14.01.2013

O rany! Nie zdążę! - czyli jak pozbyć się efektu "ostatniej chwili"?

Kto z nas nie zna tego uczucia, kiedy zbliża się deadline na jakieś duże zadanie - prezentację, raport… Najczęściej towarzyszy nam świadomość, że jesteśmy "w lesie", poczucie winy, że nie zaczęliśmy wcześniej i rosnący stres: "Czy aby na pewno zdążę?".

Myślę, że każdy z nas staje czasem przed zadaniami, które mają dłuższe lub krótsze terminy realizacji, ale nie stanowią naszych codziennych obowiązków. W pracy trenera/konsultanta jest to przygotowanie nowego programu szkoleń, napisanie jakiegoś artykułu, opracowanie koncepcji jakiegoś produktu. Bywa też, że jest to związane z rozwojem osobistym np: praca zaliczeniowa na studiach podyplomowych. Tego typu zadnia przez to, że nie należą do naszej codzienności, szybko zostają wypchnięte przez rzeczy pilniejsze. Dziś będzie o tym, jak w natłoku codziennych spraw znaleźć czas na taką pracę.

Do dyspozycji mamy de facto trzy strategie:

  • podzielenie całości na bardzo drobne części i robienie codziennie czegoś
  • podzielenie całości na kilka części i zarezerwowanie np: jednego dnia w tygodniu na wykonanie tej pracy
  • zrobienie całości za jednym zamachem - najczęściej na ostatnią chwilę

Korzystając z dobrodziejstw wirtualnego świata, zapytałam swoich facebookowych znajomych, którą strategię wybierają. Tylko jedna osoba napisała, że robi codziennie po kawałku, natomiast pozostałe kilkanaście odpowiedzi rozłożyło się równomiernie pomiędzy kilka dużych części lub całości za jednym zamachem. Większość osób pisała, że motywacja rośnie wraz ze skracaniem pozostałego czasu i że nawet jeśli wszystko zaplanują z wyprzedzeniem, to ostatnia chwila
i tak jest bardzo intensywna.

W moim przekonaniu najlepiej jest podzielić to nasze zadanie na kilka/kilkanaście części i zarezerwować sobie czas na realizację każdej z nich. Jeśli dodatkowo do każdej części przypiszemy konkretny cel, to po jej zakończeniu będziemy mieli to bezcenne poczucie, że jakoś posuwamy się do przodu. Dla przykładu: zabierając się za ten artykuł ustaliłam następujące kroki:

  • przeprowadzenie badania na facebooku,
  • odświeżenie ulubionego ebooka na ten temat,
  • napisanie szkicu artykułu,
  • napisanie jednolitego tekstu,
  • zrobienie poprawek.

Kolejny krok, to zaplanowanie realizacji. Moją ulubioną metodą jest planowanie wsteczne. Skoro wiem, że artykuł ma się ukazać online 15.01, to tydzień wcześniej musi być gotowy. W związku z tym szkic powinien być najpóźniej do 2.01, żeby był czas na tekst i na poprawki. Tego rodzaju planowanie ma jedną pułapkę. Jeśli jesteśmy perfekcjonistami i planujemy z dużym wyprzedzeniem, to nawet jeśli będziemy gotowi długo przed deadlinem, to i tak do końca będziemy coś poprawiać w myśl zasady "rzeczy zajmują tyle czasu, na ile im pozwolimy". Albo więc kończymy z wyprzedzeniem, zakopujemy naszą pracę głęboko i zerkamy dopiero przed ostatecznym terminem - na pewno znajdzie się coś co będziemy chcieli zmienić. Albo po prostu zaczynamy później.

Niezależnie od tego, której strategii damy pierwszeństwo, wciąż pozostajemy z tym samym problemem: jak w natłoku spraw zabrać się za coś, co wymaga czasu, kreatywności, spokoju i koncentracji? Wiadomo przecież, jak wygląda dzień pracy: telefon dzwoni, mail przychodzi, są spotkania mniej lub bardziej planowane, wrzutki, czasem nawet zdarzy się pożar. Często kończy się tym, że zabieramy pracę do domu, a nie powinno to być regułą. Zresztą, nawet jeśli wykonujemy jakieś zadania przypisane do naszego prywatnego czasu, to czyha na nas mnóstwo dystraktorów: komunikatory internetowe, telewizja, internet ze swoim bogactwem sensownych i bezsensownych treści, nie wspominając już o blaskach i cieniach życia rodzinnego. Jak można sobie pomóc, żeby w ostatniej chwili nie zarywać nocy?

Określ porę dnia, w której jesteś najbardziej produktywny (jeśli zadanie jest związane z Twoją pracą, weź pod uwagę tylko godziny w których pracujesz). Dla wielu osób jest to poranek - czasem nawet bardzo wczesny. Może to być popołudnie, kiedy przetoczy się już fala maili, telefonów i spotkań.

Kiedy już ustalisz, jaka pora dnia będzie najbardziej odpowiednia - zaplanuj realizację poszczególnych etapów. Wpisz je nie tylko w swój prywatny kalendarz. Zadbaj o to, żeby inne osoby wiedziały, że będziesz w tym czasie niedostępny.
Jeśli w firmie prowadzicie kalendarze online, umieść również tam taką informację - wtedy nikt nie umówi Cię na spotkanie w tym terminie.

Zanim usiądziesz do pracy wyeliminuj dystraktory: wyłącz głos w telefonie, odłóż go. Jeśli Internet Cię rozprasza, wyłącz dostęp do niego w komputerze. Jeśli to możliwe znajdź ciche i spokojne miejsce. Może pusta sala konferencyjna, może czyjś pusty pokój. Jeśli możesz - po prostu wyjdź z biura i usiądź w pobliskiej kawiarni. Ustal sobie rytuały, którymi będziesz zaczynać pracę np: filiżanka ulubionej herbaty i odsłuchanie ulubionego utworu w mp3. Po co? Żeby Twój mózg zaczął kojarzyć te czynności z momentem kiedy powinien przestawiać się na wykonywania określonego zadania. Po kilku razach łatwiej Ci będzie się skoncentrować po wykonaniu tych "magicznych" czynności. Takie metody stosowane były m.in przez pisarzy np: Schiller trzymał koszyk jabłek pod stolikiem przy którym pisał, bo ich zapach pomagał mu się skoncentrować.

Już jesteś prawie gotowy do pracy - zostało jeszcze wyeliminowanie największego dystraktora - natłoku myśli. Często zdarza się, że jak siadamy do pracy nad jedną rzeczą, w głowie pojawia się tysiąc i jeden sposobów na rozwiązanie problemu, o którym myśleliśmy bezskutecznie wczoraj. Albo dziesięć pomysłów na tą prezentację, którą dziś omawialiśmy na spotkaniu. Żeby zachować te pomysły, a jednocześnie uwolnić nasz mózg od myślenia o nich warto trzymać podczas pracy jakiś notes czy kartkę na podorędziu. Zwykle określam ją mianem: "wiaderka". I do tego wiaderka wrzucamy wszystko, co nam przyjdzie do głowy (pomysł na dzisiejszy obiad, rozwiązanie problemu, z którym zmagamy się od kilku dni, stos rzeczy, które trzeba zrobić), a co nie jest związane bezpośrednio z wykonywanym właśnie zadaniem. Po zakończonej pracy warto zerknąć do "wiaderka" i posortować jego zawartość tak, żeby skorzystać z tego, co rzeczywiście jest potrzebne/sensowne i pozbyć się rzeczy nieistotnych. Jeśli pomysły dotyczą spraw dość odległych w czasie - warto je gdzieś zapisać, żeby nie umknęły.

Trzymanie się nakreślonego przeze mnie schematu będzie na początku trudne - jak każda zmiana nawyków. Jeśli się jednak uda, są szanse, że przynajmniej częściowo uda się wyeliminować rzeczy robione na ostatnią chwilę i pozbyć się tym samym niepotrzebnego stresu.

Powodzenia.



Marta Borkowska-Bierć - Konsultant Grupy ODiTK

10.12.2018

Innowacyjność w Polsce – jak to naprawdę wygląda?

Innowacyjność w Polsce ma różne oblicza. Dużo w tym kontekście mówi się o start-upach, i słusznie....

[więcej]
05.11.2018

Relacje – cichy zabójca sprzedaży?

Od kilku lat w procesach sprzedażowych kładzie się nacisk na budowanie relacji z klientem. Kierunek...

[więcej]
29.10.2018

Zmiany i nowości w wytycznych i certyfikacji IPMA

Najnowsza wersja „Wytycznych Kompetencji Indywidualnych w Zarządzaniu Projektami, Programami i...

[więcej]
15.10.2018

Planowanie programu rozwojowego – z kim i o czym rozmawiać

Fakt: Programy rozwojowe często nie osiągają założonych rezultatów.

[więcej]
01.10.2018

Grywalizacja – let's talk about fun

Super poważny zawodowy świat zmienia oblicze. Domaga się świeżości, lekkości i funu. Millenialsi,...

[więcej]
03.09.2018

Czego menadżer może się nauczyć od psa?

Zespoły mogły się już uczyć od dzikich gęsi. Sprawdzonym trenerem okazał się też koń. Mnie...

[więcej]
20.08.2018

Kto decyduje o wdrożeniu strategii organizacji - duży i mały obrazek

Typowy obrazek z polskich organizacji: zarząd wypracowuje strategię, a następnie zaprasza...

[więcej]
06.08.2018

Zator ogłoszony, czyli BIM w zamówieniach publicznych już w Polsce

Wyobraźmy sobie taką sytuację. Długo oczekiwana inwestycja w centrum miasta. Przebudowa, która...

[więcej]
23.07.2018

Kultura narodowa w biznesowej globalnej wiosce – czy nadal ma znaczenie?

Dlaczego w Arabii Saudyjskiej manekiny sklepowe nie mają głów?

[więcej]
09.07.2018

Związki zawodowe – czy pojawią się w każdej firmie?

Na początku czerwca 2018 r. sejm przyjął ustawę, która zasadniczo zmienia przepisy regulujące...

[więcej]
18.06.2018

Programy rozwojowe i model 70:20:10 – historia z happy endem?

Odnoszę wrażenie, iż wszyscy zgadzamy się, że model 70:20:10 powinien stanowić kręgosłup programów...

[więcej]
21.05.2018

Etyczna sprzedaż w branży ubezpieczeniowej – poszukiwanie jednorożca?

„Czy da się wyżyć w sprzedaży, nie oszukując?” – takim pytaniem zaskoczył mnie kilka dni temu...

[więcej]
07.05.2018

Mentoring – nie zaczynaj od ogona

Nie mogę wyjść z zaskoczenia, gdy w kolejnej organizacji, która uruchamia mentoring, stykam się z...

[więcej]
23.04.2018

BIM Manager – praca szuka człowieka

BIM (Building Information Modeling) - ten skrót od 2 lat jest niesłychanie „modny” w branży...

[więcej]
09.04.2018

To coach or not to coach – coaching menadżerski w ujęciu MAC

Certyfikowani coachowie i związane z tym specjalizacje mnożą się jak grzyby po deszczu. Dostępny...

[więcej]
05.03.2018

Wszystko zaczyna się od empatii – Design Thinking

Irytujesz się, kiedy podczas dyskusji pada stwierdzenie: „Spróbuj wejść w moje buty”? Jeżeli to...

[więcej]
19.02.2018

Nowy rok, nowe cele – strategia a procesy i pracownicy

Początek roku to dla wielu organizacji ogłoszenie nowych kierunków i celów strategicznych będących...

[więcej]
05.02.2018

Sposób na przełom w innowacjach

Co robić, gdy wszystkie nisko wiszące owoce zostały już zebrane? W życiu – wiadomo – zwykle trzeba...

[więcej]
29.01.2018

Microlearning – panaceum na oporny mózg

Kto nie chciałby uczyć się szybciej, łatwiej, efektywniej? Niestety mózg często stawia nam czynny...

[więcej]
15.01.2018

Różnorodność w zespole boli i leczy

Z różnorodnością spotykamy się coraz częściej. Dotyczy ona już nie tylko płci czy pokolenia, ale...

[więcej]
18.12.2017

Co było i co będzie – trendy w HR 2017-2018

Rok 2017 dobiega końca. To czas podsumowań tego, co się udało, co zrobiliśmy, ale też moment, w...

[więcej]
04.12.2017

Building Information Modeling (BIM) – nowy wymiar branży budowlanej

Branża budowlana to stale rosnące wymagania w obszarze tworzenia nowej infrastruktury oraz nowych...

[więcej]
20.11.2017

O systemie antymobbingowym i antydyskryminacyjnym w działaniu - reagowanie i monitorowanie

Efektywny system antydyskryminacyjny i antymobbingowy opiera się na trzech filarach:...

[więcej]
06.11.2017

Etykieta biznesu czyli o kulturze budowania relacji

Co jakiś czas, w różnych sytuacjach, mamy okazję obserwować zachowania osób pełniących ważne...

[więcej]
23.10.2017

Kultura feedbacku - o sile informacji zwrotnej

O sile informacji zwrotnej korygującej dane mi było przekonać się w pewne czerwcowe przedpołudnie...

[więcej]
06.10.2017

TRIZ - fakty i mity

Każdy menadżer staje przed wyzwaniami przez duże „W”, w których nie ma mowy o prostej poprawie...

[więcej]
15.09.2017

Wymagania w projektach zwinnych – działasz Agile czy tylko o tym mówisz

„Działamy teraz Agile” to częsta deklaracja, którą potem szybko i boleśnie weryfikuje codzienność.

[więcej]
04.09.2017

E-learning – pięć filarów sukcesu

Apetyt polskich firm i urzędów na e-learning rośnie. Niestety próby jego wykorzystania często...

[więcej]
20.08.2017

Ewolucja w sprzedaży – przystosuj się albo zgiń

Świat się zmienia. W każdej dowolnie wybranej dziedzinie, wiedza i zasób informacji podwajają się...

[więcej]
31.07.2017

Zdawać czy nie zdawać - certyfikacja project management

Zapytałam Justynę, certyfikowaną Project Manager oraz moją bliską przyjaciółkę, czy wiedza, którą...

[więcej]
17.07.2017

O pracy płytkiej i głębokiej

„Tak to można szatkować kapustę” – powiedziała moja współpracowniczka, gdy w związku ze spóźnieniem...

[więcej]
03.07.2017

HR bez procesów – w tym szaleństwie jest metoda

HR jest zwyczajowo postrzegany jako dział, który „wspiera organizację”, „zaspokaja potrzeby...

[więcej]
26.06.2017

AGILE – zwinny sposób na projekt nie tylko dla IT

Złośliwi mówią, że gdyby na książce kucharskiej napisać Agile, to jej sprzedaż by wzrosła. Fakty są...

[więcej]
05.06.2017

Na co masz apetyt? BUY IN dla inicjatyw HR

Przypomnij sobie ostatnią sytuację, gdy byłeś wilczo głodny. Wszystko, co czujesz, to: chcę jeść!...

[więcej]
22.05.2017

Chwila prawdy dla systemu antymobbingowego i antydyskryminacyjnego

W pewnej organizacji do działu HR wpłynęła anonimowa skarga dotycząca molestowania seksualnego,...

[więcej]
09.05.2017

Wyróżnij się - standardy obsługi klienta z pomysłem

„Dzień dobry, dzień dobry wiewiórki i bobry” – tym zdaniem zostałam powitana na pokładzie samolotu...

[więcej]
03.04.2017

Tech-trendy i symplifikacja, czyli jak rozwijać Millenialsów

Na polskim rynku pracy obecnie funkcjonują dwa główne pokolenia: X oraz Millenialsi (pokolenie Y)....

[więcej]
20.03.2017

Zarządzanie przez cele (MBO) dla menadżera

System zarządzania przez cele, opisany przez Petera Drucker’a w książce: „Praktyka zarządzania”,...

[więcej]
07.03.2017

Uzupełnianie kompetencji w projekcie zwinnym

Nikt nie ma już wątpliwości. Cokolwiek by się nie działo Murphy zadziała. Projekt zaawansowany....

[więcej]
06.02.2017

Sposób na "syndrom szczupaka"

Termin „syndrom szczupaka” pochodzi od eksperymentu przeprowadzonego przez niemieckiego zoologa...

[więcej]