25.02.2014

Planowanie - dlaczego projekty się opóźniają?

Ludzie często wiedzą jak planować, dlaczego jednak nie znajdują na to czasu? Winnym jest powszechny pogląd, że planować nie warto. Planowanie bowiem jest pracą koncepcyjną, a tego się u nas nie ceni. Sukces w wyścigu projektów osiągają Ci, którzy pracowali sprytniej a nie ciężej. Jak zatem pracować sprytniej?

Artykuł traktuje o tym jak kluczową umiejętnością jest planowanie projektu i jak duże daje korzyści. Bo choć planowania z łatwością można się nauczyć, to ważniejszą kwestią jest wiara w to, że warto się nim zajmować.

Dla przejrzystości posłużę się historią dwóch zespołów zajmujących się identycznymi projektami. Zlecenie do obu zespołów nadeszło w tej samej chwili, jednak każdy z zespołów zabrał się do swojego projektu inaczej.

Zespół pierwszy, zwany "Spychaczem" nie marnował ani chwili na żadne przemyślenia czy planowanie. Natychmiast zaczął działać i najszybciej, jak tylko mógł wszedł w realizację projektu hołdując zasadzie: "im wcześniej zacznę realizować, tym szybciej skończę". Kiedy był już zaawansowany w 20%, w drugim zespole zwanym "Grabie" wciąż jeszcze trwały rozmowy, planowanie i konsultacje. Realizacja miała rozpocząć się dopiero za chwilę.

Zespół "Spychacz" był już pewien sukcesu, gdy nagle, ku jego zaskoczeniu na projekcie rozpoczęła się cała seria problemów. Co chwilę okazywało się, że coś jest zrobione nie tak, a poprawianie błędów przysparzało dodatkowej pracy. Ponadto trzeba było czekać na rzeczy, o których wcześniej zapomniano, a okazały się kluczowe.

Później było coraz gorzej. W zespole rozpoczęły się kłótnie i wzajemne obwinianie, siadła atmosfera. Sporo czasu zmarnotrawiono w oczekiwaniu na ważną decyzję, której wydanie trwało miesiąc i nie można było tego przyspieszyć.

Tymczasem, zespół "Grabie" (mimo dużo późniejszego rozpoczęcia realizacji) przewidział już na początku wszystkie większe problemy. Dzięki temu mógł zająć się nimi, gdy były małe i łatwe do przezwyciężenia. Na przykład wniosek o analogiczną decyzję złożono tu na ponad miesiąc przed terminem, kiedy potrzebna była decyzja.

Zespół "Grabie" działał wbrew utartym nawykom - najpierw zaplanował i zadbał o szczegóły, a dopiero później rozpoczął realizację dobrze przygotowanego projektu.

Zespół "Spychacz" wprawdzie rozpoczął realizację szybko, ale bez przygotowania. Poległ więc na szczegółach. Można było je przewidzieć, ale zostały zbagatelizowane. Zemściło się to dopiero pod sam koniec projektu skutkując olbrzymią frustracją. Potrzeba naprawienia wszystkich problemów opóźniała realizację projektu.

Dla porównania: zespół "Grabie" zakończył swój projekt z sukcesem, w zaplanowanym terminie i bez emocjonujących kłótni.

 

 Rysunek uczestników szkolenia

 

Nazwy zespołów wywodzą się z różnego podejścia do problemu. Zespół "Spychacz" stosował filozofię spychania problemów na później, podczas gdy zespół "Grabie" zagrabiał przyszłe problemy na początek i zapobiegał im w momencie, kiedy rozwiązanie ich nie stanowiło jeszcze problemu.

Zespół "Spychacz" (podobnie jak wielu z nas) nie był gotowy do tego, by zająć się planowaniem. Ma to związek z naszą percepcją wzrostu bolesności problemów. Uważamy, że nic się nie stanie, jeśli problemem zajmiemy się później. Niestety, gdy w grę wchodzi zarządzanie projektami, bolesność problemów wzrasta z czasem geometrycznie, a nie liniowo. Ilustruje to poniższy wykres:

 

Dlaczego więc uważamy, że problemy można odpychać na później?

Związane jest to z wzorcem kulturowym. Niemcy na przykład mają w tym obszarze odmienny wzorzec; przedkładają dobre planowanie projektu nad bezrefleksyjne działanie.

Kiedy jednak my próbujemy coś zaplanować, przemyśleć i dopytać zawczasu - nasi szefowie sami potrafią nas popychać w stronę "działactwa"(bo tak można skrótowo nazwać intuicyjny model reprezentowany przez zespół "Spychacz"). Pytają: dlaczego jeszcze nie zaczęliście realizować? Dzieje się tak dlatego, że myślenie i dogłębne planowanie nie jest w naszej kulturze cenną umiejętnością. Zbyt często zwracamy uwagę na to, co widać. Bieganie z taczkami cieszy oko zarządzającego, ale już to, że taczki są puste, bo nie było czasu na załadunek umyka uwadze i przypomina realizację bez przemyślenia. Nasz wzorzec kulturowy zwodzi nas, gdy wzrokowo porównujemy pracę koncepcyjną i fizyczną. Zapominamy o tym, że porównywać warto tylko wyniki działań.

Na szczęście planowania projektu można się nauczyć. Konieczne jest jednak wewnętrzne przekonanie, że warto zarządzać projektem z dobrym do niego przygotowaniem.

Przy mniejszych przedsięwzięciach, gdy zakres projektu będzie się zmieniał, porządne planowanie nie da tak dużych korzyści jak w projektach większych. Gdy mamy jednak do czynienia z branżą tradycyjnych technologii musimy pamiętać o tym, że każdy błąd w przewidzeniu przyszłych problemów potrafi zemścić się tysiąckrotnie.

Podobnie duże korzyści z wcześniejszego przemyślenia dotyczą sytuacji zmian systemowych, przy czym systemem nie musi być technika. Organizacje też są żywymi systemami i potrafią w zaskakujący sposób reagować na próbę wprowadzenia zmiany.

Tu kłania się wiele projektów HR, które nie przyniosły oczekiwanych skutków, a czasami wręcz odwrotne.

Przewidywaniem konsekwencji zmian systemowych zajmuje się dyscyplina zarządzania projektami znana jako dynamika systemów.

Inną przyczyną (poza wzorcem kulturowym), dla której nie chcemy planować jest oczekiwanie zmian w planie. Po co tworzyć harmonogram, jeśli może on ulec modyfikacjom?

Faktycznie, ciągłe zmiany planu frustrują przy małych projektach z nieokreślonym celem. Wystarczy jednak otrzymać większy projekt z wyraźnym celem, a korzyści z planowania zaczną szybko przeważać. Z tworzeniem nawyku planowania nie warto jednak czekać na zlecenie wielkiego projektu. Warto poćwiczyć na mniejszych przedsięwzięciach. Chyba że nie interesuje nas awans związany z zarządzaniem coraz większymi projektami.

Ostatnią obiekcją w stosunku do planowania jest obawa przed zobowiązaniem się, które jest konsekwencją planowania. Należy jednak pamiętać o tym, że rozwój zazwyczaj wiąże się z gotowością do przyjmowania na siebie odpowiedzialności.

Niedawno klient opowiedział mi historię swojego projektu budowy dużej instalacji. Termin tak naglił, iż zespół stwierdził, iż będzie planował w trakcie realizacji. Niestety czas "w trakcie realizacji" był już tylko jedną wielką gonitwą i stresem, gdzie o żadnym planowaniu czy spokojnym przemyśleniu nie mogło być mowy.

Mam nadzieję, że udało mi się ciebie, szanowny czytelniku przekonać do zmiany myślenia. Większa waga przykładana do przygotowywanych działań po prostu się opłaca. Sprawia ona, że sukces projektu pozostaje w granicach naszych możliwości. Chyba, że wyniki nie są ważne w Twojej organizacji, a liczy się jedynie "show" szybkiego biegania.

 

Michał Hałas - Trener Grupy ODiTK

 

 

10.12.2018

Innowacyjność w Polsce – jak to naprawdę wygląda?

Innowacyjność w Polsce ma różne oblicza. Dużo w tym kontekście mówi się o start-upach, i słusznie....

[więcej]
05.11.2018

Relacje – cichy zabójca sprzedaży?

Od kilku lat w procesach sprzedażowych kładzie się nacisk na budowanie relacji z klientem. Kierunek...

[więcej]
29.10.2018

Zmiany i nowości w wytycznych i certyfikacji IPMA

Najnowsza wersja „Wytycznych Kompetencji Indywidualnych w Zarządzaniu Projektami, Programami i...

[więcej]
15.10.2018

Planowanie programu rozwojowego – z kim i o czym rozmawiać

Fakt: Programy rozwojowe często nie osiągają założonych rezultatów.

[więcej]
01.10.2018

Grywalizacja – let's talk about fun

Super poważny zawodowy świat zmienia oblicze. Domaga się świeżości, lekkości i funu. Millenialsi,...

[więcej]
03.09.2018

Czego menadżer może się nauczyć od psa?

Zespoły mogły się już uczyć od dzikich gęsi. Sprawdzonym trenerem okazał się też koń. Mnie...

[więcej]
20.08.2018

Kto decyduje o wdrożeniu strategii organizacji - duży i mały obrazek

Typowy obrazek z polskich organizacji: zarząd wypracowuje strategię, a następnie zaprasza...

[więcej]
06.08.2018

Zator ogłoszony, czyli BIM w zamówieniach publicznych już w Polsce

Wyobraźmy sobie taką sytuację. Długo oczekiwana inwestycja w centrum miasta. Przebudowa, która...

[więcej]
23.07.2018

Kultura narodowa w biznesowej globalnej wiosce – czy nadal ma znaczenie?

Dlaczego w Arabii Saudyjskiej manekiny sklepowe nie mają głów?

[więcej]
09.07.2018

Związki zawodowe – czy pojawią się w każdej firmie?

Na początku czerwca 2018 r. sejm przyjął ustawę, która zasadniczo zmienia przepisy regulujące...

[więcej]
18.06.2018

Programy rozwojowe i model 70:20:10 – historia z happy endem?

Odnoszę wrażenie, iż wszyscy zgadzamy się, że model 70:20:10 powinien stanowić kręgosłup programów...

[więcej]
21.05.2018

Etyczna sprzedaż w branży ubezpieczeniowej – poszukiwanie jednorożca?

„Czy da się wyżyć w sprzedaży, nie oszukując?” – takim pytaniem zaskoczył mnie kilka dni temu...

[więcej]
07.05.2018

Mentoring – nie zaczynaj od ogona

Nie mogę wyjść z zaskoczenia, gdy w kolejnej organizacji, która uruchamia mentoring, stykam się z...

[więcej]
23.04.2018

BIM Manager – praca szuka człowieka

BIM (Building Information Modeling) - ten skrót od 2 lat jest niesłychanie „modny” w branży...

[więcej]
09.04.2018

To coach or not to coach – coaching menadżerski w ujęciu MAC

Certyfikowani coachowie i związane z tym specjalizacje mnożą się jak grzyby po deszczu. Dostępny...

[więcej]
05.03.2018

Wszystko zaczyna się od empatii – Design Thinking

Irytujesz się, kiedy podczas dyskusji pada stwierdzenie: „Spróbuj wejść w moje buty”? Jeżeli to...

[więcej]
19.02.2018

Nowy rok, nowe cele – strategia a procesy i pracownicy

Początek roku to dla wielu organizacji ogłoszenie nowych kierunków i celów strategicznych będących...

[więcej]
05.02.2018

Sposób na przełom w innowacjach

Co robić, gdy wszystkie nisko wiszące owoce zostały już zebrane? W życiu – wiadomo – zwykle trzeba...

[więcej]
29.01.2018

Microlearning – panaceum na oporny mózg

Kto nie chciałby uczyć się szybciej, łatwiej, efektywniej? Niestety mózg często stawia nam czynny...

[więcej]
15.01.2018

Różnorodność w zespole boli i leczy

Z różnorodnością spotykamy się coraz częściej. Dotyczy ona już nie tylko płci czy pokolenia, ale...

[więcej]
18.12.2017

Co było i co będzie – trendy w HR 2017-2018

Rok 2017 dobiega końca. To czas podsumowań tego, co się udało, co zrobiliśmy, ale też moment, w...

[więcej]
04.12.2017

Building Information Modeling (BIM) – nowy wymiar branży budowlanej

Branża budowlana to stale rosnące wymagania w obszarze tworzenia nowej infrastruktury oraz nowych...

[więcej]
20.11.2017

O systemie antymobbingowym i antydyskryminacyjnym w działaniu - reagowanie i monitorowanie

Efektywny system antydyskryminacyjny i antymobbingowy opiera się na trzech filarach:...

[więcej]
06.11.2017

Etykieta biznesu czyli o kulturze budowania relacji

Co jakiś czas, w różnych sytuacjach, mamy okazję obserwować zachowania osób pełniących ważne...

[więcej]
23.10.2017

Kultura feedbacku - o sile informacji zwrotnej

O sile informacji zwrotnej korygującej dane mi było przekonać się w pewne czerwcowe przedpołudnie...

[więcej]
06.10.2017

TRIZ - fakty i mity

Każdy menadżer staje przed wyzwaniami przez duże „W”, w których nie ma mowy o prostej poprawie...

[więcej]
15.09.2017

Wymagania w projektach zwinnych – działasz Agile czy tylko o tym mówisz

„Działamy teraz Agile” to częsta deklaracja, którą potem szybko i boleśnie weryfikuje codzienność.

[więcej]
04.09.2017

E-learning – pięć filarów sukcesu

Apetyt polskich firm i urzędów na e-learning rośnie. Niestety próby jego wykorzystania często...

[więcej]
20.08.2017

Ewolucja w sprzedaży – przystosuj się albo zgiń

Świat się zmienia. W każdej dowolnie wybranej dziedzinie, wiedza i zasób informacji podwajają się...

[więcej]
31.07.2017

Zdawać czy nie zdawać - certyfikacja project management

Zapytałam Justynę, certyfikowaną Project Manager oraz moją bliską przyjaciółkę, czy wiedza, którą...

[więcej]
17.07.2017

O pracy płytkiej i głębokiej

„Tak to można szatkować kapustę” – powiedziała moja współpracowniczka, gdy w związku ze spóźnieniem...

[więcej]
03.07.2017

HR bez procesów – w tym szaleństwie jest metoda

HR jest zwyczajowo postrzegany jako dział, który „wspiera organizację”, „zaspokaja potrzeby...

[więcej]
26.06.2017

AGILE – zwinny sposób na projekt nie tylko dla IT

Złośliwi mówią, że gdyby na książce kucharskiej napisać Agile, to jej sprzedaż by wzrosła. Fakty są...

[więcej]
05.06.2017

Na co masz apetyt? BUY IN dla inicjatyw HR

Przypomnij sobie ostatnią sytuację, gdy byłeś wilczo głodny. Wszystko, co czujesz, to: chcę jeść!...

[więcej]
22.05.2017

Chwila prawdy dla systemu antymobbingowego i antydyskryminacyjnego

W pewnej organizacji do działu HR wpłynęła anonimowa skarga dotycząca molestowania seksualnego,...

[więcej]
09.05.2017

Wyróżnij się - standardy obsługi klienta z pomysłem

„Dzień dobry, dzień dobry wiewiórki i bobry” – tym zdaniem zostałam powitana na pokładzie samolotu...

[więcej]
03.04.2017

Tech-trendy i symplifikacja, czyli jak rozwijać Millenialsów

Na polskim rynku pracy obecnie funkcjonują dwa główne pokolenia: X oraz Millenialsi (pokolenie Y)....

[więcej]
20.03.2017

Zarządzanie przez cele (MBO) dla menadżera

System zarządzania przez cele, opisany przez Petera Drucker’a w książce: „Praktyka zarządzania”,...

[więcej]
07.03.2017

Uzupełnianie kompetencji w projekcie zwinnym

Nikt nie ma już wątpliwości. Cokolwiek by się nie działo Murphy zadziała. Projekt zaawansowany....

[więcej]
06.02.2017

Sposób na "syndrom szczupaka"

Termin „syndrom szczupaka” pochodzi od eksperymentu przeprowadzonego przez niemieckiego zoologa...

[więcej]