Jak funkcjonalność kalendarzy zadań, programu do zarządzania projektami, pomogła nazwać proces szybkich dostaw

Nie łatwo jest stać się elastycznym, gdy proces produkcyjny jest ciągły, a jego zmiany kosztowne.

Pewnej firmie, która od lat borykała się z brakiem elastyczności produkcji, w końcu udało się opracować proces, który reagował na bieżące potrzeby klientów. Aby wyliczyć hipotetyczny „lead time” należało wziąć pod uwagę kilka różnych ograniczeń. Do tego celu wyśmienicie nadała się funkcjonalność kalendarza zadań, popularnego programu do zarządzania projektami.

Opisywana firma charakteryzuje się ciągłym procesem produkcyjnym. Ze względu na wysokie koszty zmiany produkowanego asortymentu, plan ewentualnych zmian produkcji jest ustalany z góry. Wszelkie dodatkowe zmiany w cyklu produkcyjnym, pomimo aplauzu sprzedaży i marketingu, spotykają się z ostrym sprzeciwem strony produkcyjnej, finansowej i planowania produkcji. Klienci natomiast jedynie część swoich potrzeb mogą zaplanować. Pozostała część jest zmienna i zależy od ogłaszanych przetargów, w których klienci biorą udział oraz ich wyników. Klient, który nie trafił w dobry moment produkcji potrzebnego mu asortymentu, czeka na dostawę do 3 tygodni.

W tej branży trudno o elastyczne zarządzanie produkcją, choć firmy nie ustają w wysiłkach aby również w ich przypadku udało się postawić znak równości między byciem elastycznym a zwiększeniem konkurencyjności i nie wpadnięciem w tarapaty. "Pierwszą jaskółką" zwinnych procesów  w tej branży było uruchomienie produkcji na zlecenie. W takim przypadku produkcja uruchamiana jest z półproduktów na zlecenie klienta. Taka usługa jest droższa, generuje większe koszty dla firmy, ale gwarantuje dostawę w około tydzień.

Przytaczana firma swoją usługę skierowała głównie na rynek czeski, gdzie marża, pomimo większych kosztów procesowych, nadal była bardzo atrakcyjna. W planie strategicznym przyjęto, że po roku funkcjonowania serwisu rozważana będzie decyzja o rozszerzeniu na inne rynki. Gdy proces był gotowy, grupa sprzedawców i menedżerów produktów stanęła przed wyzwaniem opracowania nazwy serwisu i wyliczenia faktycznej długości czasu dostawy, którą można było zaoferować klientowi. Problem polegał na tym, że w procesie brały udział grupy pracowników o zmiennych godzinach pracy.

Do opracowania powyższych zagadnień przeliczono czasy kolejnych etapów procesu przyjęcia i realizacji zamówienia:

1. Przyjęcie zlecenia i jego przekazanie do systemu produkcyjnego - 4h.

2. Opracowanie zlecenia od strony produkcyjnej i aktualizacja harmonogramu produkcji - 2h.

3. Przekazanie półproduktu na produkcję - 6h.

4. Produkcja i opakowanie - 16h.

5. Przekazanie na magazyn i przygotowanie do wysyłki - 4h.

6. Organizacja transportu - 4h.

7. Podstawienie auta - 12h.

8. Załadunek i wyjazd - 2h.

Kroki te realizowane są w różnych oddziałach firmy, również przez organizacje zewnętrzne (transport), stąd też różne są godziny ich wykonywania:

- Kroki 1, 2, 6 - realizowane w godzinach 8-16.

- Kroki 3, 4, 5 - realizowane w trybie 24/7.

- Kroki 7,8 - realizowane w trybie 24/5 (pn-pt).

Zastanawiano się jak rozwiązać temat obliczeń. Zdecydowano się na dość nietypowe do tego celu narzędzie. Mianowicie wykorzystano program do tworzenia harmonogramów i jego funkcjonalność: Kalendarz Zadań. Stworzenie harmonogramu procesu realizacji, z odpowiednim zastosowaniem kalendarzy zadań, pozwoliło na dokładne wyliczenie czasu trwania całego zlecenia.

Etap 1. Przygotowano strukturę zadań

Na tym etapie program wyliczył całkowity czas realizacji zlecenia na nieco ponad 6 dni. Taki czas można było zaproponować, gdyby wszyscy pracowali w trybie 8 godzin dziennie, 5 dni w tygodniu.

Etap 2. Stworzono i przypisano kalendarze zadań zgodnie z wytycznymi

 Zadania z odrębnymi kalendarzami są oznaczone specjalną ikoną w kolumnie wskaźników "i".

Po przypisaniu kalendarzy, ze względu na wydłużenie czasu pracy w dniach korzystających z kalendarzy o dostępnym czasie dłuższym niż 8 godzin, czas skrócił się wyraźnie - do 2 dni i 7 godzin. Firma wolała zachować pewien margines bezpieczeństwa na nieprzewidziane sytuacje. W związku z tym uznano, że czas, który zostanie zaoferowany klientom to 4 dni na produkcję i 2 dni na transport.

Serwis nazwano "Speed 4+2". Po roku jego funkcjonowania nazwa sprawdziła się, ponieważ w 85% przypadków czas realizacji zlecenia faktycznie zamknął się w 6 dniach.

Warto używać znanych nam narzędzi do nietypowych dla nich zadań. Kalendarze zadań pozwalają na odpowiednie harmonogramowanie projektu, gdy część zadań realizowana jest  w różnych godzinach. Często zapomina się o tej funkcji programu. Dobrze jest jednak z niej skorzystać gdyż pozwala na realne bardziej dokładne obliczenia czasu i kosztów realizacji zadań projektu.

Wojciech Matłosz, Trener GRUPY ODITK