02.11.2015

Oszczędności w procesie zakupów

Pojęcie oszczędności może mieć wiele twarzy. Okazuje się, że w każdej organizacji może znaczyć coś innego, mieć różną formułę kalkulacji i różne zasady ich naliczania. Paradoksalnie w tej samej sytuacji według jednych można ogłosić sukces, a według innych - porażkę.

Nadrzędnym celem działu zakupów jest uzyskanie usługi, materiału lub surowca o odpowiedniej jakości przy możliwie najniższym koszcie całkowitym. Nie zawsze musi być to najwyższa jakość, czasem średnia lub słaba jest wystarczająca. Po ustaleniu wymaganej jakości następuje negocjacja warunków handlowych, w których skład wchodzą m.in.: warunki i odpowiedzialność za transport, warunki płatności, ubezpieczenie, gwarancje i w końcu cena oraz sposób jej zapłaty. Załóżmy, że wydarzyła się następująca historia.

Firma X kupuje pewien surowiec w ilości 100 ton miesięcznie. W kończącym się roku firma współpracowała z dostawcą A, który dostarczał go w cenie 100 zł/tonę. Do przetargu na dostawy na przyszły rok zaproszono trzech producentów:

- dostawcę A, który zaproponował cenę 105 zł/t, a po negocjacjach obniżył ją do 102 zł/t,
- dostawcę B, który zaproponował cenę 110 zł/t, a po negocjacjach obniżył ją do 105 zł/,
- dostawcę C, który zaproponował cenę 100 zł/t, a po negocjacjach obniżył ją do 95 zł/t.

W tym samym czasie rynkowe notowania cen tego surowca powędrowały o 3% w górę.

Firma X po kilku próbach zdecydowała się wybrać dostawcę C, z którym, co ważne, wcześniej nie współpracowała, a jego siedziba znajduje się w Indiach.

Kadra zaopatrzenia przystąpiła do wyliczenia oszczędności, które przyniosła firmie X.

Model I

Firma X przemnożyła roczną ilość surowca przez wartość obniżki ceny w stosunku do ubiegłego roku, co dało wartość oszczędności na poziomie 6.000,00 zł. Ten model jest jasny dla Działu Finansów, w księgach wyraźnie widać, że wydatek będzie niższy niż rok wcześniej.

Model II

Firma X od średniej ceny uzyskanej w pierwszej rundzie postępowania (105,00 zł) odjęła ostatecznie wybraną cenę (95,00 zł) i przemnożyła przez roczną ilość surowca, co dało wartość oszczędności na poziomie 12.000,00 zł. Dla lokalnego działu zaopatrzenia był to tradycyjny sposób wyliczenia "savings'ów".

Model III

Firma wykonała identyczne kalkulacje jak w Modelu II, natomiast całość przemnożyła przez wskaźnik "1,2", co jest bonusem za zakontraktowanie dostawcy, który wcześniej do firmy nie dostarczał. Jest to efekt programu korporacyjnego zwanego "suppliers diversity". Uzyskano w ten sposób oszczędność na poziomie 14.400,00 zł. Taki sposób prezentacji wspierała komórka zakupów globalnych (Global Sourcing).

Model IV

Firma X, posługując się trendem rynkowym, odczytała, że obecnie cena rynkowa to średnio 103 zł/t, w związku z czym jej oszczędność to różnica między potencjalnym wydatkiem według ceny rynkowej a uzyskaną ceną, czyli 9.600,00 zł.

Model V

Od najwyższej uzyskanej oferty z pierwszego postępowania ofertowego odjęto ostatecznie wybraną ofertę. Taka kalkulacja pokazała oszczędności w wysokości aż 18.000,00 zł, co stanowi 300% oszczędności z modelu I (!).

W rozważaniach nie wzięto pod uwagę innych aspektów negocjacji warunków handlowych, o których wspomniano na początku tekstu. Nie bierzemy też pod uwagę ryzyka związanego z nowym dostawcą czy przekazaniem mu całości dostaw. Omijamy też wiele innych aspektów jak np. całkowity koszt posiadania (TCO).

W teorii zakupów wyodrębniono kilka różnych pojęć - oszczędność kosztowa ("cost saving"), uniknięcie kosztów ("cost avoidance"), redukcja kapitału ("capital reduction") i w końcu całkowite oszczędności ("Total Procurement Benefits") po to, aby z tą mnogością różnych spojrzeń na oszczędności móc sobie poradzić i aby nie demotywować pracowników działów zakupów.Na koniec dodam, że zakontraktowanie nowego dostawcy kosztowało firmę 20.000,00 zł - na co złożyły się koszty wyjazdów do Indii i prób technologicznych. W tym miejscu pozwolę sobie na postawienie pytania o wielu twarzach, na które odpowiedź jest niejednoznaczna, jak humor nastolatka w poniedziałek rano. Odpowiedź na pytanie mocno zależy od tego, kto jej udziela i do czego jest potrzebna: "Jaką oszczędność dla firmy X wypracował dział zakupów"?

Jednego możemy być pewni - działy zakupów stoją na straży drzwi wejściowych do każdej firmy. Nie pozwalają przecisnąć się dostawcom zbyt drogim, zbyt tanim ("na tak tani towar nas nie stać") i tym, którzy chcieliby zyskiwać, nie dając nic w zamian.

Jak widać, wyliczenie wymiernych korzyści z posiadania skutecznego działu zakupów nie jest łatwe. W wielu firmach powtarza się, że jeśli o dziale zakupów się nie mówi, to znaczy, że dobrze wykonuje on swoją pracę. A jeśli jedynym tematem związanym z zakupami na posiedzeniu zarządu ma być kwestia tego, czy oszczędności wyniosły 6 czy 18 tysięcy, to życzę tego wszystkim "buyer'om"!

 

Wojciech Matłosz - Trener Grupy ODiTK

 

 

 

10.12.2018

Innowacyjność w Polsce – jak to naprawdę wygląda?

Innowacyjność w Polsce ma różne oblicza. Dużo w tym kontekście mówi się o start-upach, i słusznie....

[więcej]
05.11.2018

Relacje – cichy zabójca sprzedaży?

Od kilku lat w procesach sprzedażowych kładzie się nacisk na budowanie relacji z klientem. Kierunek...

[więcej]
29.10.2018

Zmiany i nowości w wytycznych i certyfikacji IPMA

Najnowsza wersja „Wytycznych Kompetencji Indywidualnych w Zarządzaniu Projektami, Programami i...

[więcej]
15.10.2018

Planowanie programu rozwojowego – z kim i o czym rozmawiać

Fakt: Programy rozwojowe często nie osiągają założonych rezultatów.

[więcej]
01.10.2018

Grywalizacja – let's talk about fun

Super poważny zawodowy świat zmienia oblicze. Domaga się świeżości, lekkości i funu. Millenialsi,...

[więcej]
03.09.2018

Czego menadżer może się nauczyć od psa?

Zespoły mogły się już uczyć od dzikich gęsi. Sprawdzonym trenerem okazał się też koń. Mnie...

[więcej]
20.08.2018

Kto decyduje o wdrożeniu strategii organizacji - duży i mały obrazek

Typowy obrazek z polskich organizacji: zarząd wypracowuje strategię, a następnie zaprasza...

[więcej]
06.08.2018

Zator ogłoszony, czyli BIM w zamówieniach publicznych już w Polsce

Wyobraźmy sobie taką sytuację. Długo oczekiwana inwestycja w centrum miasta. Przebudowa, która...

[więcej]
23.07.2018

Kultura narodowa w biznesowej globalnej wiosce – czy nadal ma znaczenie?

Dlaczego w Arabii Saudyjskiej manekiny sklepowe nie mają głów?

[więcej]
09.07.2018

Związki zawodowe – czy pojawią się w każdej firmie?

Na początku czerwca 2018 r. sejm przyjął ustawę, która zasadniczo zmienia przepisy regulujące...

[więcej]
18.06.2018

Programy rozwojowe i model 70:20:10 – historia z happy endem?

Odnoszę wrażenie, iż wszyscy zgadzamy się, że model 70:20:10 powinien stanowić kręgosłup programów...

[więcej]
21.05.2018

Etyczna sprzedaż w branży ubezpieczeniowej – poszukiwanie jednorożca?

„Czy da się wyżyć w sprzedaży, nie oszukując?” – takim pytaniem zaskoczył mnie kilka dni temu...

[więcej]
07.05.2018

Mentoring – nie zaczynaj od ogona

Nie mogę wyjść z zaskoczenia, gdy w kolejnej organizacji, która uruchamia mentoring, stykam się z...

[więcej]
23.04.2018

BIM Manager – praca szuka człowieka

BIM (Building Information Modeling) - ten skrót od 2 lat jest niesłychanie „modny” w branży...

[więcej]
09.04.2018

To coach or not to coach – coaching menadżerski w ujęciu MAC

Certyfikowani coachowie i związane z tym specjalizacje mnożą się jak grzyby po deszczu. Dostępny...

[więcej]
05.03.2018

Wszystko zaczyna się od empatii – Design Thinking

Irytujesz się, kiedy podczas dyskusji pada stwierdzenie: „Spróbuj wejść w moje buty”? Jeżeli to...

[więcej]
19.02.2018

Nowy rok, nowe cele – strategia a procesy i pracownicy

Początek roku to dla wielu organizacji ogłoszenie nowych kierunków i celów strategicznych będących...

[więcej]
05.02.2018

Sposób na przełom w innowacjach

Co robić, gdy wszystkie nisko wiszące owoce zostały już zebrane? W życiu – wiadomo – zwykle trzeba...

[więcej]
29.01.2018

Microlearning – panaceum na oporny mózg

Kto nie chciałby uczyć się szybciej, łatwiej, efektywniej? Niestety mózg często stawia nam czynny...

[więcej]
15.01.2018

Różnorodność w zespole boli i leczy

Z różnorodnością spotykamy się coraz częściej. Dotyczy ona już nie tylko płci czy pokolenia, ale...

[więcej]
18.12.2017

Co było i co będzie – trendy w HR 2017-2018

Rok 2017 dobiega końca. To czas podsumowań tego, co się udało, co zrobiliśmy, ale też moment, w...

[więcej]
04.12.2017

Building Information Modeling (BIM) – nowy wymiar branży budowlanej

Branża budowlana to stale rosnące wymagania w obszarze tworzenia nowej infrastruktury oraz nowych...

[więcej]
20.11.2017

O systemie antymobbingowym i antydyskryminacyjnym w działaniu - reagowanie i monitorowanie

Efektywny system antydyskryminacyjny i antymobbingowy opiera się na trzech filarach:...

[więcej]
06.11.2017

Etykieta biznesu czyli o kulturze budowania relacji

Co jakiś czas, w różnych sytuacjach, mamy okazję obserwować zachowania osób pełniących ważne...

[więcej]
23.10.2017

Kultura feedbacku - o sile informacji zwrotnej

O sile informacji zwrotnej korygującej dane mi było przekonać się w pewne czerwcowe przedpołudnie...

[więcej]
06.10.2017

TRIZ - fakty i mity

Każdy menadżer staje przed wyzwaniami przez duże „W”, w których nie ma mowy o prostej poprawie...

[więcej]
15.09.2017

Wymagania w projektach zwinnych – działasz Agile czy tylko o tym mówisz

„Działamy teraz Agile” to częsta deklaracja, którą potem szybko i boleśnie weryfikuje codzienność.

[więcej]
04.09.2017

E-learning – pięć filarów sukcesu

Apetyt polskich firm i urzędów na e-learning rośnie. Niestety próby jego wykorzystania często...

[więcej]
20.08.2017

Ewolucja w sprzedaży – przystosuj się albo zgiń

Świat się zmienia. W każdej dowolnie wybranej dziedzinie, wiedza i zasób informacji podwajają się...

[więcej]
31.07.2017

Zdawać czy nie zdawać - certyfikacja project management

Zapytałam Justynę, certyfikowaną Project Manager oraz moją bliską przyjaciółkę, czy wiedza, którą...

[więcej]
17.07.2017

O pracy płytkiej i głębokiej

„Tak to można szatkować kapustę” – powiedziała moja współpracowniczka, gdy w związku ze spóźnieniem...

[więcej]
03.07.2017

HR bez procesów – w tym szaleństwie jest metoda

HR jest zwyczajowo postrzegany jako dział, który „wspiera organizację”, „zaspokaja potrzeby...

[więcej]
26.06.2017

AGILE – zwinny sposób na projekt nie tylko dla IT

Złośliwi mówią, że gdyby na książce kucharskiej napisać Agile, to jej sprzedaż by wzrosła. Fakty są...

[więcej]
05.06.2017

Na co masz apetyt? BUY IN dla inicjatyw HR

Przypomnij sobie ostatnią sytuację, gdy byłeś wilczo głodny. Wszystko, co czujesz, to: chcę jeść!...

[więcej]
22.05.2017

Chwila prawdy dla systemu antymobbingowego i antydyskryminacyjnego

W pewnej organizacji do działu HR wpłynęła anonimowa skarga dotycząca molestowania seksualnego,...

[więcej]
09.05.2017

Wyróżnij się - standardy obsługi klienta z pomysłem

„Dzień dobry, dzień dobry wiewiórki i bobry” – tym zdaniem zostałam powitana na pokładzie samolotu...

[więcej]
03.04.2017

Tech-trendy i symplifikacja, czyli jak rozwijać Millenialsów

Na polskim rynku pracy obecnie funkcjonują dwa główne pokolenia: X oraz Millenialsi (pokolenie Y)....

[więcej]
20.03.2017

Zarządzanie przez cele (MBO) dla menadżera

System zarządzania przez cele, opisany przez Petera Drucker’a w książce: „Praktyka zarządzania”,...

[więcej]
07.03.2017

Uzupełnianie kompetencji w projekcie zwinnym

Nikt nie ma już wątpliwości. Cokolwiek by się nie działo Murphy zadziała. Projekt zaawansowany....

[więcej]
06.02.2017

Sposób na "syndrom szczupaka"

Termin „syndrom szczupaka” pochodzi od eksperymentu przeprowadzonego przez niemieckiego zoologa...

[więcej]