Tajemnice są po to, by je chronić

Każda firma ma tajemnice, którymi nie chce dzielić się z konkurencją. Chronione są więc dane udostępniane w toku negocjacji i zawierane umowy o zachowaniu poufności. Niewiele firm pamięta natomiast o ryzyku ujawnienia ważnych informacji przez pracowników.

Jakie informacje są chronione przez prawo?

Naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa w polskim systemie prawnym uznawane jest przede wszystkim za czyn nieuczciwej konkurencji. Przepis art. 11 ust. 1 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji stanowi, że jest nim przekazanie, ujawnienie lub wykorzystanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa albo ich nabycie od osoby nieuprawnionej, jeżeli zagraża lub narusza tajemnicę przedsiębiorcy. Ustawa przyznaje ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa, rozumianej jako nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności.

Dzięki temu prawo chroni tajemnice firmy, takie jak:

• metody produkcji,
• wielkość produkcji i sprzedaży,
• cenniki, ceny transakcyjne,
• modele rozwiązań technicznych i technologicznych,
• informacja o używanym oprogramowaniu,
• treść umów, korespondencja handlowa,
• listy dostawców, klientów,
• model biznesowy i zasady zarządzania,
• szczegóły dotyczące wynagrodzenia i warunków zatrudnienia,
• wewnętrzne procedury i dokumenty finansowe,
• prowadzone negocjacje oraz ich przebieg,
• strategia marketingowa i sprzedażowa,
• wyniki i analiza badania rynku,
• strategia i plany rozwoju.

Jednak nie każda tego rodzaju informacja będzie podlegała ochronie. Aby ją uzyskać, konieczne jest wcześniejsze zabezpieczenie jej dostępności przed osobami nieuprawnionymi, zarówno wewnątrz organizacji, jak i poprzez zadbanie o nieujawnianie tych danych publicznie. Należy również pamiętać o tym, że aby móc domagać się przyznania ochrony w przypadku naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa, to informacja ta musi mieć wartość gospodarczą - jej ujawnienie musi godzić więc w realne interesy przedsiębiorcy.

Czy można zabezpieczyć tajemnice firmy przed pracownikami?

Wielu pracodawców błędnie myśli, że już z treści umowy o pracę wynika obowiązek lojalności pracownika. To tylko częściowo prawdziwe stwierdzenie, gdyż pracownik ma obowiązek zachować w poufności dane dotyczące firmy, tylko dopóki łączy go stosunek pracy. W tym czasie, nawet jeśli dojdzie do naruszenia, firma ma więcej możliwości zastosowania sankcji w stosunku do pracownika niż po zakończeniu współpracy.

W stosunku do pracowników można zastosować kilka narzędzi prawnych i menadżerskich, które pozwolą na zabezpieczenie tajemnicy przedsiębiorstwa:

• umowa o zachowaniu poufności,
• umowa o zakazie konkurencji,
• zabezpieczenie komputerów przez nadanie indywidualnych haseł,
• trzymanie dokumentów w szafach zamykanych na klucz, w sejfach,
• zabezpieczenie dostępu do niektórych pomieszczeń,
• szkolenia z zakresu ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa.

Zawarcie z pracownikiem umowy o zachowaniu poufności powoduje rozszerzenie ochrony przed jej nieujawnieniem w formie roszczenia odszkodowawczego także na okres po zakończeniu stosunku pracy. Brak tej umowy, ale podjęcie innych, także technicznych czynności zabezpieczających dane, powoduje, że pracownik ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą za nieuprawnione ujawnienie informacji jeszcze przez 3 lata po zakończeniu współpracy.

Wdrożenie polityki ochrony informacji

Umowy zawiera się na złe czasy. Nawet jeśli dzisiaj zespół wydaje się lojalny i zgrany, to nie oznacza, że tak będzie zawsze. W trakcie współpracy mogą ujawnić się konflikty, interesy sprzeczne z interesami firmy lub próby przejęcia pracownika przez konkurencję. Im przedsiębiorstwo bardziej się rozwija, tym większe ryzyko pojawienia się tych zagrożeń. Wprost proporcjonalnie również wzrasta potrzeba zabezpieczenia firmy przed potencjalnym ujawnieniem tajemnicy przedsiębiorstwa. O zbudowaniu polityki ochrony informacji, zakładającej wdrożenie m.in. powyższych elementów, należy myśleć nie jako o niepotrzebnej korporacyjnej deklaracji, ale w kategoriach minimalizowania ryzyk prawnych i gospodarczych.

Ujawnianie tajemnicy przedsiębiorstwa przez pracowników nie jest sytuacją egzotyczną. W ostatnim czasie zaobserwować można wiele sytuacji wykorzystania danych firmy, np. w procesie rekrutacji prowadzonym u potencjalnego, kolejnego pracodawcy. Zdarza się, że kandydaci, także poszukujący pracy w tej samej, wąskiej branży, ujawniają w CV i listach motywacyjnych szczegółowe dane dotyczące obowiązków z poprzedniego miejsca pracy. W szczególności można spotkać się z podawaniem listy dostawców, wartości zawieranych kontraktów oraz oferowaniem potencjalnemu pracodawcy przekazania bazy danych klientów w przypadku pozytywnego zakończenia procesu rekrutacji. Bardzo często te kroki wynikają nie z negatywnej postawy wobec byłej firmy, a ze zwykłej, ludzkiej niewiedzy.

Monika Wieczorek - Trener Grupy ODiTK