18/03/2014

Paradoksy efektywności

Uczestniczka jednego z moich szkoleń na pytanie – „Po czym poznajesz, że jesteś efektywna?” – Odpowiedziała – „Jestem efektywna, jeśli cały dzień nie pójdę do toalety, bo wtedy wiem, że wykorzystałam każdą dostępną tego dnia sekundę”.

Większość osób, którym przytaczam ten dialog, uśmiecha się z delikatnym politowaniem. Uśmiech ten wynika często z błogiej nieświadomości. Dalsza rozmowa pokazuje bowiem, że ich definicja (ale też praktyka), choć składa się z innych słów, to w swej istocie sprowadza się do jak najrzadszego korzystania z toalety.

NIH - Not Invented Here

Osobiście bardzo lubię korzystać ze sprawdzonych rozwiązań. Wśród siedmiu miliardów ludzi na świecie na pewno jest ktoś, kto zrobił coś lepiej niż ja. Jest to założenie trudne, bo wymaga pogodzenia się z tym, że istnieją ludzie mądrzejsi ode mnie. Wydaje Ci się, że korzystanie ze sprawdzonych wzorców i doświadczeń innych to sprawa powszechna i oczywista? Otóż praktyka pokazuje, że nadmierne i uporczywe poleganie na sobie jest jednym z najczęstszych złodziei efektywności w środowisku biznesowym. W jednej z dużych firm z branży IT (dla której realizowałem projekt doradczy) dyrektorzy zgodnie zgłaszali pewną występującą powszechnie na produkcji tendencję. Otóż codziennością były sytuacje, w których jeden programista całymi dniami tworzył kod funkcjonalności. Kod, który kolega pracujący przy sąsiednim biurku stworzył już dawno, na potrzeby innego projektu. Pierwszy programista nie miał potrzeby podnieść głowy znad biurka i zapytać. Drugi - nie miał okazji, by podzielić się swoją wiedzą. W języku angielskim istnieje akronim NIH - Not Invented Here, czyli: nie stworzone tutaj, a w domyśle również: nie stworzone przeze mnie. Anglicy trafnie określają w ten sposób naszą skłonność do uznawania własnych pomysłów za lepsze od pomysłów innych, choćby ostatecznie sprowadzały się do tego samego. Programista (pracujący nad stworzonym już wcześniej kodem) na pytanie po czym poznaje, że jest efektywny odpowiada - "Jestem efektywny, gdy w końcu, prędzej czy później sam znajduję rozwiązanie". I tylko uśmiecha się słysząc o osobie, która nie chodzi przez cały dzień do toalety...

Syzyfowe prace

Czy zdarzyło Ci się spotkać kiedyś managera, który z bycia ciągle zabieganym uczynił fundament poczucia własnej wartości i miarę efektywności? "Tylko ja wiem co się tutaj dzieje i tylko ja potrafię nad tym zapanować!" - mówi z dumą. Niektórzy określają to jako zarządzanie chaosem. Manager jest niczym biały rycerz, który ratuje organizację/dział w sytuacji, w której nikt inny sobie nie poradzi. Zmieniając pracę, taki manager ma w nowej organizacji znów zapanować nad tamtejszym chaosem. W końcu doskonale to potrafi. Z drugiej zaś strony organizacja właśnie kogoś takiego potrzebuje, bo po odejściu poprzedniego, panującego nad chaosem managera, istnieje pilna potrzeba wybawcy. Edwards Deming, ojciec zarządzania jakością, wskazuje syndrom białego rycerza jako jedną z sześciu chorób, które dręczą organizacje przeciwdziałając jakości i efektywności.

Przytaczany przez niego algorytm działania białego rycerza i organizacji wspierających taką "efektywność" jest następujący:

- Wyszukaj obszar, na którym panuje bałagan.

- Wkrocz jako zbawca.

- Wprowadź wiele zmian, zrób dużo ruchu (zakłócanie).

- Wykaż się wynikami (zyski krótkookresowe).

- Uzyskaj nagrody.

- Zniknij zanim ujawnią się długofalowe problemy.

Czasami punkt ostatni (zniknij) nie występuje, gdyż pojawiające się problemy znów są traktowane jako pole do wykazania się tego samego białego rycerza i zapanowania nad chaosem (bo tylko on to potrafi). Generuje się więc znów dziesiątki działań, które łagodzą objawy, wprowadzają ruch, tworzą wrażenie zapracowania managera i jego działu, a jednocześnie maskują rzeczywiste trudności. W efektywnie i nowocześnie zarządzanych firmach produkcyjnych, w których wdrożono filozofię Lean Management, pracownik zauważywszy wadliwy produkt ma obowiązek zatrzymać linię produkcyjną, aż do momentu usunięcia nieprawidłowości. "Kto ma na to czas? Trzeba produkować, dostarczać wynik!" - mówi na to biały rycerz wraz z przełożonymi i pracownikami. "Robota może i głupia, ale przynajmniej pewna" - powiedziałby Syzyf pchając swój głaz w nieskończoność pod górę.

Mądrość Króla Juliana

W jednej z firm, w której pracowałem, na drzwiach pewnego działu wisiała kartka ze słowami: "Teraz prędko, zanim dotrze do nas, że to bez sensu!" (Król Julian, bohater filmu Madagaskar 2). Naszą naturalną, ludzką skłonnością jest głęboko zakorzeniona w pierwotnych obszarach mózgu tendencja do działania. W wyniku selekcji naturalnej, która dokonywała się przez setki tysięcy lat, Ci z nas, którzy w sytuacjach zagrożenia myśleli za dużo, odpadali z ewolucyjnego wyścigu. Jeśli widok tygrysa uruchamiał u kogoś procesy myślowe związane z ciekawością (O, jakie lśniące futro! Ciekawe czym żywi się ten tygrys? Może podejdę bliżej i przyjrzę się dokładniej?), kreatywnością (np. potencjalnym wykorzystaniem tygrysa w pracach przydomowych) i jeśli te, czy im podobne aktywności umysłowe wypierały prosty, bezmyślny odruch ataku lub ucieczki - wówczas skutek był przewidywalny ("mlask").

Sytuacja pracy to dla wielu z nas sytuacja permanentnego stresu. Naturalne więc jest to, że do głosu łatwo dochodzą głęboko zakorzenione, biologiczne mechanizmy reakcji w stresie. "Działaj!" - podpowiadają Ci starsze ewolucyjnie części mózgu. "Zastanów się, zaplanuj, zapytaj" - piszczy cichutko kora mózgowa, zagłuszana dodatkowo przez "działaj!" ze strony przełożonego oraz "działaj!" ze strony organizacji (kultura organizacyjna wspierająca bieganie z pustymi taczkami).

Gdy w dużej spółce prowadziłem szkolenie dotyczące komunikacji, jeden z uczestników nieśmiało powiedział:

- " Ale u nas nie zadaje się pytań, u nas się po prostu działa."

- " Dlaczego?" - spytałem z ciekawością.

- " A nie wiem. Nie pytałem." - odparł.

Takich historii, jak te opowiedziane powyżej są w naszych organizacjach setki. Stojące za nimi mechanizmy i uwarunkowania nazywam paradoksami efektywności. Po czym je poznać? Najprościej po odczuciu, że włożony w pracę wysiłek, jest nieadekwatny do osiąganych rezultatów. Nieadekwatny nie oznacza, że wyniki są słabe - mogą być nawet doskonałe! Nieadekwatny oznacza tyle, że wyniki te osiągane są niewspółmiernymi kosztami (także osobistymi). Na szczęście, jeśli potrafimy coś zauważyć i nazwać, możemy również to zmienić. O narzędziach dostrzegania i eliminowania nieefektywności opowiem następnym razem.

 

Michał Grzesik - Trener Grupy ODiTK

 

 

Autor artykułu
MICHAŁ GRZESIK
24/06/2024

Samoświadomość, odwaga i ciągła nauka - czyli leadership po nowemu

„Ciągle jeszcze się uczę” - miał powiedzieć pewnego dnia Michał Anioł. Ten wyjątkowy twórca epoki...

22/04/2024

Kompetencje przyszłości i power skills – czyli jak rozwijać prawdziwych ludzi w świecie sztucznej inteligencji

Na zmianę potrzebnych nam umiejętności/kompetencji wpływa świat, w którym żyjemy. Na jakie future...

15/03/2024

Dobrostan pracowników – jak go wzmacniać?

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym sukces organizacji nie zależy tylko od efektywności...

12/02/2024

Sztuczna inteligencja w produkcji – czego się spodziewać? Co już się dzieje?

Jestem wielkim entuzjastą sztucznej inteligencji (AI). Ogromne wrażenie robi na mnie szybki rozwój...

24/10/2023

Cisza – negocjacyjne złoto

Ostatni kwartał roku to czas wzmożonych negocjacji. Wydajemy budżety, walczymy o budżety, umowy,...

25/09/2023

Przepis na wypalenie zawodowe

Karolina, menadżerka dużego zespołu, jadąc jak co dzień do pracy, tym razem płakała. Zawsze...

30/08/2023

Have fun! – jak czerpać radość z codziennej pracy

Czy wiesz, jak czerpać radość z codziennych czynności i jak zarażać nią nawet największych...

31/07/2023

Poczucie szczęścia u pracowników – droga do budowania odpowiedzialności w zespole

Powiem to wprost – jeżeli chcesz mieć odpowiedzialnych ludzi, musisz zadbać o ich poczucie...

3/07/2023

Data storytelling – jak opowiadać o danych?

Współcześni inżynierowie i menadżerowie to nie tylko osoby zarządzające procesami, projektami czy...

12/06/2023

Talenty i mocne strony - podejście na nowe czasy

W 2018 roku Instytut Gallupa przeprowadził badania, z których wynika, że ludzie mający okazję...

22/05/2023

Jak znaleźć gen innowacji u inżyniera?

Jak odróżnić inżyniera, który będzie żyłą złota dla firmy ze względu na swoje pomysły, od innego,...

5/04/2023

Czy szukanie sensu w pracy ma sens? I co z tym wspólnego ma retencja Talentów.

Pozyskiwanie Talentów z rynku pracy jest nie lada wyzwaniem, ale ich retencja w organizacji jest...

21/03/2023

Menadżer Coachem – czyli jak prowadzić pracownika w świecie BANI

Coaching menadżerski, temat znany od dawna, dziś przeżywa swój renesans. Dlaczego? Bo żyjemy w...

14/02/2023

Nie jestem szefem - po co mi marka osobista w Internecie?

Z marką osobistą jest jak z pogodą - zawsze jakaś jest. Nie każdemu będzie to odpowiadać! Nawet...

31/01/2023

TRIZ w rozwiązywaniu problemów na produkcji – „butelkowe” case study

Prowadząc szkolenia i praktyczne warsztaty z technik rozwiązywania problemów narzędziami TRIZ,...

7/12/2022

Dlaczego nie chcemy mówić o mobbingu?

Eskalujący konflikt, mobbing, dyskryminacja i molestowanie są ukrytą zmorą niejednej organizacji....

21/11/2022

Relaunch zespołu – nowe otwarcie dla efektywności

Choć wiele firm w ostatnich miesiącach podjęło decyzję o częściowym lub pełnym powrocie do biur,...

8/11/2022

Gry, które rozwijają ludzi i integrują zespół!

Wyobraź sobie stację badawczą zlokalizowaną na dnie oceanu. To podwodne laboratorium jest też domem...

17/10/2022

Quiet quitting – wyzwanie dla menedżera

Praca na „pół gwizdka”, „mi to lotto”, „co ubijesz, to ujedziesz”, „jak zarobić, żeby się nie...

19/09/2022

Mądre usprawnienia, które dostarczają wartość biznesową

Przypomnij sobie sytuację, kiedy musiałeś rozwiązać jakiś problem, np. naprawić coś, co się zepsuło.

10/08/2022

Czy wiesz, jak naładować swój osobisty powerbank?

Czy znasz to uczucie, gdy w zasadzie dbasz o siebie, jednak coraz częściej boli Cię głowa,...

4/07/2022

Rozwój menedżerów - trendy vs potrzeby

Jakie działania rozwojowe otrzymali menedżerowie w Twojej organizacji w 2022 roku? Jaki rozwój im...

20/06/2022

Rodzic ze spokojem w pracy – Pozytywna Dyscyplina w praktyce

Głośne dyskusje i słynne słowo „ZARAZ”. Foch i trzaskanie drzwiami. Posiłek, który ciągnie się...

23/05/2022

Jeśli pracownik umie, ale nie chce – jak wzmacniać motywację i zaangażowanie?

Poznaj Roberta. Pracuje w firmie od dłuższego czasu. Świetnie radzi sobie ze wszystkimi, nawet...

17/05/2022

Kiedy pracownik nie umie, ale chce – przywództwo sytuacyjne w świeżej odsłonie

Ewa rozpoczyna pracę na produkcji. Porusza się po firmie i przydzielonych zadaniach jak we mgle....

11/04/2022

Gorące, klimatyczne okazje biznesowe

W biznesie rzadko jakiś trend jest tak jednoznaczny i długoterminowy jak aktualna fala zmian...

14/03/2022

Od inżynierii produktu do inżynierii wartości – Value Engineering

Projektowanie produktów i usług powinno być wyraźnie połączone z potrzebami ich odbiorców. Czy tak...

14/02/2022

Trendy w rozwoju menadżerów

Ostatnie dwa lata zmieniły krajobraz naszych biur i sposób pracy. Model pracy hybrydowej zostanie z...

17/01/2022

Społeczności – organizacyjny potencjał synergii i transferu wiedzy

W nowej rzeczywistości każda organizacja potrzebuje nie tylko przetrwać kryzysowy czas, ale...

13/12/2021

Nie ma dymu bez ognia i zespołu bez zaufania - jak budować bezpieczeństwo psychiczne

„Nie ma zespołu bez zaufania” jak twierdzi Paul Santagata (Head of Industry w Google). Twierdzenie...

22/11/2021

Innowacje w czasie katastrofy klimatycznej

Potrzeba nam dziś rewolucyjnych, dysruptywnych innowacji - tysięcy nakładających się większych i...

4/10/2021

Docenianie - bo żeby docenić…. trzeba cenić

Jak to jest, że 80% badanych Polaków uważa, że warto doceniać, chciałoby być docenianym częściej i...

20/09/2021

Jaką wartość mają wartości w Twojej organizacji?

Jeśli przed pandemią - choć z trzaskiem - dźwigaliśmy braki w kulturze komunikacji czy współpracy w...

7/09/2021

CONTROLLER 5.0 - Controlling Leaders of To(morrow)Day

VUCA Times, globalizacja, Big Data, automatyzacja, robotyzacja, zamiana towarów w usługi, zwinne i...

30/08/2021

Na szerokie wody mnie weź – onboarding w zdalnym wydaniu

Nie zawsze łatwa decyzja o odejściu z poprzedniej firmy, nowe środowisko i zadania, a to wszystko w...

30/07/2021

Klimatyczny wstrząs dla biznesu - „Fit for 55”

Trudno nie dostrzegać symptomów zmian klimatu. Nie tylko zarządzający, ale też pracownicy firm na...

9/07/2021

Trening silnej woli latem (i nie tylko) – to możliwe!

Siła woli to pojęcie, o którym słyszy się stosunkowo często. Zazdrościmy jej tym, którzy ją mają....

21/06/2021

Inspiracja i pragmatyzm – program rozwojowy dla menadżerów w modelu 70:20:10 (case study)

Najbardziej lubię się uczyć na przykładach. Jest w nich dużo inspiracji, ale i lekcji o tym, co...

7/06/2021

Eksperymentowanie - Agile Mindset od kuchni

Zarządzanie w środowisku, w którym nie zachodziły częste zmiany, było relatywnie łatwe. Gdy jest...