14/09/2015

Jak funkcjonalność kalendarzy zadań, programu do zarządzania projektami, pomogła nazwać proces szybkich dostaw

Nie łatwo jest stać się elastycznym, gdy proces produkcyjny jest ciągły, a jego zmiany kosztowne.

Pewnej firmie, która od lat borykała się z brakiem elastyczności produkcji, w końcu udało się opracować proces, który reagował na bieżące potrzeby klientów. Aby wyliczyć hipotetyczny „lead time” należało wziąć pod uwagę kilka różnych ograniczeń. Do tego celu wyśmienicie nadała się funkcjonalność kalendarza zadań, popularnego programu do zarządzania projektami.

Opisywana firma charakteryzuje się ciągłym procesem produkcyjnym. Ze względu na wysokie koszty zmiany produkowanego asortymentu, plan ewentualnych zmian produkcji jest ustalany z góry. Wszelkie dodatkowe zmiany w cyklu produkcyjnym, pomimo aplauzu sprzedaży i marketingu, spotykają się z ostrym sprzeciwem strony produkcyjnej, finansowej i planowania produkcji. Klienci natomiast jedynie część swoich potrzeb mogą zaplanować. Pozostała część jest zmienna i zależy od ogłaszanych przetargów, w których klienci biorą udział oraz ich wyników. Klient, który nie trafił w dobry moment produkcji potrzebnego mu asortymentu, czeka na dostawę do 3 tygodni.

W tej branży trudno o elastyczne zarządzanie produkcją, choć firmy nie ustają w wysiłkach aby również w ich przypadku udało się postawić znak równości między byciem elastycznym a zwiększeniem konkurencyjności i nie wpadnięciem w tarapaty. "Pierwszą jaskółką" zwinnych procesów  w tej branży było uruchomienie produkcji na zlecenie. W takim przypadku produkcja uruchamiana jest z półproduktów na zlecenie klienta. Taka usługa jest droższa, generuje większe koszty dla firmy, ale gwarantuje dostawę w około tydzień.

Przytaczana firma swoją usługę skierowała głównie na rynek czeski, gdzie marża, pomimo większych kosztów procesowych, nadal była bardzo atrakcyjna. W planie strategicznym przyjęto, że po roku funkcjonowania serwisu rozważana będzie decyzja o rozszerzeniu na inne rynki. Gdy proces był gotowy, grupa sprzedawców i menedżerów produktów stanęła przed wyzwaniem opracowania nazwy serwisu i wyliczenia faktycznej długości czasu dostawy, którą można było zaoferować klientowi. Problem polegał na tym, że w procesie brały udział grupy pracowników o zmiennych godzinach pracy.

Do opracowania powyższych zagadnień przeliczono czasy kolejnych etapów procesu przyjęcia i realizacji zamówienia:

1. Przyjęcie zlecenia i jego przekazanie do systemu produkcyjnego - 4h.

2. Opracowanie zlecenia od strony produkcyjnej i aktualizacja harmonogramu produkcji - 2h.

3. Przekazanie półproduktu na produkcję - 6h.

4. Produkcja i opakowanie - 16h.

5. Przekazanie na magazyn i przygotowanie do wysyłki - 4h.

6. Organizacja transportu - 4h.

7. Podstawienie auta - 12h.

8. Załadunek i wyjazd - 2h.

Kroki te realizowane są w różnych oddziałach firmy, również przez organizacje zewnętrzne (transport), stąd też różne są godziny ich wykonywania:

- Kroki 1, 2, 6 - realizowane w godzinach 8-16.

- Kroki 3, 4, 5 - realizowane w trybie 24/7.

- Kroki 7,8 - realizowane w trybie 24/5 (pn-pt).

Zastanawiano się jak rozwiązać temat obliczeń. Zdecydowano się na dość nietypowe do tego celu narzędzie. Mianowicie wykorzystano program do tworzenia harmonogramów i jego funkcjonalność: Kalendarz Zadań. Stworzenie harmonogramu procesu realizacji, z odpowiednim zastosowaniem kalendarzy zadań, pozwoliło na dokładne wyliczenie czasu trwania całego zlecenia.

Etap 1. Przygotowano strukturę zadań


 

Na tym etapie program wyliczył całkowity czas realizacji zlecenia na nieco ponad 6 dni. Taki czas można było zaproponować, gdyby wszyscy pracowali w trybie 8 godzin dziennie, 5 dni w tygodniu.

Etap 2. Stworzono i przypisano kalendarze zadań zgodnie z wytycznymi

 Zadania z odrębnymi kalendarzami są oznaczone specjalną ikoną w kolumnie wskaźników "i".


Po przypisaniu kalendarzy, ze względu na wydłużenie czasu pracy w dniach korzystających z kalendarzy o dostępnym czasie dłuższym niż 8 godzin, czas skrócił się wyraźnie - do 2 dni i 7 godzin. Firma wolała zachować pewien margines bezpieczeństwa na nieprzewidziane sytuacje. W związku z tym uznano, że czas, który zostanie zaoferowany klientom to 4 dni na produkcję i 2 dni na transport.

Serwis nazwano "Speed 4+2". Po roku jego funkcjonowania nazwa sprawdziła się, ponieważ w 85% przypadków czas realizacji zlecenia faktycznie zamknął się w 6 dniach.

Warto używać znanych nam narzędzi do nietypowych dla nich zadań. Kalendarze zadań pozwalają na odpowiednie harmonogramowanie projektu, gdy część zadań realizowana jest  w różnych godzinach. Często zapomina się o tej funkcji programu. Dobrze jest jednak z niej skorzystać gdyż pozwala na realne bardziej dokładne obliczenia czasu i kosztów realizacji zadań projektu.

Wojciech Matłosz, Trener GRUPY ODITK

Autor artykułu
WOJCIECH MATŁOSZ
4/10/2021

Docenianie - bo żeby docenić…. trzeba cenić

Jak to jest, że 80% badanych Polaków uważa, że warto doceniać, chciałoby być docenianych częściej i...

20/09/2021

Jaką wartość mają wartości w Twojej organizacji?

Jeśli przed pandemią - choć z trzaskiem - dźwigaliśmy braki w kulturze komunikacji czy współpracy w...

7/09/2021

CONTROLLER 5.0 - Controlling Leaders of To(morrow)Day

VUCA Times, globalizacja, Big Data, automatyzacja, robotyzacja, zamiana towarów w usługi, zwinne i...

30/08/2021

Na szerokie wody mnie weź – onboarding w zdalnym wydaniu

Nie zawsze łatwa decyzja o odejściu z poprzedniej firmy, nowe środowisko i zadania, a to wszystko w...

30/07/2021

Klimatyczny wstrząs dla biznesu - „Fit for 55”

Trudno nie dostrzegać symptomów zmian klimatu. Nie tylko zarządzający, ale też pracownicy firm na...

9/07/2021

Trening silnej woli latem (i nie tylko) – to możliwe!

Siła woli to pojęcie, o którym słyszy się stosunkowo często. Zazdrościmy jej tym, którzy ją mają....

21/06/2021

Inspiracja i pragmatyzm – program rozwojowy dla menadżerów w modelu 70:20:10 (case study)

Najbardziej lubię się uczyć na przykładach. Jest w nich dużo inspiracji, ale i lekcji o tym, co...

7/06/2021

Eksperymentowanie - Agile Mindset od kuchni

Zarządzanie w środowisku, w którym nie zachodziły częste zmiany, było relatywnie łatwe. Gdy jest...

24/05/2021

Jaka piękna katastrofa – lekcje płynące z Misji Apollo 13

Wszyscy wiemy, że warto uczyć się na sukcesach. A ja, tak jak bohater filmu Ridleya Scotta „Dobry...

10/05/2021

Nowe potrzeby to nowe benefity – jak zapewnić pracownikom wsparcie psychologiczne

Nowe potrzeby pracowników wymagają świeżego spojrzenia na benefity.

27/04/2021

Agile Mindset – hit czy kit?

Agile, agility, agile mindset, zwinność, agile leadership - to hasła, które od miesięcy są na...

19/04/2021

Na „covidową rzeczywistość” odpowiedz realizmem

Czy wiesz, że większość ludzi poświęca ponad 80% swojego życia na rozpamiętywanie tego, co było lub...

15/03/2021

Leadership w nowej normalności

O transformacji przywództwa mówiono od przynajmniej 10 lat. Jednak to ostatni rok pokazał prawdziwe...

18/01/2021

Zarządzanie konfliktem – ważny element dobrego przywództwa

Burza i pioruny, a potem ciche dni – znasz to? A może jednak od początku cisza, ale atmosfera w...

10/12/2020

Od czego zacząć, gdy spada sprzedaż?

Spadek sprzedaży stawia zarządzających firmą przed dylematem, jak najlepiej na zmiennym rynku...

27/11/2020

Czy sprzedawać wszystkim klientom?

Kiedy spadają przychody, rodzi się pokusa, by sprzedawać wszystkim klientom, którzy się pojawią....

18/11/2020

Zwinność jest wtedy, gdy piłka jest w grze – krótki przewodnik po AGILITY

W sporcie zwinność jest bezcenna. Szybkie podania, przejęcia, zmiany, przepływ energii między...

22/10/2020

Kogo zatrudnić na Dyrektora Sprzedaży? To zależy, co i jak ma sprzedawać

Firma chce się rozwijać, walczyć o rynek, w „covidowych” warunkach dodatkowo poszerzyła lub...

30/09/2020

Oczywiste problemy biznesowe i nieoczywiste odpowiedzi w czasach Covid-19

Wiele firm staje przed wyzwaniem dalszego projektowania swojego wzrostu w wyjątkowo zmiennym...

29/09/2020

Wirtualne przywództwo, czyli lider w digitalnym świecie

Przywództwo to świadomy wybór, sama charyzma nie wystarczy, by być dobrym liderem.

28/09/2020

Strategia w czasach pandemii

Często kryzys, obok zagrożenia, stwarza nowe okazje. Aby je dostrzec, trzeba być elastycznym....

4/09/2020

Tarcza 4.0. i kolejne zmiany w prawie pracy

Kolejna tarcza antykryzysowa wprowadziła sporo ważnych zmian w prawie pracy.

22/08/2020

Kontrolujesz własne decyzje? O pułapkach, które funduje nam mózg

Mózg wpada w wiele różnych pułapek, z których nie zdajemy sobie sprawy. A one mają wpływ na...

4/08/2020

BIM Koordynator – pierwsza linia obrony

Ostatni rok będziemy pamiętać nie tylko jako rok Covid-19, ale też rok gwałtownej rewolucji...

30/07/2020

Inne podejście do sukcesji

Wiadomo, że słowo 'sukces' kojarzy się pozytywnie. A co się stanie, kiedy dodamy do niego dwie...

29/06/2020

Are you ready to go online? Jak przygotować handlowców do transformacji sprzedaży

O transformacji sprzedaży do online mówiono od kilku dobrych lat, ale była to raczej aspiracja,...

15/06/2020

Projekt ekstremalny od środka – the good, the bad and the ugly

Niezwykłe czasy rodzą niezwykłe historie. Przedstawiam anatomię z projektu, który okazał się być...

1/06/2020

Jak motywować w nieprzewidywalnych czasach

Menadżerowie wciąż poszukują skutecznych sposobów motywowania swoich pracowników. A jeśli w tzw....

27/04/2020

O co tyle krzyku z odpornością psychiczną?

Wyobraź sobie, że jesteś wysoko w górach. Pogoda może zmienić się w każdej chwili. Czasem świeci...

6/04/2020

Ty kontra stres – o mądrej rozgrywce i przygotowaniu na nowe

Pamiętam, jak w 2008 roku pisałem artykuły o zarządzaniu stresem w obliczu kryzysu ekonomicznego,...

30/03/2020

Rozwój w czasach zarazy

Rozwój znajduje się w ćwiartce matrycy Eisenhowera: WAŻNE/NIEPILNE – tak pokazują moje...

23/03/2020

Liderze - doładuj pozytywne emocje

O różnicach pomiędzy byciem menadżerem a liderem powiedziano już bardzo dużo. Aktualna sytuacja to...

13/03/2020

Jak oswoić niepewność – redukuj swój lęk

Kto z nas lubi się bać? Nie chcemy lęku. Unikamy go na różne sposoby (mniej i bardziej zdrowe)....

13/03/2020

Praca zdalna – kluczowe kwestie prawne

W związku z przyspieszonym transferem do pracy zdalnej, stykamy się z pytaniami ze strony działów...

3/03/2020

Jak cię widzą, tak ci płacą – o znaczeniu ubioru w biznesie

Mówi się, że nie powinniśmy oceniać książki po okładce. A i tak często to robimy - wydajemy opinię...

24/02/2020

Zwinność wodospadu, czyli agile mindset

Turkusowe zarządzanie, samoorganizujące się zespoły, zwinność organizacji. Znamy to, prawda? Te i...

29/01/2020

Project management z perspektywy czasu – jak było i jak będzie

Kiedy poprosiliśmy ministra gospodarki o honorowy patronat nad konferencją Project Management,...

16/12/2019

Samoorganizujący się zespół? Tak, ale po sFRISowaniu

Typowa sytuacja: dołączyłeś do projektu Agile i wiesz, że macie stać się zespołem...

4/12/2019

Goodness is good for business – kilka słów o programach wellbeing

Weekend trwa jeszcze w najlepsze, a Ty myślisz tylko o tym, że następnego dnia musisz iść do pracy....

15/11/2019

Rozwój po nowemu – WOW w procesach rozwojowych

Zmiana pokoleniowa w firmach, wszechobecna technologia i rzeczywistość VUCA kształtują nowe...