14/06/2016

Planowanie - dlaczego projekty się opóźniają?

Ludzie często wiedzą jak planować, dlaczego jednak nie znajdują na to czasu? Winnym jest powszechny pogląd, że planować nie warto. Planowanie bowiem jest pracą koncepcyjną, a tego się u nas nie ceni. Sukces w wyścigu projektów osiągają Ci, którzy pracowali sprytniej a nie ciężej. Jak zatem pracować sprytniej?

Artykuł traktuje o tym jak kluczową umiejętnością jest planowanie projektu i jak duże daje korzyści. Bo choć planowania z łatwością można się nauczyć, to ważniejszą kwestią jest wiara w to, że warto się nim zajmować.

Dla przejrzystości posłużę się historią dwóch zespołów zajmujących się identycznymi projektami. Zlecenie do obu zespołów nadeszło w tej samej chwili, jednak każdy z zespołów zabrał się do swojego projektu inaczej.

Zespół pierwszy, zwany "Spychaczem" nie marnował ani chwili na żadne przemyślenia czy planowanie. Natychmiast zaczął działać i najszybciej, jak tylko mógł wszedł w realizację projektu hołdując zasadzie: "im wcześniej zacznę realizować, tym szybciej skończę". Kiedy był już zaawansowany w 20%, w drugim zespole zwanym "Grabie" wciąż jeszcze trwały rozmowy, planowanie i konsultacje. Realizacja miała rozpocząć się dopiero za chwilę.

Zespół "Spychacz" był już pewien sukcesu, gdy nagle, ku jego zaskoczeniu na projekcie rozpoczęła się cała seria problemów. Co chwilę okazywało się, że coś jest zrobione nie tak, a poprawianie błędów przysparzało dodatkowej pracy. Ponadto trzeba było czekać na rzeczy, o których wcześniej zapomniano, a okazały się kluczowe.

Później było coraz gorzej. W zespole rozpoczęły się kłótnie i wzajemne obwinianie, siadła atmosfera. Sporo czasu zmarnotrawiono w oczekiwaniu na ważną decyzję, której wydanie trwało miesiąc i nie można było tego przyspieszyć.

Tymczasem, zespół "Grabie" (mimo dużo późniejszego rozpoczęcia realizacji) przewidział już na początku wszystkie większe problemy. Dzięki temu mógł zająć się nimi, gdy były małe i łatwe do przezwyciężenia. Na przykład wniosek o analogiczną decyzję złożono tu na ponad miesiąc przed terminem, kiedy potrzebna była decyzja.

Zespół "Grabie" działał wbrew utartym nawykom - najpierw zaplanował i zadbał o szczegóły, a dopiero później rozpoczął realizację dobrze przygotowanego projektu.

Zespół "Spychacz" wprawdzie rozpoczął realizację szybko, ale bez przygotowania. Poległ więc na szczegółach. Można było je przewidzieć, ale zostały zbagatelizowane. Zemściło się to dopiero pod sam koniec projektu skutkując olbrzymią frustracją. Potrzeba naprawienia wszystkich problemów opóźniała realizację projektu.

Dla porównania: zespół "Grabie" zakończył swój projekt z sukcesem, w zaplanowanym terminie i bez emocjonujących kłótni.

 

 Rysunek uczestników szkolenia

 

Nazwy zespołów wywodzą się z różnego podejścia do problemu. Zespół "Spychacz" stosował filozofię spychania problemów na później, podczas gdy zespół "Grabie" zagrabiał przyszłe problemy na początek i zapobiegał im w momencie, kiedy rozwiązanie ich nie stanowiło jeszcze problemu.

Zespół "Spychacz" (podobnie jak wielu z nas) nie był gotowy do tego, by zająć się planowaniem. Ma to związek z naszą percepcją wzrostu bolesności problemów. Uważamy, że nic się nie stanie, jeśli problemem zajmiemy się później. Niestety, gdy w grę wchodzi zarządzanie projektami, bolesność problemów wzrasta z czasem geometrycznie, a nie liniowo. Ilustruje to poniższy wykres:

 

Dlaczego więc uważamy, że problemy można odpychać na później?

Związane jest to z wzorcem kulturowym. Niemcy na przykład mają w tym obszarze odmienny wzorzec; przedkładają dobre planowanie projektu nad bezrefleksyjne działanie.

Kiedy jednak my próbujemy coś zaplanować, przemyśleć i dopytać zawczasu - nasi szefowie sami potrafią nas popychać w stronę "działactwa"(bo tak można skrótowo nazwać intuicyjny model reprezentowany przez zespół "Spychacz"). Pytają: dlaczego jeszcze nie zaczęliście realizować? Dzieje się tak dlatego, że myślenie i dogłębne planowanie nie jest w naszej kulturze cenną umiejętnością. Zbyt często zwracamy uwagę na to, co widać. Bieganie z taczkami cieszy oko zarządzającego, ale już to, że taczki są puste, bo nie było czasu na załadunek umyka uwadze i przypomina realizację bez przemyślenia. Nasz wzorzec kulturowy zwodzi nas, gdy wzrokowo porównujemy pracę koncepcyjną i fizyczną. Zapominamy o tym, że porównywać warto tylko wyniki działań.

Na szczęście planowania projektu można się nauczyć. Konieczne jest jednak wewnętrzne przekonanie, że warto zarządzać projektem z dobrym do niego przygotowaniem.

Przy mniejszych przedsięwzięciach, gdy zakres projektu będzie się zmieniał, porządne planowanie nie da tak dużych korzyści jak w projektach większych. Gdy mamy jednak do czynienia z branżą tradycyjnych technologii musimy pamiętać o tym, że każdy błąd w przewidzeniu przyszłych problemów potrafi zemścić się tysiąckrotnie.

Podobnie duże korzyści z wcześniejszego przemyślenia dotyczą sytuacji zmian systemowych, przy czym systemem nie musi być technika. Organizacje też są żywymi systemami i potrafią w zaskakujący sposób reagować na próbę wprowadzenia zmiany.

Tu kłania się wiele projektów HR, które nie przyniosły oczekiwanych skutków, a czasami wręcz odwrotne.

Przewidywaniem konsekwencji zmian systemowych zajmuje się dyscyplina zarządzania projektami znana jako dynamika systemów.

Inną przyczyną (poza wzorcem kulturowym), dla której nie chcemy planować jest oczekiwanie zmian w planie. Po co tworzyć harmonogram, jeśli może on ulec modyfikacjom?

Faktycznie, ciągłe zmiany planu frustrują przy małych projektach z nieokreślonym celem. Wystarczy jednak otrzymać większy projekt z wyraźnym celem, a korzyści z planowania zaczną szybko przeważać. Z tworzeniem nawyku planowania nie warto jednak czekać na zlecenie wielkiego projektu. Warto poćwiczyć na mniejszych przedsięwzięciach. Chyba że nie interesuje nas awans związany z zarządzaniem coraz większymi projektami.

Ostatnią obiekcją w stosunku do planowania jest obawa przed zobowiązaniem się, które jest konsekwencją planowania. Należy jednak pamiętać o tym, że rozwój zazwyczaj wiąże się z gotowością do przyjmowania na siebie odpowiedzialności.

Niedawno klient opowiedział mi historię swojego projektu budowy dużej instalacji. Termin tak naglił, iż zespół stwierdził, iż będzie planował w trakcie realizacji. Niestety czas "w trakcie realizacji" był już tylko jedną wielką gonitwą i stresem, gdzie o żadnym planowaniu czy spokojnym przemyśleniu nie mogło być mowy.

Mam nadzieję, że udało mi się ciebie, szanowny czytelniku przekonać do zmiany myślenia. Większa waga przykładana do przygotowywanych działań po prostu się opłaca. Sprawia ona, że sukces projektu pozostaje w granicach naszych możliwości. Chyba, że wyniki nie są ważne w Twojej organizacji, a liczy się jedynie "show" szybkiego biegania.

 

Michał Hałas - Trener Grupy ODiTK

 

 

Autor artykułu
Michał Hałas
21/11/2022

Relaunch zespołu – nowe otwarcie dla efektywności

Choć wiele firm w ostatnich miesiącach podjęło decyzję o częściowym lub pełnym powrocie do biur,...

8/11/2022

Gry, które rozwijają ludzi i integrują zespół!

Wyobraź sobie stację badawczą zlokalizowaną na dnie oceanu. To podwodne laboratorium jest też domem...

17/10/2022

Quiet quitting – wyzwanie dla menedżera

Praca na „pół gwizdka”, „mi to lotto”, „co ubijesz, to ujedziesz”, „jak zarobić, żeby się nie...

19/09/2022

Mądre usprawnienia, które dostarczają wartość biznesową

Przypomnij sobie sytuację, kiedy musiałeś rozwiązać jakiś problem, np. naprawić coś, co się zepsuło.

10/08/2022

Czy wiesz, jak naładować swój osobisty powerbank?

Czy znasz to uczucie, gdy w zasadzie dbasz o siebie, jednak coraz częściej boli Cię głowa,...

4/07/2022

Rozwój menedżerów - trendy vs potrzeby

Jakie działania rozwojowe otrzymali menedżerowie w Twojej organizacji w 2022 roku? Jaki rozwój im...

20/06/2022

Rodzic ze spokojem w pracy – Pozytywna Dyscyplina w praktyce

Głośne dyskusje i słynne słowo „ZARAZ”. Foch i trzaskanie drzwiami. Posiłek, który ciągnie się...

23/05/2022

Jeśli pracownik umie, ale nie chce – jak wzmacniać motywację i zaangażowanie?

Poznaj Roberta. Pracuje w firmie od dłuższego czasu. Świetnie radzi sobie ze wszystkimi, nawet...

17/05/2022

Kiedy pracownik nie umie, ale chce – przywództwo sytuacyjne w świeżej odsłonie

Ewa rozpoczyna pracę na produkcji. Porusza się po firmie i przydzielonych zadaniach jak we mgle....

11/04/2022

Gorące, klimatyczne okazje biznesowe

W biznesie rzadko jakiś trend jest tak jednoznaczny i długoterminowy jak aktualna fala zmian...

14/03/2022

Od inżynierii produktu do inżynierii wartości – Value Engineering

Projektowanie produktów i usług powinno być wyraźnie połączone z potrzebami ich odbiorców. Czy tak...

14/02/2022

Trendy w rozwoju menadżerów

Ostatnie dwa lata zmieniły krajobraz naszych biur i sposób pracy. Model pracy hybrydowej zostanie z...

17/01/2022

Społeczności – organizacyjny potencjał synergii i transferu wiedzy

W nowej rzeczywistości każda organizacja potrzebuje nie tylko przetrwać kryzysowy czas, ale...

13/12/2021

Nie ma dymu bez ognia i zespołu bez zaufania - jak budować bezpieczeństwo psychiczne

„Nie ma zespołu bez zaufania” jak twierdzi Paul Santagata (Head of Industry w Google). Twierdzenie...

22/11/2021

Innowacje w czasie katastrofy klimatycznej

Potrzeba nam dziś rewolucyjnych, dysruptywnych innowacji - tysięcy nakładających się większych i...

4/10/2021

Docenianie - bo żeby docenić…. trzeba cenić

Jak to jest, że 80% badanych Polaków uważa, że warto doceniać, chciałoby być docenianym częściej i...

20/09/2021

Jaką wartość mają wartości w Twojej organizacji?

Jeśli przed pandemią - choć z trzaskiem - dźwigaliśmy braki w kulturze komunikacji czy współpracy w...

7/09/2021

CONTROLLER 5.0 - Controlling Leaders of To(morrow)Day

VUCA Times, globalizacja, Big Data, automatyzacja, robotyzacja, zamiana towarów w usługi, zwinne i...

30/08/2021

Na szerokie wody mnie weź – onboarding w zdalnym wydaniu

Nie zawsze łatwa decyzja o odejściu z poprzedniej firmy, nowe środowisko i zadania, a to wszystko w...

30/07/2021

Klimatyczny wstrząs dla biznesu - „Fit for 55”

Trudno nie dostrzegać symptomów zmian klimatu. Nie tylko zarządzający, ale też pracownicy firm na...

9/07/2021

Trening silnej woli latem (i nie tylko) – to możliwe!

Siła woli to pojęcie, o którym słyszy się stosunkowo często. Zazdrościmy jej tym, którzy ją mają....

21/06/2021

Inspiracja i pragmatyzm – program rozwojowy dla menadżerów w modelu 70:20:10 (case study)

Najbardziej lubię się uczyć na przykładach. Jest w nich dużo inspiracji, ale i lekcji o tym, co...

7/06/2021

Eksperymentowanie - Agile Mindset od kuchni

Zarządzanie w środowisku, w którym nie zachodziły częste zmiany, było relatywnie łatwe. Gdy jest...

24/05/2021

Jaka piękna katastrofa – lekcje płynące z Misji Apollo 13

Wszyscy wiemy, że warto uczyć się na sukcesach. A ja, tak jak bohater filmu Ridleya Scotta „Dobry...

10/05/2021

Nowe potrzeby to nowe benefity – jak zapewnić pracownikom wsparcie psychologiczne

Nowe potrzeby pracowników wymagają świeżego spojrzenia na benefity.

27/04/2021

Agile Mindset – hit czy kit?

Agile, agility, agile mindset, zwinność, agile leadership - to hasła, które od miesięcy są na...

19/04/2021

Na „covidową rzeczywistość” odpowiedz realizmem

Czy wiesz, że większość ludzi poświęca ponad 80% swojego życia na rozpamiętywanie tego, co było lub...

15/03/2021

Leadership w nowej normalności

O transformacji przywództwa mówiono od przynajmniej 10 lat. Jednak to ostatni rok pokazał prawdziwe...

18/01/2021

Zarządzanie konfliktem – ważny element dobrego przywództwa

Burza i pioruny, a potem ciche dni – znasz to? A może jednak od początku cisza, ale atmosfera w...

10/12/2020

Od czego zacząć, gdy spada sprzedaż?

Spadek sprzedaży stawia zarządzających firmą przed dylematem, jak najlepiej na zmiennym rynku...

27/11/2020

Czy sprzedawać wszystkim klientom?

Kiedy spadają przychody, rodzi się pokusa, by sprzedawać wszystkim klientom, którzy się pojawią....

18/11/2020

Zwinność jest wtedy, gdy piłka jest w grze – krótki przewodnik po AGILITY

W sporcie zwinność jest bezcenna. Szybkie podania, przejęcia, zmiany, przepływ energii między...

22/10/2020

Kogo zatrudnić na Dyrektora Sprzedaży? To zależy, co i jak ma sprzedawać

Firma chce się rozwijać, walczyć o rynek, w „covidowych” warunkach dodatkowo poszerzyła lub...

30/09/2020

Oczywiste problemy biznesowe i nieoczywiste odpowiedzi w czasach Covid-19

Wiele firm staje przed wyzwaniem dalszego projektowania swojego wzrostu w wyjątkowo zmiennym...

29/09/2020

Wirtualne przywództwo, czyli lider w digitalnym świecie

Przywództwo to świadomy wybór, sama charyzma nie wystarczy, by być dobrym liderem.

28/09/2020

Strategia w czasach pandemii

Często kryzys, obok zagrożenia, stwarza nowe okazje. Aby je dostrzec, trzeba być elastycznym....

4/09/2020

Tarcza 4.0. i kolejne zmiany w prawie pracy

Kolejna tarcza antykryzysowa wprowadziła sporo ważnych zmian w prawie pracy.

22/08/2020

Kontrolujesz własne decyzje? O pułapkach, które funduje nam mózg

Mózg wpada w wiele różnych pułapek, z których nie zdajemy sobie sprawy. A one mają wpływ na...

4/08/2020

BIM Koordynator – pierwsza linia obrony

Ostatni rok będziemy pamiętać nie tylko jako rok Covid-19, ale też rok gwałtownej rewolucji...

30/07/2020

Inne podejście do sukcesji

Wiadomo, że słowo 'sukces' kojarzy się pozytywnie. A co się stanie, kiedy dodamy do niego dwie...