19.02.2018

Nowy rok, nowe cele – strategia a procesy i pracownicy

Początek roku to dla wielu organizacji ogłoszenie nowych kierunków i celów strategicznych będących odpowiedzią na zmieniający się rynek klientów, dostawców i otoczenie prawne. O co zadbać, by ambitne cele nie stały się niewiele znaczącymi sloganami?

W organizacjach świadomych swoich procesów kolejnym krokiem po wyznaczeniu strategii jest powiązanie jej z bieżącymi działaniami komórek organizacyjnych. Takie działanie znacząco zwiększa prawdopodobieństwo osiągnięcia celów organizacji i jednocześnie buduje przewagę konkurencyjną.

W tym artykule zwrócę szczególną uwagę na tzw. Centrum Procesowej Doskonałości, stojące na straży metod, poprzez które organizacja buduje siłę swoich procesów. Działając procesowo, umożliwiamy każdej osobie w organizacji, by poczuła się współodpowiedzialną za realizację ważnych dla firmy przedsięwzięć. Powtarzanie pracownikom misji, wizji i strategii, nawet wielokrotne, nie przyniesie żadnego efektu, jeśli bieżące inwestycje środków pracy kierowane są bez wyraźnego powiązania z procesami. To połączenie staje się możliwe, gdy środkiem ciężkości decyzji zarządczych jest kondycja procesów widziana przez pryzmat celów strategicznych i dostarczanej klientowi wartości. Co więcej, umiejscowienie procesu w centrum działań decyzyjnych pozwala na szybsze rozwiązywanie bieżących problemów i w efekcie budowanie długookresowej przewagi konkurencyjnej.

Wydobądź procesy na wierzch zwierciadła

Problemem w realizacji tej idei jest zwykle to, że procesy, mimo że obecne, nie są w pełni widoczne dla pracowników i kadry zarządzającej. Zakorzenione w organizacji silosy funkcjonalne niekiedy uniemożliwiają pełną realizację potencjału firmy, która zapewniłaby jej długoterminowy sukces. Kluczem do poprawy tego stanu rzeczy jest wydobycie procesów na wierzch zwierciadła, w którym kadra zarządzająca regularnie szuka informacji o bieżącej kondycji podległego sobie obszaru, a zarząd - o całej organizacji.

"Ale przecież zmapowaliśmy procesy"

Zastanówmy się - czy zarządzanie procesami biznesowymi w organizacjach nie przypomina czasem rozsypanej układanki? Mapy procesów, jeśli już istnieją, to nie dotyczą strategicznie najważniejszych w danej chwili procesów. Co więcej, opisują często nie cały proces, a jego część (tę dobrze znaną, a przez to łatwiejszą do opisania). Zmiany zmapowanych już procesów stają się żmudnym wyzwaniem administracyjnym wymagającym aktualizacji rysunków, opisów i procedur, nie mówiąc o dokładnym przeanalizowaniu wpływu tych zmian na konieczne aktualizacje innych procesów głównych czy pomocniczych.

W niejednym przypadku wysiłki w kierunku zarządzania procesowego kończyły się właśnie na zmapowaniu procesów, które wymagało poważnych nakładów czasu, a jego potencjał nie był rozwijany i nie został wykorzystany dla dobra organizacji.

Widoczność kluczowych procesów

Widoczność i transparentność najważniejszych pod względem strategicznym procesów pozwoli z dużą precyzją umiejscowić wysiłek organizacyjny i koszty zasobów tak, aby zwiększyć wartość tworzoną dla klienta (na przykład poprzez kontrolowaną zmianę lokalizacji wąskiego gardła). Do osiągnięcia takiego stanu znacząco przyczynia się kultura procesowamodelowanie procesów oparte o bieżące potrzeby strategiczne. Przejrzystość mapy procesowej pozwala na optymalizację procesu opartą na wiedzy o jego strukturze i powiązaniach zewnętrznych, ponieważ odkrywa przed zespołem analitycznym kształt procesu i jego zależności. To minimalizuje ryzyko podjęcia nietrafnych decyzji usprawniających i inwestycyjnych wynikających z przyjętej strategii.

Proces zarządzania procesami albo Centrum Procesowej Doskonałości

Wdrożenie filozofii zarządzania procesami biznesowymi do organizacji samo w sobie wymaga podejścia procesowego. Potrzebny jest "proces do codziennego zarządzania procesami". Ma on na celu bieżącą koordynację aktywności w ramach zarządzania procesami biznesowymi tak, aby tę układankę złożyć w całość i kontrolować jej niezbędne zmiany. Takie podejście zarządcze sprawia również, że na bieżąco śledzona jest dojrzałość poszczególnych procesów i ich wpływ na realizację strategii firmy. Dzięki temu kadra zarządzająca otrzymuje gotowe priorytety dla decyzji usprawniających procesy.

Taką funkcję zarządczą może otrzymać odrębna komórka organizacyjna - tzw. Centrum Procesowej Doskonałości (Center of Process Excellence). Jej rolą jest prowadzenie procesu zarządzania procesami, a także dbałość o rozwój kultury procesowej opartej o "relacje rynkowe" wewnątrz organizacji, gdzie każdy posiada swojego wewnętrznego dostawcę i klienta. Pracownicy w organizacji procesowej zdają sobie sprawę z roli procesów, w których pracują, w całym systemie procesów firmy. Znają ich możliwości i ograniczenia. Centrum Procesowej Doskonałości (CPD) poprzez proces zarządzania procesami likwiduje niejednoznaczności między strategią a procesami i pracownikami. Dba o to, aby wszystkie elementy podejścia procesowego były aktywne i ze sobą współpracowały. Można powiedzieć, że CPD odgrywa w organizacji taką rolę dla procesów jak HR dla pracowników.

Centrum Procesowej Doskonałości ewoluuje w czasie. Zwykle zaczyna swój byt jako jednoosobowa komórka, z czasem rosnąc i nabierając dojrzałości. Im bardziej CPD angażuje się w zarządzanie i usprawnianie procesów, tym więcej nabiera wiedzy, umiejętności, a dojrzałość procesowa organizacji rośnie. Ma to kolosalne znaczenie z perspektywy realizacji celów strategicznych, ciągłego doskonalenia i utrzymania wdrożonych już zmian.

Aby skutecznie zrealizować cele strategiczne, każda organizacja musi skierować na nie uwagę uczestników swoich procesów. Niezbędne ku temu jest powołanie do życia Centrum Procesowej Doskonałości, które przyjmie odpowiedzialność za budowanie kultury procesowej w firmie i wdrożenie metodyki zarządzania procesami. Jeżeli zarząd będzie otwarcie i odpowiednio często komunikował swoje wsparcie dla tej inicjatywy, a jednocześnie jako najważniejszy czynnik strategiczny przyjmie wartość dla klienta, to efekty tej zmiany przejdą najśmielsze oczekiwania.

Wojciech Matłosz, Trener GRUPY ODITK

30.09.2020

Oczywiste problemy biznesowe i nieoczywiste odpowiedzi w czasach Covid-19

Wiele firm staje przed wyzwaniem dalszego projektowania swojego wzrostu w wyjątkowo zmiennym...

[więcej]
28.09.2020

Strategia w czasach pandemii

Często kryzys, obok zagrożenia, stwarza nowe okazje. Aby je dostrzec, trzeba być elastycznym....

[więcej]
04.09.2020

Tarcza 4.0. i kolejne zmiany w prawie pracy

Kolejna tarcza antykryzysowa wprowadziła sporo ważnych zmian w prawie pracy.

[więcej]
02.09.2020

Wirtualne przywództwo, czyli lider w digitalnym świecie

Przywództwo to świadomy wybór, sama charyzma nie wystarczy, by być dobrym liderem.

[więcej]
22.08.2020

Kontrolujesz własne decyzje? O pułapkach, które funduje nam mózg

Mózg wpada w wiele różnych pułapek, z których nie zdajemy sobie sprawy. A one mają wpływ na...

[więcej]
04.08.2020

BIM Koordynator – pierwsza linia obrony

2020 będziemy pamiętać jako rok Covid-19. Ale zapamiętamy go również jako rok gwałtownej rewolucji...

[więcej]
30.07.2020

Inne podejście do sukcesji

Wiadomo, że słowo 'sukces' kojarzy się pozytywnie. A co się stanie, kiedy dodamy do niego dwie...

[więcej]
29.06.2020

Are you ready to go online? Jak przygotować handlowców do transformacji sprzedaży

O transformacji sprzedaży do online mówiono od kilku dobrych lat, ale była to raczej aspiracja,...

[więcej]
15.06.2020

Projekt ekstremalny od środka – the good, the bad and the ugly

Niezwykłe czasy rodzą niezwykłe historie. Przedstawiam anatomię z projektu, który okazał się być...

[więcej]
01.06.2020

Jak motywować w nieprzewidywalnych czasach

Menadżerowie wciąż poszukują skutecznych sposobów motywowania swoich pracowników. A jeśli w tzw....

[więcej]
27.04.2020

O co tyle krzyku z odpornością psychiczną?

Wyobraź sobie, że jesteś wysoko w górach. Pogoda może zmienić się w każdej chwili. Czasem świeci...

[więcej]
06.04.2020

Ty kontra stres – o mądrej rozgrywce i przygotowaniu na nowe

Pamiętam, jak w 2008 roku pisałem artykuły o zarządzaniu stresem w obliczu kryzysu ekonomicznego,...

[więcej]
30.03.2020

Rozwój w czasach zarazy

Rozwój znajduje się w ćwiartce matrycy Eisenhowera: WAŻNE/NIEPILNE – tak pokazują moje...

[więcej]
23.03.2020

Liderze - doładuj pozytywne emocje

O różnicach pomiędzy byciem menadżerem a liderem powiedziano już bardzo dużo. Aktualna sytuacja to...

[więcej]
13.03.2020

Jak oswoić niepewność – redukuj swój lęk

Kto z nas lubi się bać? Nie chcemy lęku. Unikamy go na różne sposoby (mniej i bardziej zdrowe)....

[więcej]
13.03.2020

Praca zdalna – kluczowe kwestie prawne

W związku z przyspieszonym transferem do pracy zdalnej, stykamy się z pytaniami ze strony działów...

[więcej]
03.03.2020

Jak cię widzą, tak ci płacą – o znaczeniu ubioru w biznesie

Mówi się, że nie powinniśmy oceniać książki po okładce. A i tak często to robimy - wydajemy opinię...

[więcej]
24.02.2020

Zwinność wodospadu, czyli agile mindset

Turkusowe zarządzanie, samoorganizujące się zespoły, zwinność organizacji. Znamy to, prawda? Te i...

[więcej]
29.01.2020

Project management z perspektywy czasu – jak było i jak będzie

Kiedy poprosiliśmy ministra gospodarki o honorowy patronat nad konferencją Project Management,...

[więcej]
16.12.2019

Samoorganizujący się zespół? Tak, ale po sFRISowaniu

Typowa sytuacja: dołączyłeś do projektu Agile i wiesz, że macie stać się zespołem...

[więcej]
04.12.2019

Goodness is good for business – kilka słów o programach wellbeing

Weekend trwa jeszcze w najlepsze, a Ty myślisz tylko o tym, że następnego dnia musisz iść do pracy....

[więcej]
15.11.2019

Rozwój po nowemu – WOW w procesach rozwojowych

Zmiana pokoleniowa w firmach, wszechobecna technologia i rzeczywistość VUCA kształtują nowe...

[więcej]
28.10.2019

Taki mamy klimat – globalne ocieplenie a przyszłość zarządzania projektami

Nie lubimy zmian. Byłoby świetnie, gdyby sprawy mogły podążać ustalonymi od dekad ścieżkami, gdzie...

[więcej]
08.10.2019

Uważny, obecny i skuteczny, czyli mindfulness lidera

Nie masz chwili wytchnienia. Nadmiar obowiązków, presja, pośpiech, konflikty, zmiany, oczekiwania,...

[więcej]
17.09.2019

Digitalne docenianie – spróbuj, co ci szkodzi

Słowa mają siłę. Szczególnie te, które wyrażają docenienie. Ale jak ich używać, gdy zwykłe...

[więcej]
26.08.2019

Wdrożenie BIM to droga do sukcesu - o ile nie idziesz na skróty

W branży budowlanej, jednej z branż sektora bądź co bądź usługowego, sukces opisany jest w bardzo...

[więcej]
06.08.2019

Program rozwojowy od kuchni – doprawiony 70:20:10

Zainspirowała mnie ostatnio międzynarodowa firma dostarczająca produkty żywnościowe bezpośrednio do...

[więcej]
29.07.2019

Czy opłaca się inwestować w personal branding kadry menadżerskiej?

Czy inwestując w markę osobistą menadżera, nie pomagamy mu w gładkim przejściu do konkurencji?...

[więcej]
08.07.2019

Wódz z nerwami na wodzy

Jaka jest wspólna cecha menadżerów? Poza tym, że kierują ludźmi w organizacjach, zdecydowana...

[więcej]
27.05.2019

Załatwiony w białych rękawiczkach

Menadżerze, markę osobistą buduj wtedy, kiedy masz pracę.

[więcej]
15.05.2019

BIM - siła kompetentnego zespołu

Ostatni rok to czas niezwykle intensywnego rozwoju BIM (Building Information Modeling) w Polsce....

[więcej]
08.04.2019

Głodni doceniania, czyli słów kilka o roli docenienia w miejscu pracy

Paradoks dzisiejszych czasów: mnożą się programy uznaniowe i benefitowe dla pracowników, a poziom...

[więcej]
26.03.2019

Złoto ukryte u konstruktorów, czyli Design For Assembly (DFA)

Realia pracy konstruktorów zwykle wyglądają tak, że menadżerowie oczekują od nich sporego tempa. Bo...

[więcej]
04.03.2019

Jak, a nie co – kiedy proces jest ważniejszy niż cel

Ludzie odnoszący sukcesy i ich nieodnoszący mają takie same cele.

[więcej]
18.02.2019

Business acumen, czyli czy leci z nami pilot

Poprawa EBITDA o 2,5% jest jednym z celów strategicznych pewnej firmy. Brzmi sensownie. Ale czy...

[więcej]
21.01.2019

Menadżerze, chcesz „uczynić” ludzi odpowiedzialnymi?

Jednym z wyzwań, o których najczęściej mówią liderzy, jest brak odpowiedzialności w ich...

[więcej]
09.01.2019

Storywatching w działaniach HR

W grudniu „Forbes” opublikował listę najlepiej zarabiających Youtuberów. Na jej szczycie znalazł...

[więcej]
17.12.2018

Trendy rozwojowe 2018/2019 – czym bije serce rozwoju?

I znów znienacka dopadł nas koniec roku! Myślę, że nie tylko mnie zatrważa, jak czas po prostu...

[więcej]
10.12.2018

Innowacyjność w Polsce – jak to naprawdę wygląda?

Innowacyjność w Polsce ma różne oblicza. Dużo w tym kontekście mówi się o start-upach, i słusznie....

[więcej]
05.11.2018

Relacje – cichy zabójca sprzedaży?

Od kilku lat w procesach sprzedażowych kładzie się nacisk na budowanie relacji z klientem. Kierunek...

[więcej]