Dobry plan realizuje cele

Pierwszy kwartał roku to czas podsumowań i stawiania sobie nowych celów. To od nich zależy motywacja pracowników przez cały kolejny rok. Motywacja Twoja i Twoich podwładnych.

Jeśli więc na Twoim biurku leży właśnie formularz oceny rocznej, a zaplanowana w kalendarzu rozmowa podsumowująca zbliża się wielkimi krokami, to jest to świetny moment na chwilę refleksji. Refleksji nie tylko nad tym, co się udało osiągnąć, ale - nawet bardziej - dlaczego się udało i o co warto zadbać, aby kolejne podsumowanie było jeszcze bardziej budujące.

Otwierasz więc kartę celów, nanosisz wartości mierników, podsumowujesz zakończone (oby tylko takie!) inicjatywy, naciskasz ENTER i... widzisz zapisaną tłustym drukiem liczbę 82% - chłodne podsumowanie tego, co za Tobą. Niby nie jest źle, ale do kompletu punktów za realizację celów rocznych jednak trochę brakuje. Co zmienisz w 2016?

Gorączka czwartego kwartału

Mogło być tak - i to dość częsty przypadek - że wszystkie zadania, których się podjąłeś, toczyły się w swoim tempie przez większą część roku. Nic nie wskazywało na to, że na ostatniej prostej dwa projekty utkną w gorączce czwartego kwartału, a walka o wynik firmy spowoduje, że tematy rozwojowe będą musiały ustąpić pola realizacji budżetu. Nic nie wskazywało... No, może oprócz... kilkuletniego doświadczenia, że tak właśnie będzie! Ale nadzieja, że "tym razem się uda", spowodowała, że przyjąłeś zestaw sześciu celów (z tego pięć z grudniowym terminem realizacji).

Będąc konsultantem często zauważam u klientów pokusę używania magicznej daty 31 grudnia w kolumnie TERMIN do niemal wszystkich celów. W marcu, stawiając i uzgadniając cele, wiele osób sądzi, że więcej czasu przełoży się na lepsze efekty. Ja polecam jednak inną zasadę. Zaplanuj realizację połowy swoich celów na pierwsze półrocze. A konkretniej - na pierwsze półrocze 2016 r.! I nie idź ze sobą na kompromis, wpisując koniec trzeciego kwartału. Jeśli coś się obsunie, to znowu przyjdzie listopad i grudzień - święta, czas walki o wynik, a wtedy trudno nadgonić. Wiem, że zdążyć do czerwca to ryzyko, wiem że to ambitne, ale takie właśnie powinny być cele roczne. Wyobraź sobie swoje samopoczucie, gdy na urlop wyjedziesz ze świadomością, że połowa planu jest już gotowa. Taki komfort możesz sobie zacząć fundować od dzisiaj.

Lista deadline'ów to jeszcze nie plan

Kolejny krok do sukcesu to planowanie. Znam wiele firm, w których osoby odpowiedzialne za tzw. performance management sprawdzają czy cele postawione w firmie są SMART, czy są powiązane ze strategiczną kartą wyników firmy, czy są specyficzne dla działu, czy mają mierniki i dobrze opisane, klarowne rezultaty. To ważne. Ale może większy praktyczny pożytek byłby ze sprawdzenia czy są... zaplanowane. A plan to nie pięć punktów na osi czasu, plan to nie lista deadline'ów, których nie chcę przekroczyć. Plan to raczej dwadzieścia pięć kresek na tej osi, zależnych od siebie nawzajem i opisujących główne działania, interakcje z szefem, współpracownikami, czasem z klientami i z dostawcami.

Cele jako forma zlecania pracy - rzeczywiście zwiększają motywację pracowników, bo zostawiają swobodę w sposobie realizacji i samodzielność w planowaniu zadań. Ale swoboda jest po to, aby mieć wpływ na plan działania, a nie po to, by działać bez planu. Planując, pomyśl też, jakich zasobów będziesz potrzebował, żeby swoje cele zrealizować. Uzgodnij zaangażowanie koleżanki z innego działu, upewnij się, że analiza, której potrzebujesz od dostawcy, znalazła się w planie wydatków na ten rok, wyszukaj i zapisz się na odpowiednie szkolenie. Wkalkuluj rezerwę na drobne poślizgi i opóźnienia, żeby od jutra nie zmieniać planu. Zanim zaczniesz sprawdzać czy mieścisz się w terminach, zadbaj o to, aby wszystkie działania rozpoczynać na czas, zgodnie ze swoim planem.

Monitoruj postępy, a unikniesz gorączki

Plan działania to także podstawowe narzędzie monitorowania postępów, narzędzie utrzymywania własnego wysokiego zaangażowania i motywowania podległych pracowników. Opisane w karcie celów efekty pracy pojawiają się zwykle na końcu procesu, ale symptomy zarówno dobrych wyników jak i opóźnień widać już często po kilku tygodniach. Dlatego dobry plan to taki, który żyje, jest na bieżąco aktualizowany i dostosowywany do zmian. Warto od razu wprowadzić do niego punkty kontrolne - np. comiesięczne, specjalne spotkania z szefem, podczas których powiesz o sukcesach i trudnościach, otrzymasz wskazówki czy też konkretne decyzje. Takie zaplanowane spotkanie to także dodatkowa motywacja, żeby nie wpaść w czasowy poślizg i na wakacje jechać z poczuciem kontroli nad tym, co osiągasz i z głową wolną od pilnych służbowych tematów. Możliwe, że taki właśnie cel powinieneś zapisać na samej górze swojej osobistej, pozazawodowej karty.

Podsumujmy - rozwlekanie w czasie realizacji celów często jest przeciwskuteczne. Lepiej osiągać kolejne cele sukcesywnie, niż zmagać się równolegle z całą piątką czy szóstką. Dobry plan jest potrzebny, bo jeśli wiemy co i kiedy zacząć, to zwykle skończymy na czas. No i warto być z nim na bieżąco, a nie tylko zaglądać od święta. Liczę, że tych kilka wskazówek pomoże Ci utrzymać motywację pracowników (jeśli jesteś szefem), a wszystkim podwładnym osiągnąć nie dwu- a trzycyfrowy wynik na koniec 2016 r.

Przemysław Dybek - Konsultant Grupy ODiTK