18.03.2014

Paradoksy efektywności

Uczestniczka jednego z moich szkoleń na pytanie – „Po czym poznajesz, że jesteś efektywna?” – Odpowiedziała – „Jestem efektywna, jeśli cały dzień nie pójdę do toalety, bo wtedy wiem, że wykorzystałam każdą dostępną tego dnia sekundę”.

Większość osób, którym przytaczam ten dialog, uśmiecha się z delikatnym politowaniem. Uśmiech ten wynika często z błogiej nieświadomości. Dalsza rozmowa pokazuje bowiem, że ich definicja (ale też praktyka), choć składa się z innych słów, to w swej istocie sprowadza się do jak najrzadszego korzystania z toalety.

NIH - Not Invented Here

Osobiście bardzo lubię korzystać ze sprawdzonych rozwiązań. Wśród siedmiu miliardów ludzi na świecie na pewno jest ktoś, kto zrobił coś lepiej niż ja. Jest to założenie trudne, bo wymaga pogodzenia się z tym, że istnieją ludzie mądrzejsi ode mnie. Wydaje Ci się, że korzystanie ze sprawdzonych wzorców i doświadczeń innych to sprawa powszechna i oczywista? Otóż praktyka pokazuje, że nadmierne i uporczywe poleganie na sobie jest jednym z najczęstszych złodziei efektywności w środowisku biznesowym. W jednej z dużych firm z branży IT (dla której realizowałem projekt doradczy) dyrektorzy zgodnie zgłaszali pewną występującą powszechnie na produkcji tendencję. Otóż codziennością były sytuacje, w których jeden programista całymi dniami tworzył kod funkcjonalności. Kod, który kolega pracujący przy sąsiednim biurku stworzył już dawno, na potrzeby innego projektu. Pierwszy programista nie miał potrzeby podnieść głowy znad biurka i zapytać. Drugi - nie miał okazji, by podzielić się swoją wiedzą. W języku angielskim istnieje akronim NIH - Not Invented Here, czyli: nie stworzone tutaj, a w domyśle również: nie stworzone przeze mnie. Anglicy trafnie określają w ten sposób naszą skłonność do uznawania własnych pomysłów za lepsze od pomysłów innych, choćby ostatecznie sprowadzały się do tego samego. Programista (pracujący nad stworzonym już wcześniej kodem) na pytanie po czym poznaje, że jest efektywny odpowiada - "Jestem efektywny, gdy w końcu, prędzej czy później sam znajduję rozwiązanie". I tylko uśmiecha się słysząc o osobie, która nie chodzi przez cały dzień do toalety...

Syzyfowe prace

Czy zdarzyło Ci się spotkać kiedyś managera, który z bycia ciągle zabieganym uczynił fundament poczucia własnej wartości i miarę efektywności? "Tylko ja wiem co się tutaj dzieje i tylko ja potrafię nad tym zapanować!" - mówi z dumą. Niektórzy określają to jako zarządzanie chaosem. Manager jest niczym biały rycerz, który ratuje organizację/dział w sytuacji, w której nikt inny sobie nie poradzi. Zmieniając pracę, taki manager ma w nowej organizacji znów zapanować nad tamtejszym chaosem. W końcu doskonale to potrafi. Z drugiej zaś strony organizacja właśnie kogoś takiego potrzebuje, bo po odejściu poprzedniego, panującego nad chaosem managera, istnieje pilna potrzeba wybawcy. Edwards Deming, ojciec zarządzania jakością, wskazuje syndrom białego rycerza jako jedną z sześciu chorób, które dręczą organizacje przeciwdziałając jakości i efektywności.

Przytaczany przez niego algorytm działania białego rycerza i organizacji wspierających taką "efektywność" jest następujący:

- Wyszukaj obszar, na którym panuje bałagan.

- Wkrocz jako zbawca.

- Wprowadź wiele zmian, zrób dużo ruchu (zakłócanie).

- Wykaż się wynikami (zyski krótkookresowe).

- Uzyskaj nagrody.

- Zniknij zanim ujawnią się długofalowe problemy.

Czasami punkt ostatni (zniknij) nie występuje, gdyż pojawiające się problemy znów są traktowane jako pole do wykazania się tego samego białego rycerza i zapanowania nad chaosem (bo tylko on to potrafi). Generuje się więc znów dziesiątki działań, które łagodzą objawy, wprowadzają ruch, tworzą wrażenie zapracowania managera i jego działu, a jednocześnie maskują rzeczywiste trudności. W efektywnie i nowocześnie zarządzanych firmach produkcyjnych, w których wdrożono filozofię Lean Management, pracownik zauważywszy wadliwy produkt ma obowiązek zatrzymać linię produkcyjną, aż do momentu usunięcia nieprawidłowości. "Kto ma na to czas? Trzeba produkować, dostarczać wynik!" - mówi na to biały rycerz wraz z przełożonymi i pracownikami. "Robota może i głupia, ale przynajmniej pewna" - powiedziałby Syzyf pchając swój głaz w nieskończoność pod górę.

Mądrość Króla Juliana

W jednej z firm, w której pracowałem, na drzwiach pewnego działu wisiała kartka ze słowami: "Teraz prędko, zanim dotrze do nas, że to bez sensu!" (Król Julian, bohater filmu Madagaskar 2). Naszą naturalną, ludzką skłonnością jest głęboko zakorzeniona w pierwotnych obszarach mózgu tendencja do działania. W wyniku selekcji naturalnej, która dokonywała się przez setki tysięcy lat, Ci z nas, którzy w sytuacjach zagrożenia myśleli za dużo, odpadali z ewolucyjnego wyścigu. Jeśli widok tygrysa uruchamiał u kogoś procesy myślowe związane z ciekawością (O, jakie lśniące futro! Ciekawe czym żywi się ten tygrys? Może podejdę bliżej i przyjrzę się dokładniej?), kreatywnością (np. potencjalnym wykorzystaniem tygrysa w pracach przydomowych) i jeśli te, czy im podobne aktywności umysłowe wypierały prosty, bezmyślny odruch ataku lub ucieczki - wówczas skutek był przewidywalny ("mlask").

Sytuacja pracy to dla wielu z nas sytuacja permanentnego stresu. Naturalne więc jest to, że do głosu łatwo dochodzą głęboko zakorzenione, biologiczne mechanizmy reakcji w stresie. "Działaj!" - podpowiadają Ci starsze ewolucyjnie części mózgu. "Zastanów się, zaplanuj, zapytaj" - piszczy cichutko kora mózgowa, zagłuszana dodatkowo przez "działaj!" ze strony przełożonego oraz "działaj!" ze strony organizacji (kultura organizacyjna wspierająca bieganie z pustymi taczkami).

Gdy w dużej spółce prowadziłem szkolenie dotyczące komunikacji, jeden z uczestników nieśmiało powiedział:

- " Ale u nas nie zadaje się pytań, u nas się po prostu działa."

- " Dlaczego?" - spytałem z ciekawością.

- " A nie wiem. Nie pytałem." - odparł.

Takich historii, jak te opowiedziane powyżej są w naszych organizacjach setki. Stojące za nimi mechanizmy i uwarunkowania nazywam paradoksami efektywności. Po czym je poznać? Najprościej po odczuciu, że włożony w pracę wysiłek, jest nieadekwatny do osiąganych rezultatów. Nieadekwatny nie oznacza, że wyniki są słabe - mogą być nawet doskonałe! Nieadekwatny oznacza tyle, że wyniki te osiągane są niewspółmiernymi kosztami (także osobistymi). Na szczęście, jeśli potrafimy coś zauważyć i nazwać, możemy również to zmienić. O narzędziach dostrzegania i eliminowania nieefektywności opowiem następnym razem.

 

Michał Grzesik - Trener Grupy ODiTK

 

 

10.12.2018

Innowacyjność w Polsce – jak to naprawdę wygląda?

Innowacyjność w Polsce ma różne oblicza. Dużo w tym kontekście mówi się o start-upach, i słusznie....

[więcej]
05.11.2018

Relacje – cichy zabójca sprzedaży?

Od kilku lat w procesach sprzedażowych kładzie się nacisk na budowanie relacji z klientem. Kierunek...

[więcej]
29.10.2018

Zmiany i nowości w wytycznych i certyfikacji IPMA

Najnowsza wersja „Wytycznych Kompetencji Indywidualnych w Zarządzaniu Projektami, Programami i...

[więcej]
15.10.2018

Planowanie programu rozwojowego – z kim i o czym rozmawiać

Fakt: Programy rozwojowe często nie osiągają założonych rezultatów.

[więcej]
01.10.2018

Grywalizacja – let's talk about fun

Super poważny zawodowy świat zmienia oblicze. Domaga się świeżości, lekkości i funu. Millenialsi,...

[więcej]
03.09.2018

Czego menadżer może się nauczyć od psa?

Zespoły mogły się już uczyć od dzikich gęsi. Sprawdzonym trenerem okazał się też koń. Mnie...

[więcej]
20.08.2018

Kto decyduje o wdrożeniu strategii organizacji - duży i mały obrazek

Typowy obrazek z polskich organizacji: zarząd wypracowuje strategię, a następnie zaprasza...

[więcej]
06.08.2018

Zator ogłoszony, czyli BIM w zamówieniach publicznych już w Polsce

Wyobraźmy sobie taką sytuację. Długo oczekiwana inwestycja w centrum miasta. Przebudowa, która...

[więcej]
23.07.2018

Kultura narodowa w biznesowej globalnej wiosce – czy nadal ma znaczenie?

Dlaczego w Arabii Saudyjskiej manekiny sklepowe nie mają głów?

[więcej]
09.07.2018

Związki zawodowe – czy pojawią się w każdej firmie?

Na początku czerwca 2018 r. sejm przyjął ustawę, która zasadniczo zmienia przepisy regulujące...

[więcej]
18.06.2018

Programy rozwojowe i model 70:20:10 – historia z happy endem?

Odnoszę wrażenie, iż wszyscy zgadzamy się, że model 70:20:10 powinien stanowić kręgosłup programów...

[więcej]
21.05.2018

Etyczna sprzedaż w branży ubezpieczeniowej – poszukiwanie jednorożca?

„Czy da się wyżyć w sprzedaży, nie oszukując?” – takim pytaniem zaskoczył mnie kilka dni temu...

[więcej]
07.05.2018

Mentoring – nie zaczynaj od ogona

Nie mogę wyjść z zaskoczenia, gdy w kolejnej organizacji, która uruchamia mentoring, stykam się z...

[więcej]
23.04.2018

BIM Manager – praca szuka człowieka

BIM (Building Information Modeling) - ten skrót od 2 lat jest niesłychanie „modny” w branży...

[więcej]
09.04.2018

To coach or not to coach – coaching menadżerski w ujęciu MAC

Certyfikowani coachowie i związane z tym specjalizacje mnożą się jak grzyby po deszczu. Dostępny...

[więcej]
05.03.2018

Wszystko zaczyna się od empatii – Design Thinking

Irytujesz się, kiedy podczas dyskusji pada stwierdzenie: „Spróbuj wejść w moje buty”? Jeżeli to...

[więcej]
19.02.2018

Nowy rok, nowe cele – strategia a procesy i pracownicy

Początek roku to dla wielu organizacji ogłoszenie nowych kierunków i celów strategicznych będących...

[więcej]
05.02.2018

Sposób na przełom w innowacjach

Co robić, gdy wszystkie nisko wiszące owoce zostały już zebrane? W życiu – wiadomo – zwykle trzeba...

[więcej]
29.01.2018

Microlearning – panaceum na oporny mózg

Kto nie chciałby uczyć się szybciej, łatwiej, efektywniej? Niestety mózg często stawia nam czynny...

[więcej]
15.01.2018

Różnorodność w zespole boli i leczy

Z różnorodnością spotykamy się coraz częściej. Dotyczy ona już nie tylko płci czy pokolenia, ale...

[więcej]
18.12.2017

Co było i co będzie – trendy w HR 2017-2018

Rok 2017 dobiega końca. To czas podsumowań tego, co się udało, co zrobiliśmy, ale też moment, w...

[więcej]
04.12.2017

Building Information Modeling (BIM) – nowy wymiar branży budowlanej

Branża budowlana to stale rosnące wymagania w obszarze tworzenia nowej infrastruktury oraz nowych...

[więcej]
20.11.2017

O systemie antymobbingowym i antydyskryminacyjnym w działaniu - reagowanie i monitorowanie

Efektywny system antydyskryminacyjny i antymobbingowy opiera się na trzech filarach:...

[więcej]
06.11.2017

Etykieta biznesu czyli o kulturze budowania relacji

Co jakiś czas, w różnych sytuacjach, mamy okazję obserwować zachowania osób pełniących ważne...

[więcej]
23.10.2017

Kultura feedbacku - o sile informacji zwrotnej

O sile informacji zwrotnej korygującej dane mi było przekonać się w pewne czerwcowe przedpołudnie...

[więcej]
06.10.2017

TRIZ - fakty i mity

Każdy menadżer staje przed wyzwaniami przez duże „W”, w których nie ma mowy o prostej poprawie...

[więcej]
15.09.2017

Wymagania w projektach zwinnych – działasz Agile czy tylko o tym mówisz

„Działamy teraz Agile” to częsta deklaracja, którą potem szybko i boleśnie weryfikuje codzienność.

[więcej]
04.09.2017

E-learning – pięć filarów sukcesu

Apetyt polskich firm i urzędów na e-learning rośnie. Niestety próby jego wykorzystania często...

[więcej]
20.08.2017

Ewolucja w sprzedaży – przystosuj się albo zgiń

Świat się zmienia. W każdej dowolnie wybranej dziedzinie, wiedza i zasób informacji podwajają się...

[więcej]
31.07.2017

Zdawać czy nie zdawać - certyfikacja project management

Zapytałam Justynę, certyfikowaną Project Manager oraz moją bliską przyjaciółkę, czy wiedza, którą...

[więcej]
17.07.2017

O pracy płytkiej i głębokiej

„Tak to można szatkować kapustę” – powiedziała moja współpracowniczka, gdy w związku ze spóźnieniem...

[więcej]
03.07.2017

HR bez procesów – w tym szaleństwie jest metoda

HR jest zwyczajowo postrzegany jako dział, który „wspiera organizację”, „zaspokaja potrzeby...

[więcej]
26.06.2017

AGILE – zwinny sposób na projekt nie tylko dla IT

Złośliwi mówią, że gdyby na książce kucharskiej napisać Agile, to jej sprzedaż by wzrosła. Fakty są...

[więcej]
05.06.2017

Na co masz apetyt? BUY IN dla inicjatyw HR

Przypomnij sobie ostatnią sytuację, gdy byłeś wilczo głodny. Wszystko, co czujesz, to: chcę jeść!...

[więcej]
22.05.2017

Chwila prawdy dla systemu antymobbingowego i antydyskryminacyjnego

W pewnej organizacji do działu HR wpłynęła anonimowa skarga dotycząca molestowania seksualnego,...

[więcej]
09.05.2017

Wyróżnij się - standardy obsługi klienta z pomysłem

„Dzień dobry, dzień dobry wiewiórki i bobry” – tym zdaniem zostałam powitana na pokładzie samolotu...

[więcej]
03.04.2017

Tech-trendy i symplifikacja, czyli jak rozwijać Millenialsów

Na polskim rynku pracy obecnie funkcjonują dwa główne pokolenia: X oraz Millenialsi (pokolenie Y)....

[więcej]
20.03.2017

Zarządzanie przez cele (MBO) dla menadżera

System zarządzania przez cele, opisany przez Petera Drucker’a w książce: „Praktyka zarządzania”,...

[więcej]
07.03.2017

Uzupełnianie kompetencji w projekcie zwinnym

Nikt nie ma już wątpliwości. Cokolwiek by się nie działo Murphy zadziała. Projekt zaawansowany....

[więcej]
06.02.2017

Sposób na "syndrom szczupaka"

Termin „syndrom szczupaka” pochodzi od eksperymentu przeprowadzonego przez niemieckiego zoologa...

[więcej]