19.02.2018

Nowy rok, nowe cele – strategia a procesy i pracownicy

Początek roku to dla wielu organizacji ogłoszenie nowych kierunków i celów strategicznych będących odpowiedzią na zmieniający się rynek klientów, dostawców i otoczenie prawne. O co zadbać, by ambitne cele nie stały się niewiele znaczącymi sloganami?

W organizacjach świadomych swoich procesów kolejnym krokiem po wyznaczeniu strategii jest powiązanie jej z bieżącymi działaniami komórek organizacyjnych. Takie działanie znacząco zwiększa prawdopodobieństwo osiągnięcia celów organizacji i jednocześnie buduje przewagę konkurencyjną.

W tym artykule zwrócę szczególną uwagę na tzw. Centrum Procesowej Doskonałości, stojące na straży metod, poprzez które organizacja buduje siłę swoich procesów. Działając procesowo, umożliwiamy każdej osobie w organizacji, by poczuła się współodpowiedzialną za realizację ważnych dla firmy przedsięwzięć. Powtarzanie pracownikom misji, wizji i strategii, nawet wielokrotne, nie przyniesie żadnego efektu, jeśli bieżące inwestycje środków pracy kierowane są bez wyraźnego powiązania z procesami. To połączenie staje się możliwe, gdy środkiem ciężkości decyzji zarządczych jest kondycja procesów widziana przez pryzmat celów strategicznych i dostarczanej klientowi wartości. Co więcej, umiejscowienie procesu w centrum działań decyzyjnych pozwala na szybsze rozwiązywanie bieżących problemów i w efekcie budowanie długookresowej przewagi konkurencyjnej.

Wydobądź procesy na wierzch zwierciadła

Problemem w realizacji tej idei jest zwykle to, że procesy, mimo że obecne, nie są w pełni widoczne dla pracowników i kadry zarządzającej. Zakorzenione w organizacji silosy funkcjonalne niekiedy uniemożliwiają pełną realizację potencjału firmy, która zapewniłaby jej długoterminowy sukces. Kluczem do poprawy tego stanu rzeczy jest wydobycie procesów na wierzch zwierciadła, w którym kadra zarządzająca regularnie szuka informacji o bieżącej kondycji podległego sobie obszaru, a zarząd - o całej organizacji.

"Ale przecież zmapowaliśmy procesy"

Zastanówmy się - czy zarządzanie procesami biznesowymi w organizacjach nie przypomina czasem rozsypanej układanki? Mapy procesów, jeśli już istnieją, to nie dotyczą strategicznie najważniejszych w danej chwili procesów. Co więcej, opisują często nie cały proces, a jego część (tę dobrze znaną, a przez to łatwiejszą do opisania). Zmiany zmapowanych już procesów stają się żmudnym wyzwaniem administracyjnym wymagającym aktualizacji rysunków, opisów i procedur, nie mówiąc o dokładnym przeanalizowaniu wpływu tych zmian na konieczne aktualizacje innych procesów głównych czy pomocniczych.

W niejednym przypadku wysiłki w kierunku zarządzania procesowego kończyły się właśnie na zmapowaniu procesów, które wymagało poważnych nakładów czasu, a jego potencjał nie był rozwijany i nie został wykorzystany dla dobra organizacji.

Widoczność kluczowych procesów

Widoczność i transparentność najważniejszych pod względem strategicznym procesów pozwoli z dużą precyzją umiejscowić wysiłek organizacyjny i koszty zasobów tak, aby zwiększyć wartość tworzoną dla klienta (na przykład poprzez kontrolowaną zmianę lokalizacji wąskiego gardła). Do osiągnięcia takiego stanu znacząco przyczynia się kultura procesowamodelowanie procesów oparte o bieżące potrzeby strategiczne. Przejrzystość mapy procesowej pozwala na optymalizację procesu opartą na wiedzy o jego strukturze i powiązaniach zewnętrznych, ponieważ odkrywa przed zespołem analitycznym kształt procesu i jego zależności. To minimalizuje ryzyko podjęcia nietrafnych decyzji usprawniających i inwestycyjnych wynikających z przyjętej strategii.

Proces zarządzania procesami albo Centrum Procesowej Doskonałości

Wdrożenie filozofii zarządzania procesami biznesowymi do organizacji samo w sobie wymaga podejścia procesowego. Potrzebny jest "proces do codziennego zarządzania procesami". Ma on na celu bieżącą koordynację aktywności w ramach zarządzania procesami biznesowymi tak, aby tę układankę złożyć w całość i kontrolować jej niezbędne zmiany. Takie podejście zarządcze sprawia również, że na bieżąco śledzona jest dojrzałość poszczególnych procesów i ich wpływ na realizację strategii firmy. Dzięki temu kadra zarządzająca otrzymuje gotowe priorytety dla decyzji usprawniających procesy.

Taką funkcję zarządczą może otrzymać odrębna komórka organizacyjna - tzw. Centrum Procesowej Doskonałości (Center of Process Excellence). Jej rolą jest prowadzenie procesu zarządzania procesami, a także dbałość o rozwój kultury procesowej opartej o "relacje rynkowe" wewnątrz organizacji, gdzie każdy posiada swojego wewnętrznego dostawcę i klienta. Pracownicy w organizacji procesowej zdają sobie sprawę z roli procesów, w których pracują, w całym systemie procesów firmy. Znają ich możliwości i ograniczenia. Centrum Procesowej Doskonałości (CPD) poprzez proces zarządzania procesami likwiduje niejednoznaczności między strategią a procesami i pracownikami. Dba o to, aby wszystkie elementy podejścia procesowego były aktywne i ze sobą współpracowały. Można powiedzieć, że CPD odgrywa w organizacji taką rolę dla procesów jak HR dla pracowników.

Centrum Procesowej Doskonałości ewoluuje w czasie. Zwykle zaczyna swój byt jako jednoosobowa komórka, z czasem rosnąc i nabierając dojrzałości. Im bardziej CPD angażuje się w zarządzanie i usprawnianie procesów, tym więcej nabiera wiedzy, umiejętności, a dojrzałość procesowa organizacji rośnie. Ma to kolosalne znaczenie z perspektywy realizacji celów strategicznych, ciągłego doskonalenia i utrzymania wdrożonych już zmian.

Aby skutecznie zrealizować cele strategiczne, każda organizacja musi skierować na nie uwagę uczestników swoich procesów. Niezbędne ku temu jest powołanie do życia Centrum Procesowej Doskonałości, które przyjmie odpowiedzialność za budowanie kultury procesowej w firmie i wdrożenie metodyki zarządzania procesami. Jeżeli zarząd będzie otwarcie i odpowiednio często komunikował swoje wsparcie dla tej inicjatywy, a jednocześnie jako najważniejszy czynnik strategiczny przyjmie wartość dla klienta, to efekty tej zmiany przejdą najśmielsze oczekiwania.

Wojciech Matłosz, Trener GRUPY ODITK

10.12.2018

Innowacyjność w Polsce – jak to naprawdę wygląda?

Innowacyjność w Polsce ma różne oblicza. Dużo w tym kontekście mówi się o start-upach, i słusznie....

[więcej]
05.11.2018

Relacje – cichy zabójca sprzedaży?

Od kilku lat w procesach sprzedażowych kładzie się nacisk na budowanie relacji z klientem. Kierunek...

[więcej]
29.10.2018

Zmiany i nowości w wytycznych i certyfikacji IPMA

Najnowsza wersja „Wytycznych Kompetencji Indywidualnych w Zarządzaniu Projektami, Programami i...

[więcej]
15.10.2018

Planowanie programu rozwojowego – z kim i o czym rozmawiać

Fakt: Programy rozwojowe często nie osiągają założonych rezultatów.

[więcej]
01.10.2018

Grywalizacja – let's talk about fun

Super poważny zawodowy świat zmienia oblicze. Domaga się świeżości, lekkości i funu. Millenialsi,...

[więcej]
03.09.2018

Czego menadżer może się nauczyć od psa?

Zespoły mogły się już uczyć od dzikich gęsi. Sprawdzonym trenerem okazał się też koń. Mnie...

[więcej]
20.08.2018

Kto decyduje o wdrożeniu strategii organizacji - duży i mały obrazek

Typowy obrazek z polskich organizacji: zarząd wypracowuje strategię, a następnie zaprasza...

[więcej]
06.08.2018

Zator ogłoszony, czyli BIM w zamówieniach publicznych już w Polsce

Wyobraźmy sobie taką sytuację. Długo oczekiwana inwestycja w centrum miasta. Przebudowa, która...

[więcej]
23.07.2018

Kultura narodowa w biznesowej globalnej wiosce – czy nadal ma znaczenie?

Dlaczego w Arabii Saudyjskiej manekiny sklepowe nie mają głów?

[więcej]
09.07.2018

Związki zawodowe – czy pojawią się w każdej firmie?

Na początku czerwca 2018 r. sejm przyjął ustawę, która zasadniczo zmienia przepisy regulujące...

[więcej]
18.06.2018

Programy rozwojowe i model 70:20:10 – historia z happy endem?

Odnoszę wrażenie, iż wszyscy zgadzamy się, że model 70:20:10 powinien stanowić kręgosłup programów...

[więcej]
21.05.2018

Etyczna sprzedaż w branży ubezpieczeniowej – poszukiwanie jednorożca?

„Czy da się wyżyć w sprzedaży, nie oszukując?” – takim pytaniem zaskoczył mnie kilka dni temu...

[więcej]
07.05.2018

Mentoring – nie zaczynaj od ogona

Nie mogę wyjść z zaskoczenia, gdy w kolejnej organizacji, która uruchamia mentoring, stykam się z...

[więcej]
23.04.2018

BIM Manager – praca szuka człowieka

BIM (Building Information Modeling) - ten skrót od 2 lat jest niesłychanie „modny” w branży...

[więcej]
09.04.2018

To coach or not to coach – coaching menadżerski w ujęciu MAC

Certyfikowani coachowie i związane z tym specjalizacje mnożą się jak grzyby po deszczu. Dostępny...

[więcej]
05.03.2018

Wszystko zaczyna się od empatii – Design Thinking

Irytujesz się, kiedy podczas dyskusji pada stwierdzenie: „Spróbuj wejść w moje buty”? Jeżeli to...

[więcej]
05.02.2018

Sposób na przełom w innowacjach

Co robić, gdy wszystkie nisko wiszące owoce zostały już zebrane? W życiu – wiadomo – zwykle trzeba...

[więcej]
29.01.2018

Microlearning – panaceum na oporny mózg

Kto nie chciałby uczyć się szybciej, łatwiej, efektywniej? Niestety mózg często stawia nam czynny...

[więcej]
15.01.2018

Różnorodność w zespole boli i leczy

Z różnorodnością spotykamy się coraz częściej. Dotyczy ona już nie tylko płci czy pokolenia, ale...

[więcej]
18.12.2017

Co było i co będzie – trendy w HR 2017-2018

Rok 2017 dobiega końca. To czas podsumowań tego, co się udało, co zrobiliśmy, ale też moment, w...

[więcej]
04.12.2017

Building Information Modeling (BIM) – nowy wymiar branży budowlanej

Branża budowlana to stale rosnące wymagania w obszarze tworzenia nowej infrastruktury oraz nowych...

[więcej]
20.11.2017

O systemie antymobbingowym i antydyskryminacyjnym w działaniu - reagowanie i monitorowanie

Efektywny system antydyskryminacyjny i antymobbingowy opiera się na trzech filarach:...

[więcej]
06.11.2017

Etykieta biznesu czyli o kulturze budowania relacji

Co jakiś czas, w różnych sytuacjach, mamy okazję obserwować zachowania osób pełniących ważne...

[więcej]
23.10.2017

Kultura feedbacku - o sile informacji zwrotnej

O sile informacji zwrotnej korygującej dane mi było przekonać się w pewne czerwcowe przedpołudnie...

[więcej]
06.10.2017

TRIZ - fakty i mity

Każdy menadżer staje przed wyzwaniami przez duże „W”, w których nie ma mowy o prostej poprawie...

[więcej]
15.09.2017

Wymagania w projektach zwinnych – działasz Agile czy tylko o tym mówisz

„Działamy teraz Agile” to częsta deklaracja, którą potem szybko i boleśnie weryfikuje codzienność.

[więcej]
04.09.2017

E-learning – pięć filarów sukcesu

Apetyt polskich firm i urzędów na e-learning rośnie. Niestety próby jego wykorzystania często...

[więcej]
20.08.2017

Ewolucja w sprzedaży – przystosuj się albo zgiń

Świat się zmienia. W każdej dowolnie wybranej dziedzinie, wiedza i zasób informacji podwajają się...

[więcej]
31.07.2017

Zdawać czy nie zdawać - certyfikacja project management

Zapytałam Justynę, certyfikowaną Project Manager oraz moją bliską przyjaciółkę, czy wiedza, którą...

[więcej]
17.07.2017

O pracy płytkiej i głębokiej

„Tak to można szatkować kapustę” – powiedziała moja współpracowniczka, gdy w związku ze spóźnieniem...

[więcej]
03.07.2017

HR bez procesów – w tym szaleństwie jest metoda

HR jest zwyczajowo postrzegany jako dział, który „wspiera organizację”, „zaspokaja potrzeby...

[więcej]
26.06.2017

AGILE – zwinny sposób na projekt nie tylko dla IT

Złośliwi mówią, że gdyby na książce kucharskiej napisać Agile, to jej sprzedaż by wzrosła. Fakty są...

[więcej]
05.06.2017

Na co masz apetyt? BUY IN dla inicjatyw HR

Przypomnij sobie ostatnią sytuację, gdy byłeś wilczo głodny. Wszystko, co czujesz, to: chcę jeść!...

[więcej]
22.05.2017

Chwila prawdy dla systemu antymobbingowego i antydyskryminacyjnego

W pewnej organizacji do działu HR wpłynęła anonimowa skarga dotycząca molestowania seksualnego,...

[więcej]
09.05.2017

Wyróżnij się - standardy obsługi klienta z pomysłem

„Dzień dobry, dzień dobry wiewiórki i bobry” – tym zdaniem zostałam powitana na pokładzie samolotu...

[więcej]
03.04.2017

Tech-trendy i symplifikacja, czyli jak rozwijać Millenialsów

Na polskim rynku pracy obecnie funkcjonują dwa główne pokolenia: X oraz Millenialsi (pokolenie Y)....

[więcej]
20.03.2017

Zarządzanie przez cele (MBO) dla menadżera

System zarządzania przez cele, opisany przez Petera Drucker’a w książce: „Praktyka zarządzania”,...

[więcej]
07.03.2017

Uzupełnianie kompetencji w projekcie zwinnym

Nikt nie ma już wątpliwości. Cokolwiek by się nie działo Murphy zadziała. Projekt zaawansowany....

[więcej]
06.02.2017

Sposób na "syndrom szczupaka"

Termin „syndrom szczupaka” pochodzi od eksperymentu przeprowadzonego przez niemieckiego zoologa...

[więcej]
17.01.2017

Utrzymanie koncentracji – jak pomóc sobie w realizacji zadań

Jak długo jesteś w stanie skoncentrować się na jednym zadaniu bez rozpraszania się i przerywania?

[więcej]