Projekt ekstremalny od środka – the good, the bad and the ugly

Niezwykłe czasy rodzą niezwykłe historie. Przedstawiam anatomię z projektu, który okazał się być niezwykle trafną odpowiedzią na potrzebę chwili. Projektu, który podbił serca przynajmniej kilku tysięcy osób.

A mi samemu w ciągu kilku niezwykle intensywnych tygodni pokazał, jak niezwykła motywacja, zwinność i skoncentrowana wola zespołu oraz ekstremalne tempo w odpowiedzi na potrzeby rynku potrafią stworzyć niewiarygodne rezultaty.

Projekt dotyczył dostarczenia osobistego sprzętu ochronnego do szpitali w krytycznym momencie rozwoju pandemii. Trudno o lepszy przykład tego, co rozumie się przez popularny ostatnio akronim VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity - Zmienność, Niepewność, Złożoność, Niejednoznaczność).

Chciałbym podzielić się wnioskami z tej inicjatywy, które, jak sądzę, będą cenne dla wielu osób zaangażowanych w przedsięwzięcia w naszej nowej rzeczywistości - w świecie coraz bardziej VUCA.

Tło zdarzeń

4 marca 2020, środa: Pierwszy potwierdzony przypadek Covid-19 w Polsce.

13 marca, piątek: Wprowadzenie restrykcji - efektywne zamknięcie większości Polaków w domach.

Pojawiają się komunikaty o dramatycznych brakach podstawowego sprzętu ochronnego - masek, rękawic, fartuchów, gogli, przyłbic medycznych w szpitalach i placówkach medycznych. Ceny sprzętu ochronnego osiągają absurdalne poziomy, np. cena najtańszej przyłbicy medycznej na Allegro wynosiła 35 zł, czyli 5-10 razy więcej niż zazwyczaj.

18 marca, środa: Czeski producent drukarek 3D Josef Prusa publikuje w Internecie na otwartej licencji wzór przyłbicy medycznej, którą można wytworzyć za pomocą drukarki 3D i plotera laserowego. Zapewnia ona dodatkową ochronę oczu i dróg oddechowych przed wirusem (poza maseczką), a także zapobiega odruchowi dotykania twarzy. Design odbija się szerokim echem na światku "makerów" i najpierw pojedyncze osoby, a potem grupy i firmy zaczynają organizować akcje interwencyjnego druku 3D przyłbic.

Projekt

20 marca, piątek: Chcąc wesprzeć medyków, w ramach prywatnej inicjatywy wraz z Mateuszem Dyrdą, prezesem Stowarzyszenia Robotyków SKALP, przyłączamy się do akcji. Już podczas druku pierwszej sztuki przyłbicy wychodzi na jaw słabość czeskiego projektu - czas druku 3D, który dla jednej sztuki przyłbicy wynosi 1,5h, co istotnie limituje tempo produkcji. Tego wieczora i nocy, korzystając z myślenia TRIZowego i rapid prototyping, opracowujemy w kilkunastu iteracjach nowy wzór przyłbicy. Kluczowe jest to, że eliminuje on potrzebę druku 3D, wykorzystując tylko technologię 2D: popularne plotery laserowe lub sztance drukarskie. Skraca to czas wytworzenia do nawet kilkunastu sekund.

Od początku stawiamy na to, że nie chcemy na tym zarabiać: wzór jest udostępniany na otwartej licencji na międzynarodowym forum "makerskim".

21-22 marca, weekend: Od osób z wielu krajów pojawia się bardzo pozytywny feedback na temat naszego wzoru. Działa poczta pantoflowa. Z jednej strony pojawiają się pierwsze zapytania od oddziałów szpitalnych, a z drugiej zaczynamy produkcję w naszym lokalnym warsztacie w Trójmieście oraz dajemy znać kilku zaprzyjaźnionym osobom w Polsce. Kiełkuje w nas myśl, że sami nie damy rady sprostać potrzebom.

23 marca, poniedziałek: Temat podchwytują dziennikarze, otrzymujemy prośby o wypowiedź do mediów. Musimy zbudować jakąś narrację i strukturę projektu, by wyjaśnić odbiorcom wywiadu nasze niejasne jeszcze intencje.

Do naszego zespołu dołącza Patrycja Matejek, która w rekordowym czasie czterech godzin tworzy stronę www.sprzetdlaszpitali.pl. Te kilka godzin wspólnej pracy sprawiają, że założenia naszej akcji stają się bardziej jasne:

• Chcemy za darmo przekazać nasz wzór przyłbicy firmom, które dysponują odpowiednimi maszynami produkcyjnymi. Są to przeważnie mikro- i małe firmy, m.in. studia reklamy i drukarnie, które w wyniku pandemii mają przestoje i wolne moce przerobowe.
• Chcemy zbudować mechanizm, który umożliwi potrzebującym łatwy kontakt z lokalnymi dostawcami i szybkie dokonanie transakcji. Jednocześnie sugerujemy określenie maksymalnej ceny przyłbicy na poziomie 5-6 zł brutto za sztukę (to pokrywa koszt produkcji i daje minimalny zysk).

Do końca dnia kilkanaście firm i instytucji z całej Polski zapisało się na stronie i wyprodukowało pierwszych kilkaset sztuk przyłbic według naszego wzoru.

24 marca, wtorek: Z każdą godziną na listę producentów zapisują się kolejne firmy. Dzwonią dziennikarze, producenci, a przede wszystkim zdesperowane oddziały szpitalne z całego kraju. Coraz częściej słyszymy, że zapasy sprzętu ochronnego w placówkach wystarczą tylko na 24 godziny lub już go nie ma. Pojawiają się też zapytania międzynarodowe.

Kryzys: Liczba osób w zespole rośnie, co sprawia, że nie nadążamy z odczytywaniem i przekazywaniem sobie informacji. A prawie nie wstajemy od komputerów. Telefony dzwonią bez przerwy. W ciągu 24 godzin od pierwszego wywiadu reorganizujemy kanały komunikacji i tworzymy wątki dla poszczególnych spraw (produkcja, dystrybucja, PR, obsługa zapytań producentów, kwestie międzynarodowe itd.).

25 marca, środa: Na Allegro pojawiają się przyłbice z naszego wzoru - super! Ale za 25zł - ktoś chce zarabiać 1000% na naszym darmowym projekcie... Uruchamiamy artylerię prawną. Wiemy, że tylko dramatyczne zwiększenie podaży efektywnie ukróci takie praktyki.

Kryzys: ponad setka firm z naszej listy producentów wykupiła niemal cały materiał dostępny w Polsce (przeźroczysty plastik w cienkich arkuszach). To okazuje się wąskim gardłem produkcji. W kolejnych dniach aktywizujemy polskich i zagranicznych producentów i dystrybutorów plastiku. Idzie to opornie.

Podejmujemy próby przebicia się z prośbą o pomoc na szczeblu centralnym. Lekarze i ordynatorzy oddziałów szpitalnych biorą przyłbice w dowolnych ilościach "na wczoraj". Dyrekcje szpitali są zdecydowanie bardziej wstrzemięźliwe. A na szczeblu ministerialnym słyszymy: "Ale po co to wszystko? Przecież w szpitalach niczego nie brakuje...".

27 marca, czwartek: Kryzys techniczny: niektórzy użytkownicy zgłaszają, że warto byłoby wprowadzić ulepszenia w mocowaniu przyłbicy. W Polsce i na całym świecie na bazie pierwotnego projektu open source powstało do tej pory kilkadziesiąt modyfikacji naszego wzoru. Kompilujemy najlepsze z nich i udostępniamy przyłbicę w wersji 2.0.

Analogiczna strona zostaje uruchomiona w Hiszpanii, która zmaga się z dziesiątkami tysięcy przypadków zakażeń koronawirusem. Kilka dni później podobne akcje w oparciu o nasz wzór pojawiają się między innymi w Meksyku, Holandii i Indonezji. Wspieramy te inicjatywy naszymi doświadczeniami.

28 marca, piątek: Na naszej stronie jest ponad 300 firm, które w ciągu tygodnia wyprodukowały i dostarczyły do potrzebujących ponad 100 000 przyłbic.

Nasz zespół dopada deprywacja snu... Trzeba trochę zwolnić. Wszyscy odczuwamy zmęczenie, ale jednocześnie czujemy, że pomagamy w "wypłaszczeniu krzywej".

Kolejne tygodnie to dalsze zmagania z dostępnością surowca, postawienie mini-forum dla producentów do wymiany doświadczeń, a także dalsza obsługa PR-owa. Dopiero w dziesiątym dniu akcji założyliśmy profil na Facebooku - wcześniej nie mieliśmy po prostu na to niezbędnej godziny czy dwóch. To opóźnienie spowodowało, że w sieciach społecznościowych zaistnieliśmy w znacznie mniejszym stopniu, niż mogło to mieć miejsce. Pod koniec drugiego tygodnia weszły do gry dwie wielkie drukarnie o wydajności dziesiątek tysięcy sztuk na dobę każda.

Po miesiącu częstotliwość telefonów i maili znacząco spadła. Szacunki są trudne, ale sądzimy, że w ramach naszego projektu udało się dostarczyć potrzebującym jednostkom ponad milion przyłbic. Cena przyłbicy na Allegro spadła do 3,99 zł. Lekarze nadal mówią, że brakuje im masek czy fartuchów, ale kiedy spytać o przyłbice, to okazuje się, że te akurat mają. :) 

Wnioski

Jakie wnioski można wyciągnąć z tego projektu?

ZESPÓŁ I MOTYWACJA - to ludzie robią projekty. W VUCA bardziej niż kiedykolwiek. Motywacja oparta o jasną wizję "Po co to wszystko robimy" powoduje, że ludzie chcą działać. W warunkach niepewności to poczucie wspólnego celu napędza do podejmowania odważnych decyzji na wszystkich szczeblach. To jest bezcenne. Czuliśmy, że robimy wspólnie coś, co naprawdę pomaga lekarzom.

TIME-TO-MARKET - w czasach gwałtownych przemian liczą się dni, a nawet godziny. Te działania nie mogły zostać zaplanowane wcześniej. Żaden harmonogram by nie pomógł. Sedno zwinności: uważna obserwacja tego, co działa i co nie działa oraz reagowanie na to w szybki, odważny i zdecydowany sposób - to jedyna droga.

PROSTE NARZĘDZIA I KOMPETENCJE TECHNICZNE - użyliśmy najprostszych dostępnych narzędzi komunikacji: Facebooka, Google Docs. Nie ma czasu na naukę i wdrażanie wyrafinowanych rozwiązań. Jednocześnie od zespołu wymagana jest kompetencja operacyjna. Jeśli nie potrafisz opanować działania mikrofonu w czasie telekonferencji czy wpisywania zadań w narzędzie chmurowe, to jest to destruktywne dla twojego wizerunku i efektywności w zespole.

SIECIOWOŚĆ - zarówno w znaczeniu współpracy online, jak i budowaniu relacji biznesowych. W tym tempie, ale też złożoności przemian, pojedyncze scentralizowane instytucje nie są często w stanie "ogarnąć tematu". Tutaj zadziałał open source, przy czym w oczywisty sposób wiązało się to z niezarobkowym charakterem projektu. Zadziałało także rozproszenie produkcji na setki firm i tysiące ludzi znających lokalne potrzeby i kanały dystrybucji.

MODEL BIZNESOWY - w tym projekcie kluczem do jego sukcesu było powiązanie potrzeb i zasobów sieci interesariuszy. Szpitale potrzebowały przyłbic, ludzie i dziennikarze potrzebowali pozytywnych historii związanych z epidemią, wreszcie producenci - mieli wolne moce produkcyjne, chcieli dać zatrudnienie swoim ludziom i przynajmniej w części chcieli po prostu, po ludzku, pomóc we wspólnej walce z epidemią. Powiązanie tych potrzeb jednym projektem było strzałem w 10.

PUBLICITY - to zawsze było ważne, ale dziś przebicie się przez szum informacyjny ze swoją treścią jest kwestią absolutnie priorytetową. Warto mieć na pokładzie najlepszych specjalistów.

INNOWACJE - z definicji w trakcie intensywnych przemian stare może się szybko zdezaktualizować. Innowacje - czy to techniczne, czy organizacyjne, czy biznesowe - powinny szybko być poddawane próbie rynkowej.

Jeśli to wszystko pachnie ci podejściem zwinnym i kulturą startupów, to... w pełni się z tobą zgadzam. Być może w czasach coraz bardziej "VUCA" wszyscy będziemy musieli stać się w pewnym stopniu startupowcami.

Konrad Klepacki, Trener GRUPY ODITK