14.09.2015

Jak funkcjonalność kalendarzy zadań, programu do zarządzania projektami, pomogła nazwać proces szybkich dostaw

Nie łatwo jest stać się elastycznym, gdy proces produkcyjny jest ciągły, a jego zmiany kosztowne.

Pewnej firmie, która od lat borykała się z brakiem elastyczności produkcji, w końcu udało się opracować proces, który reagował na bieżące potrzeby klientów. Aby wyliczyć hipotetyczny „lead time” należało wziąć pod uwagę kilka różnych ograniczeń. Do tego celu wyśmienicie nadała się funkcjonalność kalendarza zadań, popularnego programu do zarządzania projektami.

Opisywana firma charakteryzuje się ciągłym procesem produkcyjnym. Ze względu na wysokie koszty zmiany produkowanego asortymentu, plan ewentualnych zmian produkcji jest ustalany z góry. Wszelkie dodatkowe zmiany w cyklu produkcyjnym, pomimo aplauzu sprzedaży i marketingu, spotykają się z ostrym sprzeciwem strony produkcyjnej, finansowej i planowania produkcji. Klienci natomiast jedynie część swoich potrzeb mogą zaplanować. Pozostała część jest zmienna i zależy od ogłaszanych przetargów, w których klienci biorą udział oraz ich wyników. Klient, który nie trafił w dobry moment produkcji potrzebnego mu asortymentu, czeka na dostawę do 3 tygodni.

W tej branży trudno o elastyczne zarządzanie produkcją, choć firmy nie ustają w wysiłkach aby również w ich przypadku udało się postawić znak równości między byciem elastycznym a zwiększeniem konkurencyjności i nie wpadnięciem w tarapaty. "Pierwszą jaskółką" zwinnych procesów  w tej branży było uruchomienie produkcji na zlecenie. W takim przypadku produkcja uruchamiana jest z półproduktów na zlecenie klienta. Taka usługa jest droższa, generuje większe koszty dla firmy, ale gwarantuje dostawę w około tydzień.

Przytaczana firma swoją usługę skierowała głównie na rynek czeski, gdzie marża, pomimo większych kosztów procesowych, nadal była bardzo atrakcyjna. W planie strategicznym przyjęto, że po roku funkcjonowania serwisu rozważana będzie decyzja o rozszerzeniu na inne rynki. Gdy proces był gotowy, grupa sprzedawców i menedżerów produktów stanęła przed wyzwaniem opracowania nazwy serwisu i wyliczenia faktycznej długości czasu dostawy, którą można było zaoferować klientowi. Problem polegał na tym, że w procesie brały udział grupy pracowników o zmiennych godzinach pracy.

Do opracowania powyższych zagadnień przeliczono czasy kolejnych etapów procesu przyjęcia i realizacji zamówienia:

1. Przyjęcie zlecenia i jego przekazanie do systemu produkcyjnego - 4h.

2. Opracowanie zlecenia od strony produkcyjnej i aktualizacja harmonogramu produkcji - 2h.

3. Przekazanie półproduktu na produkcję - 6h.

4. Produkcja i opakowanie - 16h.

5. Przekazanie na magazyn i przygotowanie do wysyłki - 4h.

6. Organizacja transportu - 4h.

7. Podstawienie auta - 12h.

8. Załadunek i wyjazd - 2h.

Kroki te realizowane są w różnych oddziałach firmy, również przez organizacje zewnętrzne (transport), stąd też różne są godziny ich wykonywania:

- Kroki 1, 2, 6 - realizowane w godzinach 8-16.

- Kroki 3, 4, 5 - realizowane w trybie 24/7.

- Kroki 7,8 - realizowane w trybie 24/5 (pn-pt).

Zastanawiano się jak rozwiązać temat obliczeń. Zdecydowano się na dość nietypowe do tego celu narzędzie. Mianowicie wykorzystano program do tworzenia harmonogramów i jego funkcjonalność: Kalendarz Zadań. Stworzenie harmonogramu procesu realizacji, z odpowiednim zastosowaniem kalendarzy zadań, pozwoliło na dokładne wyliczenie czasu trwania całego zlecenia.

Etap 1. Przygotowano strukturę zadań


 

Na tym etapie program wyliczył całkowity czas realizacji zlecenia na nieco ponad 6 dni. Taki czas można było zaproponować, gdyby wszyscy pracowali w trybie 8 godzin dziennie, 5 dni w tygodniu.

Etap 2. Stworzono i przypisano kalendarze zadań zgodnie z wytycznymi

 Zadania z odrębnymi kalendarzami są oznaczone specjalną ikoną w kolumnie wskaźników "i".


Po przypisaniu kalendarzy, ze względu na wydłużenie czasu pracy w dniach korzystających z kalendarzy o dostępnym czasie dłuższym niż 8 godzin, czas skrócił się wyraźnie - do 2 dni i 7 godzin. Firma wolała zachować pewien margines bezpieczeństwa na nieprzewidziane sytuacje. W związku z tym uznano, że czas, który zostanie zaoferowany klientom to 4 dni na produkcję i 2 dni na transport.

Serwis nazwano "Speed 4+2". Po roku jego funkcjonowania nazwa sprawdziła się, ponieważ w 85% przypadków czas realizacji zlecenia faktycznie zamknął się w 6 dniach.

Warto używać znanych nam narzędzi do nietypowych dla nich zadań. Kalendarze zadań pozwalają na odpowiednie harmonogramowanie projektu, gdy część zadań realizowana jest  w różnych godzinach. Często zapomina się o tej funkcji programu. Dobrze jest jednak z niej skorzystać gdyż pozwala na realne bardziej dokładne obliczenia czasu i kosztów realizacji zadań projektu.

Wojciech Matłosz, Trener GRUPY ODITK

10.12.2018

Innowacyjność w Polsce – jak to naprawdę wygląda?

Innowacyjność w Polsce ma różne oblicza. Dużo w tym kontekście mówi się o start-upach, i słusznie....

[więcej]
05.11.2018

Relacje – cichy zabójca sprzedaży?

Od kilku lat w procesach sprzedażowych kładzie się nacisk na budowanie relacji z klientem. Kierunek...

[więcej]
29.10.2018

Zmiany i nowości w wytycznych i certyfikacji IPMA

Najnowsza wersja „Wytycznych Kompetencji Indywidualnych w Zarządzaniu Projektami, Programami i...

[więcej]
15.10.2018

Planowanie programu rozwojowego – z kim i o czym rozmawiać

Fakt: Programy rozwojowe często nie osiągają założonych rezultatów.

[więcej]
01.10.2018

Grywalizacja – let's talk about fun

Super poważny zawodowy świat zmienia oblicze. Domaga się świeżości, lekkości i funu. Millenialsi,...

[więcej]
03.09.2018

Czego menadżer może się nauczyć od psa?

Zespoły mogły się już uczyć od dzikich gęsi. Sprawdzonym trenerem okazał się też koń. Mnie...

[więcej]
20.08.2018

Kto decyduje o wdrożeniu strategii organizacji - duży i mały obrazek

Typowy obrazek z polskich organizacji: zarząd wypracowuje strategię, a następnie zaprasza...

[więcej]
06.08.2018

Zator ogłoszony, czyli BIM w zamówieniach publicznych już w Polsce

Wyobraźmy sobie taką sytuację. Długo oczekiwana inwestycja w centrum miasta. Przebudowa, która...

[więcej]
23.07.2018

Kultura narodowa w biznesowej globalnej wiosce – czy nadal ma znaczenie?

Dlaczego w Arabii Saudyjskiej manekiny sklepowe nie mają głów?

[więcej]
09.07.2018

Związki zawodowe – czy pojawią się w każdej firmie?

Na początku czerwca 2018 r. sejm przyjął ustawę, która zasadniczo zmienia przepisy regulujące...

[więcej]
18.06.2018

Programy rozwojowe i model 70:20:10 – historia z happy endem?

Odnoszę wrażenie, iż wszyscy zgadzamy się, że model 70:20:10 powinien stanowić kręgosłup programów...

[więcej]
21.05.2018

Etyczna sprzedaż w branży ubezpieczeniowej – poszukiwanie jednorożca?

„Czy da się wyżyć w sprzedaży, nie oszukując?” – takim pytaniem zaskoczył mnie kilka dni temu...

[więcej]
07.05.2018

Mentoring – nie zaczynaj od ogona

Nie mogę wyjść z zaskoczenia, gdy w kolejnej organizacji, która uruchamia mentoring, stykam się z...

[więcej]
23.04.2018

BIM Manager – praca szuka człowieka

BIM (Building Information Modeling) - ten skrót od 2 lat jest niesłychanie „modny” w branży...

[więcej]
09.04.2018

To coach or not to coach – coaching menadżerski w ujęciu MAC

Certyfikowani coachowie i związane z tym specjalizacje mnożą się jak grzyby po deszczu. Dostępny...

[więcej]
05.03.2018

Wszystko zaczyna się od empatii – Design Thinking

Irytujesz się, kiedy podczas dyskusji pada stwierdzenie: „Spróbuj wejść w moje buty”? Jeżeli to...

[więcej]
19.02.2018

Nowy rok, nowe cele – strategia a procesy i pracownicy

Początek roku to dla wielu organizacji ogłoszenie nowych kierunków i celów strategicznych będących...

[więcej]
05.02.2018

Sposób na przełom w innowacjach

Co robić, gdy wszystkie nisko wiszące owoce zostały już zebrane? W życiu – wiadomo – zwykle trzeba...

[więcej]
29.01.2018

Microlearning – panaceum na oporny mózg

Kto nie chciałby uczyć się szybciej, łatwiej, efektywniej? Niestety mózg często stawia nam czynny...

[więcej]
15.01.2018

Różnorodność w zespole boli i leczy

Z różnorodnością spotykamy się coraz częściej. Dotyczy ona już nie tylko płci czy pokolenia, ale...

[więcej]
18.12.2017

Co było i co będzie – trendy w HR 2017-2018

Rok 2017 dobiega końca. To czas podsumowań tego, co się udało, co zrobiliśmy, ale też moment, w...

[więcej]
04.12.2017

Building Information Modeling (BIM) – nowy wymiar branży budowlanej

Branża budowlana to stale rosnące wymagania w obszarze tworzenia nowej infrastruktury oraz nowych...

[więcej]
20.11.2017

O systemie antymobbingowym i antydyskryminacyjnym w działaniu - reagowanie i monitorowanie

Efektywny system antydyskryminacyjny i antymobbingowy opiera się na trzech filarach:...

[więcej]
06.11.2017

Etykieta biznesu czyli o kulturze budowania relacji

Co jakiś czas, w różnych sytuacjach, mamy okazję obserwować zachowania osób pełniących ważne...

[więcej]
23.10.2017

Kultura feedbacku - o sile informacji zwrotnej

O sile informacji zwrotnej korygującej dane mi było przekonać się w pewne czerwcowe przedpołudnie...

[więcej]
06.10.2017

TRIZ - fakty i mity

Każdy menadżer staje przed wyzwaniami przez duże „W”, w których nie ma mowy o prostej poprawie...

[więcej]
15.09.2017

Wymagania w projektach zwinnych – działasz Agile czy tylko o tym mówisz

„Działamy teraz Agile” to częsta deklaracja, którą potem szybko i boleśnie weryfikuje codzienność.

[więcej]
04.09.2017

E-learning – pięć filarów sukcesu

Apetyt polskich firm i urzędów na e-learning rośnie. Niestety próby jego wykorzystania często...

[więcej]
20.08.2017

Ewolucja w sprzedaży – przystosuj się albo zgiń

Świat się zmienia. W każdej dowolnie wybranej dziedzinie, wiedza i zasób informacji podwajają się...

[więcej]
31.07.2017

Zdawać czy nie zdawać - certyfikacja project management

Zapytałam Justynę, certyfikowaną Project Manager oraz moją bliską przyjaciółkę, czy wiedza, którą...

[więcej]
17.07.2017

O pracy płytkiej i głębokiej

„Tak to można szatkować kapustę” – powiedziała moja współpracowniczka, gdy w związku ze spóźnieniem...

[więcej]
03.07.2017

HR bez procesów – w tym szaleństwie jest metoda

HR jest zwyczajowo postrzegany jako dział, który „wspiera organizację”, „zaspokaja potrzeby...

[więcej]
26.06.2017

AGILE – zwinny sposób na projekt nie tylko dla IT

Złośliwi mówią, że gdyby na książce kucharskiej napisać Agile, to jej sprzedaż by wzrosła. Fakty są...

[więcej]
05.06.2017

Na co masz apetyt? BUY IN dla inicjatyw HR

Przypomnij sobie ostatnią sytuację, gdy byłeś wilczo głodny. Wszystko, co czujesz, to: chcę jeść!...

[więcej]
22.05.2017

Chwila prawdy dla systemu antymobbingowego i antydyskryminacyjnego

W pewnej organizacji do działu HR wpłynęła anonimowa skarga dotycząca molestowania seksualnego,...

[więcej]
09.05.2017

Wyróżnij się - standardy obsługi klienta z pomysłem

„Dzień dobry, dzień dobry wiewiórki i bobry” – tym zdaniem zostałam powitana na pokładzie samolotu...

[więcej]
03.04.2017

Tech-trendy i symplifikacja, czyli jak rozwijać Millenialsów

Na polskim rynku pracy obecnie funkcjonują dwa główne pokolenia: X oraz Millenialsi (pokolenie Y)....

[więcej]
20.03.2017

Zarządzanie przez cele (MBO) dla menadżera

System zarządzania przez cele, opisany przez Petera Drucker’a w książce: „Praktyka zarządzania”,...

[więcej]
07.03.2017

Uzupełnianie kompetencji w projekcie zwinnym

Nikt nie ma już wątpliwości. Cokolwiek by się nie działo Murphy zadziała. Projekt zaawansowany....

[więcej]
06.02.2017

Sposób na "syndrom szczupaka"

Termin „syndrom szczupaka” pochodzi od eksperymentu przeprowadzonego przez niemieckiego zoologa...

[więcej]