2/11/2015

Oszczędności w procesie zakupów

Pojęcie oszczędności może mieć wiele twarzy. Okazuje się, że w każdej organizacji może znaczyć coś innego, mieć różną formułę kalkulacji i różne zasady ich naliczania. Paradoksalnie w tej samej sytuacji według jednych można ogłosić sukces, a według innych - porażkę.

Nadrzędnym celem działu zakupów jest uzyskanie usługi, materiału lub surowca o odpowiedniej jakości przy możliwie najniższym koszcie całkowitym. Nie zawsze musi być to najwyższa jakość, czasem średnia lub słaba jest wystarczająca. Po ustaleniu wymaganej jakości następuje negocjacja warunków handlowych, w których skład wchodzą m.in.: warunki i odpowiedzialność za transport, warunki płatności, ubezpieczenie, gwarancje i w końcu cena oraz sposób jej zapłaty. Załóżmy, że wydarzyła się następująca historia.

Firma X kupuje pewien surowiec w ilości 100 ton miesięcznie. W kończącym się roku firma współpracowała z dostawcą A, który dostarczał go w cenie 100 zł/tonę. Do przetargu na dostawy na przyszły rok zaproszono trzech producentów:

- dostawcę A, który zaproponował cenę 105 zł/t, a po negocjacjach obniżył ją do 102 zł/t,
- dostawcę B, który zaproponował cenę 110 zł/t, a po negocjacjach obniżył ją do 105 zł/,
- dostawcę C, który zaproponował cenę 100 zł/t, a po negocjacjach obniżył ją do 95 zł/t.

W tym samym czasie rynkowe notowania cen tego surowca powędrowały o 3% w górę.

Firma X po kilku próbach zdecydowała się wybrać dostawcę C, z którym, co ważne, wcześniej nie współpracowała, a jego siedziba znajduje się w Indiach.

Kadra zaopatrzenia przystąpiła do wyliczenia oszczędności, które przyniosła firmie X.

Model I

Firma X przemnożyła roczną ilość surowca przez wartość obniżki ceny w stosunku do ubiegłego roku, co dało wartość oszczędności na poziomie 6.000,00 zł. Ten model jest jasny dla Działu Finansów, w księgach wyraźnie widać, że wydatek będzie niższy niż rok wcześniej.

Model II

Firma X od średniej ceny uzyskanej w pierwszej rundzie postępowania (105,00 zł) odjęła ostatecznie wybraną cenę (95,00 zł) i przemnożyła przez roczną ilość surowca, co dało wartość oszczędności na poziomie 12.000,00 zł. Dla lokalnego działu zaopatrzenia był to tradycyjny sposób wyliczenia "savings'ów".

Model III

Firma wykonała identyczne kalkulacje jak w Modelu II, natomiast całość przemnożyła przez wskaźnik "1,2", co jest bonusem za zakontraktowanie dostawcy, który wcześniej do firmy nie dostarczał. Jest to efekt programu korporacyjnego zwanego "suppliers diversity". Uzyskano w ten sposób oszczędność na poziomie 14.400,00 zł. Taki sposób prezentacji wspierała komórka zakupów globalnych (Global Sourcing).

Model IV

Firma X, posługując się trendem rynkowym, odczytała, że obecnie cena rynkowa to średnio 103 zł/t, w związku z czym jej oszczędność to różnica między potencjalnym wydatkiem według ceny rynkowej a uzyskaną ceną, czyli 9.600,00 zł.

Model V

Od najwyższej uzyskanej oferty z pierwszego postępowania ofertowego odjęto ostatecznie wybraną ofertę. Taka kalkulacja pokazała oszczędności w wysokości aż 18.000,00 zł, co stanowi 300% oszczędności z modelu I (!).

W rozważaniach nie wzięto pod uwagę innych aspektów negocjacji warunków handlowych, o których wspomniano na początku tekstu. Nie bierzemy też pod uwagę ryzyka związanego z nowym dostawcą czy przekazaniem mu całości dostaw. Omijamy też wiele innych aspektów jak np. całkowity koszt posiadania (TCO).

W teorii zakupów wyodrębniono kilka różnych pojęć - oszczędność kosztowa ("cost saving"), uniknięcie kosztów ("cost avoidance"), redukcja kapitału ("capital reduction") i w końcu całkowite oszczędności ("Total Procurement Benefits") po to, aby z tą mnogością różnych spojrzeń na oszczędności móc sobie poradzić i aby nie demotywować pracowników działów zakupów.Na koniec dodam, że zakontraktowanie nowego dostawcy kosztowało firmę 20.000,00 zł - na co złożyły się koszty wyjazdów do Indii i prób technologicznych. W tym miejscu pozwolę sobie na postawienie pytania o wielu twarzach, na które odpowiedź jest niejednoznaczna, jak humor nastolatka w poniedziałek rano. Odpowiedź na pytanie mocno zależy od tego, kto jej udziela i do czego jest potrzebna: "Jaką oszczędność dla firmy X wypracował dział zakupów"?

Jednego możemy być pewni - działy zakupów stoją na straży drzwi wejściowych do każdej firmy. Nie pozwalają przecisnąć się dostawcom zbyt drogim, zbyt tanim ("na tak tani towar nas nie stać") i tym, którzy chcieliby zyskiwać, nie dając nic w zamian.

Jak widać, wyliczenie wymiernych korzyści z posiadania skutecznego działu zakupów nie jest łatwe. W wielu firmach powtarza się, że jeśli o dziale zakupów się nie mówi, to znaczy, że dobrze wykonuje on swoją pracę. A jeśli jedynym tematem związanym z zakupami na posiedzeniu zarządu ma być kwestia tego, czy oszczędności wyniosły 6 czy 18 tysięcy, to życzę tego wszystkim "buyer'om"!

 

Wojciech Matłosz - Trener Grupy ODiTK

 

 

 

Autor artykułu
WOJCIECH MATŁOSZ
9/07/2021

Trening silnej woli latem (i nie tylko) – to możliwe!

Siła woli to pojęcie, o którym słyszy się stosunkowo często. Zazdrościmy jej tym, którzy ją mają....

21/06/2021

Inspiracja i pragmatyzm – program rozwojowy dla menadżerów w modelu 70:20:10 (case study)

Najbardziej lubię się uczyć na przykładach. Jest w nich dużo inspiracji, ale i lekcji o tym, co...

7/06/2021

Eksperymentowanie - Agile Mindset od kuchni

Zarządzanie w środowisku, w którym nie zachodziły częste zmiany, było relatywnie łatwe. Gdy jest...

24/05/2021

Jaka piękna katastrofa – lekcje płynące z Misji Apollo 13

Wszyscy wiemy, że warto uczyć się na sukcesach. A ja, tak jak bohater filmu Ridleya Scotta „Dobry...

10/05/2021

Nowe potrzeby to nowe benefity – jak zapewnić pracownikom wsparcie psychologiczne

Nowe potrzeby pracowników wymagają świeżego spojrzenia na benefity.

27/04/2021

Agile Mindset – hit czy kit?

Agile, agility, agile mindset, zwinność, agile leadership - to hasła, które od miesięcy są na...

19/04/2021

Na „covidową rzeczywistość” odpowiedz realizmem

Czy wiesz, że większość ludzi poświęca ponad 80% swojego życia na rozpamiętywanie tego, co było lub...

15/03/2021

Leadership w nowej normalności

O transformacji przywództwa mówiono od przynajmniej 10 lat. Jednak to ostatni rok pokazał prawdziwe...

18/01/2021

Zarządzanie konfliktem – ważny element dobrego przywództwa

Burza i pioruny, a potem ciche dni – znasz to? A może jednak od początku cisza, ale atmosfera w...

10/12/2020

Od czego zacząć, gdy spada sprzedaż?

Spadek sprzedaży stawia zarządzających firmą przed dylematem, jak najlepiej na zmiennym rynku...

27/11/2020

Czy sprzedawać wszystkim klientom?

Kiedy spadają przychody, rodzi się pokusa, by sprzedawać wszystkim klientom, którzy się pojawią....

18/11/2020

Zwinność jest wtedy, gdy piłka jest w grze – krótki przewodnik po AGILITY

W sporcie zwinność jest bezcenna. Szybkie podania, przejęcia, zmiany, przepływ energii między...

22/10/2020

Kogo zatrudnić na Dyrektora Sprzedaży? To zależy, co i jak ma sprzedawać

Firma chce się rozwijać, walczyć o rynek, w „covidowych” warunkach dodatkowo poszerzyła lub...

30/09/2020

Oczywiste problemy biznesowe i nieoczywiste odpowiedzi w czasach Covid-19

Wiele firm staje przed wyzwaniem dalszego projektowania swojego wzrostu w wyjątkowo zmiennym...

29/09/2020

Wirtualne przywództwo, czyli lider w digitalnym świecie

Przywództwo to świadomy wybór, sama charyzma nie wystarczy, by być dobrym liderem.

28/09/2020

Strategia w czasach pandemii

Często kryzys, obok zagrożenia, stwarza nowe okazje. Aby je dostrzec, trzeba być elastycznym....

4/09/2020

Tarcza 4.0. i kolejne zmiany w prawie pracy

Kolejna tarcza antykryzysowa wprowadziła sporo ważnych zmian w prawie pracy.

22/08/2020

Kontrolujesz własne decyzje? O pułapkach, które funduje nam mózg

Mózg wpada w wiele różnych pułapek, z których nie zdajemy sobie sprawy. A one mają wpływ na...

4/08/2020

BIM Koordynator – pierwsza linia obrony

2020 będziemy pamiętać jako rok Covid-19. Ale zapamiętamy go również jako rok gwałtownej rewolucji...

30/07/2020

Inne podejście do sukcesji

Wiadomo, że słowo 'sukces' kojarzy się pozytywnie. A co się stanie, kiedy dodamy do niego dwie...

29/06/2020

Are you ready to go online? Jak przygotować handlowców do transformacji sprzedaży

O transformacji sprzedaży do online mówiono od kilku dobrych lat, ale była to raczej aspiracja,...

15/06/2020

Projekt ekstremalny od środka – the good, the bad and the ugly

Niezwykłe czasy rodzą niezwykłe historie. Przedstawiam anatomię z projektu, który okazał się być...

1/06/2020

Jak motywować w nieprzewidywalnych czasach

Menadżerowie wciąż poszukują skutecznych sposobów motywowania swoich pracowników. A jeśli w tzw....

27/04/2020

O co tyle krzyku z odpornością psychiczną?

Wyobraź sobie, że jesteś wysoko w górach. Pogoda może zmienić się w każdej chwili. Czasem świeci...

6/04/2020

Ty kontra stres – o mądrej rozgrywce i przygotowaniu na nowe

Pamiętam, jak w 2008 roku pisałem artykuły o zarządzaniu stresem w obliczu kryzysu ekonomicznego,...

30/03/2020

Rozwój w czasach zarazy

Rozwój znajduje się w ćwiartce matrycy Eisenhowera: WAŻNE/NIEPILNE – tak pokazują moje...

23/03/2020

Liderze - doładuj pozytywne emocje

O różnicach pomiędzy byciem menadżerem a liderem powiedziano już bardzo dużo. Aktualna sytuacja to...

13/03/2020

Jak oswoić niepewność – redukuj swój lęk

Kto z nas lubi się bać? Nie chcemy lęku. Unikamy go na różne sposoby (mniej i bardziej zdrowe)....

13/03/2020

Praca zdalna – kluczowe kwestie prawne

W związku z przyspieszonym transferem do pracy zdalnej, stykamy się z pytaniami ze strony działów...

3/03/2020

Jak cię widzą, tak ci płacą – o znaczeniu ubioru w biznesie

Mówi się, że nie powinniśmy oceniać książki po okładce. A i tak często to robimy - wydajemy opinię...

24/02/2020

Zwinność wodospadu, czyli agile mindset

Turkusowe zarządzanie, samoorganizujące się zespoły, zwinność organizacji. Znamy to, prawda? Te i...

29/01/2020

Project management z perspektywy czasu – jak było i jak będzie

Kiedy poprosiliśmy ministra gospodarki o honorowy patronat nad konferencją Project Management,...

16/12/2019

Samoorganizujący się zespół? Tak, ale po sFRISowaniu

Typowa sytuacja: dołączyłeś do projektu Agile i wiesz, że macie stać się zespołem...

4/12/2019

Goodness is good for business – kilka słów o programach wellbeing

Weekend trwa jeszcze w najlepsze, a Ty myślisz tylko o tym, że następnego dnia musisz iść do pracy....

15/11/2019

Rozwój po nowemu – WOW w procesach rozwojowych

Zmiana pokoleniowa w firmach, wszechobecna technologia i rzeczywistość VUCA kształtują nowe...

28/10/2019

Taki mamy klimat – globalne ocieplenie a przyszłość zarządzania projektami

Nie lubimy zmian. Byłoby świetnie, gdyby sprawy mogły podążać ustalonymi od dekad ścieżkami, gdzie...

8/10/2019

Uważny, obecny i skuteczny, czyli mindfulness lidera

Nie masz chwili wytchnienia. Nadmiar obowiązków, presja, pośpiech, konflikty, zmiany, oczekiwania,...

17/09/2019

Digitalne docenianie – spróbuj, co ci szkodzi

Słowa mają siłę. Szczególnie te, które wyrażają docenienie. Ale jak ich używać, gdy zwykłe...

26/08/2019

Wdrożenie BIM to droga do sukcesu - o ile nie idziesz na skróty

W branży budowlanej, jednej z branż sektora bądź co bądź usługowego, sukces opisany jest w bardzo...

6/08/2019

Program rozwojowy od kuchni – doprawiony 70:20:10

Zainspirowała mnie ostatnio międzynarodowa firma dostarczająca produkty żywnościowe bezpośrednio do...