Sposób na zmianę organizacyjną

Przypomnij sobie swoją ostatnią przeprowadzkę. Często jest to wytęskniony moment, upragniona chwila - nowa rzeczywistość. Wchodzisz. Ekipa remontująca wyszła, media podłączone, na środku kartony, dużo kartonów i…

Co wtedy myślisz? Jakie masz uczucia?

Większość ludzi ma wtedy przejściowe obniżenie poczucia bezpieczeństwa. To, co postanowione, a przy tym łatwe i bliskie, teraz na moment staje pod znakiem zapytania. No bo trzeba rozpakować kartony. Ale jak przepakować przeszłość do nowej rzeczywistości? Jak zmienić schematy, które działały w starym mieszkaniu, które przecież zdecydowaliśmy się zmienić? Ile rzeczy trzeba przemyśleć - co gdzie włożyć, żeby działało? Jak spowodować, żeby nam wszystkim było wygodnie? Znani mi rekordziści jeszcze po roku od przeprowadzki nadal hołubią swoją przeszłość - nie rozpakowują swoich kartonów. Zmiany organizacyjne podlegają podobnemu cyklowi. Nawet gdy zmiana jest wytęskniona (awans, nowa, wymarzona praca), przynosi ona przejściowy czas chaosu i niższej produktywności. Wiele osób wtedy poszukuje i bada nowe granice, co pochłania sporo energii. Podejmowane próby spakowania się w stary, sprawdzony sposób udają się z różnym skutkiem. Póki co, nowego porządku jeszcze nie ma, więc może się uda? Nie udało się, no cóż...

W naszych newsletterach wiele już powiedzieliśmy o emocjonalnym kontekście zmian. W tym artykule chcę poruszyć temat zmiany w bardzo praktycznej, przyziemnej naturze - od strony organizacyjnej - czyli rozpakowywania kartonów. Skorzystam z logiki, którą wyznacza proces nawigacyjny N.E.W.S.®

Przypomnij sobie ostatnią zmianę organizacyjną. Wiesz już mniej więcej, co się zdarzy. Zaczynasz powoli wierzyć w to, co się nie zdarzy, a czego się bałeś. Godzina zero minęła - wchodzisz do nowej rzeczywistości.

Oczywiście zabierasz swoje kartony, czyli dotychczasowe doświadczenie, wypracowane dobre praktyki, zwyczaje, wiedzę o tym: co, z kim i dlaczego. Wszedłeś. Kartony na środku.

Co z tymi kartonami?

Najchętniej przepakowalibyśmy teraz stare rzeczy do nowych szuflad w ten sam sposób, jak do tej pory leżały. Ale czy tak się da? Czy ta szuflada jest jeszcze moja?

W wielu zmianach organizacyjnych ten moment przynosi wiele strat w bieżącej efektywności. Ludziom mocno brakuje wtedy starego ładu, który, nawet gdy uwierał, dawał potrzebną do działania przewidywalność. A nowego ładu jeszcze nie ma.

Choć wiemy już: CO, to mamy raczej blade pojęcie: JAK to zorganizować. Typowe pytania to: jak mam to teraz robić? Z kim mam to konsultować? Od kogo dostanę potrzebne mi wsparcie albo dane? Kiedy mam to robić? Czego nie mam robić? Jak będziemy sobie przekazywać informacje? Jak będzie wyglądał teraz proces? Nie wiem. Po prostu faza chaosu.

Z tego właśnie powodu większość organizacji odnotowuje przejściowy spadek efektywności bezpośrednio po zmianie. Organizacje czy zespoły, które potrafią sprawnie pokonać tę fizjologiczną fazę chaosu, zajmą miejsce "na pudle".

I odwrotnie. Organizacje, które ignorują tę fazę: mają zwycięską strategię na dużym poziomie ogólności, ale nie poświęcają uwagi przełożeniu jej na codzienne konkrety, będą mieć problemy w jej wdrożeniu. Z mojego doświadczenia wynika, że ten scenariusz jest dość częsty. Strategię i zmiany kreuje się na szczeblu Zarządu, gdzie nie widać większości praktycznych kwestii związanych z prozaicznymi, ale fundamentalnymi kwestiami - jak na przykład: kto? z kim? jak? komu? kiedy?

Jakoś automatycznie wychodzi się z założenia, że te rzeczy same się ułożą. Ok, ale czy można to zrobić szybciej? Po co kartony mają stać na środku przez rok, skoro można je przepakować?

 Proces Nawigacyjny N.E.W.S® a faza chaosu

"Create the future together" - to hasło N.E.W.S® (globalnego procesu rozwojowego). Co to oznacza dla naszego tematu? Jeśli chcesz skrócić fazę chaosu, zaproś zespół i wspólnie obmyślcie porządek, w którym teraz będziecie działać. Jeśli zmiana objęła różne działy, które współpracują w ramach jednego procesu, ustalcie to razem.

Na warsztacie nawigacyjnym N.E.W.S. ® mamy żelazną logikę: najpierw ustal Północ, czyli kierunek - dokąd właściwie chcesz płynąć? (CO chcesz osiągnąć na dużym poziomie ogólności), ale potem poświęć cały swój czas na zaplanowanie: JAK to zrobisz? (Zachód).

Obserwuję, że ustalenie Północy, czyli kierunku zmiany, bardziej skupia uwagę: ekscytuje, jednoczy i daje poczucie mocy - jak zakup nowego mieszkania/domu. Nie to, co rozpakowywanie kartonów - nikomu się nie chce, o to można się co najwyżej pokłócić. Dlatego w "newsowej" nawigacji nadajemy nowe znaczenie zdyscyplinowanemu planowaniu, czyli Zachodowi. Dzięki temu faza chaosu ma szansę być krótsza, czyli de facto skrócić można czas strat, który demotywuje i kosztuje konkretne pieniądze.

Sam proces nawigacyjny zakłada, że kierunek zmiany ustala się raz - na początku. Wtedy też robi się ogólny plan działania. Wiemy, dokąd płyniemy? To płyńmy. Jednak podróż przynosi zwykle niespodzianki. Dlatego do planu działania wracamy jeszcze 3 razy podczas krótkich spotkań follow up. Wzajemnie się dyscyplinujemy i dokonujemy potrzebnych zmian w planie.

Prowadząc warsztaty nawigacyjne N.E.W.S. ®, z niesłabnącą ciekawością obserwuję zespoły, w jaki sposób radzą sobie z Zachodem, czyli zdyscyplinowanym planowaniem. Jedne mają wyraźny "fun" przy planowaniu. Inne - odwrotnie - ewidentnie liczą "siły na zamiary" i plan nie jest realny albo mają spadek mocy i przestój, bo planowanie nie jest ekscytujące. Nie jest - jeśli pomyślimy o samej czynności. Jednak ci pierwsi najwyraźniej znają i lubią to uczucie, gdy kartony są już rozpakowane i można cieszyć się z sukcesu. Co z moich obserwacji różni potem te dwa zespoły? Fakty są brutalne: wyniki. Wyniki tych pierwszych zespołów są znacząco wyższe.

Podsumowując, zmiany organizacyjne dotykają zespołów w wymiarze ich codziennej pracy. Od tego, jak sprawnie te zespoły na nowo określą swoje role, odpowiedzialności, przebieg procesów, zależy czas trwania fazy chaosu. A faza chaosu kosztuje: emocje i pieniądze.

Może więc warto zaprosić lokatorów nowego mieszkania, by razem ustalić i podzielić role, żeby wszystkim było możliwie wygodnie? Jednym z dobrych sposobów na to jest Proces Nawigacyjny N.E.W.S. ®.

Danuta Dunajska - Konsultant Grupy ODiTK, Facylitator N.E.W.S. ®