Jak wrócić z urlopu i nie zwariować

Jeśli czytasz ten artykuł, to może to oznaczać trzy rzeczy. Albo właśnie wróciłeś z urlopu i wariujesz, a bardzo, ale to bardzo, chciałbyś przestać. Lub też jesteś tuż przed wyjazdem i chcesz się dowiedzieć, jak poradzić sobie ze zderzeniem z pourlopową rzeczywistością.

Istnieje również szansa, że po prostu otworzyłeś ten artykuł z czystej, ludzkiej ciekawości. Niezależnie od Twojej motywacji znajdziesz tu informacje, które mogą być dla Ciebie pomocne w zarządzaniu sobą w sytuacji "około urlopowej".

Kwestia pierwsza. Zanim wrócisz z urlopu, powinieneś się najpierw na niego wybrać. I właściwie od tego rekomendowane jest rozpoczęcie przygody z brakiem tzw. depresji pourlopowej. Do procesu przygotowania się na wyjazd urlopowy powrócę, z przekory, w dalszej części tego artykułu.

Przejdźmy do kwestii drugiej, która występuje przed powrotem z urlopu. To urlop właściwy, czyli spędzanie urlopu. Tutaj wyróżniam, dla uproszczenia, jego trzy kategorie:

1. Urlop wypoczynkowy - innymi słowy, planujesz, dokąd wyjedziesz i realizujesz swój plan. Czy to jest wyjazd na działkę, czy też do ciepłych krajów. Może być to przyjemne zanurzenie się w nieróbstwie: leżak, plaża, piwo, książka, czas sączący się w stanie spokojnego relaksu. Może to również być plan aktywny: narty wodne, windsurfing, nurkowanie, skoki ze spadochronem. Niezależnie od preferencji - aktywnie czy spokojnie, jesteś w pełni w trybie urlopu. Ostatnią rzeczą, która przychodzi Ci do głowy, jest: co się tam dzieje w moim "korporacyjnym mordorze"?

2. Urlop pozorny - niby masz plan na urlop... niby wyjeżdżasz... niby dajesz sobie prawo do tego, by być albo aktywnym, albo zanurzyć się w rzeczonym nieróbstwie... Możesz być z grupą znajomych lub też z rodziną... jednak nie wypoczywasz w pełni. Ciągle poszukujesz miejsc z wi-fi, by sprawdzić służbową pocztę, być w kontakcie telefonicznym z biurem: dzwonisz, odbierasz i dobija Cię sytuacja, gdy jesteś w miejscu, w którym nie ma zasięgu oraz nie ma wi-fi. Fizycznie jesteś na urlopie. Psychicznie i emocjonalnie nadal siedzisz przy biurku.

3. Urlop przymusowy - kto w ogóle wymyślił instytucję urlopu?! Taką stratę czasu? Dlaczego ustawa obliguje do wykorzystania urlopu zaległego?! Przecież można by w tym czasie realizować istotne projekty, osiągać nowe cele, być efektywnym i potrzebnym. Gdy w taki sposób upływa Ci urlop, to z całą pewnością jesteś w pracy. Pod telefonem, pod mailem. Przypominasz sobie obowiązujące procedury, przygotowujesz się do nowych zadań, które czekają na Ciebie po upragnionym powrocie. W sumie, to najbardziej stresujesz się, że Cię nie ma tam, gdzie się właśnie dzieje.

Jak możesz zauważyć, Drogi Czytelniku, od tego, który ze sposobów wykorzystania urlopu praktykujesz, będzie zależało, w jaki sposób z niego wrócisz. Są różne sposoby spędzania urlopu i daleki jestem od tego, by każdy MUSIAŁ odcinać się w pełni od biura, jeśli tego nie chce. Jednocześnie często pracujemy na urlopie nie dlatego, że chcemy, ale dlatego, że, z uwagi na sposób przygotowania przed urlopem, musimy.

Najtrudniejszy powrót do rzeczywistości "po" będą miały osoby z kategorii "urlop wypoczynkowy". Jeśli jesteś właśnie w tej kategorii, możesz zauważyć pewną prawidłowość. Potrzebujesz kilku dni, żeby "wejść" w funkcjonowanie urlopowe. Tak samo będziesz potrzebować czasu i sposobu, aby powrócić w wir zadań, by w jak najwyższej efektywności ponownie "czyścić stajnie Augiasza". Jak zacząć po urlopie?

1. Zacznij jeszcze w trakcie. Np. na dwa, trzy dni przed powrotem skomponuj sobie listę utworów muzycznych, które będą podnosić Twoją energię i pozytywnie się kojarzyć. Gdy już wrócisz do biura i poczujesz się zmęczony - posłuchaj chwilę tej playlisty. Pozwoli Ci to wrócić do rzeczywistości urlopowej i będzie spokojnym pomostem między nią a rozpoczętą już pracą.

2. Daj sobie ze dwa, trzy dni po powrocie na odetchnięcie. Nie wracaj do pracy bezpośrednio "po wylądowaniu".

3. Co najmniej do połowy pierwszego dnia nie zaglądaj do skrzynki mailowej. Twoi współpracownicy wiedzą z autorespondera, że byłeś na urlopie. Mają świadomość, że będziesz potrzebował chwilę, by się "ogarnąć". Zajmij się najpierw ustaleniem listy, od czego potrzebujesz zacząć. Co jest ważne i co najpilniejsze. A w mailach zginiesz na co najmniej jeden jak nie dwa dni.

4. Skontaktuj się z następującymi osobami w pierwszej kolejności: osobą, która Cię zastępowała, by ustalić, jakie tematy zostały zrealizowane i jaki jest ich status oraz co jest obecnie najpilniejsze do realizacji. Spotkaj się z szefem i ustal, co jest w chwili obecnej najważniejsze do realizacji, czy priorytety przypadkiem się nie zmieniły.

5. Ustal plan na pierwszy tydzień w oparciu o powyższe.

6. Zarządzaj skrzynką pocztową. Pamiętaj, by przeglądać wiadomości od najświeższych do najstarszych. Jest wielce prawdopodobne, że część spraw ze starszych maili została już zrealizowana. W sprawie maili budzących Twoją wątpliwość co do stopnia realizacji lub Twojej odpowiedzialności - wyślij zapytanie.

7. Naklej na biurku/tyle monitora post-it - wróciłem z urlopu. Z całą pewnością pomoże Ci to zachować porządek dnia i da informację potencjalnym interesantom, którzy na pewno wiedzą z doświadczenia, co to oznacza.

8. Pamiętaj, aby dać sobie czas na spokojne wejście w tematy. Badania pokazują, że przez pierwsze dwa tygodnie Twoja efektywność jest na poziomie 40 do 60%. Dopiero w trzecim tygodniu możesz wejść na 110% swojej efektywności dzięki temu, że odpocząłeś.

Jeśli jesteś jeszcze przed urlopem i chcesz się do niego przygotować w taki sposób, by Twój urlop był wypoczynkowym a nie pozornym, przygotuj się odpowiednio do tego, by praca Cię nie goniła.

Oto proste rzeczy, które mogą Ci pomóc (na podstawie kaizenowego 5s):

1. Selekcja - wyznacz zadania priorytetowe, które muszą się zadziać w trakcie Twojego urlopu. Co możliwe, zrób sam. Co niemożliwe, przekaż osobie, która będzie Cię zastępować.

2. Systematyka - przekaż instrukcję osobie zastępującej Cię o tym, gdzie może znaleźć wszelkie potrzebne jej informacje i dane do wykonania zadań w trakcie Twojej nieobecności.

3. Sprzątanie - uporządkuj swoje dokumenty papierowe i na dysku wspólnym w swoich folderach tak, by osobie zastępującej Cię znalezienie potrzebnych materiałów nie sprawiło problemów i nie zmusiło do kontaktu z Tobą (przerywania Ci urlopu).

4. Standaryzacja - przejdź ze swoim zastępcą przez wszystkie kroki niezbędne do wykonania zadania. Stwórz check-listy i instrukcje dla zadań wyjątkowo wymagających. Wskaż osoby, od których Twój zastępca może uzyskać pomoc, nie musząc kontaktować się z Tobą.

5. Samodyscyplina - odpuść. Wyjedź i zostaw sprawy w wyznaczonych do tego rękach.

Jeśli chcesz być w kontakcie z biurem i trzymać rękę na pulsie, rekomenduję, choć rzadko, następujące rozwiązanie. Nie przerywaj sobie wypoczynku, bo nie odpoczniesz. Jeśli jednak nie masz wyjścia, zrób to na swoich zasadach. Ustal 30 minut w ciągu dnia, w których jesteś pod telefonem i możesz odebrać maile. Poza tym czasem zapomnij, że masz ze sobą telefon służbowy z dostępem do maila.

Kwestie podejścia do urlopu w wersji przymusowej celowo omijam w tym artykule. To zagadnienie na inny artykuł o zupełnie innym temacie.

Niemniej zastosowanie się do powyższych prostych kroków pomoże przygotować się do urlopu oraz spokojnie z niego wrócić.

Witold Salski - Trener Grupy ODiTK