19/02/2018

Nowy rok, nowe cele – strategia a procesy i pracownicy

Początek roku to dla wielu organizacji ogłoszenie nowych kierunków i celów strategicznych będących odpowiedzią na zmieniający się rynek klientów, dostawców i otoczenie prawne. O co zadbać, by ambitne cele nie stały się niewiele znaczącymi sloganami?

W organizacjach świadomych swoich procesów kolejnym krokiem po wyznaczeniu strategii jest powiązanie jej z bieżącymi działaniami komórek organizacyjnych. Takie działanie znacząco zwiększa prawdopodobieństwo osiągnięcia celów organizacji i jednocześnie buduje przewagę konkurencyjną.

W tym artykule zwrócę szczególną uwagę na tzw. Centrum Procesowej Doskonałości, stojące na straży metod, poprzez które organizacja buduje siłę swoich procesów. Działając procesowo, umożliwiamy każdej osobie w organizacji, by poczuła się współodpowiedzialną za realizację ważnych dla firmy przedsięwzięć. Powtarzanie pracownikom misji, wizji i strategii, nawet wielokrotne, nie przyniesie żadnego efektu, jeśli bieżące inwestycje środków pracy kierowane są bez wyraźnego powiązania z procesami. To połączenie staje się możliwe, gdy środkiem ciężkości decyzji zarządczych jest kondycja procesów widziana przez pryzmat celów strategicznych i dostarczanej klientowi wartości. Co więcej, umiejscowienie procesu w centrum działań decyzyjnych pozwala na szybsze rozwiązywanie bieżących problemów i w efekcie budowanie długookresowej przewagi konkurencyjnej.

Wydobądź procesy na wierzch zwierciadła

Problemem w realizacji tej idei jest zwykle to, że procesy, mimo że obecne, nie są w pełni widoczne dla pracowników i kadry zarządzającej. Zakorzenione w organizacji silosy funkcjonalne niekiedy uniemożliwiają pełną realizację potencjału firmy, która zapewniłaby jej długoterminowy sukces. Kluczem do poprawy tego stanu rzeczy jest wydobycie procesów na wierzch zwierciadła, w którym kadra zarządzająca regularnie szuka informacji o bieżącej kondycji podległego sobie obszaru, a zarząd - o całej organizacji.

"Ale przecież zmapowaliśmy procesy"

Zastanówmy się - czy zarządzanie procesami biznesowymi w organizacjach nie przypomina czasem rozsypanej układanki? Mapy procesów, jeśli już istnieją, to nie dotyczą strategicznie najważniejszych w danej chwili procesów. Co więcej, opisują często nie cały proces, a jego część (tę dobrze znaną, a przez to łatwiejszą do opisania). Zmiany zmapowanych już procesów stają się żmudnym wyzwaniem administracyjnym wymagającym aktualizacji rysunków, opisów i procedur, nie mówiąc o dokładnym przeanalizowaniu wpływu tych zmian na konieczne aktualizacje innych procesów głównych czy pomocniczych.

W niejednym przypadku wysiłki w kierunku zarządzania procesowego kończyły się właśnie na zmapowaniu procesów, które wymagało poważnych nakładów czasu, a jego potencjał nie był rozwijany i nie został wykorzystany dla dobra organizacji.

Widoczność kluczowych procesów

Widoczność i transparentność najważniejszych pod względem strategicznym procesów pozwoli z dużą precyzją umiejscowić wysiłek organizacyjny i koszty zasobów tak, aby zwiększyć wartość tworzoną dla klienta (na przykład poprzez kontrolowaną zmianę lokalizacji wąskiego gardła). Do osiągnięcia takiego stanu znacząco przyczynia się kultura procesowamodelowanie procesów oparte o bieżące potrzeby strategiczne. Przejrzystość mapy procesowej pozwala na optymalizację procesu opartą na wiedzy o jego strukturze i powiązaniach zewnętrznych, ponieważ odkrywa przed zespołem analitycznym kształt procesu i jego zależności. To minimalizuje ryzyko podjęcia nietrafnych decyzji usprawniających i inwestycyjnych wynikających z przyjętej strategii.

Proces zarządzania procesami albo Centrum Procesowej Doskonałości

Wdrożenie filozofii zarządzania procesami biznesowymi do organizacji samo w sobie wymaga podejścia procesowego. Potrzebny jest "proces do codziennego zarządzania procesami". Ma on na celu bieżącą koordynację aktywności w ramach zarządzania procesami biznesowymi tak, aby tę układankę złożyć w całość i kontrolować jej niezbędne zmiany. Takie podejście zarządcze sprawia również, że na bieżąco śledzona jest dojrzałość poszczególnych procesów i ich wpływ na realizację strategii firmy. Dzięki temu kadra zarządzająca otrzymuje gotowe priorytety dla decyzji usprawniających procesy.

Taką funkcję zarządczą może otrzymać odrębna komórka organizacyjna - tzw. Centrum Procesowej Doskonałości (Center of Process Excellence). Jej rolą jest prowadzenie procesu zarządzania procesami, a także dbałość o rozwój kultury procesowej opartej o "relacje rynkowe" wewnątrz organizacji, gdzie każdy posiada swojego wewnętrznego dostawcę i klienta. Pracownicy w organizacji procesowej zdają sobie sprawę z roli procesów, w których pracują, w całym systemie procesów firmy. Znają ich możliwości i ograniczenia. Centrum Procesowej Doskonałości (CPD) poprzez proces zarządzania procesami likwiduje niejednoznaczności między strategią a procesami i pracownikami. Dba o to, aby wszystkie elementy podejścia procesowego były aktywne i ze sobą współpracowały. Można powiedzieć, że CPD odgrywa w organizacji taką rolę dla procesów jak HR dla pracowników.

Centrum Procesowej Doskonałości ewoluuje w czasie. Zwykle zaczyna swój byt jako jednoosobowa komórka, z czasem rosnąc i nabierając dojrzałości. Im bardziej CPD angażuje się w zarządzanie i usprawnianie procesów, tym więcej nabiera wiedzy, umiejętności, a dojrzałość procesowa organizacji rośnie. Ma to kolosalne znaczenie z perspektywy realizacji celów strategicznych, ciągłego doskonalenia i utrzymania wdrożonych już zmian.

Aby skutecznie zrealizować cele strategiczne, każda organizacja musi skierować na nie uwagę uczestników swoich procesów. Niezbędne ku temu jest powołanie do życia Centrum Procesowej Doskonałości, które przyjmie odpowiedzialność za budowanie kultury procesowej w firmie i wdrożenie metodyki zarządzania procesami. Jeżeli zarząd będzie otwarcie i odpowiednio często komunikował swoje wsparcie dla tej inicjatywy, a jednocześnie jako najważniejszy czynnik strategiczny przyjmie wartość dla klienta, to efekty tej zmiany przejdą najśmielsze oczekiwania.

Wojciech Matłosz, Trener GRUPY ODITK

Autor artykułu
WOJCIECH MATŁOSZ
19/09/2022

Mądre usprawnienia, które dostarczają wartość biznesową

Przypomnij sobie sytuację, kiedy musiałeś rozwiązać jakiś problem, np. naprawić coś, co się zepsuło.

10/08/2022

Czy wiesz, jak naładować swój osobisty powerbank?

Czy znasz to uczucie, gdy w zasadzie dbasz o siebie, jednak coraz częściej boli Cię głowa,...

4/07/2022

Rozwój menedżerów - trendy vs potrzeby

Jakie działania rozwojowe otrzymali menedżerowie w Twojej organizacji w 2022 roku? Jaki rozwój im...

20/06/2022

Rodzic ze spokojem w pracy – Pozytywna Dyscyplina w praktyce

Głośne dyskusje i słynne słowo „ZARAZ”. Foch i trzaskanie drzwiami. Posiłek, który ciągnie się...

23/05/2022

Jeśli pracownik umie, ale nie chce – jak wzmacniać motywację i zaangażowanie?

Poznaj Roberta. Pracuje w firmie od dłuższego czasu. Świetnie radzi sobie ze wszystkimi, nawet...

17/05/2022

Kiedy pracownik nie umie, ale chce – przywództwo sytuacyjne w świeżej odsłonie

Ewa rozpoczyna pracę na produkcji. Porusza się po firmie i przydzielonych zadaniach jak we mgle....

11/04/2022

Gorące, klimatyczne okazje biznesowe

W biznesie rzadko jakiś trend jest tak jednoznaczny i długoterminowy jak aktualna fala zmian...

14/03/2022

Od inżynierii produktu do inżynierii wartości – Value Engineering

Projektowanie produktów i usług powinno być wyraźnie połączone z potrzebami ich odbiorców. Czy tak...

14/02/2022

Trendy w rozwoju menadżerów

Ostatnie dwa lata zmieniły krajobraz naszych biur i sposób pracy. Model pracy hybrydowej zostanie z...

17/01/2022

Społeczności – organizacyjny potencjał synergii i transferu wiedzy

W nowej rzeczywistości każda organizacja potrzebuje nie tylko przetrwać kryzysowy czas, ale...

13/12/2021

Nie ma dymu bez ognia i zespołu bez zaufania - jak budować bezpieczeństwo psychiczne

„Nie ma zespołu bez zaufania” jak twierdzi Paul Santagata (Head of Industry w Google). Twierdzenie...

22/11/2021

Innowacje w czasie katastrofy klimatycznej

Potrzeba nam dziś rewolucyjnych, dysruptywnych innowacji - tysięcy nakładających się większych i...

4/10/2021

Docenianie - bo żeby docenić…. trzeba cenić

Jak to jest, że 80% badanych Polaków uważa, że warto doceniać, chciałoby być docenianym częściej i...

20/09/2021

Jaką wartość mają wartości w Twojej organizacji?

Jeśli przed pandemią - choć z trzaskiem - dźwigaliśmy braki w kulturze komunikacji czy współpracy w...

7/09/2021

CONTROLLER 5.0 - Controlling Leaders of To(morrow)Day

VUCA Times, globalizacja, Big Data, automatyzacja, robotyzacja, zamiana towarów w usługi, zwinne i...

30/08/2021

Na szerokie wody mnie weź – onboarding w zdalnym wydaniu

Nie zawsze łatwa decyzja o odejściu z poprzedniej firmy, nowe środowisko i zadania, a to wszystko w...

30/07/2021

Klimatyczny wstrząs dla biznesu - „Fit for 55”

Trudno nie dostrzegać symptomów zmian klimatu. Nie tylko zarządzający, ale też pracownicy firm na...

9/07/2021

Trening silnej woli latem (i nie tylko) – to możliwe!

Siła woli to pojęcie, o którym słyszy się stosunkowo często. Zazdrościmy jej tym, którzy ją mają....

21/06/2021

Inspiracja i pragmatyzm – program rozwojowy dla menadżerów w modelu 70:20:10 (case study)

Najbardziej lubię się uczyć na przykładach. Jest w nich dużo inspiracji, ale i lekcji o tym, co...

7/06/2021

Eksperymentowanie - Agile Mindset od kuchni

Zarządzanie w środowisku, w którym nie zachodziły częste zmiany, było relatywnie łatwe. Gdy jest...

24/05/2021

Jaka piękna katastrofa – lekcje płynące z Misji Apollo 13

Wszyscy wiemy, że warto uczyć się na sukcesach. A ja, tak jak bohater filmu Ridleya Scotta „Dobry...

10/05/2021

Nowe potrzeby to nowe benefity – jak zapewnić pracownikom wsparcie psychologiczne

Nowe potrzeby pracowników wymagają świeżego spojrzenia na benefity.

27/04/2021

Agile Mindset – hit czy kit?

Agile, agility, agile mindset, zwinność, agile leadership - to hasła, które od miesięcy są na...

19/04/2021

Na „covidową rzeczywistość” odpowiedz realizmem

Czy wiesz, że większość ludzi poświęca ponad 80% swojego życia na rozpamiętywanie tego, co było lub...

15/03/2021

Leadership w nowej normalności

O transformacji przywództwa mówiono od przynajmniej 10 lat. Jednak to ostatni rok pokazał prawdziwe...

18/01/2021

Zarządzanie konfliktem – ważny element dobrego przywództwa

Burza i pioruny, a potem ciche dni – znasz to? A może jednak od początku cisza, ale atmosfera w...

10/12/2020

Od czego zacząć, gdy spada sprzedaż?

Spadek sprzedaży stawia zarządzających firmą przed dylematem, jak najlepiej na zmiennym rynku...

27/11/2020

Czy sprzedawać wszystkim klientom?

Kiedy spadają przychody, rodzi się pokusa, by sprzedawać wszystkim klientom, którzy się pojawią....

18/11/2020

Zwinność jest wtedy, gdy piłka jest w grze – krótki przewodnik po AGILITY

W sporcie zwinność jest bezcenna. Szybkie podania, przejęcia, zmiany, przepływ energii między...

22/10/2020

Kogo zatrudnić na Dyrektora Sprzedaży? To zależy, co i jak ma sprzedawać

Firma chce się rozwijać, walczyć o rynek, w „covidowych” warunkach dodatkowo poszerzyła lub...

30/09/2020

Oczywiste problemy biznesowe i nieoczywiste odpowiedzi w czasach Covid-19

Wiele firm staje przed wyzwaniem dalszego projektowania swojego wzrostu w wyjątkowo zmiennym...

29/09/2020

Wirtualne przywództwo, czyli lider w digitalnym świecie

Przywództwo to świadomy wybór, sama charyzma nie wystarczy, by być dobrym liderem.

28/09/2020

Strategia w czasach pandemii

Często kryzys, obok zagrożenia, stwarza nowe okazje. Aby je dostrzec, trzeba być elastycznym....

4/09/2020

Tarcza 4.0. i kolejne zmiany w prawie pracy

Kolejna tarcza antykryzysowa wprowadziła sporo ważnych zmian w prawie pracy.

22/08/2020

Kontrolujesz własne decyzje? O pułapkach, które funduje nam mózg

Mózg wpada w wiele różnych pułapek, z których nie zdajemy sobie sprawy. A one mają wpływ na...

4/08/2020

BIM Koordynator – pierwsza linia obrony

Ostatni rok będziemy pamiętać nie tylko jako rok Covid-19, ale też rok gwałtownej rewolucji...

30/07/2020

Inne podejście do sukcesji

Wiadomo, że słowo 'sukces' kojarzy się pozytywnie. A co się stanie, kiedy dodamy do niego dwie...

29/06/2020

Are you ready to go online? Jak przygotować handlowców do transformacji sprzedaży

O transformacji sprzedaży do online mówiono od kilku dobrych lat, ale była to raczej aspiracja,...

15/06/2020

Projekt ekstremalny od środka – the good, the bad and the ugly

Niezwykłe czasy rodzą niezwykłe historie. Przedstawiam anatomię z projektu, który okazał się być...

1/06/2020

Jak motywować w nieprzewidywalnych czasach

Menadżerowie wciąż poszukują skutecznych sposobów motywowania swoich pracowników. A jeśli w tzw....