Relaunch zespołu – nowe otwarcie dla efektywności

Choć wiele firm w ostatnich miesiącach podjęło decyzję o częściowym lub pełnym powrocie do biur, jestem pewna, że praca zdalna/hybrydowa zostanie z nami na dłużej. Świadczą o tym także wyniki badań.

Według danych Pracuj.pl 86% Polaków pracujących zdalnie chce móc nadal wykonywać swoją pracę zdalnie lub przynajmniej częściowo spoza biura. Deloitte w swoim raporcie "Stan pracy hybrydowej w Polsce" wskazuje, że blisko połowa respondentów (46%) deklaruje, że decyzja pracodawcy o zwiększeniu dni obowiązkowej obecności w biurze skłoniłaby ich do zmiany pracy.

Kiedy zestawimy to oczekiwanie z powszechnie widocznym spadkiem zaangażowania, z trendem "wielkiej rezygnacji" i "quiet quitting", widzimy, że liderzy potrzebują nauczyć się pracować atrakcyjną wizją przyszłości, angażować pracowników, łączyć ich z organizacją niezależnie od miejsca świadczenia pracy. Praca hybrydowa wymaga intencjonalnego działania ze strony kadry menadżerskiej, która musi planować różnego rodzaju interakcje.

Tsedal Neeley, Profesor z Harvard Business School, w swojej książce "Remote work revolution" pisze, że sposobem na zwiększanie efektywności zespołów w pracy zdalnej i hybrydowej jest "relaunch", rozumiany jako ponowne uruchomienie zespołu co 6-8 tygodni.

Zdaniem prof. Neeley w pracy hybrydowej kluczowe jest upewnianie się, że wszyscy jesteśmy "po tej samej stronie", mamy wspólne normy i sposób komunikacji, zasady współpracy oraz trzymamy "ręce na pulsie" w kontekście dominujących w zespole emocji.

Pewnie w wielu menadżerskich głowach pojawia się teraz myśl: "Nie mam/y na to czasu!". To nie jest tak przerażające, jak się wydaje. Zwykle relaunch to maksymalnie 2-godzinne spotkanie, podczas którego lider ma za zadanie osiągnąć zgodność z tymi wspólnymi normami, wspólnymi celami i zasobami. A takie spotkania, poświęcone nie na bieżące sprawy a na budowanie więzi emocjonalnej i włączanie pracowników, są bardzo ważne z punktu widzenia psychologicznego poczucia bezpieczeństwa, zaangażowania i lojalności.

Gra jest warta świeczki, bo bazując na pracy socjologa Richarda Hackmana, regularny relaunch może zwiększyć prawdopodobieństwo sukcesu zespołu o 30% lub więcej.

Relaunch może być też pomysłem na zagospodarowanie "Dni Zespołu", o których mówi we wspomnianym już badaniu Deloitte jako praktyce, która zwiększa efektywność i satysfakcję z pracy hybrydowej.

Relaunch - best practices

Jak przeprowadzić relaunch i czym on się różni od znanego ze zwinnych metodyk zarządzania retro? Poniżej znajdziesz kilka wskazówek i najlepszych praktyk, które pomogą Ci zaprojektować własne ponowne uruchomienie zespołu.

Warto zapamiętać, że relaunch powinien działać jak reset, nowe otwarcie. Szef wspólnie ze swoim teamem ocenia, jak radzi sobie zespół, a także odnosi się do tego, co można poprawić. Warto, żeby takie spotkanie zawierało co najmniej dwa elementy:

1. Sprawdźmy wspólne rozumienie celu, wspierających go zasad i modelu pracy w zespole na kolejny okres.

2. Porozmawiajmy o "why", o powodach, dla których robimy to, co robimy - dotykamy tu ducha i kultury zespołu/organizacji oraz dominujących w zespole emocji.

Spinanie zespołu z celami

Pierwszy aspekt relaunchu jest dla liderów łatwiejszy, bo jest bliższy pracy operacyjnej. Chodzi o wspólne rozumienie celu, zakontraktowanie modelu pracy i sposobu osiągania celów na kolejne tygodnie.

Cel tej części spotkania to upewnienie się, że w zespole panuje zgoda/zrozumienie co do sposobu pracy i wykorzystywanych narzędzi. To czas na przegląd i podjęcie decyzji, co działa i powinno zostać, a co warto zmienić (ta część relaunchu jest tożsama z retrospektywą).

Relaunch to też przestrzeń do uczenia zespołu odpowiedzialności i odwagi. Można to robić w ten sposób, że Lider moderuje dyskusję trudnym pytaniem w stylu "Czy gdybyś zobaczył sytuację X (niezgodną z wartościami i zasadami zespołu), powiedziałbyś o tym głośno?". I nie oczekuje na nie odpowiedzi na forum - w myśl zasady "ludzie nie lubią być przekonywani, lubią przekonać się sami". Co nam to da jako teamowi, jeżeli odpowiedź byłaby twierdząca, a co, jeżeli przecząca?

Pytania pomocne do tej części spotkania:

• Jakie są Wasze frustracje lub punkty bólu?
• Jak nasz zespół mógłby działać lepiej?
• Co sprawiłoby, że praca byłaby dla Ciebie lepsza lub bardziej efektywna?
• Czy nasz model komunikacji się sprawdza? Co musimy zmienić?
• Które z naszych zasad wymagają dookreślenia?

WHY?

Dla wielu menadżerów wyzwanie stanowi ten drugi element dotyczący ducha zespołu i znalezienia połączenia emocjonalnego poprzez poszukanie części wspólnej "why" zespołu/organizacji z "why" pracownika. Dobrze to rozumiem, bo sama "dorastałam" i stawiałam pierwsze menadżerskie kroki z przekonaniami w stylu: "W pracy nie chodzi o to, żeby było miło", "To jakieś psychologiczne drobnostki", "Ludzie pracują dla pieniędzy" itp.

O co chodzi z tym "why"? Praca coraz częściej przestaje być już tylko sposobem na dochód, a staje się także polem do samorealizacji i rozwoju. Pracownicy chcą mieć poczucie sensu, celowości, kontrybuowania w czymś większym niż tylko zarabianie pieniędzy. Chcą mieć głębszy powód, dla którego robią to, co robią.

Najbardziej efektywne zespoły to takie, w których tego powodu szuka się na wielu płaszczyznach. Po pierwsze na płaszczyźnie osobistej, indywidulanej każdego członka zespołu, np.: "robię to dla moich dzieci", "chcę mieć wkład w zmianę podejścia do klientów", "nasze rozwiązania poprawiają bezpieczeństwo", "moja praca przyczynia się do budowania lepszej przyszłości dla ludzi starszych". Osobiste "why" powinno być maksymalnie emocjonalne, szczegółowe, a także powinno dodawać energii potrzebnej w chwilach zwątpienia. Lider powinien stworzyć na spotkaniu przestrzeń do poszukania/modyfikacji osobistego "why". Oczywiście poszczególni członkowie zespołu nie muszą go ujawniać czy wypowiadać na głos.

Druga płaszczyzna to "why" zespołowe, czyli znalezienie odpowiedzi/przypomnienie sobie, "co staramy się osiągnąć i jak najlepiej służyć naszym interesariuszom i klientom obecnie?". "Why" zespołu wymaga jasnego i wspólnego wyrażenia (najlepiej zapisania) i, co chyba najtrudniejsze, powinno odnosić się do celu organizacyjnego/misji firmy (ostatnia płaszczyzna). Celem istnienia zespołu doskonałego, wg twórcy metodologii N.E.W.S.® Aviada Goza, jest "spełnianie większości potrzeb kluczowych interesariuszy przez większość czasu". I tu zasadnicza rola Lidera, który powinien skupić myślenie zespołu na potrzebach kluczowych interesariuszy - końcowym kliencie, czy też kliencie wewnętrznym, zarządzie, innym zespole w organizacji, dla którego zespół tworzy produkt lub usługę.

Zaufanie i poczucie bezpieczeństwa

Fundamentem wysokoefektywnych zespołów jest zaufanie (Pratic Lencioni, "5 dysfunkcji pracy zespołowej" ). Relaunch może być też szansą na wzmacnianie zaufania emocjonalnego, które opiera się na przekonaniu, że współpracownicy i menadżerowie otaczają nas opieką i troską. Empatyczne słowa i działania, pokazywanie siebie, które pojawiają się na spotkaniu, w wiadomościach e-mail, czatach, mogą wzmacniać zaufanie emocjonalne. Spotkanie typu relaunch to także okazja na włączenie pulsometru w zespole, sprawdzenie "Jakie nastroje dominują?" oraz czas na wzajemne docenienie i dostrzeżenie wkładu każdego członka zespołu. Więcej o budowaniu w zespole poczucia bezpieczeństwa w tym artykule.

Planując relaunch, pamiętaj o kardynalnej zasadzie spotkań w środowisku hybrydowym: "Jeśli jeden jest online, to wszyscy są online". To oznacza, że w sytuacji, gdy choćby jeden z członków zespołu nie jest w pokoju, spotkanie powinno być zdalne, by było efektywne.

Relaunch nie jest panaceum na wszystkie Twoje problemy, nie sprawi, że 100% członków zespołu będzie miało postawę, o jakiej marzysz. Ale jest świetnym narzędziem, kiedy przed Twoim zespołem czas pełen wyzwań lub dostrzegasz spadek wydajności, zaangażowania czy też znużenie w zespole.

Iwona Skiba, Dyrektor obszaru Psychologii Biznesu, GRUPA ODITK

Posłuchaj odcinka naszego podcastu "GO UP!"

"Lider po nowemu - o czym dziś jest przywództwo?"

Rozmawiamy m.in. o kwestiach:

• Dlaczego i jak zmienia się leadership?
• Jakich liderów potrzebują dziś zespoły i organizacje?
• Jak obrać dobry kurs na skuteczne przywództwo?
  
  Sprawdź!