26.06.2014

Psychologia zmian oczami praktyka zarządzania projektami

Chcesz zwolnić pracowników? Chcesz wprowadzić inne, trudne dla nich zmiany? A może chcesz zrealizować projekt, który dla jednych w Twojej organizacji będzie długo oczekiwanym wydarzeniem, a dla innych czymś, przed czym zawsze uciekali?

 

Każda zmiana na początku rodzi opór. Raz mniejszy, raz większy - zawsze jednak jest przyczyną poczucia niepewności, strachu, obaw. Pojawiające się wątpliwości mogą zdominować myśli i czyny ludzi niezależnie od tego czy są realne, czy tylko wyimaginowane. Zazwyczaj te wyimaginowane są nawet trudniejsze do okiełznania. Jak więc zminimalizować te przykre efekty zmian? Jak pracować z ludźmi, by tak zwyczajnie "po ludzku" było im łatwiej zaadoptować się do zmian?

Próbę odpowiedzi na te istotne pytania podjęli praktycy, którzy spotkali się na Strategicznym Forum Zarządzania Projektami. Wszyscy widzieli niejedną zmianę. Wielu zmian doświadczyli, a jeszcze większą ich ilość wymyślili i wprowadzili sami.

Nieść pomoc ludziom w czasie zmian

W każdym projekcie, w którym brali udział praktycy, istotnym elementem dobrze zorganizowanego procesu wprowadzania zmian okazywała się być odpowiednia komunikacja. I nie chodzi tu wyłącznie o komunikację wewnątrz projektu, ale przede wszystkim o komunikację dotykającą wszystkich interesariuszy, których te zmiany mogły dotyczyć w jakikolwiek sposób. Im bardziej przemyślany był dobór informacji przekazywanych pracownikom, im lepiej był dopasowany czas ich upubliczniania - tym lepsze osiągano efekty. Informacje wyprzedzające domysły pozwalały lepiej kontrolować emocje pracowników i ich nastawienie wobec zmian. A wyjaśnianie powodów wprowadzania zmian przyczyniało się do zwiększenia ich akceptacji. Zwłaszcza w projektach związanych ze zwolnieniami dużych grup ludzi lub z wprowadzeniem innych, niepopularnych zasad np. ograniczających dotychczasowe korzyści. W tego typu sytuacjach istotne jest zaproponowanie czegoś w zamian. Czegoś, co złagodzi efekt trudnych zmian - w tym celu wykorzystuje się programy wspierające tych, których zmiany bezpośrednio dotkną.

Bo nieść pomoc ludziom w trakcie zmian, to sprawiać by zmiany naprawdę miały szansę się udać.

Budować zaufanie

Zaufanie to jeden z ważniejszych czynników pomagających wprowadzać zmiany w sposób spokojny i efektywny. Zaufanie zbudowane pomiędzy twórcą a adresatem zmian rozumiane jako sposób, w jaki ludzie postrzegają nie tylko organizację, ale też jej liderów. Zaufanie to zupełnie nowy gracz w relacji przełożony - podwładny. Zwłaszcza w dobie niezliczonej ilości działań takich jak: cięcie kosztów, zwolnienia, zabieranie przywilejów pracowniczych (oraz wszystkich innych wprowadzanych w imię nagłośnionego kryzysu). Ale także, w dobie wyścigu o klienta i walki z konkurencją prowadzonych w formie bezkrytycznego łamania zasad złotego trójkąta projektów.

Jak wzbudzić zaufanie? Stawiając na prawdomówność, przewidywalność w działaniu i autentyzm osób zajmujących kierownicze stanowiska. Zaufanie powinno bowiem wynikać z ich przywództwa i przykładu, jaki będą dawać managerom niższych szczebli.

Przywództwo oparte na relacjach i zaufaniu, wykształcone w okresie stabilizacji ma szansę procentować, kiedy przyjdzie czas nawet na bardzo trudne zmiany.

Motywować ludzi do zmian

Często wydaje się nam, iż do zaangażowania ludzi w zmianę wystarczy polecenie służbowe, wyznaczenie odpowiedniego zadania lub po prostu przydzielenie do takiego czy innego projektu. Praktycy mówią zdecydowanie - to absolutnie ZA MAŁO! Dajmy ludziom decyzyjność i odpowiedzialność w kwestii kształtu i sposobu przeprowadzenia danej zmiany. Dzięki temu wywołamy w nich poczucie zaangażowania i konsekwencji, które pomoże opanować opór. Ten sam mechanizm może też pomóc ludziom okiełznać strach - pod warunkiem, iż zmiana stanie się dla nich problemem do rozwiązania, a nie tylko "problemem, który ich dotyka". Możliwość kształtowania rozwiązań i współudziału daje ludziom poczucie sprawstwa, a co za tym idzie pozwala zapanować nad negatywnymi emocjami poprzez uzyskanie wpływu na zmieniającą się rzeczywistość. Oddanie części decyzyjności ludziom, których dotkną zmiany to minimalizowanie ryzyka niepowodzenia.

Być odpowiedzialnym za zmiany

W projektach, w których Sponsor brał na siebie całkowitą odpowiedzialność wprowadzania (zwłaszcza tych trudnych i niepopularnych) zmian można obserwować tworzenie się zdecydowanie lepszego klimatu i większej akceptacji dla zmian. Dlaczego? Możliwe, iż jest to związane z faktem zdjęcia z barków Project Managera wszystkich negatywnych emocji, jakie w związku ze zmianą mógł czuć jego zespół. Ludzie utrzymują dzięki temu poczucie bycia nadal w jednej drużynie - co efektywnie zwiększa zaangażowanie w wykonywanie zadań pomimo braku pełnej akceptacji.

Dodatkowym wzmocnieniem jest odpowiedni dobór ludzi, którzy będą nad zmianami pracować. Wymierne korzyści przynosi tworzenie tzw. Zespołów Zmian, które będą odpowiedzialne za cały proces wprowadzenia zmiany (łącznie z opracowaniem rozwiązań i sposobów). Zwłaszcza, jeśli członkowie takiego zespołu nie pochodzą z kadry kierowniczej. Siła oddziaływania takiego zespołu jest często większa niż jednostki pełniącej w organizacji kierowniczą rolę.

Dostrzegać zmiany w ludziach

Kiedy nadchodzi zmiana, zwłaszcza ta niechciana - możemy być pewni, iż będziemy świadkami wielu licznych dodatkowych zmian... O jakie zmiany chodzi? O te, które następują w samych ludziach. O zmiany wywołane strachem, obawą, niepewnością lub przekonaniami ograniczającymi. W takich sytuacjach nasze założenia co do prawdopodobnych zachowań i reakcji ludzi (skądinąd często dobrze nam znanych) mogą okazać się błędne. Obserwujmy ludzi, bo: LUDZIE ZMIENIAJĄ SIĘ W TRAKCIE ZMIAN - radzą praktycy.

Pomagajmy ludziom przejść przez zmiany. Komunikujmy, budujmy zaufanie, motywujmy do zmian, bierzmy odpowiedzialność i obserwujmy co się dzieje, a jakość zmian pozytywnie nas zaskoczy.

 

Monika Szczerbińska-Inglot - Trener Grupy ODiTK

 

 

10.12.2018

Innowacyjność w Polsce – jak to naprawdę wygląda?

Innowacyjność w Polsce ma różne oblicza. Dużo w tym kontekście mówi się o start-upach, i słusznie....

[więcej]
05.11.2018

Relacje – cichy zabójca sprzedaży?

Od kilku lat w procesach sprzedażowych kładzie się nacisk na budowanie relacji z klientem. Kierunek...

[więcej]
29.10.2018

Zmiany i nowości w wytycznych i certyfikacji IPMA

Najnowsza wersja „Wytycznych Kompetencji Indywidualnych w Zarządzaniu Projektami, Programami i...

[więcej]
15.10.2018

Planowanie programu rozwojowego – z kim i o czym rozmawiać

Fakt: Programy rozwojowe często nie osiągają założonych rezultatów.

[więcej]
01.10.2018

Grywalizacja – let's talk about fun

Super poważny zawodowy świat zmienia oblicze. Domaga się świeżości, lekkości i funu. Millenialsi,...

[więcej]
03.09.2018

Czego menadżer może się nauczyć od psa?

Zespoły mogły się już uczyć od dzikich gęsi. Sprawdzonym trenerem okazał się też koń. Mnie...

[więcej]
20.08.2018

Kto decyduje o wdrożeniu strategii organizacji - duży i mały obrazek

Typowy obrazek z polskich organizacji: zarząd wypracowuje strategię, a następnie zaprasza...

[więcej]
06.08.2018

Zator ogłoszony, czyli BIM w zamówieniach publicznych już w Polsce

Wyobraźmy sobie taką sytuację. Długo oczekiwana inwestycja w centrum miasta. Przebudowa, która...

[więcej]
23.07.2018

Kultura narodowa w biznesowej globalnej wiosce – czy nadal ma znaczenie?

Dlaczego w Arabii Saudyjskiej manekiny sklepowe nie mają głów?

[więcej]
09.07.2018

Związki zawodowe – czy pojawią się w każdej firmie?

Na początku czerwca 2018 r. sejm przyjął ustawę, która zasadniczo zmienia przepisy regulujące...

[więcej]
18.06.2018

Programy rozwojowe i model 70:20:10 – historia z happy endem?

Odnoszę wrażenie, iż wszyscy zgadzamy się, że model 70:20:10 powinien stanowić kręgosłup programów...

[więcej]
21.05.2018

Etyczna sprzedaż w branży ubezpieczeniowej – poszukiwanie jednorożca?

„Czy da się wyżyć w sprzedaży, nie oszukując?” – takim pytaniem zaskoczył mnie kilka dni temu...

[więcej]
07.05.2018

Mentoring – nie zaczynaj od ogona

Nie mogę wyjść z zaskoczenia, gdy w kolejnej organizacji, która uruchamia mentoring, stykam się z...

[więcej]
23.04.2018

BIM Manager – praca szuka człowieka

BIM (Building Information Modeling) - ten skrót od 2 lat jest niesłychanie „modny” w branży...

[więcej]
09.04.2018

To coach or not to coach – coaching menadżerski w ujęciu MAC

Certyfikowani coachowie i związane z tym specjalizacje mnożą się jak grzyby po deszczu. Dostępny...

[więcej]
05.03.2018

Wszystko zaczyna się od empatii – Design Thinking

Irytujesz się, kiedy podczas dyskusji pada stwierdzenie: „Spróbuj wejść w moje buty”? Jeżeli to...

[więcej]
19.02.2018

Nowy rok, nowe cele – strategia a procesy i pracownicy

Początek roku to dla wielu organizacji ogłoszenie nowych kierunków i celów strategicznych będących...

[więcej]
05.02.2018

Sposób na przełom w innowacjach

Co robić, gdy wszystkie nisko wiszące owoce zostały już zebrane? W życiu – wiadomo – zwykle trzeba...

[więcej]
29.01.2018

Microlearning – panaceum na oporny mózg

Kto nie chciałby uczyć się szybciej, łatwiej, efektywniej? Niestety mózg często stawia nam czynny...

[więcej]
15.01.2018

Różnorodność w zespole boli i leczy

Z różnorodnością spotykamy się coraz częściej. Dotyczy ona już nie tylko płci czy pokolenia, ale...

[więcej]
18.12.2017

Co było i co będzie – trendy w HR 2017-2018

Rok 2017 dobiega końca. To czas podsumowań tego, co się udało, co zrobiliśmy, ale też moment, w...

[więcej]
04.12.2017

Building Information Modeling (BIM) – nowy wymiar branży budowlanej

Branża budowlana to stale rosnące wymagania w obszarze tworzenia nowej infrastruktury oraz nowych...

[więcej]
20.11.2017

O systemie antymobbingowym i antydyskryminacyjnym w działaniu - reagowanie i monitorowanie

Efektywny system antydyskryminacyjny i antymobbingowy opiera się na trzech filarach:...

[więcej]
06.11.2017

Etykieta biznesu czyli o kulturze budowania relacji

Co jakiś czas, w różnych sytuacjach, mamy okazję obserwować zachowania osób pełniących ważne...

[więcej]
23.10.2017

Kultura feedbacku - o sile informacji zwrotnej

O sile informacji zwrotnej korygującej dane mi było przekonać się w pewne czerwcowe przedpołudnie...

[więcej]
06.10.2017

TRIZ - fakty i mity

Każdy menadżer staje przed wyzwaniami przez duże „W”, w których nie ma mowy o prostej poprawie...

[więcej]
15.09.2017

Wymagania w projektach zwinnych – działasz Agile czy tylko o tym mówisz

„Działamy teraz Agile” to częsta deklaracja, którą potem szybko i boleśnie weryfikuje codzienność.

[więcej]
04.09.2017

E-learning – pięć filarów sukcesu

Apetyt polskich firm i urzędów na e-learning rośnie. Niestety próby jego wykorzystania często...

[więcej]
20.08.2017

Ewolucja w sprzedaży – przystosuj się albo zgiń

Świat się zmienia. W każdej dowolnie wybranej dziedzinie, wiedza i zasób informacji podwajają się...

[więcej]
31.07.2017

Zdawać czy nie zdawać - certyfikacja project management

Zapytałam Justynę, certyfikowaną Project Manager oraz moją bliską przyjaciółkę, czy wiedza, którą...

[więcej]
17.07.2017

O pracy płytkiej i głębokiej

„Tak to można szatkować kapustę” – powiedziała moja współpracowniczka, gdy w związku ze spóźnieniem...

[więcej]
03.07.2017

HR bez procesów – w tym szaleństwie jest metoda

HR jest zwyczajowo postrzegany jako dział, który „wspiera organizację”, „zaspokaja potrzeby...

[więcej]
26.06.2017

AGILE – zwinny sposób na projekt nie tylko dla IT

Złośliwi mówią, że gdyby na książce kucharskiej napisać Agile, to jej sprzedaż by wzrosła. Fakty są...

[więcej]
05.06.2017

Na co masz apetyt? BUY IN dla inicjatyw HR

Przypomnij sobie ostatnią sytuację, gdy byłeś wilczo głodny. Wszystko, co czujesz, to: chcę jeść!...

[więcej]
22.05.2017

Chwila prawdy dla systemu antymobbingowego i antydyskryminacyjnego

W pewnej organizacji do działu HR wpłynęła anonimowa skarga dotycząca molestowania seksualnego,...

[więcej]
09.05.2017

Wyróżnij się - standardy obsługi klienta z pomysłem

„Dzień dobry, dzień dobry wiewiórki i bobry” – tym zdaniem zostałam powitana na pokładzie samolotu...

[więcej]
03.04.2017

Tech-trendy i symplifikacja, czyli jak rozwijać Millenialsów

Na polskim rynku pracy obecnie funkcjonują dwa główne pokolenia: X oraz Millenialsi (pokolenie Y)....

[więcej]
20.03.2017

Zarządzanie przez cele (MBO) dla menadżera

System zarządzania przez cele, opisany przez Petera Drucker’a w książce: „Praktyka zarządzania”,...

[więcej]
07.03.2017

Uzupełnianie kompetencji w projekcie zwinnym

Nikt nie ma już wątpliwości. Cokolwiek by się nie działo Murphy zadziała. Projekt zaawansowany....

[więcej]
06.02.2017

Sposób na "syndrom szczupaka"

Termin „syndrom szczupaka” pochodzi od eksperymentu przeprowadzonego przez niemieckiego zoologa...

[więcej]