Na Zachodzie bez zmian - planowanie w procesie nawigacyjnym N.E.W.S.

W czwartym i ostatnim artykule o procesie nawigacyjnym N.E.W.S. zapraszamy Cię w podróż na Zachód. Nie będzie to jednak westernowy Dziki Zachód, bo tu zajmujemy się planowaniem.

Dla przypomnienia: w procesie nawigacyjnym N.E.W.S. poruszamy się po kompasie. Na Północy ustaliliśmy nasz kierunek strategiczny i to, dokąd właściwie chcemy iść. Następnie witaliśmy Wschód, gdzie budowaliśmy zaangażowanie zespołu. Na Południu wyciągaliśmy spod dywanu przeszkody. A dziś, na Zachodzie zaplanujemy, jak to zrobimy. Czas w drogę...

Jakie uczucie pojawia się w Tobie, gdy planujesz?

Entuzjazm? Poczucie kontroli? Poczucie straty czasu? Zdecydowanie różnimy się preferencjami jeśli chodzi o tę aktywność. Naszą odpowiedź kształtuje też doświadczenie zawodowe.  Firmy, w których pracujemy przykładają różną wagę do planowania, co buduje określone nastawienie i nawyki z tym związane. Jak to jest w Twojej firmie? Osobiście, w sporej ilości polskich firm, widuję pewną awersję do planowania.

Pierwsza częsta sytuacja:  wszyscy są tak zajęci, że nie ma czasu na przysłowiowe  "ostrzenie piły", bo przecież trzeba piłować.

Druga: trochę nie wiadomo, kto powinien zająć się planowaniem. Wyższa kadra mówi: my jesteśmy od stawiania celów, a nie budowania szczegółowego planu.  Jest w tym racja, ale i ukryte założenie, że plany zaistnieją samoistnie i samodzielnie się zrealizują. Kto w takim razie odpowiada za  monitorowanie planu? Czy leci z nami pilot?

Trzecia: do planu wpadają jedynie rzeczy z krótką datą, a rzeczy mniej pilne (nawet te krytycznie ważne) pozostają poza nim. Jakie to rzeczy? Najczęściej są to kwestie organizacyjne, które wymagają zmian - procesy, współpraca, komunikacja, kluczowe decyzje ułatwiające koncentrację na strategii. Tu widzę największe zagrożenie, gdyż wspomniane kwestie warunkują harmonijny rozwój organizacji. Ich pech polega na tym, że należą do gatunku spraw naprawdę ważnych, lecz niestety niepilnych i nawet, jeśli wejdą do jakiegoś planu, to raczej spadną na jego szary koniec. A nieszczęśnik, który takie tematy dostanie, zasłuży na wyrazy współczucia.

Konsekwencje w każdej z trzech sytuacji są podobne: frustracja i wrażenie, które dobrze opisała Królowa Kier w Alicji w Krainie Czarów: "trzeba bardzo szybko biec, żeby stać w miejscu".

Wybór: planujesz czy akceptujesz trudności z wdrożeniem?

Wskazane tu braki firm w planowaniu, mogą solidnie zniechęcić do tej aktywności. Jednak planowanie w życiu i firmie to konieczność. Wybór jest raczej słaby: albo planujesz, albo akceptujesz, że będziesz mieć  trudności z wdrożeniem niezbędnych do osiągnięcia Twoich celów zmian. Planować po prostu warto.

 Zastanówmy się więc jakie są kryteria dobrego planu. Dobrego, czyli takiego, który jest skazany na sukces:

1. Jest aktywnością powtarzalną, bo rzeczywistość jest dynamiczna. Co ważne: poświęcamy czas zarówno na samo planowanie, jak i na monitorowanie realizacji naszego planu.

2. Plan ma swego właściciela. Wiadomo kto jest odpowiedzialny za poszczególne zadania, ale także kto jest odpowiedzialny za całość. Zapobiega to częstej sytuacji, gdy cząstkowe plany nie spinają się między sobą, a są od siebie wzajemnie zależne.

3. Sprawy ważne, choć niepilne mają tam swoje godne miejsce. O ich rangę dba właściciel planu, nadając  im terminy w oparciu o kamienie milowe. Przede wszystkim jednak pilnuje, by nie spadły z agendy, gdy pojawi się ich konkurencja: pożary i sprawy pilne.

Są to uniwersalne kryteria dobrego planu - pasują do planowania w firmie, zespole i ... rodzinie. Teraz zapraszam Cię do małego testu: sprawdź na ile spełnia je Twoja firma, zespół i rodzina. W poniższej tabeli znajdziesz  stwierdzenia, do których przypisz swoje oceny w skali 1-3:

3 - zdecydowanie się zgadzam,

2 - częściowo się zgadzam,

1 - nie zgadzam się.

Swoje oceny przypisz w każdej z 3 kolumn: firma, zespół, rodzina. Na koniec zsumuj uzyskane w każdej kolumnie punkty i porównaj wyniki.

Jaki masz wynik w Twojej firmie, zespole i rodzinie?

Gdzie sprawy wyglądają najlepiej?

Co Cię zaniepokoiło i wymaga pilnej zmiany?

Jeśli już wiesz, poniżej kilka wskazówek jak przystąpić do zmiany tej sytuacji.

Planowanie w oparciu o kierunek strategiczny w procesie nawigacyjnym N.E.W.S.

Proces nawigacyjny N.E.W.S. uczy dyscypliny i pasji w planowaniu. Ma zastosowanie zarówno dla całej firmy, jak i konkretnych zespołów, a także poszczególnych pracowników. Firmy i zespoły na świecie osiągają dzięki temu ponadprzeciętne rezultaty - i to nawet te, gdzie dyscyplina w planowaniu i egzekwowaniu planu była na wejściu niska. Przykład? W pewnej francuskiej firmie produkującej elektronikę międzynarodowy dział zakupów na rynek EMEA nie realizował stawianych mu celów. Planowanie napotykało tam na dwie masywne przeszkody: niechętnego do poświęcania na to czasu szefa i wielokulturowy zespół, który różnie rozumiał stawiane mu wymagania (w zależności od osoby zarządzającej fabryką w danym kraju). Frustracja pracowników tego działu owocowała najgorszymi w skali firmy wynikami w badaniu zaangażowania pracowników oraz rotacją. Zespół wspólnie ze swoim przełożonym zdecydował się na proces nawigacyjny N.E.W.S. Jakie działania to oznaczało?

1.  Podczas tzw. Warsztatu nawigacyjnego zajmujemy się planowaniem, ale dopiero, gdy ustalimy już jaki jest nasz kierunek strategiczny (zapraszamy do artykułu "Rozmowy o Północy") oraz jakie bariery są z nim związane (artykuł "W samo Południe"). Dzięki temu plan ma szansę być wewnętrznie spójny i realny. Plan ma być implikacją strategii, a nie niezależnym bytem.

2. Einsteinowi przypisuje się powiedzenie: "wszystko trzeba robić tak prosto, jak to tylko możliwe, ale nie prościej". Dlatego, żeby niczego nie zgubić, planujemy kaskadowo: najpierw ustalamy krytyczne cele, potem dopiero budujemy plan taktyczny i harmonogram. Gdybyśmy zaczęli od planowania zadań, łatwo stracilibyśmy z oczu strategię firmy i moglibyśmy na koniec dopłynąć do zupełnie innego portu.

3. Planuje cały zespół, który będzie odpowiadał za realizację - każdy weźmie za coś odpowiedzialność, bo poszczególne tematy będą miały swojego właściciela. A przełożony będzie spinał plan - to jego zadanie w planie.

Takie działanie ma w sobie pewną magię: nie tylko doprowadza do zbudowania planu (twardy rezultat), ale także uczy zespół współdziałania i podejmowania decyzji w oparciu o kierunek strategiczny. W procesie nawigacyjnym N.E.W.S. mówimy, że zespół uczy się nawigacji (miękki rezultat). I to widać.

4. Samo planowanie nie likwiduje trudności z wdrażaniem. Kluczem do powodzenia jest tu zwyczajny monitoring - jak wyglądamy z realizacją planu? Dlatego, w ramach nawigacji z procesem N.E.W.S. umawiamy także cykliczne spotkania, by zobaczyć, w jakim punkcie planu jesteśmy. Buduje to w zespole poczucie odpowiedzialności i zaangażowania: bo plan jest wspólny i żyje.

Nie zdziwi Cię teraz, Czytelniku, że wspominany Dział Zakupów wraz ze swoim przełożonym mocno zmienił swój sposób działania z procesem nawigacyjnym N.E.W.S. Rezultaty? Realizacja wszystkich stawianych im celów oraz radykalny wzrost zaangażowania pracowników mierzony w badaniu ankietowym. 

Podsumowując:

Planowanie to pierwszy krok do wdrażania zmian, które prowadzą do celu. Jeśli chcesz się w tym rozwinąć zapraszamy w podróż z Północy na Zachód wg następujących kroków:

1. Ustal swój kierunek strategiczny.

2. Ustal swoje krytyczne cele.

3. Zbuduj plan taktyczny i harmonogram  jasno przypisując odpowiedzialności.

4. Monitoruj plan konsekwentnie, z ustaloną częstotliwością.

Danuta Dunajska - Prezes ODiTK Consulting, Grupa ODiTK

Materiały powiązane:

• Artykuł: O rozwoju osobistym

• Artykuł: Proces nawigacyjny N.E.W.S., czyli rozwiązana zagadka Trójkąta Bermudzkiego w strategii firmy

• Artykuł: Rozmowy o Północy - kierunek strategiczny w procesie nawigacyjnym N.E.W.S.

• Artykuł: Podróż na Wschód - wartości organizacyjne w procesie nawigacyjnym N.E.W.S.

• Artykuł: W samo Południe - bariery realizacji celu w procesie nawigacyjnym N.E.W.S.