15/07/2013

Kontrakt z zespołem? Czy to możliwe? To konieczne!

Pracujesz w zespole projektowym, w prace którego ludzie zaangażowali się z własnej woli. Nie pytają o pieniądze, korzyści i nadgodziny. Weszli w skład grupy, bo pociągało ich wyzwanie, możliwość nabycia nowych kompetencji, fascynująca energia. Ponadto Project Manager ma rzadki dar wzbudzania w zespole pasji do działania, wzmacnia to co dobre, a słabe strony zamienia w atuty. Można powiedzieć – projekt marzenie.

Wyobraź sobie...

Włączasz się w to wszystko i śmiało uruchamiasz styl pracy charakterystyczny dla spójnych i sprawnie działających grup. Do wykonania jest konkretny zakres prac. Podczas spotkania podejmujesz się poprowadzenia tematu. Kilka osób deklaruje Ci wsparcie. Przygotowujesz maila z konkretnymi, pilnymi zadaniami do wykonania i wysyłasz do zainteresowanych. Mija dzień - cisza. Nikt nie odpowiada. Piszesz kolejnego maila. Odpisuje jedna osoba, że fajnie, ale wyjeżdża i wróci do tematu po weekendzie. Reszta nadal milczy. Zaczynasz zatem dzwonić do każdej osoby osobno. Tylko jedna odbiera, druga oddzwania po godzinie, reszta nadal milczy. Mija kolejny dzień projektu, a na wysyłane sms-y reaguje kolejna osoba - "Sorry, pchnij mi proszę jeszcze raz maila, bo tamten poprzedni gdzieś mi utonął"...

Opisana sytuacja nie jest niczym niezwykłym. Zaangażowani w projekt ludzie, nawet jeśli weszli weń z radością i pasją, mają przecież szereg innych obowiązków, często z dużo wyższym priorytetem. Nie możesz zatem zakładać, że skoro ktoś wszedł w projekt, to teraz już na pewno będzie pracował w nim tak samo ciężko, jak Ty. Nawet w warunkach korporacyjnych, kiedy teoretycznie realizacja projektów wynika z obowiązków służbowych, nie ma całkowitej możliwości "zmuszenia" ludzi do pracy w projekcie. Przedsięwzięcia poruszają się w strukturach macierzowych, gdzie często alokacja czasu danej osoby jest w dużej części efektem jej mniej lub bardziej dobrej woli. Z doświadczenia wiem, że projektów jest zwykle znacznie więcej niż możliwości, a czasu znacznie mniej, niż wynika z aktualnych potrzeb. Do tego dopadająca z każdej strony "bieżączka" wynikająca z działań operacyjnych. Co więcej, ludzie naprawdę mogą mieć problem z systematycznym odbieraniem Twoich wiadomości. Znasz to doskonale - 100-200 maili służbowych dziennie nie jest niczym niezwykłym.

Pomyślmy jednak, czy w naszym studium przypadku dałoby się pewnych sytuacji uniknąć? Z czego one wynikają? Jak podnieść u członków zespołu poziom priorytetu dla zlecanych zadań? Jak w ogóle spowodować, aby Twoja korespondencja elektroniczna była czytana i spotykała się z reakcją w tempie, jakiego oczekujesz? Mam propozycję. Nie gwarantuję Ci, że wszystkie problemy znikną i że teraz ludzie rzucą wszystko, byle popychać akurat Twój projekt do przodu. Mogę jednak obiecać, że mocno zmniejszysz ryzyko wystąpienia sytuacji, jak powyżej. A jeśli nawet coś takiego się pojawi , to będziesz mieć w ręku narzędzie do egzekwowania na poziomie perswazji realizacji zobowiązań.

Tak - zobowiązań. Bo rozwiązaniem jest KONTRAKT. Nie taki, jak w przypadku umów cywilnych między klientem a wykonawcą.
W takich określane są obowiązki stron i konsekwencje niedotrzymania tych warunków. Na uczestników działa on niczym metoda kija - jeśli np. klient nie odpowiada na maile czy listy, a w umowie zasady komunikacji były jasno określone, to druga strona ma pełne prawo wykorzystać zapisy umowy. Klient o tym wie, więc zwykle sam siebie pilnuje, aby takich zasad nie naruszyć. Kontrakt, o którym chcę napisać jest dużo silniejszy - opiera się o podpisaną deklarację respektowania zasad komunikacyjnych w zespole w imię własnego dobrego imienia. Określa też wiele innych kwestii związanych z pracą zespołu, ale tu skoncentruję się na sprawach zasad komunikacji. Niektórzy nazywają ten dokument "Statutem zespołu", ja nazywam go twardo - Kontraktem.
Siłą tego dokumentu jest to, że jego treść ustalasz wspólnie z zespołem i robisz to zdecydowanie PRZED projektem. Nie wtedy, kiedy pojawią się pierwsze zakłócenia. Wtedy może być już, jeśli nawet nie za późno, to na pewno bardzo trudno o zmiany zasad pracy. To "Zasada Podniesionej Flagi""- ludzie przyzwyczaili się do pewnego stylu pracy z Tobą i niby czemu mieliby teraz dostosować się do innego?

Podaję Ci kilka ważnych kwestii, które w kontekście komunikacji warto ustalić w Kontrakcie :

  •  zasady wysyłania i odbierania maili - kto jest w polu DO a kto w DW i co to oznacza, jakie adresy mailowe służą do korespondencji w sprawie projektu, jaki jest czas na odpowiedź, co się dzieje, kiedy odpowiedzi nie ma? W moim przypadku działa zawsze zasada 24 godzin. Czyli każdy zobowiązuje się, że min. raz na dobę do określonej godziny czyta wszystkie maile związane z projektem. Jeśli nie jest w stanie tego zrobić musi WCZEŚNIEJ wysłać taką informację. To działa. Bez kija i marchewki.
  •  zasady komunikacji telefonicznej - jakie numery telefonów mogą być użyte w ramach prac projektowych, w jakich godzinach można dzwonić, czy nagrywać komunikaty na poczcie, czy lepiej wysyłać sms-y?
  •  organizacja spotkań, tele i wideokonferencji - i tu powinna nastąpić długa lista zasad znanych z literatury fachowej. Od konstruowania agendy, poprzez jej egzekwowanie, zasady udzielania głosu, punktualności, itp.

Czy to zagwarantuje, że wszystko będzie działać jak w zegarku? Nie, oczywiście, że nie. Ale coś zadziała - magia zobowiązania. Ludziom trudno będzie wycofać się z czegoś, co niczym cyrograf podpisali niemal własną krwią - swoim dobrym imieniem. Pamiętaj tylko, że nie jest to recepta na sukces, to tylko mitygacja pewnej części ryzyka. Reszta pozostaje niezmieniona - szef projektu 90% swojego czasu poświęca... komunikacji.

 

Przemysław Lisek - Trener Grupy ODiTK

Autor artykułu
PRZEMYSŁAW LISEK
19/09/2022

Mądre usprawnienia, które dostarczają wartość biznesową

Przypomnij sobie sytuację, kiedy musiałeś rozwiązać jakiś problem, np. naprawić coś, co się zepsuło.

10/08/2022

Czy wiesz, jak naładować swój osobisty powerbank?

Czy znasz to uczucie, gdy w zasadzie dbasz o siebie, jednak coraz częściej boli Cię głowa,...

4/07/2022

Rozwój menedżerów - trendy vs potrzeby

Jakie działania rozwojowe otrzymali menedżerowie w Twojej organizacji w 2022 roku? Jaki rozwój im...

20/06/2022

Rodzic ze spokojem w pracy – Pozytywna Dyscyplina w praktyce

Głośne dyskusje i słynne słowo „ZARAZ”. Foch i trzaskanie drzwiami. Posiłek, który ciągnie się...

23/05/2022

Jeśli pracownik umie, ale nie chce – jak wzmacniać motywację i zaangażowanie?

Poznaj Roberta. Pracuje w firmie od dłuższego czasu. Świetnie radzi sobie ze wszystkimi, nawet...

17/05/2022

Kiedy pracownik nie umie, ale chce – przywództwo sytuacyjne w świeżej odsłonie

Ewa rozpoczyna pracę na produkcji. Porusza się po firmie i przydzielonych zadaniach jak we mgle....

11/04/2022

Gorące, klimatyczne okazje biznesowe

W biznesie rzadko jakiś trend jest tak jednoznaczny i długoterminowy jak aktualna fala zmian...

14/03/2022

Od inżynierii produktu do inżynierii wartości – Value Engineering

Projektowanie produktów i usług powinno być wyraźnie połączone z potrzebami ich odbiorców. Czy tak...

14/02/2022

Trendy w rozwoju menadżerów

Ostatnie dwa lata zmieniły krajobraz naszych biur i sposób pracy. Model pracy hybrydowej zostanie z...

17/01/2022

Społeczności – organizacyjny potencjał synergii i transferu wiedzy

W nowej rzeczywistości każda organizacja potrzebuje nie tylko przetrwać kryzysowy czas, ale...

13/12/2021

Nie ma dymu bez ognia i zespołu bez zaufania - jak budować bezpieczeństwo psychiczne

„Nie ma zespołu bez zaufania” jak twierdzi Paul Santagata (Head of Industry w Google). Twierdzenie...

22/11/2021

Innowacje w czasie katastrofy klimatycznej

Potrzeba nam dziś rewolucyjnych, dysruptywnych innowacji - tysięcy nakładających się większych i...

4/10/2021

Docenianie - bo żeby docenić…. trzeba cenić

Jak to jest, że 80% badanych Polaków uważa, że warto doceniać, chciałoby być docenianym częściej i...

20/09/2021

Jaką wartość mają wartości w Twojej organizacji?

Jeśli przed pandemią - choć z trzaskiem - dźwigaliśmy braki w kulturze komunikacji czy współpracy w...

7/09/2021

CONTROLLER 5.0 - Controlling Leaders of To(morrow)Day

VUCA Times, globalizacja, Big Data, automatyzacja, robotyzacja, zamiana towarów w usługi, zwinne i...

30/08/2021

Na szerokie wody mnie weź – onboarding w zdalnym wydaniu

Nie zawsze łatwa decyzja o odejściu z poprzedniej firmy, nowe środowisko i zadania, a to wszystko w...

30/07/2021

Klimatyczny wstrząs dla biznesu - „Fit for 55”

Trudno nie dostrzegać symptomów zmian klimatu. Nie tylko zarządzający, ale też pracownicy firm na...

9/07/2021

Trening silnej woli latem (i nie tylko) – to możliwe!

Siła woli to pojęcie, o którym słyszy się stosunkowo często. Zazdrościmy jej tym, którzy ją mają....

21/06/2021

Inspiracja i pragmatyzm – program rozwojowy dla menadżerów w modelu 70:20:10 (case study)

Najbardziej lubię się uczyć na przykładach. Jest w nich dużo inspiracji, ale i lekcji o tym, co...

7/06/2021

Eksperymentowanie - Agile Mindset od kuchni

Zarządzanie w środowisku, w którym nie zachodziły częste zmiany, było relatywnie łatwe. Gdy jest...

24/05/2021

Jaka piękna katastrofa – lekcje płynące z Misji Apollo 13

Wszyscy wiemy, że warto uczyć się na sukcesach. A ja, tak jak bohater filmu Ridleya Scotta „Dobry...

10/05/2021

Nowe potrzeby to nowe benefity – jak zapewnić pracownikom wsparcie psychologiczne

Nowe potrzeby pracowników wymagają świeżego spojrzenia na benefity.

27/04/2021

Agile Mindset – hit czy kit?

Agile, agility, agile mindset, zwinność, agile leadership - to hasła, które od miesięcy są na...

19/04/2021

Na „covidową rzeczywistość” odpowiedz realizmem

Czy wiesz, że większość ludzi poświęca ponad 80% swojego życia na rozpamiętywanie tego, co było lub...

15/03/2021

Leadership w nowej normalności

O transformacji przywództwa mówiono od przynajmniej 10 lat. Jednak to ostatni rok pokazał prawdziwe...

18/01/2021

Zarządzanie konfliktem – ważny element dobrego przywództwa

Burza i pioruny, a potem ciche dni – znasz to? A może jednak od początku cisza, ale atmosfera w...

10/12/2020

Od czego zacząć, gdy spada sprzedaż?

Spadek sprzedaży stawia zarządzających firmą przed dylematem, jak najlepiej na zmiennym rynku...

27/11/2020

Czy sprzedawać wszystkim klientom?

Kiedy spadają przychody, rodzi się pokusa, by sprzedawać wszystkim klientom, którzy się pojawią....

18/11/2020

Zwinność jest wtedy, gdy piłka jest w grze – krótki przewodnik po AGILITY

W sporcie zwinność jest bezcenna. Szybkie podania, przejęcia, zmiany, przepływ energii między...

22/10/2020

Kogo zatrudnić na Dyrektora Sprzedaży? To zależy, co i jak ma sprzedawać

Firma chce się rozwijać, walczyć o rynek, w „covidowych” warunkach dodatkowo poszerzyła lub...

30/09/2020

Oczywiste problemy biznesowe i nieoczywiste odpowiedzi w czasach Covid-19

Wiele firm staje przed wyzwaniem dalszego projektowania swojego wzrostu w wyjątkowo zmiennym...

29/09/2020

Wirtualne przywództwo, czyli lider w digitalnym świecie

Przywództwo to świadomy wybór, sama charyzma nie wystarczy, by być dobrym liderem.

28/09/2020

Strategia w czasach pandemii

Często kryzys, obok zagrożenia, stwarza nowe okazje. Aby je dostrzec, trzeba być elastycznym....

4/09/2020

Tarcza 4.0. i kolejne zmiany w prawie pracy

Kolejna tarcza antykryzysowa wprowadziła sporo ważnych zmian w prawie pracy.

22/08/2020

Kontrolujesz własne decyzje? O pułapkach, które funduje nam mózg

Mózg wpada w wiele różnych pułapek, z których nie zdajemy sobie sprawy. A one mają wpływ na...

4/08/2020

BIM Koordynator – pierwsza linia obrony

Ostatni rok będziemy pamiętać nie tylko jako rok Covid-19, ale też rok gwałtownej rewolucji...

30/07/2020

Inne podejście do sukcesji

Wiadomo, że słowo 'sukces' kojarzy się pozytywnie. A co się stanie, kiedy dodamy do niego dwie...

29/06/2020

Are you ready to go online? Jak przygotować handlowców do transformacji sprzedaży

O transformacji sprzedaży do online mówiono od kilku dobrych lat, ale była to raczej aspiracja,...

15/06/2020

Projekt ekstremalny od środka – the good, the bad and the ugly

Niezwykłe czasy rodzą niezwykłe historie. Przedstawiam anatomię z projektu, który okazał się być...

1/06/2020

Jak motywować w nieprzewidywalnych czasach

Menadżerowie wciąż poszukują skutecznych sposobów motywowania swoich pracowników. A jeśli w tzw....