Na szerokie wody mnie weź – onboarding w zdalnym wydaniu

Nie zawsze łatwa decyzja o odejściu z poprzedniej firmy, nowe środowisko i zadania, a to wszystko w klimacie pracy hybrydowej lub całkowicie zdalnie – brzmi to dość przerażająco, prawda? Przed takimi wyzwaniami stoi obecnie nowy pracownik.

Ja również stałam przed nimi parę miesięcy temu, zaczynając pracę w GRUPIE ODITK jako koordynator projektów rozwojowych, stąd temat jest mi szczególnie bliski. Wrażenia z pierwszych dni i tygodni w nowej pracy zostają w pamięci i mogą mieć duży wpływ na zaangażowanie. Dlatego ważne jest, aby w te pierwsze doświadczenia nowego pracownika zainwestować jak najwięcej uwagi.

Zdalny onboarding stał się kluczowym zagadnieniem strategicznym wielu organizacji. Badania pokazują, że onboarding rozszerzył swoje znaczenie. Z jednej strony jest tym, czym był zawsze, a więc zapoznaniem nowego pracownika z jego obowiązkami i współpracownikami. Z drugiej strony jednak stał się pewnego rodzaju przygotowaniem pracownika do wykonywania zadań w firmie w rzeczywistości w pełni zdalnej. To świetna okazja na pokazanie nowym osobom szans i wyzwań, związanych z takim trybem pracy.

Zapraszamy na pokład!

Pojęcie "onboarding" tłumaczone dosłownie oznacza "wejście na pokład". Dlatego proponuję spojrzeć na ten proces jak na zapoznanie pracownika ze statkiem i załogą, a także dołożenie wszelkich starań, by poczuł się jak jej członek. Jak to jednak zrobić, gdy członkowie załogi znajdują się w osobnych kajutach ze słuchawkami na uszach, a za oknami panuje pandemiczny sztorm?

Posługując się metaforą statku, Ty jako "stary wilk morski" pod postacią reprezentanta działu HR lub przełożonego pracownika masz bardzo odpowiedzialne zadanie - oprowadzić pracownika po pokładzie przedstawiając zespół i zadania, a następnie nauczyć go, jak radzić sobie w sytuacji sztormu, a więc w rzeczywistości zupełnie zdalnej. Lektura tego artykułu dostarczy Ci wielu przydatnych wskazówek, jak to zrobić.

Efektywny onboarding w zdalnym wydaniu

Badania podkreślają, że efektywny zdalny onboarding opiera się na czterech istotnych filarach (zgodnie z raportem eksperckim Idealny onboarding). Zadbaj o następujące aspekty:

1. Współpracę.
2. Przekazywanie ducha zespołu i przynależność.
3. Transfer wiedzy.
4. Organizację pracy.

Poniżej przedstawiam kilka wskazówek, jak w praktyce zaopiekować się tymi obszarami.

1. Aby zadbać o współpracę, warto żeby nowy pracownik:

Szybko uzyskał informacje na temat stanowisk i specjalizacji poszczególnych współpracowników firmy. Będzie wtedy miał możliwość zasięgania szybkich konsultacji, będzie bardziej efektywny.
Dostawał zadania, mające na celu jak najszybsze poznanie zespołu, inicjujące współpracę. Będzie miał wtedy poczucie zajmowania się różnorodnymi zadaniami, pracy w zróżnicowanym, wspierającym się środowisku.
Regularnie rozmawiał z przełożonym na temat swojego samopoczucia, potrzeb, wyzwań (także po 3-miesięcznym okresie wprowadzenia). Stworzy to możliwość modyfikacji procesu onboardingu. Pracownik będzie też czuł wsparcie.
Zapoznał się ze sprawdzonym komunikatorem wewnętrznym (np. Microsoft Teams, Discord, Slack). Będzie wtedy chętniej i częściej sięgał po pomoc czy radę, niż gdyby miał dzwonić, pisać maila czy organizować spotkanie online.

2. Aby przekazać nowemu pracownikowi ducha zespołu i wytworzyć poczucie przynależności, warto aby świeży członek załogi:

Miał możliwość spróbować pracy w modelu hybrydowym, przebywać naprzemiennie z różnymi osobami z zespołu w biurze. Pozna wtedy cały zespół na żywo i szybciej się wdroży.
Uczestniczył w zorganizowanej integracji - zdalnej lub na żywo - ze wszystkimi pracownikami firmy, a także ze swoim działem. Stworzy to szansę na lepsze poznanie koleżanek i kolegów oraz wytworzenie poczucia wspólnoty.
Otrzymał "welcome pack" w wersji fizycznej - pakiet powitalny, w którym mogą znaleźć się takie rzeczy jak: odręcznie napisany liścik od przełożonego, gadżety firmowe, przekąski. Wytworzy to większą identyfikację z firmą oraz miłe uczucia.

3. Żeby umiejętnie przekazać wiedzę nowemu pracownikowi, dobrze gdy:

Do wdrożenia oddelegowana jest konkretna osoba. Kreuje to poczucie bezpieczeństwa, łatwość uzyskania potrzebnych informacji. W wielu organizacjach taka osoba nazywana jest "buddy'".
Wyznaczona jest jedna osoba udzielająca wszelkich informacji formalnych (np. pakiet socjalny, umowa). Pracownik uzyskuje wtedy istotną wiedzę dotyczącą zatrudnienia.
Czuwa się nad powierzanymi nowemu pracownikowi zadaniami, regularnie monitoruje i udziela feedbacku. Buduje to lepszą relację, a także daje wgląd w poziom umiejętności nowego pracownika - sprzyja więc rozwojowi.
Utworzony jest dostęp do platform e-learningowych, materiałów, daje się przyzwolenie na czas spędzony na samodzielnej nauce. W ten sposób nowy pracownik zdobywa istotną wiedzę na temat firmy i jej produktów.

4. Po to, aby zapewnić dobrą organizację pracy, rekomenduje się:

Codzienne rozmowy z "buddy'm" w celu omówienia planu dnia i zadań. Sprzyja to lepszej organizacji pracy i kontroli. W nowym pracowniku wytwarza się też poczucie bycia częścią procesu.
Dostarczenie sprzętu do pracy, wszelkich materiałów (np. lista telefonów), procedur i dostępów (np. współdzielone dyski) - znacząco zwiększa to komfort pracy.
Regularne spotkania z zespołem w celu omówienia zadań. Prowadzi to do wzrostu efektywności, umiejętności zarządzania swoim czasem. Ułatwia też uzyskanie pomocy przy powierzonych zadaniach.

Jakie pułapki mogą na nas czyhać przy zdalnym onboardingu?

Jak wszyscy dobrze wiemy, każdy statek podczas rejsu może doświadczyć pewnych trudności - tym bardziej podczas niesprzyjających warunków atmosferycznych. O jakie góry lodowe może zahaczyć nasza łajba?

Po pierwsze, praca zdalna może sprawić, że pracownik nie będzie miał aż tak dużej motywacji, aby opanować zadania na wysokim poziomie lub aby głośno i stanowczo informować, że ma za mało informacji czy czegoś nie rozumie/nie umie. Ważny jest więc regularny kontakt z nowym pracownikiem, bieżący monitoring i zbudowanie dobrej relacji, opartej na szczerości.

Po drugie, praca zdalna może spowodować, że sprzęt i wszelkie dostępy mogą zostać przyznane z opóźnieniem. Warto zadbać o te aspekty odpowiednio wcześniej.

Co więcej, praca zdalna może przyczynić się do późniejszego dopięcia formalności, takich jak umowa. Dobrze jest pomyśleć o tym zawczasu, aby zapewnić większe poczucie stabilizacji i bezpieczeństwa pracownikowi.

Do portu

Podsumowując, zdalny onboarding to proces dość złożony. Kiedy 4 miesiące temu zaczęłam pracę w GRUPIE ODITK, nie znałam kapitana ani członków załogi, nie umiałam poruszać się po pokładzie, nie wiedziałam, co należy do moich obowiązków. Do tego niepewnie czułam się z pandemią szalejącą za oknami kajut.

Z perspektywy czasu widzę, że wprowadzając nowego członka załogi na pokład statku, przede wszystkim warto zadbać o to, aby zaczął współpracować z innymi, poczuł się częścią zespołu, zdobył potrzebną wiedzę i umiał organizować własną pracę. Aby to wszystko osiągnąć, dobrze jest korzystać z dobrodziejstw technologii i zaszczepiać w nowym pracowniku chęć do tego samego. W końcu statki już od dawna nie są napędzane tylko siłą rąk.

Życzę Wam, drodzy przełożeni i reprezentanci działu HR, żebyście bezpiecznie i z satysfakcją dobijali do każdego portu z nowymi, fantastycznymi członkami załogi na pokładzie!

Emilia Szydłowska, Koordynator projektów rozwojowych

Polecane szkolenia:

Autor artykułu

24/06/2024