7/12/2015

Sposób na zmianę organizacyjną

Przypomnij sobie swoją ostatnią przeprowadzkę. Często jest to wytęskniony moment, upragniona chwila - nowa rzeczywistość. Wchodzisz. Ekipa remontująca wyszła, media podłączone, na środku kartony, dużo kartonów i…

Co wtedy myślisz? Jakie masz uczucia?

Większość ludzi ma wtedy przejściowe obniżenie poczucia bezpieczeństwa. To, co postanowione, a przy tym łatwe i bliskie, teraz na moment staje pod znakiem zapytania. No bo trzeba rozpakować kartony. Ale jak przepakować przeszłość do nowej rzeczywistości? Jak zmienić schematy, które działały w starym mieszkaniu, które przecież zdecydowaliśmy się zmienić? Ile rzeczy trzeba przemyśleć - co gdzie włożyć, żeby działało? Jak spowodować, żeby nam wszystkim było wygodnie? Znani mi rekordziści jeszcze po roku od przeprowadzki nadal hołubią swoją przeszłość - nie rozpakowują swoich kartonów. Zmiany organizacyjne podlegają podobnemu cyklowi. Nawet gdy zmiana jest wytęskniona (awans, nowa, wymarzona praca), przynosi ona przejściowy czas chaosu i niższej produktywności. Wiele osób wtedy poszukuje i bada nowe granice, co pochłania sporo energii. Podejmowane próby spakowania się w stary, sprawdzony sposób udają się z różnym skutkiem. Póki co, nowego porządku jeszcze nie ma, więc może się uda? Nie udało się, no cóż...

W naszych newsletterach wiele już powiedzieliśmy o emocjonalnym kontekście zmian. W tym artykule chcę poruszyć temat zmiany w bardzo praktycznej, przyziemnej naturze - od strony organizacyjnej - czyli rozpakowywania kartonów. Skorzystam z logiki, którą wyznacza proces nawigacyjny N.E.W.S.®

Przypomnij sobie ostatnią zmianę organizacyjną. Wiesz już mniej więcej, co się zdarzy. Zaczynasz powoli wierzyć w to, co się nie zdarzy, a czego się bałeś. Godzina zero minęła - wchodzisz do nowej rzeczywistości.

Oczywiście zabierasz swoje kartony, czyli dotychczasowe doświadczenie, wypracowane dobre praktyki, zwyczaje, wiedzę o tym: co, z kim i dlaczego. Wszedłeś. Kartony na środku.

Co z tymi kartonami?


Najchętniej przepakowalibyśmy teraz stare rzeczy do nowych szuflad w ten sam sposób, jak do tej pory leżały. Ale czy tak się da? Czy ta szuflada jest jeszcze moja?

W wielu zmianach organizacyjnych ten moment przynosi wiele strat w bieżącej efektywności. Ludziom mocno brakuje wtedy starego ładu, który, nawet gdy uwierał, dawał potrzebną do działania przewidywalność. A nowego ładu jeszcze nie ma.

Choć wiemy już: CO, to mamy raczej blade pojęcie: JAK to zorganizować. Typowe pytania to: jak mam to teraz robić? Z kim mam to konsultować? Od kogo dostanę potrzebne mi wsparcie albo dane? Kiedy mam to robić? Czego nie mam robić? Jak będziemy sobie przekazywać informacje? Jak będzie wyglądał teraz proces? Nie wiem. Po prostu faza chaosu.

Z tego właśnie powodu większość organizacji odnotowuje przejściowy spadek efektywności bezpośrednio po zmianie. Organizacje czy zespoły, które potrafią sprawnie pokonać tę fizjologiczną fazę chaosu, zajmą miejsce "na pudle".

I odwrotnie. Organizacje, które ignorują tę fazę: mają zwycięską strategię na dużym poziomie ogólności, ale nie poświęcają uwagi przełożeniu jej na codzienne konkrety, będą mieć problemy w jej wdrożeniu. Z mojego doświadczenia wynika, że ten scenariusz jest dość częsty. Strategię i zmiany kreuje się na szczeblu Zarządu, gdzie nie widać większości praktycznych kwestii związanych z prozaicznymi, ale fundamentalnymi kwestiami - jak na przykład: kto? z kim? jak? komu? kiedy?

Jakoś automatycznie wychodzi się z założenia, że te rzeczy same się ułożą. Ok, ale czy można to zrobić szybciej? Po co kartony mają stać na środku przez rok, skoro można je przepakować?

 Proces Nawigacyjny N.E.W.S® a faza chaosu

"Create the future together" - to hasło N.E.W.S® (globalnego procesu rozwojowego). Co to oznacza dla naszego tematu? Jeśli chcesz skrócić fazę chaosu, zaproś zespół i wspólnie obmyślcie porządek, w którym teraz będziecie działać. Jeśli zmiana objęła różne działy, które współpracują w ramach jednego procesu, ustalcie to razem.

Na warsztacie nawigacyjnym N.E.W.S. ® mamy żelazną logikę: najpierw ustal Północ, czyli kierunek - dokąd właściwie chcesz płynąć? (CO chcesz osiągnąć na dużym poziomie ogólności), ale potem poświęć cały swój czas na zaplanowanie: JAK to zrobisz? (Zachód).

Obserwuję, że ustalenie Północy, czyli kierunku zmiany, bardziej skupia uwagę: ekscytuje, jednoczy i daje poczucie mocy - jak zakup nowego mieszkania/domu. Nie to, co rozpakowywanie kartonów - nikomu się nie chce, o to można się co najwyżej pokłócić. Dlatego w "newsowej" nawigacji nadajemy nowe znaczenie zdyscyplinowanemu planowaniu, czyli Zachodowi. Dzięki temu faza chaosu ma szansę być krótsza, czyli de facto skrócić można czas strat, który demotywuje i kosztuje konkretne pieniądze.

Sam proces nawigacyjny zakłada, że kierunek zmiany ustala się raz - na początku. Wtedy też robi się ogólny plan działania. Wiemy, dokąd płyniemy? To płyńmy. Jednak podróż przynosi zwykle niespodzianki. Dlatego do planu działania wracamy jeszcze 3 razy podczas krótkich spotkań follow up. Wzajemnie się dyscyplinujemy i dokonujemy potrzebnych zmian w planie.

Prowadząc warsztaty nawigacyjne N.E.W.S. ®, z niesłabnącą ciekawością obserwuję zespoły, w jaki sposób radzą sobie z Zachodem, czyli zdyscyplinowanym planowaniem. Jedne mają wyraźny "fun" przy planowaniu. Inne - odwrotnie - ewidentnie liczą "siły na zamiary" i plan nie jest realny albo mają spadek mocy i przestój, bo planowanie nie jest ekscytujące. Nie jest - jeśli pomyślimy o samej czynności. Jednak ci pierwsi najwyraźniej znają i lubią to uczucie, gdy kartony są już rozpakowane i można cieszyć się z sukcesu. Co z moich obserwacji różni potem te dwa zespoły? Fakty są brutalne: wyniki. Wyniki tych pierwszych zespołów są znacząco wyższe.

Podsumowując, zmiany organizacyjne dotykają zespołów w wymiarze ich codziennej pracy. Od tego, jak sprawnie te zespoły na nowo określą swoje role, odpowiedzialności, przebieg procesów, zależy czas trwania fazy chaosu. A faza chaosu kosztuje: emocje i pieniądze.

Może więc warto zaprosić lokatorów nowego mieszkania, by razem ustalić i podzielić role, żeby wszystkim było możliwie wygodnie? Jednym z dobrych sposobów na to jest Proces Nawigacyjny N.E.W.S. ®.

 

Danuta Dunajska - Konsultant Grupy ODiTK, Facylitator N.E.W.S. ®

 

 

 

Autor artykułu
Danuta Dunajska
9/07/2021

Trening silnej woli latem (i nie tylko) – to możliwe!

Siła woli to pojęcie, o którym słyszy się stosunkowo często. Zazdrościmy jej tym, którzy ją mają....

21/06/2021

Inspiracja i pragmatyzm – program rozwojowy dla menadżerów w modelu 70:20:10 (case study)

Najbardziej lubię się uczyć na przykładach. Jest w nich dużo inspiracji, ale i lekcji o tym, co...

7/06/2021

Eksperymentowanie - Agile Mindset od kuchni

Zarządzanie w środowisku, w którym nie zachodziły częste zmiany, było relatywnie łatwe. Gdy jest...

24/05/2021

Jaka piękna katastrofa – lekcje płynące z Misji Apollo 13

Wszyscy wiemy, że warto uczyć się na sukcesach. A ja, tak jak bohater filmu Ridleya Scotta „Dobry...

10/05/2021

Nowe potrzeby to nowe benefity – jak zapewnić pracownikom wsparcie psychologiczne

Nowe potrzeby pracowników wymagają świeżego spojrzenia na benefity.

27/04/2021

Agile Mindset – hit czy kit?

Agile, agility, agile mindset, zwinność, agile leadership - to hasła, które od miesięcy są na...

19/04/2021

Na „covidową rzeczywistość” odpowiedz realizmem

Czy wiesz, że większość ludzi poświęca ponad 80% swojego życia na rozpamiętywanie tego, co było lub...

15/03/2021

Leadership w nowej normalności

O transformacji przywództwa mówiono od przynajmniej 10 lat. Jednak to ostatni rok pokazał prawdziwe...

18/01/2021

Zarządzanie konfliktem – ważny element dobrego przywództwa

Burza i pioruny, a potem ciche dni – znasz to? A może jednak od początku cisza, ale atmosfera w...

10/12/2020

Od czego zacząć, gdy spada sprzedaż?

Spadek sprzedaży stawia zarządzających firmą przed dylematem, jak najlepiej na zmiennym rynku...

27/11/2020

Czy sprzedawać wszystkim klientom?

Kiedy spadają przychody, rodzi się pokusa, by sprzedawać wszystkim klientom, którzy się pojawią....

18/11/2020

Zwinność jest wtedy, gdy piłka jest w grze – krótki przewodnik po AGILITY

W sporcie zwinność jest bezcenna. Szybkie podania, przejęcia, zmiany, przepływ energii między...

22/10/2020

Kogo zatrudnić na Dyrektora Sprzedaży? To zależy, co i jak ma sprzedawać

Firma chce się rozwijać, walczyć o rynek, w „covidowych” warunkach dodatkowo poszerzyła lub...

30/09/2020

Oczywiste problemy biznesowe i nieoczywiste odpowiedzi w czasach Covid-19

Wiele firm staje przed wyzwaniem dalszego projektowania swojego wzrostu w wyjątkowo zmiennym...

29/09/2020

Wirtualne przywództwo, czyli lider w digitalnym świecie

Przywództwo to świadomy wybór, sama charyzma nie wystarczy, by być dobrym liderem.

28/09/2020

Strategia w czasach pandemii

Często kryzys, obok zagrożenia, stwarza nowe okazje. Aby je dostrzec, trzeba być elastycznym....

4/09/2020

Tarcza 4.0. i kolejne zmiany w prawie pracy

Kolejna tarcza antykryzysowa wprowadziła sporo ważnych zmian w prawie pracy.

22/08/2020

Kontrolujesz własne decyzje? O pułapkach, które funduje nam mózg

Mózg wpada w wiele różnych pułapek, z których nie zdajemy sobie sprawy. A one mają wpływ na...

4/08/2020

BIM Koordynator – pierwsza linia obrony

2020 będziemy pamiętać jako rok Covid-19. Ale zapamiętamy go również jako rok gwałtownej rewolucji...

30/07/2020

Inne podejście do sukcesji

Wiadomo, że słowo 'sukces' kojarzy się pozytywnie. A co się stanie, kiedy dodamy do niego dwie...

29/06/2020

Are you ready to go online? Jak przygotować handlowców do transformacji sprzedaży

O transformacji sprzedaży do online mówiono od kilku dobrych lat, ale była to raczej aspiracja,...

15/06/2020

Projekt ekstremalny od środka – the good, the bad and the ugly

Niezwykłe czasy rodzą niezwykłe historie. Przedstawiam anatomię z projektu, który okazał się być...

1/06/2020

Jak motywować w nieprzewidywalnych czasach

Menadżerowie wciąż poszukują skutecznych sposobów motywowania swoich pracowników. A jeśli w tzw....

27/04/2020

O co tyle krzyku z odpornością psychiczną?

Wyobraź sobie, że jesteś wysoko w górach. Pogoda może zmienić się w każdej chwili. Czasem świeci...

6/04/2020

Ty kontra stres – o mądrej rozgrywce i przygotowaniu na nowe

Pamiętam, jak w 2008 roku pisałem artykuły o zarządzaniu stresem w obliczu kryzysu ekonomicznego,...

30/03/2020

Rozwój w czasach zarazy

Rozwój znajduje się w ćwiartce matrycy Eisenhowera: WAŻNE/NIEPILNE – tak pokazują moje...

23/03/2020

Liderze - doładuj pozytywne emocje

O różnicach pomiędzy byciem menadżerem a liderem powiedziano już bardzo dużo. Aktualna sytuacja to...

13/03/2020

Jak oswoić niepewność – redukuj swój lęk

Kto z nas lubi się bać? Nie chcemy lęku. Unikamy go na różne sposoby (mniej i bardziej zdrowe)....

13/03/2020

Praca zdalna – kluczowe kwestie prawne

W związku z przyspieszonym transferem do pracy zdalnej, stykamy się z pytaniami ze strony działów...

3/03/2020

Jak cię widzą, tak ci płacą – o znaczeniu ubioru w biznesie

Mówi się, że nie powinniśmy oceniać książki po okładce. A i tak często to robimy - wydajemy opinię...

24/02/2020

Zwinność wodospadu, czyli agile mindset

Turkusowe zarządzanie, samoorganizujące się zespoły, zwinność organizacji. Znamy to, prawda? Te i...

29/01/2020

Project management z perspektywy czasu – jak było i jak będzie

Kiedy poprosiliśmy ministra gospodarki o honorowy patronat nad konferencją Project Management,...

16/12/2019

Samoorganizujący się zespół? Tak, ale po sFRISowaniu

Typowa sytuacja: dołączyłeś do projektu Agile i wiesz, że macie stać się zespołem...

4/12/2019

Goodness is good for business – kilka słów o programach wellbeing

Weekend trwa jeszcze w najlepsze, a Ty myślisz tylko o tym, że następnego dnia musisz iść do pracy....

15/11/2019

Rozwój po nowemu – WOW w procesach rozwojowych

Zmiana pokoleniowa w firmach, wszechobecna technologia i rzeczywistość VUCA kształtują nowe...

28/10/2019

Taki mamy klimat – globalne ocieplenie a przyszłość zarządzania projektami

Nie lubimy zmian. Byłoby świetnie, gdyby sprawy mogły podążać ustalonymi od dekad ścieżkami, gdzie...

8/10/2019

Uważny, obecny i skuteczny, czyli mindfulness lidera

Nie masz chwili wytchnienia. Nadmiar obowiązków, presja, pośpiech, konflikty, zmiany, oczekiwania,...

17/09/2019

Digitalne docenianie – spróbuj, co ci szkodzi

Słowa mają siłę. Szczególnie te, które wyrażają docenienie. Ale jak ich używać, gdy zwykłe...

26/08/2019

Wdrożenie BIM to droga do sukcesu - o ile nie idziesz na skróty

W branży budowlanej, jednej z branż sektora bądź co bądź usługowego, sukces opisany jest w bardzo...

6/08/2019

Program rozwojowy od kuchni – doprawiony 70:20:10

Zainspirowała mnie ostatnio międzynarodowa firma dostarczająca produkty żywnościowe bezpośrednio do...