15.07.2013

Kontrakt z zespołem? Czy to możliwe? To konieczne!

Pracujesz w zespole projektowym, w prace którego ludzie zaangażowali się z własnej woli. Nie pytają o pieniądze, korzyści i nadgodziny. Weszli w skład grupy, bo pociągało ich wyzwanie, możliwość nabycia nowych kompetencji, fascynująca energia. Ponadto Project Manager ma rzadki dar wzbudzania w zespole pasji do działania, wzmacnia to co dobre, a słabe strony zamienia w atuty. Można powiedzieć – projekt marzenie.

Wyobraź sobie...

Włączasz się w to wszystko i śmiało uruchamiasz styl pracy charakterystyczny dla spójnych i sprawnie działających grup. Do wykonania jest konkretny zakres prac. Podczas spotkania podejmujesz się poprowadzenia tematu. Kilka osób deklaruje Ci wsparcie. Przygotowujesz maila z konkretnymi, pilnymi zadaniami do wykonania i wysyłasz do zainteresowanych. Mija dzień - cisza. Nikt nie odpowiada. Piszesz kolejnego maila. Odpisuje jedna osoba, że fajnie, ale wyjeżdża i wróci do tematu po weekendzie. Reszta nadal milczy. Zaczynasz zatem dzwonić do każdej osoby osobno. Tylko jedna odbiera, druga oddzwania po godzinie, reszta nadal milczy. Mija kolejny dzień projektu, a na wysyłane sms-y reaguje kolejna osoba - "Sorry, pchnij mi proszę jeszcze raz maila, bo tamten poprzedni gdzieś mi utonął"...

Opisana sytuacja nie jest niczym niezwykłym. Zaangażowani w projekt ludzie, nawet jeśli weszli weń z radością i pasją, mają przecież szereg innych obowiązków, często z dużo wyższym priorytetem. Nie możesz zatem zakładać, że skoro ktoś wszedł w projekt, to teraz już na pewno będzie pracował w nim tak samo ciężko, jak Ty. Nawet w warunkach korporacyjnych, kiedy teoretycznie realizacja projektów wynika z obowiązków służbowych, nie ma całkowitej możliwości "zmuszenia" ludzi do pracy w projekcie. Przedsięwzięcia poruszają się w strukturach macierzowych, gdzie często alokacja czasu danej osoby jest w dużej części efektem jej mniej lub bardziej dobrej woli. Z doświadczenia wiem, że projektów jest zwykle znacznie więcej niż możliwości, a czasu znacznie mniej, niż wynika z aktualnych potrzeb. Do tego dopadająca z każdej strony "bieżączka" wynikająca z działań operacyjnych. Co więcej, ludzie naprawdę mogą mieć problem z systematycznym odbieraniem Twoich wiadomości. Znasz to doskonale - 100-200 maili służbowych dziennie nie jest niczym niezwykłym.

Pomyślmy jednak, czy w naszym studium przypadku dałoby się pewnych sytuacji uniknąć? Z czego one wynikają? Jak podnieść u członków zespołu poziom priorytetu dla zlecanych zadań? Jak w ogóle spowodować, aby Twoja korespondencja elektroniczna była czytana i spotykała się z reakcją w tempie, jakiego oczekujesz? Mam propozycję. Nie gwarantuję Ci, że wszystkie problemy znikną i że teraz ludzie rzucą wszystko, byle popychać akurat Twój projekt do przodu. Mogę jednak obiecać, że mocno zmniejszysz ryzyko wystąpienia sytuacji, jak powyżej. A jeśli nawet coś takiego się pojawi , to będziesz mieć w ręku narzędzie do egzekwowania na poziomie perswazji realizacji zobowiązań.

Tak - zobowiązań. Bo rozwiązaniem jest KONTRAKT. Nie taki, jak w przypadku umów cywilnych między klientem a wykonawcą.
W takich określane są obowiązki stron i konsekwencje niedotrzymania tych warunków. Na uczestników działa on niczym metoda kija - jeśli np. klient nie odpowiada na maile czy listy, a w umowie zasady komunikacji były jasno określone, to druga strona ma pełne prawo wykorzystać zapisy umowy. Klient o tym wie, więc zwykle sam siebie pilnuje, aby takich zasad nie naruszyć. Kontrakt, o którym chcę napisać jest dużo silniejszy - opiera się o podpisaną deklarację respektowania zasad komunikacyjnych w zespole w imię własnego dobrego imienia. Określa też wiele innych kwestii związanych z pracą zespołu, ale tu skoncentruję się na sprawach zasad komunikacji. Niektórzy nazywają ten dokument "Statutem zespołu", ja nazywam go twardo - Kontraktem.
Siłą tego dokumentu jest to, że jego treść ustalasz wspólnie z zespołem i robisz to zdecydowanie PRZED projektem. Nie wtedy, kiedy pojawią się pierwsze zakłócenia. Wtedy może być już, jeśli nawet nie za późno, to na pewno bardzo trudno o zmiany zasad pracy. To "Zasada Podniesionej Flagi""- ludzie przyzwyczaili się do pewnego stylu pracy z Tobą i niby czemu mieliby teraz dostosować się do innego?

Podaję Ci kilka ważnych kwestii, które w kontekście komunikacji warto ustalić w Kontrakcie :

  •  zasady wysyłania i odbierania maili - kto jest w polu DO a kto w DW i co to oznacza, jakie adresy mailowe służą do korespondencji w sprawie projektu, jaki jest czas na odpowiedź, co się dzieje, kiedy odpowiedzi nie ma? W moim przypadku działa zawsze zasada 24 godzin. Czyli każdy zobowiązuje się, że min. raz na dobę do określonej godziny czyta wszystkie maile związane z projektem. Jeśli nie jest w stanie tego zrobić musi WCZEŚNIEJ wysłać taką informację. To działa. Bez kija i marchewki.
  •  zasady komunikacji telefonicznej - jakie numery telefonów mogą być użyte w ramach prac projektowych, w jakich godzinach można dzwonić, czy nagrywać komunikaty na poczcie, czy lepiej wysyłać sms-y?
  •  organizacja spotkań, tele i wideokonferencji - i tu powinna nastąpić długa lista zasad znanych z literatury fachowej. Od konstruowania agendy, poprzez jej egzekwowanie, zasady udzielania głosu, punktualności, itp.

Czy to zagwarantuje, że wszystko będzie działać jak w zegarku? Nie, oczywiście, że nie. Ale coś zadziała - magia zobowiązania. Ludziom trudno będzie wycofać się z czegoś, co niczym cyrograf podpisali niemal własną krwią - swoim dobrym imieniem. Pamiętaj tylko, że nie jest to recepta na sukces, to tylko mitygacja pewnej części ryzyka. Reszta pozostaje niezmieniona - szef projektu 90% swojego czasu poświęca... komunikacji.

 

Przemysław Lisek - Trener Grupy ODiTK

10.12.2018

Innowacyjność w Polsce – jak to naprawdę wygląda?

Innowacyjność w Polsce ma różne oblicza. Dużo w tym kontekście mówi się o start-upach, i słusznie....

[więcej]
05.11.2018

Relacje – cichy zabójca sprzedaży?

Od kilku lat w procesach sprzedażowych kładzie się nacisk na budowanie relacji z klientem. Kierunek...

[więcej]
29.10.2018

Zmiany i nowości w wytycznych i certyfikacji IPMA

Najnowsza wersja „Wytycznych Kompetencji Indywidualnych w Zarządzaniu Projektami, Programami i...

[więcej]
15.10.2018

Planowanie programu rozwojowego – z kim i o czym rozmawiać

Fakt: Programy rozwojowe często nie osiągają założonych rezultatów.

[więcej]
01.10.2018

Grywalizacja – let's talk about fun

Super poważny zawodowy świat zmienia oblicze. Domaga się świeżości, lekkości i funu. Millenialsi,...

[więcej]
03.09.2018

Czego menadżer może się nauczyć od psa?

Zespoły mogły się już uczyć od dzikich gęsi. Sprawdzonym trenerem okazał się też koń. Mnie...

[więcej]
20.08.2018

Kto decyduje o wdrożeniu strategii organizacji - duży i mały obrazek

Typowy obrazek z polskich organizacji: zarząd wypracowuje strategię, a następnie zaprasza...

[więcej]
06.08.2018

Zator ogłoszony, czyli BIM w zamówieniach publicznych już w Polsce

Wyobraźmy sobie taką sytuację. Długo oczekiwana inwestycja w centrum miasta. Przebudowa, która...

[więcej]
23.07.2018

Kultura narodowa w biznesowej globalnej wiosce – czy nadal ma znaczenie?

Dlaczego w Arabii Saudyjskiej manekiny sklepowe nie mają głów?

[więcej]
09.07.2018

Związki zawodowe – czy pojawią się w każdej firmie?

Na początku czerwca 2018 r. sejm przyjął ustawę, która zasadniczo zmienia przepisy regulujące...

[więcej]
18.06.2018

Programy rozwojowe i model 70:20:10 – historia z happy endem?

Odnoszę wrażenie, iż wszyscy zgadzamy się, że model 70:20:10 powinien stanowić kręgosłup programów...

[więcej]
21.05.2018

Etyczna sprzedaż w branży ubezpieczeniowej – poszukiwanie jednorożca?

„Czy da się wyżyć w sprzedaży, nie oszukując?” – takim pytaniem zaskoczył mnie kilka dni temu...

[więcej]
07.05.2018

Mentoring – nie zaczynaj od ogona

Nie mogę wyjść z zaskoczenia, gdy w kolejnej organizacji, która uruchamia mentoring, stykam się z...

[więcej]
23.04.2018

BIM Manager – praca szuka człowieka

BIM (Building Information Modeling) - ten skrót od 2 lat jest niesłychanie „modny” w branży...

[więcej]
09.04.2018

To coach or not to coach – coaching menadżerski w ujęciu MAC

Certyfikowani coachowie i związane z tym specjalizacje mnożą się jak grzyby po deszczu. Dostępny...

[więcej]
05.03.2018

Wszystko zaczyna się od empatii – Design Thinking

Irytujesz się, kiedy podczas dyskusji pada stwierdzenie: „Spróbuj wejść w moje buty”? Jeżeli to...

[więcej]
19.02.2018

Nowy rok, nowe cele – strategia a procesy i pracownicy

Początek roku to dla wielu organizacji ogłoszenie nowych kierunków i celów strategicznych będących...

[więcej]
05.02.2018

Sposób na przełom w innowacjach

Co robić, gdy wszystkie nisko wiszące owoce zostały już zebrane? W życiu – wiadomo – zwykle trzeba...

[więcej]
29.01.2018

Microlearning – panaceum na oporny mózg

Kto nie chciałby uczyć się szybciej, łatwiej, efektywniej? Niestety mózg często stawia nam czynny...

[więcej]
15.01.2018

Różnorodność w zespole boli i leczy

Z różnorodnością spotykamy się coraz częściej. Dotyczy ona już nie tylko płci czy pokolenia, ale...

[więcej]
18.12.2017

Co było i co będzie – trendy w HR 2017-2018

Rok 2017 dobiega końca. To czas podsumowań tego, co się udało, co zrobiliśmy, ale też moment, w...

[więcej]
04.12.2017

Building Information Modeling (BIM) – nowy wymiar branży budowlanej

Branża budowlana to stale rosnące wymagania w obszarze tworzenia nowej infrastruktury oraz nowych...

[więcej]
20.11.2017

O systemie antymobbingowym i antydyskryminacyjnym w działaniu - reagowanie i monitorowanie

Efektywny system antydyskryminacyjny i antymobbingowy opiera się na trzech filarach:...

[więcej]
06.11.2017

Etykieta biznesu czyli o kulturze budowania relacji

Co jakiś czas, w różnych sytuacjach, mamy okazję obserwować zachowania osób pełniących ważne...

[więcej]
23.10.2017

Kultura feedbacku - o sile informacji zwrotnej

O sile informacji zwrotnej korygującej dane mi było przekonać się w pewne czerwcowe przedpołudnie...

[więcej]
06.10.2017

TRIZ - fakty i mity

Każdy menadżer staje przed wyzwaniami przez duże „W”, w których nie ma mowy o prostej poprawie...

[więcej]
15.09.2017

Wymagania w projektach zwinnych – działasz Agile czy tylko o tym mówisz

„Działamy teraz Agile” to częsta deklaracja, którą potem szybko i boleśnie weryfikuje codzienność.

[więcej]
04.09.2017

E-learning – pięć filarów sukcesu

Apetyt polskich firm i urzędów na e-learning rośnie. Niestety próby jego wykorzystania często...

[więcej]
20.08.2017

Ewolucja w sprzedaży – przystosuj się albo zgiń

Świat się zmienia. W każdej dowolnie wybranej dziedzinie, wiedza i zasób informacji podwajają się...

[więcej]
31.07.2017

Zdawać czy nie zdawać - certyfikacja project management

Zapytałam Justynę, certyfikowaną Project Manager oraz moją bliską przyjaciółkę, czy wiedza, którą...

[więcej]
17.07.2017

O pracy płytkiej i głębokiej

„Tak to można szatkować kapustę” – powiedziała moja współpracowniczka, gdy w związku ze spóźnieniem...

[więcej]
03.07.2017

HR bez procesów – w tym szaleństwie jest metoda

HR jest zwyczajowo postrzegany jako dział, który „wspiera organizację”, „zaspokaja potrzeby...

[więcej]
26.06.2017

AGILE – zwinny sposób na projekt nie tylko dla IT

Złośliwi mówią, że gdyby na książce kucharskiej napisać Agile, to jej sprzedaż by wzrosła. Fakty są...

[więcej]
05.06.2017

Na co masz apetyt? BUY IN dla inicjatyw HR

Przypomnij sobie ostatnią sytuację, gdy byłeś wilczo głodny. Wszystko, co czujesz, to: chcę jeść!...

[więcej]
22.05.2017

Chwila prawdy dla systemu antymobbingowego i antydyskryminacyjnego

W pewnej organizacji do działu HR wpłynęła anonimowa skarga dotycząca molestowania seksualnego,...

[więcej]
09.05.2017

Wyróżnij się - standardy obsługi klienta z pomysłem

„Dzień dobry, dzień dobry wiewiórki i bobry” – tym zdaniem zostałam powitana na pokładzie samolotu...

[więcej]
03.04.2017

Tech-trendy i symplifikacja, czyli jak rozwijać Millenialsów

Na polskim rynku pracy obecnie funkcjonują dwa główne pokolenia: X oraz Millenialsi (pokolenie Y)....

[więcej]
20.03.2017

Zarządzanie przez cele (MBO) dla menadżera

System zarządzania przez cele, opisany przez Petera Drucker’a w książce: „Praktyka zarządzania”,...

[więcej]
07.03.2017

Uzupełnianie kompetencji w projekcie zwinnym

Nikt nie ma już wątpliwości. Cokolwiek by się nie działo Murphy zadziała. Projekt zaawansowany....

[więcej]
06.02.2017

Sposób na "syndrom szczupaka"

Termin „syndrom szczupaka” pochodzi od eksperymentu przeprowadzonego przez niemieckiego zoologa...

[więcej]