Projekty HR przez szkiełko i oko metodyki

"Czucie i wiara silniej mówi do mnie Niż mędrca szkiełko i oko." A. Mickiewicz

Aby zainicjować projekt z obszaru HR (czy będzie to cykl szkoleniowy, system oceny okresowej czy też program dla talentów) konieczne są szerokie spojrzenie i "czucie" potrzeb biznesu. Nasza praktyka konsultingowa pokazuje jednak, że to co "zabija" później wspaniałe projekty to brak "szkiełka i oka" - metodyki zarządzania projektami na etapie ich realizacji. Dlatego przyjrzymy się trzem sprawdzonym technikom znanych z "twardych" metodyk zarządzania projektami, które mogą zwiększyć efektywność tychże projektów.

Po pierwsze: odnajdź sponsora projektu

Wiele projektów HR ma bardzo zaangażowanego kierownika projektu. Brakuje jednak sponsora czy też swoistego patrona biznesowego projektu. Słowo sponsor kojarzy nam się z osobą, która wykłada środki (finansowe czy ludzkie) na projekt. Przede wszystkim jest to ktoś, kto ma prawo oczekiwać, że działania projektowe przyniosą oczekiwane efekty biznesowe. Sponsor na czas projektu nadaje kierownikowi projektu cześć swoich uprawnień decyzyjnych i "władzy" nad zasobami firmy - staje się przez to również czasowym szefem dla PMa.

Po co projektowi Sponsor? W trudnych sytuacjach projektowych może pomóc tam, gdzie działania PMa nie odnoszą skutku, gdyż brakuje mu wystarczającej siły w organizacji. Sponsor będąc zazwyczaj wysoko w hierarchii firmy, aby chciał zadziałać, musi być żywotnie zainteresowany efektami projektu. A czy zawsze jest? Weźmy pod uwagę przykład sponsoratu w osobie Prezesa. Wszak prezes wielkiej firmy jako sponsor nie będzie miał czasu i uwagi, aby wspierać mały, liniowy projekt. Jak widać odnalezienie właściwego sponsora może być sporym wyzwaniem!

Po drugie: określ cele biznesowe

Myśląc o celu projektu zazwyczaj skupiamy się tak naprawdę na samym zadaniu, które chcemy wykonać (np. przeprowadzić szkolenie, stworzyć system oceny pracy). W metodyce projektowej nazywamy to produktem projektu. To bardzo ważne. Ale produkt sam w sobie nie tworzy wartości dla firmy. Wartość przyniesie to, co z tego produktu wyniknie/nie wyniknie dla firmy. To właśnie korzyści biznesowe są celem projektu HR. A więc to, czy szkolenie pomoże pracownikom w ich realizacji ich codziennych celów a system oceny - czy zwiększy efekty pracy bądź podniesie zaangażowanie. O ile produkt projektu widać od razu, o tyle cel i jego parametry można zweryfikować dopiero w jakiś czas po zakończeniu projektu.

Kluczowe jest więc, aby na początku projektu wspólnie ze sponsorem określić i spisać obok produktów projektu właśnie oczekiwane rezultaty biznesowe. Pamiętajmy przy tym, aby były one wymierne i weryfikowalne, czyli określone liczbowo za pomocą mierników/KPI.

Przykład: Produkt projektu to seria szkoleń dla sprzedawców. Cel biznesowy byłby wzrost kompetencji działu handlowego. Jak to zmierzyć? W zależności od specyfiki procesu sprzedaży:

• oceną jakości pracy przy ocenie okresowej (badania TK/JK)
• ilością klientów obsługiwanych przez sprzedawcę
• spadkiem ilości utraconych klientów.

Ustalenie celu działa magicznie: mobilizuje Sponsora, adresata oraz samego kierownika do pamiętania o nim i osiągnięcia go.

Po trzecie: odnajdź interesariuszy i zajmij się nimi

Choć projekty HR są "dla ludzi", to właśnie oni często stają się przyczyną ich niepowodzeń. Warto więc potraktować ich jako interesariuszy projektu.

Interesariusz projektu to każda osoba, grupa (formalna lub nie) czy też firma/instytucja która ma wpływ na projekt. Myśleć tu powinniśmy bardzo szeroko, aby naszej percepcji nie wymknęły się osoby, które mogą choćby pośrednio oddziaływać na nasze przedsięwzięcie.

Każdy z tych interesariuszy będzie czegoś chciał od projektu - choćby był to przysłowiowy święty spokój. Z drugiej strony projekt też czegoś od takiego interesariusza będzie oczekiwał. Warto dla każdego z interesariuszy określić jakie są wzajemne oczekiwania.

Następnie analizujemy interesariuszy pod kątem ich nastawienia do projektu i potencjalnego wypływu. Najważniejsze są dla nas osoby, które mają duży wpływ i są lub mogą być negatywnie nastawione. To potencjalni killerzy projektu. Takimi osobami trzeba się szczególnie zająć i wysłuchać ich potrzeb na etapie planowania projektu. Im wcześniej to zrobimy (nawet przed projektem) tym lepiej.

Podsumowując: aby "czucie i wiara działały mocniej.." warto jednak użyć "mędrca szkiełka i oka", by projekt tworzył harmonijną i efektywną całość.