18/03/2014

Paradoksy efektywności

Uczestniczka jednego z moich szkoleń na pytanie – „Po czym poznajesz, że jesteś efektywna?” – Odpowiedziała – „Jestem efektywna, jeśli cały dzień nie pójdę do toalety, bo wtedy wiem, że wykorzystałam każdą dostępną tego dnia sekundę”.

Większość osób, którym przytaczam ten dialog, uśmiecha się z delikatnym politowaniem. Uśmiech ten wynika często z błogiej nieświadomości. Dalsza rozmowa pokazuje bowiem, że ich definicja (ale też praktyka), choć składa się z innych słów, to w swej istocie sprowadza się do jak najrzadszego korzystania z toalety.

NIH - Not Invented Here

Osobiście bardzo lubię korzystać ze sprawdzonych rozwiązań. Wśród siedmiu miliardów ludzi na świecie na pewno jest ktoś, kto zrobił coś lepiej niż ja. Jest to założenie trudne, bo wymaga pogodzenia się z tym, że istnieją ludzie mądrzejsi ode mnie. Wydaje Ci się, że korzystanie ze sprawdzonych wzorców i doświadczeń innych to sprawa powszechna i oczywista? Otóż praktyka pokazuje, że nadmierne i uporczywe poleganie na sobie jest jednym z najczęstszych złodziei efektywności w środowisku biznesowym. W jednej z dużych firm z branży IT (dla której realizowałem projekt doradczy) dyrektorzy zgodnie zgłaszali pewną występującą powszechnie na produkcji tendencję. Otóż codziennością były sytuacje, w których jeden programista całymi dniami tworzył kod funkcjonalności. Kod, który kolega pracujący przy sąsiednim biurku stworzył już dawno, na potrzeby innego projektu. Pierwszy programista nie miał potrzeby podnieść głowy znad biurka i zapytać. Drugi - nie miał okazji, by podzielić się swoją wiedzą. W języku angielskim istnieje akronim NIH - Not Invented Here, czyli: nie stworzone tutaj, a w domyśle również: nie stworzone przeze mnie. Anglicy trafnie określają w ten sposób naszą skłonność do uznawania własnych pomysłów za lepsze od pomysłów innych, choćby ostatecznie sprowadzały się do tego samego. Programista (pracujący nad stworzonym już wcześniej kodem) na pytanie po czym poznaje, że jest efektywny odpowiada - "Jestem efektywny, gdy w końcu, prędzej czy później sam znajduję rozwiązanie". I tylko uśmiecha się słysząc o osobie, która nie chodzi przez cały dzień do toalety...

Syzyfowe prace

Czy zdarzyło Ci się spotkać kiedyś managera, który z bycia ciągle zabieganym uczynił fundament poczucia własnej wartości i miarę efektywności? "Tylko ja wiem co się tutaj dzieje i tylko ja potrafię nad tym zapanować!" - mówi z dumą. Niektórzy określają to jako zarządzanie chaosem. Manager jest niczym biały rycerz, który ratuje organizację/dział w sytuacji, w której nikt inny sobie nie poradzi. Zmieniając pracę, taki manager ma w nowej organizacji znów zapanować nad tamtejszym chaosem. W końcu doskonale to potrafi. Z drugiej zaś strony organizacja właśnie kogoś takiego potrzebuje, bo po odejściu poprzedniego, panującego nad chaosem managera, istnieje pilna potrzeba wybawcy. Edwards Deming, ojciec zarządzania jakością, wskazuje syndrom białego rycerza jako jedną z sześciu chorób, które dręczą organizacje przeciwdziałając jakości i efektywności.

Przytaczany przez niego algorytm działania białego rycerza i organizacji wspierających taką "efektywność" jest następujący:

- Wyszukaj obszar, na którym panuje bałagan.

- Wkrocz jako zbawca.

- Wprowadź wiele zmian, zrób dużo ruchu (zakłócanie).

- Wykaż się wynikami (zyski krótkookresowe).

- Uzyskaj nagrody.

- Zniknij zanim ujawnią się długofalowe problemy.

Czasami punkt ostatni (zniknij) nie występuje, gdyż pojawiające się problemy znów są traktowane jako pole do wykazania się tego samego białego rycerza i zapanowania nad chaosem (bo tylko on to potrafi). Generuje się więc znów dziesiątki działań, które łagodzą objawy, wprowadzają ruch, tworzą wrażenie zapracowania managera i jego działu, a jednocześnie maskują rzeczywiste trudności. W efektywnie i nowocześnie zarządzanych firmach produkcyjnych, w których wdrożono filozofię Lean Management, pracownik zauważywszy wadliwy produkt ma obowiązek zatrzymać linię produkcyjną, aż do momentu usunięcia nieprawidłowości. "Kto ma na to czas? Trzeba produkować, dostarczać wynik!" - mówi na to biały rycerz wraz z przełożonymi i pracownikami. "Robota może i głupia, ale przynajmniej pewna" - powiedziałby Syzyf pchając swój głaz w nieskończoność pod górę.

Mądrość Króla Juliana

W jednej z firm, w której pracowałem, na drzwiach pewnego działu wisiała kartka ze słowami: "Teraz prędko, zanim dotrze do nas, że to bez sensu!" (Król Julian, bohater filmu Madagaskar 2). Naszą naturalną, ludzką skłonnością jest głęboko zakorzeniona w pierwotnych obszarach mózgu tendencja do działania. W wyniku selekcji naturalnej, która dokonywała się przez setki tysięcy lat, Ci z nas, którzy w sytuacjach zagrożenia myśleli za dużo, odpadali z ewolucyjnego wyścigu. Jeśli widok tygrysa uruchamiał u kogoś procesy myślowe związane z ciekawością (O, jakie lśniące futro! Ciekawe czym żywi się ten tygrys? Może podejdę bliżej i przyjrzę się dokładniej?), kreatywnością (np. potencjalnym wykorzystaniem tygrysa w pracach przydomowych) i jeśli te, czy im podobne aktywności umysłowe wypierały prosty, bezmyślny odruch ataku lub ucieczki - wówczas skutek był przewidywalny ("mlask").

Sytuacja pracy to dla wielu z nas sytuacja permanentnego stresu. Naturalne więc jest to, że do głosu łatwo dochodzą głęboko zakorzenione, biologiczne mechanizmy reakcji w stresie. "Działaj!" - podpowiadają Ci starsze ewolucyjnie części mózgu. "Zastanów się, zaplanuj, zapytaj" - piszczy cichutko kora mózgowa, zagłuszana dodatkowo przez "działaj!" ze strony przełożonego oraz "działaj!" ze strony organizacji (kultura organizacyjna wspierająca bieganie z pustymi taczkami).

Gdy w dużej spółce prowadziłem szkolenie dotyczące komunikacji, jeden z uczestników nieśmiało powiedział:

- " Ale u nas nie zadaje się pytań, u nas się po prostu działa."

- " Dlaczego?" - spytałem z ciekawością.

- " A nie wiem. Nie pytałem." - odparł.

Takich historii, jak te opowiedziane powyżej są w naszych organizacjach setki. Stojące za nimi mechanizmy i uwarunkowania nazywam paradoksami efektywności. Po czym je poznać? Najprościej po odczuciu, że włożony w pracę wysiłek, jest nieadekwatny do osiąganych rezultatów. Nieadekwatny nie oznacza, że wyniki są słabe - mogą być nawet doskonałe! Nieadekwatny oznacza tyle, że wyniki te osiągane są niewspółmiernymi kosztami (także osobistymi). Na szczęście, jeśli potrafimy coś zauważyć i nazwać, możemy również to zmienić. O narzędziach dostrzegania i eliminowania nieefektywności opowiem następnym razem.

 

Michał Grzesik - Trener Grupy ODiTK

 

 

Autor artykułu
MICHAŁ GRZESIK
22/11/2021

Innowacje w czasie katastrofy klimatycznej

Potrzeba nam dziś rewolucyjnych, dysruptywnych innowacji - tysięcy nakładających się większych i...

4/10/2021

Docenianie - bo żeby docenić…. trzeba cenić

Jak to jest, że 80% badanych Polaków uważa, że warto doceniać, chciałoby być docenianych częściej i...

20/09/2021

Jaką wartość mają wartości w Twojej organizacji?

Jeśli przed pandemią - choć z trzaskiem - dźwigaliśmy braki w kulturze komunikacji czy współpracy w...

7/09/2021

CONTROLLER 5.0 - Controlling Leaders of To(morrow)Day

VUCA Times, globalizacja, Big Data, automatyzacja, robotyzacja, zamiana towarów w usługi, zwinne i...

30/08/2021

Na szerokie wody mnie weź – onboarding w zdalnym wydaniu

Nie zawsze łatwa decyzja o odejściu z poprzedniej firmy, nowe środowisko i zadania, a to wszystko w...

30/07/2021

Klimatyczny wstrząs dla biznesu - „Fit for 55”

Trudno nie dostrzegać symptomów zmian klimatu. Nie tylko zarządzający, ale też pracownicy firm na...

9/07/2021

Trening silnej woli latem (i nie tylko) – to możliwe!

Siła woli to pojęcie, o którym słyszy się stosunkowo często. Zazdrościmy jej tym, którzy ją mają....

21/06/2021

Inspiracja i pragmatyzm – program rozwojowy dla menadżerów w modelu 70:20:10 (case study)

Najbardziej lubię się uczyć na przykładach. Jest w nich dużo inspiracji, ale i lekcji o tym, co...

7/06/2021

Eksperymentowanie - Agile Mindset od kuchni

Zarządzanie w środowisku, w którym nie zachodziły częste zmiany, było relatywnie łatwe. Gdy jest...

24/05/2021

Jaka piękna katastrofa – lekcje płynące z Misji Apollo 13

Wszyscy wiemy, że warto uczyć się na sukcesach. A ja, tak jak bohater filmu Ridleya Scotta „Dobry...

10/05/2021

Nowe potrzeby to nowe benefity – jak zapewnić pracownikom wsparcie psychologiczne

Nowe potrzeby pracowników wymagają świeżego spojrzenia na benefity.

27/04/2021

Agile Mindset – hit czy kit?

Agile, agility, agile mindset, zwinność, agile leadership - to hasła, które od miesięcy są na...

19/04/2021

Na „covidową rzeczywistość” odpowiedz realizmem

Czy wiesz, że większość ludzi poświęca ponad 80% swojego życia na rozpamiętywanie tego, co było lub...

15/03/2021

Leadership w nowej normalności

O transformacji przywództwa mówiono od przynajmniej 10 lat. Jednak to ostatni rok pokazał prawdziwe...

18/01/2021

Zarządzanie konfliktem – ważny element dobrego przywództwa

Burza i pioruny, a potem ciche dni – znasz to? A może jednak od początku cisza, ale atmosfera w...

10/12/2020

Od czego zacząć, gdy spada sprzedaż?

Spadek sprzedaży stawia zarządzających firmą przed dylematem, jak najlepiej na zmiennym rynku...

27/11/2020

Czy sprzedawać wszystkim klientom?

Kiedy spadają przychody, rodzi się pokusa, by sprzedawać wszystkim klientom, którzy się pojawią....

18/11/2020

Zwinność jest wtedy, gdy piłka jest w grze – krótki przewodnik po AGILITY

W sporcie zwinność jest bezcenna. Szybkie podania, przejęcia, zmiany, przepływ energii między...

22/10/2020

Kogo zatrudnić na Dyrektora Sprzedaży? To zależy, co i jak ma sprzedawać

Firma chce się rozwijać, walczyć o rynek, w „covidowych” warunkach dodatkowo poszerzyła lub...

30/09/2020

Oczywiste problemy biznesowe i nieoczywiste odpowiedzi w czasach Covid-19

Wiele firm staje przed wyzwaniem dalszego projektowania swojego wzrostu w wyjątkowo zmiennym...

29/09/2020

Wirtualne przywództwo, czyli lider w digitalnym świecie

Przywództwo to świadomy wybór, sama charyzma nie wystarczy, by być dobrym liderem.

28/09/2020

Strategia w czasach pandemii

Często kryzys, obok zagrożenia, stwarza nowe okazje. Aby je dostrzec, trzeba być elastycznym....

4/09/2020

Tarcza 4.0. i kolejne zmiany w prawie pracy

Kolejna tarcza antykryzysowa wprowadziła sporo ważnych zmian w prawie pracy.

22/08/2020

Kontrolujesz własne decyzje? O pułapkach, które funduje nam mózg

Mózg wpada w wiele różnych pułapek, z których nie zdajemy sobie sprawy. A one mają wpływ na...

4/08/2020

BIM Koordynator – pierwsza linia obrony

Ostatni rok będziemy pamiętać nie tylko jako rok Covid-19, ale też rok gwałtownej rewolucji...

30/07/2020

Inne podejście do sukcesji

Wiadomo, że słowo 'sukces' kojarzy się pozytywnie. A co się stanie, kiedy dodamy do niego dwie...

29/06/2020

Are you ready to go online? Jak przygotować handlowców do transformacji sprzedaży

O transformacji sprzedaży do online mówiono od kilku dobrych lat, ale była to raczej aspiracja,...

15/06/2020

Projekt ekstremalny od środka – the good, the bad and the ugly

Niezwykłe czasy rodzą niezwykłe historie. Przedstawiam anatomię z projektu, który okazał się być...

1/06/2020

Jak motywować w nieprzewidywalnych czasach

Menadżerowie wciąż poszukują skutecznych sposobów motywowania swoich pracowników. A jeśli w tzw....

27/04/2020

O co tyle krzyku z odpornością psychiczną?

Wyobraź sobie, że jesteś wysoko w górach. Pogoda może zmienić się w każdej chwili. Czasem świeci...

6/04/2020

Ty kontra stres – o mądrej rozgrywce i przygotowaniu na nowe

Pamiętam, jak w 2008 roku pisałem artykuły o zarządzaniu stresem w obliczu kryzysu ekonomicznego,...

30/03/2020

Rozwój w czasach zarazy

Rozwój znajduje się w ćwiartce matrycy Eisenhowera: WAŻNE/NIEPILNE – tak pokazują moje...

23/03/2020

Liderze - doładuj pozytywne emocje

O różnicach pomiędzy byciem menadżerem a liderem powiedziano już bardzo dużo. Aktualna sytuacja to...

13/03/2020

Jak oswoić niepewność – redukuj swój lęk

Kto z nas lubi się bać? Nie chcemy lęku. Unikamy go na różne sposoby (mniej i bardziej zdrowe)....

13/03/2020

Praca zdalna – kluczowe kwestie prawne

W związku z przyspieszonym transferem do pracy zdalnej, stykamy się z pytaniami ze strony działów...

3/03/2020

Jak cię widzą, tak ci płacą – o znaczeniu ubioru w biznesie

Mówi się, że nie powinniśmy oceniać książki po okładce. A i tak często to robimy - wydajemy opinię...

24/02/2020

Zwinność wodospadu, czyli agile mindset

Turkusowe zarządzanie, samoorganizujące się zespoły, zwinność organizacji. Znamy to, prawda? Te i...

29/01/2020

Project management z perspektywy czasu – jak było i jak będzie

Kiedy poprosiliśmy ministra gospodarki o honorowy patronat nad konferencją Project Management,...

16/12/2019

Samoorganizujący się zespół? Tak, ale po sFRISowaniu

Typowa sytuacja: dołączyłeś do projektu Agile i wiesz, że macie stać się zespołem...

4/12/2019

Goodness is good for business – kilka słów o programach wellbeing

Weekend trwa jeszcze w najlepsze, a Ty myślisz tylko o tym, że następnego dnia musisz iść do pracy....