17/01/2017

Utrzymanie koncentracji – jak pomóc sobie w realizacji zadań

Jak długo jesteś w stanie skoncentrować się na jednym zadaniu bez rozpraszania się i przerywania?

Chciałbym, by to pytanie było inspiracją do przeprowadzenia krótkiej obserwacji. Jak wiele w czasie dnia pracy jest zadań, za które się zabieramy i których nie kończymy? Czy też nie doprowadzamy do sensownego etapu, przerywając je tylko dlatego, że w trakcie na przykład przypomniało nam się, że mamy też inne zadania do wykonania? Czas niezbędny do tego, żeby z jednego zadania przełączyć się na inne i się w nie wdrożyć, potrafi być dużą stratą.

W jaki sposób poznać czy opisana tu sytuacja nas dotyczy? Najprościej będzie sprawdzić jak wiele mamy otwartych na komputerze aplikacji. Na przykład otwarta jest poczta elektroniczna i wiadomość, którą zaczęliśmy pisać, ale ktoś przerwał nam w trakcie pytaniem. 5 minut poświęciliśmy na rozmowę w tej sprawie i mail wciąż czeka. Mamy raport, do którego, jak sobie przypomnieliśmy, brakuje nam jeszcze danych od koleżanki. Dzwoniliśmy do niej, ale nie odebrała. Potem w ferworze działań rozpoczęliśmy pracę nad prezentacją, którą wygłosimy na jutrzejszym spotkaniu zespołu. Trochę nią znużeni, postanowiliśmy, że zrobimy krótką przerwę i przejdziemy się zrobić sobie w kuchni herbatę. Po powrocie siadamy do komputera i nasz wzrok pada na ikonkę arkusza kalkulacyjnego na pasku zadań. Przypomnieliśmy sobie o raporcie i już zabraliśmy się za wyciąganie z kieszeni telefonu, gdy na monitorze pojawił się komunikat o nowym mailu. To ważna wiadomość od przełożonego. Trzeba odpowiedzieć natychmiast. Brzmi bardzo znajomo?

Co mówią badania

Według badań przeprowadzonych w 2015 roku przez TNS, których uczestnikami byli młodzi mieszkańcy polskich miast oraz osoby pracujące w kompleksie biurowym na warszawskim Mokotowie, w efektywnej pracy głównie przeszkadza to, jak wiele rzeczy mamy do zrobienia. Kto z nas nie słyszał powiedzenia: "Jeśli masz za mało czasu, znajdź sobie dodatkowe zajęcie". Wypowiadane w dobrej wierze, ma skłaniać do zbudowania przekonania, że jeśli się ma wiele do zrobienia, zwiększa się samodyscyplina i ze wszystkim się zdąży, wszystko się poukłada. Wydaje się jednak, że obecnie już tak nie jest. No chyba, że ktoś naprawdę marnuje mnóstwo czasu i ma za mało zadań. Obserwacje pokazują, że jest tak bardzo rzadko. Jeśli natomiast pracy ma się dużo (w zdecydowanej większości przypadków tak właśnie jest), dodatkowe zajęcie spowoduje pojawienie się jeszcze jednego "rozpraszacza".

Czy na ten problem jest jakaś rada? Owszem, jest. Czy kierowanie się nią spowoduje, że problemy związane z dużą liczbą zadań znikną? Niestety nie. Może natomiast sprawić, że zostaną przynajmniej w pewnym stopniu opanowane. Z mojego doświadczenia wynika, że to już jest duża korzyść.

Idea jest bardzo prosta: Na początku skoncentruj się na tym, żeby się skoncentrować. W Internecie można znaleźć zdjęcie biurka Marka Zuckerberga, założyciela Facebooka, na którym leży tabliczka (z napisem: "STAY FOCUSED & KEEP SHIPPING"), przypominająca o tym, żeby utrzymać koncentrację. No dobrze, tylko jak to zrobić?

Technika Pomodoro

Proponuję zastosować jedną z prostszych metod zarządzania czasem, czyli technikę pomidora. Zwiększa ona znacznie prawdopodobieństwo pracy z pełną koncentracją i polega na przeplataniu okresów intensywnej pracy krótkimi przerwami. Jej autor Francesco Cirillo w czasie, gdy był studentem, zadał sobie pytanie właśnie o to czy potrafi skupić się na jednej czynności przez pewien czas. Doszedł do wniosku, że niestety nie jest to dla niego wykonalne. Wziął w związku z tym do ręki kuchenny timer w kształcie pomidora, nastawił go i pilnował tego, by pracować intensywnie w czasie, jaki sobie wyznaczył. Dziś kuchenny timer nie jest potrzebny, bo istnieje wiele darmowych aplikacji oraz stron internetowych pomocnych w skorzystaniu z techniki.

W klasycznej formie technika pomidora to 25 minut intensywnej pracy, po których następuje pięciominutowa obowiązkowa przerwa. W jej trakcie należy oderwać się od wykonywanego zadania i zająć czymś innym. Na przykład wstać i się przejść. Po przerwie następuje powrót do pracy nad kolejnym pomidorem, a po czterech pomidorach robi się przerwę dłuższą. Niektórzy potrafią pracować tak przez cały dzień. Dla innych jeden czy dwa pomidory w ciągu dnia, kiedy pracują w sposób nieprzerwany nad danym zagadnieniem to tyle, ile starczy, żeby zadanie doprowadzić do końca lub zrobić znaczący postęp w jego realizacji.

Jakie są inne korzyści z pomidora? Po pierwsze rzeczywiście można się skupić na zadaniu, co zwiększa skuteczność. Po drugie pracuje się ze świadomością, że kiedyś okres poświęcony zadaniu się skończy (przecież pomidor to tylko 25 minut). To ważne jeśli ma się tendencję do perfekcjonizmu albo zwlekania. Na przykład spowodowanego tym, że zadanie należy do tych, które, delikatnie mówiąc, nie są jednym z naszych ulubionych.

Inną zaletą tej metody jest fakt, że pomaga w dokonaniu tego, co nie należy do mocnych stron człowieka, czyli trafnym oszacowaniu czasu trwania zadania. Pomidor jest nierozerwalnie powiązany z mierzeniem czasu. Ułatwia zwrócenie uwagi na to, jak długo rzeczywiście określone działanie trwa. Czasem warto nawet wpisać pracę nad pomidorem (lub dwoma) do kalendarza na określoną godzinę i dzień. Można taki wpis traktować jak spotkanie z samym sobą, które poświęcone zostanie w całości pracy nad określoną kwestią i którego czas trwania jesteśmy w stanie bardzo trafnie zaplanować. Pomidor jest też pewnego rodzaju grą z samym sobą, a wiele osób ma z udziału w grach po prostu frajdę.

Oczywiście istnieją też pewne wyzwania, na które trzeba zwrócić uwagę i z którymi trzeba się zmierzyć. Pierwsze z nich związane jest z własną chęcią oderwania się. Wynika ona z faktu, że w trakcie pracy nad pomidorem przypomina nam się co jeszcze mieliśmy lub chcieliśmy zrobić. Szczególnie często mogą pojawiać się wówczas, gdy napotkamy na jakąś przeszkodę w realizacji zadania. Doświadczenie pokazuje, że najlepszym wyjściem z takiej sytuacji jest posiadanie pod ręką kartki papieru, na której można błyskawicznie zapisać to, czym będziemy chcieli później się zająć. Na przykład oddzwonić do kogoś, czy też sprawdzić czy mamy już odpowiedź na ważną wiadomość mailową w naszej skrzynce. Pozwoli to nie przerywać pracy. Trudniejsze może czasem być powstrzymanie współpracowników od przerywania nam. Wydaje się, że jak to często bywa, najważniejsza w tej kwestii jest profilaktyka i komunikacja.

Jeden z moich znajomych, z którym rozmawiałem o technice pomidora powiedział, że teraz już wie, co jego koleżanka z biura robi, gdy prosi, by jej nie przeszkadzać przez 25 minut. Pewnie jej sposób obrony przed byciem rozpraszaną może być jeszcze skuteczniejszy, gdyby powiedziała swoim współpracownikom dlaczego o te 25 minut prosi i na czym polega wykorzystywana przez nią metoda pracy.

Technika pomidora pewnie "nie przypasuje" każdemu. Niemniej jednak każdy może sprawdzić czy przynosi mu korzyści i do tego jest bardzo prosta w zastosowaniu. Polecam ją, bo wiem, że potrafi być skuteczna. Na przykład: niniejszy artykuł został napisany przy jej użyciu. Zajął niecałe dwa pomidory. Na timerze widzę, że do końca drugiego zostały jeszcze 4 minuty...


Paweł Ziemiański, Trener GRUPY ODITK

Autor artykułu
4/10/2021

Docenianie - bo żeby docenić…. trzeba cenić

Jak to jest, że 80% badanych Polaków uważa, że warto doceniać, chciałoby być docenianych częściej i...

20/09/2021

Jaką wartość mają wartości w Twojej organizacji?

Jeśli przed pandemią - choć z trzaskiem - dźwigaliśmy braki w kulturze komunikacji czy współpracy w...

7/09/2021

CONTROLLER 5.0 - Controlling Leaders of To(morrow)Day

VUCA Times, globalizacja, Big Data, automatyzacja, robotyzacja, zamiana towarów w usługi, zwinne i...

30/08/2021

Na szerokie wody mnie weź – onboarding w zdalnym wydaniu

Nie zawsze łatwa decyzja o odejściu z poprzedniej firmy, nowe środowisko i zadania, a to wszystko w...

30/07/2021

Klimatyczny wstrząs dla biznesu - „Fit for 55”

Trudno nie dostrzegać symptomów zmian klimatu. Nie tylko zarządzający, ale też pracownicy firm na...

9/07/2021

Trening silnej woli latem (i nie tylko) – to możliwe!

Siła woli to pojęcie, o którym słyszy się stosunkowo często. Zazdrościmy jej tym, którzy ją mają....

21/06/2021

Inspiracja i pragmatyzm – program rozwojowy dla menadżerów w modelu 70:20:10 (case study)

Najbardziej lubię się uczyć na przykładach. Jest w nich dużo inspiracji, ale i lekcji o tym, co...

7/06/2021

Eksperymentowanie - Agile Mindset od kuchni

Zarządzanie w środowisku, w którym nie zachodziły częste zmiany, było relatywnie łatwe. Gdy jest...

24/05/2021

Jaka piękna katastrofa – lekcje płynące z Misji Apollo 13

Wszyscy wiemy, że warto uczyć się na sukcesach. A ja, tak jak bohater filmu Ridleya Scotta „Dobry...

10/05/2021

Nowe potrzeby to nowe benefity – jak zapewnić pracownikom wsparcie psychologiczne

Nowe potrzeby pracowników wymagają świeżego spojrzenia na benefity.

27/04/2021

Agile Mindset – hit czy kit?

Agile, agility, agile mindset, zwinność, agile leadership - to hasła, które od miesięcy są na...

19/04/2021

Na „covidową rzeczywistość” odpowiedz realizmem

Czy wiesz, że większość ludzi poświęca ponad 80% swojego życia na rozpamiętywanie tego, co było lub...

15/03/2021

Leadership w nowej normalności

O transformacji przywództwa mówiono od przynajmniej 10 lat. Jednak to ostatni rok pokazał prawdziwe...

18/01/2021

Zarządzanie konfliktem – ważny element dobrego przywództwa

Burza i pioruny, a potem ciche dni – znasz to? A może jednak od początku cisza, ale atmosfera w...

10/12/2020

Od czego zacząć, gdy spada sprzedaż?

Spadek sprzedaży stawia zarządzających firmą przed dylematem, jak najlepiej na zmiennym rynku...

27/11/2020

Czy sprzedawać wszystkim klientom?

Kiedy spadają przychody, rodzi się pokusa, by sprzedawać wszystkim klientom, którzy się pojawią....

18/11/2020

Zwinność jest wtedy, gdy piłka jest w grze – krótki przewodnik po AGILITY

W sporcie zwinność jest bezcenna. Szybkie podania, przejęcia, zmiany, przepływ energii między...

22/10/2020

Kogo zatrudnić na Dyrektora Sprzedaży? To zależy, co i jak ma sprzedawać

Firma chce się rozwijać, walczyć o rynek, w „covidowych” warunkach dodatkowo poszerzyła lub...

30/09/2020

Oczywiste problemy biznesowe i nieoczywiste odpowiedzi w czasach Covid-19

Wiele firm staje przed wyzwaniem dalszego projektowania swojego wzrostu w wyjątkowo zmiennym...

29/09/2020

Wirtualne przywództwo, czyli lider w digitalnym świecie

Przywództwo to świadomy wybór, sama charyzma nie wystarczy, by być dobrym liderem.

28/09/2020

Strategia w czasach pandemii

Często kryzys, obok zagrożenia, stwarza nowe okazje. Aby je dostrzec, trzeba być elastycznym....

4/09/2020

Tarcza 4.0. i kolejne zmiany w prawie pracy

Kolejna tarcza antykryzysowa wprowadziła sporo ważnych zmian w prawie pracy.

22/08/2020

Kontrolujesz własne decyzje? O pułapkach, które funduje nam mózg

Mózg wpada w wiele różnych pułapek, z których nie zdajemy sobie sprawy. A one mają wpływ na...

4/08/2020

BIM Koordynator – pierwsza linia obrony

Ostatni rok będziemy pamiętać nie tylko jako rok Covid-19, ale też rok gwałtownej rewolucji...

30/07/2020

Inne podejście do sukcesji

Wiadomo, że słowo 'sukces' kojarzy się pozytywnie. A co się stanie, kiedy dodamy do niego dwie...

29/06/2020

Are you ready to go online? Jak przygotować handlowców do transformacji sprzedaży

O transformacji sprzedaży do online mówiono od kilku dobrych lat, ale była to raczej aspiracja,...

15/06/2020

Projekt ekstremalny od środka – the good, the bad and the ugly

Niezwykłe czasy rodzą niezwykłe historie. Przedstawiam anatomię z projektu, który okazał się być...

1/06/2020

Jak motywować w nieprzewidywalnych czasach

Menadżerowie wciąż poszukują skutecznych sposobów motywowania swoich pracowników. A jeśli w tzw....

27/04/2020

O co tyle krzyku z odpornością psychiczną?

Wyobraź sobie, że jesteś wysoko w górach. Pogoda może zmienić się w każdej chwili. Czasem świeci...

6/04/2020

Ty kontra stres – o mądrej rozgrywce i przygotowaniu na nowe

Pamiętam, jak w 2008 roku pisałem artykuły o zarządzaniu stresem w obliczu kryzysu ekonomicznego,...

30/03/2020

Rozwój w czasach zarazy

Rozwój znajduje się w ćwiartce matrycy Eisenhowera: WAŻNE/NIEPILNE – tak pokazują moje...

23/03/2020

Liderze - doładuj pozytywne emocje

O różnicach pomiędzy byciem menadżerem a liderem powiedziano już bardzo dużo. Aktualna sytuacja to...

13/03/2020

Jak oswoić niepewność – redukuj swój lęk

Kto z nas lubi się bać? Nie chcemy lęku. Unikamy go na różne sposoby (mniej i bardziej zdrowe)....

13/03/2020

Praca zdalna – kluczowe kwestie prawne

W związku z przyspieszonym transferem do pracy zdalnej, stykamy się z pytaniami ze strony działów...

3/03/2020

Jak cię widzą, tak ci płacą – o znaczeniu ubioru w biznesie

Mówi się, że nie powinniśmy oceniać książki po okładce. A i tak często to robimy - wydajemy opinię...

24/02/2020

Zwinność wodospadu, czyli agile mindset

Turkusowe zarządzanie, samoorganizujące się zespoły, zwinność organizacji. Znamy to, prawda? Te i...

29/01/2020

Project management z perspektywy czasu – jak było i jak będzie

Kiedy poprosiliśmy ministra gospodarki o honorowy patronat nad konferencją Project Management,...

16/12/2019

Samoorganizujący się zespół? Tak, ale po sFRISowaniu

Typowa sytuacja: dołączyłeś do projektu Agile i wiesz, że macie stać się zespołem...

4/12/2019

Goodness is good for business – kilka słów o programach wellbeing

Weekend trwa jeszcze w najlepsze, a Ty myślisz tylko o tym, że następnego dnia musisz iść do pracy....

15/11/2019

Rozwój po nowemu – WOW w procesach rozwojowych

Zmiana pokoleniowa w firmach, wszechobecna technologia i rzeczywistość VUCA kształtują nowe...