TRIZ - nie tylko dla inżynierów

Czy inżynierskie, twarde metodologie mogą znaleźć zastosowanie w rozwiązywaniu problemów zarządzania? Jak się mają definiowane w TRIZ „sprzeczności techniczne” do rozwiązywania konfliktów, niespójności, wad działania zespołów ludzkich, relacji biznesowych czy nawet twórczości artystycznej?

Zanim dotrę do odpowiedzi - kilka słów wyjaśnienia dla tych, którzy nie wiedzą, czym jest TRIZ.

Wyobraźcie sobie człowieka, który przeanalizował tysiące formalnie zgłoszonych patentów, aby znaleźć w nich korelacje i powtarzalne schematy. Spodziewał się znaleźć kilkaset metod. Okazało się, że jest ich 40! Tak Henryk Altszuler zaczął tworzyć podwaliny metodologii TRIZ. Efekty tej pracy stosują z powodzeniem największe światowe korporacje opierające swoją przewagę rynkową na innowacyjności i kreowaniu nowości na rynku. W większości dotyczy to jednak świata twardej technologii: chemii, fizyki, elektroniki, itp. Jak dotąd najczęściej z metody TRIZ korzysta szeroko pojęta inżynieria. Choć wiemy, że TRIZ z dobrymi efektami stosuje się również w obszarach zarządzania, pedagogiki, marketingu czy politologii, to jednak w naszym kraju znamy głównie jego praktyczne przykłady dla "twardych" branż.

Przyznaję, że zafascynował mnie temat metodologii TRIZ i starałem się odnaleźć więcej zastosowań, niż tylko użycie tego podejścia w środowisku technicznym. Skoro źródła mówią, że działa to na świecie, to może także i u nas. Oto przykład.

Problem formalny - studium przypadku (Na potrzeby artykułu wszystkie imiona, nazwy instytucji i inne dane wrażliwe zostały zmienione. Opisane zdarzenia miały miejsce naprawdę).

Podczas jednego z warsztatów TRIZ nadszedł czas, by uczestnicy zgłosili swoje problemy do rozwiązania. Wybraliśmy jeden, który zdaniem grupy był najciekawszy (wygrał problem inżynierski) i wszyscy wzięli się do intensywnej pracy. Tymczasem w mojej głowie utkwił temat zgłoszony przez Tomka, reprezentującego Ambasadę Kraju X. Kraj X uruchomił strumień dotacji na projekty w rozwijających się państwach Europy Wschodniej i Środkowej. W toku rozwoju programu pojawił się konflikt związany z interpretacją wymagań, raportów i całą dokumentacją projektową. Urzędnicy Kraju X oczekują, aby dokumentacja przed, w trakcie i po projekcie była jak najbardziej szczegółowa i pozwalała rozliczać projekty zero-jedynkowo. Po drugiej stronie podmioty komercyjne przyzwyczajone do elastyczności, przedkładające efekt biznesowy ponad biurokrację.

Znamy to, prawda? Między beneficjentami środków a Ambasadą przepływa mnóstwo zbędnej dokumentacji. Jeden papier wymaga wyjaśnienia serią innych papierów i towarzyszącej im korespondencji e-mailowej. Każda potencjalna niespójność spotyka się z odrzuceniem dokumentacji i wezwaniem do uzupełniania, poprawek. Im bardziej rośnie frustracja po stronie biznesu, tym bardziej urzędnicy "okopują się" na swoim stanowisku w sprawach spornych. Często dochodzi do impasu i projekt staje w miejscu na dłuższy czas.

Tymczasem podczas warsztatu grupa inżynierów analizuje za pomocą Macierzy Sprzeczności, jak poprawić trwałość amortyzacji wiązania kabla energetycznego do słupa, nie tracąc poziomu elastyczności. Widzę, że kolega z Ambasady, z wykształcenia filolog, nie do końca komfortowo czuje się w technicznym zakresie. Pamiętając zgłoszony przez niego problem, zaczepiam po cichu:

- Tomek, jak do tej pory próbowaliście radzić sobie z tym tematem?

- W Ministerstwie pracują od pół roku nad doprecyzowaniem specyfikacji wymagań. Na razie nic to nie daje. Jak rozwiązali problem w jednym miejscu, to pojawia się w innym. Każdy projekt ma swoją specyfikę i trudno im stworzyć coś uniwersalnego. A na razie trzy projekty stanęły w sporze, każda strona się okopała i nikt nie ma zamiaru ustąpić.

Zerkamy do otwartego pliku z Macierzą Sprzeczności TRIZ. A może by tak spróbować? Tylko jak zdefiniować sprzeczności? Element do poprawy ... "Ciężar obiektu ruchomego", "Siła", "Kształt", "Ciśnienie" - nijak nie pasuje do zagadnienia. Nagle widzimy: "Straty czasu". To chyba to! A co będzie niepożądanym efektem, gdyby chcieć ograniczyć straty czasu? Dlaczego urzędnicy Kraju X nie chcą przyspieszyć? Boją się pogorszenia "Dokładności pomiaru", z którego ktoś ich potem też rozliczy. No i co nam proponuje TRIZ? Widać cztery pozycje z listy 40 zasad, a kolejność sugeruje, które są bardziej rekomendowane: 24: Pośrednik, 34: Odrzucanie i regeneracja części, 28: Zastąpienie systemu mechanicznego, 32: Zmiana zabarwienia. Szybko odrzucamy propozycje zbyt techniczne, zostawiając Pośrednik. W kolejnej parze sprzeczności to samo - kilka zbyt technicznych propozycji albo propozycja pogorszenia jakości. I powtarza się 24: Pośrednik. Ale co to może być - jakaś fundacja, spółka celowa, instytut naukowy? Bo, jak nie, to już tylko sąd. Kolejna para i znowu Pośrednik. A jednak to jest dobry trop - dla każdej pary sprzeczności powtarza się Zasada pośrednika - "wykorzystać obiekt pośredni przenoszący lub przekazujący działanie. Na pewien czas podłączyć do obiektu drugi obiekt".

I znowu myślimy: fundacja, instytut, spółka. Albo sąd... Oczywiście! Sąd! ARBITRAŻ! Rząd Kraju X musi w procedurze przyznawania środków ustanowić instytucję rozstrzygającą kwestie sporne, której decyzje będą wiążące dla obu stron projektu. Rozwiąże to główny problem urzędników, jakim jest obawa przed odpowiedzialnością za ryzykowne decyzje przy niejasnych danych, a biznes, mając decyzję, będzie mógł działać skutecznie w projektach.

Proste? Teraz wydaje się oczywiste. Tylko dlaczego przez pół roku nikt na to nie wpadł? A może wpadł, tylko w gąszczu innych pomysłów ten akurat został porzucony? To często występująca wada technik kreatywnych typu Burza Mózgów - mnóstwo doskonałych pomysłów, a o tym, którego użyć, decyduje intuicja, przeczucie albo zdrowy rozsądek hamowany naszymi przyzwyczajeniami. TRIZ nie dał nam ostatecznego rozwiązania, ale wskazał konkretny kierunek, w którym należy kontynuować poszukiwania. Dla mnie osobiście to jest siłą narzędzia - znajdowanie sprawdzonego i możliwie najprostszego rozwiązania i co ważniejsze - znajdowanie szybko i trafnie, a nie metodą prób i błędów.

Tomek przekazał sprawę do właściwego departamentu w Ministerstwie Kraju X. Nad tym kierunkiem rozwiązania pracuje już teraz sztab prawników.

Przemysław Lisek - Trener Grupy ODiTK