O rany! Nie zdążę! - czyli jak pozbyć się efektu "ostatniej chwili"?

Kto z nas nie zna tego uczucia, kiedy zbliża się deadline na jakieś duże zadanie - prezentację, raport… Najczęściej towarzyszy nam świadomość, że jesteśmy "w lesie", poczucie winy, że nie zaczęliśmy wcześniej i rosnący stres: "Czy aby na pewno zdążę?".

Myślę, że każdy z nas staje czasem przed zadaniami, które mają dłuższe lub krótsze terminy realizacji, ale nie stanowią naszych codziennych obowiązków. W pracy trenera/konsultanta jest to przygotowanie nowego programu szkoleń, napisanie jakiegoś artykułu, opracowanie koncepcji jakiegoś produktu. Bywa też, że jest to związane z rozwojem osobistym np: praca zaliczeniowa na studiach podyplomowych. Tego typu zadnia przez to, że nie należą do naszej codzienności, szybko zostają wypchnięte przez rzeczy pilniejsze. Dziś będzie o tym, jak w natłoku codziennych spraw znaleźć czas na taką pracę.

Do dyspozycji mamy de facto trzy strategie:

• podzielenie całości na bardzo drobne części i robienie codziennie czegoś
• podzielenie całości na kilka części i zarezerwowanie np: jednego dnia w tygodniu na wykonanie tej pracy
• zrobienie całości za jednym zamachem - najczęściej na ostatnią chwilę

Korzystając z dobrodziejstw wirtualnego świata, zapytałam swoich facebookowych znajomych, którą strategię wybierają. Tylko jedna osoba napisała, że robi codziennie po kawałku, natomiast pozostałe kilkanaście odpowiedzi rozłożyło się równomiernie pomiędzy kilka dużych części lub całości za jednym zamachem. Większość osób pisała, że motywacja rośnie wraz ze skracaniem pozostałego czasu i że nawet jeśli wszystko zaplanują z wyprzedzeniem, to ostatnia chwila
i tak jest bardzo intensywna.

W moim przekonaniu najlepiej jest podzielić to nasze zadanie na kilka/kilkanaście części i zarezerwować sobie czas na realizację każdej z nich. Jeśli dodatkowo do każdej części przypiszemy konkretny cel, to po jej zakończeniu będziemy mieli to bezcenne poczucie, że jakoś posuwamy się do przodu. Dla przykładu: zabierając się za ten artykuł ustaliłam następujące kroki:

• przeprowadzenie badania na facebooku,
• odświeżenie ulubionego ebooka na ten temat,
• napisanie szkicu artykułu,
• napisanie jednolitego tekstu,
• zrobienie poprawek.

Kolejny krok, to zaplanowanie realizacji. Moją ulubioną metodą jest planowanie wsteczne. Skoro wiem, że artykuł ma się ukazać online 15.01, to tydzień wcześniej musi być gotowy. W związku z tym szkic powinien być najpóźniej do 2.01, żeby był czas na tekst i na poprawki. Tego rodzaju planowanie ma jedną pułapkę. Jeśli jesteśmy perfekcjonistami i planujemy z dużym wyprzedzeniem, to nawet jeśli będziemy gotowi długo przed deadlinem, to i tak do końca będziemy coś poprawiać w myśl zasady "rzeczy zajmują tyle czasu, na ile im pozwolimy". Albo więc kończymy z wyprzedzeniem, zakopujemy naszą pracę głęboko i zerkamy dopiero przed ostatecznym terminem - na pewno znajdzie się coś co będziemy chcieli zmienić. Albo po prostu zaczynamy później.

Niezależnie od tego, której strategii damy pierwszeństwo, wciąż pozostajemy z tym samym problemem: jak w natłoku spraw zabrać się za coś, co wymaga czasu, kreatywności, spokoju i koncentracji? Wiadomo przecież, jak wygląda dzień pracy: telefon dzwoni, mail przychodzi, są spotkania mniej lub bardziej planowane, wrzutki, czasem nawet zdarzy się pożar. Często kończy się tym, że zabieramy pracę do domu, a nie powinno to być regułą. Zresztą, nawet jeśli wykonujemy jakieś zadania przypisane do naszego prywatnego czasu, to czyha na nas mnóstwo dystraktorów: komunikatory internetowe, telewizja, internet ze swoim bogactwem sensownych i bezsensownych treści, nie wspominając już o blaskach i cieniach życia rodzinnego. Jak można sobie pomóc, żeby w ostatniej chwili nie zarywać nocy?

Określ porę dnia, w której jesteś najbardziej produktywny (jeśli zadanie jest związane z Twoją pracą, weź pod uwagę tylko godziny w których pracujesz). Dla wielu osób jest to poranek - czasem nawet bardzo wczesny. Może to być popołudnie, kiedy przetoczy się już fala maili, telefonów i spotkań.

Kiedy już ustalisz, jaka pora dnia będzie najbardziej odpowiednia - zaplanuj realizację poszczególnych etapów. Wpisz je nie tylko w swój prywatny kalendarz. Zadbaj o to, żeby inne osoby wiedziały, że będziesz w tym czasie niedostępny.
Jeśli w firmie prowadzicie kalendarze online, umieść również tam taką informację - wtedy nikt nie umówi Cię na spotkanie w tym terminie.

Zanim usiądziesz do pracy wyeliminuj dystraktory: wyłącz głos w telefonie, odłóż go. Jeśli Internet Cię rozprasza, wyłącz dostęp do niego w komputerze. Jeśli to możliwe znajdź ciche i spokojne miejsce. Może pusta sala konferencyjna, może czyjś pusty pokój. Jeśli możesz - po prostu wyjdź z biura i usiądź w pobliskiej kawiarni. Ustal sobie rytuały, którymi będziesz zaczynać pracę np: filiżanka ulubionej herbaty i odsłuchanie ulubionego utworu w mp3. Po co? Żeby Twój mózg zaczął kojarzyć te czynności z momentem kiedy powinien przestawiać się na wykonywania określonego zadania. Po kilku razach łatwiej Ci będzie się skoncentrować po wykonaniu tych "magicznych" czynności. Takie metody stosowane były m.in przez pisarzy np: Schiller trzymał koszyk jabłek pod stolikiem przy którym pisał, bo ich zapach pomagał mu się skoncentrować.

Już jesteś prawie gotowy do pracy - zostało jeszcze wyeliminowanie największego dystraktora - natłoku myśli. Często zdarza się, że jak siadamy do pracy nad jedną rzeczą, w głowie pojawia się tysiąc i jeden sposobów na rozwiązanie problemu, o którym myśleliśmy bezskutecznie wczoraj. Albo dziesięć pomysłów na tą prezentację, którą dziś omawialiśmy na spotkaniu. Żeby zachować te pomysły, a jednocześnie uwolnić nasz mózg od myślenia o nich warto trzymać podczas pracy jakiś notes czy kartkę na podorędziu. Zwykle określam ją mianem: "wiaderka". I do tego wiaderka wrzucamy wszystko, co nam przyjdzie do głowy (pomysł na dzisiejszy obiad, rozwiązanie problemu, z którym zmagamy się od kilku dni, stos rzeczy, które trzeba zrobić), a co nie jest związane bezpośrednio z wykonywanym właśnie zadaniem. Po zakończonej pracy warto zerknąć do "wiaderka" i posortować jego zawartość tak, żeby skorzystać z tego, co rzeczywiście jest potrzebne/sensowne i pozbyć się rzeczy nieistotnych. Jeśli pomysły dotyczą spraw dość odległych w czasie - warto je gdzieś zapisać, żeby nie umknęły.

Trzymanie się nakreślonego przeze mnie schematu będzie na początku trudne - jak każda zmiana nawyków. Jeśli się jednak uda, są szanse, że przynajmniej częściowo uda się wyeliminować rzeczy robione na ostatnią chwilę i pozbyć się tym samym niepotrzebnego stresu.

Powodzenia.



Marta Borkowska-Bierć - Konsultant Grupy ODiTK