15.09.2017

Wymagania w projektach zwinnych – działasz Agile czy tylko o tym mówisz

„Działamy teraz Agile” to częsta deklaracja, którą potem szybko i boleśnie weryfikuje codzienność.

Na Stack Overflow, najpopularniejszym w sieci miejscu, gdzie deweloperzy IT poszukują wiedzy, Fiona z Wielkiej Brytanii zadała pytanie, które odzwierciedla wyzwania, z jakimi spotyka się wiele zespołów pracujących w metodykach zwinnych:

"Nasz zespół deweloperski od jakiegoś czasu pracuje w SCRUMie. Mamy spriorytetyzowany backlog, który dzielimy na sprinty i śledzimy na wykresie burndown. W teorii wszystko wygląda świetnie. Problem zaczyna się, gdy menadżerowie, którzy zbierają wymagania, dostarczają nam je na kilka dni przed sprintem. Musimy je przejrzeć i zastanowić się, co jest możliwe do zrobienia, tak pod kątem technicznym, jak i ekonomii realizacji. Wtedy zmodyfikowane wymagania są odsyłane do osób zarządzających. I oczywiście kolejni interesariusze wprowadzają zmiany w detalach. A to zabiera sporo czasu. W międzyczasie nadchodzi data kolejnego sprintu, a zatwierdzonych wymagań nie ma, realizujemy więc to, o czym sądzimy, że jest w miarę stabilne. Gdy ukończymy "pewne" funkcjonalności, to zaczynamy pracę z tymi mniej stabilnymi, ale pojawiające się ciągłe modyfikacje bardzo mocno spowalniają nam pracę. Mam wrażenie, że źle tym zarządzamy, próbując wpasować waterfallowe wymagania w zwinny proces. Co z tym zrobić?"

Dobre praktyki i anty-wzorce

Sytuacja opisana na wstępie jest smutną codziennością wielu organizacji, które na fali popularności metod zwinnych zdecydowały się przejść na tę formę pracy projektowej. Niestety samo wdrożenie pracy w sprintach oraz deklaracja, że teraz jesteśmy "Agile", nie wystarcza. W szczególności zaś problem dotyczy wymagań projektowych. Jak więc podejść do tematu wymagań, by sprawnie realizować pracę w zwinnym środowisku?

Właściciele produktu (Product Owner/PO), którzy wychowali się na metodykach klasycznych, często koncentrują się na doprecyzowaniu wszelkich detali w specyfikacji (a potem trzymają kciuki, że wyspecyfikowali właściwe rzeczy). Wymagania zwinne oczekują natomiast wspólnego zrozumienia potrzeb klienta poprzez PO, architektów/designerów i zespół deweloperski. Taka, można rzec, empatia dla docelowego odbiorcy/klienta naszego produktu zdecydowanie zwiększa wydajność pracy z wymaganiami. PO może w takiej sytuacji skoncentrować się na wymaganiach wysokopoziomowych, podczas gdy szczegółami implementacji zajmuje się zespół deweloperski. I zespół zrobi to właściwie właśnie dzięki dobremu rozumieniu potrzeb i specyfiki klienta oraz użytkowników. Słowem: kiedy mamy to samo w głowach, to spisywanie szczegółowych wymagań po prostu nie jest potrzebne.

Wspólne zrozumienie potrzeb klienta nie pojawi się jednak samo. Co zrobić, żeby je zbudować?

a) Postaw na komunikację bezpośrednią. Kiedy realizowane są spotkania z klientem, zaproś na nie reprezentanta designu i zespołu deweloperskiego. Niech poznają wymagania odbiorcy bezpośrednio, a nie przez notatki PO. To nie tylko zbuduje świadomość potrzeb, ale także da możliwość bardzo cennego, natychmiastowego feedbacku dla klienta. Nie mówiąc już o tworzeniu poczucia przejrzystości i zaufania.

b) Zespołowo stwórz i pracuj z personami. Koncepcja person, jako krótkich opisów/modeli zachowań użytkowników systemu, może wydawać się na początku nieco dziwna. Ale praktyka pokazuje, że zrozumienie kilku kluczowych cech użytkowników systemu zdecydowanie przyczynia się do trafnych decyzji indywidualnych i zespołowych.

c) Nie oszczędzaj na zespołowym groomingu. Spotkania z PO i innymi interesariuszami oraz ciągłe dbanie, by wszyscy tak samo rozumieli backlog i jego priorytetyzację, jest fundamentem sprawnej realizacji wymagań.

d) Trzymaj wszystkie wymagania na jednej stronie. Utrzymuj centralny, prosty i przejrzysty backlog dostępny dla wszystkich. Gdy zespół jest w jednej lokacji, może to być po prostu kartka papieru czy tablica naścienna. Kiedy musisz pracować z wieloma lokacjami, rozwiązania takie jak Confluence, Jive czy Lithium przyjdą z pomocą.

Jednocześnie wystrzegaj się anty-wzorców co do tworzenia wymagań. Przykłady?

a) Wymagania są tworzone i spisywane przez właściciela produktu bez zaangażowania zespołu.

b) Cały projekt jest szczegółowo wyspecyfikowany, zanim zacznie się implementacja. To, co jest jak najbardziej prawdziwe w waterfallu, teraz zabija zwinność.

c) Oczekiwane jest, że wymagania będą podpisywane przez wszystkich, zanim w ogóle zacznie się praca.

d) Zespół deweloperski nie wie, kiedy ostatnio zaktualizowano wymagania.

e) W ogóle nie aktualizuje się wymagań ("Przecież zostały podpisane, pamiętasz?").

Jeśli zauważysz któreś z tych zachowań, to "wiedz, że coś się dzieje" i warto pochylić się nad przebiegiem procesu związanego z wymaganiami. Bo jak mawia stare powiedzenie: "zwinności łatwo się nauczyć, ale bardzo trudno ją dobrze zastosować".

 

Konrad Klepacki - Trener GRUPY ODITK

27.11.2020

Czy sprzedawać wszystkim klientom?

Kiedy spadają przychody, rodzi się pokusa, by sprzedawać wszystkim klientom, którzy się pojawią....

[więcej]
18.11.2020

Zwinność jest wtedy, gdy piłka jest w grze – krótki przewodnik po AGILITY

W sporcie zwinność jest bezcenna. Szybkie podania, przejęcia, zmiany, przepływ energii między...

[więcej]
22.10.2020

Kogo zatrudnić na Dyrektora Sprzedaży? To zależy, co i jak ma sprzedawać

Firma chce się rozwijać, walczyć o rynek, w „covidowych” warunkach dodatkowo poszerzyła lub...

[więcej]
30.09.2020

Oczywiste problemy biznesowe i nieoczywiste odpowiedzi w czasach Covid-19

Wiele firm staje przed wyzwaniem dalszego projektowania swojego wzrostu w wyjątkowo zmiennym...

[więcej]
28.09.2020

Strategia w czasach pandemii

Często kryzys, obok zagrożenia, stwarza nowe okazje. Aby je dostrzec, trzeba być elastycznym....

[więcej]
04.09.2020

Tarcza 4.0. i kolejne zmiany w prawie pracy

Kolejna tarcza antykryzysowa wprowadziła sporo ważnych zmian w prawie pracy.

[więcej]
02.09.2020

Wirtualne przywództwo, czyli lider w digitalnym świecie

Przywództwo to świadomy wybór, sama charyzma nie wystarczy, by być dobrym liderem.

[więcej]
22.08.2020

Kontrolujesz własne decyzje? O pułapkach, które funduje nam mózg

Mózg wpada w wiele różnych pułapek, z których nie zdajemy sobie sprawy. A one mają wpływ na...

[więcej]
04.08.2020

BIM Koordynator – pierwsza linia obrony

2020 będziemy pamiętać jako rok Covid-19. Ale zapamiętamy go również jako rok gwałtownej rewolucji...

[więcej]
30.07.2020

Inne podejście do sukcesji

Wiadomo, że słowo 'sukces' kojarzy się pozytywnie. A co się stanie, kiedy dodamy do niego dwie...

[więcej]
29.06.2020

Are you ready to go online? Jak przygotować handlowców do transformacji sprzedaży

O transformacji sprzedaży do online mówiono od kilku dobrych lat, ale była to raczej aspiracja,...

[więcej]
15.06.2020

Projekt ekstremalny od środka – the good, the bad and the ugly

Niezwykłe czasy rodzą niezwykłe historie. Przedstawiam anatomię z projektu, który okazał się być...

[więcej]
01.06.2020

Jak motywować w nieprzewidywalnych czasach

Menadżerowie wciąż poszukują skutecznych sposobów motywowania swoich pracowników. A jeśli w tzw....

[więcej]
27.04.2020

O co tyle krzyku z odpornością psychiczną?

Wyobraź sobie, że jesteś wysoko w górach. Pogoda może zmienić się w każdej chwili. Czasem świeci...

[więcej]
06.04.2020

Ty kontra stres – o mądrej rozgrywce i przygotowaniu na nowe

Pamiętam, jak w 2008 roku pisałem artykuły o zarządzaniu stresem w obliczu kryzysu ekonomicznego,...

[więcej]
30.03.2020

Rozwój w czasach zarazy

Rozwój znajduje się w ćwiartce matrycy Eisenhowera: WAŻNE/NIEPILNE – tak pokazują moje...

[więcej]
23.03.2020

Liderze - doładuj pozytywne emocje

O różnicach pomiędzy byciem menadżerem a liderem powiedziano już bardzo dużo. Aktualna sytuacja to...

[więcej]
13.03.2020

Jak oswoić niepewność – redukuj swój lęk

Kto z nas lubi się bać? Nie chcemy lęku. Unikamy go na różne sposoby (mniej i bardziej zdrowe)....

[więcej]
13.03.2020

Praca zdalna – kluczowe kwestie prawne

W związku z przyspieszonym transferem do pracy zdalnej, stykamy się z pytaniami ze strony działów...

[więcej]
03.03.2020

Jak cię widzą, tak ci płacą – o znaczeniu ubioru w biznesie

Mówi się, że nie powinniśmy oceniać książki po okładce. A i tak często to robimy - wydajemy opinię...

[więcej]
24.02.2020

Zwinność wodospadu, czyli agile mindset

Turkusowe zarządzanie, samoorganizujące się zespoły, zwinność organizacji. Znamy to, prawda? Te i...

[więcej]
29.01.2020

Project management z perspektywy czasu – jak było i jak będzie

Kiedy poprosiliśmy ministra gospodarki o honorowy patronat nad konferencją Project Management,...

[więcej]
16.12.2019

Samoorganizujący się zespół? Tak, ale po sFRISowaniu

Typowa sytuacja: dołączyłeś do projektu Agile i wiesz, że macie stać się zespołem...

[więcej]
04.12.2019

Goodness is good for business – kilka słów o programach wellbeing

Weekend trwa jeszcze w najlepsze, a Ty myślisz tylko o tym, że następnego dnia musisz iść do pracy....

[więcej]
15.11.2019

Rozwój po nowemu – WOW w procesach rozwojowych

Zmiana pokoleniowa w firmach, wszechobecna technologia i rzeczywistość VUCA kształtują nowe...

[więcej]
28.10.2019

Taki mamy klimat – globalne ocieplenie a przyszłość zarządzania projektami

Nie lubimy zmian. Byłoby świetnie, gdyby sprawy mogły podążać ustalonymi od dekad ścieżkami, gdzie...

[więcej]
08.10.2019

Uważny, obecny i skuteczny, czyli mindfulness lidera

Nie masz chwili wytchnienia. Nadmiar obowiązków, presja, pośpiech, konflikty, zmiany, oczekiwania,...

[więcej]
17.09.2019

Digitalne docenianie – spróbuj, co ci szkodzi

Słowa mają siłę. Szczególnie te, które wyrażają docenienie. Ale jak ich używać, gdy zwykłe...

[więcej]
26.08.2019

Wdrożenie BIM to droga do sukcesu - o ile nie idziesz na skróty

W branży budowlanej, jednej z branż sektora bądź co bądź usługowego, sukces opisany jest w bardzo...

[więcej]
06.08.2019

Program rozwojowy od kuchni – doprawiony 70:20:10

Zainspirowała mnie ostatnio międzynarodowa firma dostarczająca produkty żywnościowe bezpośrednio do...

[więcej]
29.07.2019

Czy opłaca się inwestować w personal branding kadry menadżerskiej?

Czy inwestując w markę osobistą menadżera, nie pomagamy mu w gładkim przejściu do konkurencji?...

[więcej]
08.07.2019

Wódz z nerwami na wodzy

Jaka jest wspólna cecha menadżerów? Poza tym, że kierują ludźmi w organizacjach, zdecydowana...

[więcej]
27.05.2019

Załatwiony w białych rękawiczkach

Menadżerze, markę osobistą buduj wtedy, kiedy masz pracę.

[więcej]
15.05.2019

BIM - siła kompetentnego zespołu

Ostatni rok to czas niezwykle intensywnego rozwoju BIM (Building Information Modeling) w Polsce....

[więcej]
08.04.2019

Głodni doceniania, czyli słów kilka o roli docenienia w miejscu pracy

Paradoks dzisiejszych czasów: mnożą się programy uznaniowe i benefitowe dla pracowników, a poziom...

[więcej]
26.03.2019

Złoto ukryte u konstruktorów, czyli Design For Assembly (DFA)

Realia pracy konstruktorów zwykle wyglądają tak, że menadżerowie oczekują od nich sporego tempa. Bo...

[więcej]
04.03.2019

Jak, a nie co – kiedy proces jest ważniejszy niż cel

Ludzie odnoszący sukcesy i ich nieodnoszący mają takie same cele.

[więcej]
18.02.2019

Business acumen, czyli czy leci z nami pilot

Poprawa EBITDA o 2,5% jest jednym z celów strategicznych pewnej firmy. Brzmi sensownie. Ale czy...

[więcej]
21.01.2019

Menadżerze, chcesz „uczynić” ludzi odpowiedzialnymi?

Jednym z wyzwań, o których najczęściej mówią liderzy, jest brak odpowiedzialności w ich...

[więcej]
09.01.2019

Storywatching w działaniach HR

W grudniu „Forbes” opublikował listę najlepiej zarabiających Youtuberów. Na jej szczycie znalazł...

[więcej]