Początek roku to dla wielu organizacji ogłoszenie nowych kierunków i celów strategicznych będących odpowiedzią na zmieniający się rynek klientów, dostawców i otoczenie prawne. O co zadbać, by ambitne cele nie stały się niewiele znaczącymi sloganami?
W organizacjach świadomych swoich procesów kolejnym krokiem po wyznaczeniu strategii jest powiązanie jej z bieżącymi działaniami komórek organizacyjnych. Takie działanie znacząco zwiększa prawdopodobieństwo osiągnięcia celów organizacji i jednocześnie buduje przewagę konkurencyjną.
W tym artykule zwrócę szczególną uwagę na tzw. Centrum Procesowej Doskonałości, stojące na straży metod, poprzez które organizacja buduje siłę swoich procesów. Działając procesowo, umożliwiamy każdej osobie w organizacji, by poczuła się współodpowiedzialną za realizację ważnych dla firmy przedsięwzięć. Powtarzanie pracownikom misji, wizji i strategii, nawet wielokrotne, nie przyniesie żadnego efektu, jeśli bieżące inwestycje środków pracy kierowane są bez wyraźnego powiązania z procesami. To połączenie staje się możliwe, gdy środkiem ciężkości decyzji zarządczych jest kondycja procesów widziana przez pryzmat celów strategicznych i dostarczanej klientowi wartości. Co więcej, umiejscowienie procesu w centrum działań decyzyjnych pozwala na szybsze rozwiązywanie bieżących problemów i w efekcie budowanie długookresowej przewagi konkurencyjnej.
Problemem w realizacji tej idei jest zwykle to, że procesy, mimo że obecne, nie są w pełni widoczne dla pracowników i kadry zarządzającej. Zakorzenione w organizacji silosy funkcjonalne niekiedy uniemożliwiają pełną realizację potencjału firmy, która zapewniłaby jej długoterminowy sukces. Kluczem do poprawy tego stanu rzeczy jest wydobycie procesów na wierzch zwierciadła, w którym kadra zarządzająca regularnie szuka informacji o bieżącej kondycji podległego sobie obszaru, a zarząd - o całej organizacji.
Zastanówmy się - czy zarządzanie procesami biznesowymi w organizacjach nie przypomina czasem rozsypanej układanki? Mapy procesów, jeśli już istnieją, to nie dotyczą strategicznie najważniejszych w danej chwili procesów. Co więcej, opisują często nie cały proces, a jego część (tę dobrze znaną, a przez to łatwiejszą do opisania). Zmiany zmapowanych już procesów stają się żmudnym wyzwaniem administracyjnym wymagającym aktualizacji rysunków, opisów i procedur, nie mówiąc o dokładnym przeanalizowaniu wpływu tych zmian na konieczne aktualizacje innych procesów głównych czy pomocniczych.
W niejednym przypadku wysiłki w kierunku zarządzania procesowego kończyły się właśnie na zmapowaniu procesów, które wymagało poważnych nakładów czasu, a jego potencjał nie był rozwijany i nie został wykorzystany dla dobra organizacji.
Widoczność i transparentność najważniejszych pod względem strategicznym procesów pozwoli z dużą precyzją umiejscowić wysiłek organizacyjny i koszty zasobów tak, aby zwiększyć wartość tworzoną dla klienta (na przykład poprzez kontrolowaną zmianę lokalizacji wąskiego gardła). Do osiągnięcia takiego stanu znacząco przyczynia się kultura procesowa i modelowanie procesów oparte o bieżące potrzeby strategiczne. Przejrzystość mapy procesowej pozwala na optymalizację procesu opartą na wiedzy o jego strukturze i powiązaniach zewnętrznych, ponieważ odkrywa przed zespołem analitycznym kształt procesu i jego zależności. To minimalizuje ryzyko podjęcia nietrafnych decyzji usprawniających i inwestycyjnych wynikających z przyjętej strategii.
Wdrożenie filozofii zarządzania procesami biznesowymi do organizacji samo w sobie wymaga podejścia procesowego. Potrzebny jest "proces do codziennego zarządzania procesami". Ma on na celu bieżącą koordynację aktywności w ramach zarządzania procesami biznesowymi tak, aby tę układankę złożyć w całość i kontrolować jej niezbędne zmiany. Takie podejście zarządcze sprawia również, że na bieżąco śledzona jest dojrzałość poszczególnych procesów i ich wpływ na realizację strategii firmy. Dzięki temu kadra zarządzająca otrzymuje gotowe priorytety dla decyzji usprawniających procesy.
Taką funkcję zarządczą może otrzymać odrębna komórka organizacyjna - tzw. Centrum Procesowej Doskonałości (Center of Process Excellence). Jej rolą jest prowadzenie procesu zarządzania procesami, a także dbałość o rozwój kultury procesowej opartej o "relacje rynkowe" wewnątrz organizacji, gdzie każdy posiada swojego wewnętrznego dostawcę i klienta. Pracownicy w organizacji procesowej zdają sobie sprawę z roli procesów, w których pracują, w całym systemie procesów firmy. Znają ich możliwości i ograniczenia. Centrum Procesowej Doskonałości (CPD) poprzez proces zarządzania procesami likwiduje niejednoznaczności między strategią a procesami i pracownikami. Dba o to, aby wszystkie elementy podejścia procesowego były aktywne i ze sobą współpracowały. Można powiedzieć, że CPD odgrywa w organizacji taką rolę dla procesów jak HR dla pracowników.
Centrum Procesowej Doskonałości ewoluuje w czasie. Zwykle zaczyna swój byt jako jednoosobowa komórka, z czasem rosnąc i nabierając dojrzałości. Im bardziej CPD angażuje się w zarządzanie i usprawnianie procesów, tym więcej nabiera wiedzy, umiejętności, a dojrzałość procesowa organizacji rośnie. Ma to kolosalne znaczenie z perspektywy realizacji celów strategicznych, ciągłego doskonalenia i utrzymania wdrożonych już zmian.
Aby skutecznie zrealizować cele strategiczne, każda organizacja musi skierować na nie uwagę uczestników swoich procesów. Niezbędne ku temu jest powołanie do życia Centrum Procesowej Doskonałości, które przyjmie odpowiedzialność za budowanie kultury procesowej w firmie i wdrożenie metodyki zarządzania procesami. Jeżeli zarząd będzie otwarcie i odpowiednio często komunikował swoje wsparcie dla tej inicjatywy, a jednocześnie jako najważniejszy czynnik strategiczny przyjmie wartość dla klienta, to efekty tej zmiany przejdą najśmielsze oczekiwania.
Wojciech Matłosz, Trener GRUPY ODITK
Czy zdarzyło Ci się utknąć na trudnym problemie technicznym, a jego rozwiązanie wydawało się...
Testy psychometryczne zyskują na popularności zarówno w edukacji, jak i w biznesie. Ich unikalna...
Świadomość własnego stylu pracy, czyli podejścia do codziennego wykonywania zadań, może znacząco...
„Ciągle jeszcze się uczę” - miał powiedzieć pewnego dnia Michał Anioł. Ten wyjątkowy twórca epoki...
Na zmianę potrzebnych nam umiejętności/kompetencji wpływa świat, w którym żyjemy. Na jakie future...
W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym sukces organizacji nie zależy tylko od efektywności...
Jestem wielkim entuzjastą sztucznej inteligencji (AI). Ogromne wrażenie robi na mnie szybki rozwój...
Executive coaching wg N.E.W.S.®
Ostatni kwartał roku to czas wzmożonych negocjacji. Wydajemy budżety, walczymy o budżety, umowy,...
Karolina, menadżerka dużego zespołu, jadąc jak co dzień do pracy, tym razem płakała. Zawsze...
Czy wiesz, jak czerpać radość z codziennych czynności i jak zarażać nią nawet największych...
Powiem to wprost – jeżeli chcesz mieć odpowiedzialnych ludzi, musisz zadbać o ich poczucie...
Współcześni inżynierowie i menadżerowie to nie tylko osoby zarządzające procesami, projektami czy...
W 2018 roku Instytut Gallupa przeprowadził badania, z których wynika, że ludzie mający okazję...
Jak odróżnić inżyniera, który będzie żyłą złota dla firmy ze względu na swoje pomysły, od innego,...
Pozyskiwanie Talentów z rynku pracy jest nie lada wyzwaniem, ale ich retencja w organizacji jest...
Coaching menadżerski, temat znany od dawna, dziś przeżywa swój renesans. Dlaczego? Bo żyjemy w...
Z marką osobistą jest jak z pogodą - zawsze jakaś jest. Nie każdemu będzie to odpowiadać! Nawet...
Prowadząc szkolenia i praktyczne warsztaty z technik rozwiązywania problemów narzędziami TRIZ,...
Eskalujący konflikt, mobbing, dyskryminacja i molestowanie są ukrytą zmorą niejednej organizacji....
Choć wiele firm w ostatnich miesiącach podjęło decyzję o częściowym lub pełnym powrocie do biur,...
Wyobraź sobie stację badawczą zlokalizowaną na dnie oceanu. To podwodne laboratorium jest też domem...
Praca na „pół gwizdka”, „mi to lotto”, „co ubijesz, to ujedziesz”, „jak zarobić, żeby się nie...
Przypomnij sobie sytuację, kiedy musiałeś rozwiązać jakiś problem, np. naprawić coś, co się zepsuło.
Czy znasz to uczucie, gdy w zasadzie dbasz o siebie, jednak coraz częściej boli Cię głowa,...
Jakie działania rozwojowe otrzymali menedżerowie w Twojej organizacji w 2022 roku? Jaki rozwój im...
Głośne dyskusje i słynne słowo „ZARAZ”. Foch i trzaskanie drzwiami. Posiłek, który ciągnie się...
Poznaj Roberta. Pracuje w firmie od dłuższego czasu. Świetnie radzi sobie ze wszystkimi, nawet...
Ewa rozpoczyna pracę na produkcji. Porusza się po firmie i przydzielonych zadaniach jak we mgle....
W biznesie rzadko jakiś trend jest tak jednoznaczny i długoterminowy jak aktualna fala zmian...
Projektowanie produktów i usług powinno być wyraźnie połączone z potrzebami ich odbiorców. Czy tak...
Ostatnie dwa lata zmieniły krajobraz naszych biur i sposób pracy. Model pracy hybrydowej zostanie z...
W nowej rzeczywistości każda organizacja potrzebuje nie tylko przetrwać kryzysowy czas, ale...
„Nie ma zespołu bez zaufania” jak twierdzi Paul Santagata (Head of Industry w Google). Twierdzenie...
Potrzeba nam dziś rewolucyjnych, dysruptywnych innowacji - tysięcy nakładających się większych i...
Jak to jest, że 80% badanych Polaków uważa, że warto doceniać, chciałoby być docenianym częściej i...
Jeśli przed pandemią - choć z trzaskiem - dźwigaliśmy braki w kulturze komunikacji czy współpracy w...
VUCA Times, globalizacja, Big Data, automatyzacja, robotyzacja, zamiana towarów w usługi, zwinne i...
Nie zawsze łatwa decyzja o odejściu z poprzedniej firmy, nowe środowisko i zadania, a to wszystko w...
Trudno nie dostrzegać symptomów zmian klimatu. Nie tylko zarządzający, ale też pracownicy firm na...