7/03/2017

Uzupełnianie kompetencji w projekcie zwinnym

Nikt nie ma już wątpliwości. Cokolwiek by się nie działo Murphy zadziała. Projekt zaawansowany. Wydaje się, że wszystkie "sznurki mamy w ręku" i nagle choroba, odejście pracownika, producent wycofuje się z utrzymywania technologii.

Jak widmo zagłady pojawia się nowe, niezidentyfikowane wcześniej zadanie, bez którego projekt nie zostanie zrealizowany. Pojawia się krytyczna potrzeba uzupełnienia lub poszerzenia kompetencji zespołu. Niezależnie od tego, z jakich przyczyn to wynika, każdorazowo stajemy przed koniecznością:

1.      szybkiego znalezienia nowego współpracownika,

2.      ustalenia z nim zasad współpracy.

W projektach zwinnych role, tym samym kluczowe kompetencje dla dostarczenia rozwiązania, są definiowane na pierwszych etapach. Natomiast wymagania są doprecyzowywane w trakcie projektu, co może rodzić konieczność uzupełnienia kompetencji. Istotne jest więc znalezienie zespołu, który będzie zaangażowany w projekt na poziomie 100% oraz identyfikacja i pozyskanie ról/kompetencji doradczych, które będą szybko i efektywnie wspierały projekt.

Negocjacje i ocena efektów współpracy w iteracjach

Pomijamy w tym miejscu pierwszy z ww. etapów. Załóżmy, że jesteśmy w komfortowej sytuacji, w której mamy kandydata. Jego kwalifikacje i dotychczasowy dorobek wyglądają obiecująco, a on sam jest gotowy do współpracy. Jednocześnie wiemy, że on wie (albo przynajmniej się domyśla) o naszej podbramkowej sytuacji. Próby narzucenia mu warunków współpracy nie mają sensu. Będą jedynie stratą czasu, który jest dla nas towarem mocno deficytowym. Z drugiej strony pozostajemy wciąż odpowiedzialni za projekt, jego produkt, terminowość wykonania i budżet. Nie możemy zatem pozwolić sobie na dyktat drugiej strony, tym bardziej, że nie mamy pewności, jak nasz potencjalny współpracownik poradzi sobie z nowymi zadaniami i na ile płynnie wpasuje się w zespół. Kluczem w takiej sytuacji jest ustalenie podstawowych zasad współpracy, które będą fair dla obu stron, umożliwią wzajemne poznanie się, w tym swoich mocnych i słabych stron i jednocześnie dadzą nam możliwość zakończenia współpracy, na wypadek niezadowolenia którejkolwiek ze stron.

Praca na iteracjach (timebox) bazuje na realizacji zdefiniowanych wymagań, uzupełnionych o kryteria akceptacji oraz oszacowanych. Zalecany maksymalny czas trwania efektywnej iteracji to 1 miesiąc. Najczęściej stosuje się iteracje 2 - 4 tygodniowe. Z doświadczeń organizacji pracującej w metodykach zwinnych i badań wynika, że zespół tworzący rozwiązanie przez pierwsze 3 iteracje konstytuuje się i do 3 iteracji osiąga znaczne podniesienie wydajności. Mówi się o przyroście nawet do kilkuset procent w stosunku do wydajności startowej. Efekt 3 iteracji pozwala odpowiedzieć na pytanie, czy zadeklarowany termin dostarczenia rozwiązania się zmieni i tym samym ocenić, czy nowi członkowie zespołu się sprawdzili, a on sam tworzy efekty synergii.

Współpraca na okres próbny i definiowanie zakresu

Pamiętając o towarzyszącej nam presji czasu i mając na uwadze zadania przypisane do iteracji, warto podjąć współpracę na okres próbny, Wskazany czas powinien być powiązany z około 3 iteracjami specyficznymi dla projektu. Dzięki temu będziemy mogli ocenić pracę naszego adepta i jego umiejętność współpracy w zespole po jej efektach.

Do zdefiniowania produktów pierwszego etapu współpracy można wykorzystać wymagania przeznaczone do realizacji w konkretnej iteracji (planujemy najbliższą) i następnie zaktualizować je po zakończeniu pierwszej iteracji o wymagania kolejnej.

Przedłużenie współpracy i wartości w metodykach zwinnych

Proponując okres próbny możemy spodziewać się mniej lub bardziej subtelnego protestu ze strony potencjalnego współpracownika, dla którego oczywistą wartością jest stabilność i pewność zatrudnienia. Należałoby upewnić się, że druga strona rozumie nasze priorytety, którym jest między innymi stabilność zespołu, a polityka "obrotowych drzwi" naraża nas na niepowodzenie projektu. Praca w zespole zwinnym posiada swoją specyfikę, dlatego jej zrozumienie jest tak ważne dla uzyskania dobrej współpracy. Założeniem metodyk zwinnych jest współpraca oparta na zaufaniu, wysoka motywacja, samodzielność, synergia i duża wydajność zespołów. Dlatego ich zrozumienie jest tak ważne w dyskusji z potencjalnym współpracownikiem.

Automatyczne zakończenie współpracy

Licząc na najlepsze nie możemy jednak wykluczyć, że nowy członek zespołu nie sprawdzi się lub znajdzie inne zajęcie i zostawi nas w toku prac. By znaleźć jego zastępstwo musimy cofnąć się o kilka akapitów. Jak natomiast uporządkować relację ze współpracownikiem, który przepad? Aby oszczędzić sobie zbędnego "zachodu" należy na samym początku zastrzec, że nasza umowa automatycznie wygasa po upływie okresu próbnego. Ma to ten zasadniczy plus, że jeżeli będziemy chcieli kontynuować współpracę, możemy to sformalizować. Jeżeli nie będzie takiej woli, nie musimy robić nic.

Forma umowy i przejrzystość w metodykach zwinnych

W jaki sposób utrwalić wypracowane założenia i ustalenia, aby były one dla nas faktycznie wiążące, a druga strona nie miała możliwości skutecznie się ich wyprzeć? Deficyt przestrzeni nie sprzyja przecież przygotowywaniu dokumentów, uzgadnianiu ich i wymianie podpisów. Na szczęście, pozostając w relacjach B2B, nie ma konieczności, aby nasze ustalenia utrwalać na piśmie. Umowa zawarta w formie ustnej będzie w pełni wiążąca, co nie zmienia faktu, że jej kluczowe ustalenia powinny zostać utrwalone na wypadek ewentualnego sporu. Kiedy już zakończymy negocjacje i podamy sobie ręce warto - w ramach podsumowania - w kilku punktach przekazać nowemu współpracownikowi nasze ustalenia i poprosić go o potwierdzenie. Kanał komunikacji nie ma znaczenia. Może to być mail lub jakikolwiek komunikator archiwizujący wiadomości. Kiedy kurz opadnie a nowy współpracownik się sprawdzi, do rozmowy można powrócić i poszczególne kwestie sformalizować. Jeżeli zdecydujemy się pozostać przy ustnej formie umowy, musimy jednak pamiętać o potencjalnych problemach dowodowych w przypadku sporu. W praktyce sądowej niezmiernie rzadko zdarza się jednak sytuacja, w której wiarygodność obu stron byłaby identyczna. Do tego dochodzi fakt, że w sukurs naszym wyjaśnieniom przyjdzie na pewno korespondencja mailowa i inne deklaracje utrwalone cyfrowo. Pozostanie przy formie ustnej nie przekreśla zatem naszych szans na skuteczne dochodzenie roszczeń stron.

W kwestii akceptacji ustaleń ustnych prawo mocno wspiera jedno z pryncypiów Agile: "Rozmowa na żywo jest najskuteczniejszym sposobem przekazywania informacji", a jedno z podstawowych narzędzi pracy zespołu stosowanych w metodykach zwinnych (praca na tablicach), zapewnia przejrzystość i wspólne rozumienie zadań przeznaczonych do realizacji i realizowanych, i jest wspomnianym wyżej kanałem komunikacji potwierdzającym wspólne rozumienie ustaleń. 

Na koniec przytaczamy bliskie nam wartości Manifestu Agile. Wartości te są solidną podstawą do budowania kultury organizacyjnej i współpracy, opartej na wzajemnym zaufaniu już od momentu jej rozpoczęcia.

Wartości propagowane w Manifeście Agile:

  • Ludzie i interakcje ponad procesy i narzędzia.
  • Działające rozwiązanie ponad obszerną dokumentację.
  • Współpraca z klientem ponad formalne ustalenia.
  • Reagowanie na zmiany ponad podążanie za planem.

 

Katarzyna Kaganiec i Mikołaj Farnas - Trenerzy GRUPY ODITK

 

 

 

 

 

Autor artykułu
KATARZYNA KAGANIEC
9/07/2021

Trening silnej woli latem (i nie tylko) – to możliwe!

Siła woli to pojęcie, o którym słyszy się stosunkowo często. Zazdrościmy jej tym, którzy ją mają....

21/06/2021

Inspiracja i pragmatyzm – program rozwojowy dla menadżerów w modelu 70:20:10 (case study)

Najbardziej lubię się uczyć na przykładach. Jest w nich dużo inspiracji, ale i lekcji o tym, co...

7/06/2021

Eksperymentowanie - Agile Mindset od kuchni

Zarządzanie w środowisku, w którym nie zachodziły częste zmiany, było relatywnie łatwe. Gdy jest...

24/05/2021

Jaka piękna katastrofa – lekcje płynące z Misji Apollo 13

Wszyscy wiemy, że warto uczyć się na sukcesach. A ja, tak jak bohater filmu Ridleya Scotta „Dobry...

10/05/2021

Nowe potrzeby to nowe benefity – jak zapewnić pracownikom wsparcie psychologiczne

Nowe potrzeby pracowników wymagają świeżego spojrzenia na benefity.

27/04/2021

Agile Mindset – hit czy kit?

Agile, agility, agile mindset, zwinność, agile leadership - to hasła, które od miesięcy są na...

19/04/2021

Na „covidową rzeczywistość” odpowiedz realizmem

Czy wiesz, że większość ludzi poświęca ponad 80% swojego życia na rozpamiętywanie tego, co było lub...

15/03/2021

Leadership w nowej normalności

O transformacji przywództwa mówiono od przynajmniej 10 lat. Jednak to ostatni rok pokazał prawdziwe...

18/01/2021

Zarządzanie konfliktem – ważny element dobrego przywództwa

Burza i pioruny, a potem ciche dni – znasz to? A może jednak od początku cisza, ale atmosfera w...

10/12/2020

Od czego zacząć, gdy spada sprzedaż?

Spadek sprzedaży stawia zarządzających firmą przed dylematem, jak najlepiej na zmiennym rynku...

27/11/2020

Czy sprzedawać wszystkim klientom?

Kiedy spadają przychody, rodzi się pokusa, by sprzedawać wszystkim klientom, którzy się pojawią....

18/11/2020

Zwinność jest wtedy, gdy piłka jest w grze – krótki przewodnik po AGILITY

W sporcie zwinność jest bezcenna. Szybkie podania, przejęcia, zmiany, przepływ energii między...

22/10/2020

Kogo zatrudnić na Dyrektora Sprzedaży? To zależy, co i jak ma sprzedawać

Firma chce się rozwijać, walczyć o rynek, w „covidowych” warunkach dodatkowo poszerzyła lub...

30/09/2020

Oczywiste problemy biznesowe i nieoczywiste odpowiedzi w czasach Covid-19

Wiele firm staje przed wyzwaniem dalszego projektowania swojego wzrostu w wyjątkowo zmiennym...

29/09/2020

Wirtualne przywództwo, czyli lider w digitalnym świecie

Przywództwo to świadomy wybór, sama charyzma nie wystarczy, by być dobrym liderem.

28/09/2020

Strategia w czasach pandemii

Często kryzys, obok zagrożenia, stwarza nowe okazje. Aby je dostrzec, trzeba być elastycznym....

4/09/2020

Tarcza 4.0. i kolejne zmiany w prawie pracy

Kolejna tarcza antykryzysowa wprowadziła sporo ważnych zmian w prawie pracy.

22/08/2020

Kontrolujesz własne decyzje? O pułapkach, które funduje nam mózg

Mózg wpada w wiele różnych pułapek, z których nie zdajemy sobie sprawy. A one mają wpływ na...

4/08/2020

BIM Koordynator – pierwsza linia obrony

2020 będziemy pamiętać jako rok Covid-19. Ale zapamiętamy go również jako rok gwałtownej rewolucji...

30/07/2020

Inne podejście do sukcesji

Wiadomo, że słowo 'sukces' kojarzy się pozytywnie. A co się stanie, kiedy dodamy do niego dwie...

29/06/2020

Are you ready to go online? Jak przygotować handlowców do transformacji sprzedaży

O transformacji sprzedaży do online mówiono od kilku dobrych lat, ale była to raczej aspiracja,...

15/06/2020

Projekt ekstremalny od środka – the good, the bad and the ugly

Niezwykłe czasy rodzą niezwykłe historie. Przedstawiam anatomię z projektu, który okazał się być...

1/06/2020

Jak motywować w nieprzewidywalnych czasach

Menadżerowie wciąż poszukują skutecznych sposobów motywowania swoich pracowników. A jeśli w tzw....

27/04/2020

O co tyle krzyku z odpornością psychiczną?

Wyobraź sobie, że jesteś wysoko w górach. Pogoda może zmienić się w każdej chwili. Czasem świeci...

6/04/2020

Ty kontra stres – o mądrej rozgrywce i przygotowaniu na nowe

Pamiętam, jak w 2008 roku pisałem artykuły o zarządzaniu stresem w obliczu kryzysu ekonomicznego,...

30/03/2020

Rozwój w czasach zarazy

Rozwój znajduje się w ćwiartce matrycy Eisenhowera: WAŻNE/NIEPILNE – tak pokazują moje...

23/03/2020

Liderze - doładuj pozytywne emocje

O różnicach pomiędzy byciem menadżerem a liderem powiedziano już bardzo dużo. Aktualna sytuacja to...

13/03/2020

Jak oswoić niepewność – redukuj swój lęk

Kto z nas lubi się bać? Nie chcemy lęku. Unikamy go na różne sposoby (mniej i bardziej zdrowe)....

13/03/2020

Praca zdalna – kluczowe kwestie prawne

W związku z przyspieszonym transferem do pracy zdalnej, stykamy się z pytaniami ze strony działów...

3/03/2020

Jak cię widzą, tak ci płacą – o znaczeniu ubioru w biznesie

Mówi się, że nie powinniśmy oceniać książki po okładce. A i tak często to robimy - wydajemy opinię...

24/02/2020

Zwinność wodospadu, czyli agile mindset

Turkusowe zarządzanie, samoorganizujące się zespoły, zwinność organizacji. Znamy to, prawda? Te i...

29/01/2020

Project management z perspektywy czasu – jak było i jak będzie

Kiedy poprosiliśmy ministra gospodarki o honorowy patronat nad konferencją Project Management,...

16/12/2019

Samoorganizujący się zespół? Tak, ale po sFRISowaniu

Typowa sytuacja: dołączyłeś do projektu Agile i wiesz, że macie stać się zespołem...

4/12/2019

Goodness is good for business – kilka słów o programach wellbeing

Weekend trwa jeszcze w najlepsze, a Ty myślisz tylko o tym, że następnego dnia musisz iść do pracy....

15/11/2019

Rozwój po nowemu – WOW w procesach rozwojowych

Zmiana pokoleniowa w firmach, wszechobecna technologia i rzeczywistość VUCA kształtują nowe...

28/10/2019

Taki mamy klimat – globalne ocieplenie a przyszłość zarządzania projektami

Nie lubimy zmian. Byłoby świetnie, gdyby sprawy mogły podążać ustalonymi od dekad ścieżkami, gdzie...

8/10/2019

Uważny, obecny i skuteczny, czyli mindfulness lidera

Nie masz chwili wytchnienia. Nadmiar obowiązków, presja, pośpiech, konflikty, zmiany, oczekiwania,...

17/09/2019

Digitalne docenianie – spróbuj, co ci szkodzi

Słowa mają siłę. Szczególnie te, które wyrażają docenienie. Ale jak ich używać, gdy zwykłe...

26/08/2019

Wdrożenie BIM to droga do sukcesu - o ile nie idziesz na skróty

W branży budowlanej, jednej z branż sektora bądź co bądź usługowego, sukces opisany jest w bardzo...

6/08/2019

Program rozwojowy od kuchni – doprawiony 70:20:10

Zainspirowała mnie ostatnio międzynarodowa firma dostarczająca produkty żywnościowe bezpośrednio do...