23/06/2014

Zarządzanie czasem oraz zarządzanie sobą w czasie

Zarządzanie czasem tzw. time management to sztuka niełatwa. Do stworzenia własnego, wypracowanego i skutecznego systemu zarządzania własnymi celami i zadaniami niezbędna jest znajomość siebie i własnego sposobu patrzenia na czas.

Zarządzanie czasem czy też zarządzanie sobą w czasie to temat, o którym pewnie napisano już wszystko. Wyszukiwarka na stronie księgarni Amazon po wpisaniu frazy "time management" pokazuje ponad 100 tysięcy pasujących rezultatów wyszukiwania w dziale książek. Wynik imponujący i wyzwaniem tak naprawdę jest znalezienie tych, które rzeczywiście zawierają wartościowe treści, bo jak wiemy, zarządzanie czasem to zadanie niełatwe.

Zwinność i elastyczność

Wydaje się, że efektywne zarządzanie czasem coraz bardziej wymaga zwinności i elastyczności - nie tylko w zakresie znajomości narzędzi, ale także ich adekwatnego wyboru i użycia w różnych sytuacjach. Coraz silniej jestem przekonany też o tym, że zależy ono od tego, jak bardzo znamy siebie i swój sposób funkcjonowania, a także - jak bardzo jesteśmy elastyczni w kontekście zmieniających się warunków pracy przy poszczególnych projektach i zadaniach.

Z jednej strony wiemy, że na zarządzanie czasem oraz sobą w czasie składa się kilka kompetencji. Jest wśród nich umiejętność planowania, wyznaczania priorytetów, radzenia sobie z pojawiającymi się zakłóceniami czy też organizowanie własnych dokumentów i plików. Zatem wszystko wydaje się proste, a przynajmniej takie można odnieść wrażenie, jeśli patrzy się jedynie na opis tych umiejętności.

Z drugiej strony wiemy z praktyki, że w dobrym zarządzaniu sobą w czasie często przeszkadza to, że niektóre metody po prostu nie sprawdzają się w pewnych warunkach, a pojawiająca się frustracja prowadzi do zaniechania starań. Dla lepszego zilustrowania tych słów podam przykład jednego z uczestników szkolenia. Zauważył on, że każdego roku z kalendarza jako planera korzystał mniej więcej do marca. Każdego roku dostawał w pracy kalendarz, w którym postanawiał zapisywać  swoje plany, a następnie, w okolicach marca, zniechęcony liczbą niezrealizowanych działań - odkładał go na półkę nie chcąc już do niego zaglądać. Jest to przypadek może skrajny, ale pokazuje, że brak pożądanych rezultatów prowadzi do zaniechania starań, a w kontekście zarządzania sobą w czasie o chwile niepowodzeń nie jest trudno, bo wynikają one między innymi z właściwych nam,  naturalnych sposobów myślenia i działania.

Wymienić tu można chociażby takie zjawisko jak złudzenie planowania, które polega na tym, że  nie potrafimy dobrze oszacować tego, jak dużo czasu potrzebujemy na wykonanie danego zadania i wykazujemy nadmierny optymizm. Wciąż wierzymy, że tym razem napisanie raportu czy przygotowanie prezentacji zajmie niewiele czasu, a zatem nie trzeba go wiele rezerwować. Co ciekawe, złudzenie planowania dotyczy tylko nas samych. Oznacza to, że w przypadku, gdy słyszymy od kolegi siedzącego przy biurku obok, że prezentację zrobi w pół godziny, wiemy, że będzie to raczej trudne do zrealizowania. Podany przykład pokazuje, że zarządzanie sobą w czasie może być trudne.

Zarządzanie czasem a styl myślenia

Dobrą wiadomością jest fakt, że nie jesteśmy (wobec wyzwań związanych z zarządzaniem sobą w czasie) bezradni. Poznanie własnych preferencji może prowadzić do wyboru odpowiednich technik, które pozwalają stworzyć własny system. System, który będzie sprawdzony i któremu będziemy ufać. W mojej opinii jest to podstawa dobrego zarządzania sobą w czasie i ogólnie zarządzania czasem.

To, jak bardzo jesteśmy różni systematyzuje (w obszarze nas interesującym) psycholog poznawczy Robert Sternberg.  Jest on autorem koncepcji opisującej sposób, w jaki różnimy się stylami myślenia. W tej części koncepcji stylów, która najbardziej związana jest z realizacją zadań podzielił ludzi na:

  • Monarchicznych, czyli takich, którzy z reguły widzą na raz jeden cel i do niego konsekwentnie dążą.
  • Hierarchicznych, czyli potrafiących w naturalny sposób znajdować hierarchię celów i ustalać priorytety.
  • Oligarchicznych, którzy widzą kilka celów na raz, a priorytetyzowanie nie przychodzi im z łatwością.
  • Anarchicznych, u których wiele, nierzadko sprzecznych celów, może aktywizować się w niedługim czasie.

Dla mnie, jako osoby raczej monarchicznej, poznanie tej koncepcji było z jednej strony odkrywcze, z drugiej natomiast pozwoliło lepiej przyjrzeć się stosowanym technikom i dokonać ich przeglądu. Wydaje się, że jest to w dużej mierze  kwestią położenia odpowiedniego nacisku. Zarządzanie sobą w czasie wciąż składa się z tych samych kompetencji, ale od różnych osób będzie wymagało innych działań.

Jedni z nas, dla stworzenia własnego, skutecznego systemu muszą położyć duży nacisk na etap zbierania zadań i realizowanych projektów. Muszą zrobić to w ten sposób, by  mieć pewność, że wszystkie informacje są zapisane w miejscu, w którym łatwo je odnaleźć i nic nie umknie ich uwadze. Dla jednych priorytetyzowanie zadań i time management jest naturalne, dla innych  opiera się o właściwy im w danym momencie poziom energii i ilość czasu, jak w propozycji Davida Allena w systemie GTD.

Przy dzisiejszej wielości technik i metod można mieć nadzieję, że dla wszystkich znajdzie się właściwy sposób, żeby dobrać je tak, aby lepiej zarządzać sobą w czasie. Wyzwaniem jest  odpowiednia ich selekcja i stworzenie z nich własnego systemu time management. Systemu, któremu będziemy ufać na tyle, że będziemy mogli wybrać odpowiednią dla nas formę kalendarza i korzystać z niej przez cały rok, a zrobienie prezentacji będzie w naszej ocenie zajmować mniej więcej tyle samo czasu nam, co koledze siedzącemu przy biurku obok.


Paweł Ziemiański, Trener GRUPY ODITK

Autor artykułu
PAWEŁ ZIEMIAŃSKI
20/09/2021

Jaką wartość mają wartości w Twojej organizacji?

Jeśli przed pandemią - choć z trzaskiem - dźwigaliśmy braki w kulturze komunikacji czy współpracy w...

7/09/2021

CONTROLLER 5.0 - Controlling Leaders of To(morrow)Day

VUCA Times, globalizacja, Big Data, automatyzacja, robotyzacja, zamiana towarów w usługi, zwinne i...

30/08/2021

Na szerokie wody mnie weź – onboarding w zdalnym wydaniu

Nie zawsze łatwa decyzja o odejściu z poprzedniej firmy, nowe środowisko i zadania, a to wszystko w...

30/07/2021

Klimatyczny wstrząs dla biznesu - „Fit for 55”

Trudno nie dostrzegać symptomów zmian klimatu. Nie tylko zarządzający, ale też pracownicy firm na...

9/07/2021

Trening silnej woli latem (i nie tylko) – to możliwe!

Siła woli to pojęcie, o którym słyszy się stosunkowo często. Zazdrościmy jej tym, którzy ją mają....

21/06/2021

Inspiracja i pragmatyzm – program rozwojowy dla menadżerów w modelu 70:20:10 (case study)

Najbardziej lubię się uczyć na przykładach. Jest w nich dużo inspiracji, ale i lekcji o tym, co...

7/06/2021

Eksperymentowanie - Agile Mindset od kuchni

Zarządzanie w środowisku, w którym nie zachodziły częste zmiany, było relatywnie łatwe. Gdy jest...

24/05/2021

Jaka piękna katastrofa – lekcje płynące z Misji Apollo 13

Wszyscy wiemy, że warto uczyć się na sukcesach. A ja, tak jak bohater filmu Ridleya Scotta „Dobry...

10/05/2021

Nowe potrzeby to nowe benefity – jak zapewnić pracownikom wsparcie psychologiczne

Nowe potrzeby pracowników wymagają świeżego spojrzenia na benefity.

27/04/2021

Agile Mindset – hit czy kit?

Agile, agility, agile mindset, zwinność, agile leadership - to hasła, które od miesięcy są na...

19/04/2021

Na „covidową rzeczywistość” odpowiedz realizmem

Czy wiesz, że większość ludzi poświęca ponad 80% swojego życia na rozpamiętywanie tego, co było lub...

15/03/2021

Leadership w nowej normalności

O transformacji przywództwa mówiono od przynajmniej 10 lat. Jednak to ostatni rok pokazał prawdziwe...

18/01/2021

Zarządzanie konfliktem – ważny element dobrego przywództwa

Burza i pioruny, a potem ciche dni – znasz to? A może jednak od początku cisza, ale atmosfera w...

10/12/2020

Od czego zacząć, gdy spada sprzedaż?

Spadek sprzedaży stawia zarządzających firmą przed dylematem, jak najlepiej na zmiennym rynku...

27/11/2020

Czy sprzedawać wszystkim klientom?

Kiedy spadają przychody, rodzi się pokusa, by sprzedawać wszystkim klientom, którzy się pojawią....

18/11/2020

Zwinność jest wtedy, gdy piłka jest w grze – krótki przewodnik po AGILITY

W sporcie zwinność jest bezcenna. Szybkie podania, przejęcia, zmiany, przepływ energii między...

22/10/2020

Kogo zatrudnić na Dyrektora Sprzedaży? To zależy, co i jak ma sprzedawać

Firma chce się rozwijać, walczyć o rynek, w „covidowych” warunkach dodatkowo poszerzyła lub...

30/09/2020

Oczywiste problemy biznesowe i nieoczywiste odpowiedzi w czasach Covid-19

Wiele firm staje przed wyzwaniem dalszego projektowania swojego wzrostu w wyjątkowo zmiennym...

29/09/2020

Wirtualne przywództwo, czyli lider w digitalnym świecie

Przywództwo to świadomy wybór, sama charyzma nie wystarczy, by być dobrym liderem.

28/09/2020

Strategia w czasach pandemii

Często kryzys, obok zagrożenia, stwarza nowe okazje. Aby je dostrzec, trzeba być elastycznym....

4/09/2020

Tarcza 4.0. i kolejne zmiany w prawie pracy

Kolejna tarcza antykryzysowa wprowadziła sporo ważnych zmian w prawie pracy.

22/08/2020

Kontrolujesz własne decyzje? O pułapkach, które funduje nam mózg

Mózg wpada w wiele różnych pułapek, z których nie zdajemy sobie sprawy. A one mają wpływ na...

4/08/2020

BIM Koordynator – pierwsza linia obrony

Ostatni rok będziemy pamiętać nie tylko jako rok Covid-19, ale też rok gwałtownej rewolucji...

30/07/2020

Inne podejście do sukcesji

Wiadomo, że słowo 'sukces' kojarzy się pozytywnie. A co się stanie, kiedy dodamy do niego dwie...

29/06/2020

Are you ready to go online? Jak przygotować handlowców do transformacji sprzedaży

O transformacji sprzedaży do online mówiono od kilku dobrych lat, ale była to raczej aspiracja,...

15/06/2020

Projekt ekstremalny od środka – the good, the bad and the ugly

Niezwykłe czasy rodzą niezwykłe historie. Przedstawiam anatomię z projektu, który okazał się być...

1/06/2020

Jak motywować w nieprzewidywalnych czasach

Menadżerowie wciąż poszukują skutecznych sposobów motywowania swoich pracowników. A jeśli w tzw....

27/04/2020

O co tyle krzyku z odpornością psychiczną?

Wyobraź sobie, że jesteś wysoko w górach. Pogoda może zmienić się w każdej chwili. Czasem świeci...

6/04/2020

Ty kontra stres – o mądrej rozgrywce i przygotowaniu na nowe

Pamiętam, jak w 2008 roku pisałem artykuły o zarządzaniu stresem w obliczu kryzysu ekonomicznego,...

30/03/2020

Rozwój w czasach zarazy

Rozwój znajduje się w ćwiartce matrycy Eisenhowera: WAŻNE/NIEPILNE – tak pokazują moje...

23/03/2020

Liderze - doładuj pozytywne emocje

O różnicach pomiędzy byciem menadżerem a liderem powiedziano już bardzo dużo. Aktualna sytuacja to...

13/03/2020

Jak oswoić niepewność – redukuj swój lęk

Kto z nas lubi się bać? Nie chcemy lęku. Unikamy go na różne sposoby (mniej i bardziej zdrowe)....

13/03/2020

Praca zdalna – kluczowe kwestie prawne

W związku z przyspieszonym transferem do pracy zdalnej, stykamy się z pytaniami ze strony działów...

3/03/2020

Jak cię widzą, tak ci płacą – o znaczeniu ubioru w biznesie

Mówi się, że nie powinniśmy oceniać książki po okładce. A i tak często to robimy - wydajemy opinię...

24/02/2020

Zwinność wodospadu, czyli agile mindset

Turkusowe zarządzanie, samoorganizujące się zespoły, zwinność organizacji. Znamy to, prawda? Te i...

29/01/2020

Project management z perspektywy czasu – jak było i jak będzie

Kiedy poprosiliśmy ministra gospodarki o honorowy patronat nad konferencją Project Management,...

16/12/2019

Samoorganizujący się zespół? Tak, ale po sFRISowaniu

Typowa sytuacja: dołączyłeś do projektu Agile i wiesz, że macie stać się zespołem...

4/12/2019

Goodness is good for business – kilka słów o programach wellbeing

Weekend trwa jeszcze w najlepsze, a Ty myślisz tylko o tym, że następnego dnia musisz iść do pracy....

15/11/2019

Rozwój po nowemu – WOW w procesach rozwojowych

Zmiana pokoleniowa w firmach, wszechobecna technologia i rzeczywistość VUCA kształtują nowe...

28/10/2019

Taki mamy klimat – globalne ocieplenie a przyszłość zarządzania projektami

Nie lubimy zmian. Byłoby świetnie, gdyby sprawy mogły podążać ustalonymi od dekad ścieżkami, gdzie...