26.02.2013

Twarde czynniki w zarządzaniu zmianą – model DICE

Dwie trzecie zmian wprowadzanych w firmach nie dochodzi do skutku. To wniosek z badań przeprowadzonych w kilkuset firmach z całego świata, opublikowanych kilka lat temu w „Harvard Business Review”.

Przeglądając literaturę przedmiotu można odnieść wrażenie, że o zarządzaniu zmianą napisano już wszystko. Od dawna wiadomo, że zmiana budzi naturalny opór. Jednocześnie - wiadomo też, że poprzez dobrze "sprzedaną" wizję, włączanie pracowników w tworzenie zmiany oraz dbanie o motywowanie i efektywną komunikację zwiększamy prawdopodobieństwo odniesienia sukcesu. A mimo to... dwie trzecie zmian wprowadzanych w firmach nie dochodzi do skutku!

Czy zatem wprowadzanie zmian w firmie jest jak rzut kostką? Jeśli wypadnie 5 lub 6 oczek - wygraliśmy, a jeśli mniej - straciliśmy czas i pieniądze? Porównanie z kostką do gry (z angielskiego: dice) nie jest przypadkowe, ale o tym
za chwilę.

Co charakteryzuje zmiany, które dochodzą do skutku? Z pewnością zadbano w nich o wspomniane wcześniej "miękkie" czynniki, takie jak wizja, włączanie pracowników, komunikacja i motywowanie. Są to elementy niezbędne przy wprowadzaniu zmian - jednak nie gwarantują one, że wdrożenie zmiany zakończy się sukcesem. W niniejszym artykule chcę zaprezentować pewne podejście do wprowadzania zmian w firmie, oparte na czterech "twardych" czynnikach, znane szerzej jako model DICE. Są to czynniki dość łatwo mierzalne, dzięki czemu organizacje mogą skutecznie na nie wpływać.

Pierwszy czynnik to odstęp czasowy (ang. duration). Jak często menedżerowie odpowiedzialni za wdrożenie zmiany dokonują całościowego przeglądu podjętych działań i ich efektów? Jeśli co osiem tygodni lub częściej, to zmiana ma dużą szansę się wydarzyć. Jeśli co cztery miesiące lub rzadziej - prawdopodobieństwo porażki jest bardzo duże, nawet jeśli wizja zmian była porywająca, a pracownicy odpowiednio zmotywowani. Dlaczego tak się dzieje? Praktyka pokazuje,
że zmiana to proces żywiołowy. Załóżmy, że wprowadzamy nowe narzędzie informatyczne do obsługi systemu ocen okresowych w firmie. Mamy wszelkie niezbędne zasoby i jasną wizję celu. Jednak w pierwszych kilku tygodniach prac wdrożeniowych pojawiają się problemy z integracją nowego narzędzia z istniejącym systemem kadrowym, centrala firmy zmienia w międzyczasie skalę i procedurę ocen, a część pracowników odrzuca nowe narzędzie, twierdząc, że nie działa ono prawidłowo na ich służbowych smartfonach... Przy każdej zmianie wprowadzanej w firmie natykamy się na problemy, których wcześniej nie dało się przewidzieć. Dlatego tak ważny jest właściwy odstęp czasowy między kolejnymi przeglądami działań - żeby móc skutecznie reagować na nieprzewidziane zdarzenia.

Drugi czynnik to spójność deklaracji i działań (ang. integrity). Czy menedżerowie odpowiedzialni za wdrożenie zmiany mają faktyczny autorytet wśród liderów zmian, czy może są tylko ich formalnymi zwierzchnikami? Czy liderzy zmian cieszą się rzeczywistym szacunkiem i uznaniem otoczenia, czy może są liderami tylko z nazwy? Czy mają wystarczającą wiedzę i umiejętności, żeby wprowadzić planowaną zmianę, czy może tylko tak twierdzą? Czy na jej wprowadzanie mają rzetelnie wygospodarowany czas, czy może biorą na siebie dodatkowy obowiązek mimo permanentnego braku czasu? Jeśli w każdym z przytoczonych pytań prawdziwa jest opcja pierwsza - wówczas zmiana ma dużą szansę się wydarzyć. Im większy "rozjazd" między tym co deklarowane a tym, co faktycznie ma miejsce, tym mniejsze szanse na powdzenie. Ten czynnik nie jest tak łatwy do zmierzenia jak pozostałe. Wciąż jednak jest bardziej mierzalny niż "wielkość wizji"
i "jakość komunikacji", a firma może na niego łatwo oddziaływać poprzez odpowiedni dobór liderów i menedżerów zmian.

Trzeci czynnik to zobowiązanie do działań (ang. commitment). Odnosi się on zarówno do top managementu,
jak i pracowników, których dotyczy zmiana. Czy członkowie kadry zarządzającej zostali jasno zobowiązani do regularnego komunikowania, na czym polega zmiana i dlaczego jest ważna? Czy zostali zobowiązani do wzajemnej regularnej wymiany informacji w temacie wprowadzanej zmiany, aby mogli na jej temat "mówić jednym głosem"? Czy zostali zobowiązani do przydzielenia odpowiedniej ilości zasobów niezbędnych do wprowadzenia zmiany w firmie?
I wreszcie, czy wśród pracowników, których zmiana w największym stopniu dotyczy, są osoby, które zostały zobowiązane do konkretnych działań na rzecz jej wprowadzenia? Jeśli na te wszystkie pytania odpowiedź brzmi "tak", możemy ze spokojem przejść do ostatniego czynnika, jakim jest...

Dodatkowy wysiłek (ang. effort). Jest to wskaźnik, który mówi o tym, jaki procent swojego czasu pracownicy najbardziej zaangażowani w zmianę będą musieli poświęcić na jej wprowadzenie. Jeśli jest to mniej niż 10% (a więc 4 godziny
w tygodniu), zmiana ma dużą szansę się wydarzyć. Gdy pracownicy muszą przeznaczyć więcej niż 20% czasu na dodatkowe działania (1 dzień w tygodniu), pojawia się ryzyko porażki. Jeśli więcej niż 40% czasu (dwa dni w tygodniu), porażka wprowadzanej zmiany jest wysoce prawdopodobna. Pracownicy raczej nie zaangażują się w zmianę, gdy będą mieć poczucie, że ucierpią na tym ich codzienne obowiązki. Z tego samego powodu ryzykownym krokiem jest wdrażanie równolegle kilku zmian, które dotyczą tej samej grupy pracowników.

W jaki sposób model DICE (ang. duration-integrity-commitment-effort) stosuje się w codziennej praktyce biznesowej? Ważne są tutaj dwie płaszczyzny. Pierwsza to odpowiednie przygotowanie osób odpowiedzialnych za zarządzanie zmianami, tak aby nauczyły się trafnie oceniać wspomniane cztery czynniki oraz skutecznie wpływać na ich poziom
w organizacji. Druga płaszczyzna - zwłaszcza dla zmian kluczowych z punktu widzenia strategii firmy - to tworzenie wśród kadry zarządzającej przestrzeni do dyskusji odnośnie tego, jak postrzegany jest poziom poszczególnych czynników. Rozbieżności w ocenie (np. gdy jeden menedżer uważa, że wprowadzana zmiana zajmie pracownikom 5% ich czasu pracy, a inny - że 50%) są ważnym sygnałem do zbadania tych obszarów i wypracowania rozwiązań, zanim pojawią się problemy.

Podejście zgodne z modelem DICE wymaga od organizacji dodatkowego wysiłku, a przede wszystkim - dużej otwartości na konfrontację z rzeczywistością. Organizacje nie zawsze stają na wysokości zadania. I właśnie dlatego... dwie trzecie zmian wprowadzanych w firmach nie dochodzi do skutku!


Bartosz Skierkowski, Trener Grupy ODiTK

10.12.2018

Innowacyjność w Polsce – jak to naprawdę wygląda?

Innowacyjność w Polsce ma różne oblicza. Dużo w tym kontekście mówi się o start-upach, i słusznie....

[więcej]
05.11.2018

Relacje – cichy zabójca sprzedaży?

Od kilku lat w procesach sprzedażowych kładzie się nacisk na budowanie relacji z klientem. Kierunek...

[więcej]
29.10.2018

Zmiany i nowości w wytycznych i certyfikacji IPMA

Najnowsza wersja „Wytycznych Kompetencji Indywidualnych w Zarządzaniu Projektami, Programami i...

[więcej]
15.10.2018

Planowanie programu rozwojowego – z kim i o czym rozmawiać

Fakt: Programy rozwojowe często nie osiągają założonych rezultatów.

[więcej]
01.10.2018

Grywalizacja – let's talk about fun

Super poważny zawodowy świat zmienia oblicze. Domaga się świeżości, lekkości i funu. Millenialsi,...

[więcej]
03.09.2018

Czego menadżer może się nauczyć od psa?

Zespoły mogły się już uczyć od dzikich gęsi. Sprawdzonym trenerem okazał się też koń. Mnie...

[więcej]
20.08.2018

Kto decyduje o wdrożeniu strategii organizacji - duży i mały obrazek

Typowy obrazek z polskich organizacji: zarząd wypracowuje strategię, a następnie zaprasza...

[więcej]
06.08.2018

Zator ogłoszony, czyli BIM w zamówieniach publicznych już w Polsce

Wyobraźmy sobie taką sytuację. Długo oczekiwana inwestycja w centrum miasta. Przebudowa, która...

[więcej]
23.07.2018

Kultura narodowa w biznesowej globalnej wiosce – czy nadal ma znaczenie?

Dlaczego w Arabii Saudyjskiej manekiny sklepowe nie mają głów?

[więcej]
09.07.2018

Związki zawodowe – czy pojawią się w każdej firmie?

Na początku czerwca 2018 r. sejm przyjął ustawę, która zasadniczo zmienia przepisy regulujące...

[więcej]
18.06.2018

Programy rozwojowe i model 70:20:10 – historia z happy endem?

Odnoszę wrażenie, iż wszyscy zgadzamy się, że model 70:20:10 powinien stanowić kręgosłup programów...

[więcej]
21.05.2018

Etyczna sprzedaż w branży ubezpieczeniowej – poszukiwanie jednorożca?

„Czy da się wyżyć w sprzedaży, nie oszukując?” – takim pytaniem zaskoczył mnie kilka dni temu...

[więcej]
07.05.2018

Mentoring – nie zaczynaj od ogona

Nie mogę wyjść z zaskoczenia, gdy w kolejnej organizacji, która uruchamia mentoring, stykam się z...

[więcej]
23.04.2018

BIM Manager – praca szuka człowieka

BIM (Building Information Modeling) - ten skrót od 2 lat jest niesłychanie „modny” w branży...

[więcej]
09.04.2018

To coach or not to coach – coaching menadżerski w ujęciu MAC

Certyfikowani coachowie i związane z tym specjalizacje mnożą się jak grzyby po deszczu. Dostępny...

[więcej]
05.03.2018

Wszystko zaczyna się od empatii – Design Thinking

Irytujesz się, kiedy podczas dyskusji pada stwierdzenie: „Spróbuj wejść w moje buty”? Jeżeli to...

[więcej]
19.02.2018

Nowy rok, nowe cele – strategia a procesy i pracownicy

Początek roku to dla wielu organizacji ogłoszenie nowych kierunków i celów strategicznych będących...

[więcej]
05.02.2018

Sposób na przełom w innowacjach

Co robić, gdy wszystkie nisko wiszące owoce zostały już zebrane? W życiu – wiadomo – zwykle trzeba...

[więcej]
29.01.2018

Microlearning – panaceum na oporny mózg

Kto nie chciałby uczyć się szybciej, łatwiej, efektywniej? Niestety mózg często stawia nam czynny...

[więcej]
15.01.2018

Różnorodność w zespole boli i leczy

Z różnorodnością spotykamy się coraz częściej. Dotyczy ona już nie tylko płci czy pokolenia, ale...

[więcej]
18.12.2017

Co było i co będzie – trendy w HR 2017-2018

Rok 2017 dobiega końca. To czas podsumowań tego, co się udało, co zrobiliśmy, ale też moment, w...

[więcej]
04.12.2017

Building Information Modeling (BIM) – nowy wymiar branży budowlanej

Branża budowlana to stale rosnące wymagania w obszarze tworzenia nowej infrastruktury oraz nowych...

[więcej]
20.11.2017

O systemie antymobbingowym i antydyskryminacyjnym w działaniu - reagowanie i monitorowanie

Efektywny system antydyskryminacyjny i antymobbingowy opiera się na trzech filarach:...

[więcej]
06.11.2017

Etykieta biznesu czyli o kulturze budowania relacji

Co jakiś czas, w różnych sytuacjach, mamy okazję obserwować zachowania osób pełniących ważne...

[więcej]
23.10.2017

Kultura feedbacku - o sile informacji zwrotnej

O sile informacji zwrotnej korygującej dane mi było przekonać się w pewne czerwcowe przedpołudnie...

[więcej]
06.10.2017

TRIZ - fakty i mity

Każdy menadżer staje przed wyzwaniami przez duże „W”, w których nie ma mowy o prostej poprawie...

[więcej]
15.09.2017

Wymagania w projektach zwinnych – działasz Agile czy tylko o tym mówisz

„Działamy teraz Agile” to częsta deklaracja, którą potem szybko i boleśnie weryfikuje codzienność.

[więcej]
04.09.2017

E-learning – pięć filarów sukcesu

Apetyt polskich firm i urzędów na e-learning rośnie. Niestety próby jego wykorzystania często...

[więcej]
20.08.2017

Ewolucja w sprzedaży – przystosuj się albo zgiń

Świat się zmienia. W każdej dowolnie wybranej dziedzinie, wiedza i zasób informacji podwajają się...

[więcej]
31.07.2017

Zdawać czy nie zdawać - certyfikacja project management

Zapytałam Justynę, certyfikowaną Project Manager oraz moją bliską przyjaciółkę, czy wiedza, którą...

[więcej]
17.07.2017

O pracy płytkiej i głębokiej

„Tak to można szatkować kapustę” – powiedziała moja współpracowniczka, gdy w związku ze spóźnieniem...

[więcej]
03.07.2017

HR bez procesów – w tym szaleństwie jest metoda

HR jest zwyczajowo postrzegany jako dział, który „wspiera organizację”, „zaspokaja potrzeby...

[więcej]
26.06.2017

AGILE – zwinny sposób na projekt nie tylko dla IT

Złośliwi mówią, że gdyby na książce kucharskiej napisać Agile, to jej sprzedaż by wzrosła. Fakty są...

[więcej]
05.06.2017

Na co masz apetyt? BUY IN dla inicjatyw HR

Przypomnij sobie ostatnią sytuację, gdy byłeś wilczo głodny. Wszystko, co czujesz, to: chcę jeść!...

[więcej]
22.05.2017

Chwila prawdy dla systemu antymobbingowego i antydyskryminacyjnego

W pewnej organizacji do działu HR wpłynęła anonimowa skarga dotycząca molestowania seksualnego,...

[więcej]
09.05.2017

Wyróżnij się - standardy obsługi klienta z pomysłem

„Dzień dobry, dzień dobry wiewiórki i bobry” – tym zdaniem zostałam powitana na pokładzie samolotu...

[więcej]
03.04.2017

Tech-trendy i symplifikacja, czyli jak rozwijać Millenialsów

Na polskim rynku pracy obecnie funkcjonują dwa główne pokolenia: X oraz Millenialsi (pokolenie Y)....

[więcej]
20.03.2017

Zarządzanie przez cele (MBO) dla menadżera

System zarządzania przez cele, opisany przez Petera Drucker’a w książce: „Praktyka zarządzania”,...

[więcej]
07.03.2017

Uzupełnianie kompetencji w projekcie zwinnym

Nikt nie ma już wątpliwości. Cokolwiek by się nie działo Murphy zadziała. Projekt zaawansowany....

[więcej]
06.02.2017

Sposób na "syndrom szczupaka"

Termin „syndrom szczupaka” pochodzi od eksperymentu przeprowadzonego przez niemieckiego zoologa...

[więcej]