30/08/2021

Na szerokie wody mnie weź – onboarding w zdalnym wydaniu

Nie zawsze łatwa decyzja o odejściu z poprzedniej firmy, nowe środowisko i zadania, a to wszystko w klimacie pracy hybrydowej lub całkowicie zdalnie – brzmi to dość przerażająco, prawda? Przed takimi wyzwaniami stoi obecnie nowy pracownik.

Ja również stałam przed nimi parę miesięcy temu, zaczynając pracę w GRUPIE ODITK jako koordynator projektów rozwojowych, stąd temat jest mi szczególnie bliski. Wrażenia z pierwszych dni i tygodni w nowej pracy zostają w pamięci i mogą mieć duży wpływ na zaangażowanie. Dlatego ważne jest, aby w te pierwsze doświadczenia nowego pracownika zainwestować jak najwięcej uwagi.

Zdalny onboarding stał się kluczowym zagadnieniem strategicznym wielu organizacji. Badania pokazują, że onboarding rozszerzył swoje znaczenie. Z jednej strony jest tym, czym był zawsze, a więc zapoznaniem nowego pracownika z jego obowiązkami i współpracownikami. Z drugiej strony jednak stał się pewnego rodzaju przygotowaniem pracownika do wykonywania zadań w firmie w rzeczywistości w pełni zdalnej. To świetna okazja na pokazanie nowym osobom szans i wyzwań, związanych z takim trybem pracy.

Zapraszamy na pokład!

Pojęcie "onboarding" tłumaczone dosłownie oznacza "wejście na pokład". Dlatego proponuję spojrzeć na ten proces jak na zapoznanie pracownika ze statkiem i załogą, a także dołożenie wszelkich starań, by poczuł się jak jej członek. Jak to jednak zrobić, gdy członkowie załogi znajdują się w osobnych kajutach ze słuchawkami na uszach, a za oknami panuje pandemiczny sztorm?

Posługując się metaforą statku, Ty jako "stary wilk morski" pod postacią reprezentanta działu HR lub przełożonego pracownika masz bardzo odpowiedzialne zadanie - oprowadzić pracownika po pokładzie przedstawiając zespół i zadania, a następnie nauczyć go, jak radzić sobie w sytuacji sztormu, a więc w rzeczywistości zupełnie zdalnej. Lektura tego artykułu dostarczy Ci wielu przydatnych wskazówek, jak to zrobić.

Efektywny onboarding w zdalnym wydaniu

Badania podkreślają, że efektywny zdalny onboarding opiera się na czterech istotnych filarach (zgodnie z raportem eksperckim Idealny onboarding). Zadbaj o następujące aspekty:

1. Współpracę.
2. Przekazywanie ducha zespołu i przynależność.
3. Transfer wiedzy.
4. Organizację pracy.

Poniżej przedstawiam kilka wskazówek, jak w praktyce zaopiekować się tymi obszarami.

1. Aby zadbać o współpracę, warto żeby nowy pracownik:

  • Szybko uzyskał informacje na temat stanowisk i specjalizacji poszczególnych współpracowników firmy. Będzie wtedy miał możliwość zasięgania szybkich konsultacji, będzie bardziej efektywny.
  • Dostawał zadania, mające na celu jak najszybsze poznanie zespołu, inicjujące współpracę. Będzie miał wtedy poczucie zajmowania się różnorodnymi zadaniami, pracy w zróżnicowanym, wspierającym się środowisku.
  • Regularnie rozmawiał z przełożonym na temat swojego samopoczucia, potrzeb, wyzwań (także po 3-miesięcznym okresie wprowadzenia). Stworzy to możliwość modyfikacji procesu onboardingu. Pracownik będzie też czuł wsparcie.
  • Zapoznał się ze sprawdzonym komunikatorem wewnętrznym (np. Microsoft Teams, Discord, Slack). Będzie wtedy chętniej i częściej sięgał po pomoc czy radę, niż gdyby miał dzwonić, pisać maila czy organizować spotkanie online.

2. Aby przekazać nowemu pracownikowi ducha zespołu i wytworzyć poczucie przynależności, warto aby świeży członek załogi:

  • Miał możliwość spróbować pracy w modelu hybrydowym, przebywać naprzemiennie z różnymi osobami z zespołu w biurze. Pozna wtedy cały zespół na żywo i szybciej się wdroży.
  • Uczestniczył w zorganizowanej integracji - zdalnej lub na żywo - ze wszystkimi pracownikami firmy, a także ze swoim działem. Stworzy to szansę na lepsze poznanie koleżanek i kolegów oraz wytworzenie poczucia wspólnoty.
  • Otrzymał "welcome pack" w wersji fizycznej - pakiet powitalny, w którym mogą znaleźć się takie rzeczy jak: odręcznie napisany liścik od przełożonego, gadżety firmowe, przekąski. Wytworzy to większą identyfikację z firmą oraz miłe uczucia.

3. Żeby umiejętnie przekazać wiedzę nowemu pracownikowi, dobrze gdy:

  • Do wdrożenia oddelegowana jest konkretna osoba. Kreuje to poczucie bezpieczeństwa, łatwość uzyskania potrzebnych informacji. W wielu organizacjach taka osoba nazywana jest "buddy'".
  • Wyznaczona jest jedna osoba udzielająca wszelkich informacji formalnych (np. pakiet socjalny, umowa). Pracownik uzyskuje wtedy istotną wiedzę dotyczącą zatrudnienia.
  • Czuwa się nad powierzanymi nowemu pracownikowi zadaniami, regularnie monitoruje i udziela feedbacku. Buduje to lepszą relację, a także daje wgląd w poziom umiejętności nowego pracownika - sprzyja więc rozwojowi.
  • Utworzony jest dostęp do platform e-learningowych, materiałów, daje się przyzwolenie na czas spędzony na samodzielnej nauce. W ten sposób nowy pracownik zdobywa istotną wiedzę na temat firmy i jej produktów.

4. Po to, aby zapewnić dobrą organizację pracy, rekomenduje się:

  • Codzienne rozmowy z "buddy'm" w celu omówienia planu dnia i zadań. Sprzyja to lepszej organizacji pracy i kontroli. W nowym pracowniku wytwarza się też poczucie bycia częścią procesu.
  • Dostarczenie sprzętu do pracy, wszelkich materiałów (np. lista telefonów), procedur i dostępów (np. współdzielone dyski) - znacząco zwiększa to komfort pracy.
  • Regularne spotkania z zespołem w celu omówienia zadań. Prowadzi to do wzrostu efektywności, umiejętności zarządzania swoim czasem. Ułatwia też uzyskanie pomocy przy powierzonych zadaniach.

Jakie pułapki mogą na nas czyhać przy zdalnym onboardingu?

Jak wszyscy dobrze wiemy, każdy statek podczas rejsu może doświadczyć pewnych trudności - tym bardziej podczas niesprzyjających warunków atmosferycznych. O jakie góry lodowe może zahaczyć nasza łajba?

Po pierwsze, praca zdalna może sprawić, że pracownik nie będzie miał aż tak dużej motywacji, aby opanować zadania na wysokim poziomie lub aby głośno i stanowczo informować, że ma za mało informacji czy czegoś nie rozumie/nie umie. Ważny jest więc regularny kontakt z nowym pracownikiem, bieżący monitoring i zbudowanie dobrej relacji, opartej na szczerości.

Po drugie, praca zdalna może spowodować, że sprzęt i wszelkie dostępy mogą zostać przyznane z opóźnieniem. Warto zadbać o te aspekty odpowiednio wcześniej.

Co więcej, praca zdalna może przyczynić się do późniejszego dopięcia formalności, takich jak umowa. Dobrze jest pomyśleć o tym zawczasu, aby zapewnić większe poczucie stabilizacji i bezpieczeństwa pracownikowi.

Do portu

Podsumowując, zdalny onboarding to proces dość złożony. Kiedy 4 miesiące temu zaczęłam pracę w GRUPIE ODITK, nie znałam kapitana ani członków załogi, nie umiałam poruszać się po pokładzie, nie wiedziałam, co należy do moich obowiązków. Do tego niepewnie czułam się z pandemią szalejącą za oknami kajut.

Z perspektywy czasu widzę, że wprowadzając nowego członka załogi na pokład statku, przede wszystkim warto zadbać o to, aby zaczął współpracować z innymi, poczuł się częścią zespołu, zdobył potrzebną wiedzę i umiał organizować własną pracę. Aby to wszystko osiągnąć, dobrze jest korzystać z dobrodziejstw technologii i zaszczepiać w nowym pracowniku chęć do tego samego. W końcu statki już od dawna nie są napędzane tylko siłą rąk.

Życzę Wam, drodzy przełożeni i reprezentanci działu HR, żebyście bezpiecznie i z satysfakcją dobijali do każdego portu z nowymi, fantastycznymi członkami załogi na pokładzie!

Emilia Szydłowska, Koordynator projektów rozwojowych

 

Polecane szkolenia:

 

 

Autor artykułu
Emilia Szydłowska
20/09/2021

Jaką wartość mają wartości w Twojej organizacji?

Jeśli przed pandemią - choć z trzaskiem - dźwigaliśmy braki w kulturze komunikacji czy współpracy w...

7/09/2021

CONTROLLER 5.0 - Controlling Leaders of To(morrow)Day

VUCA Times, globalizacja, Big Data, automatyzacja, robotyzacja, zamiana towarów w usługi, zwinne i...

30/07/2021

Klimatyczny wstrząs dla biznesu - „Fit for 55”

Trudno nie dostrzegać symptomów zmian klimatu. Nie tylko zarządzający, ale też pracownicy firm na...

9/07/2021

Trening silnej woli latem (i nie tylko) – to możliwe!

Siła woli to pojęcie, o którym słyszy się stosunkowo często. Zazdrościmy jej tym, którzy ją mają....

21/06/2021

Inspiracja i pragmatyzm – program rozwojowy dla menadżerów w modelu 70:20:10 (case study)

Najbardziej lubię się uczyć na przykładach. Jest w nich dużo inspiracji, ale i lekcji o tym, co...

7/06/2021

Eksperymentowanie - Agile Mindset od kuchni

Zarządzanie w środowisku, w którym nie zachodziły częste zmiany, było relatywnie łatwe. Gdy jest...

24/05/2021

Jaka piękna katastrofa – lekcje płynące z Misji Apollo 13

Wszyscy wiemy, że warto uczyć się na sukcesach. A ja, tak jak bohater filmu Ridleya Scotta „Dobry...

10/05/2021

Nowe potrzeby to nowe benefity – jak zapewnić pracownikom wsparcie psychologiczne

Nowe potrzeby pracowników wymagają świeżego spojrzenia na benefity.

27/04/2021

Agile Mindset – hit czy kit?

Agile, agility, agile mindset, zwinność, agile leadership - to hasła, które od miesięcy są na...

19/04/2021

Na „covidową rzeczywistość” odpowiedz realizmem

Czy wiesz, że większość ludzi poświęca ponad 80% swojego życia na rozpamiętywanie tego, co było lub...

15/03/2021

Leadership w nowej normalności

O transformacji przywództwa mówiono od przynajmniej 10 lat. Jednak to ostatni rok pokazał prawdziwe...

18/01/2021

Zarządzanie konfliktem – ważny element dobrego przywództwa

Burza i pioruny, a potem ciche dni – znasz to? A może jednak od początku cisza, ale atmosfera w...

10/12/2020

Od czego zacząć, gdy spada sprzedaż?

Spadek sprzedaży stawia zarządzających firmą przed dylematem, jak najlepiej na zmiennym rynku...

27/11/2020

Czy sprzedawać wszystkim klientom?

Kiedy spadają przychody, rodzi się pokusa, by sprzedawać wszystkim klientom, którzy się pojawią....

18/11/2020

Zwinność jest wtedy, gdy piłka jest w grze – krótki przewodnik po AGILITY

W sporcie zwinność jest bezcenna. Szybkie podania, przejęcia, zmiany, przepływ energii między...

22/10/2020

Kogo zatrudnić na Dyrektora Sprzedaży? To zależy, co i jak ma sprzedawać

Firma chce się rozwijać, walczyć o rynek, w „covidowych” warunkach dodatkowo poszerzyła lub...

30/09/2020

Oczywiste problemy biznesowe i nieoczywiste odpowiedzi w czasach Covid-19

Wiele firm staje przed wyzwaniem dalszego projektowania swojego wzrostu w wyjątkowo zmiennym...

29/09/2020

Wirtualne przywództwo, czyli lider w digitalnym świecie

Przywództwo to świadomy wybór, sama charyzma nie wystarczy, by być dobrym liderem.

28/09/2020

Strategia w czasach pandemii

Często kryzys, obok zagrożenia, stwarza nowe okazje. Aby je dostrzec, trzeba być elastycznym....

4/09/2020

Tarcza 4.0. i kolejne zmiany w prawie pracy

Kolejna tarcza antykryzysowa wprowadziła sporo ważnych zmian w prawie pracy.

22/08/2020

Kontrolujesz własne decyzje? O pułapkach, które funduje nam mózg

Mózg wpada w wiele różnych pułapek, z których nie zdajemy sobie sprawy. A one mają wpływ na...

4/08/2020

BIM Koordynator – pierwsza linia obrony

Ostatni rok będziemy pamiętać nie tylko jako rok Covid-19, ale też rok gwałtownej rewolucji...

30/07/2020

Inne podejście do sukcesji

Wiadomo, że słowo 'sukces' kojarzy się pozytywnie. A co się stanie, kiedy dodamy do niego dwie...

29/06/2020

Are you ready to go online? Jak przygotować handlowców do transformacji sprzedaży

O transformacji sprzedaży do online mówiono od kilku dobrych lat, ale była to raczej aspiracja,...

15/06/2020

Projekt ekstremalny od środka – the good, the bad and the ugly

Niezwykłe czasy rodzą niezwykłe historie. Przedstawiam anatomię z projektu, który okazał się być...

1/06/2020

Jak motywować w nieprzewidywalnych czasach

Menadżerowie wciąż poszukują skutecznych sposobów motywowania swoich pracowników. A jeśli w tzw....

27/04/2020

O co tyle krzyku z odpornością psychiczną?

Wyobraź sobie, że jesteś wysoko w górach. Pogoda może zmienić się w każdej chwili. Czasem świeci...

6/04/2020

Ty kontra stres – o mądrej rozgrywce i przygotowaniu na nowe

Pamiętam, jak w 2008 roku pisałem artykuły o zarządzaniu stresem w obliczu kryzysu ekonomicznego,...

30/03/2020

Rozwój w czasach zarazy

Rozwój znajduje się w ćwiartce matrycy Eisenhowera: WAŻNE/NIEPILNE – tak pokazują moje...

23/03/2020

Liderze - doładuj pozytywne emocje

O różnicach pomiędzy byciem menadżerem a liderem powiedziano już bardzo dużo. Aktualna sytuacja to...

13/03/2020

Jak oswoić niepewność – redukuj swój lęk

Kto z nas lubi się bać? Nie chcemy lęku. Unikamy go na różne sposoby (mniej i bardziej zdrowe)....

13/03/2020

Praca zdalna – kluczowe kwestie prawne

W związku z przyspieszonym transferem do pracy zdalnej, stykamy się z pytaniami ze strony działów...

3/03/2020

Jak cię widzą, tak ci płacą – o znaczeniu ubioru w biznesie

Mówi się, że nie powinniśmy oceniać książki po okładce. A i tak często to robimy - wydajemy opinię...

24/02/2020

Zwinność wodospadu, czyli agile mindset

Turkusowe zarządzanie, samoorganizujące się zespoły, zwinność organizacji. Znamy to, prawda? Te i...

29/01/2020

Project management z perspektywy czasu – jak było i jak będzie

Kiedy poprosiliśmy ministra gospodarki o honorowy patronat nad konferencją Project Management,...

16/12/2019

Samoorganizujący się zespół? Tak, ale po sFRISowaniu

Typowa sytuacja: dołączyłeś do projektu Agile i wiesz, że macie stać się zespołem...

4/12/2019

Goodness is good for business – kilka słów o programach wellbeing

Weekend trwa jeszcze w najlepsze, a Ty myślisz tylko o tym, że następnego dnia musisz iść do pracy....

15/11/2019

Rozwój po nowemu – WOW w procesach rozwojowych

Zmiana pokoleniowa w firmach, wszechobecna technologia i rzeczywistość VUCA kształtują nowe...

28/10/2019

Taki mamy klimat – globalne ocieplenie a przyszłość zarządzania projektami

Nie lubimy zmian. Byłoby świetnie, gdyby sprawy mogły podążać ustalonymi od dekad ścieżkami, gdzie...

8/10/2019

Uważny, obecny i skuteczny, czyli mindfulness lidera

Nie masz chwili wytchnienia. Nadmiar obowiązków, presja, pośpiech, konflikty, zmiany, oczekiwania,...