Nie łatwo jest stać się elastycznym, gdy proces produkcyjny jest ciągły, a jego zmiany kosztowne.
Pewnej firmie, która od lat borykała się z brakiem elastyczności produkcji, w końcu udało się opracować proces, który reagował na bieżące potrzeby klientów. Aby wyliczyć hipotetyczny „lead time” należało wziąć pod uwagę kilka różnych ograniczeń. Do tego celu wyśmienicie nadała się funkcjonalność kalendarza zadań, popularnego programu do zarządzania projektami.
Opisywana firma charakteryzuje się ciągłym procesem produkcyjnym. Ze względu na wysokie koszty zmiany produkowanego asortymentu, plan ewentualnych zmian produkcji jest ustalany z góry. Wszelkie dodatkowe zmiany w cyklu produkcyjnym, pomimo aplauzu sprzedaży i marketingu, spotykają się z ostrym sprzeciwem strony produkcyjnej, finansowej i planowania produkcji. Klienci natomiast jedynie część swoich potrzeb mogą zaplanować. Pozostała część jest zmienna i zależy od ogłaszanych przetargów, w których klienci biorą udział oraz ich wyników. Klient, który nie trafił w dobry moment produkcji potrzebnego mu asortymentu, czeka na dostawę do 3 tygodni.
W tej branży trudno o elastyczne zarządzanie produkcją, choć firmy nie ustają w wysiłkach aby również w ich przypadku udało się postawić znak równości między byciem elastycznym a zwiększeniem konkurencyjności i nie wpadnięciem w tarapaty. "Pierwszą jaskółką" zwinnych procesów w tej branży było uruchomienie produkcji na zlecenie. W takim przypadku produkcja uruchamiana jest z półproduktów na zlecenie klienta. Taka usługa jest droższa, generuje większe koszty dla firmy, ale gwarantuje dostawę w około tydzień.
Przytaczana firma swoją usługę skierowała głównie na rynek czeski, gdzie marża, pomimo większych kosztów procesowych, nadal była bardzo atrakcyjna. W planie strategicznym przyjęto, że po roku funkcjonowania serwisu rozważana będzie decyzja o rozszerzeniu na inne rynki. Gdy proces był gotowy, grupa sprzedawców i menedżerów produktów stanęła przed wyzwaniem opracowania nazwy serwisu i wyliczenia faktycznej długości czasu dostawy, którą można było zaoferować klientowi. Problem polegał na tym, że w procesie brały udział grupy pracowników o zmiennych godzinach pracy.
Do opracowania powyższych zagadnień przeliczono czasy kolejnych etapów procesu przyjęcia i realizacji zamówienia:
1. Przyjęcie zlecenia i jego przekazanie do systemu produkcyjnego - 4h.
2. Opracowanie zlecenia od strony produkcyjnej i aktualizacja harmonogramu produkcji - 2h.
3. Przekazanie półproduktu na produkcję - 6h.
4. Produkcja i opakowanie - 16h.
5. Przekazanie na magazyn i przygotowanie do wysyłki - 4h.
6. Organizacja transportu - 4h.
7. Podstawienie auta - 12h.
8. Załadunek i wyjazd - 2h.
Kroki te realizowane są w różnych oddziałach firmy, również przez organizacje zewnętrzne (transport), stąd też różne są godziny ich wykonywania:
- Kroki 1, 2, 6 - realizowane w godzinach 8-16.
- Kroki 3, 4, 5 - realizowane w trybie 24/7.
- Kroki 7,8 - realizowane w trybie 24/5 (pn-pt).
Zastanawiano się jak rozwiązać temat obliczeń. Zdecydowano się na dość nietypowe do tego celu narzędzie. Mianowicie wykorzystano program do tworzenia harmonogramów i jego funkcjonalność: Kalendarz Zadań. Stworzenie harmonogramu procesu realizacji, z odpowiednim zastosowaniem kalendarzy zadań, pozwoliło na dokładne wyliczenie czasu trwania całego zlecenia.
Etap 1. Przygotowano strukturę zadań
Na tym etapie program wyliczył całkowity czas realizacji zlecenia na nieco ponad 6 dni. Taki czas można było zaproponować, gdyby wszyscy pracowali w trybie 8 godzin dziennie, 5 dni w tygodniu.
Etap 2. Stworzono i przypisano kalendarze zadań zgodnie z wytycznymi
Zadania z odrębnymi kalendarzami są oznaczone specjalną ikoną w kolumnie wskaźników "i".
Po przypisaniu kalendarzy, ze względu na wydłużenie czasu pracy w dniach korzystających z kalendarzy o dostępnym czasie dłuższym niż 8 godzin, czas skrócił się wyraźnie - do 2 dni i 7 godzin. Firma wolała zachować pewien margines bezpieczeństwa na nieprzewidziane sytuacje. W związku z tym uznano, że czas, który zostanie zaoferowany klientom to 4 dni na produkcję i 2 dni na transport.
Serwis nazwano "Speed 4+2". Po roku jego funkcjonowania nazwa sprawdziła się, ponieważ w 85% przypadków czas realizacji zlecenia faktycznie zamknął się w 6 dniach.
Warto używać znanych nam narzędzi do nietypowych dla nich zadań. Kalendarze zadań pozwalają na odpowiednie harmonogramowanie projektu, gdy część zadań realizowana jest w różnych godzinach. Często zapomina się o tej funkcji programu. Dobrze jest jednak z niej skorzystać gdyż pozwala na realne bardziej dokładne obliczenia czasu i kosztów realizacji zadań projektu.
Wojciech Matłosz, Trener GRUPY ODITK
Poznaj Roberta. Pracuje w firmie od dłuższego czasu. Świetnie radzi sobie ze wszystkimi, nawet...
Ewa rozpoczyna pracę na produkcji. Porusza się po firmie i przydzielonych zadaniach jak we mgle....
W biznesie rzadko jakiś trend jest tak jednoznaczny i długoterminowy jak aktualna fala zmian...
Projektowanie produktów i usług powinno być wyraźnie połączone z potrzebami ich odbiorców. Czy tak...
Ostatnie dwa lata zmieniły krajobraz naszych biur i sposób pracy. Model pracy hybrydowej zostanie z...
W nowej rzeczywistości każda organizacja potrzebuje nie tylko przetrwać kryzysowy czas, ale...
„Nie ma zespołu bez zaufania” jak twierdzi Paul Santagata (Head of Industry w Google). Twierdzenie...
Potrzeba nam dziś rewolucyjnych, dysruptywnych innowacji - tysięcy nakładających się większych i...
Jak to jest, że 80% badanych Polaków uważa, że warto doceniać, chciałoby być docenianym częściej i...
Jeśli przed pandemią - choć z trzaskiem - dźwigaliśmy braki w kulturze komunikacji czy współpracy w...
VUCA Times, globalizacja, Big Data, automatyzacja, robotyzacja, zamiana towarów w usługi, zwinne i...
Nie zawsze łatwa decyzja o odejściu z poprzedniej firmy, nowe środowisko i zadania, a to wszystko w...
Trudno nie dostrzegać symptomów zmian klimatu. Nie tylko zarządzający, ale też pracownicy firm na...
Siła woli to pojęcie, o którym słyszy się stosunkowo często. Zazdrościmy jej tym, którzy ją mają....
Najbardziej lubię się uczyć na przykładach. Jest w nich dużo inspiracji, ale i lekcji o tym, co...
Zarządzanie w środowisku, w którym nie zachodziły częste zmiany, było relatywnie łatwe. Gdy jest...
Wszyscy wiemy, że warto uczyć się na sukcesach. A ja, tak jak bohater filmu Ridleya Scotta „Dobry...
Nowe potrzeby pracowników wymagają świeżego spojrzenia na benefity.
Agile, agility, agile mindset, zwinność, agile leadership - to hasła, które od miesięcy są na...
Czy wiesz, że większość ludzi poświęca ponad 80% swojego życia na rozpamiętywanie tego, co było lub...
O transformacji przywództwa mówiono od przynajmniej 10 lat. Jednak to ostatni rok pokazał prawdziwe...
Burza i pioruny, a potem ciche dni – znasz to? A może jednak od początku cisza, ale atmosfera w...
Spadek sprzedaży stawia zarządzających firmą przed dylematem, jak najlepiej na zmiennym rynku...
Kiedy spadają przychody, rodzi się pokusa, by sprzedawać wszystkim klientom, którzy się pojawią....
W sporcie zwinność jest bezcenna. Szybkie podania, przejęcia, zmiany, przepływ energii między...
Firma chce się rozwijać, walczyć o rynek, w „covidowych” warunkach dodatkowo poszerzyła lub...
Wiele firm staje przed wyzwaniem dalszego projektowania swojego wzrostu w wyjątkowo zmiennym...
Przywództwo to świadomy wybór, sama charyzma nie wystarczy, by być dobrym liderem.
Często kryzys, obok zagrożenia, stwarza nowe okazje. Aby je dostrzec, trzeba być elastycznym....
Kolejna tarcza antykryzysowa wprowadziła sporo ważnych zmian w prawie pracy.
Mózg wpada w wiele różnych pułapek, z których nie zdajemy sobie sprawy. A one mają wpływ na...
Ostatni rok będziemy pamiętać nie tylko jako rok Covid-19, ale też rok gwałtownej rewolucji...
Wiadomo, że słowo 'sukces' kojarzy się pozytywnie. A co się stanie, kiedy dodamy do niego dwie...
O transformacji sprzedaży do online mówiono od kilku dobrych lat, ale była to raczej aspiracja,...
Niezwykłe czasy rodzą niezwykłe historie. Przedstawiam anatomię z projektu, który okazał się być...
Menadżerowie wciąż poszukują skutecznych sposobów motywowania swoich pracowników. A jeśli w tzw....
Wyobraź sobie, że jesteś wysoko w górach. Pogoda może zmienić się w każdej chwili. Czasem świeci...
Pamiętam, jak w 2008 roku pisałem artykuły o zarządzaniu stresem w obliczu kryzysu ekonomicznego,...
Rozwój znajduje się w ćwiartce matrycy Eisenhowera: WAŻNE/NIEPILNE – tak pokazują moje...
O różnicach pomiędzy byciem menadżerem a liderem powiedziano już bardzo dużo. Aktualna sytuacja to...