E-learning – pięć filarów sukcesu

Apetyt polskich firm i urzędów na e-learning rośnie. Niestety próby jego wykorzystania często kończą się wstydliwą frekwencją. Kluczowym wyzwaniem w e-learningu jest bowiem motywacja uczestników. Jak pozytywnie na nią wpłynąć?

W polskich realiach biznesowych za porażkę uznaje się zazwyczaj projekty, w których szkolenia ukończyło nie więcej niż 40% planowanych jej uczestników.

Wielkie nowoczesne "hurtownie" e-learningów, którymi są MOOC (massive open online course), mają dużo większy problem. Jak podaje Coursera, jedna z lepiej rozpoznawalnych MOOC, ok. 90% uczestników przerywa naukę i to bez względu na to czy za szkolenie płaci, czy też nie. A przecież uczestnicy tych szkoleń sami je znajdują i decydują o podjęciu nauki. Dlaczego ją porzucają?

W tym roku w szalonym tempie stworzyliśmy dla klienta serię kilku e-learningów. Udostępnione zostały ponad tysiącu jego pracownikom. 93% z nich w przeciągu niespełna miesiąca uczestniczyło we wszystkich e-szkoleniach, pozytywnie zdając niełatwy test wiedzy. Jak udało się uzyskać tak wysoki wskaźnik uczestnictwa? Czy to zawarty w nim "fun" uwiódł jego uczestników? Czy też innowacyjność formy, a może grywalizacja?

Zaskoczę Was. E-learning był prosty w swej formie. Nie zawierał awatarów, filmów, animacji, mało w nim było też interakcji z uczestnikiem, a jednak spotkał się z ponadprzeciętnym odzewem.

Dlaczego?

Odpowiedź na to pytanie nie jest szczególnie odkrywcza, a jednak nadal w praktyce rzadko stosowana.

Wystarczy zadać sobie 2 pytania i zupełnie szczerze na nie odpowiedzieć. Kiedy ty, odkładając zawsze masę pilnych spraw, zdecydowałbyś się na poświęcenie godziny w pracy wyłącznie na realizację e-learningu? A następnie, nie odkładając tego na później, przystąpiłbyś do zaliczenia testu?

Własna odpowiedź na te pytania, potwierdzone doświadczeniami przytoczonego projektu, doprowadziła mnie do stwierdzenia, że u podstaw sukcesu stosowania e-learningu stoi 5 fundamentalnych obszarów. Oto one:

1. Użyteczność, przydatność

"Hey, this information is important to me, and I do care about it".

To, czego się uczę, ma mi się realnie przydać w mojej pracy. Ma dać mi korzyść w postaci wiedzy, której potrzebuję. Ta wiedza powinna być też użyteczna dla mojego przełożonego, by oczekiwał ode mnie poświęcenia na to czasu pracy i pokazania, że już wiem. A nie stał za moimi plecami, wzdychając, że znów zajmuję się: "jakimś tam" szkoleniem.

2. Ważność i formalne nadanie rangi

Będąc użytkownikiem e-learningu, muszę wiedzieć, że przejście go jest ważne nie tylko dla mnie. Komunikat poprzedzający e-learning przed jego udostępnieniem, przekazany uczestnikom przez przełożonego (zarząd, sponsora), który wyjaśni mi, dlaczego mam zrealizować e-learning, jaki wpływ to będzie miało na organizację i może jeszcze... co się stanie, jeśli nie potraktuję tej prośby poważanie.

3. Na czas

Czy z równym smakiem zjesz wigilijne ciastko po Nowym Roku?

Uczę się tego, czego potrzebuję tu i teraz. Wraz z coraz większym udziałem w polskich organizacjach przedstawicieli pokolenia Y odchodzi się od uczenia się na zapas. Nie chcemy też uczyć się już tego, co było nam potrzebne jeszcze 3 m-ce temu. Najprawdopodobniej w inny sposób zaspokoiliśmy już potrzebę wiedzy, znajdując jej inne źródła.

Sztuką jest zatem, by zdążyć na czas z wiedzą, której właśnie dziś potrzebuję, a przez to jest dla mnie ważna. Warto o tym pamiętać, gdy tworzymy e-learning, by nie zawieszać się na mało istotnych, z punktu widzenia celu, elementach, jak np. perfekcyjna oprawa graficzna. To prawda, że w dobie kultury obrazu bardzo ważny jest wygląd naszego e-learningu. Ale czy z tego powodu na pewno warto ryzykować przełożenie terminu jego udostępnienia? Koncentrujmy się na elementach ważnych, inne miejmy odwagę pomijać.

Stawiajmy wysoki priorytet na cel merytoryczny, nie tylko w deklaracji, ale i w realu. Pomoże nam w tym stosowanie np. modelu MoSCoW.

4. Determinacja

No dobrze, ja, uczestnik e-learningu, już pragnę. Wiem już, że wiedza w nim zawarta jest dla mnie użyteczna i dostarczona na czas. Jestem także dodatkowo zmotywowana, bo dowiedziałam się, że jest to ważne nie tylko dla mnie. Brak mojej aktywności przełoży się negatywnie na moją organizację. Może nawet spotka się ze słusznym "niezadowoleniem" moich przełożonych i przełożonych moich przełożonych. Bądź jak kto woli, moja aktywność spotka się z nagrodą, np. w postaci zadowolenia mojego szefa i szefa szefów.

A życie jak zwykle rzuca kłody pod nogi... Nadal w natłoku zawsze ważniejszych spraw mogę przeoczyć termin, zapomnieć hasła, mieć problem z uruchomieniem platformy szkoleniowej i spotkać inne kataklizmy na drodze wzorowego pracownika.

Dlatego tak ważne jest, by ktoś życzliwy i, co tu ukrywać, cierpliwy czuwał nad procesem nauki. Pracownicy wykazują się różną sprawnością korzystania z technologii informatycznych. Dlatego anioł stróż udostępnienia jest absolutnie niezbędnym elementem usuwania kłód spod nóg uczestników.

Za udostępnianie e-learningu zazwyczaj odpowiedzialne są służby HR. To one wykazują się determinacją w komunikowaniu, przypominaniu, reagowaniu z wyprzedzeniem na brak uczestnictwa i staniu w gotowości do pomocy uczestnikom. To olbrzymia praca. Lecz musi zostać wykonana.

Nie warto brnąć w myśli, że uczestnicy mają złe zamiary. Ja, dla lepszego własnego samopoczucia, przyjmuję, że chcą ale... zapomnieli, odsunęli w czasie na lepszy moment, a czas szybko płynie. I tak często rzeczywiście jest. Determinacja służb HR oraz administratora systemu LMS (Learning Management System) w sprawdzaniu, przypominaniu i w realizacji indywidualnej komunikacji powinna być przy wdrażaniu e-learningu niezmiennie duża. Włączenie w odpowiednim momencie w proces przełożonych monitorujących postępy też wydaje się sensownym i skutecznym rozwiązaniem.

5. Technikalia, dostosowanie do tego, na co pozwala środowisko IT uczestnika

Najogólniej ujmując i nie wchodząc w nudne zagadnienia techniczne, e-learning ma działać u użytkownika. To czasami trudniejsze niż na pierwszy rzut oka nam się wydaje. Deweloperzy i HR, którzy to już przeżyli, wiedzą, że niespodzianki w tym obszarze wywracają projekty do góry nogami w momencie, w którym wszyscy chcielibyśmy już świętować sukces. Lekarstwo na to jest jedno: zaangażowana współpraca deweloperów, służb HR i końcowych użytkowników e-learningu (uczestników e-szkolenia).

Czy e-learning nie powinien być zatem przyjemny, pozytywny, intuicyjny, ciekawy i interaktywny? Oczywiście, że TAK. Jednak nie za wszelką cenę. W pierwszej kolejności zadbajmy o 5 wspomnianych obszarów. Po czym zakasujmy rękawy do rzetelnej pracy przy tworzeniu dodatkowych istotnych elementów, budujących pozytywne doświadczenia użytkowników e-learningu. Zatem:

- twórzmy pozytywne pierwsze wrażenie,
- zadbajmy o wygląd i intuicyjność LMS,
- twórzmy krótkie i modułowe treści,
- osadzajmy w kontekście (model CCAF),
- używajmy swobodnego języka, elementów humoru,
- wywołujmy pozytywne skojarzenia i dodatkową motywację, np. poprzez inicjatywy dodatkowo promujące e-learning.

Bez wystarczającej dbałości o 5 głównych filarów sukcesu szkoda pracy wpompowanej w realizację nawet najatrakcyjniejszego e-learningu.

P.s.

Niemały wpływ na wynik we wspomnianym projekcie miała duża sprawność uczestników w używaniu e-learningu. Pracownicy byli już zaprzyjaźnieni z tą formą rozwoju, znali system LMS i nie bali się go. Przy ocenie pierwszych realizacji e-learningowych warto brać zatem pod uwagę ten ważny czynnik. Im dalej w las tym jest... łatwiej.

Joanna Parchem - Dyrektor Obszaru Gier i Symulacji Biznesowych GRUPY ODITK