Nie mamy Pańskiego płaszcza i co Pan nam zrobi?

To zdecydowanie jedna z moich ulubionych scen polskiego kina. Ryszard Ochódzki pozornie ma atuty w rękach – właściwy numerek, świadka i całą logikę zdarzeń. Po drugiej stronie mur obojętności i odwołanie do procedury: "Za rzeczy pozostawione w szatni, szatniarz nie odpowiada". Kto nie pamięta ten ma do odrobienia pracę domową – obejrzeć "Misia" Stanisława Barei :)

Zapytasz co to ma wspólnego z projektami? A czy ta scena nie przypomina Ci czegoś z życia zawodowego? Robisz projekt, masz spięty harmonogram, przyznany budżet, stoi przed Tobą cel do osiągnięcia. Część zadań muszą dla Ciebie wykonać ludzie z innych pionów, departamentów, działów, oddziałów, czy dywizji - jednym słowem normalna sytuacja w strukturze macierzowej (bądź takową tylko udającej). No i się zaczyna. Ktoś miał dla Ciebie wykonać zadanie - nie wykonał. Pytasz, prosisz, naciskasz - po drugiej stronie spychologia, mętne tłumaczenia, a często martwa, głucha cisza. Projekt Ci się wydłuża, a Ciebie trafia szlag, bo to przecież nie Twoja wina. Czujesz się, jak żebrak i wyrobnik. Winna jest struktura firmy i cała masa ludzi, którzy z niezrozumiałych powodów nie identyfikują się z Twoim "przecudnejurodyiolbrzymiejwagi" projektem :)

Żeby nie przedłużać typowego korporacyjnego marudzenia zaproponuję Ci kilka sprawdzonych i skutecznych sposobów, jak radzić sobie z organizacyjną dilbertozą i zwiększyć prawdopodobieństwo skutecznego i terminowego wykonania zadań przez ludzi w Twojej organizacji.

Ale zaraz, chwila! Najpierw zdradzę Ci sekret, którego poznanie pomoże Ci zrozumieć dotychczasowe problemy i poznać przyszłe możliwości. Jakkolwiek wyda Ci się to dziwne, jak bardzo Twoje prywatne spostrzeżenia temu przeczą, to fakty są następujące:
Większość ludzi w Twojej firmie angażuje się w pracę, nie mniej niż Ty.
Jeśli już uwierzysz w tą prostą prawdę pomyśl o tym, co powoduje, że ludzie zachowują się tak, jakby powyższe zdanie było fałszywe. A teraz zerknij na kilka prostych technik wspierających ludzi, jakich masz w zespole w przelaniu ich zaangażowania na korzyść Twojego projektu.


1. Sponsor. Nie bagatelizuj jego roli. Stary uczelniany dowcip o zającu i niedźwiedziu mówi "Nie ważne, kto pisze pracę, ważne kto jest jej promotorem". Zadbaj o to, aby na starcie projektu Sponsor wyraźnie zaznaczył ważność projektu i to, że to właśnie Ty jesteś PM-em. Z doświadczenia wiem, że nie wystarczy e-mail. Zrób spotkanie i dopilnuj, aby Sponsor powiedział to wszystko na głos, uścisnął Ci przy wszystkich dłoń i klepnął w ramię. Jeśli Sponsor nie ma aż tak silnej pozycji w organizacji pozyskaj na sprzymierzeńca kogoś wyżej.

2. Wspólne planowanie. Wiem, to już nudne, mówią o tym książki, trenerzy i konsultanci. Ale co ja na to poradzę, że życie to potwierdza - zespół, który znalazł czas na wspólny warsztat planistyczny potem ma więcej czasu na jego realizację i mniej pretekstów, aby czegoś nie robić w terminie. Po pierwsze to efekt partycypacji a po drugie prosta reguła konsekwencji - przecież ktoś się wcześniej zobowiązał i być może nawet sam taki zakres i termin określił.

3. Zasada wzajemności. Jeśli zrobiłeś dla kogoś coś pożytecznego trudniej mu będzie teraz nie wykonać dla Ciebie terminowo pracy. Aż się prosi powiązać to z prostą regułą "lubienia". Jeśli ludzie darzą Ciebie sympatią, chętniej podniosą u siebie priorytet Twoich zadań. Idąc dalej tym tropem - bądź dla ludzi liderem, tak by zamiast ich przed sobą poganiać sami za Tobą pobiegli. Oficerowie sztabowi służący pod generałem McArthurem mówili, że "dla Starego nie można było źle wykonać zadania, bo to byłby obciach". Oczywiście słowa były wyrażone bardziej żołnierskim językiem :)

4. Narzędzia komunikacji. Nie ma siły - im większa firma, projekt, zespół - tym więcej potrzeba wsparcia informatycznego. Outlook, MS Project, programy do komunikacji. Ja już nie daję rady żyć bez formuł, przypominaczy, autoresponderów. Popracuj z ludźmi, aby też tego używali w kontekście Twoich zadań. Plan komunikacji w projekcie to nie tylko szablon mówiący "kto komu", to również ustalenie formuł, zasad organizacji spotkań, szablony raportów - znów świetnie wpasowujące się rozwiązania w struktury korporacji.

5. Determinacja i zaangażowanie. Stare przysłowie pszczół mówi - Nie możesz zapalać, jeśli sam nie płoniesz. Ludzie doskonale widzą to, czy naprawdę zależy Ci na projekcie, czy tylko usiłujesz robić takie wrażenie. Czasem to może oznaczać, że trzeba być upartym, a wręcz nawet upierdliwym. Ale zwykle daje to założone efekty. Projekt nie może czekać. Taka już jego paskudna przypadłość - czas jest zasobem bezzwrotnie zużywalnym.

Tych kilka metod to na pewno nie wszystko. Tym bardziej, że zwykle działa ich pełna kombinacja plus własne wyćwiczone doświadczeniem tricki. A wszystko zmierza do jednego - założonego celu projektu. A jak to było z Ryszardem Ochódzkim? Przecież tak naprawdę on właśnie nie chciał odebrać tego płaszcza :)


Przemysław Lisek - Trener Grupy ODiTK