21/10/2014

Na Zachodzie bez zmian - planowanie w procesie nawigacyjnym N.E.W.S.

W czwartym i ostatnim artykule o procesie nawigacyjnym N.E.W.S. zapraszamy Cię w podróż na Zachód. Nie będzie to jednak westernowy Dziki Zachód, bo tu zajmujemy się planowaniem.

Dla przypomnienia: w procesie nawigacyjnym N.E.W.S. poruszamy się po kompasie. Na Północy ustaliliśmy nasz kierunek strategiczny i to, dokąd właściwie chcemy iść. Następnie witaliśmy Wschód, gdzie budowaliśmy zaangażowanie zespołu. Na Południu wyciągaliśmy spod dywanu przeszkody. A dziś, na Zachodzie zaplanujemy, jak to zrobimy. Czas w drogę...

Jakie uczucie pojawia się w Tobie, gdy planujesz?

Entuzjazm? Poczucie kontroli? Poczucie straty czasu? Zdecydowanie różnimy się preferencjami jeśli chodzi o tę aktywność. Naszą odpowiedź kształtuje też doświadczenie zawodowe.  Firmy, w których pracujemy przykładają różną wagę do planowania, co buduje określone nastawienie i nawyki z tym związane. Jak to jest w Twojej firmie? Osobiście, w sporej ilości polskich firm, widuję pewną awersję do planowania.

Pierwsza częsta sytuacja:  wszyscy są tak zajęci, że nie ma czasu na przysłowiowe  "ostrzenie piły", bo przecież trzeba piłować.

Druga: trochę nie wiadomo, kto powinien zająć się planowaniem. Wyższa kadra mówi: my jesteśmy od stawiania celów, a nie budowania szczegółowego planu.  Jest w tym racja, ale i ukryte założenie, że plany zaistnieją samoistnie i samodzielnie się zrealizują. Kto w takim razie odpowiada za  monitorowanie planu? Czy leci z nami pilot?

Trzecia: do planu wpadają jedynie rzeczy z krótką datą, a rzeczy mniej pilne (nawet te krytycznie ważne) pozostają poza nim. Jakie to rzeczy? Najczęściej są to kwestie organizacyjne, które wymagają zmian - procesy, współpraca, komunikacja, kluczowe decyzje ułatwiające koncentrację na strategii. Tu widzę największe zagrożenie, gdyż wspomniane kwestie warunkują harmonijny rozwój organizacji. Ich pech polega na tym, że należą do gatunku spraw naprawdę ważnych, lecz niestety niepilnych i nawet, jeśli wejdą do jakiegoś planu, to raczej spadną na jego szary koniec. A nieszczęśnik, który takie tematy dostanie, zasłuży na wyrazy współczucia.

Konsekwencje w każdej z trzech sytuacji są podobne: frustracja i wrażenie, które dobrze opisała Królowa Kier w Alicji w Krainie Czarów: "trzeba bardzo szybko biec, żeby stać w miejscu".

 

Wybór: planujesz czy akceptujesz trudności z wdrożeniem?

Wskazane tu braki firm w planowaniu, mogą solidnie zniechęcić do tej aktywności. Jednak planowanie w życiu i firmie to konieczność. Wybór jest raczej słaby: albo planujesz, albo akceptujesz, że będziesz mieć  trudności z wdrożeniem niezbędnych do osiągnięcia Twoich celów zmian. Planować po prostu warto.

 Zastanówmy się więc jakie są kryteria dobrego planu. Dobrego, czyli takiego, który jest skazany na sukces:

1. Jest aktywnością powtarzalną, bo rzeczywistość jest dynamiczna. Co ważne: poświęcamy czas zarówno na samo planowanie, jak i na monitorowanie realizacji naszego planu.

2. Plan ma swego właściciela. Wiadomo kto jest odpowiedzialny za poszczególne zadania, ale także kto jest odpowiedzialny za całość. Zapobiega to częstej sytuacji, gdy cząstkowe plany nie spinają się między sobą, a są od siebie wzajemnie zależne.

3. Sprawy ważne, choć niepilne mają tam swoje godne miejsce. O ich rangę dba właściciel planu, nadając  im terminy w oparciu o kamienie milowe. Przede wszystkim jednak pilnuje, by nie spadły z agendy, gdy pojawi się ich konkurencja: pożary i sprawy pilne.

Są to uniwersalne kryteria dobrego planu - pasują do planowania w firmie, zespole i ... rodzinie. Teraz zapraszam Cię do małego testu: sprawdź na ile spełnia je Twoja firma, zespół i rodzina. W poniższej tabeli znajdziesz  stwierdzenia, do których przypisz swoje oceny w skali 1-3:

3 - zdecydowanie się zgadzam,

2 - częściowo się zgadzam,

1 - nie zgadzam się.

Swoje oceny przypisz w każdej z 3 kolumn: firma, zespół, rodzina. Na koniec zsumuj uzyskane w każdej kolumnie punkty i porównaj wyniki.

 

Stwierdzenie:

Firma

Zespół

Rodzina

1. Systematycznie planujemy.

 

 

 

2. Systematycznie monitorujemy, jak stoimy z realizacją planu.

 

 

 

3. Zadania w planie mają termin i swoich właścicieli.

 

 

 

4. Plan ma swojego właściciela spinającego całość.

 

 

 

5. W planie jest miejsce na sprawy ważne a niepilne.

 

 

 

6. Właściciel planu nadaje rangę sprawom ważnym a niepilnym.

 

 

 

Maksymalna suma punktów w każdej kolumnie: 18

Twoja suma punktów w każdej kolumnie:

 ......     /18

...... /18

......   /18

 

Jaki masz wynik w Twojej firmie, zespole i rodzinie?

Gdzie sprawy wyglądają najlepiej?

Co Cię zaniepokoiło i wymaga pilnej zmiany?

Jeśli już wiesz, poniżej kilka wskazówek jak przystąpić do zmiany tej sytuacji.

 

Planowanie w oparciu o kierunek strategiczny w procesie nawigacyjnym N.E.W.S.

Proces nawigacyjny N.E.W.S. uczy dyscypliny i pasji w planowaniu. Ma zastosowanie zarówno dla całej firmy, jak i konkretnych zespołów, a także poszczególnych pracowników. Firmy i zespoły na świecie osiągają dzięki temu ponadprzeciętne rezultaty - i to nawet te, gdzie dyscyplina w planowaniu i egzekwowaniu planu była na wejściu niska. Przykład? W pewnej francuskiej firmie produkującej elektronikę międzynarodowy dział zakupów na rynek EMEA nie realizował stawianych mu celów. Planowanie napotykało tam na dwie masywne przeszkody: niechętnego do poświęcania na to czasu szefa i wielokulturowy zespół, który różnie rozumiał stawiane mu wymagania (w zależności od osoby zarządzającej fabryką w danym kraju). Frustracja pracowników tego działu owocowała najgorszymi w skali firmy wynikami w badaniu zaangażowania pracowników oraz rotacją. Zespół wspólnie ze swoim przełożonym zdecydował się na proces nawigacyjny N.E.W.S. Jakie działania to oznaczało?

1.  Podczas tzw. Warsztatu nawigacyjnego zajmujemy się planowaniem, ale dopiero, gdy ustalimy już jaki jest nasz kierunek strategiczny (zapraszamy do artykułu "Rozmowy o Północy") oraz jakie bariery są z nim związane (artykuł "W samo Południe"). Dzięki temu plan ma szansę być wewnętrznie spójny i realny. Plan ma być implikacją strategii, a nie niezależnym bytem.

2. Einsteinowi przypisuje się powiedzenie: "wszystko trzeba robić tak prosto, jak to tylko możliwe, ale nie prościej". Dlatego, żeby niczego nie zgubić, planujemy kaskadowo: najpierw ustalamy krytyczne cele, potem dopiero budujemy plan taktyczny i harmonogram. Gdybyśmy zaczęli od planowania zadań, łatwo stracilibyśmy z oczu strategię firmy i moglibyśmy na koniec dopłynąć do zupełnie innego portu.

3. Planuje cały zespół, który będzie odpowiadał za realizację - każdy weźmie za coś odpowiedzialność, bo poszczególne tematy będą miały swojego właściciela. A przełożony będzie spinał plan - to jego zadanie w planie.

Takie działanie ma w sobie pewną magię: nie tylko doprowadza do zbudowania planu (twardy rezultat), ale także uczy zespół współdziałania i podejmowania decyzji w oparciu o kierunek strategiczny. W procesie nawigacyjnym N.E.W.S. mówimy, że zespół uczy się nawigacji (miękki rezultat). I to widać.

4. Samo planowanie nie likwiduje trudności z wdrażaniem. Kluczem do powodzenia jest tu zwyczajny monitoring - jak wyglądamy z realizacją planu? Dlatego, w ramach nawigacji z procesem N.E.W.S. umawiamy także cykliczne spotkania, by zobaczyć, w jakim punkcie planu jesteśmy. Buduje to w zespole poczucie odpowiedzialności i zaangażowania: bo plan jest wspólny i żyje.

Nie zdziwi Cię teraz, Czytelniku, że wspominany Dział Zakupów wraz ze swoim przełożonym mocno zmienił swój sposób działania z procesem nawigacyjnym N.E.W.S. Rezultaty? Realizacja wszystkich stawianych im celów oraz radykalny wzrost zaangażowania pracowników mierzony w badaniu ankietowym. 

Podsumowując:

Planowanie to pierwszy krok do wdrażania zmian, które prowadzą do celu. Jeśli chcesz się w tym rozwinąć zapraszamy w podróż z Północy na Zachód wg następujących kroków:

1. Ustal swój kierunek strategiczny.

2. Ustal swoje krytyczne cele.

3. Zbuduj plan taktyczny i harmonogram  jasno przypisując odpowiedzialności.

4. Monitoruj plan konsekwentnie, z ustaloną częstotliwością.

 

Danuta Dunajska - Prezes ODiTK Consulting, Grupa ODiTK

 

 

Materiały powiązane:

 

 

 

Autor artykułu
Danuta Dunajska
21/11/2022

Relaunch zespołu – nowe otwarcie dla efektywności

Choć wiele firm w ostatnich miesiącach podjęło decyzję o częściowym lub pełnym powrocie do biur,...

8/11/2022

Gry, które rozwijają ludzi i integrują zespół!

Wyobraź sobie stację badawczą zlokalizowaną na dnie oceanu. To podwodne laboratorium jest też domem...

17/10/2022

Quiet quitting – wyzwanie dla menedżera

Praca na „pół gwizdka”, „mi to lotto”, „co ubijesz, to ujedziesz”, „jak zarobić, żeby się nie...

19/09/2022

Mądre usprawnienia, które dostarczają wartość biznesową

Przypomnij sobie sytuację, kiedy musiałeś rozwiązać jakiś problem, np. naprawić coś, co się zepsuło.

10/08/2022

Czy wiesz, jak naładować swój osobisty powerbank?

Czy znasz to uczucie, gdy w zasadzie dbasz o siebie, jednak coraz częściej boli Cię głowa,...

4/07/2022

Rozwój menedżerów - trendy vs potrzeby

Jakie działania rozwojowe otrzymali menedżerowie w Twojej organizacji w 2022 roku? Jaki rozwój im...

20/06/2022

Rodzic ze spokojem w pracy – Pozytywna Dyscyplina w praktyce

Głośne dyskusje i słynne słowo „ZARAZ”. Foch i trzaskanie drzwiami. Posiłek, który ciągnie się...

23/05/2022

Jeśli pracownik umie, ale nie chce – jak wzmacniać motywację i zaangażowanie?

Poznaj Roberta. Pracuje w firmie od dłuższego czasu. Świetnie radzi sobie ze wszystkimi, nawet...

17/05/2022

Kiedy pracownik nie umie, ale chce – przywództwo sytuacyjne w świeżej odsłonie

Ewa rozpoczyna pracę na produkcji. Porusza się po firmie i przydzielonych zadaniach jak we mgle....

11/04/2022

Gorące, klimatyczne okazje biznesowe

W biznesie rzadko jakiś trend jest tak jednoznaczny i długoterminowy jak aktualna fala zmian...

14/03/2022

Od inżynierii produktu do inżynierii wartości – Value Engineering

Projektowanie produktów i usług powinno być wyraźnie połączone z potrzebami ich odbiorców. Czy tak...

14/02/2022

Trendy w rozwoju menadżerów

Ostatnie dwa lata zmieniły krajobraz naszych biur i sposób pracy. Model pracy hybrydowej zostanie z...

17/01/2022

Społeczności – organizacyjny potencjał synergii i transferu wiedzy

W nowej rzeczywistości każda organizacja potrzebuje nie tylko przetrwać kryzysowy czas, ale...

13/12/2021

Nie ma dymu bez ognia i zespołu bez zaufania - jak budować bezpieczeństwo psychiczne

„Nie ma zespołu bez zaufania” jak twierdzi Paul Santagata (Head of Industry w Google). Twierdzenie...

22/11/2021

Innowacje w czasie katastrofy klimatycznej

Potrzeba nam dziś rewolucyjnych, dysruptywnych innowacji - tysięcy nakładających się większych i...

4/10/2021

Docenianie - bo żeby docenić…. trzeba cenić

Jak to jest, że 80% badanych Polaków uważa, że warto doceniać, chciałoby być docenianym częściej i...

20/09/2021

Jaką wartość mają wartości w Twojej organizacji?

Jeśli przed pandemią - choć z trzaskiem - dźwigaliśmy braki w kulturze komunikacji czy współpracy w...

7/09/2021

CONTROLLER 5.0 - Controlling Leaders of To(morrow)Day

VUCA Times, globalizacja, Big Data, automatyzacja, robotyzacja, zamiana towarów w usługi, zwinne i...

30/08/2021

Na szerokie wody mnie weź – onboarding w zdalnym wydaniu

Nie zawsze łatwa decyzja o odejściu z poprzedniej firmy, nowe środowisko i zadania, a to wszystko w...

30/07/2021

Klimatyczny wstrząs dla biznesu - „Fit for 55”

Trudno nie dostrzegać symptomów zmian klimatu. Nie tylko zarządzający, ale też pracownicy firm na...

9/07/2021

Trening silnej woli latem (i nie tylko) – to możliwe!

Siła woli to pojęcie, o którym słyszy się stosunkowo często. Zazdrościmy jej tym, którzy ją mają....

21/06/2021

Inspiracja i pragmatyzm – program rozwojowy dla menadżerów w modelu 70:20:10 (case study)

Najbardziej lubię się uczyć na przykładach. Jest w nich dużo inspiracji, ale i lekcji o tym, co...

7/06/2021

Eksperymentowanie - Agile Mindset od kuchni

Zarządzanie w środowisku, w którym nie zachodziły częste zmiany, było relatywnie łatwe. Gdy jest...

24/05/2021

Jaka piękna katastrofa – lekcje płynące z Misji Apollo 13

Wszyscy wiemy, że warto uczyć się na sukcesach. A ja, tak jak bohater filmu Ridleya Scotta „Dobry...

10/05/2021

Nowe potrzeby to nowe benefity – jak zapewnić pracownikom wsparcie psychologiczne

Nowe potrzeby pracowników wymagają świeżego spojrzenia na benefity.

27/04/2021

Agile Mindset – hit czy kit?

Agile, agility, agile mindset, zwinność, agile leadership - to hasła, które od miesięcy są na...

19/04/2021

Na „covidową rzeczywistość” odpowiedz realizmem

Czy wiesz, że większość ludzi poświęca ponad 80% swojego życia na rozpamiętywanie tego, co było lub...

15/03/2021

Leadership w nowej normalności

O transformacji przywództwa mówiono od przynajmniej 10 lat. Jednak to ostatni rok pokazał prawdziwe...

18/01/2021

Zarządzanie konfliktem – ważny element dobrego przywództwa

Burza i pioruny, a potem ciche dni – znasz to? A może jednak od początku cisza, ale atmosfera w...

10/12/2020

Od czego zacząć, gdy spada sprzedaż?

Spadek sprzedaży stawia zarządzających firmą przed dylematem, jak najlepiej na zmiennym rynku...

27/11/2020

Czy sprzedawać wszystkim klientom?

Kiedy spadają przychody, rodzi się pokusa, by sprzedawać wszystkim klientom, którzy się pojawią....

18/11/2020

Zwinność jest wtedy, gdy piłka jest w grze – krótki przewodnik po AGILITY

W sporcie zwinność jest bezcenna. Szybkie podania, przejęcia, zmiany, przepływ energii między...

22/10/2020

Kogo zatrudnić na Dyrektora Sprzedaży? To zależy, co i jak ma sprzedawać

Firma chce się rozwijać, walczyć o rynek, w „covidowych” warunkach dodatkowo poszerzyła lub...

30/09/2020

Oczywiste problemy biznesowe i nieoczywiste odpowiedzi w czasach Covid-19

Wiele firm staje przed wyzwaniem dalszego projektowania swojego wzrostu w wyjątkowo zmiennym...

29/09/2020

Wirtualne przywództwo, czyli lider w digitalnym świecie

Przywództwo to świadomy wybór, sama charyzma nie wystarczy, by być dobrym liderem.

28/09/2020

Strategia w czasach pandemii

Często kryzys, obok zagrożenia, stwarza nowe okazje. Aby je dostrzec, trzeba być elastycznym....

4/09/2020

Tarcza 4.0. i kolejne zmiany w prawie pracy

Kolejna tarcza antykryzysowa wprowadziła sporo ważnych zmian w prawie pracy.

22/08/2020

Kontrolujesz własne decyzje? O pułapkach, które funduje nam mózg

Mózg wpada w wiele różnych pułapek, z których nie zdajemy sobie sprawy. A one mają wpływ na...

4/08/2020

BIM Koordynator – pierwsza linia obrony

Ostatni rok będziemy pamiętać nie tylko jako rok Covid-19, ale też rok gwałtownej rewolucji...

30/07/2020

Inne podejście do sukcesji

Wiadomo, że słowo 'sukces' kojarzy się pozytywnie. A co się stanie, kiedy dodamy do niego dwie...