15/09/2017

Wymagania w projektach zwinnych – działasz Agile czy tylko o tym mówisz

„Działamy teraz Agile” to częsta deklaracja, którą potem szybko i boleśnie weryfikuje codzienność.

Na Stack Overflow, najpopularniejszym w sieci miejscu, gdzie deweloperzy IT poszukują wiedzy, Fiona z Wielkiej Brytanii zadała pytanie, które odzwierciedla wyzwania, z jakimi spotyka się wiele zespołów pracujących w metodykach zwinnych:

"Nasz zespół deweloperski od jakiegoś czasu pracuje w SCRUMie. Mamy spriorytetyzowany backlog, który dzielimy na sprinty i śledzimy na wykresie burndown. W teorii wszystko wygląda świetnie. Problem zaczyna się, gdy menadżerowie, którzy zbierają wymagania, dostarczają nam je na kilka dni przed sprintem. Musimy je przejrzeć i zastanowić się, co jest możliwe do zrobienia, tak pod kątem technicznym, jak i ekonomii realizacji. Wtedy zmodyfikowane wymagania są odsyłane do osób zarządzających. I oczywiście kolejni interesariusze wprowadzają zmiany w detalach. A to zabiera sporo czasu. W międzyczasie nadchodzi data kolejnego sprintu, a zatwierdzonych wymagań nie ma, realizujemy więc to, o czym sądzimy, że jest w miarę stabilne. Gdy ukończymy "pewne" funkcjonalności, to zaczynamy pracę z tymi mniej stabilnymi, ale pojawiające się ciągłe modyfikacje bardzo mocno spowalniają nam pracę. Mam wrażenie, że źle tym zarządzamy, próbując wpasować waterfallowe wymagania w zwinny proces. Co z tym zrobić?"

Dobre praktyki i anty-wzorce

Sytuacja opisana na wstępie jest smutną codziennością wielu organizacji, które na fali popularności metod zwinnych zdecydowały się przejść na tę formę pracy projektowej. Niestety samo wdrożenie pracy w sprintach oraz deklaracja, że teraz jesteśmy "Agile", nie wystarcza. W szczególności zaś problem dotyczy wymagań projektowych. Jak więc podejść do tematu wymagań, by sprawnie realizować pracę w zwinnym środowisku?

Właściciele produktu (Product Owner/PO), którzy wychowali się na metodykach klasycznych, często koncentrują się na doprecyzowaniu wszelkich detali w specyfikacji (a potem trzymają kciuki, że wyspecyfikowali właściwe rzeczy). Wymagania zwinne oczekują natomiast wspólnego zrozumienia potrzeb klienta poprzez PO, architektów/designerów i zespół deweloperski. Taka, można rzec, empatia dla docelowego odbiorcy/klienta naszego produktu zdecydowanie zwiększa wydajność pracy z wymaganiami. PO może w takiej sytuacji skoncentrować się na wymaganiach wysokopoziomowych, podczas gdy szczegółami implementacji zajmuje się zespół deweloperski. I zespół zrobi to właściwie właśnie dzięki dobremu rozumieniu potrzeb i specyfiki klienta oraz użytkowników. Słowem: kiedy mamy to samo w głowach, to spisywanie szczegółowych wymagań po prostu nie jest potrzebne.

Wspólne zrozumienie potrzeb klienta nie pojawi się jednak samo. Co zrobić, żeby je zbudować?

a) Postaw na komunikację bezpośrednią. Kiedy realizowane są spotkania z klientem, zaproś na nie reprezentanta designu i zespołu deweloperskiego. Niech poznają wymagania odbiorcy bezpośrednio, a nie przez notatki PO. To nie tylko zbuduje świadomość potrzeb, ale także da możliwość bardzo cennego, natychmiastowego feedbacku dla klienta. Nie mówiąc już o tworzeniu poczucia przejrzystości i zaufania.

b) Zespołowo stwórz i pracuj z personami. Koncepcja person, jako krótkich opisów/modeli zachowań użytkowników systemu, może wydawać się na początku nieco dziwna. Ale praktyka pokazuje, że zrozumienie kilku kluczowych cech użytkowników systemu zdecydowanie przyczynia się do trafnych decyzji indywidualnych i zespołowych.

c) Nie oszczędzaj na zespołowym groomingu. Spotkania z PO i innymi interesariuszami oraz ciągłe dbanie, by wszyscy tak samo rozumieli backlog i jego priorytetyzację, jest fundamentem sprawnej realizacji wymagań.

d) Trzymaj wszystkie wymagania na jednej stronie. Utrzymuj centralny, prosty i przejrzysty backlog dostępny dla wszystkich. Gdy zespół jest w jednej lokacji, może to być po prostu kartka papieru czy tablica naścienna. Kiedy musisz pracować z wieloma lokacjami, rozwiązania takie jak Confluence, Jive czy Lithium przyjdą z pomocą.

Jednocześnie wystrzegaj się anty-wzorców co do tworzenia wymagań. Przykłady?

a) Wymagania są tworzone i spisywane przez właściciela produktu bez zaangażowania zespołu.

b) Cały projekt jest szczegółowo wyspecyfikowany, zanim zacznie się implementacja. To, co jest jak najbardziej prawdziwe w waterfallu, teraz zabija zwinność.

c) Oczekiwane jest, że wymagania będą podpisywane przez wszystkich, zanim w ogóle zacznie się praca.

d) Zespół deweloperski nie wie, kiedy ostatnio zaktualizowano wymagania.

e) W ogóle nie aktualizuje się wymagań ("Przecież zostały podpisane, pamiętasz?").

Jeśli zauważysz któreś z tych zachowań, to "wiedz, że coś się dzieje" i warto pochylić się nad przebiegiem procesu związanego z wymaganiami. Bo jak mawia stare powiedzenie: "zwinności łatwo się nauczyć, ale bardzo trudno ją dobrze zastosować".

 

Konrad Klepacki - Trener GRUPY ODITK

Autor artykułu
20/09/2021

Jaką wartość mają wartości w Twojej organizacji?

Jeśli przed pandemią - choć z trzaskiem - dźwigaliśmy braki w kulturze komunikacji czy współpracy w...

7/09/2021

CONTROLLER 5.0 - Controlling Leaders of To(morrow)Day

VUCA Times, globalizacja, Big Data, automatyzacja, robotyzacja, zamiana towarów w usługi, zwinne i...

30/08/2021

Na szerokie wody mnie weź – onboarding w zdalnym wydaniu

Nie zawsze łatwa decyzja o odejściu z poprzedniej firmy, nowe środowisko i zadania, a to wszystko w...

30/07/2021

Klimatyczny wstrząs dla biznesu - „Fit for 55”

Trudno nie dostrzegać symptomów zmian klimatu. Nie tylko zarządzający, ale też pracownicy firm na...

9/07/2021

Trening silnej woli latem (i nie tylko) – to możliwe!

Siła woli to pojęcie, o którym słyszy się stosunkowo często. Zazdrościmy jej tym, którzy ją mają....

21/06/2021

Inspiracja i pragmatyzm – program rozwojowy dla menadżerów w modelu 70:20:10 (case study)

Najbardziej lubię się uczyć na przykładach. Jest w nich dużo inspiracji, ale i lekcji o tym, co...

7/06/2021

Eksperymentowanie - Agile Mindset od kuchni

Zarządzanie w środowisku, w którym nie zachodziły częste zmiany, było relatywnie łatwe. Gdy jest...

24/05/2021

Jaka piękna katastrofa – lekcje płynące z Misji Apollo 13

Wszyscy wiemy, że warto uczyć się na sukcesach. A ja, tak jak bohater filmu Ridleya Scotta „Dobry...

10/05/2021

Nowe potrzeby to nowe benefity – jak zapewnić pracownikom wsparcie psychologiczne

Nowe potrzeby pracowników wymagają świeżego spojrzenia na benefity.

27/04/2021

Agile Mindset – hit czy kit?

Agile, agility, agile mindset, zwinność, agile leadership - to hasła, które od miesięcy są na...

19/04/2021

Na „covidową rzeczywistość” odpowiedz realizmem

Czy wiesz, że większość ludzi poświęca ponad 80% swojego życia na rozpamiętywanie tego, co było lub...

15/03/2021

Leadership w nowej normalności

O transformacji przywództwa mówiono od przynajmniej 10 lat. Jednak to ostatni rok pokazał prawdziwe...

18/01/2021

Zarządzanie konfliktem – ważny element dobrego przywództwa

Burza i pioruny, a potem ciche dni – znasz to? A może jednak od początku cisza, ale atmosfera w...

10/12/2020

Od czego zacząć, gdy spada sprzedaż?

Spadek sprzedaży stawia zarządzających firmą przed dylematem, jak najlepiej na zmiennym rynku...

27/11/2020

Czy sprzedawać wszystkim klientom?

Kiedy spadają przychody, rodzi się pokusa, by sprzedawać wszystkim klientom, którzy się pojawią....

18/11/2020

Zwinność jest wtedy, gdy piłka jest w grze – krótki przewodnik po AGILITY

W sporcie zwinność jest bezcenna. Szybkie podania, przejęcia, zmiany, przepływ energii między...

22/10/2020

Kogo zatrudnić na Dyrektora Sprzedaży? To zależy, co i jak ma sprzedawać

Firma chce się rozwijać, walczyć o rynek, w „covidowych” warunkach dodatkowo poszerzyła lub...

30/09/2020

Oczywiste problemy biznesowe i nieoczywiste odpowiedzi w czasach Covid-19

Wiele firm staje przed wyzwaniem dalszego projektowania swojego wzrostu w wyjątkowo zmiennym...

29/09/2020

Wirtualne przywództwo, czyli lider w digitalnym świecie

Przywództwo to świadomy wybór, sama charyzma nie wystarczy, by być dobrym liderem.

28/09/2020

Strategia w czasach pandemii

Często kryzys, obok zagrożenia, stwarza nowe okazje. Aby je dostrzec, trzeba być elastycznym....

4/09/2020

Tarcza 4.0. i kolejne zmiany w prawie pracy

Kolejna tarcza antykryzysowa wprowadziła sporo ważnych zmian w prawie pracy.

22/08/2020

Kontrolujesz własne decyzje? O pułapkach, które funduje nam mózg

Mózg wpada w wiele różnych pułapek, z których nie zdajemy sobie sprawy. A one mają wpływ na...

4/08/2020

BIM Koordynator – pierwsza linia obrony

Ostatni rok będziemy pamiętać nie tylko jako rok Covid-19, ale też rok gwałtownej rewolucji...

30/07/2020

Inne podejście do sukcesji

Wiadomo, że słowo 'sukces' kojarzy się pozytywnie. A co się stanie, kiedy dodamy do niego dwie...

29/06/2020

Are you ready to go online? Jak przygotować handlowców do transformacji sprzedaży

O transformacji sprzedaży do online mówiono od kilku dobrych lat, ale była to raczej aspiracja,...

15/06/2020

Projekt ekstremalny od środka – the good, the bad and the ugly

Niezwykłe czasy rodzą niezwykłe historie. Przedstawiam anatomię z projektu, który okazał się być...

1/06/2020

Jak motywować w nieprzewidywalnych czasach

Menadżerowie wciąż poszukują skutecznych sposobów motywowania swoich pracowników. A jeśli w tzw....

27/04/2020

O co tyle krzyku z odpornością psychiczną?

Wyobraź sobie, że jesteś wysoko w górach. Pogoda może zmienić się w każdej chwili. Czasem świeci...

6/04/2020

Ty kontra stres – o mądrej rozgrywce i przygotowaniu na nowe

Pamiętam, jak w 2008 roku pisałem artykuły o zarządzaniu stresem w obliczu kryzysu ekonomicznego,...

30/03/2020

Rozwój w czasach zarazy

Rozwój znajduje się w ćwiartce matrycy Eisenhowera: WAŻNE/NIEPILNE – tak pokazują moje...

23/03/2020

Liderze - doładuj pozytywne emocje

O różnicach pomiędzy byciem menadżerem a liderem powiedziano już bardzo dużo. Aktualna sytuacja to...

13/03/2020

Jak oswoić niepewność – redukuj swój lęk

Kto z nas lubi się bać? Nie chcemy lęku. Unikamy go na różne sposoby (mniej i bardziej zdrowe)....

13/03/2020

Praca zdalna – kluczowe kwestie prawne

W związku z przyspieszonym transferem do pracy zdalnej, stykamy się z pytaniami ze strony działów...

3/03/2020

Jak cię widzą, tak ci płacą – o znaczeniu ubioru w biznesie

Mówi się, że nie powinniśmy oceniać książki po okładce. A i tak często to robimy - wydajemy opinię...

24/02/2020

Zwinność wodospadu, czyli agile mindset

Turkusowe zarządzanie, samoorganizujące się zespoły, zwinność organizacji. Znamy to, prawda? Te i...

29/01/2020

Project management z perspektywy czasu – jak było i jak będzie

Kiedy poprosiliśmy ministra gospodarki o honorowy patronat nad konferencją Project Management,...

16/12/2019

Samoorganizujący się zespół? Tak, ale po sFRISowaniu

Typowa sytuacja: dołączyłeś do projektu Agile i wiesz, że macie stać się zespołem...

4/12/2019

Goodness is good for business – kilka słów o programach wellbeing

Weekend trwa jeszcze w najlepsze, a Ty myślisz tylko o tym, że następnego dnia musisz iść do pracy....

15/11/2019

Rozwój po nowemu – WOW w procesach rozwojowych

Zmiana pokoleniowa w firmach, wszechobecna technologia i rzeczywistość VUCA kształtują nowe...

28/10/2019

Taki mamy klimat – globalne ocieplenie a przyszłość zarządzania projektami

Nie lubimy zmian. Byłoby świetnie, gdyby sprawy mogły podążać ustalonymi od dekad ścieżkami, gdzie...