30/12/2014

Nowe technologie w działaniach HR – lessons learned

Na początku roku Zarząd postawił nam nie lada wyzwanie. Przy zmniejszonym o 30% budżecie na działania HR, mieliśmy za zadanie wdrożyć rozwiązania mające na celu zachowanie wysokiej dynamiki rozwoju pracowników.

Dodatkowo, ze strony pracowników płynęły oczekiwania urozmaicenia formy działań w tym obszarze. Szczególnie młodzi, dla których elementem tożsamości stało się wykorzystanie nowoczesnych narzędzi, żądali rewolucyjnych zmian. Burza mózgów, do której zaprosiliśmy również pracowników, pomogła nam zdefiniować innowacyjny program rozwojowy zawierający mieszankę różnych działań. Po raz pierwszy sięgnęliśmy po webinary, test on-line i e-learning. Zadowoleni z rezultatu prac koncepcyjnych, wybraliśmy solidną firmę szkoleniowo-doradczą i z "wypiekami na twarzy" ruszyliśmy do wdrożenia stworzonego programu... Wtedy jeszcze nie wiedzieliśmy, że otwieramy "puszkę Pandory".

Webinary - okiełznaj Trójkąt Bermudzki

W naszym programie wykorzystaliśmy webinary do przekazywania wiedzy. Dzięki temu, na warsztatach szkoleniowych mogliśmy koncertować się już wyłącznie na ćwiczeniu umiejętności. W każdym webinarze miało brać udział ok. 50 naszych pracowników, którzy na podstawie wcześniej przeprowadzonych testów on-line zostali podzieleni na grupy pod względem zaawansowania posiadanej wiedzy.

Rozwiązanie wydawało się idealne. Brak konieczności dojazdu uczestników po raz pierwszy realnie uwolnił nas od podziałów geograficznych. Klucz merytoryczny był jedynym przy przydzielaniu uczestników do poszczególnych grup. Skonsultowany wewnętrznie harmonogram spotkań webinarowych został ustalony z przyzwoitym wyprzedzeniem. Solidnie wybrany partner zewnętrzny zapewniał nam realizację warsztatów na merytorycznie najwyższym poziomie, co dawało nam wysokie prawdopodobieństwo sukcesu. Przy tym, zastosowanie webinarów okazało się bardzo efektywne kosztowo, co znakomicie korespondowało z naszym ograniczonym budżetem.

Byliśmy świetnie przygotowani merytorycznie. Okazało się jednak, że zaniedbaliśmy przygotowania techniczne. Przy realizacji pierwszego webinara testy wydajnościowe wykazały, że nasza rozproszona infrastruktura informatyczna jest niejednorodna. Pracownicy z południa, nie posiadając odpowiednich zainstalowanych wtyczek, nie mogli w nim w ogóle uczestniczyć. Pracownicy ze wschodu mieli natomiast problem ze stabilnością łącza, co powodowało, że co jakiś czas tracili łączność z prowadzącym. Dziś, dużo wcześniej zaangażowalibyśmy w przygotowania nasze służby IT. Wyprzedziłoby to problem znikających uczestników już przed organizacją pierwszego webinara, co zaoszczędziłoby nam stresu w trakcie jego realizacji.

Dodatkowo okazało się, że część uczestników (nie ze swojej winy) realnie nie uczestniczyła w webinarze. Brali w nim udział ze swoich stanowisk pracy, co powodowało, że byli odciągani przez sprawy "niecierpiące zwłoki".

Po pierwszej fali webinarów zdecydowaliśmy się na ogłoszenie jasnych reguł uczestnictwa. Wysłaliśmy komunikat do przełożonych uczestników, w którym przypomnieliśmy o wadze programu, o poszanowaniu prawa i obowiązku uczestników do efektywnego rozwoju poprzez uczestnictwo w webinarach. Sami uczestnicy natomiast poproszeni zostali o wywieszanie informacji o treści: "Uczestniczę w webinarze do godziny 12:00. Proszę, nie przeszkadzaj."

Kolejną obserwacją było skupianie się przy jednym komputerze kilku uczestników programu. Powodowało to, że ich loginy nie były rejestrowane w systemie, który odnotowywał nieobecność. Nie mogliśmy zatem pozostawić tego wyłącznie systemowi. Uczestnicy poproszeni zostali o informowanie organizatora o fakcie wspólnego uczestnictwa w webinarze i potwierdzanie tego prowadzącemu.

Stopniowo, we współpracy z obszarem IT, jak i dzięki wdrożeniu jasnych zasad uczestnictwa, poradziliśmy sobie z problemem znikających uczestników webinarów.<del></del>

Jak wspieraliśmy motywację do uczestnictwa w webinarze?

Efektywność nauki w formie webinara postanowiliśmy zbadać wprowadzając dwuetapowy test wiedzy w formule on-line. Pre-test poprzedził zaproszenie na webinar i stanowił punkt wyjścia do oceny przyrostu wiedzy. Tylko ci, którzy wypełnili test on-line otrzymywali link z zaproszeniem na webinar. Punktem kontrolnym stanowił test wiedzy wypełniany przez uczestników po webinarze. Wypełnienie tego testu i zdanie go na zadawalającym poziomie umożliwiało wkroczenie uczestnika na salę szkoleniową, gdzie uczestnicy skoncentrowani byli wyłącznie na ćwiczeniu umiejętności opartych na posiadanej już wiedzy. Ci z uczestników, którzy testu nie zdali, mieli obowiązek pogłębienia wiedzy w systemie pracy własnej i ponowne podejście do testu. Tak ułożony system był strzałem w przysłowiową dziesiątkę. Zapewnił nam pożądany poziom motywacji do uczestnictwa na tym etapie procesu rozwojowego.

Dodatkowo webinary były rejestrowane i ci, którzy ze względów technicznych nie uczestniczyli w pierwszych webinarach mogli dzięki nim uzupełnić wiedzę i dotrzymać kroku pozostałym uczestnikom. Filmy z rejestracją webinarów zostały zawieszone w naszej bazie wiedzy. Są dostępne dla wszystkich chętnych pracowników. Dziś, coraz częściej wracamy do idei, by stworzyć na ich bazie obowiązkowy pakiet powitalny dla naszych nowych pracowników.

E-learning - szczyt góry lodowej

Doświadczenia z tworzenia pierwszego e-learningu to temat na osobny referat, a może i naukowe badanie o skrajnym postrzeganiu tej samej rzeczy przez dwa różne mózgi:

- psychologa (świat HR) odpowiedzialnego za ostateczny kształt kontentu merytorycznego,
- inżyniera (świat IT) odpowiedzialnego za jego informatyczne ucieleśnienie.

My, świat HR, nie rozumiemy, dlaczego etap szczegółowych pytań (odnoszących się np. do możliwości powrotu do treści, zawierania elementów oceny progresu, czy osadzenia grafik) jest tak ważny jeszcze przed możliwością zobaczenia choćby próbki e-learningu. Chcielibyśmy widzieć produkt, by móc go dowolnie zmienić. Frustruje nas sytuacja, w której musimy podejmować wszystkie decyzje dotyczące docelowego produktu zupełnie go nie widząc.

Oni, świat IT, chcieliby rozebrać produkt na najmniejsze podjęte przez nas decyzje (elementy specyfikacji wymagań) jeszcze przed pokazaniem nawet zarysu produktu. Tłumacząc się tym, że większość zmian nie będzie już możliwa na późniejszym etapie prac.

Te dwa światy mówią w zupełnie innym narzeczu. Dla ich pogodzenia konieczny jest tłumacz w postaci sprawnego Project Managera powołanego po stronie dostawcy. Jego zadaniem jest ustawiczna koncentracja wszelkich działań zarówno świata HR, jak i IT na celu merytorycznym i głównych funkcjonalnościach docelowego e-learningu. To on, w porozumieniu ze światem HR, powinien dać sygnał do zakończenia prac.

Przystępując do prac nad pierwszym e-learningiem odkrywaliśmy istotę szczegółowego precyzowania naszej wizji i przekładania jej na założenia, których ruszać już później nie mieliśmy prawa. Nie doszacowaliśmy też liczby godzin pracy po naszej stronie - zarówno dotyczącej etapu tworzenia kontentu, specyfikacji wymagań, jaki i testowania gotowego rozwiązania, czy konsultacji z naszymi wewnętrznymi służbami IT przed pierwszym uruchomieniem e-learningu.

Czy dziś, pomni doświadczeń, zdecydowalibyśmy się sięgnąć w naszych programach rozwojowych po nowe rozwiązania np. webinary, e-learning i testy on-line? Zdecydowanie tak! Mamy świadomość tego, że wymaga to rozszerzenia zakresu pracy służb HR o obszary dotychczas nierozpoznane. Cóż jednak bardziej cieszy jak nie poszerzanie horyzontów i odkrywanie nowych, obiecujących lądów?

 

Myśli służb HR zebrała Joanna Parchem - Dyrektor Obszaru Gier i Symulacji Biznesowych Grupy ODiTK

22/04/2024

Kompetencje przyszłości i power skills – czyli jak rozwijać prawdziwych ludzi w świecie sztucznej inteligencji

Na zmianę potrzebnych nam umiejętności/kompetencji wpływa świat, w którym żyjemy. Na jakie future...

15/03/2024

Dobrostan pracowników – jak go wzmacniać?

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym sukces organizacji nie zależy tylko od efektywności...

12/02/2024

Sztuczna inteligencja w produkcji – czego się spodziewać? Co już się dzieje?

Jestem wielkim entuzjastą sztucznej inteligencji (AI). Ogromne wrażenie robi na mnie szybki rozwój...

24/10/2023

Cisza – negocjacyjne złoto

Ostatni kwartał roku to czas wzmożonych negocjacji. Wydajemy budżety, walczymy o budżety, umowy,...

25/09/2023

Przepis na wypalenie zawodowe

Karolina, menadżerka dużego zespołu, jadąc jak co dzień do pracy, tym razem płakała. Zawsze...

30/08/2023

Have fun! – jak czerpać radość z codziennej pracy

Czy wiesz, jak czerpać radość z codziennych czynności i jak zarażać nią nawet największych...

31/07/2023

Poczucie szczęścia u pracowników – droga do budowania odpowiedzialności w zespole

Powiem to wprost – jeżeli chcesz mieć odpowiedzialnych ludzi, musisz zadbać o ich poczucie...

3/07/2023

Data storytelling – jak opowiadać o danych?

Współcześni inżynierowie i menadżerowie to nie tylko osoby zarządzające procesami, projektami czy...

12/06/2023

Talenty i mocne strony - podejście na nowe czasy

W 2018 roku Instytut Gallupa przeprowadził badania, z których wynika, że ludzie mający okazję...

22/05/2023

Jak znaleźć gen innowacji u inżyniera?

Jak odróżnić inżyniera, który będzie żyłą złota dla firmy ze względu na swoje pomysły, od innego,...

5/04/2023

Czy szukanie sensu w pracy ma sens? I co z tym wspólnego ma retencja Talentów.

Pozyskiwanie Talentów z rynku pracy jest nie lada wyzwaniem, ale ich retencja w organizacji jest...

21/03/2023

Menadżer Coachem – czyli jak prowadzić pracownika w świecie BANI

Coaching menadżerski, temat znany od dawna, dziś przeżywa swój renesans. Dlaczego? Bo żyjemy w...

14/02/2023

Nie jestem szefem - po co mi marka osobista w Internecie?

Z marką osobistą jest jak z pogodą - zawsze jakaś jest. Nie każdemu będzie to odpowiadać! Nawet...

31/01/2023

TRIZ w rozwiązywaniu problemów na produkcji – „butelkowe” case study

Prowadząc szkolenia i praktyczne warsztaty z technik rozwiązywania problemów narzędziami TRIZ,...

7/12/2022

Dlaczego nie chcemy mówić o mobbingu?

Eskalujący konflikt, mobbing, dyskryminacja i molestowanie są ukrytą zmorą niejednej organizacji....

21/11/2022

Relaunch zespołu – nowe otwarcie dla efektywności

Choć wiele firm w ostatnich miesiącach podjęło decyzję o częściowym lub pełnym powrocie do biur,...

8/11/2022

Gry, które rozwijają ludzi i integrują zespół!

Wyobraź sobie stację badawczą zlokalizowaną na dnie oceanu. To podwodne laboratorium jest też domem...

17/10/2022

Quiet quitting – wyzwanie dla menedżera

Praca na „pół gwizdka”, „mi to lotto”, „co ubijesz, to ujedziesz”, „jak zarobić, żeby się nie...

19/09/2022

Mądre usprawnienia, które dostarczają wartość biznesową

Przypomnij sobie sytuację, kiedy musiałeś rozwiązać jakiś problem, np. naprawić coś, co się zepsuło.

10/08/2022

Czy wiesz, jak naładować swój osobisty powerbank?

Czy znasz to uczucie, gdy w zasadzie dbasz o siebie, jednak coraz częściej boli Cię głowa,...

4/07/2022

Rozwój menedżerów - trendy vs potrzeby

Jakie działania rozwojowe otrzymali menedżerowie w Twojej organizacji w 2022 roku? Jaki rozwój im...

20/06/2022

Rodzic ze spokojem w pracy – Pozytywna Dyscyplina w praktyce

Głośne dyskusje i słynne słowo „ZARAZ”. Foch i trzaskanie drzwiami. Posiłek, który ciągnie się...

23/05/2022

Jeśli pracownik umie, ale nie chce – jak wzmacniać motywację i zaangażowanie?

Poznaj Roberta. Pracuje w firmie od dłuższego czasu. Świetnie radzi sobie ze wszystkimi, nawet...

17/05/2022

Kiedy pracownik nie umie, ale chce – przywództwo sytuacyjne w świeżej odsłonie

Ewa rozpoczyna pracę na produkcji. Porusza się po firmie i przydzielonych zadaniach jak we mgle....

11/04/2022

Gorące, klimatyczne okazje biznesowe

W biznesie rzadko jakiś trend jest tak jednoznaczny i długoterminowy jak aktualna fala zmian...

14/03/2022

Od inżynierii produktu do inżynierii wartości – Value Engineering

Projektowanie produktów i usług powinno być wyraźnie połączone z potrzebami ich odbiorców. Czy tak...

14/02/2022

Trendy w rozwoju menadżerów

Ostatnie dwa lata zmieniły krajobraz naszych biur i sposób pracy. Model pracy hybrydowej zostanie z...

17/01/2022

Społeczności – organizacyjny potencjał synergii i transferu wiedzy

W nowej rzeczywistości każda organizacja potrzebuje nie tylko przetrwać kryzysowy czas, ale...

13/12/2021

Nie ma dymu bez ognia i zespołu bez zaufania - jak budować bezpieczeństwo psychiczne

„Nie ma zespołu bez zaufania” jak twierdzi Paul Santagata (Head of Industry w Google). Twierdzenie...

22/11/2021

Innowacje w czasie katastrofy klimatycznej

Potrzeba nam dziś rewolucyjnych, dysruptywnych innowacji - tysięcy nakładających się większych i...

4/10/2021

Docenianie - bo żeby docenić…. trzeba cenić

Jak to jest, że 80% badanych Polaków uważa, że warto doceniać, chciałoby być docenianym częściej i...

20/09/2021

Jaką wartość mają wartości w Twojej organizacji?

Jeśli przed pandemią - choć z trzaskiem - dźwigaliśmy braki w kulturze komunikacji czy współpracy w...

7/09/2021

CONTROLLER 5.0 - Controlling Leaders of To(morrow)Day

VUCA Times, globalizacja, Big Data, automatyzacja, robotyzacja, zamiana towarów w usługi, zwinne i...

30/08/2021

Na szerokie wody mnie weź – onboarding w zdalnym wydaniu

Nie zawsze łatwa decyzja o odejściu z poprzedniej firmy, nowe środowisko i zadania, a to wszystko w...

30/07/2021

Klimatyczny wstrząs dla biznesu - „Fit for 55”

Trudno nie dostrzegać symptomów zmian klimatu. Nie tylko zarządzający, ale też pracownicy firm na...

9/07/2021

Trening silnej woli latem (i nie tylko) – to możliwe!

Siła woli to pojęcie, o którym słyszy się stosunkowo często. Zazdrościmy jej tym, którzy ją mają....

21/06/2021

Inspiracja i pragmatyzm – program rozwojowy dla menadżerów w modelu 70:20:10 (case study)

Najbardziej lubię się uczyć na przykładach. Jest w nich dużo inspiracji, ale i lekcji o tym, co...

7/06/2021

Eksperymentowanie - Agile Mindset od kuchni

Zarządzanie w środowisku, w którym nie zachodziły częste zmiany, było relatywnie łatwe. Gdy jest...

24/05/2021

Jaka piękna katastrofa – lekcje płynące z Misji Apollo 13

Wszyscy wiemy, że warto uczyć się na sukcesach. A ja, tak jak bohater filmu Ridleya Scotta „Dobry...