17.01.2017

Utrzymanie koncentracji – jak pomóc sobie w realizacji zadań

Jak długo jesteś w stanie skoncentrować się na jednym zadaniu bez rozpraszania się i przerywania?

Chciałbym, by to pytanie było inspiracją do przeprowadzenia krótkiej obserwacji. Jak wiele w czasie dnia pracy jest zadań, za które się zabieramy i których nie kończymy? Czy też nie doprowadzamy do sensownego etapu, przerywając je tylko dlatego, że w trakcie na przykład przypomniało nam się, że mamy też inne zadania do wykonania? Czas niezbędny do tego, żeby z jednego zadania przełączyć się na inne i się w nie wdrożyć, potrafi być dużą stratą.

W jaki sposób poznać czy opisana tu sytuacja nas dotyczy? Najprościej będzie sprawdzić jak wiele mamy otwartych na komputerze aplikacji. Na przykład otwarta jest poczta elektroniczna i wiadomość, którą zaczęliśmy pisać, ale ktoś przerwał nam w trakcie pytaniem. 5 minut poświęciliśmy na rozmowę w tej sprawie i mail wciąż czeka. Mamy raport, do którego, jak sobie przypomnieliśmy, brakuje nam jeszcze danych od koleżanki. Dzwoniliśmy do niej, ale nie odebrała. Potem w ferworze działań rozpoczęliśmy pracę nad prezentacją, którą wygłosimy na jutrzejszym spotkaniu zespołu. Trochę nią znużeni, postanowiliśmy, że zrobimy krótką przerwę i przejdziemy się zrobić sobie w kuchni herbatę. Po powrocie siadamy do komputera i nasz wzrok pada na ikonkę arkusza kalkulacyjnego na pasku zadań. Przypomnieliśmy sobie o raporcie i już zabraliśmy się za wyciąganie z kieszeni telefonu, gdy na monitorze pojawił się komunikat o nowym mailu. To ważna wiadomość od przełożonego. Trzeba odpowiedzieć natychmiast. Brzmi bardzo znajomo?

Co mówią badania

Według badań przeprowadzonych w 2015 roku przez TNS, których uczestnikami byli młodzi mieszkańcy polskich miast oraz osoby pracujące w kompleksie biurowym na warszawskim Mokotowie, w efektywnej pracy głównie przeszkadza to, jak wiele rzeczy mamy do zrobienia. Kto z nas nie słyszał powiedzenia: "Jeśli masz za mało czasu, znajdź sobie dodatkowe zajęcie". Wypowiadane w dobrej wierze, ma skłaniać do zbudowania przekonania, że jeśli się ma wiele do zrobienia, zwiększa się samodyscyplina i ze wszystkim się zdąży, wszystko się poukłada. Wydaje się jednak, że obecnie już tak nie jest. No chyba, że ktoś naprawdę marnuje mnóstwo czasu i ma za mało zadań. Obserwacje pokazują, że jest tak bardzo rzadko. Jeśli natomiast pracy ma się dużo (w zdecydowanej większości przypadków tak właśnie jest), dodatkowe zajęcie spowoduje pojawienie się jeszcze jednego "rozpraszacza".

Czy na ten problem jest jakaś rada? Owszem, jest. Czy kierowanie się nią spowoduje, że problemy związane z dużą liczbą zadań znikną? Niestety nie. Może natomiast sprawić, że zostaną przynajmniej w pewnym stopniu opanowane. Z mojego doświadczenia wynika, że to już jest duża korzyść.

Idea jest bardzo prosta: Na początku skoncentruj się na tym, żeby się skoncentrować. W Internecie można znaleźć zdjęcie biurka Marka Zuckerberga, założyciela Facebooka, na którym leży tabliczka (z napisem: "STAY FOCUSED & KEEP SHIPPING"), przypominająca o tym, żeby utrzymać koncentrację. No dobrze, tylko jak to zrobić?

Technika Pomodoro

Proponuję zastosować jedną z prostszych metod zarządzania czasem, czyli technikę pomidora. Zwiększa ona znacznie prawdopodobieństwo pracy z pełną koncentracją i polega na przeplataniu okresów intensywnej pracy krótkimi przerwami. Jej autor Francesco Cirillo w czasie, gdy był studentem, zadał sobie pytanie właśnie o to czy potrafi skupić się na jednej czynności przez pewien czas. Doszedł do wniosku, że niestety nie jest to dla niego wykonalne. Wziął w związku z tym do ręki kuchenny timer w kształcie pomidora, nastawił go i pilnował tego, by pracować intensywnie w czasie, jaki sobie wyznaczył. Dziś kuchenny timer nie jest potrzebny, bo istnieje wiele darmowych aplikacji oraz stron internetowych pomocnych w skorzystaniu z techniki.

W klasycznej formie technika pomidora to 25 minut intensywnej pracy, po których następuje pięciominutowa obowiązkowa przerwa. W jej trakcie należy oderwać się od wykonywanego zadania i zająć czymś innym. Na przykład wstać i się przejść. Po przerwie następuje powrót do pracy nad kolejnym pomidorem, a po czterech pomidorach robi się przerwę dłuższą. Niektórzy potrafią pracować tak przez cały dzień. Dla innych jeden czy dwa pomidory w ciągu dnia, kiedy pracują w sposób nieprzerwany nad danym zagadnieniem to tyle, ile starczy, żeby zadanie doprowadzić do końca lub zrobić znaczący postęp w jego realizacji.

Jakie są inne korzyści z pomidora? Po pierwsze rzeczywiście można się skupić na zadaniu, co zwiększa skuteczność. Po drugie pracuje się ze świadomością, że kiedyś okres poświęcony zadaniu się skończy (przecież pomidor to tylko 25 minut). To ważne jeśli ma się tendencję do perfekcjonizmu albo zwlekania. Na przykład spowodowanego tym, że zadanie należy do tych, które, delikatnie mówiąc, nie są jednym z naszych ulubionych.

Inną zaletą tej metody jest fakt, że pomaga w dokonaniu tego, co nie należy do mocnych stron człowieka, czyli trafnym oszacowaniu czasu trwania zadania. Pomidor jest nierozerwalnie powiązany z mierzeniem czasu. Ułatwia zwrócenie uwagi na to, jak długo rzeczywiście określone działanie trwa. Czasem warto nawet wpisać pracę nad pomidorem (lub dwoma) do kalendarza na określoną godzinę i dzień. Można taki wpis traktować jak spotkanie z samym sobą, które poświęcone zostanie w całości pracy nad określoną kwestią i którego czas trwania jesteśmy w stanie bardzo trafnie zaplanować. Pomidor jest też pewnego rodzaju grą z samym sobą, a wiele osób ma z udziału w grach po prostu frajdę.

Oczywiście istnieją też pewne wyzwania, na które trzeba zwrócić uwagę i z którymi trzeba się zmierzyć. Pierwsze z nich związane jest z własną chęcią oderwania się. Wynika ona z faktu, że w trakcie pracy nad pomidorem przypomina nam się co jeszcze mieliśmy lub chcieliśmy zrobić. Szczególnie często mogą pojawiać się wówczas, gdy napotkamy na jakąś przeszkodę w realizacji zadania. Doświadczenie pokazuje, że najlepszym wyjściem z takiej sytuacji jest posiadanie pod ręką kartki papieru, na której można błyskawicznie zapisać to, czym będziemy chcieli później się zająć. Na przykład oddzwonić do kogoś, czy też sprawdzić czy mamy już odpowiedź na ważną wiadomość mailową w naszej skrzynce. Pozwoli to nie przerywać pracy. Trudniejsze może czasem być powstrzymanie współpracowników od przerywania nam. Wydaje się, że jak to często bywa, najważniejsza w tej kwestii jest profilaktyka i komunikacja.

Jeden z moich znajomych, z którym rozmawiałem o technice pomidora powiedział, że teraz już wie, co jego koleżanka z biura robi, gdy prosi, by jej nie przeszkadzać przez 25 minut. Pewnie jej sposób obrony przed byciem rozpraszaną może być jeszcze skuteczniejszy, gdyby powiedziała swoim współpracownikom dlaczego o te 25 minut prosi i na czym polega wykorzystywana przez nią metoda pracy.

Technika pomidora pewnie "nie przypasuje" każdemu. Niemniej jednak każdy może sprawdzić czy przynosi mu korzyści i do tego jest bardzo prosta w zastosowaniu. Polecam ją, bo wiem, że potrafi być skuteczna. Na przykład: niniejszy artykuł został napisany przy jej użyciu. Zajął niecałe dwa pomidory. Na timerze widzę, że do końca drugiego zostały jeszcze 4 minuty...


Paweł Ziemiański, Trener GRUPY ODITK

10.12.2018

Innowacyjność w Polsce – jak to naprawdę wygląda?

Innowacyjność w Polsce ma różne oblicza. Dużo w tym kontekście mówi się o start-upach, i słusznie....

[więcej]
05.11.2018

Relacje – cichy zabójca sprzedaży?

Od kilku lat w procesach sprzedażowych kładzie się nacisk na budowanie relacji z klientem. Kierunek...

[więcej]
29.10.2018

Zmiany i nowości w wytycznych i certyfikacji IPMA

Najnowsza wersja „Wytycznych Kompetencji Indywidualnych w Zarządzaniu Projektami, Programami i...

[więcej]
15.10.2018

Planowanie programu rozwojowego – z kim i o czym rozmawiać

Fakt: Programy rozwojowe często nie osiągają założonych rezultatów.

[więcej]
01.10.2018

Grywalizacja – let's talk about fun

Super poważny zawodowy świat zmienia oblicze. Domaga się świeżości, lekkości i funu. Millenialsi,...

[więcej]
03.09.2018

Czego menadżer może się nauczyć od psa?

Zespoły mogły się już uczyć od dzikich gęsi. Sprawdzonym trenerem okazał się też koń. Mnie...

[więcej]
20.08.2018

Kto decyduje o wdrożeniu strategii organizacji - duży i mały obrazek

Typowy obrazek z polskich organizacji: zarząd wypracowuje strategię, a następnie zaprasza...

[więcej]
06.08.2018

Zator ogłoszony, czyli BIM w zamówieniach publicznych już w Polsce

Wyobraźmy sobie taką sytuację. Długo oczekiwana inwestycja w centrum miasta. Przebudowa, która...

[więcej]
23.07.2018

Kultura narodowa w biznesowej globalnej wiosce – czy nadal ma znaczenie?

Dlaczego w Arabii Saudyjskiej manekiny sklepowe nie mają głów?

[więcej]
09.07.2018

Związki zawodowe – czy pojawią się w każdej firmie?

Na początku czerwca 2018 r. sejm przyjął ustawę, która zasadniczo zmienia przepisy regulujące...

[więcej]
18.06.2018

Programy rozwojowe i model 70:20:10 – historia z happy endem?

Odnoszę wrażenie, iż wszyscy zgadzamy się, że model 70:20:10 powinien stanowić kręgosłup programów...

[więcej]
21.05.2018

Etyczna sprzedaż w branży ubezpieczeniowej – poszukiwanie jednorożca?

„Czy da się wyżyć w sprzedaży, nie oszukując?” – takim pytaniem zaskoczył mnie kilka dni temu...

[więcej]
07.05.2018

Mentoring – nie zaczynaj od ogona

Nie mogę wyjść z zaskoczenia, gdy w kolejnej organizacji, która uruchamia mentoring, stykam się z...

[więcej]
23.04.2018

BIM Manager – praca szuka człowieka

BIM (Building Information Modeling) - ten skrót od 2 lat jest niesłychanie „modny” w branży...

[więcej]
09.04.2018

To coach or not to coach – coaching menadżerski w ujęciu MAC

Certyfikowani coachowie i związane z tym specjalizacje mnożą się jak grzyby po deszczu. Dostępny...

[więcej]
05.03.2018

Wszystko zaczyna się od empatii – Design Thinking

Irytujesz się, kiedy podczas dyskusji pada stwierdzenie: „Spróbuj wejść w moje buty”? Jeżeli to...

[więcej]
19.02.2018

Nowy rok, nowe cele – strategia a procesy i pracownicy

Początek roku to dla wielu organizacji ogłoszenie nowych kierunków i celów strategicznych będących...

[więcej]
05.02.2018

Sposób na przełom w innowacjach

Co robić, gdy wszystkie nisko wiszące owoce zostały już zebrane? W życiu – wiadomo – zwykle trzeba...

[więcej]
29.01.2018

Microlearning – panaceum na oporny mózg

Kto nie chciałby uczyć się szybciej, łatwiej, efektywniej? Niestety mózg często stawia nam czynny...

[więcej]
15.01.2018

Różnorodność w zespole boli i leczy

Z różnorodnością spotykamy się coraz częściej. Dotyczy ona już nie tylko płci czy pokolenia, ale...

[więcej]
18.12.2017

Co było i co będzie – trendy w HR 2017-2018

Rok 2017 dobiega końca. To czas podsumowań tego, co się udało, co zrobiliśmy, ale też moment, w...

[więcej]
04.12.2017

Building Information Modeling (BIM) – nowy wymiar branży budowlanej

Branża budowlana to stale rosnące wymagania w obszarze tworzenia nowej infrastruktury oraz nowych...

[więcej]
20.11.2017

O systemie antymobbingowym i antydyskryminacyjnym w działaniu - reagowanie i monitorowanie

Efektywny system antydyskryminacyjny i antymobbingowy opiera się na trzech filarach:...

[więcej]
06.11.2017

Etykieta biznesu czyli o kulturze budowania relacji

Co jakiś czas, w różnych sytuacjach, mamy okazję obserwować zachowania osób pełniących ważne...

[więcej]
23.10.2017

Kultura feedbacku - o sile informacji zwrotnej

O sile informacji zwrotnej korygującej dane mi było przekonać się w pewne czerwcowe przedpołudnie...

[więcej]
06.10.2017

TRIZ - fakty i mity

Każdy menadżer staje przed wyzwaniami przez duże „W”, w których nie ma mowy o prostej poprawie...

[więcej]
15.09.2017

Wymagania w projektach zwinnych – działasz Agile czy tylko o tym mówisz

„Działamy teraz Agile” to częsta deklaracja, którą potem szybko i boleśnie weryfikuje codzienność.

[więcej]
04.09.2017

E-learning – pięć filarów sukcesu

Apetyt polskich firm i urzędów na e-learning rośnie. Niestety próby jego wykorzystania często...

[więcej]
20.08.2017

Ewolucja w sprzedaży – przystosuj się albo zgiń

Świat się zmienia. W każdej dowolnie wybranej dziedzinie, wiedza i zasób informacji podwajają się...

[więcej]
31.07.2017

Zdawać czy nie zdawać - certyfikacja project management

Zapytałam Justynę, certyfikowaną Project Manager oraz moją bliską przyjaciółkę, czy wiedza, którą...

[więcej]
17.07.2017

O pracy płytkiej i głębokiej

„Tak to można szatkować kapustę” – powiedziała moja współpracowniczka, gdy w związku ze spóźnieniem...

[więcej]
03.07.2017

HR bez procesów – w tym szaleństwie jest metoda

HR jest zwyczajowo postrzegany jako dział, który „wspiera organizację”, „zaspokaja potrzeby...

[więcej]
26.06.2017

AGILE – zwinny sposób na projekt nie tylko dla IT

Złośliwi mówią, że gdyby na książce kucharskiej napisać Agile, to jej sprzedaż by wzrosła. Fakty są...

[więcej]
05.06.2017

Na co masz apetyt? BUY IN dla inicjatyw HR

Przypomnij sobie ostatnią sytuację, gdy byłeś wilczo głodny. Wszystko, co czujesz, to: chcę jeść!...

[więcej]
22.05.2017

Chwila prawdy dla systemu antymobbingowego i antydyskryminacyjnego

W pewnej organizacji do działu HR wpłynęła anonimowa skarga dotycząca molestowania seksualnego,...

[więcej]
09.05.2017

Wyróżnij się - standardy obsługi klienta z pomysłem

„Dzień dobry, dzień dobry wiewiórki i bobry” – tym zdaniem zostałam powitana na pokładzie samolotu...

[więcej]
03.04.2017

Tech-trendy i symplifikacja, czyli jak rozwijać Millenialsów

Na polskim rynku pracy obecnie funkcjonują dwa główne pokolenia: X oraz Millenialsi (pokolenie Y)....

[więcej]
20.03.2017

Zarządzanie przez cele (MBO) dla menadżera

System zarządzania przez cele, opisany przez Petera Drucker’a w książce: „Praktyka zarządzania”,...

[więcej]
07.03.2017

Uzupełnianie kompetencji w projekcie zwinnym

Nikt nie ma już wątpliwości. Cokolwiek by się nie działo Murphy zadziała. Projekt zaawansowany....

[więcej]
06.02.2017

Sposób na "syndrom szczupaka"

Termin „syndrom szczupaka” pochodzi od eksperymentu przeprowadzonego przez niemieckiego zoologa...

[więcej]