2/11/2015

Oszczędności w procesie zakupów

Pojęcie oszczędności może mieć wiele twarzy. Okazuje się, że w każdej organizacji może znaczyć coś innego, mieć różną formułę kalkulacji i różne zasady ich naliczania. Paradoksalnie w tej samej sytuacji według jednych można ogłosić sukces, a według innych - porażkę.

Nadrzędnym celem działu zakupów jest uzyskanie usługi, materiału lub surowca o odpowiedniej jakości przy możliwie najniższym koszcie całkowitym. Nie zawsze musi być to najwyższa jakość, czasem średnia lub słaba jest wystarczająca. Po ustaleniu wymaganej jakości następuje negocjacja warunków handlowych, w których skład wchodzą m.in.: warunki i odpowiedzialność za transport, warunki płatności, ubezpieczenie, gwarancje i w końcu cena oraz sposób jej zapłaty. Załóżmy, że wydarzyła się następująca historia.

Firma X kupuje pewien surowiec w ilości 100 ton miesięcznie. W kończącym się roku firma współpracowała z dostawcą A, który dostarczał go w cenie 100 zł/tonę. Do przetargu na dostawy na przyszły rok zaproszono trzech producentów:

- dostawcę A, który zaproponował cenę 105 zł/t, a po negocjacjach obniżył ją do 102 zł/t,
- dostawcę B, który zaproponował cenę 110 zł/t, a po negocjacjach obniżył ją do 105 zł/,
- dostawcę C, który zaproponował cenę 100 zł/t, a po negocjacjach obniżył ją do 95 zł/t.

W tym samym czasie rynkowe notowania cen tego surowca powędrowały o 3% w górę.

Firma X po kilku próbach zdecydowała się wybrać dostawcę C, z którym, co ważne, wcześniej nie współpracowała, a jego siedziba znajduje się w Indiach.

Kadra zaopatrzenia przystąpiła do wyliczenia oszczędności, które przyniosła firmie X.

Model I

Firma X przemnożyła roczną ilość surowca przez wartość obniżki ceny w stosunku do ubiegłego roku, co dało wartość oszczędności na poziomie 6.000,00 zł. Ten model jest jasny dla Działu Finansów, w księgach wyraźnie widać, że wydatek będzie niższy niż rok wcześniej.

Model II

Firma X od średniej ceny uzyskanej w pierwszej rundzie postępowania (105,00 zł) odjęła ostatecznie wybraną cenę (95,00 zł) i przemnożyła przez roczną ilość surowca, co dało wartość oszczędności na poziomie 12.000,00 zł. Dla lokalnego działu zaopatrzenia był to tradycyjny sposób wyliczenia "savings'ów".

Model III

Firma wykonała identyczne kalkulacje jak w Modelu II, natomiast całość przemnożyła przez wskaźnik "1,2", co jest bonusem za zakontraktowanie dostawcy, który wcześniej do firmy nie dostarczał. Jest to efekt programu korporacyjnego zwanego "suppliers diversity". Uzyskano w ten sposób oszczędność na poziomie 14.400,00 zł. Taki sposób prezentacji wspierała komórka zakupów globalnych (Global Sourcing).

Model IV

Firma X, posługując się trendem rynkowym, odczytała, że obecnie cena rynkowa to średnio 103 zł/t, w związku z czym jej oszczędność to różnica między potencjalnym wydatkiem według ceny rynkowej a uzyskaną ceną, czyli 9.600,00 zł.

Model V

Od najwyższej uzyskanej oferty z pierwszego postępowania ofertowego odjęto ostatecznie wybraną ofertę. Taka kalkulacja pokazała oszczędności w wysokości aż 18.000,00 zł, co stanowi 300% oszczędności z modelu I (!).

W rozważaniach nie wzięto pod uwagę innych aspektów negocjacji warunków handlowych, o których wspomniano na początku tekstu. Nie bierzemy też pod uwagę ryzyka związanego z nowym dostawcą czy przekazaniem mu całości dostaw. Omijamy też wiele innych aspektów jak np. całkowity koszt posiadania (TCO).

W teorii zakupów wyodrębniono kilka różnych pojęć - oszczędność kosztowa ("cost saving"), uniknięcie kosztów ("cost avoidance"), redukcja kapitału ("capital reduction") i w końcu całkowite oszczędności ("Total Procurement Benefits") po to, aby z tą mnogością różnych spojrzeń na oszczędności móc sobie poradzić i aby nie demotywować pracowników działów zakupów.Na koniec dodam, że zakontraktowanie nowego dostawcy kosztowało firmę 20.000,00 zł - na co złożyły się koszty wyjazdów do Indii i prób technologicznych. W tym miejscu pozwolę sobie na postawienie pytania o wielu twarzach, na które odpowiedź jest niejednoznaczna, jak humor nastolatka w poniedziałek rano. Odpowiedź na pytanie mocno zależy od tego, kto jej udziela i do czego jest potrzebna: "Jaką oszczędność dla firmy X wypracował dział zakupów"?

Jednego możemy być pewni - działy zakupów stoją na straży drzwi wejściowych do każdej firmy. Nie pozwalają przecisnąć się dostawcom zbyt drogim, zbyt tanim ("na tak tani towar nas nie stać") i tym, którzy chcieliby zyskiwać, nie dając nic w zamian.

Jak widać, wyliczenie wymiernych korzyści z posiadania skutecznego działu zakupów nie jest łatwe. W wielu firmach powtarza się, że jeśli o dziale zakupów się nie mówi, to znaczy, że dobrze wykonuje on swoją pracę. A jeśli jedynym tematem związanym z zakupami na posiedzeniu zarządu ma być kwestia tego, czy oszczędności wyniosły 6 czy 18 tysięcy, to życzę tego wszystkim "buyer'om"!

 

Wojciech Matłosz - Trener Grupy ODiTK

 

 

 

Autor artykułu
WOJCIECH MATŁOSZ
24/06/2024

Samoświadomość, odwaga i ciągła nauka - czyli leadership po nowemu

„Ciągle jeszcze się uczę” - miał powiedzieć pewnego dnia Michał Anioł. Ten wyjątkowy twórca epoki...

22/04/2024

Kompetencje przyszłości i power skills – czyli jak rozwijać prawdziwych ludzi w świecie sztucznej inteligencji

Na zmianę potrzebnych nam umiejętności/kompetencji wpływa świat, w którym żyjemy. Na jakie future...

15/03/2024

Dobrostan pracowników – jak go wzmacniać?

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym sukces organizacji nie zależy tylko od efektywności...

12/02/2024

Sztuczna inteligencja w produkcji – czego się spodziewać? Co już się dzieje?

Jestem wielkim entuzjastą sztucznej inteligencji (AI). Ogromne wrażenie robi na mnie szybki rozwój...

24/10/2023

Cisza – negocjacyjne złoto

Ostatni kwartał roku to czas wzmożonych negocjacji. Wydajemy budżety, walczymy o budżety, umowy,...

25/09/2023

Przepis na wypalenie zawodowe

Karolina, menadżerka dużego zespołu, jadąc jak co dzień do pracy, tym razem płakała. Zawsze...

30/08/2023

Have fun! – jak czerpać radość z codziennej pracy

Czy wiesz, jak czerpać radość z codziennych czynności i jak zarażać nią nawet największych...

31/07/2023

Poczucie szczęścia u pracowników – droga do budowania odpowiedzialności w zespole

Powiem to wprost – jeżeli chcesz mieć odpowiedzialnych ludzi, musisz zadbać o ich poczucie...

3/07/2023

Data storytelling – jak opowiadać o danych?

Współcześni inżynierowie i menadżerowie to nie tylko osoby zarządzające procesami, projektami czy...

12/06/2023

Talenty i mocne strony - podejście na nowe czasy

W 2018 roku Instytut Gallupa przeprowadził badania, z których wynika, że ludzie mający okazję...

22/05/2023

Jak znaleźć gen innowacji u inżyniera?

Jak odróżnić inżyniera, który będzie żyłą złota dla firmy ze względu na swoje pomysły, od innego,...

5/04/2023

Czy szukanie sensu w pracy ma sens? I co z tym wspólnego ma retencja Talentów.

Pozyskiwanie Talentów z rynku pracy jest nie lada wyzwaniem, ale ich retencja w organizacji jest...

21/03/2023

Menadżer Coachem – czyli jak prowadzić pracownika w świecie BANI

Coaching menadżerski, temat znany od dawna, dziś przeżywa swój renesans. Dlaczego? Bo żyjemy w...

14/02/2023

Nie jestem szefem - po co mi marka osobista w Internecie?

Z marką osobistą jest jak z pogodą - zawsze jakaś jest. Nie każdemu będzie to odpowiadać! Nawet...

31/01/2023

TRIZ w rozwiązywaniu problemów na produkcji – „butelkowe” case study

Prowadząc szkolenia i praktyczne warsztaty z technik rozwiązywania problemów narzędziami TRIZ,...

7/12/2022

Dlaczego nie chcemy mówić o mobbingu?

Eskalujący konflikt, mobbing, dyskryminacja i molestowanie są ukrytą zmorą niejednej organizacji....

21/11/2022

Relaunch zespołu – nowe otwarcie dla efektywności

Choć wiele firm w ostatnich miesiącach podjęło decyzję o częściowym lub pełnym powrocie do biur,...

8/11/2022

Gry, które rozwijają ludzi i integrują zespół!

Wyobraź sobie stację badawczą zlokalizowaną na dnie oceanu. To podwodne laboratorium jest też domem...

17/10/2022

Quiet quitting – wyzwanie dla menedżera

Praca na „pół gwizdka”, „mi to lotto”, „co ubijesz, to ujedziesz”, „jak zarobić, żeby się nie...

19/09/2022

Mądre usprawnienia, które dostarczają wartość biznesową

Przypomnij sobie sytuację, kiedy musiałeś rozwiązać jakiś problem, np. naprawić coś, co się zepsuło.

10/08/2022

Czy wiesz, jak naładować swój osobisty powerbank?

Czy znasz to uczucie, gdy w zasadzie dbasz o siebie, jednak coraz częściej boli Cię głowa,...

4/07/2022

Rozwój menedżerów - trendy vs potrzeby

Jakie działania rozwojowe otrzymali menedżerowie w Twojej organizacji w 2022 roku? Jaki rozwój im...

20/06/2022

Rodzic ze spokojem w pracy – Pozytywna Dyscyplina w praktyce

Głośne dyskusje i słynne słowo „ZARAZ”. Foch i trzaskanie drzwiami. Posiłek, który ciągnie się...

23/05/2022

Jeśli pracownik umie, ale nie chce – jak wzmacniać motywację i zaangażowanie?

Poznaj Roberta. Pracuje w firmie od dłuższego czasu. Świetnie radzi sobie ze wszystkimi, nawet...

17/05/2022

Kiedy pracownik nie umie, ale chce – przywództwo sytuacyjne w świeżej odsłonie

Ewa rozpoczyna pracę na produkcji. Porusza się po firmie i przydzielonych zadaniach jak we mgle....

11/04/2022

Gorące, klimatyczne okazje biznesowe

W biznesie rzadko jakiś trend jest tak jednoznaczny i długoterminowy jak aktualna fala zmian...

14/03/2022

Od inżynierii produktu do inżynierii wartości – Value Engineering

Projektowanie produktów i usług powinno być wyraźnie połączone z potrzebami ich odbiorców. Czy tak...

14/02/2022

Trendy w rozwoju menadżerów

Ostatnie dwa lata zmieniły krajobraz naszych biur i sposób pracy. Model pracy hybrydowej zostanie z...

17/01/2022

Społeczności – organizacyjny potencjał synergii i transferu wiedzy

W nowej rzeczywistości każda organizacja potrzebuje nie tylko przetrwać kryzysowy czas, ale...

13/12/2021

Nie ma dymu bez ognia i zespołu bez zaufania - jak budować bezpieczeństwo psychiczne

„Nie ma zespołu bez zaufania” jak twierdzi Paul Santagata (Head of Industry w Google). Twierdzenie...

22/11/2021

Innowacje w czasie katastrofy klimatycznej

Potrzeba nam dziś rewolucyjnych, dysruptywnych innowacji - tysięcy nakładających się większych i...

4/10/2021

Docenianie - bo żeby docenić…. trzeba cenić

Jak to jest, że 80% badanych Polaków uważa, że warto doceniać, chciałoby być docenianym częściej i...

20/09/2021

Jaką wartość mają wartości w Twojej organizacji?

Jeśli przed pandemią - choć z trzaskiem - dźwigaliśmy braki w kulturze komunikacji czy współpracy w...

7/09/2021

CONTROLLER 5.0 - Controlling Leaders of To(morrow)Day

VUCA Times, globalizacja, Big Data, automatyzacja, robotyzacja, zamiana towarów w usługi, zwinne i...

30/08/2021

Na szerokie wody mnie weź – onboarding w zdalnym wydaniu

Nie zawsze łatwa decyzja o odejściu z poprzedniej firmy, nowe środowisko i zadania, a to wszystko w...

30/07/2021

Klimatyczny wstrząs dla biznesu - „Fit for 55”

Trudno nie dostrzegać symptomów zmian klimatu. Nie tylko zarządzający, ale też pracownicy firm na...

9/07/2021

Trening silnej woli latem (i nie tylko) – to możliwe!

Siła woli to pojęcie, o którym słyszy się stosunkowo często. Zazdrościmy jej tym, którzy ją mają....

21/06/2021

Inspiracja i pragmatyzm – program rozwojowy dla menadżerów w modelu 70:20:10 (case study)

Najbardziej lubię się uczyć na przykładach. Jest w nich dużo inspiracji, ale i lekcji o tym, co...

7/06/2021

Eksperymentowanie - Agile Mindset od kuchni

Zarządzanie w środowisku, w którym nie zachodziły częste zmiany, było relatywnie łatwe. Gdy jest...