23/06/2014

Zarządzanie czasem oraz zarządzanie sobą w czasie

Zarządzanie czasem tzw. time management to sztuka niełatwa. Do stworzenia własnego, wypracowanego i skutecznego systemu zarządzania własnymi celami i zadaniami niezbędna jest znajomość siebie i własnego sposobu patrzenia na czas.

Zarządzanie czasem czy też zarządzanie sobą w czasie to temat, o którym pewnie napisano już wszystko. Wyszukiwarka na stronie księgarni Amazon po wpisaniu frazy "time management" pokazuje ponad 100 tysięcy pasujących rezultatów wyszukiwania w dziale książek. Wynik imponujący i wyzwaniem tak naprawdę jest znalezienie tych, które rzeczywiście zawierają wartościowe treści, bo jak wiemy, zarządzanie czasem to zadanie niełatwe.

Zwinność i elastyczność

Wydaje się, że efektywne zarządzanie czasem coraz bardziej wymaga zwinności i elastyczności - nie tylko w zakresie znajomości narzędzi, ale także ich adekwatnego wyboru i użycia w różnych sytuacjach. Coraz silniej jestem przekonany też o tym, że zależy ono od tego, jak bardzo znamy siebie i swój sposób funkcjonowania, a także - jak bardzo jesteśmy elastyczni w kontekście zmieniających się warunków pracy przy poszczególnych projektach i zadaniach.

Z jednej strony wiemy, że na zarządzanie czasem oraz sobą w czasie składa się kilka kompetencji. Jest wśród nich umiejętność planowania, wyznaczania priorytetów, radzenia sobie z pojawiającymi się zakłóceniami czy też organizowanie własnych dokumentów i plików. Zatem wszystko wydaje się proste, a przynajmniej takie można odnieść wrażenie, jeśli patrzy się jedynie na opis tych umiejętności.

Z drugiej strony wiemy z praktyki, że w dobrym zarządzaniu sobą w czasie często przeszkadza to, że niektóre metody po prostu nie sprawdzają się w pewnych warunkach, a pojawiająca się frustracja prowadzi do zaniechania starań. Dla lepszego zilustrowania tych słów podam przykład jednego z uczestników szkolenia. Zauważył on, że każdego roku z kalendarza jako planera korzystał mniej więcej do marca. Każdego roku dostawał w pracy kalendarz, w którym postanawiał zapisywać  swoje plany, a następnie, w okolicach marca, zniechęcony liczbą niezrealizowanych działań - odkładał go na półkę nie chcąc już do niego zaglądać. Jest to przypadek może skrajny, ale pokazuje, że brak pożądanych rezultatów prowadzi do zaniechania starań, a w kontekście zarządzania sobą w czasie o chwile niepowodzeń nie jest trudno, bo wynikają one między innymi z właściwych nam,  naturalnych sposobów myślenia i działania.

Wymienić tu można chociażby takie zjawisko jak złudzenie planowania, które polega na tym, że  nie potrafimy dobrze oszacować tego, jak dużo czasu potrzebujemy na wykonanie danego zadania i wykazujemy nadmierny optymizm. Wciąż wierzymy, że tym razem napisanie raportu czy przygotowanie prezentacji zajmie niewiele czasu, a zatem nie trzeba go wiele rezerwować. Co ciekawe, złudzenie planowania dotyczy tylko nas samych. Oznacza to, że w przypadku, gdy słyszymy od kolegi siedzącego przy biurku obok, że prezentację zrobi w pół godziny, wiemy, że będzie to raczej trudne do zrealizowania. Podany przykład pokazuje, że zarządzanie sobą w czasie może być trudne.

Zarządzanie czasem a styl myślenia

Dobrą wiadomością jest fakt, że nie jesteśmy (wobec wyzwań związanych z zarządzaniem sobą w czasie) bezradni. Poznanie własnych preferencji może prowadzić do wyboru odpowiednich technik, które pozwalają stworzyć własny system. System, który będzie sprawdzony i któremu będziemy ufać. W mojej opinii jest to podstawa dobrego zarządzania sobą w czasie i ogólnie zarządzania czasem.

To, jak bardzo jesteśmy różni systematyzuje (w obszarze nas interesującym) psycholog poznawczy Robert Sternberg.  Jest on autorem koncepcji opisującej sposób, w jaki różnimy się stylami myślenia. W tej części koncepcji stylów, która najbardziej związana jest z realizacją zadań podzielił ludzi na:

  • Monarchicznych, czyli takich, którzy z reguły widzą na raz jeden cel i do niego konsekwentnie dążą.
  • Hierarchicznych, czyli potrafiących w naturalny sposób znajdować hierarchię celów i ustalać priorytety.
  • Oligarchicznych, którzy widzą kilka celów na raz, a priorytetyzowanie nie przychodzi im z łatwością.
  • Anarchicznych, u których wiele, nierzadko sprzecznych celów, może aktywizować się w niedługim czasie.

Dla mnie, jako osoby raczej monarchicznej, poznanie tej koncepcji było z jednej strony odkrywcze, z drugiej natomiast pozwoliło lepiej przyjrzeć się stosowanym technikom i dokonać ich przeglądu. Wydaje się, że jest to w dużej mierze  kwestią położenia odpowiedniego nacisku. Zarządzanie sobą w czasie wciąż składa się z tych samych kompetencji, ale od różnych osób będzie wymagało innych działań.

Jedni z nas, dla stworzenia własnego, skutecznego systemu muszą położyć duży nacisk na etap zbierania zadań i realizowanych projektów. Muszą zrobić to w ten sposób, by  mieć pewność, że wszystkie informacje są zapisane w miejscu, w którym łatwo je odnaleźć i nic nie umknie ich uwadze. Dla jednych priorytetyzowanie zadań i time management jest naturalne, dla innych  opiera się o właściwy im w danym momencie poziom energii i ilość czasu, jak w propozycji Davida Allena w systemie GTD.

Przy dzisiejszej wielości technik i metod można mieć nadzieję, że dla wszystkich znajdzie się właściwy sposób, żeby dobrać je tak, aby lepiej zarządzać sobą w czasie. Wyzwaniem jest  odpowiednia ich selekcja i stworzenie z nich własnego systemu time management. Systemu, któremu będziemy ufać na tyle, że będziemy mogli wybrać odpowiednią dla nas formę kalendarza i korzystać z niej przez cały rok, a zrobienie prezentacji będzie w naszej ocenie zajmować mniej więcej tyle samo czasu nam, co koledze siedzącemu przy biurku obok.


Paweł Ziemiański, Trener GRUPY ODITK

Autor artykułu
PAWEŁ ZIEMIAŃSKI
24/06/2024

Samoświadomość, odwaga i ciągła nauka - czyli leadership po nowemu

„Ciągle jeszcze się uczę” - miał powiedzieć pewnego dnia Michał Anioł. Ten wyjątkowy twórca epoki...

22/04/2024

Kompetencje przyszłości i power skills – czyli jak rozwijać prawdziwych ludzi w świecie sztucznej inteligencji

Na zmianę potrzebnych nam umiejętności/kompetencji wpływa świat, w którym żyjemy. Na jakie future...

15/03/2024

Dobrostan pracowników – jak go wzmacniać?

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym sukces organizacji nie zależy tylko od efektywności...

12/02/2024

Sztuczna inteligencja w produkcji – czego się spodziewać? Co już się dzieje?

Jestem wielkim entuzjastą sztucznej inteligencji (AI). Ogromne wrażenie robi na mnie szybki rozwój...

24/10/2023

Cisza – negocjacyjne złoto

Ostatni kwartał roku to czas wzmożonych negocjacji. Wydajemy budżety, walczymy o budżety, umowy,...

25/09/2023

Przepis na wypalenie zawodowe

Karolina, menadżerka dużego zespołu, jadąc jak co dzień do pracy, tym razem płakała. Zawsze...

30/08/2023

Have fun! – jak czerpać radość z codziennej pracy

Czy wiesz, jak czerpać radość z codziennych czynności i jak zarażać nią nawet największych...

31/07/2023

Poczucie szczęścia u pracowników – droga do budowania odpowiedzialności w zespole

Powiem to wprost – jeżeli chcesz mieć odpowiedzialnych ludzi, musisz zadbać o ich poczucie...

3/07/2023

Data storytelling – jak opowiadać o danych?

Współcześni inżynierowie i menadżerowie to nie tylko osoby zarządzające procesami, projektami czy...

12/06/2023

Talenty i mocne strony - podejście na nowe czasy

W 2018 roku Instytut Gallupa przeprowadził badania, z których wynika, że ludzie mający okazję...

22/05/2023

Jak znaleźć gen innowacji u inżyniera?

Jak odróżnić inżyniera, który będzie żyłą złota dla firmy ze względu na swoje pomysły, od innego,...

5/04/2023

Czy szukanie sensu w pracy ma sens? I co z tym wspólnego ma retencja Talentów.

Pozyskiwanie Talentów z rynku pracy jest nie lada wyzwaniem, ale ich retencja w organizacji jest...

21/03/2023

Menadżer Coachem – czyli jak prowadzić pracownika w świecie BANI

Coaching menadżerski, temat znany od dawna, dziś przeżywa swój renesans. Dlaczego? Bo żyjemy w...

14/02/2023

Nie jestem szefem - po co mi marka osobista w Internecie?

Z marką osobistą jest jak z pogodą - zawsze jakaś jest. Nie każdemu będzie to odpowiadać! Nawet...

31/01/2023

TRIZ w rozwiązywaniu problemów na produkcji – „butelkowe” case study

Prowadząc szkolenia i praktyczne warsztaty z technik rozwiązywania problemów narzędziami TRIZ,...

7/12/2022

Dlaczego nie chcemy mówić o mobbingu?

Eskalujący konflikt, mobbing, dyskryminacja i molestowanie są ukrytą zmorą niejednej organizacji....

21/11/2022

Relaunch zespołu – nowe otwarcie dla efektywności

Choć wiele firm w ostatnich miesiącach podjęło decyzję o częściowym lub pełnym powrocie do biur,...

8/11/2022

Gry, które rozwijają ludzi i integrują zespół!

Wyobraź sobie stację badawczą zlokalizowaną na dnie oceanu. To podwodne laboratorium jest też domem...

17/10/2022

Quiet quitting – wyzwanie dla menedżera

Praca na „pół gwizdka”, „mi to lotto”, „co ubijesz, to ujedziesz”, „jak zarobić, żeby się nie...

19/09/2022

Mądre usprawnienia, które dostarczają wartość biznesową

Przypomnij sobie sytuację, kiedy musiałeś rozwiązać jakiś problem, np. naprawić coś, co się zepsuło.

10/08/2022

Czy wiesz, jak naładować swój osobisty powerbank?

Czy znasz to uczucie, gdy w zasadzie dbasz o siebie, jednak coraz częściej boli Cię głowa,...

4/07/2022

Rozwój menedżerów - trendy vs potrzeby

Jakie działania rozwojowe otrzymali menedżerowie w Twojej organizacji w 2022 roku? Jaki rozwój im...

20/06/2022

Rodzic ze spokojem w pracy – Pozytywna Dyscyplina w praktyce

Głośne dyskusje i słynne słowo „ZARAZ”. Foch i trzaskanie drzwiami. Posiłek, który ciągnie się...

23/05/2022

Jeśli pracownik umie, ale nie chce – jak wzmacniać motywację i zaangażowanie?

Poznaj Roberta. Pracuje w firmie od dłuższego czasu. Świetnie radzi sobie ze wszystkimi, nawet...

17/05/2022

Kiedy pracownik nie umie, ale chce – przywództwo sytuacyjne w świeżej odsłonie

Ewa rozpoczyna pracę na produkcji. Porusza się po firmie i przydzielonych zadaniach jak we mgle....

11/04/2022

Gorące, klimatyczne okazje biznesowe

W biznesie rzadko jakiś trend jest tak jednoznaczny i długoterminowy jak aktualna fala zmian...

14/03/2022

Od inżynierii produktu do inżynierii wartości – Value Engineering

Projektowanie produktów i usług powinno być wyraźnie połączone z potrzebami ich odbiorców. Czy tak...

14/02/2022

Trendy w rozwoju menadżerów

Ostatnie dwa lata zmieniły krajobraz naszych biur i sposób pracy. Model pracy hybrydowej zostanie z...

17/01/2022

Społeczności – organizacyjny potencjał synergii i transferu wiedzy

W nowej rzeczywistości każda organizacja potrzebuje nie tylko przetrwać kryzysowy czas, ale...

13/12/2021

Nie ma dymu bez ognia i zespołu bez zaufania - jak budować bezpieczeństwo psychiczne

„Nie ma zespołu bez zaufania” jak twierdzi Paul Santagata (Head of Industry w Google). Twierdzenie...

22/11/2021

Innowacje w czasie katastrofy klimatycznej

Potrzeba nam dziś rewolucyjnych, dysruptywnych innowacji - tysięcy nakładających się większych i...

4/10/2021

Docenianie - bo żeby docenić…. trzeba cenić

Jak to jest, że 80% badanych Polaków uważa, że warto doceniać, chciałoby być docenianym częściej i...

20/09/2021

Jaką wartość mają wartości w Twojej organizacji?

Jeśli przed pandemią - choć z trzaskiem - dźwigaliśmy braki w kulturze komunikacji czy współpracy w...

7/09/2021

CONTROLLER 5.0 - Controlling Leaders of To(morrow)Day

VUCA Times, globalizacja, Big Data, automatyzacja, robotyzacja, zamiana towarów w usługi, zwinne i...

30/08/2021

Na szerokie wody mnie weź – onboarding w zdalnym wydaniu

Nie zawsze łatwa decyzja o odejściu z poprzedniej firmy, nowe środowisko i zadania, a to wszystko w...

30/07/2021

Klimatyczny wstrząs dla biznesu - „Fit for 55”

Trudno nie dostrzegać symptomów zmian klimatu. Nie tylko zarządzający, ale też pracownicy firm na...

9/07/2021

Trening silnej woli latem (i nie tylko) – to możliwe!

Siła woli to pojęcie, o którym słyszy się stosunkowo często. Zazdrościmy jej tym, którzy ją mają....

21/06/2021

Inspiracja i pragmatyzm – program rozwojowy dla menadżerów w modelu 70:20:10 (case study)

Najbardziej lubię się uczyć na przykładach. Jest w nich dużo inspiracji, ale i lekcji o tym, co...

7/06/2021

Eksperymentowanie - Agile Mindset od kuchni

Zarządzanie w środowisku, w którym nie zachodziły częste zmiany, było relatywnie łatwe. Gdy jest...