Eksperymentowanie - Agile Mindset od kuchni

Zarządzanie w środowisku, w którym nie zachodziły częste zmiany, było relatywnie łatwe. Gdy jest przewidywalnie, łatwo jest ustawić najróżniejsze wskaźniki i parametry (pokazujące stan procesów i ich efektywność), a potem je kontrolować. Tyle że to już przeszłość.

W czasach VUCA mamy zawrotną zmienność otoczenia, a towarzyszy jej nieprzewidywalność, która rodzi frustrację przyzwyczajonych do komfortu kontroli menadżerów.

Obserwuję, że menadżerowie często nadal działają według starego schematu - idą w kierunku ograniczania zmian w obszarach, na które mają wpływ, by choć część otaczającej ich rzeczywistości była stała. I gdy już pojawi się konieczność zmiany, oczekują, że zespół tak jak kiedyś szybko się do niej dostosuje. Tyle że przy obecnej skali zmian, ten sposób nie działa. To tak jakby chcieli "zjeść ciastko i mieć ciastko", czyli zmieniać, ale żeby nic się nie zmieniło.

W kuchni sposobem na to, by "mieć i zjeść ciastko", jest próbowanie. Podobnie jest w zarządzaniu i biznesie - tu eksperymentowanie otwiera zupełnie nowe perspektywy. Pozwala okiełznać zmiany i nieprzewidywalność. Bywa jednak problematyczne. Dlatego w tym artykule dzielę się swoim doświadczeniem, jak eksperymentować skutecznie.

Eksperymentowanie - co za dużo, to niezdrowo

Eksperymentowanie - tak w kuchni jak biznesie - to sposób działania, ale też sposób myślenia. Bo gdzie są eksperymenty, tam mamy sukcesy lub porażki, a pewność i kontrola znikają. Skuteczne eksperymentowanie jest powiązane z Mindsetem Agile, o którym sporo ostatnio piszemy. Przypomnijmy tu tylko, że Agile Mindset to zwinny, elastyczny sposób myślenia i działania, który pozwala ci pracować prościej i dostarczać wartość odbiorcy twojej pracy.

Kiedyś, podczas przygotowania obiadu, mojego syna odwiedził kolega, wtedy 10-latek: "Ooo, czuję, że dodała Pani do zupy liście laurowe" - powiedział do mnie. "U nas też ich używamy, ale nigdy do ogórkowej". Zdziwiłam się, że tak dobrze rozpoznaje przyprawy. Okazało się, że często asystuje mamie przy robieniu obiadu, a nawet sam eksperymentuje w kuchni.

Innym razem córka opowiadała o wizycie u kolegi z klasy, którego mama pochodzi z Ukrainy: "Ich pomidorowa była całkiem inna niż nasza, taka pełna przypraw". "Jakich?" - zapytałam. "Nie wiem, była bardzo inna od naszej, miała wiele nowych przypraw, których nie znam", odpowiedziała córka.

Te kuchenne przykłady pokazują, że gdy wprowadzamy zmiany stopniowo, pojedynczo, jesteśmy w stanie zauważyć powiązanie między przyczyną i skutkiem. Tak samo jest z eksperymentowaniem w pracy i biznesie.

W kuchni z czasem zauważamy, jak niektóre czynniki wpływają na inne, np. że dodanie soli powoduje wyostrzenie niektórych smaków, a cukru łagodzenie. Gdy zmieniamy wiele czynników naraz, nie jest to już tak łatwe, a czasem nawet niemożliwe. Kiedy odniesiemy sukces, trudno go potem odtworzyć, bo nie wiemy, który czynnik jak bardzo na ten sukces wpłynął.

Odnosząc to do zarządzania, spójrzmy na taką sytuację: w zespole zmienił się skład i nastąpiła wymiana kilku osób na raz, a w tym czasie wzrosła efektywność. Nie wiemy, który z nowych członków zespołu lub jaki inny czynnik wpłynął na poprawę. Chcąc potem powtórzyć efekt zmiany w innym zespole, skąd mamy wiedzieć, co robić albo które osoby przenieść między zespołami?

Pierwsza zasada eksperymentowania mówi: Wprowadzaj zmiany pojedynczo bądź stopniowo, by widzieć powiązania między przyczyną a skutkiem.

Kto gotuje, ten smakuje - pamiętaj o feedbacku

Gotując możemy co rusz dorzucać kolejną porcję przyprawy i sprawdzać, czy smak się poprawia czy pogarsza. Gdy czegoś wrzucimy za dużo, często można złagodzić negatywny wpływ inną przyprawą.

Podobnie jest z eksperymentowaniem w pracy. Warto często sprawdzać, jaki efekt przynosi zmiana. Jak to robić? Poprzez branie feedbacku. Częsty feedback pozwala szybko zauważyć, czy powinniśmy wprowadzić dodatkową korektę albo nawet zmienić kierunek. Wtedy np. po wprowadzeniu nowej osoby do zespołu, szybko zauważymy zmianę i ustalimy, co na nią wpływa. Czy czas, jaki upłynął, nie jest zbyt krótki, by zdążyła ona wejść we wszystkie zagadnienia pracy zespołu. Co może być przyczyną pozytywnej zmiany? Szybki feedback pozwoli zwrócić uwagę, że pojawienie się nowej osoby spowodowało zmniejszenie konfliktu wśród dotychczasowych członków, a to pozytywnie wpłynęło na dotychczasowe wyniki.

Przenosząc zasadę "kto gotuje, ten smakuje" w eksperymentowaniu na grunt zawodowy, potrzebujemy brać i dawać feedback o uzyskiwanych rezultatach możliwie często. To druga zasada skutecznego eksperymentowania, która pozwala w razie potrzeby bezpiecznie zmienić kurs.

"Gdzie kucharek sześć, tam nie ma co jeść"

To znane powiedzenie przypomina, że każdemu z nas smakuje co innego. W związku z tym, by potrawa była zjadliwa, tylko jedna osoba powinna oceniać czy potrawa jest gotowa, czy nie.

A w biznesie? Ta sama zmiana może być różnie oceniana przez różne osoby. Byśmy mogli powiedzieć czy eksperyment się udał czy nie, powinniśmy najpierw ustalić jego cel oraz miary sukcesu, określić po czym poznamy, że idziemy w dobrą stronę i odnieśliśmy sukces. Bez tego możemy co najwyżej "czuć", że coś się zmienia. I nawet, gdy zmienia się na lepsze, to raczej będzie trudno ocenić, o ile i czy tempo zmian jest wystarczająco dobre.

We wspominanej zmianie składu zespołu możemy poprosić o feedback i dowiedzieć się, że według większości członków atmosfera w zespole jest lepsza, ale według niektórych jest gorzej. Jak w takiej sytuacji ocenić wyniki? Czy możemy wtedy mówić o sukcesie zmiany? Jeżeli zdefiniujemy sukces eksperymentu jako "atmosfera przez większość członków jest oceniana pozytywnie" to mamy sukces, ale jeżeli celem jest "poprawa atmosfery w całym zespole", to wtedy mamy porażkę.

Na starcie potrzebujemy ustalić kryteria oceny, a także to, kto i kiedy je oceni. Ta trzecia zasada skutecznego eksperymentowania pozwala mierzyć i świętować sukcesy.

Wszystkie eksperymenty mają jedną wspólną cechę: mogą zakończyć się sukcesem lub porażką. Jeżeli mamy pewność tylko sukcesu lub tylko porażki, to nie możemy mówić o eksperymentowaniu.

Eksperyment zawiera w sobie niepewność, ale jego realizacja zawsze daje możliwość zdobycia nowej wiedzy, nawet jeśli poniesiemy porażkę. Można dowiedzieć się, co na co wpływa, co nam pasuje, co nam wychodzi, a co nie, kiedy potrafimy grać drużynowo, a kiedy wolimy grać solo itd.

Eksperymentowanie rozwija nas jako osoby i jako zespół. Jest sposobem działania w czasach VUCA i częścią Mindsetu Agile. Zadbaj o to, by było skuteczne.

Jako scrum master widzę, że głęboka samowiedza płynąca z eksperymentowania pozwala znajdować najlepsze rozwiązania w każdej sytuacji. Bo w życiu tak jak w kuchni: "Kto latem pracuje, zimą głodu nie czuje."

Edyta Drojecka, Trener i Konsultant GRUPY ODITK

Polecane:

· Agile Mindset - FILARY - kurs online

· Agile Mindset - NARZĘDZIA - kurs online