Utrzymanie koncentracji – jak pomóc sobie w realizacji zadań

Jak długo jesteś w stanie skoncentrować się na jednym zadaniu bez rozpraszania się i przerywania?

Chciałbym, by to pytanie było inspiracją do przeprowadzenia krótkiej obserwacji. Jak wiele w czasie dnia pracy jest zadań, za które się zabieramy i których nie kończymy? Czy też nie doprowadzamy do sensownego etapu, przerywając je tylko dlatego, że w trakcie na przykład przypomniało nam się, że mamy też inne zadania do wykonania? Czas niezbędny do tego, żeby z jednego zadania przełączyć się na inne i się w nie wdrożyć, potrafi być dużą stratą.

W jaki sposób poznać czy opisana tu sytuacja nas dotyczy? Najprościej będzie sprawdzić jak wiele mamy otwartych na komputerze aplikacji. Na przykład otwarta jest poczta elektroniczna i wiadomość, którą zaczęliśmy pisać, ale ktoś przerwał nam w trakcie pytaniem. 5 minut poświęciliśmy na rozmowę w tej sprawie i mail wciąż czeka. Mamy raport, do którego, jak sobie przypomnieliśmy, brakuje nam jeszcze danych od koleżanki. Dzwoniliśmy do niej, ale nie odebrała. Potem w ferworze działań rozpoczęliśmy pracę nad prezentacją, którą wygłosimy na jutrzejszym spotkaniu zespołu. Trochę nią znużeni, postanowiliśmy, że zrobimy krótką przerwę i przejdziemy się zrobić sobie w kuchni herbatę. Po powrocie siadamy do komputera i nasz wzrok pada na ikonkę arkusza kalkulacyjnego na pasku zadań. Przypomnieliśmy sobie o raporcie i już zabraliśmy się za wyciąganie z kieszeni telefonu, gdy na monitorze pojawił się komunikat o nowym mailu. To ważna wiadomość od przełożonego. Trzeba odpowiedzieć natychmiast. Brzmi bardzo znajomo?

Co mówią badania

Według badań przeprowadzonych w 2015 roku przez TNS, których uczestnikami byli młodzi mieszkańcy polskich miast oraz osoby pracujące w kompleksie biurowym na warszawskim Mokotowie, w efektywnej pracy głównie przeszkadza to, jak wiele rzeczy mamy do zrobienia. Kto z nas nie słyszał powiedzenia: "Jeśli masz za mało czasu, znajdź sobie dodatkowe zajęcie". Wypowiadane w dobrej wierze, ma skłaniać do zbudowania przekonania, że jeśli się ma wiele do zrobienia, zwiększa się samodyscyplina i ze wszystkim się zdąży, wszystko się poukłada. Wydaje się jednak, że obecnie już tak nie jest. No chyba, że ktoś naprawdę marnuje mnóstwo czasu i ma za mało zadań. Obserwacje pokazują, że jest tak bardzo rzadko. Jeśli natomiast pracy ma się dużo (w zdecydowanej większości przypadków tak właśnie jest), dodatkowe zajęcie spowoduje pojawienie się jeszcze jednego "rozpraszacza".

Czy na ten problem jest jakaś rada? Owszem, jest. Czy kierowanie się nią spowoduje, że problemy związane z dużą liczbą zadań znikną? Niestety nie. Może natomiast sprawić, że zostaną przynajmniej w pewnym stopniu opanowane. Z mojego doświadczenia wynika, że to już jest duża korzyść.

Idea jest bardzo prosta: Na początku skoncentruj się na tym, żeby się skoncentrować. W Internecie można znaleźć zdjęcie biurka Marka Zuckerberga, założyciela Facebooka, na którym leży tabliczka (z napisem: "STAY FOCUSED & KEEP SHIPPING"), przypominająca o tym, żeby utrzymać koncentrację. No dobrze, tylko jak to zrobić?

Technika Pomodoro

Proponuję zastosować jedną z prostszych metod zarządzania czasem, czyli technikę pomidora. Zwiększa ona znacznie prawdopodobieństwo pracy z pełną koncentracją i polega na przeplataniu okresów intensywnej pracy krótkimi przerwami. Jej autor Francesco Cirillo w czasie, gdy był studentem, zadał sobie pytanie właśnie o to czy potrafi skupić się na jednej czynności przez pewien czas. Doszedł do wniosku, że niestety nie jest to dla niego wykonalne. Wziął w związku z tym do ręki kuchenny timer w kształcie pomidora, nastawił go i pilnował tego, by pracować intensywnie w czasie, jaki sobie wyznaczył. Dziś kuchenny timer nie jest potrzebny, bo istnieje wiele darmowych aplikacji oraz stron internetowych pomocnych w skorzystaniu z techniki.

W klasycznej formie technika pomidora to 25 minut intensywnej pracy, po których następuje pięciominutowa obowiązkowa przerwa. W jej trakcie należy oderwać się od wykonywanego zadania i zająć czymś innym. Na przykład wstać i się przejść. Po przerwie następuje powrót do pracy nad kolejnym pomidorem, a po czterech pomidorach robi się przerwę dłuższą. Niektórzy potrafią pracować tak przez cały dzień. Dla innych jeden czy dwa pomidory w ciągu dnia, kiedy pracują w sposób nieprzerwany nad danym zagadnieniem to tyle, ile starczy, żeby zadanie doprowadzić do końca lub zrobić znaczący postęp w jego realizacji.

Jakie są inne korzyści z pomidora? Po pierwsze rzeczywiście można się skupić na zadaniu, co zwiększa skuteczność. Po drugie pracuje się ze świadomością, że kiedyś okres poświęcony zadaniu się skończy (przecież pomidor to tylko 25 minut). To ważne jeśli ma się tendencję do perfekcjonizmu albo zwlekania. Na przykład spowodowanego tym, że zadanie należy do tych, które, delikatnie mówiąc, nie są jednym z naszych ulubionych.

Inną zaletą tej metody jest fakt, że pomaga w dokonaniu tego, co nie należy do mocnych stron człowieka, czyli trafnym oszacowaniu czasu trwania zadania. Pomidor jest nierozerwalnie powiązany z mierzeniem czasu. Ułatwia zwrócenie uwagi na to, jak długo rzeczywiście określone działanie trwa. Czasem warto nawet wpisać pracę nad pomidorem (lub dwoma) do kalendarza na określoną godzinę i dzień. Można taki wpis traktować jak spotkanie z samym sobą, które poświęcone zostanie w całości pracy nad określoną kwestią i którego czas trwania jesteśmy w stanie bardzo trafnie zaplanować. Pomidor jest też pewnego rodzaju grą z samym sobą, a wiele osób ma z udziału w grach po prostu frajdę.

Oczywiście istnieją też pewne wyzwania, na które trzeba zwrócić uwagę i z którymi trzeba się zmierzyć. Pierwsze z nich związane jest z własną chęcią oderwania się. Wynika ona z faktu, że w trakcie pracy nad pomidorem przypomina nam się co jeszcze mieliśmy lub chcieliśmy zrobić. Szczególnie często mogą pojawiać się wówczas, gdy napotkamy na jakąś przeszkodę w realizacji zadania. Doświadczenie pokazuje, że najlepszym wyjściem z takiej sytuacji jest posiadanie pod ręką kartki papieru, na której można błyskawicznie zapisać to, czym będziemy chcieli później się zająć. Na przykład oddzwonić do kogoś, czy też sprawdzić czy mamy już odpowiedź na ważną wiadomość mailową w naszej skrzynce. Pozwoli to nie przerywać pracy. Trudniejsze może czasem być powstrzymanie współpracowników od przerywania nam. Wydaje się, że jak to często bywa, najważniejsza w tej kwestii jest profilaktyka i komunikacja.

Jeden z moich znajomych, z którym rozmawiałem o technice pomidora powiedział, że teraz już wie, co jego koleżanka z biura robi, gdy prosi, by jej nie przeszkadzać przez 25 minut. Pewnie jej sposób obrony przed byciem rozpraszaną może być jeszcze skuteczniejszy, gdyby powiedziała swoim współpracownikom dlaczego o te 25 minut prosi i na czym polega wykorzystywana przez nią metoda pracy.

Technika pomidora pewnie "nie przypasuje" każdemu. Niemniej jednak każdy może sprawdzić czy przynosi mu korzyści i do tego jest bardzo prosta w zastosowaniu. Polecam ją, bo wiem, że potrafi być skuteczna. Na przykład: niniejszy artykuł został napisany przy jej użyciu. Zajął niecałe dwa pomidory. Na timerze widzę, że do końca drugiego zostały jeszcze 4 minuty...

Paweł Ziemiański, Trener GRUPY ODITK