30.12.2014

Nowe technologie w działaniach HR – lessons learned

Na początku roku Zarząd postawił nam nie lada wyzwanie. Przy zmniejszonym o 30% budżecie na działania HR, mieliśmy za zadanie wdrożyć rozwiązania mające na celu zachowanie wysokiej dynamiki rozwoju pracowników.

Dodatkowo, ze strony pracowników płynęły oczekiwania urozmaicenia formy działań w tym obszarze. Szczególnie młodzi, dla których elementem tożsamości stało się wykorzystanie nowoczesnych narzędzi, żądali rewolucyjnych zmian. Burza mózgów, do której zaprosiliśmy również pracowników, pomogła nam zdefiniować innowacyjny program rozwojowy zawierający mieszankę różnych działań. Po raz pierwszy sięgnęliśmy po webinary, test on-line i e-learning. Zadowoleni z rezultatu prac koncepcyjnych, wybraliśmy solidną firmę szkoleniowo-doradczą i z "wypiekami na twarzy" ruszyliśmy do wdrożenia stworzonego programu... Wtedy jeszcze nie wiedzieliśmy, że otwieramy "puszkę Pandory".

Webinary - okiełznaj Trójkąt Bermudzki

W naszym programie wykorzystaliśmy webinary do przekazywania wiedzy. Dzięki temu, na warsztatach szkoleniowych mogliśmy koncertować się już wyłącznie na ćwiczeniu umiejętności. W każdym webinarze miało brać udział ok. 50 naszych pracowników, którzy na podstawie wcześniej przeprowadzonych testów on-line zostali podzieleni na grupy pod względem zaawansowania posiadanej wiedzy.

Rozwiązanie wydawało się idealne. Brak konieczności dojazdu uczestników po raz pierwszy realnie uwolnił nas od podziałów geograficznych. Klucz merytoryczny był jedynym przy przydzielaniu uczestników do poszczególnych grup. Skonsultowany wewnętrznie harmonogram spotkań webinarowych został ustalony z przyzwoitym wyprzedzeniem. Solidnie wybrany partner zewnętrzny zapewniał nam realizację warsztatów na merytorycznie najwyższym poziomie, co dawało nam wysokie prawdopodobieństwo sukcesu. Przy tym, zastosowanie webinarów okazało się bardzo efektywne kosztowo, co znakomicie korespondowało z naszym ograniczonym budżetem.

Byliśmy świetnie przygotowani merytorycznie. Okazało się jednak, że zaniedbaliśmy przygotowania techniczne. Przy realizacji pierwszego webinara testy wydajnościowe wykazały, że nasza rozproszona infrastruktura informatyczna jest niejednorodna. Pracownicy z południa, nie posiadając odpowiednich zainstalowanych wtyczek, nie mogli w nim w ogóle uczestniczyć. Pracownicy ze wschodu mieli natomiast problem ze stabilnością łącza, co powodowało, że co jakiś czas tracili łączność z prowadzącym. Dziś, dużo wcześniej zaangażowalibyśmy w przygotowania nasze służby IT. Wyprzedziłoby to problem znikających uczestników już przed organizacją pierwszego webinara, co zaoszczędziłoby nam stresu w trakcie jego realizacji.

Dodatkowo okazało się, że część uczestników (nie ze swojej winy) realnie nie uczestniczyła w webinarze. Brali w nim udział ze swoich stanowisk pracy, co powodowało, że byli odciągani przez sprawy "niecierpiące zwłoki".

Po pierwszej fali webinarów zdecydowaliśmy się na ogłoszenie jasnych reguł uczestnictwa. Wysłaliśmy komunikat do przełożonych uczestników, w którym przypomnieliśmy o wadze programu, o poszanowaniu prawa i obowiązku uczestników do efektywnego rozwoju poprzez uczestnictwo w webinarach. Sami uczestnicy natomiast poproszeni zostali o wywieszanie informacji o treści: "Uczestniczę w webinarze do godziny 12:00. Proszę, nie przeszkadzaj."

Kolejną obserwacją było skupianie się przy jednym komputerze kilku uczestników programu. Powodowało to, że ich loginy nie były rejestrowane w systemie, który odnotowywał nieobecność. Nie mogliśmy zatem pozostawić tego wyłącznie systemowi. Uczestnicy poproszeni zostali o informowanie organizatora o fakcie wspólnego uczestnictwa w webinarze i potwierdzanie tego prowadzącemu.

Stopniowo, we współpracy z obszarem IT, jak i dzięki wdrożeniu jasnych zasad uczestnictwa, poradziliśmy sobie z problemem znikających uczestników webinarów.

Jak wspieraliśmy motywację do uczestnictwa w webinarze?

Efektywność nauki w formie webinara postanowiliśmy zbadać wprowadzając dwuetapowy test wiedzy w formule on-line. Pre-test poprzedził zaproszenie na webinar i stanowił punkt wyjścia do oceny przyrostu wiedzy. Tylko ci, którzy wypełnili test on-line otrzymywali link z zaproszeniem na webinar. Punktem kontrolnym stanowił test wiedzy wypełniany przez uczestników po webinarze. Wypełnienie tego testu i zdanie go na zadawalającym poziomie umożliwiało wkroczenie uczestnika na salę szkoleniową, gdzie uczestnicy skoncentrowani byli wyłącznie na ćwiczeniu umiejętności opartych na posiadanej już wiedzy. Ci z uczestników, którzy testu nie zdali, mieli obowiązek pogłębienia wiedzy w systemie pracy własnej i ponowne podejście do testu. Tak ułożony system był strzałem w przysłowiową dziesiątkę. Zapewnił nam pożądany poziom motywacji do uczestnictwa na tym etapie procesu rozwojowego.

Dodatkowo webinary były rejestrowane i ci, którzy ze względów technicznych nie uczestniczyli w pierwszych webinarach mogli dzięki nim uzupełnić wiedzę i dotrzymać kroku pozostałym uczestnikom. Filmy z rejestracją webinarów zostały zawieszone w naszej bazie wiedzy. Są dostępne dla wszystkich chętnych pracowników. Dziś, coraz częściej wracamy do idei, by stworzyć na ich bazie obowiązkowy pakiet powitalny dla naszych nowych pracowników.

E-learning - szczyt góry lodowej

Doświadczenia z tworzenia pierwszego e-learningu to temat na osobny referat, a może i naukowe badanie o skrajnym postrzeganiu tej samej rzeczy przez dwa różne mózgi:

- psychologa (świat HR) odpowiedzialnego za ostateczny kształt kontentu merytorycznego,
- inżyniera (świat IT) odpowiedzialnego za jego informatyczne ucieleśnienie.

My, świat HR, nie rozumiemy, dlaczego etap szczegółowych pytań (odnoszących się np. do możliwości powrotu do treści, zawierania elementów oceny progresu, czy osadzenia grafik) jest tak ważny jeszcze przed możliwością zobaczenia choćby próbki e-learningu. Chcielibyśmy widzieć produkt, by móc go dowolnie zmienić. Frustruje nas sytuacja, w której musimy podejmować wszystkie decyzje dotyczące docelowego produktu zupełnie go nie widząc.

Oni, świat IT, chcieliby rozebrać produkt na najmniejsze podjęte przez nas decyzje (elementy specyfikacji wymagań) jeszcze przed pokazaniem nawet zarysu produktu. Tłumacząc się tym, że większość zmian nie będzie już możliwa na późniejszym etapie prac.

Te dwa światy mówią w zupełnie innym narzeczu. Dla ich pogodzenia konieczny jest tłumacz w postaci sprawnego Project Managera powołanego po stronie dostawcy. Jego zadaniem jest ustawiczna koncentracja wszelkich działań zarówno świata HR, jak i IT na celu merytorycznym i głównych funkcjonalnościach docelowego e-learningu. To on, w porozumieniu ze światem HR, powinien dać sygnał do zakończenia prac.

Przystępując do prac nad pierwszym e-learningiem odkrywaliśmy istotę szczegółowego precyzowania naszej wizji i przekładania jej na założenia, których ruszać już później nie mieliśmy prawa. Nie doszacowaliśmy też liczby godzin pracy po naszej stronie - zarówno dotyczącej etapu tworzenia kontentu, specyfikacji wymagań, jaki i testowania gotowego rozwiązania, czy konsultacji z naszymi wewnętrznymi służbami IT przed pierwszym uruchomieniem e-learningu.

Czy dziś, pomni doświadczeń, zdecydowalibyśmy się sięgnąć w naszych programach rozwojowych po nowe rozwiązania np. webinary, e-learning i testy on-line? Zdecydowanie tak! Mamy świadomość tego, że wymaga to rozszerzenia zakresu pracy służb HR o obszary dotychczas nierozpoznane. Cóż jednak bardziej cieszy jak nie poszerzanie horyzontów i odkrywanie nowych, obiecujących lądów?

 

Myśli służb HR zebrała Joanna Parchem - Dyrektor Obszaru Gier i Symulacji Biznesowych Grupy ODiTK

10.12.2018

Innowacyjność w Polsce – jak to naprawdę wygląda?

Innowacyjność w Polsce ma różne oblicza. Dużo w tym kontekście mówi się o start-upach, i słusznie....

[więcej]
05.11.2018

Relacje – cichy zabójca sprzedaży?

Od kilku lat w procesach sprzedażowych kładzie się nacisk na budowanie relacji z klientem. Kierunek...

[więcej]
29.10.2018

Zmiany i nowości w wytycznych i certyfikacji IPMA

Najnowsza wersja „Wytycznych Kompetencji Indywidualnych w Zarządzaniu Projektami, Programami i...

[więcej]
15.10.2018

Planowanie programu rozwojowego – z kim i o czym rozmawiać

Fakt: Programy rozwojowe często nie osiągają założonych rezultatów.

[więcej]
01.10.2018

Grywalizacja – let's talk about fun

Super poważny zawodowy świat zmienia oblicze. Domaga się świeżości, lekkości i funu. Millenialsi,...

[więcej]
03.09.2018

Czego menadżer może się nauczyć od psa?

Zespoły mogły się już uczyć od dzikich gęsi. Sprawdzonym trenerem okazał się też koń. Mnie...

[więcej]
20.08.2018

Kto decyduje o wdrożeniu strategii organizacji - duży i mały obrazek

Typowy obrazek z polskich organizacji: zarząd wypracowuje strategię, a następnie zaprasza...

[więcej]
06.08.2018

Zator ogłoszony, czyli BIM w zamówieniach publicznych już w Polsce

Wyobraźmy sobie taką sytuację. Długo oczekiwana inwestycja w centrum miasta. Przebudowa, która...

[więcej]
23.07.2018

Kultura narodowa w biznesowej globalnej wiosce – czy nadal ma znaczenie?

Dlaczego w Arabii Saudyjskiej manekiny sklepowe nie mają głów?

[więcej]
09.07.2018

Związki zawodowe – czy pojawią się w każdej firmie?

Na początku czerwca 2018 r. sejm przyjął ustawę, która zasadniczo zmienia przepisy regulujące...

[więcej]
18.06.2018

Programy rozwojowe i model 70:20:10 – historia z happy endem?

Odnoszę wrażenie, iż wszyscy zgadzamy się, że model 70:20:10 powinien stanowić kręgosłup programów...

[więcej]
21.05.2018

Etyczna sprzedaż w branży ubezpieczeniowej – poszukiwanie jednorożca?

„Czy da się wyżyć w sprzedaży, nie oszukując?” – takim pytaniem zaskoczył mnie kilka dni temu...

[więcej]
07.05.2018

Mentoring – nie zaczynaj od ogona

Nie mogę wyjść z zaskoczenia, gdy w kolejnej organizacji, która uruchamia mentoring, stykam się z...

[więcej]
23.04.2018

BIM Manager – praca szuka człowieka

BIM (Building Information Modeling) - ten skrót od 2 lat jest niesłychanie „modny” w branży...

[więcej]
09.04.2018

To coach or not to coach – coaching menadżerski w ujęciu MAC

Certyfikowani coachowie i związane z tym specjalizacje mnożą się jak grzyby po deszczu. Dostępny...

[więcej]
05.03.2018

Wszystko zaczyna się od empatii – Design Thinking

Irytujesz się, kiedy podczas dyskusji pada stwierdzenie: „Spróbuj wejść w moje buty”? Jeżeli to...

[więcej]
19.02.2018

Nowy rok, nowe cele – strategia a procesy i pracownicy

Początek roku to dla wielu organizacji ogłoszenie nowych kierunków i celów strategicznych będących...

[więcej]
05.02.2018

Sposób na przełom w innowacjach

Co robić, gdy wszystkie nisko wiszące owoce zostały już zebrane? W życiu – wiadomo – zwykle trzeba...

[więcej]
29.01.2018

Microlearning – panaceum na oporny mózg

Kto nie chciałby uczyć się szybciej, łatwiej, efektywniej? Niestety mózg często stawia nam czynny...

[więcej]
15.01.2018

Różnorodność w zespole boli i leczy

Z różnorodnością spotykamy się coraz częściej. Dotyczy ona już nie tylko płci czy pokolenia, ale...

[więcej]
18.12.2017

Co było i co będzie – trendy w HR 2017-2018

Rok 2017 dobiega końca. To czas podsumowań tego, co się udało, co zrobiliśmy, ale też moment, w...

[więcej]
04.12.2017

Building Information Modeling (BIM) – nowy wymiar branży budowlanej

Branża budowlana to stale rosnące wymagania w obszarze tworzenia nowej infrastruktury oraz nowych...

[więcej]
20.11.2017

O systemie antymobbingowym i antydyskryminacyjnym w działaniu - reagowanie i monitorowanie

Efektywny system antydyskryminacyjny i antymobbingowy opiera się na trzech filarach:...

[więcej]
06.11.2017

Etykieta biznesu czyli o kulturze budowania relacji

Co jakiś czas, w różnych sytuacjach, mamy okazję obserwować zachowania osób pełniących ważne...

[więcej]
23.10.2017

Kultura feedbacku - o sile informacji zwrotnej

O sile informacji zwrotnej korygującej dane mi było przekonać się w pewne czerwcowe przedpołudnie...

[więcej]
06.10.2017

TRIZ - fakty i mity

Każdy menadżer staje przed wyzwaniami przez duże „W”, w których nie ma mowy o prostej poprawie...

[więcej]
15.09.2017

Wymagania w projektach zwinnych – działasz Agile czy tylko o tym mówisz

„Działamy teraz Agile” to częsta deklaracja, którą potem szybko i boleśnie weryfikuje codzienność.

[więcej]
04.09.2017

E-learning – pięć filarów sukcesu

Apetyt polskich firm i urzędów na e-learning rośnie. Niestety próby jego wykorzystania często...

[więcej]
20.08.2017

Ewolucja w sprzedaży – przystosuj się albo zgiń

Świat się zmienia. W każdej dowolnie wybranej dziedzinie, wiedza i zasób informacji podwajają się...

[więcej]
31.07.2017

Zdawać czy nie zdawać - certyfikacja project management

Zapytałam Justynę, certyfikowaną Project Manager oraz moją bliską przyjaciółkę, czy wiedza, którą...

[więcej]
17.07.2017

O pracy płytkiej i głębokiej

„Tak to można szatkować kapustę” – powiedziała moja współpracowniczka, gdy w związku ze spóźnieniem...

[więcej]
03.07.2017

HR bez procesów – w tym szaleństwie jest metoda

HR jest zwyczajowo postrzegany jako dział, który „wspiera organizację”, „zaspokaja potrzeby...

[więcej]
26.06.2017

AGILE – zwinny sposób na projekt nie tylko dla IT

Złośliwi mówią, że gdyby na książce kucharskiej napisać Agile, to jej sprzedaż by wzrosła. Fakty są...

[więcej]
05.06.2017

Na co masz apetyt? BUY IN dla inicjatyw HR

Przypomnij sobie ostatnią sytuację, gdy byłeś wilczo głodny. Wszystko, co czujesz, to: chcę jeść!...

[więcej]
22.05.2017

Chwila prawdy dla systemu antymobbingowego i antydyskryminacyjnego

W pewnej organizacji do działu HR wpłynęła anonimowa skarga dotycząca molestowania seksualnego,...

[więcej]
09.05.2017

Wyróżnij się - standardy obsługi klienta z pomysłem

„Dzień dobry, dzień dobry wiewiórki i bobry” – tym zdaniem zostałam powitana na pokładzie samolotu...

[więcej]
03.04.2017

Tech-trendy i symplifikacja, czyli jak rozwijać Millenialsów

Na polskim rynku pracy obecnie funkcjonują dwa główne pokolenia: X oraz Millenialsi (pokolenie Y)....

[więcej]
20.03.2017

Zarządzanie przez cele (MBO) dla menadżera

System zarządzania przez cele, opisany przez Petera Drucker’a w książce: „Praktyka zarządzania”,...

[więcej]
07.03.2017

Uzupełnianie kompetencji w projekcie zwinnym

Nikt nie ma już wątpliwości. Cokolwiek by się nie działo Murphy zadziała. Projekt zaawansowany....

[więcej]
06.02.2017

Sposób na "syndrom szczupaka"

Termin „syndrom szczupaka” pochodzi od eksperymentu przeprowadzonego przez niemieckiego zoologa...

[więcej]