14.01.2013

O rany! Nie zdążę! - czyli jak pozbyć się efektu "ostatniej chwili"?

Kto z nas nie zna tego uczucia, kiedy zbliża się deadline na jakieś duże zadanie - prezentację, raport… Najczęściej towarzyszy nam świadomość, że jesteśmy "w lesie", poczucie winy, że nie zaczęliśmy wcześniej i rosnący stres: "Czy aby na pewno zdążę?".

Myślę, że każdy z nas staje czasem przed zadaniami, które mają dłuższe lub krótsze terminy realizacji, ale nie stanowią naszych codziennych obowiązków. W pracy trenera/konsultanta jest to przygotowanie nowego programu szkoleń, napisanie jakiegoś artykułu, opracowanie koncepcji jakiegoś produktu. Bywa też, że jest to związane z rozwojem osobistym np: praca zaliczeniowa na studiach podyplomowych. Tego typu zadnia przez to, że nie należą do naszej codzienności, szybko zostają wypchnięte przez rzeczy pilniejsze. Dziś będzie o tym, jak w natłoku codziennych spraw znaleźć czas na taką pracę.

Do dyspozycji mamy de facto trzy strategie:

  • podzielenie całości na bardzo drobne części i robienie codziennie czegoś
  • podzielenie całości na kilka części i zarezerwowanie np: jednego dnia w tygodniu na wykonanie tej pracy
  • zrobienie całości za jednym zamachem - najczęściej na ostatnią chwilę

Korzystając z dobrodziejstw wirtualnego świata, zapytałam swoich facebookowych znajomych, którą strategię wybierają. Tylko jedna osoba napisała, że robi codziennie po kawałku, natomiast pozostałe kilkanaście odpowiedzi rozłożyło się równomiernie pomiędzy kilka dużych części lub całości za jednym zamachem. Większość osób pisała, że motywacja rośnie wraz ze skracaniem pozostałego czasu i że nawet jeśli wszystko zaplanują z wyprzedzeniem, to ostatnia chwila
i tak jest bardzo intensywna.

W moim przekonaniu najlepiej jest podzielić to nasze zadanie na kilka/kilkanaście części i zarezerwować sobie czas na realizację każdej z nich. Jeśli dodatkowo do każdej części przypiszemy konkretny cel, to po jej zakończeniu będziemy mieli to bezcenne poczucie, że jakoś posuwamy się do przodu. Dla przykładu: zabierając się za ten artykuł ustaliłam następujące kroki:

  • przeprowadzenie badania na facebooku,
  • odświeżenie ulubionego ebooka na ten temat,
  • napisanie szkicu artykułu,
  • napisanie jednolitego tekstu,
  • zrobienie poprawek.

Kolejny krok, to zaplanowanie realizacji. Moją ulubioną metodą jest planowanie wsteczne. Skoro wiem, że artykuł ma się ukazać online 15.01, to tydzień wcześniej musi być gotowy. W związku z tym szkic powinien być najpóźniej do 2.01, żeby był czas na tekst i na poprawki. Tego rodzaju planowanie ma jedną pułapkę. Jeśli jesteśmy perfekcjonistami i planujemy z dużym wyprzedzeniem, to nawet jeśli będziemy gotowi długo przed deadlinem, to i tak do końca będziemy coś poprawiać w myśl zasady "rzeczy zajmują tyle czasu, na ile im pozwolimy". Albo więc kończymy z wyprzedzeniem, zakopujemy naszą pracę głęboko i zerkamy dopiero przed ostatecznym terminem - na pewno znajdzie się coś co będziemy chcieli zmienić. Albo po prostu zaczynamy później.

Niezależnie od tego, której strategii damy pierwszeństwo, wciąż pozostajemy z tym samym problemem: jak w natłoku spraw zabrać się za coś, co wymaga czasu, kreatywności, spokoju i koncentracji? Wiadomo przecież, jak wygląda dzień pracy: telefon dzwoni, mail przychodzi, są spotkania mniej lub bardziej planowane, wrzutki, czasem nawet zdarzy się pożar. Często kończy się tym, że zabieramy pracę do domu, a nie powinno to być regułą. Zresztą, nawet jeśli wykonujemy jakieś zadania przypisane do naszego prywatnego czasu, to czyha na nas mnóstwo dystraktorów: komunikatory internetowe, telewizja, internet ze swoim bogactwem sensownych i bezsensownych treści, nie wspominając już o blaskach i cieniach życia rodzinnego. Jak można sobie pomóc, żeby w ostatniej chwili nie zarywać nocy?

Określ porę dnia, w której jesteś najbardziej produktywny (jeśli zadanie jest związane z Twoją pracą, weź pod uwagę tylko godziny w których pracujesz). Dla wielu osób jest to poranek - czasem nawet bardzo wczesny. Może to być popołudnie, kiedy przetoczy się już fala maili, telefonów i spotkań.

Kiedy już ustalisz, jaka pora dnia będzie najbardziej odpowiednia - zaplanuj realizację poszczególnych etapów. Wpisz je nie tylko w swój prywatny kalendarz. Zadbaj o to, żeby inne osoby wiedziały, że będziesz w tym czasie niedostępny.
Jeśli w firmie prowadzicie kalendarze online, umieść również tam taką informację - wtedy nikt nie umówi Cię na spotkanie w tym terminie.

Zanim usiądziesz do pracy wyeliminuj dystraktory: wyłącz głos w telefonie, odłóż go. Jeśli Internet Cię rozprasza, wyłącz dostęp do niego w komputerze. Jeśli to możliwe znajdź ciche i spokojne miejsce. Może pusta sala konferencyjna, może czyjś pusty pokój. Jeśli możesz - po prostu wyjdź z biura i usiądź w pobliskiej kawiarni. Ustal sobie rytuały, którymi będziesz zaczynać pracę np: filiżanka ulubionej herbaty i odsłuchanie ulubionego utworu w mp3. Po co? Żeby Twój mózg zaczął kojarzyć te czynności z momentem kiedy powinien przestawiać się na wykonywania określonego zadania. Po kilku razach łatwiej Ci będzie się skoncentrować po wykonaniu tych "magicznych" czynności. Takie metody stosowane były m.in przez pisarzy np: Schiller trzymał koszyk jabłek pod stolikiem przy którym pisał, bo ich zapach pomagał mu się skoncentrować.

Już jesteś prawie gotowy do pracy - zostało jeszcze wyeliminowanie największego dystraktora - natłoku myśli. Często zdarza się, że jak siadamy do pracy nad jedną rzeczą, w głowie pojawia się tysiąc i jeden sposobów na rozwiązanie problemu, o którym myśleliśmy bezskutecznie wczoraj. Albo dziesięć pomysłów na tą prezentację, którą dziś omawialiśmy na spotkaniu. Żeby zachować te pomysły, a jednocześnie uwolnić nasz mózg od myślenia o nich warto trzymać podczas pracy jakiś notes czy kartkę na podorędziu. Zwykle określam ją mianem: "wiaderka". I do tego wiaderka wrzucamy wszystko, co nam przyjdzie do głowy (pomysł na dzisiejszy obiad, rozwiązanie problemu, z którym zmagamy się od kilku dni, stos rzeczy, które trzeba zrobić), a co nie jest związane bezpośrednio z wykonywanym właśnie zadaniem. Po zakończonej pracy warto zerknąć do "wiaderka" i posortować jego zawartość tak, żeby skorzystać z tego, co rzeczywiście jest potrzebne/sensowne i pozbyć się rzeczy nieistotnych. Jeśli pomysły dotyczą spraw dość odległych w czasie - warto je gdzieś zapisać, żeby nie umknęły.

Trzymanie się nakreślonego przeze mnie schematu będzie na początku trudne - jak każda zmiana nawyków. Jeśli się jednak uda, są szanse, że przynajmniej częściowo uda się wyeliminować rzeczy robione na ostatnią chwilę i pozbyć się tym samym niepotrzebnego stresu.

Powodzenia.



Marta Borkowska-Bierć - Konsultant Grupy ODiTK

04.09.2020

Tarcza 4.0. i kolejne zmiany w prawie pracy

Kolejna tarcza antykryzysowa wprowadziła sporo ważnych zmian w prawie pracy.

[więcej]
02.09.2020

Wirtualne przywództwo, czyli lider w digitalnym świecie

Przywództwo to świadomy wybór, sama charyzma nie wystarczy, by być dobrym liderem.

[więcej]
22.08.2020

Kontrolujesz własne decyzje? O pułapkach, które funduje nam mózg

Mózg wpada w wiele różnych pułapek, z których nie zdajemy sobie sprawy. A one mają wpływ na...

[więcej]
04.08.2020

BIM Koordynator – pierwsza linia obrony

2020 będziemy pamiętać jako rok Covid-19. Ale zapamiętamy go również jako rok gwałtownej rewolucji...

[więcej]
30.07.2020

Inne podejście do sukcesji

Wiadomo, że słowo 'sukces' kojarzy się pozytywnie. A co się stanie, kiedy dodamy do niego dwie...

[więcej]
29.06.2020

Are you ready to go online? Jak przygotować handlowców do transformacji sprzedaży

O transformacji sprzedaży do online mówiono od kilku dobrych lat, ale była to raczej aspiracja,...

[więcej]
15.06.2020

Projekt ekstremalny od środka – the good, the bad and the ugly

Niezwykłe czasy rodzą niezwykłe historie. Przedstawiam anatomię z projektu, który okazał się być...

[więcej]
01.06.2020

Jak motywować w nieprzewidywalnych czasach

Menadżerowie wciąż poszukują skutecznych sposobów motywowania swoich pracowników. A jeśli w tzw....

[więcej]
27.04.2020

O co tyle krzyku z odpornością psychiczną?

Wyobraź sobie, że jesteś wysoko w górach. Pogoda może zmienić się w każdej chwili. Czasem świeci...

[więcej]
06.04.2020

Ty kontra stres – o mądrej rozgrywce i przygotowaniu na nowe

Pamiętam, jak w 2008 roku pisałem artykuły o zarządzaniu stresem w obliczu kryzysu ekonomicznego,...

[więcej]
30.03.2020

Rozwój w czasach zarazy

Rozwój znajduje się w ćwiartce matrycy Eisenhowera: WAŻNE/NIEPILNE – tak pokazują moje...

[więcej]
23.03.2020

Liderze - doładuj pozytywne emocje

O różnicach pomiędzy byciem menadżerem a liderem powiedziano już bardzo dużo. Aktualna sytuacja to...

[więcej]
13.03.2020

Jak oswoić niepewność – redukuj swój lęk

Kto z nas lubi się bać? Nie chcemy lęku. Unikamy go na różne sposoby (mniej i bardziej zdrowe)....

[więcej]
13.03.2020

Praca zdalna – kluczowe kwestie prawne

W związku z przyspieszonym transferem do pracy zdalnej, stykamy się z pytaniami ze strony działów...

[więcej]
03.03.2020

Jak cię widzą, tak ci płacą – o znaczeniu ubioru w biznesie

Mówi się, że nie powinniśmy oceniać książki po okładce. A i tak często to robimy - wydajemy opinię...

[więcej]
24.02.2020

Zwinność wodospadu, czyli agile mindset

Turkusowe zarządzanie, samoorganizujące się zespoły, zwinność organizacji. Znamy to, prawda? Te i...

[więcej]
29.01.2020

Project management z perspektywy czasu – jak było i jak będzie

Kiedy poprosiliśmy ministra gospodarki o honorowy patronat nad konferencją Project Management,...

[więcej]
16.12.2019

Samoorganizujący się zespół? Tak, ale po sFRISowaniu

Typowa sytuacja: dołączyłeś do projektu Agile i wiesz, że macie stać się zespołem...

[więcej]
04.12.2019

Goodness is good for business – kilka słów o programach wellbeing

Weekend trwa jeszcze w najlepsze, a Ty myślisz tylko o tym, że następnego dnia musisz iść do pracy....

[więcej]
15.11.2019

Rozwój po nowemu – WOW w procesach rozwojowych

Zmiana pokoleniowa w firmach, wszechobecna technologia i rzeczywistość VUCA kształtują nowe...

[więcej]
28.10.2019

Taki mamy klimat – globalne ocieplenie a przyszłość zarządzania projektami

Nie lubimy zmian. Byłoby świetnie, gdyby sprawy mogły podążać ustalonymi od dekad ścieżkami, gdzie...

[więcej]
08.10.2019

Uważny, obecny i skuteczny, czyli mindfulness lidera

Nie masz chwili wytchnienia. Nadmiar obowiązków, presja, pośpiech, konflikty, zmiany, oczekiwania,...

[więcej]
17.09.2019

Digitalne docenianie – spróbuj, co ci szkodzi

Słowa mają siłę. Szczególnie te, które wyrażają docenienie. Ale jak ich używać, gdy zwykłe...

[więcej]
26.08.2019

Wdrożenie BIM to droga do sukcesu - o ile nie idziesz na skróty

W branży budowlanej, jednej z branż sektora bądź co bądź usługowego, sukces opisany jest w bardzo...

[więcej]
06.08.2019

Program rozwojowy od kuchni – doprawiony 70:20:10

Zainspirowała mnie ostatnio międzynarodowa firma dostarczająca produkty żywnościowe bezpośrednio do...

[więcej]
29.07.2019

Czy opłaca się inwestować w personal branding kadry menadżerskiej?

Czy inwestując w markę osobistą menadżera, nie pomagamy mu w gładkim przejściu do konkurencji?...

[więcej]
08.07.2019

Wódz z nerwami na wodzy

Jaka jest wspólna cecha menadżerów? Poza tym, że kierują ludźmi w organizacjach, zdecydowana...

[więcej]
27.05.2019

Załatwiony w białych rękawiczkach

Menadżerze, markę osobistą buduj wtedy, kiedy masz pracę.

[więcej]
15.05.2019

BIM - siła kompetentnego zespołu

Ostatni rok to czas niezwykle intensywnego rozwoju BIM (Building Information Modeling) w Polsce....

[więcej]
08.04.2019

Głodni doceniania, czyli słów kilka o roli docenienia w miejscu pracy

Paradoks dzisiejszych czasów: mnożą się programy uznaniowe i benefitowe dla pracowników, a poziom...

[więcej]
26.03.2019

Złoto ukryte u konstruktorów, czyli Design For Assembly (DFA)

Realia pracy konstruktorów zwykle wyglądają tak, że menadżerowie oczekują od nich sporego tempa. Bo...

[więcej]
04.03.2019

Jak, a nie co – kiedy proces jest ważniejszy niż cel

Ludzie odnoszący sukcesy i ich nieodnoszący mają takie same cele.

[więcej]
18.02.2019

Business acumen, czyli czy leci z nami pilot

Poprawa EBITDA o 2,5% jest jednym z celów strategicznych pewnej firmy. Brzmi sensownie. Ale czy...

[więcej]
21.01.2019

Menadżerze, chcesz „uczynić” ludzi odpowiedzialnymi?

Jednym z wyzwań, o których najczęściej mówią liderzy, jest brak odpowiedzialności w ich...

[więcej]
09.01.2019

Storywatching w działaniach HR

W grudniu „Forbes” opublikował listę najlepiej zarabiających Youtuberów. Na jej szczycie znalazł...

[więcej]
17.12.2018

Trendy rozwojowe 2018/2019 – czym bije serce rozwoju?

I znów znienacka dopadł nas koniec roku! Myślę, że nie tylko mnie zatrważa, jak czas po prostu...

[więcej]
10.12.2018

Innowacyjność w Polsce – jak to naprawdę wygląda?

Innowacyjność w Polsce ma różne oblicza. Dużo w tym kontekście mówi się o start-upach, i słusznie....

[więcej]
05.11.2018

Relacje – cichy zabójca sprzedaży?

Od kilku lat w procesach sprzedażowych kładzie się nacisk na budowanie relacji z klientem. Kierunek...

[więcej]
29.10.2018

Zmiany i nowości w wytycznych i certyfikacji IPMA

Najnowsza wersja „Wytycznych Kompetencji Indywidualnych w Zarządzaniu Projektami, Programami i...

[więcej]
15.10.2018

Planowanie programu rozwojowego – z kim i o czym rozmawiać

Fakt: Programy rozwojowe często nie osiągają założonych rezultatów.

[więcej]