14/01/2013

O rany! Nie zdążę! - czyli jak pozbyć się efektu "ostatniej chwili"?

Kto z nas nie zna tego uczucia, kiedy zbliża się deadline na jakieś duże zadanie - prezentację, raport… Najczęściej towarzyszy nam świadomość, że jesteśmy "w lesie", poczucie winy, że nie zaczęliśmy wcześniej i rosnący stres: "Czy aby na pewno zdążę?".

Myślę, że każdy z nas staje czasem przed zadaniami, które mają dłuższe lub krótsze terminy realizacji, ale nie stanowią naszych codziennych obowiązków. W pracy trenera/konsultanta jest to przygotowanie nowego programu szkoleń, napisanie jakiegoś artykułu, opracowanie koncepcji jakiegoś produktu. Bywa też, że jest to związane z rozwojem osobistym np: praca zaliczeniowa na studiach podyplomowych. Tego typu zadnia przez to, że nie należą do naszej codzienności, szybko zostają wypchnięte przez rzeczy pilniejsze. Dziś będzie o tym, jak w natłoku codziennych spraw znaleźć czas na taką pracę.

Do dyspozycji mamy de facto trzy strategie:

  • podzielenie całości na bardzo drobne części i robienie codziennie czegoś
  • podzielenie całości na kilka części i zarezerwowanie np: jednego dnia w tygodniu na wykonanie tej pracy
  • zrobienie całości za jednym zamachem - najczęściej na ostatnią chwilę

Korzystając z dobrodziejstw wirtualnego świata, zapytałam swoich facebookowych znajomych, którą strategię wybierają. Tylko jedna osoba napisała, że robi codziennie po kawałku, natomiast pozostałe kilkanaście odpowiedzi rozłożyło się równomiernie pomiędzy kilka dużych części lub całości za jednym zamachem. Większość osób pisała, że motywacja rośnie wraz ze skracaniem pozostałego czasu i że nawet jeśli wszystko zaplanują z wyprzedzeniem, to ostatnia chwila
i tak jest bardzo intensywna.

W moim przekonaniu najlepiej jest podzielić to nasze zadanie na kilka/kilkanaście części i zarezerwować sobie czas na realizację każdej z nich. Jeśli dodatkowo do każdej części przypiszemy konkretny cel, to po jej zakończeniu będziemy mieli to bezcenne poczucie, że jakoś posuwamy się do przodu. Dla przykładu: zabierając się za ten artykuł ustaliłam następujące kroki:

  • przeprowadzenie badania na facebooku,
  • odświeżenie ulubionego ebooka na ten temat,
  • napisanie szkicu artykułu,
  • napisanie jednolitego tekstu,
  • zrobienie poprawek.

Kolejny krok, to zaplanowanie realizacji. Moją ulubioną metodą jest planowanie wsteczne. Skoro wiem, że artykuł ma się ukazać online 15.01, to tydzień wcześniej musi być gotowy. W związku z tym szkic powinien być najpóźniej do 2.01, żeby był czas na tekst i na poprawki. Tego rodzaju planowanie ma jedną pułapkę. Jeśli jesteśmy perfekcjonistami i planujemy z dużym wyprzedzeniem, to nawet jeśli będziemy gotowi długo przed deadlinem, to i tak do końca będziemy coś poprawiać w myśl zasady "rzeczy zajmują tyle czasu, na ile im pozwolimy". Albo więc kończymy z wyprzedzeniem, zakopujemy naszą pracę głęboko i zerkamy dopiero przed ostatecznym terminem - na pewno znajdzie się coś co będziemy chcieli zmienić. Albo po prostu zaczynamy później.

Niezależnie od tego, której strategii damy pierwszeństwo, wciąż pozostajemy z tym samym problemem: jak w natłoku spraw zabrać się za coś, co wymaga czasu, kreatywności, spokoju i koncentracji? Wiadomo przecież, jak wygląda dzień pracy: telefon dzwoni, mail przychodzi, są spotkania mniej lub bardziej planowane, wrzutki, czasem nawet zdarzy się pożar. Często kończy się tym, że zabieramy pracę do domu, a nie powinno to być regułą. Zresztą, nawet jeśli wykonujemy jakieś zadania przypisane do naszego prywatnego czasu, to czyha na nas mnóstwo dystraktorów: komunikatory internetowe, telewizja, internet ze swoim bogactwem sensownych i bezsensownych treści, nie wspominając już o blaskach i cieniach życia rodzinnego. Jak można sobie pomóc, żeby w ostatniej chwili nie zarywać nocy?

Określ porę dnia, w której jesteś najbardziej produktywny (jeśli zadanie jest związane z Twoją pracą, weź pod uwagę tylko godziny w których pracujesz). Dla wielu osób jest to poranek - czasem nawet bardzo wczesny. Może to być popołudnie, kiedy przetoczy się już fala maili, telefonów i spotkań.

Kiedy już ustalisz, jaka pora dnia będzie najbardziej odpowiednia - zaplanuj realizację poszczególnych etapów. Wpisz je nie tylko w swój prywatny kalendarz. Zadbaj o to, żeby inne osoby wiedziały, że będziesz w tym czasie niedostępny.
Jeśli w firmie prowadzicie kalendarze online, umieść również tam taką informację - wtedy nikt nie umówi Cię na spotkanie w tym terminie.

Zanim usiądziesz do pracy wyeliminuj dystraktory: wyłącz głos w telefonie, odłóż go. Jeśli Internet Cię rozprasza, wyłącz dostęp do niego w komputerze. Jeśli to możliwe znajdź ciche i spokojne miejsce. Może pusta sala konferencyjna, może czyjś pusty pokój. Jeśli możesz - po prostu wyjdź z biura i usiądź w pobliskiej kawiarni. Ustal sobie rytuały, którymi będziesz zaczynać pracę np: filiżanka ulubionej herbaty i odsłuchanie ulubionego utworu w mp3. Po co? Żeby Twój mózg zaczął kojarzyć te czynności z momentem kiedy powinien przestawiać się na wykonywania określonego zadania. Po kilku razach łatwiej Ci będzie się skoncentrować po wykonaniu tych "magicznych" czynności. Takie metody stosowane były m.in przez pisarzy np: Schiller trzymał koszyk jabłek pod stolikiem przy którym pisał, bo ich zapach pomagał mu się skoncentrować.

Już jesteś prawie gotowy do pracy - zostało jeszcze wyeliminowanie największego dystraktora - natłoku myśli. Często zdarza się, że jak siadamy do pracy nad jedną rzeczą, w głowie pojawia się tysiąc i jeden sposobów na rozwiązanie problemu, o którym myśleliśmy bezskutecznie wczoraj. Albo dziesięć pomysłów na tą prezentację, którą dziś omawialiśmy na spotkaniu. Żeby zachować te pomysły, a jednocześnie uwolnić nasz mózg od myślenia o nich warto trzymać podczas pracy jakiś notes czy kartkę na podorędziu. Zwykle określam ją mianem: "wiaderka". I do tego wiaderka wrzucamy wszystko, co nam przyjdzie do głowy (pomysł na dzisiejszy obiad, rozwiązanie problemu, z którym zmagamy się od kilku dni, stos rzeczy, które trzeba zrobić), a co nie jest związane bezpośrednio z wykonywanym właśnie zadaniem. Po zakończonej pracy warto zerknąć do "wiaderka" i posortować jego zawartość tak, żeby skorzystać z tego, co rzeczywiście jest potrzebne/sensowne i pozbyć się rzeczy nieistotnych. Jeśli pomysły dotyczą spraw dość odległych w czasie - warto je gdzieś zapisać, żeby nie umknęły.

Trzymanie się nakreślonego przeze mnie schematu będzie na początku trudne - jak każda zmiana nawyków. Jeśli się jednak uda, są szanse, że przynajmniej częściowo uda się wyeliminować rzeczy robione na ostatnią chwilę i pozbyć się tym samym niepotrzebnego stresu.

Powodzenia.



Marta Borkowska-Bierć - Konsultant Grupy ODiTK

Autor artykułu
24/06/2024

Samoświadomość, odwaga i ciągła nauka - czyli leadership po nowemu

„Ciągle jeszcze się uczę” - miał powiedzieć pewnego dnia Michał Anioł. Ten wyjątkowy twórca epoki...

22/04/2024

Kompetencje przyszłości i power skills – czyli jak rozwijać prawdziwych ludzi w świecie sztucznej inteligencji

Na zmianę potrzebnych nam umiejętności/kompetencji wpływa świat, w którym żyjemy. Na jakie future...

15/03/2024

Dobrostan pracowników – jak go wzmacniać?

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym sukces organizacji nie zależy tylko od efektywności...

12/02/2024

Sztuczna inteligencja w produkcji – czego się spodziewać? Co już się dzieje?

Jestem wielkim entuzjastą sztucznej inteligencji (AI). Ogromne wrażenie robi na mnie szybki rozwój...

24/10/2023

Cisza – negocjacyjne złoto

Ostatni kwartał roku to czas wzmożonych negocjacji. Wydajemy budżety, walczymy o budżety, umowy,...

25/09/2023

Przepis na wypalenie zawodowe

Karolina, menadżerka dużego zespołu, jadąc jak co dzień do pracy, tym razem płakała. Zawsze...

30/08/2023

Have fun! – jak czerpać radość z codziennej pracy

Czy wiesz, jak czerpać radość z codziennych czynności i jak zarażać nią nawet największych...

31/07/2023

Poczucie szczęścia u pracowników – droga do budowania odpowiedzialności w zespole

Powiem to wprost – jeżeli chcesz mieć odpowiedzialnych ludzi, musisz zadbać o ich poczucie...

3/07/2023

Data storytelling – jak opowiadać o danych?

Współcześni inżynierowie i menadżerowie to nie tylko osoby zarządzające procesami, projektami czy...

12/06/2023

Talenty i mocne strony - podejście na nowe czasy

W 2018 roku Instytut Gallupa przeprowadził badania, z których wynika, że ludzie mający okazję...

22/05/2023

Jak znaleźć gen innowacji u inżyniera?

Jak odróżnić inżyniera, który będzie żyłą złota dla firmy ze względu na swoje pomysły, od innego,...

5/04/2023

Czy szukanie sensu w pracy ma sens? I co z tym wspólnego ma retencja Talentów.

Pozyskiwanie Talentów z rynku pracy jest nie lada wyzwaniem, ale ich retencja w organizacji jest...

21/03/2023

Menadżer Coachem – czyli jak prowadzić pracownika w świecie BANI

Coaching menadżerski, temat znany od dawna, dziś przeżywa swój renesans. Dlaczego? Bo żyjemy w...

14/02/2023

Nie jestem szefem - po co mi marka osobista w Internecie?

Z marką osobistą jest jak z pogodą - zawsze jakaś jest. Nie każdemu będzie to odpowiadać! Nawet...

31/01/2023

TRIZ w rozwiązywaniu problemów na produkcji – „butelkowe” case study

Prowadząc szkolenia i praktyczne warsztaty z technik rozwiązywania problemów narzędziami TRIZ,...

7/12/2022

Dlaczego nie chcemy mówić o mobbingu?

Eskalujący konflikt, mobbing, dyskryminacja i molestowanie są ukrytą zmorą niejednej organizacji....

21/11/2022

Relaunch zespołu – nowe otwarcie dla efektywności

Choć wiele firm w ostatnich miesiącach podjęło decyzję o częściowym lub pełnym powrocie do biur,...

8/11/2022

Gry, które rozwijają ludzi i integrują zespół!

Wyobraź sobie stację badawczą zlokalizowaną na dnie oceanu. To podwodne laboratorium jest też domem...

17/10/2022

Quiet quitting – wyzwanie dla menedżera

Praca na „pół gwizdka”, „mi to lotto”, „co ubijesz, to ujedziesz”, „jak zarobić, żeby się nie...

19/09/2022

Mądre usprawnienia, które dostarczają wartość biznesową

Przypomnij sobie sytuację, kiedy musiałeś rozwiązać jakiś problem, np. naprawić coś, co się zepsuło.

10/08/2022

Czy wiesz, jak naładować swój osobisty powerbank?

Czy znasz to uczucie, gdy w zasadzie dbasz o siebie, jednak coraz częściej boli Cię głowa,...

4/07/2022

Rozwój menedżerów - trendy vs potrzeby

Jakie działania rozwojowe otrzymali menedżerowie w Twojej organizacji w 2022 roku? Jaki rozwój im...

20/06/2022

Rodzic ze spokojem w pracy – Pozytywna Dyscyplina w praktyce

Głośne dyskusje i słynne słowo „ZARAZ”. Foch i trzaskanie drzwiami. Posiłek, który ciągnie się...

23/05/2022

Jeśli pracownik umie, ale nie chce – jak wzmacniać motywację i zaangażowanie?

Poznaj Roberta. Pracuje w firmie od dłuższego czasu. Świetnie radzi sobie ze wszystkimi, nawet...

17/05/2022

Kiedy pracownik nie umie, ale chce – przywództwo sytuacyjne w świeżej odsłonie

Ewa rozpoczyna pracę na produkcji. Porusza się po firmie i przydzielonych zadaniach jak we mgle....

11/04/2022

Gorące, klimatyczne okazje biznesowe

W biznesie rzadko jakiś trend jest tak jednoznaczny i długoterminowy jak aktualna fala zmian...

14/03/2022

Od inżynierii produktu do inżynierii wartości – Value Engineering

Projektowanie produktów i usług powinno być wyraźnie połączone z potrzebami ich odbiorców. Czy tak...

14/02/2022

Trendy w rozwoju menadżerów

Ostatnie dwa lata zmieniły krajobraz naszych biur i sposób pracy. Model pracy hybrydowej zostanie z...

17/01/2022

Społeczności – organizacyjny potencjał synergii i transferu wiedzy

W nowej rzeczywistości każda organizacja potrzebuje nie tylko przetrwać kryzysowy czas, ale...

13/12/2021

Nie ma dymu bez ognia i zespołu bez zaufania - jak budować bezpieczeństwo psychiczne

„Nie ma zespołu bez zaufania” jak twierdzi Paul Santagata (Head of Industry w Google). Twierdzenie...

22/11/2021

Innowacje w czasie katastrofy klimatycznej

Potrzeba nam dziś rewolucyjnych, dysruptywnych innowacji - tysięcy nakładających się większych i...

4/10/2021

Docenianie - bo żeby docenić…. trzeba cenić

Jak to jest, że 80% badanych Polaków uważa, że warto doceniać, chciałoby być docenianym częściej i...

20/09/2021

Jaką wartość mają wartości w Twojej organizacji?

Jeśli przed pandemią - choć z trzaskiem - dźwigaliśmy braki w kulturze komunikacji czy współpracy w...

7/09/2021

CONTROLLER 5.0 - Controlling Leaders of To(morrow)Day

VUCA Times, globalizacja, Big Data, automatyzacja, robotyzacja, zamiana towarów w usługi, zwinne i...

30/08/2021

Na szerokie wody mnie weź – onboarding w zdalnym wydaniu

Nie zawsze łatwa decyzja o odejściu z poprzedniej firmy, nowe środowisko i zadania, a to wszystko w...

30/07/2021

Klimatyczny wstrząs dla biznesu - „Fit for 55”

Trudno nie dostrzegać symptomów zmian klimatu. Nie tylko zarządzający, ale też pracownicy firm na...

9/07/2021

Trening silnej woli latem (i nie tylko) – to możliwe!

Siła woli to pojęcie, o którym słyszy się stosunkowo często. Zazdrościmy jej tym, którzy ją mają....

21/06/2021

Inspiracja i pragmatyzm – program rozwojowy dla menadżerów w modelu 70:20:10 (case study)

Najbardziej lubię się uczyć na przykładach. Jest w nich dużo inspiracji, ale i lekcji o tym, co...

7/06/2021

Eksperymentowanie - Agile Mindset od kuchni

Zarządzanie w środowisku, w którym nie zachodziły częste zmiany, było relatywnie łatwe. Gdy jest...