworzą więcej przestrzeni do realizacji zadań i celów, do świadomego rozwoju oraz wspierają kulturę work-life balance.

Inicjowanie i wsparcie organizacji w realizacji tych działań to rola HR.

Jak zatem zabrać się za upraszczanie środowiska pracy?

Należy wybrać ten obszar, który w organizacji może być dźwignią w kierunku większej efektywności i od niego zacząć. Należy pamiętać o zaangażowaniu Pracowników w tworzenie rozwiązań oraz zapewnienie czasu, by dowiedzieli się o zmianie, mieli szansę ją dobrze zrozumieć i wcielić do codziennej rzeczywistości. Potrzeba też zbudowania systemów, które będą ramą do wypracowanych rozwiązań i zapewnią ich egzekwowanie w firmie. To także rola HR, obok inicjowania i wsparcia w realizacji działań.

Komunikacja

Wprowadzanie wspólnego rozumienia zasad organizacji spotkań, komunikacji mailowej czy telekonferencji jest w dzisiejszych czasach bardzo uzasadnione. Nie chodzi przecież o omawianie, odhaczanie i wspólne bycie - ale o współpracę, efektywność i rezultaty.
Do stworzenia zasad można zaprosić wybraną grupę Pracowników z różnych obszarów organizacji i wypracować je podczas pracy warsztatowej. Następnie stworzyć kampanię informującą o nowych zasadach i plan ich wdrażania. Ważnym elementem będzie określenie, w jaki sposób planujemy egzekwować realizację zasad oraz na co chcemy się umówić, gdy ktoś nie stosuje się do zasad ponownie zwołując spotkania jak to opisane w powyższym przykładzie.

Wymiana wiedzy i doświadczeń "sesje lesson learnt"

Realizacja codziennych zadań, osiąganie celów, udział w projektach - to wszystko momenty zdobywania doświadczeń, wiedzy i lepsze poznawanie organizacji. Pracownicy pozyskują wiedzę, ale zazwyczaj nie mają przestrzeni, aby się tą wiedzą dzielić, aby dowiadywać się i dopytywać o nowe rozwiązania, aby przedyskutować innowacyjne rozwiązania, które chcieliby zastosować.

Stworzenie im przestrzeni do tego, może przynieść znaczące korzyści, szczególnie kiedy będą łączyć osoby z różnych części organizacji, z różnych pokoleń, różnych rynków.

Siła wypracowanych wspólnie rozwiązań lub wspólnej wiedzy może być dla organizacji cennym zasobem, a dla Pracowników spełnieniem ich potrzeby rozwoju podczas codziennej pracy.

Nowe technologie

Dzisiejsza rzeczywistość dostarcza nam wielu nowoczesnych rozwiązań, wspierających w bardziej efektywnym funkcjonowaniu. Rozsądne ich włączanie do praktyk firmowych może się przyczynić do większego komfortu pracy i większej efektywności prostych czynności, jak np. planowanie czasu, przekazywanie materiałów czy prowadzenie rozmów. Przenoszenie sprawdzonych rozwiązań na grunt firmowy może być także ciekawą praktyką wpływającą na atrakcyjność środowiska pracy dla młodszych pokoleń. Zaangażowanie pracowników w stworzenie rozwiązania dla firmy, a następnie skuteczne korzystanie np. z komunikatorów, może sprawić, że firmowa rzeczywistość znacznie zyska na atrakcyjności, a zadania nabiorą nowego tempa.
Praca z nowymi technologiami jest także szansą na wymianę między pokoleniami, gdzie to młode pokolenie może pełnić rolę przewodnika.

Nowa rola menedżera i nowa odpowiedzialność Pracownika

Dzisiaj wielu Pracowników samodzielnie sięga po rozwiązania technologiczne. Organizuje i planuje swoją pracę tak, by wywiązywać się z powierzonych zadań i celów. Warto, aby Pracownicy dostawali przestrzeń na jeszcze większą samodzielność i branie odpowiedzialności za swoje działania. Od menedżerów oczekują jednak, by byli ich przewodnikami, mentorami. Potrzebują ich tam, gdzie liczą się relacje w firmie, znajomość szerszego kontekstu, zarówno tego co dzieje się w firmie, jak i własnego rozwoju. To coraz większe wyzwanie dla menedżerów i działu HR, by budować kompetencje menedżera - mentora, doradcy.

Podsumowanie

Jest zatem wiele obszarów, których uproszczenie sprzyja większej efektywności pracy, realizowanych procesów i projektów oraz budowaniu środowiska przyjaznego rozwojowi.

To może być ważna rola dla HR, aby zainicjować takie działania w organizacji i aktywnie włączyć się w ich wdrażanie. HR będący blisko biznesu i odpowiadający na jego bieżące wyzwania, to HR jakiego dzisiaj w organizacjach potrzeba.

Sabina Kwiatkowska - Konsultant GRUPY ODITK