07.12.2015

Sposób na zmianę organizacyjną

Przypomnij sobie swoją ostatnią przeprowadzkę. Często jest to wytęskniony moment, upragniona chwila - nowa rzeczywistość. Wchodzisz. Ekipa remontująca wyszła, media podłączone, na środku kartony, dużo kartonów i…

Co wtedy myślisz? Jakie masz uczucia?

Większość ludzi ma wtedy przejściowe obniżenie poczucia bezpieczeństwa. To, co postanowione, a przy tym łatwe i bliskie, teraz na moment staje pod znakiem zapytania. No bo trzeba rozpakować kartony. Ale jak przepakować przeszłość do nowej rzeczywistości? Jak zmienić schematy, które działały w starym mieszkaniu, które przecież zdecydowaliśmy się zmienić? Ile rzeczy trzeba przemyśleć - co gdzie włożyć, żeby działało? Jak spowodować, żeby nam wszystkim było wygodnie? Znani mi rekordziści jeszcze po roku od przeprowadzki nadal hołubią swoją przeszłość - nie rozpakowują swoich kartonów. Zmiany organizacyjne podlegają podobnemu cyklowi. Nawet gdy zmiana jest wytęskniona (awans, nowa, wymarzona praca), przynosi ona przejściowy czas chaosu i niższej produktywności. Wiele osób wtedy poszukuje i bada nowe granice, co pochłania sporo energii. Podejmowane próby spakowania się w stary, sprawdzony sposób udają się z różnym skutkiem. Póki co, nowego porządku jeszcze nie ma, więc może się uda? Nie udało się, no cóż...

W naszych newsletterach wiele już powiedzieliśmy o emocjonalnym kontekście zmian. W tym artykule chcę poruszyć temat zmiany w bardzo praktycznej, przyziemnej naturze - od strony organizacyjnej - czyli rozpakowywania kartonów. Skorzystam z logiki, którą wyznacza proces nawigacyjny N.E.W.S.®

Przypomnij sobie ostatnią zmianę organizacyjną. Wiesz już mniej więcej, co się zdarzy. Zaczynasz powoli wierzyć w to, co się nie zdarzy, a czego się bałeś. Godzina zero minęła - wchodzisz do nowej rzeczywistości.

Oczywiście zabierasz swoje kartony, czyli dotychczasowe doświadczenie, wypracowane dobre praktyki, zwyczaje, wiedzę o tym: co, z kim i dlaczego. Wszedłeś. Kartony na środku.

Co z tymi kartonami?


Najchętniej przepakowalibyśmy teraz stare rzeczy do nowych szuflad w ten sam sposób, jak do tej pory leżały. Ale czy tak się da? Czy ta szuflada jest jeszcze moja?

W wielu zmianach organizacyjnych ten moment przynosi wiele strat w bieżącej efektywności. Ludziom mocno brakuje wtedy starego ładu, który, nawet gdy uwierał, dawał potrzebną do działania przewidywalność. A nowego ładu jeszcze nie ma.

Choć wiemy już: CO, to mamy raczej blade pojęcie: JAK to zorganizować. Typowe pytania to: jak mam to teraz robić? Z kim mam to konsultować? Od kogo dostanę potrzebne mi wsparcie albo dane? Kiedy mam to robić? Czego nie mam robić? Jak będziemy sobie przekazywać informacje? Jak będzie wyglądał teraz proces? Nie wiem. Po prostu faza chaosu.

Z tego właśnie powodu większość organizacji odnotowuje przejściowy spadek efektywności bezpośrednio po zmianie. Organizacje czy zespoły, które potrafią sprawnie pokonać tę fizjologiczną fazę chaosu, zajmą miejsce "na pudle".

I odwrotnie. Organizacje, które ignorują tę fazę: mają zwycięską strategię na dużym poziomie ogólności, ale nie poświęcają uwagi przełożeniu jej na codzienne konkrety, będą mieć problemy w jej wdrożeniu. Z mojego doświadczenia wynika, że ten scenariusz jest dość częsty. Strategię i zmiany kreuje się na szczeblu Zarządu, gdzie nie widać większości praktycznych kwestii związanych z prozaicznymi, ale fundamentalnymi kwestiami - jak na przykład: kto? z kim? jak? komu? kiedy?

Jakoś automatycznie wychodzi się z założenia, że te rzeczy same się ułożą. Ok, ale czy można to zrobić szybciej? Po co kartony mają stać na środku przez rok, skoro można je przepakować?

 Proces Nawigacyjny N.E.W.S® a faza chaosu

"Create the future together" - to hasło N.E.W.S® (globalnego procesu rozwojowego). Co to oznacza dla naszego tematu? Jeśli chcesz skrócić fazę chaosu, zaproś zespół i wspólnie obmyślcie porządek, w którym teraz będziecie działać. Jeśli zmiana objęła różne działy, które współpracują w ramach jednego procesu, ustalcie to razem.

Na warsztacie nawigacyjnym N.E.W.S. ® mamy żelazną logikę: najpierw ustal Północ, czyli kierunek - dokąd właściwie chcesz płynąć? (CO chcesz osiągnąć na dużym poziomie ogólności), ale potem poświęć cały swój czas na zaplanowanie: JAK to zrobisz? (Zachód).

Obserwuję, że ustalenie Północy, czyli kierunku zmiany, bardziej skupia uwagę: ekscytuje, jednoczy i daje poczucie mocy - jak zakup nowego mieszkania/domu. Nie to, co rozpakowywanie kartonów - nikomu się nie chce, o to można się co najwyżej pokłócić. Dlatego w "newsowej" nawigacji nadajemy nowe znaczenie zdyscyplinowanemu planowaniu, czyli Zachodowi. Dzięki temu faza chaosu ma szansę być krótsza, czyli de facto skrócić można czas strat, który demotywuje i kosztuje konkretne pieniądze.

Sam proces nawigacyjny zakłada, że kierunek zmiany ustala się raz - na początku. Wtedy też robi się ogólny plan działania. Wiemy, dokąd płyniemy? To płyńmy. Jednak podróż przynosi zwykle niespodzianki. Dlatego do planu działania wracamy jeszcze 3 razy podczas krótkich spotkań follow up. Wzajemnie się dyscyplinujemy i dokonujemy potrzebnych zmian w planie.

Prowadząc warsztaty nawigacyjne N.E.W.S. ®, z niesłabnącą ciekawością obserwuję zespoły, w jaki sposób radzą sobie z Zachodem, czyli zdyscyplinowanym planowaniem. Jedne mają wyraźny "fun" przy planowaniu. Inne - odwrotnie - ewidentnie liczą "siły na zamiary" i plan nie jest realny albo mają spadek mocy i przestój, bo planowanie nie jest ekscytujące. Nie jest - jeśli pomyślimy o samej czynności. Jednak ci pierwsi najwyraźniej znają i lubią to uczucie, gdy kartony są już rozpakowane i można cieszyć się z sukcesu. Co z moich obserwacji różni potem te dwa zespoły? Fakty są brutalne: wyniki. Wyniki tych pierwszych zespołów są znacząco wyższe.

Podsumowując, zmiany organizacyjne dotykają zespołów w wymiarze ich codziennej pracy. Od tego, jak sprawnie te zespoły na nowo określą swoje role, odpowiedzialności, przebieg procesów, zależy czas trwania fazy chaosu. A faza chaosu kosztuje: emocje i pieniądze.

Może więc warto zaprosić lokatorów nowego mieszkania, by razem ustalić i podzielić role, żeby wszystkim było możliwie wygodnie? Jednym z dobrych sposobów na to jest Proces Nawigacyjny N.E.W.S. ®.

 

Danuta Dunajska - Konsultant Grupy ODiTK, Facylitator N.E.W.S. ®

 

 

 

10.12.2018

Innowacyjność w Polsce – jak to naprawdę wygląda?

Innowacyjność w Polsce ma różne oblicza. Dużo w tym kontekście mówi się o start-upach, i słusznie....

[więcej]
05.11.2018

Relacje – cichy zabójca sprzedaży?

Od kilku lat w procesach sprzedażowych kładzie się nacisk na budowanie relacji z klientem. Kierunek...

[więcej]
29.10.2018

Zmiany i nowości w wytycznych i certyfikacji IPMA

Najnowsza wersja „Wytycznych Kompetencji Indywidualnych w Zarządzaniu Projektami, Programami i...

[więcej]
15.10.2018

Planowanie programu rozwojowego – z kim i o czym rozmawiać

Fakt: Programy rozwojowe często nie osiągają założonych rezultatów.

[więcej]
01.10.2018

Grywalizacja – let's talk about fun

Super poważny zawodowy świat zmienia oblicze. Domaga się świeżości, lekkości i funu. Millenialsi,...

[więcej]
03.09.2018

Czego menadżer może się nauczyć od psa?

Zespoły mogły się już uczyć od dzikich gęsi. Sprawdzonym trenerem okazał się też koń. Mnie...

[więcej]
20.08.2018

Kto decyduje o wdrożeniu strategii organizacji - duży i mały obrazek

Typowy obrazek z polskich organizacji: zarząd wypracowuje strategię, a następnie zaprasza...

[więcej]
06.08.2018

Zator ogłoszony, czyli BIM w zamówieniach publicznych już w Polsce

Wyobraźmy sobie taką sytuację. Długo oczekiwana inwestycja w centrum miasta. Przebudowa, która...

[więcej]
23.07.2018

Kultura narodowa w biznesowej globalnej wiosce – czy nadal ma znaczenie?

Dlaczego w Arabii Saudyjskiej manekiny sklepowe nie mają głów?

[więcej]
09.07.2018

Związki zawodowe – czy pojawią się w każdej firmie?

Na początku czerwca 2018 r. sejm przyjął ustawę, która zasadniczo zmienia przepisy regulujące...

[więcej]
18.06.2018

Programy rozwojowe i model 70:20:10 – historia z happy endem?

Odnoszę wrażenie, iż wszyscy zgadzamy się, że model 70:20:10 powinien stanowić kręgosłup programów...

[więcej]
21.05.2018

Etyczna sprzedaż w branży ubezpieczeniowej – poszukiwanie jednorożca?

„Czy da się wyżyć w sprzedaży, nie oszukując?” – takim pytaniem zaskoczył mnie kilka dni temu...

[więcej]
07.05.2018

Mentoring – nie zaczynaj od ogona

Nie mogę wyjść z zaskoczenia, gdy w kolejnej organizacji, która uruchamia mentoring, stykam się z...

[więcej]
23.04.2018

BIM Manager – praca szuka człowieka

BIM (Building Information Modeling) - ten skrót od 2 lat jest niesłychanie „modny” w branży...

[więcej]
09.04.2018

To coach or not to coach – coaching menadżerski w ujęciu MAC

Certyfikowani coachowie i związane z tym specjalizacje mnożą się jak grzyby po deszczu. Dostępny...

[więcej]
05.03.2018

Wszystko zaczyna się od empatii – Design Thinking

Irytujesz się, kiedy podczas dyskusji pada stwierdzenie: „Spróbuj wejść w moje buty”? Jeżeli to...

[więcej]
19.02.2018

Nowy rok, nowe cele – strategia a procesy i pracownicy

Początek roku to dla wielu organizacji ogłoszenie nowych kierunków i celów strategicznych będących...

[więcej]
05.02.2018

Sposób na przełom w innowacjach

Co robić, gdy wszystkie nisko wiszące owoce zostały już zebrane? W życiu – wiadomo – zwykle trzeba...

[więcej]
29.01.2018

Microlearning – panaceum na oporny mózg

Kto nie chciałby uczyć się szybciej, łatwiej, efektywniej? Niestety mózg często stawia nam czynny...

[więcej]
15.01.2018

Różnorodność w zespole boli i leczy

Z różnorodnością spotykamy się coraz częściej. Dotyczy ona już nie tylko płci czy pokolenia, ale...

[więcej]
18.12.2017

Co było i co będzie – trendy w HR 2017-2018

Rok 2017 dobiega końca. To czas podsumowań tego, co się udało, co zrobiliśmy, ale też moment, w...

[więcej]
04.12.2017

Building Information Modeling (BIM) – nowy wymiar branży budowlanej

Branża budowlana to stale rosnące wymagania w obszarze tworzenia nowej infrastruktury oraz nowych...

[więcej]
20.11.2017

O systemie antymobbingowym i antydyskryminacyjnym w działaniu - reagowanie i monitorowanie

Efektywny system antydyskryminacyjny i antymobbingowy opiera się na trzech filarach:...

[więcej]
06.11.2017

Etykieta biznesu czyli o kulturze budowania relacji

Co jakiś czas, w różnych sytuacjach, mamy okazję obserwować zachowania osób pełniących ważne...

[więcej]
23.10.2017

Kultura feedbacku - o sile informacji zwrotnej

O sile informacji zwrotnej korygującej dane mi było przekonać się w pewne czerwcowe przedpołudnie...

[więcej]
06.10.2017

TRIZ - fakty i mity

Każdy menadżer staje przed wyzwaniami przez duże „W”, w których nie ma mowy o prostej poprawie...

[więcej]
15.09.2017

Wymagania w projektach zwinnych – działasz Agile czy tylko o tym mówisz

„Działamy teraz Agile” to częsta deklaracja, którą potem szybko i boleśnie weryfikuje codzienność.

[więcej]
04.09.2017

E-learning – pięć filarów sukcesu

Apetyt polskich firm i urzędów na e-learning rośnie. Niestety próby jego wykorzystania często...

[więcej]
20.08.2017

Ewolucja w sprzedaży – przystosuj się albo zgiń

Świat się zmienia. W każdej dowolnie wybranej dziedzinie, wiedza i zasób informacji podwajają się...

[więcej]
31.07.2017

Zdawać czy nie zdawać - certyfikacja project management

Zapytałam Justynę, certyfikowaną Project Manager oraz moją bliską przyjaciółkę, czy wiedza, którą...

[więcej]
17.07.2017

O pracy płytkiej i głębokiej

„Tak to można szatkować kapustę” – powiedziała moja współpracowniczka, gdy w związku ze spóźnieniem...

[więcej]
03.07.2017

HR bez procesów – w tym szaleństwie jest metoda

HR jest zwyczajowo postrzegany jako dział, który „wspiera organizację”, „zaspokaja potrzeby...

[więcej]
26.06.2017

AGILE – zwinny sposób na projekt nie tylko dla IT

Złośliwi mówią, że gdyby na książce kucharskiej napisać Agile, to jej sprzedaż by wzrosła. Fakty są...

[więcej]
05.06.2017

Na co masz apetyt? BUY IN dla inicjatyw HR

Przypomnij sobie ostatnią sytuację, gdy byłeś wilczo głodny. Wszystko, co czujesz, to: chcę jeść!...

[więcej]
22.05.2017

Chwila prawdy dla systemu antymobbingowego i antydyskryminacyjnego

W pewnej organizacji do działu HR wpłynęła anonimowa skarga dotycząca molestowania seksualnego,...

[więcej]
09.05.2017

Wyróżnij się - standardy obsługi klienta z pomysłem

„Dzień dobry, dzień dobry wiewiórki i bobry” – tym zdaniem zostałam powitana na pokładzie samolotu...

[więcej]
03.04.2017

Tech-trendy i symplifikacja, czyli jak rozwijać Millenialsów

Na polskim rynku pracy obecnie funkcjonują dwa główne pokolenia: X oraz Millenialsi (pokolenie Y)....

[więcej]
20.03.2017

Zarządzanie przez cele (MBO) dla menadżera

System zarządzania przez cele, opisany przez Petera Drucker’a w książce: „Praktyka zarządzania”,...

[więcej]
07.03.2017

Uzupełnianie kompetencji w projekcie zwinnym

Nikt nie ma już wątpliwości. Cokolwiek by się nie działo Murphy zadziała. Projekt zaawansowany....

[więcej]
06.02.2017

Sposób na "syndrom szczupaka"

Termin „syndrom szczupaka” pochodzi od eksperymentu przeprowadzonego przez niemieckiego zoologa...

[więcej]