Oszczędności w procesie zakupów
Pojęcie oszczędności może mieć wiele twarzy. Okazuje się, że w każdej organizacji może znaczyć coś innego, mieć różną formułę kalkulacji i różne zasady ich naliczania. Paradoksalnie w tej samej sytuacji według jednych można ogłosić sukces, a według innych - porażkę.
Nadrzędnym celem działu zakupów jest uzyskanie usługi, materiału lub surowca o odpowiedniej jakości przy możliwie najniższym koszcie całkowitym. Nie zawsze musi być to najwyższa jakość, czasem średnia lub słaba jest wystarczająca. Po ustaleniu wymaganej jakości następuje negocjacja warunków handlowych, w których skład wchodzą m.in.: warunki i odpowiedzialność za transport, warunki płatności, ubezpieczenie, gwarancje i w końcu cena oraz sposób jej zapłaty. Załóżmy, że wydarzyła się następująca historia.
Firma X kupuje pewien surowiec w ilości 100 ton miesięcznie. W kończącym się roku firma współpracowała z dostawcą A, który dostarczał go w cenie 100 zł/tonę. Do przetargu na dostawy na przyszły rok zaproszono trzech producentów:
- dostawcę A, który zaproponował cenę 105 zł/t, a po negocjacjach obniżył ją do 102 zł/t,
- dostawcę B, który zaproponował cenę 110 zł/t, a po negocjacjach obniżył ją do 105 zł/,
- dostawcę C, który zaproponował cenę 100 zł/t, a po negocjacjach obniżył ją do 95 zł/t.
W tym samym czasie rynkowe notowania cen tego surowca powędrowały o 3% w górę.
Firma X po kilku próbach zdecydowała się wybrać dostawcę C, z którym, co ważne, wcześniej nie współpracowała, a jego siedziba znajduje się w Indiach.
Kadra zaopatrzenia przystąpiła do wyliczenia oszczędności, które przyniosła firmie X.
Model I
Firma X przemnożyła roczną ilość surowca przez wartość obniżki ceny w stosunku do ubiegłego roku, co dało wartość oszczędności na poziomie 6.000,00 zł. Ten model jest jasny dla Działu Finansów, w księgach wyraźnie widać, że wydatek będzie niższy niż rok wcześniej.
Model II
Firma X od średniej ceny uzyskanej w pierwszej rundzie postępowania (105,00 zł) odjęła ostatecznie wybraną cenę (95,00 zł) i przemnożyła przez roczną ilość surowca, co dało wartość oszczędności na poziomie 12.000,00 zł. Dla lokalnego działu zaopatrzenia był to tradycyjny sposób wyliczenia "savings'ów".
Model III
Firma wykonała identyczne kalkulacje jak w Modelu II, natomiast całość przemnożyła przez wskaźnik "1,2", co jest bonusem za zakontraktowanie dostawcy, który wcześniej do firmy nie dostarczał. Jest to efekt programu korporacyjnego zwanego "suppliers diversity". Uzyskano w ten sposób oszczędność na poziomie 14.400,00 zł. Taki sposób prezentacji wspierała komórka zakupów globalnych (Global Sourcing).
Model IV
Firma X, posługując się trendem rynkowym, odczytała, że obecnie cena rynkowa to średnio 103 zł/t, w związku z czym jej oszczędność to różnica między potencjalnym wydatkiem według ceny rynkowej a uzyskaną ceną, czyli 9.600,00 zł.
Model V
Od najwyższej uzyskanej oferty z pierwszego postępowania ofertowego odjęto ostatecznie wybraną ofertę. Taka kalkulacja pokazała oszczędności w wysokości aż 18.000,00 zł, co stanowi 300% oszczędności z modelu I (!).
W rozważaniach nie wzięto pod uwagę innych aspektów negocjacji warunków handlowych, o których wspomniano na początku tekstu. Nie bierzemy też pod uwagę ryzyka związanego z nowym dostawcą czy przekazaniem mu całości dostaw. Omijamy też wiele innych aspektów jak np. całkowity koszt posiadania (TCO).
W teorii zakupów wyodrębniono kilka różnych pojęć - oszczędność kosztowa ("cost saving"), uniknięcie kosztów ("cost avoidance"), redukcja kapitału ("capital reduction") i w końcu całkowite oszczędności ("Total Procurement Benefits") po to, aby z tą mnogością różnych spojrzeń na oszczędności móc sobie poradzić i aby nie demotywować pracowników działów zakupów.Na koniec dodam, że zakontraktowanie nowego dostawcy kosztowało firmę 20.000,00 zł - na co złożyły się koszty wyjazdów do Indii i prób technologicznych. W tym miejscu pozwolę sobie na postawienie pytania o wielu twarzach, na które odpowiedź jest niejednoznaczna, jak humor nastolatka w poniedziałek rano. Odpowiedź na pytanie mocno zależy od tego, kto jej udziela i do czego jest potrzebna: "Jaką oszczędność dla firmy X wypracował dział zakupów"?
Jednego możemy być pewni - działy zakupów stoją na straży drzwi wejściowych do każdej firmy. Nie pozwalają przecisnąć się dostawcom zbyt drogim, zbyt tanim ("na tak tani towar nas nie stać") i tym, którzy chcieliby zyskiwać, nie dając nic w zamian.
Jak widać, wyliczenie wymiernych korzyści z posiadania skutecznego działu zakupów nie jest łatwe. W wielu firmach powtarza się, że jeśli o dziale zakupów się nie mówi, to znaczy, że dobrze wykonuje on swoją pracę. A jeśli jedynym tematem związanym z zakupami na posiedzeniu zarządu ma być kwestia tego, czy oszczędności wyniosły 6 czy 18 tysięcy, to życzę tego wszystkim "buyer'om"!
Wojciech Matłosz - Trener Grupy ODiTK
Od czego zacząć, gdy spada sprzedaż?
Spadek sprzedaży stawia zarządzających firmą przed dylematem, jak najlepiej na zmiennym rynku...
[więcej]Czy sprzedawać wszystkim klientom?
Kiedy spadają przychody, rodzi się pokusa, by sprzedawać wszystkim klientom, którzy się pojawią....
[więcej]Zwinność jest wtedy, gdy piłka jest w grze – krótki przewodnik po AGILITY
W sporcie zwinność jest bezcenna. Szybkie podania, przejęcia, zmiany, przepływ energii między...
[więcej]Kogo zatrudnić na Dyrektora Sprzedaży? To zależy, co i jak ma sprzedawać
Firma chce się rozwijać, walczyć o rynek, w „covidowych” warunkach dodatkowo poszerzyła lub...
[więcej]Oczywiste problemy biznesowe i nieoczywiste odpowiedzi w czasach Covid-19
Wiele firm staje przed wyzwaniem dalszego projektowania swojego wzrostu w wyjątkowo zmiennym...
[więcej]Wirtualne przywództwo, czyli lider w digitalnym świecie
Przywództwo to świadomy wybór, sama charyzma nie wystarczy, by być dobrym liderem.
[więcej]Strategia w czasach pandemii
Często kryzys, obok zagrożenia, stwarza nowe okazje. Aby je dostrzec, trzeba być elastycznym....
[więcej]Tarcza 4.0. i kolejne zmiany w prawie pracy
Kolejna tarcza antykryzysowa wprowadziła sporo ważnych zmian w prawie pracy.
[więcej]Kontrolujesz własne decyzje? O pułapkach, które funduje nam mózg
Mózg wpada w wiele różnych pułapek, z których nie zdajemy sobie sprawy. A one mają wpływ na...
[więcej]BIM Koordynator – pierwsza linia obrony
2020 będziemy pamiętać jako rok Covid-19. Ale zapamiętamy go również jako rok gwałtownej rewolucji...
[więcej]Inne podejście do sukcesji
Wiadomo, że słowo 'sukces' kojarzy się pozytywnie. A co się stanie, kiedy dodamy do niego dwie...
[więcej]Are you ready to go online? Jak przygotować handlowców do transformacji sprzedaży
O transformacji sprzedaży do online mówiono od kilku dobrych lat, ale była to raczej aspiracja,...
[więcej]Projekt ekstremalny od środka – the good, the bad and the ugly
Niezwykłe czasy rodzą niezwykłe historie. Przedstawiam anatomię z projektu, który okazał się być...
[więcej]Jak motywować w nieprzewidywalnych czasach
Menadżerowie wciąż poszukują skutecznych sposobów motywowania swoich pracowników. A jeśli w tzw....
[więcej]O co tyle krzyku z odpornością psychiczną?
Wyobraź sobie, że jesteś wysoko w górach. Pogoda może zmienić się w każdej chwili. Czasem świeci...
[więcej]Ty kontra stres – o mądrej rozgrywce i przygotowaniu na nowe
Pamiętam, jak w 2008 roku pisałem artykuły o zarządzaniu stresem w obliczu kryzysu ekonomicznego,...
[więcej]Rozwój w czasach zarazy
Rozwój znajduje się w ćwiartce matrycy Eisenhowera: WAŻNE/NIEPILNE – tak pokazują moje...
[więcej]Liderze - doładuj pozytywne emocje
O różnicach pomiędzy byciem menadżerem a liderem powiedziano już bardzo dużo. Aktualna sytuacja to...
[więcej]Jak oswoić niepewność – redukuj swój lęk
Kto z nas lubi się bać? Nie chcemy lęku. Unikamy go na różne sposoby (mniej i bardziej zdrowe)....
[więcej]Praca zdalna – kluczowe kwestie prawne
W związku z przyspieszonym transferem do pracy zdalnej, stykamy się z pytaniami ze strony działów...
[więcej]Jak cię widzą, tak ci płacą – o znaczeniu ubioru w biznesie
Mówi się, że nie powinniśmy oceniać książki po okładce. A i tak często to robimy - wydajemy opinię...
[więcej]Zwinność wodospadu, czyli agile mindset
Turkusowe zarządzanie, samoorganizujące się zespoły, zwinność organizacji. Znamy to, prawda? Te i...
[więcej]Project management z perspektywy czasu – jak było i jak będzie
Kiedy poprosiliśmy ministra gospodarki o honorowy patronat nad konferencją Project Management,...
[więcej]Samoorganizujący się zespół? Tak, ale po sFRISowaniu
Typowa sytuacja: dołączyłeś do projektu Agile i wiesz, że macie stać się zespołem...
[więcej]Goodness is good for business – kilka słów o programach wellbeing
Weekend trwa jeszcze w najlepsze, a Ty myślisz tylko o tym, że następnego dnia musisz iść do pracy....
[więcej]Rozwój po nowemu – WOW w procesach rozwojowych
Zmiana pokoleniowa w firmach, wszechobecna technologia i rzeczywistość VUCA kształtują nowe...
[więcej]Taki mamy klimat – globalne ocieplenie a przyszłość zarządzania projektami
Nie lubimy zmian. Byłoby świetnie, gdyby sprawy mogły podążać ustalonymi od dekad ścieżkami, gdzie...
[więcej]Uważny, obecny i skuteczny, czyli mindfulness lidera
Nie masz chwili wytchnienia. Nadmiar obowiązków, presja, pośpiech, konflikty, zmiany, oczekiwania,...
[więcej]Digitalne docenianie – spróbuj, co ci szkodzi
Słowa mają siłę. Szczególnie te, które wyrażają docenienie. Ale jak ich używać, gdy zwykłe...
[więcej]Wdrożenie BIM to droga do sukcesu - o ile nie idziesz na skróty
W branży budowlanej, jednej z branż sektora bądź co bądź usługowego, sukces opisany jest w bardzo...
[więcej]Program rozwojowy od kuchni – doprawiony 70:20:10
Zainspirowała mnie ostatnio międzynarodowa firma dostarczająca produkty żywnościowe bezpośrednio do...
[więcej]Czy opłaca się inwestować w personal branding kadry menadżerskiej?
Czy inwestując w markę osobistą menadżera, nie pomagamy mu w gładkim przejściu do konkurencji?...
[więcej]Wódz z nerwami na wodzy
Jaka jest wspólna cecha menadżerów? Poza tym, że kierują ludźmi w organizacjach, zdecydowana...
[więcej]Załatwiony w białych rękawiczkach
Menadżerze, markę osobistą buduj wtedy, kiedy masz pracę.
[więcej]BIM - siła kompetentnego zespołu
Ostatni rok to czas niezwykle intensywnego rozwoju BIM (Building Information Modeling) w Polsce....
[więcej]Głodni doceniania, czyli słów kilka o roli docenienia w miejscu pracy
Paradoks dzisiejszych czasów: mnożą się programy uznaniowe i benefitowe dla pracowników, a poziom...
[więcej]Złoto ukryte u konstruktorów, czyli Design For Assembly (DFA)
Realia pracy konstruktorów zwykle wyglądają tak, że menadżerowie oczekują od nich sporego tempa. Bo...
[więcej]Jak, a nie co – kiedy proces jest ważniejszy niż cel
Ludzie odnoszący sukcesy i ich nieodnoszący mają takie same cele.
[więcej]Business acumen, czyli czy leci z nami pilot
Poprawa EBITDA o 2,5% jest jednym z celów strategicznych pewnej firmy. Brzmi sensownie. Ale czy...
[więcej]Menadżerze, chcesz „uczynić” ludzi odpowiedzialnymi?
Jednym z wyzwań, o których najczęściej mówią liderzy, jest brak odpowiedzialności w ich...
[więcej]