Utrzymanie koncentracji – jak pomóc sobie w realizacji zadań
Jak długo jesteś w stanie skoncentrować się na jednym zadaniu bez rozpraszania się i przerywania?
Chciałbym, by to pytanie było inspiracją do przeprowadzenia krótkiej obserwacji. Jak wiele w czasie dnia pracy jest zadań, za które się zabieramy i których nie kończymy? Czy też nie doprowadzamy do sensownego etapu, przerywając je tylko dlatego, że w trakcie na przykład przypomniało nam się, że mamy też inne zadania do wykonania? Czas niezbędny do tego, żeby z jednego zadania przełączyć się na inne i się w nie wdrożyć, potrafi być dużą stratą.
W jaki sposób poznać czy opisana tu sytuacja nas dotyczy? Najprościej będzie sprawdzić jak wiele mamy otwartych na komputerze aplikacji. Na przykład otwarta jest poczta elektroniczna i wiadomość, którą zaczęliśmy pisać, ale ktoś przerwał nam w trakcie pytaniem. 5 minut poświęciliśmy na rozmowę w tej sprawie i mail wciąż czeka. Mamy raport, do którego, jak sobie przypomnieliśmy, brakuje nam jeszcze danych od koleżanki. Dzwoniliśmy do niej, ale nie odebrała. Potem w ferworze działań rozpoczęliśmy pracę nad prezentacją, którą wygłosimy na jutrzejszym spotkaniu zespołu. Trochę nią znużeni, postanowiliśmy, że zrobimy krótką przerwę i przejdziemy się zrobić sobie w kuchni herbatę. Po powrocie siadamy do komputera i nasz wzrok pada na ikonkę arkusza kalkulacyjnego na pasku zadań. Przypomnieliśmy sobie o raporcie i już zabraliśmy się za wyciąganie z kieszeni telefonu, gdy na monitorze pojawił się komunikat o nowym mailu. To ważna wiadomość od przełożonego. Trzeba odpowiedzieć natychmiast. Brzmi bardzo znajomo?
Co mówią badania
Według badań przeprowadzonych w 2015 roku przez TNS, których uczestnikami byli młodzi mieszkańcy polskich miast oraz osoby pracujące w kompleksie biurowym na warszawskim Mokotowie, w efektywnej pracy głównie przeszkadza to, jak wiele rzeczy mamy do zrobienia. Kto z nas nie słyszał powiedzenia: "Jeśli masz za mało czasu, znajdź sobie dodatkowe zajęcie". Wypowiadane w dobrej wierze, ma skłaniać do zbudowania przekonania, że jeśli się ma wiele do zrobienia, zwiększa się samodyscyplina i ze wszystkim się zdąży, wszystko się poukłada. Wydaje się jednak, że obecnie już tak nie jest. No chyba, że ktoś naprawdę marnuje mnóstwo czasu i ma za mało zadań. Obserwacje pokazują, że jest tak bardzo rzadko. Jeśli natomiast pracy ma się dużo (w zdecydowanej większości przypadków tak właśnie jest), dodatkowe zajęcie spowoduje pojawienie się jeszcze jednego "rozpraszacza".
Czy na ten problem jest jakaś rada? Owszem, jest. Czy kierowanie się nią spowoduje, że problemy związane z dużą liczbą zadań znikną? Niestety nie. Może natomiast sprawić, że zostaną przynajmniej w pewnym stopniu opanowane. Z mojego doświadczenia wynika, że to już jest duża korzyść.
Idea jest bardzo prosta: Na początku skoncentruj się na tym, żeby się skoncentrować. W Internecie można znaleźć zdjęcie biurka Marka Zuckerberga, założyciela Facebooka, na którym leży tabliczka (z napisem: "STAY FOCUSED & KEEP SHIPPING"), przypominająca o tym, żeby utrzymać koncentrację. No dobrze, tylko jak to zrobić?
Technika Pomodoro
Proponuję zastosować jedną z prostszych metod zarządzania czasem, czyli technikę pomidora. Zwiększa ona znacznie prawdopodobieństwo pracy z pełną koncentracją i polega na przeplataniu okresów intensywnej pracy krótkimi przerwami. Jej autor Francesco Cirillo w czasie, gdy był studentem, zadał sobie pytanie właśnie o to czy potrafi skupić się na jednej czynności przez pewien czas. Doszedł do wniosku, że niestety nie jest to dla niego wykonalne. Wziął w związku z tym do ręki kuchenny timer w kształcie pomidora, nastawił go i pilnował tego, by pracować intensywnie w czasie, jaki sobie wyznaczył. Dziś kuchenny timer nie jest potrzebny, bo istnieje wiele darmowych aplikacji oraz stron internetowych pomocnych w skorzystaniu z techniki.
W klasycznej formie technika pomidora to 25 minut intensywnej pracy, po których następuje pięciominutowa obowiązkowa przerwa. W jej trakcie należy oderwać się od wykonywanego zadania i zająć czymś innym. Na przykład wstać i się przejść. Po przerwie następuje powrót do pracy nad kolejnym pomidorem, a po czterech pomidorach robi się przerwę dłuższą. Niektórzy potrafią pracować tak przez cały dzień. Dla innych jeden czy dwa pomidory w ciągu dnia, kiedy pracują w sposób nieprzerwany nad danym zagadnieniem to tyle, ile starczy, żeby zadanie doprowadzić do końca lub zrobić znaczący postęp w jego realizacji.
Jakie są inne korzyści z pomidora? Po pierwsze rzeczywiście można się skupić na zadaniu, co zwiększa skuteczność. Po drugie pracuje się ze świadomością, że kiedyś okres poświęcony zadaniu się skończy (przecież pomidor to tylko 25 minut). To ważne jeśli ma się tendencję do perfekcjonizmu albo zwlekania. Na przykład spowodowanego tym, że zadanie należy do tych, które, delikatnie mówiąc, nie są jednym z naszych ulubionych.
Inną zaletą tej metody jest fakt, że pomaga w dokonaniu tego, co nie należy do mocnych stron człowieka, czyli trafnym oszacowaniu czasu trwania zadania. Pomidor jest nierozerwalnie powiązany z mierzeniem czasu. Ułatwia zwrócenie uwagi na to, jak długo rzeczywiście określone działanie trwa. Czasem warto nawet wpisać pracę nad pomidorem (lub dwoma) do kalendarza na określoną godzinę i dzień. Można taki wpis traktować jak spotkanie z samym sobą, które poświęcone zostanie w całości pracy nad określoną kwestią i którego czas trwania jesteśmy w stanie bardzo trafnie zaplanować. Pomidor jest też pewnego rodzaju grą z samym sobą, a wiele osób ma z udziału w grach po prostu frajdę.
Oczywiście istnieją też pewne wyzwania, na które trzeba zwrócić uwagę i z którymi trzeba się zmierzyć. Pierwsze z nich związane jest z własną chęcią oderwania się. Wynika ona z faktu, że w trakcie pracy nad pomidorem przypomina nam się co jeszcze mieliśmy lub chcieliśmy zrobić. Szczególnie często mogą pojawiać się wówczas, gdy napotkamy na jakąś przeszkodę w realizacji zadania. Doświadczenie pokazuje, że najlepszym wyjściem z takiej sytuacji jest posiadanie pod ręką kartki papieru, na której można błyskawicznie zapisać to, czym będziemy chcieli później się zająć. Na przykład oddzwonić do kogoś, czy też sprawdzić czy mamy już odpowiedź na ważną wiadomość mailową w naszej skrzynce. Pozwoli to nie przerywać pracy. Trudniejsze może czasem być powstrzymanie współpracowników od przerywania nam. Wydaje się, że jak to często bywa, najważniejsza w tej kwestii jest profilaktyka i komunikacja.
Jeden z moich znajomych, z którym rozmawiałem o technice pomidora powiedział, że teraz już wie, co jego koleżanka z biura robi, gdy prosi, by jej nie przeszkadzać przez 25 minut. Pewnie jej sposób obrony przed byciem rozpraszaną może być jeszcze skuteczniejszy, gdyby powiedziała swoim współpracownikom dlaczego o te 25 minut prosi i na czym polega wykorzystywana przez nią metoda pracy.
Technika pomidora pewnie "nie przypasuje" każdemu. Niemniej jednak każdy może sprawdzić czy przynosi mu korzyści i do tego jest bardzo prosta w zastosowaniu. Polecam ją, bo wiem, że potrafi być skuteczna. Na przykład: niniejszy artykuł został napisany przy jej użyciu. Zajął niecałe dwa pomidory. Na timerze widzę, że do końca drugiego zostały jeszcze 4 minuty...
Paweł Ziemiański, Trener GRUPY ODITK
Od czego zacząć, gdy spada sprzedaż?
Spadek sprzedaży stawia zarządzających firmą przed dylematem, jak najlepiej na zmiennym rynku...
[więcej]Czy sprzedawać wszystkim klientom?
Kiedy spadają przychody, rodzi się pokusa, by sprzedawać wszystkim klientom, którzy się pojawią....
[więcej]Zwinność jest wtedy, gdy piłka jest w grze – krótki przewodnik po AGILITY
W sporcie zwinność jest bezcenna. Szybkie podania, przejęcia, zmiany, przepływ energii między...
[więcej]Kogo zatrudnić na Dyrektora Sprzedaży? To zależy, co i jak ma sprzedawać
Firma chce się rozwijać, walczyć o rynek, w „covidowych” warunkach dodatkowo poszerzyła lub...
[więcej]Oczywiste problemy biznesowe i nieoczywiste odpowiedzi w czasach Covid-19
Wiele firm staje przed wyzwaniem dalszego projektowania swojego wzrostu w wyjątkowo zmiennym...
[więcej]Wirtualne przywództwo, czyli lider w digitalnym świecie
Przywództwo to świadomy wybór, sama charyzma nie wystarczy, by być dobrym liderem.
[więcej]Strategia w czasach pandemii
Często kryzys, obok zagrożenia, stwarza nowe okazje. Aby je dostrzec, trzeba być elastycznym....
[więcej]Tarcza 4.0. i kolejne zmiany w prawie pracy
Kolejna tarcza antykryzysowa wprowadziła sporo ważnych zmian w prawie pracy.
[więcej]Kontrolujesz własne decyzje? O pułapkach, które funduje nam mózg
Mózg wpada w wiele różnych pułapek, z których nie zdajemy sobie sprawy. A one mają wpływ na...
[więcej]BIM Koordynator – pierwsza linia obrony
2020 będziemy pamiętać jako rok Covid-19. Ale zapamiętamy go również jako rok gwałtownej rewolucji...
[więcej]Inne podejście do sukcesji
Wiadomo, że słowo 'sukces' kojarzy się pozytywnie. A co się stanie, kiedy dodamy do niego dwie...
[więcej]Are you ready to go online? Jak przygotować handlowców do transformacji sprzedaży
O transformacji sprzedaży do online mówiono od kilku dobrych lat, ale była to raczej aspiracja,...
[więcej]Projekt ekstremalny od środka – the good, the bad and the ugly
Niezwykłe czasy rodzą niezwykłe historie. Przedstawiam anatomię z projektu, który okazał się być...
[więcej]Jak motywować w nieprzewidywalnych czasach
Menadżerowie wciąż poszukują skutecznych sposobów motywowania swoich pracowników. A jeśli w tzw....
[więcej]O co tyle krzyku z odpornością psychiczną?
Wyobraź sobie, że jesteś wysoko w górach. Pogoda może zmienić się w każdej chwili. Czasem świeci...
[więcej]Ty kontra stres – o mądrej rozgrywce i przygotowaniu na nowe
Pamiętam, jak w 2008 roku pisałem artykuły o zarządzaniu stresem w obliczu kryzysu ekonomicznego,...
[więcej]Rozwój w czasach zarazy
Rozwój znajduje się w ćwiartce matrycy Eisenhowera: WAŻNE/NIEPILNE – tak pokazują moje...
[więcej]Liderze - doładuj pozytywne emocje
O różnicach pomiędzy byciem menadżerem a liderem powiedziano już bardzo dużo. Aktualna sytuacja to...
[więcej]Jak oswoić niepewność – redukuj swój lęk
Kto z nas lubi się bać? Nie chcemy lęku. Unikamy go na różne sposoby (mniej i bardziej zdrowe)....
[więcej]Praca zdalna – kluczowe kwestie prawne
W związku z przyspieszonym transferem do pracy zdalnej, stykamy się z pytaniami ze strony działów...
[więcej]Jak cię widzą, tak ci płacą – o znaczeniu ubioru w biznesie
Mówi się, że nie powinniśmy oceniać książki po okładce. A i tak często to robimy - wydajemy opinię...
[więcej]Zwinność wodospadu, czyli agile mindset
Turkusowe zarządzanie, samoorganizujące się zespoły, zwinność organizacji. Znamy to, prawda? Te i...
[więcej]Project management z perspektywy czasu – jak było i jak będzie
Kiedy poprosiliśmy ministra gospodarki o honorowy patronat nad konferencją Project Management,...
[więcej]Samoorganizujący się zespół? Tak, ale po sFRISowaniu
Typowa sytuacja: dołączyłeś do projektu Agile i wiesz, że macie stać się zespołem...
[więcej]Goodness is good for business – kilka słów o programach wellbeing
Weekend trwa jeszcze w najlepsze, a Ty myślisz tylko o tym, że następnego dnia musisz iść do pracy....
[więcej]Rozwój po nowemu – WOW w procesach rozwojowych
Zmiana pokoleniowa w firmach, wszechobecna technologia i rzeczywistość VUCA kształtują nowe...
[więcej]Taki mamy klimat – globalne ocieplenie a przyszłość zarządzania projektami
Nie lubimy zmian. Byłoby świetnie, gdyby sprawy mogły podążać ustalonymi od dekad ścieżkami, gdzie...
[więcej]Uważny, obecny i skuteczny, czyli mindfulness lidera
Nie masz chwili wytchnienia. Nadmiar obowiązków, presja, pośpiech, konflikty, zmiany, oczekiwania,...
[więcej]Digitalne docenianie – spróbuj, co ci szkodzi
Słowa mają siłę. Szczególnie te, które wyrażają docenienie. Ale jak ich używać, gdy zwykłe...
[więcej]Wdrożenie BIM to droga do sukcesu - o ile nie idziesz na skróty
W branży budowlanej, jednej z branż sektora bądź co bądź usługowego, sukces opisany jest w bardzo...
[więcej]Program rozwojowy od kuchni – doprawiony 70:20:10
Zainspirowała mnie ostatnio międzynarodowa firma dostarczająca produkty żywnościowe bezpośrednio do...
[więcej]Czy opłaca się inwestować w personal branding kadry menadżerskiej?
Czy inwestując w markę osobistą menadżera, nie pomagamy mu w gładkim przejściu do konkurencji?...
[więcej]Wódz z nerwami na wodzy
Jaka jest wspólna cecha menadżerów? Poza tym, że kierują ludźmi w organizacjach, zdecydowana...
[więcej]Załatwiony w białych rękawiczkach
Menadżerze, markę osobistą buduj wtedy, kiedy masz pracę.
[więcej]BIM - siła kompetentnego zespołu
Ostatni rok to czas niezwykle intensywnego rozwoju BIM (Building Information Modeling) w Polsce....
[więcej]Głodni doceniania, czyli słów kilka o roli docenienia w miejscu pracy
Paradoks dzisiejszych czasów: mnożą się programy uznaniowe i benefitowe dla pracowników, a poziom...
[więcej]Złoto ukryte u konstruktorów, czyli Design For Assembly (DFA)
Realia pracy konstruktorów zwykle wyglądają tak, że menadżerowie oczekują od nich sporego tempa. Bo...
[więcej]Jak, a nie co – kiedy proces jest ważniejszy niż cel
Ludzie odnoszący sukcesy i ich nieodnoszący mają takie same cele.
[więcej]Business acumen, czyli czy leci z nami pilot
Poprawa EBITDA o 2,5% jest jednym z celów strategicznych pewnej firmy. Brzmi sensownie. Ale czy...
[więcej]Menadżerze, chcesz „uczynić” ludzi odpowiedzialnymi?
Jednym z wyzwań, o których najczęściej mówią liderzy, jest brak odpowiedzialności w ich...
[więcej]