Zarządzanie czasem oraz zarządzanie sobą w czasie

Zarządzanie czasem tzw. time management to sztuka niełatwa. Do stworzenia własnego, wypracowanego i skutecznego systemu zarządzania własnymi celami i zadaniami niezbędna jest znajomość siebie i własnego sposobu patrzenia na czas.

Zarządzanie czasem czy też zarządzanie sobą w czasie to temat, o którym pewnie napisano już wszystko. Wyszukiwarka na stronie księgarni Amazon po wpisaniu frazy "time management" pokazuje ponad 100 tysięcy pasujących rezultatów wyszukiwania w dziale książek. Wynik imponujący i wyzwaniem tak naprawdę jest znalezienie tych, które rzeczywiście zawierają wartościowe treści, bo jak wiemy, zarządzanie czasem to zadanie niełatwe.

Zwinność i elastyczność

Wydaje się, że efektywne zarządzanie czasem coraz bardziej wymaga zwinności i elastyczności - nie tylko w zakresie znajomości narzędzi, ale także ich adekwatnego wyboru i użycia w różnych sytuacjach. Coraz silniej jestem przekonany też o tym, że zależy ono od tego, jak bardzo znamy siebie i swój sposób funkcjonowania, a także - jak bardzo jesteśmy elastyczni w kontekście zmieniających się warunków pracy przy poszczególnych projektach i zadaniach.

Z jednej strony wiemy, że na zarządzanie czasem oraz sobą w czasie składa się kilka kompetencji. Jest wśród nich umiejętność planowania, wyznaczania priorytetów, radzenia sobie z pojawiającymi się zakłóceniami czy też organizowanie własnych dokumentów i plików. Zatem wszystko wydaje się proste, a przynajmniej takie można odnieść wrażenie, jeśli patrzy się jedynie na opis tych umiejętności.

Z drugiej strony wiemy z praktyki, że w dobrym zarządzaniu sobą w czasie często przeszkadza to, że niektóre metody po prostu nie sprawdzają się w pewnych warunkach, a pojawiająca się frustracja prowadzi do zaniechania starań. Dla lepszego zilustrowania tych słów podam przykład jednego z uczestników szkolenia. Zauważył on, że każdego roku z kalendarza jako planera korzystał mniej więcej do marca. Każdego roku dostawał w pracy kalendarz, w którym postanawiał zapisywać  swoje plany, a następnie, w okolicach marca, zniechęcony liczbą niezrealizowanych działań - odkładał go na półkę nie chcąc już do niego zaglądać. Jest to przypadek może skrajny, ale pokazuje, że brak pożądanych rezultatów prowadzi do zaniechania starań, a w kontekście zarządzania sobą w czasie o chwile niepowodzeń nie jest trudno, bo wynikają one między innymi z właściwych nam,  naturalnych sposobów myślenia i działania.

Wymienić tu można chociażby takie zjawisko jak złudzenie planowania, które polega na tym, że  nie potrafimy dobrze oszacować tego, jak dużo czasu potrzebujemy na wykonanie danego zadania i wykazujemy nadmierny optymizm. Wciąż wierzymy, że tym razem napisanie raportu czy przygotowanie prezentacji zajmie niewiele czasu, a zatem nie trzeba go wiele rezerwować. Co ciekawe, złudzenie planowania dotyczy tylko nas samych. Oznacza to, że w przypadku, gdy słyszymy od kolegi siedzącego przy biurku obok, że prezentację zrobi w pół godziny, wiemy, że będzie to raczej trudne do zrealizowania. Podany przykład pokazuje, że zarządzanie sobą w czasie może być trudne.

Zarządzanie czasem a styl myślenia

Dobrą wiadomością jest fakt, że nie jesteśmy (wobec wyzwań związanych z zarządzaniem sobą w czasie) bezradni. Poznanie własnych preferencji może prowadzić do wyboru odpowiednich technik, które pozwalają stworzyć własny system. System, który będzie sprawdzony i któremu będziemy ufać. W mojej opinii jest to podstawa dobrego zarządzania sobą w czasie i ogólnie zarządzania czasem.

To, jak bardzo jesteśmy różni systematyzuje (w obszarze nas interesującym) psycholog poznawczy Robert Sternberg.  Jest on autorem koncepcji opisującej sposób, w jaki różnimy się stylami myślenia. W tej części koncepcji stylów, która najbardziej związana jest z realizacją zadań podzielił ludzi na:

• Monarchicznych, czyli takich, którzy z reguły widzą na raz jeden cel i do niego konsekwentnie dążą.
• Hierarchicznych, czyli potrafiących w naturalny sposób znajdować hierarchię celów i ustalać priorytety.
• Oligarchicznych, którzy widzą kilka celów na raz, a priorytetyzowanie nie przychodzi im z łatwością.
• Anarchicznych, u których wiele, nierzadko sprzecznych celów, może aktywizować się w niedługim czasie.

Dla mnie, jako osoby raczej monarchicznej, poznanie tej koncepcji było z jednej strony odkrywcze, z drugiej natomiast pozwoliło lepiej przyjrzeć się stosowanym technikom i dokonać ich przeglądu. Wydaje się, że jest to w dużej mierze  kwestią położenia odpowiedniego nacisku. Zarządzanie sobą w czasie wciąż składa się z tych samych kompetencji, ale od różnych osób będzie wymagało innych działań.

Jedni z nas, dla stworzenia własnego, skutecznego systemu muszą położyć duży nacisk na etap zbierania zadań i realizowanych projektów. Muszą zrobić to w ten sposób, by  mieć pewność, że wszystkie informacje są zapisane w miejscu, w którym łatwo je odnaleźć i nic nie umknie ich uwadze. Dla jednych priorytetyzowanie zadań i time management jest naturalne, dla innych  opiera się o właściwy im w danym momencie poziom energii i ilość czasu, jak w propozycji Davida Allena w systemie GTD.

Przy dzisiejszej wielości technik i metod można mieć nadzieję, że dla wszystkich znajdzie się właściwy sposób, żeby dobrać je tak, aby lepiej zarządzać sobą w czasie. Wyzwaniem jest  odpowiednia ich selekcja i stworzenie z nich własnego systemu time management. Systemu, któremu będziemy ufać na tyle, że będziemy mogli wybrać odpowiednią dla nas formę kalendarza i korzystać z niej przez cały rok, a zrobienie prezentacji będzie w naszej ocenie zajmować mniej więcej tyle samo czasu nam, co koledze siedzącemu przy biurku obok.

Paweł Ziemiański, Trener GRUPY ODITK