07.03.2017

Uzupełnianie kompetencji w projekcie zwinnym

Nikt nie ma już wątpliwości. Cokolwiek by się nie działo Murphy zadziała. Projekt zaawansowany. Wydaje się, że wszystkie "sznurki mamy w ręku" i nagle choroba, odejście pracownika, producent wycofuje się z utrzymywania technologii.

Jak widmo zagłady pojawia się nowe, niezidentyfikowane wcześniej zadanie, bez którego projekt nie zostanie zrealizowany. Pojawia się krytyczna potrzeba uzupełnienia lub poszerzenia kompetencji zespołu. Niezależnie od tego, z jakich przyczyn to wynika, każdorazowo stajemy przed koniecznością:

1.      szybkiego znalezienia nowego współpracownika,

2.      ustalenia z nim zasad współpracy.

W projektach zwinnych role, tym samym kluczowe kompetencje dla dostarczenia rozwiązania, są definiowane na pierwszych etapach. Natomiast wymagania są doprecyzowywane w trakcie projektu, co może rodzić konieczność uzupełnienia kompetencji. Istotne jest więc znalezienie zespołu, który będzie zaangażowany w projekt na poziomie 100% oraz identyfikacja i pozyskanie ról/kompetencji doradczych, które będą szybko i efektywnie wspierały projekt.

Negocjacje i ocena efektów współpracy w iteracjach

Pomijamy w tym miejscu pierwszy z ww. etapów. Załóżmy, że jesteśmy w komfortowej sytuacji, w której mamy kandydata. Jego kwalifikacje i dotychczasowy dorobek wyglądają obiecująco, a on sam jest gotowy do współpracy. Jednocześnie wiemy, że on wie (albo przynajmniej się domyśla) o naszej podbramkowej sytuacji. Próby narzucenia mu warunków współpracy nie mają sensu. Będą jedynie stratą czasu, który jest dla nas towarem mocno deficytowym. Z drugiej strony pozostajemy wciąż odpowiedzialni za projekt, jego produkt, terminowość wykonania i budżet. Nie możemy zatem pozwolić sobie na dyktat drugiej strony, tym bardziej, że nie mamy pewności, jak nasz potencjalny współpracownik poradzi sobie z nowymi zadaniami i na ile płynnie wpasuje się w zespół. Kluczem w takiej sytuacji jest ustalenie podstawowych zasad współpracy, które będą fair dla obu stron, umożliwią wzajemne poznanie się, w tym swoich mocnych i słabych stron i jednocześnie dadzą nam możliwość zakończenia współpracy, na wypadek niezadowolenia którejkolwiek ze stron.

Praca na iteracjach (timebox) bazuje na realizacji zdefiniowanych wymagań, uzupełnionych o kryteria akceptacji oraz oszacowanych. Zalecany maksymalny czas trwania efektywnej iteracji to 1 miesiąc. Najczęściej stosuje się iteracje 2 - 4 tygodniowe. Z doświadczeń organizacji pracującej w metodykach zwinnych i badań wynika, że zespół tworzący rozwiązanie przez pierwsze 3 iteracje konstytuuje się i do 3 iteracji osiąga znaczne podniesienie wydajności. Mówi się o przyroście nawet do kilkuset procent w stosunku do wydajności startowej. Efekt 3 iteracji pozwala odpowiedzieć na pytanie, czy zadeklarowany termin dostarczenia rozwiązania się zmieni i tym samym ocenić, czy nowi członkowie zespołu się sprawdzili, a on sam tworzy efekty synergii.

Współpraca na okres próbny i definiowanie zakresu

Pamiętając o towarzyszącej nam presji czasu i mając na uwadze zadania przypisane do iteracji, warto podjąć współpracę na okres próbny, Wskazany czas powinien być powiązany z około 3 iteracjami specyficznymi dla projektu. Dzięki temu będziemy mogli ocenić pracę naszego adepta i jego umiejętność współpracy w zespole po jej efektach.

Do zdefiniowania produktów pierwszego etapu współpracy można wykorzystać wymagania przeznaczone do realizacji w konkretnej iteracji (planujemy najbliższą) i następnie zaktualizować je po zakończeniu pierwszej iteracji o wymagania kolejnej.

Przedłużenie współpracy i wartości w metodykach zwinnych

Proponując okres próbny możemy spodziewać się mniej lub bardziej subtelnego protestu ze strony potencjalnego współpracownika, dla którego oczywistą wartością jest stabilność i pewność zatrudnienia. Należałoby upewnić się, że druga strona rozumie nasze priorytety, którym jest między innymi stabilność zespołu, a polityka "obrotowych drzwi" naraża nas na niepowodzenie projektu. Praca w zespole zwinnym posiada swoją specyfikę, dlatego jej zrozumienie jest tak ważne dla uzyskania dobrej współpracy. Założeniem metodyk zwinnych jest współpraca oparta na zaufaniu, wysoka motywacja, samodzielność, synergia i duża wydajność zespołów. Dlatego ich zrozumienie jest tak ważne w dyskusji z potencjalnym współpracownikiem.

Automatyczne zakończenie współpracy

Licząc na najlepsze nie możemy jednak wykluczyć, że nowy członek zespołu nie sprawdzi się lub znajdzie inne zajęcie i zostawi nas w toku prac. By znaleźć jego zastępstwo musimy cofnąć się o kilka akapitów. Jak natomiast uporządkować relację ze współpracownikiem, który przepad? Aby oszczędzić sobie zbędnego "zachodu" należy na samym początku zastrzec, że nasza umowa automatycznie wygasa po upływie okresu próbnego. Ma to ten zasadniczy plus, że jeżeli będziemy chcieli kontynuować współpracę, możemy to sformalizować. Jeżeli nie będzie takiej woli, nie musimy robić nic.

Forma umowy i przejrzystość w metodykach zwinnych

W jaki sposób utrwalić wypracowane założenia i ustalenia, aby były one dla nas faktycznie wiążące, a druga strona nie miała możliwości skutecznie się ich wyprzeć? Deficyt przestrzeni nie sprzyja przecież przygotowywaniu dokumentów, uzgadnianiu ich i wymianie podpisów. Na szczęście, pozostając w relacjach B2B, nie ma konieczności, aby nasze ustalenia utrwalać na piśmie. Umowa zawarta w formie ustnej będzie w pełni wiążąca, co nie zmienia faktu, że jej kluczowe ustalenia powinny zostać utrwalone na wypadek ewentualnego sporu. Kiedy już zakończymy negocjacje i podamy sobie ręce warto - w ramach podsumowania - w kilku punktach przekazać nowemu współpracownikowi nasze ustalenia i poprosić go o potwierdzenie. Kanał komunikacji nie ma znaczenia. Może to być mail lub jakikolwiek komunikator archiwizujący wiadomości. Kiedy kurz opadnie a nowy współpracownik się sprawdzi, do rozmowy można powrócić i poszczególne kwestie sformalizować. Jeżeli zdecydujemy się pozostać przy ustnej formie umowy, musimy jednak pamiętać o potencjalnych problemach dowodowych w przypadku sporu. W praktyce sądowej niezmiernie rzadko zdarza się jednak sytuacja, w której wiarygodność obu stron byłaby identyczna. Do tego dochodzi fakt, że w sukurs naszym wyjaśnieniom przyjdzie na pewno korespondencja mailowa i inne deklaracje utrwalone cyfrowo. Pozostanie przy formie ustnej nie przekreśla zatem naszych szans na skuteczne dochodzenie roszczeń stron.

W kwestii akceptacji ustaleń ustnych prawo mocno wspiera jedno z pryncypiów Agile: "Rozmowa na żywo jest najskuteczniejszym sposobem przekazywania informacji", a jedno z podstawowych narzędzi pracy zespołu stosowanych w metodykach zwinnych (praca na tablicach), zapewnia przejrzystość i wspólne rozumienie zadań przeznaczonych do realizacji i realizowanych, i jest wspomnianym wyżej kanałem komunikacji potwierdzającym wspólne rozumienie ustaleń. 

Na koniec przytaczamy bliskie nam wartości Manifestu Agile. Wartości te są solidną podstawą do budowania kultury organizacyjnej i współpracy, opartej na wzajemnym zaufaniu już od momentu jej rozpoczęcia.

Wartości propagowane w Manifeście Agile:

  • Ludzie i interakcje ponad procesy i narzędzia.
  • Działające rozwiązanie ponad obszerną dokumentację.
  • Współpraca z klientem ponad formalne ustalenia.
  • Reagowanie na zmiany ponad podążanie za planem.

 

Katarzyna Kaganiec i Mikołaj Farnas - Trenerzy GRUPY ODITK

 

 

 

 

 

10.12.2018

Innowacyjność w Polsce – jak to naprawdę wygląda?

Innowacyjność w Polsce ma różne oblicza. Dużo w tym kontekście mówi się o start-upach, i słusznie....

[więcej]
05.11.2018

Relacje – cichy zabójca sprzedaży?

Od kilku lat w procesach sprzedażowych kładzie się nacisk na budowanie relacji z klientem. Kierunek...

[więcej]
29.10.2018

Zmiany i nowości w wytycznych i certyfikacji IPMA

Najnowsza wersja „Wytycznych Kompetencji Indywidualnych w Zarządzaniu Projektami, Programami i...

[więcej]
15.10.2018

Planowanie programu rozwojowego – z kim i o czym rozmawiać

Fakt: Programy rozwojowe często nie osiągają założonych rezultatów.

[więcej]
01.10.2018

Grywalizacja – let's talk about fun

Super poważny zawodowy świat zmienia oblicze. Domaga się świeżości, lekkości i funu. Millenialsi,...

[więcej]
03.09.2018

Czego menadżer może się nauczyć od psa?

Zespoły mogły się już uczyć od dzikich gęsi. Sprawdzonym trenerem okazał się też koń. Mnie...

[więcej]
20.08.2018

Kto decyduje o wdrożeniu strategii organizacji - duży i mały obrazek

Typowy obrazek z polskich organizacji: zarząd wypracowuje strategię, a następnie zaprasza...

[więcej]
06.08.2018

Zator ogłoszony, czyli BIM w zamówieniach publicznych już w Polsce

Wyobraźmy sobie taką sytuację. Długo oczekiwana inwestycja w centrum miasta. Przebudowa, która...

[więcej]
23.07.2018

Kultura narodowa w biznesowej globalnej wiosce – czy nadal ma znaczenie?

Dlaczego w Arabii Saudyjskiej manekiny sklepowe nie mają głów?

[więcej]
09.07.2018

Związki zawodowe – czy pojawią się w każdej firmie?

Na początku czerwca 2018 r. sejm przyjął ustawę, która zasadniczo zmienia przepisy regulujące...

[więcej]
18.06.2018

Programy rozwojowe i model 70:20:10 – historia z happy endem?

Odnoszę wrażenie, iż wszyscy zgadzamy się, że model 70:20:10 powinien stanowić kręgosłup programów...

[więcej]
21.05.2018

Etyczna sprzedaż w branży ubezpieczeniowej – poszukiwanie jednorożca?

„Czy da się wyżyć w sprzedaży, nie oszukując?” – takim pytaniem zaskoczył mnie kilka dni temu...

[więcej]
07.05.2018

Mentoring – nie zaczynaj od ogona

Nie mogę wyjść z zaskoczenia, gdy w kolejnej organizacji, która uruchamia mentoring, stykam się z...

[więcej]
23.04.2018

BIM Manager – praca szuka człowieka

BIM (Building Information Modeling) - ten skrót od 2 lat jest niesłychanie „modny” w branży...

[więcej]
09.04.2018

To coach or not to coach – coaching menadżerski w ujęciu MAC

Certyfikowani coachowie i związane z tym specjalizacje mnożą się jak grzyby po deszczu. Dostępny...

[więcej]
05.03.2018

Wszystko zaczyna się od empatii – Design Thinking

Irytujesz się, kiedy podczas dyskusji pada stwierdzenie: „Spróbuj wejść w moje buty”? Jeżeli to...

[więcej]
19.02.2018

Nowy rok, nowe cele – strategia a procesy i pracownicy

Początek roku to dla wielu organizacji ogłoszenie nowych kierunków i celów strategicznych będących...

[więcej]
05.02.2018

Sposób na przełom w innowacjach

Co robić, gdy wszystkie nisko wiszące owoce zostały już zebrane? W życiu – wiadomo – zwykle trzeba...

[więcej]
29.01.2018

Microlearning – panaceum na oporny mózg

Kto nie chciałby uczyć się szybciej, łatwiej, efektywniej? Niestety mózg często stawia nam czynny...

[więcej]
15.01.2018

Różnorodność w zespole boli i leczy

Z różnorodnością spotykamy się coraz częściej. Dotyczy ona już nie tylko płci czy pokolenia, ale...

[więcej]
18.12.2017

Co było i co będzie – trendy w HR 2017-2018

Rok 2017 dobiega końca. To czas podsumowań tego, co się udało, co zrobiliśmy, ale też moment, w...

[więcej]
04.12.2017

Building Information Modeling (BIM) – nowy wymiar branży budowlanej

Branża budowlana to stale rosnące wymagania w obszarze tworzenia nowej infrastruktury oraz nowych...

[więcej]
20.11.2017

O systemie antymobbingowym i antydyskryminacyjnym w działaniu - reagowanie i monitorowanie

Efektywny system antydyskryminacyjny i antymobbingowy opiera się na trzech filarach:...

[więcej]
06.11.2017

Etykieta biznesu czyli o kulturze budowania relacji

Co jakiś czas, w różnych sytuacjach, mamy okazję obserwować zachowania osób pełniących ważne...

[więcej]
23.10.2017

Kultura feedbacku - o sile informacji zwrotnej

O sile informacji zwrotnej korygującej dane mi było przekonać się w pewne czerwcowe przedpołudnie...

[więcej]
06.10.2017

TRIZ - fakty i mity

Każdy menadżer staje przed wyzwaniami przez duże „W”, w których nie ma mowy o prostej poprawie...

[więcej]
15.09.2017

Wymagania w projektach zwinnych – działasz Agile czy tylko o tym mówisz

„Działamy teraz Agile” to częsta deklaracja, którą potem szybko i boleśnie weryfikuje codzienność.

[więcej]
04.09.2017

E-learning – pięć filarów sukcesu

Apetyt polskich firm i urzędów na e-learning rośnie. Niestety próby jego wykorzystania często...

[więcej]
20.08.2017

Ewolucja w sprzedaży – przystosuj się albo zgiń

Świat się zmienia. W każdej dowolnie wybranej dziedzinie, wiedza i zasób informacji podwajają się...

[więcej]
31.07.2017

Zdawać czy nie zdawać - certyfikacja project management

Zapytałam Justynę, certyfikowaną Project Manager oraz moją bliską przyjaciółkę, czy wiedza, którą...

[więcej]
17.07.2017

O pracy płytkiej i głębokiej

„Tak to można szatkować kapustę” – powiedziała moja współpracowniczka, gdy w związku ze spóźnieniem...

[więcej]
03.07.2017

HR bez procesów – w tym szaleństwie jest metoda

HR jest zwyczajowo postrzegany jako dział, który „wspiera organizację”, „zaspokaja potrzeby...

[więcej]
26.06.2017

AGILE – zwinny sposób na projekt nie tylko dla IT

Złośliwi mówią, że gdyby na książce kucharskiej napisać Agile, to jej sprzedaż by wzrosła. Fakty są...

[więcej]
05.06.2017

Na co masz apetyt? BUY IN dla inicjatyw HR

Przypomnij sobie ostatnią sytuację, gdy byłeś wilczo głodny. Wszystko, co czujesz, to: chcę jeść!...

[więcej]
22.05.2017

Chwila prawdy dla systemu antymobbingowego i antydyskryminacyjnego

W pewnej organizacji do działu HR wpłynęła anonimowa skarga dotycząca molestowania seksualnego,...

[więcej]
09.05.2017

Wyróżnij się - standardy obsługi klienta z pomysłem

„Dzień dobry, dzień dobry wiewiórki i bobry” – tym zdaniem zostałam powitana na pokładzie samolotu...

[więcej]
03.04.2017

Tech-trendy i symplifikacja, czyli jak rozwijać Millenialsów

Na polskim rynku pracy obecnie funkcjonują dwa główne pokolenia: X oraz Millenialsi (pokolenie Y)....

[więcej]
20.03.2017

Zarządzanie przez cele (MBO) dla menadżera

System zarządzania przez cele, opisany przez Petera Drucker’a w książce: „Praktyka zarządzania”,...

[więcej]
06.02.2017

Sposób na "syndrom szczupaka"

Termin „syndrom szczupaka” pochodzi od eksperymentu przeprowadzonego przez niemieckiego zoologa...

[więcej]
17.01.2017

Utrzymanie koncentracji – jak pomóc sobie w realizacji zadań

Jak długo jesteś w stanie skoncentrować się na jednym zadaniu bez rozpraszania się i przerywania?

[więcej]