26/06/2014

Psychologia zmian oczami praktyka zarządzania projektami

Chcesz zwolnić pracowników? Chcesz wprowadzić inne, trudne dla nich zmiany? A może chcesz zrealizować projekt, który dla jednych w Twojej organizacji będzie długo oczekiwanym wydarzeniem, a dla innych czymś, przed czym zawsze uciekali?

 

Każda zmiana na początku rodzi opór. Raz mniejszy, raz większy - zawsze jednak jest przyczyną poczucia niepewności, strachu, obaw. Pojawiające się wątpliwości mogą zdominować myśli i czyny ludzi niezależnie od tego czy są realne, czy tylko wyimaginowane. Zazwyczaj te wyimaginowane są nawet trudniejsze do okiełznania. Jak więc zminimalizować te przykre efekty zmian? Jak pracować z ludźmi, by tak zwyczajnie "po ludzku" było im łatwiej zaadoptować się do zmian?

Próbę odpowiedzi na te istotne pytania podjęli praktycy, którzy spotkali się na Strategicznym Forum Zarządzania Projektami. Wszyscy widzieli niejedną zmianę. Wielu zmian doświadczyli, a jeszcze większą ich ilość wymyślili i wprowadzili sami.

Nieść pomoc ludziom w czasie zmian

W każdym projekcie, w którym brali udział praktycy, istotnym elementem dobrze zorganizowanego procesu wprowadzania zmian okazywała się być odpowiednia komunikacja. I nie chodzi tu wyłącznie o komunikację wewnątrz projektu, ale przede wszystkim o komunikację dotykającą wszystkich interesariuszy, których te zmiany mogły dotyczyć w jakikolwiek sposób. Im bardziej przemyślany był dobór informacji przekazywanych pracownikom, im lepiej był dopasowany czas ich upubliczniania - tym lepsze osiągano efekty. Informacje wyprzedzające domysły pozwalały lepiej kontrolować emocje pracowników i ich nastawienie wobec zmian. A wyjaśnianie powodów wprowadzania zmian przyczyniało się do zwiększenia ich akceptacji. Zwłaszcza w projektach związanych ze zwolnieniami dużych grup ludzi lub z wprowadzeniem innych, niepopularnych zasad np. ograniczających dotychczasowe korzyści. W tego typu sytuacjach istotne jest zaproponowanie czegoś w zamian. Czegoś, co złagodzi efekt trudnych zmian - w tym celu wykorzystuje się programy wspierające tych, których zmiany bezpośrednio dotkną.

Bo nieść pomoc ludziom w trakcie zmian, to sprawiać by zmiany naprawdę miały szansę się udać.

Budować zaufanie

Zaufanie to jeden z ważniejszych czynników pomagających wprowadzać zmiany w sposób spokojny i efektywny. Zaufanie zbudowane pomiędzy twórcą a adresatem zmian rozumiane jako sposób, w jaki ludzie postrzegają nie tylko organizację, ale też jej liderów. Zaufanie to zupełnie nowy gracz w relacji przełożony - podwładny. Zwłaszcza w dobie niezliczonej ilości działań takich jak: cięcie kosztów, zwolnienia, zabieranie przywilejów pracowniczych (oraz wszystkich innych wprowadzanych w imię nagłośnionego kryzysu). Ale także, w dobie wyścigu o klienta i walki z konkurencją prowadzonych w formie bezkrytycznego łamania zasad złotego trójkąta projektów.

Jak wzbudzić zaufanie? Stawiając na prawdomówność, przewidywalność w działaniu i autentyzm osób zajmujących kierownicze stanowiska. Zaufanie powinno bowiem wynikać z ich przywództwa i przykładu, jaki będą dawać managerom niższych szczebli.

Przywództwo oparte na relacjach i zaufaniu, wykształcone w okresie stabilizacji ma szansę procentować, kiedy przyjdzie czas nawet na bardzo trudne zmiany.

Motywować ludzi do zmian

Często wydaje się nam, iż do zaangażowania ludzi w zmianę wystarczy polecenie służbowe, wyznaczenie odpowiedniego zadania lub po prostu przydzielenie do takiego czy innego projektu. Praktycy mówią zdecydowanie - to absolutnie ZA MAŁO! Dajmy ludziom decyzyjność i odpowiedzialność w kwestii kształtu i sposobu przeprowadzenia danej zmiany. Dzięki temu wywołamy w nich poczucie zaangażowania i konsekwencji, które pomoże opanować opór. Ten sam mechanizm może też pomóc ludziom okiełznać strach - pod warunkiem, iż zmiana stanie się dla nich problemem do rozwiązania, a nie tylko "problemem, który ich dotyka". Możliwość kształtowania rozwiązań i współudziału daje ludziom poczucie sprawstwa, a co za tym idzie pozwala zapanować nad negatywnymi emocjami poprzez uzyskanie wpływu na zmieniającą się rzeczywistość. Oddanie części decyzyjności ludziom, których dotkną zmiany to minimalizowanie ryzyka niepowodzenia.

Być odpowiedzialnym za zmiany

W projektach, w których Sponsor brał na siebie całkowitą odpowiedzialność wprowadzania (zwłaszcza tych trudnych i niepopularnych) zmian można obserwować tworzenie się zdecydowanie lepszego klimatu i większej akceptacji dla zmian. Dlaczego? Możliwe, iż jest to związane z faktem zdjęcia z barków Project Managera wszystkich negatywnych emocji, jakie w związku ze zmianą mógł czuć jego zespół. Ludzie utrzymują dzięki temu poczucie bycia nadal w jednej drużynie - co efektywnie zwiększa zaangażowanie w wykonywanie zadań pomimo braku pełnej akceptacji.

Dodatkowym wzmocnieniem jest odpowiedni dobór ludzi, którzy będą nad zmianami pracować. Wymierne korzyści przynosi tworzenie tzw. Zespołów Zmian, które będą odpowiedzialne za cały proces wprowadzenia zmiany (łącznie z opracowaniem rozwiązań i sposobów). Zwłaszcza, jeśli członkowie takiego zespołu nie pochodzą z kadry kierowniczej. Siła oddziaływania takiego zespołu jest często większa niż jednostki pełniącej w organizacji kierowniczą rolę.

Dostrzegać zmiany w ludziach

Kiedy nadchodzi zmiana, zwłaszcza ta niechciana - możemy być pewni, iż będziemy świadkami wielu licznych dodatkowych zmian... O jakie zmiany chodzi? O te, które następują w samych ludziach. O zmiany wywołane strachem, obawą, niepewnością lub przekonaniami ograniczającymi. W takich sytuacjach nasze założenia co do prawdopodobnych zachowań i reakcji ludzi (skądinąd często dobrze nam znanych) mogą okazać się błędne. Obserwujmy ludzi, bo: LUDZIE ZMIENIAJĄ SIĘ W TRAKCIE ZMIAN - radzą praktycy.

Pomagajmy ludziom przejść przez zmiany. Komunikujmy, budujmy zaufanie, motywujmy do zmian, bierzmy odpowiedzialność i obserwujmy co się dzieje, a jakość zmian pozytywnie nas zaskoczy.

 

Monika Szczerbińska-Inglot - Trener Grupy ODiTK

 

 

Autor artykułu
MONIKA SZCZERBIŃSKA-INGLOT
24/06/2024

Samoświadomość, odwaga i ciągła nauka - czyli leadership po nowemu

„Ciągle jeszcze się uczę” - miał powiedzieć pewnego dnia Michał Anioł. Ten wyjątkowy twórca epoki...

22/04/2024

Kompetencje przyszłości i power skills – czyli jak rozwijać prawdziwych ludzi w świecie sztucznej inteligencji

Na zmianę potrzebnych nam umiejętności/kompetencji wpływa świat, w którym żyjemy. Na jakie future...

15/03/2024

Dobrostan pracowników – jak go wzmacniać?

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym sukces organizacji nie zależy tylko od efektywności...

12/02/2024

Sztuczna inteligencja w produkcji – czego się spodziewać? Co już się dzieje?

Jestem wielkim entuzjastą sztucznej inteligencji (AI). Ogromne wrażenie robi na mnie szybki rozwój...

24/10/2023

Cisza – negocjacyjne złoto

Ostatni kwartał roku to czas wzmożonych negocjacji. Wydajemy budżety, walczymy o budżety, umowy,...

25/09/2023

Przepis na wypalenie zawodowe

Karolina, menadżerka dużego zespołu, jadąc jak co dzień do pracy, tym razem płakała. Zawsze...

30/08/2023

Have fun! – jak czerpać radość z codziennej pracy

Czy wiesz, jak czerpać radość z codziennych czynności i jak zarażać nią nawet największych...

31/07/2023

Poczucie szczęścia u pracowników – droga do budowania odpowiedzialności w zespole

Powiem to wprost – jeżeli chcesz mieć odpowiedzialnych ludzi, musisz zadbać o ich poczucie...

3/07/2023

Data storytelling – jak opowiadać o danych?

Współcześni inżynierowie i menadżerowie to nie tylko osoby zarządzające procesami, projektami czy...

12/06/2023

Talenty i mocne strony - podejście na nowe czasy

W 2018 roku Instytut Gallupa przeprowadził badania, z których wynika, że ludzie mający okazję...

22/05/2023

Jak znaleźć gen innowacji u inżyniera?

Jak odróżnić inżyniera, który będzie żyłą złota dla firmy ze względu na swoje pomysły, od innego,...

5/04/2023

Czy szukanie sensu w pracy ma sens? I co z tym wspólnego ma retencja Talentów.

Pozyskiwanie Talentów z rynku pracy jest nie lada wyzwaniem, ale ich retencja w organizacji jest...

21/03/2023

Menadżer Coachem – czyli jak prowadzić pracownika w świecie BANI

Coaching menadżerski, temat znany od dawna, dziś przeżywa swój renesans. Dlaczego? Bo żyjemy w...

14/02/2023

Nie jestem szefem - po co mi marka osobista w Internecie?

Z marką osobistą jest jak z pogodą - zawsze jakaś jest. Nie każdemu będzie to odpowiadać! Nawet...

31/01/2023

TRIZ w rozwiązywaniu problemów na produkcji – „butelkowe” case study

Prowadząc szkolenia i praktyczne warsztaty z technik rozwiązywania problemów narzędziami TRIZ,...

7/12/2022

Dlaczego nie chcemy mówić o mobbingu?

Eskalujący konflikt, mobbing, dyskryminacja i molestowanie są ukrytą zmorą niejednej organizacji....

21/11/2022

Relaunch zespołu – nowe otwarcie dla efektywności

Choć wiele firm w ostatnich miesiącach podjęło decyzję o częściowym lub pełnym powrocie do biur,...

8/11/2022

Gry, które rozwijają ludzi i integrują zespół!

Wyobraź sobie stację badawczą zlokalizowaną na dnie oceanu. To podwodne laboratorium jest też domem...

17/10/2022

Quiet quitting – wyzwanie dla menedżera

Praca na „pół gwizdka”, „mi to lotto”, „co ubijesz, to ujedziesz”, „jak zarobić, żeby się nie...

19/09/2022

Mądre usprawnienia, które dostarczają wartość biznesową

Przypomnij sobie sytuację, kiedy musiałeś rozwiązać jakiś problem, np. naprawić coś, co się zepsuło.

10/08/2022

Czy wiesz, jak naładować swój osobisty powerbank?

Czy znasz to uczucie, gdy w zasadzie dbasz o siebie, jednak coraz częściej boli Cię głowa,...

4/07/2022

Rozwój menedżerów - trendy vs potrzeby

Jakie działania rozwojowe otrzymali menedżerowie w Twojej organizacji w 2022 roku? Jaki rozwój im...

20/06/2022

Rodzic ze spokojem w pracy – Pozytywna Dyscyplina w praktyce

Głośne dyskusje i słynne słowo „ZARAZ”. Foch i trzaskanie drzwiami. Posiłek, który ciągnie się...

23/05/2022

Jeśli pracownik umie, ale nie chce – jak wzmacniać motywację i zaangażowanie?

Poznaj Roberta. Pracuje w firmie od dłuższego czasu. Świetnie radzi sobie ze wszystkimi, nawet...

17/05/2022

Kiedy pracownik nie umie, ale chce – przywództwo sytuacyjne w świeżej odsłonie

Ewa rozpoczyna pracę na produkcji. Porusza się po firmie i przydzielonych zadaniach jak we mgle....

11/04/2022

Gorące, klimatyczne okazje biznesowe

W biznesie rzadko jakiś trend jest tak jednoznaczny i długoterminowy jak aktualna fala zmian...

14/03/2022

Od inżynierii produktu do inżynierii wartości – Value Engineering

Projektowanie produktów i usług powinno być wyraźnie połączone z potrzebami ich odbiorców. Czy tak...

14/02/2022

Trendy w rozwoju menadżerów

Ostatnie dwa lata zmieniły krajobraz naszych biur i sposób pracy. Model pracy hybrydowej zostanie z...

17/01/2022

Społeczności – organizacyjny potencjał synergii i transferu wiedzy

W nowej rzeczywistości każda organizacja potrzebuje nie tylko przetrwać kryzysowy czas, ale...

13/12/2021

Nie ma dymu bez ognia i zespołu bez zaufania - jak budować bezpieczeństwo psychiczne

„Nie ma zespołu bez zaufania” jak twierdzi Paul Santagata (Head of Industry w Google). Twierdzenie...

22/11/2021

Innowacje w czasie katastrofy klimatycznej

Potrzeba nam dziś rewolucyjnych, dysruptywnych innowacji - tysięcy nakładających się większych i...

4/10/2021

Docenianie - bo żeby docenić…. trzeba cenić

Jak to jest, że 80% badanych Polaków uważa, że warto doceniać, chciałoby być docenianym częściej i...

20/09/2021

Jaką wartość mają wartości w Twojej organizacji?

Jeśli przed pandemią - choć z trzaskiem - dźwigaliśmy braki w kulturze komunikacji czy współpracy w...

7/09/2021

CONTROLLER 5.0 - Controlling Leaders of To(morrow)Day

VUCA Times, globalizacja, Big Data, automatyzacja, robotyzacja, zamiana towarów w usługi, zwinne i...

30/08/2021

Na szerokie wody mnie weź – onboarding w zdalnym wydaniu

Nie zawsze łatwa decyzja o odejściu z poprzedniej firmy, nowe środowisko i zadania, a to wszystko w...

30/07/2021

Klimatyczny wstrząs dla biznesu - „Fit for 55”

Trudno nie dostrzegać symptomów zmian klimatu. Nie tylko zarządzający, ale też pracownicy firm na...

9/07/2021

Trening silnej woli latem (i nie tylko) – to możliwe!

Siła woli to pojęcie, o którym słyszy się stosunkowo często. Zazdrościmy jej tym, którzy ją mają....

21/06/2021

Inspiracja i pragmatyzm – program rozwojowy dla menadżerów w modelu 70:20:10 (case study)

Najbardziej lubię się uczyć na przykładach. Jest w nich dużo inspiracji, ale i lekcji o tym, co...

7/06/2021

Eksperymentowanie - Agile Mindset od kuchni

Zarządzanie w środowisku, w którym nie zachodziły częste zmiany, było relatywnie łatwe. Gdy jest...