23.06.2014

Zarządzanie czasem oraz zarządzanie sobą w czasie

Zarządzanie czasem tzw. time management to sztuka niełatwa. Do stworzenia własnego, wypracowanego i skutecznego systemu zarządzania własnymi celami i zadaniami niezbędna jest znajomość siebie i własnego sposobu patrzenia na czas.

Zarządzanie czasem czy też zarządzanie sobą w czasie to temat, o którym pewnie napisano już wszystko. Wyszukiwarka na stronie księgarni Amazon po wpisaniu frazy "time management" pokazuje ponad 100 tysięcy pasujących rezultatów wyszukiwania w dziale książek. Wynik imponujący i wyzwaniem tak naprawdę jest znalezienie tych, które rzeczywiście zawierają wartościowe treści, bo jak wiemy, zarządzanie czasem to zadanie niełatwe.

Zwinność i elastyczność

Wydaje się, że efektywne zarządzanie czasem coraz bardziej wymaga zwinności i elastyczności - nie tylko w zakresie znajomości narzędzi, ale także ich adekwatnego wyboru i użycia w różnych sytuacjach. Coraz silniej jestem przekonany też o tym, że zależy ono od tego, jak bardzo znamy siebie i swój sposób funkcjonowania, a także - jak bardzo jesteśmy elastyczni w kontekście zmieniających się warunków pracy przy poszczególnych projektach i zadaniach.

Z jednej strony wiemy, że na zarządzanie czasem oraz sobą w czasie składa się kilka kompetencji. Jest wśród nich umiejętność planowania, wyznaczania priorytetów, radzenia sobie z pojawiającymi się zakłóceniami czy też organizowanie własnych dokumentów i plików. Zatem wszystko wydaje się proste, a przynajmniej takie można odnieść wrażenie, jeśli patrzy się jedynie na opis tych umiejętności.

Z drugiej strony wiemy z praktyki, że w dobrym zarządzaniu sobą w czasie często przeszkadza to, że niektóre metody po prostu nie sprawdzają się w pewnych warunkach, a pojawiająca się frustracja prowadzi do zaniechania starań. Dla lepszego zilustrowania tych słów podam przykład jednego z uczestników szkolenia. Zauważył on, że każdego roku z kalendarza jako planera korzystał mniej więcej do marca. Każdego roku dostawał w pracy kalendarz, w którym postanawiał zapisywać  swoje plany, a następnie, w okolicach marca, zniechęcony liczbą niezrealizowanych działań - odkładał go na półkę nie chcąc już do niego zaglądać. Jest to przypadek może skrajny, ale pokazuje, że brak pożądanych rezultatów prowadzi do zaniechania starań, a w kontekście zarządzania sobą w czasie o chwile niepowodzeń nie jest trudno, bo wynikają one między innymi z właściwych nam,  naturalnych sposobów myślenia i działania.

Wymienić tu można chociażby takie zjawisko jak złudzenie planowania, które polega na tym, że  nie potrafimy dobrze oszacować tego, jak dużo czasu potrzebujemy na wykonanie danego zadania i wykazujemy nadmierny optymizm. Wciąż wierzymy, że tym razem napisanie raportu czy przygotowanie prezentacji zajmie niewiele czasu, a zatem nie trzeba go wiele rezerwować. Co ciekawe, złudzenie planowania dotyczy tylko nas samych. Oznacza to, że w przypadku, gdy słyszymy od kolegi siedzącego przy biurku obok, że prezentację zrobi w pół godziny, wiemy, że będzie to raczej trudne do zrealizowania. Podany przykład pokazuje, że zarządzanie sobą w czasie może być trudne.

Zarządzanie czasem a styl myślenia

Dobrą wiadomością jest fakt, że nie jesteśmy (wobec wyzwań związanych z zarządzaniem sobą w czasie) bezradni. Poznanie własnych preferencji może prowadzić do wyboru odpowiednich technik, które pozwalają stworzyć własny system. System, który będzie sprawdzony i któremu będziemy ufać. W mojej opinii jest to podstawa dobrego zarządzania sobą w czasie i ogólnie zarządzania czasem.

To, jak bardzo jesteśmy różni systematyzuje (w obszarze nas interesującym) psycholog poznawczy Robert Sternberg.  Jest on autorem koncepcji opisującej sposób, w jaki różnimy się stylami myślenia. W tej części koncepcji stylów, która najbardziej związana jest z realizacją zadań podzielił ludzi na:

  • Monarchicznych, czyli takich, którzy z reguły widzą na raz jeden cel i do niego konsekwentnie dążą.
  • Hierarchicznych, czyli potrafiących w naturalny sposób znajdować hierarchię celów i ustalać priorytety.
  • Oligarchicznych, którzy widzą kilka celów na raz, a priorytetyzowanie nie przychodzi im z łatwością.
  • Anarchicznych, u których wiele, nierzadko sprzecznych celów, może aktywizować się w niedługim czasie.

Dla mnie, jako osoby raczej monarchicznej, poznanie tej koncepcji było z jednej strony odkrywcze, z drugiej natomiast pozwoliło lepiej przyjrzeć się stosowanym technikom i dokonać ich przeglądu. Wydaje się, że jest to w dużej mierze  kwestią położenia odpowiedniego nacisku. Zarządzanie sobą w czasie wciąż składa się z tych samych kompetencji, ale od różnych osób będzie wymagało innych działań.

Jedni z nas, dla stworzenia własnego, skutecznego systemu muszą położyć duży nacisk na etap zbierania zadań i realizowanych projektów. Muszą zrobić to w ten sposób, by  mieć pewność, że wszystkie informacje są zapisane w miejscu, w którym łatwo je odnaleźć i nic nie umknie ich uwadze. Dla jednych priorytetyzowanie zadań i time management jest naturalne, dla innych  opiera się o właściwy im w danym momencie poziom energii i ilość czasu, jak w propozycji Davida Allena w systemie GTD.

Przy dzisiejszej wielości technik i metod można mieć nadzieję, że dla wszystkich znajdzie się właściwy sposób, żeby dobrać je tak, aby lepiej zarządzać sobą w czasie. Wyzwaniem jest  odpowiednia ich selekcja i stworzenie z nich własnego systemu time management. Systemu, któremu będziemy ufać na tyle, że będziemy mogli wybrać odpowiednią dla nas formę kalendarza i korzystać z niej przez cały rok, a zrobienie prezentacji będzie w naszej ocenie zajmować mniej więcej tyle samo czasu nam, co koledze siedzącemu przy biurku obok.


Paweł Ziemiański, Trener GRUPY ODITK

10.12.2018

Innowacyjność w Polsce – jak to naprawdę wygląda?

Innowacyjność w Polsce ma różne oblicza. Dużo w tym kontekście mówi się o start-upach, i słusznie....

[więcej]
05.11.2018

Relacje – cichy zabójca sprzedaży?

Od kilku lat w procesach sprzedażowych kładzie się nacisk na budowanie relacji z klientem. Kierunek...

[więcej]
29.10.2018

Zmiany i nowości w wytycznych i certyfikacji IPMA

Najnowsza wersja „Wytycznych Kompetencji Indywidualnych w Zarządzaniu Projektami, Programami i...

[więcej]
15.10.2018

Planowanie programu rozwojowego – z kim i o czym rozmawiać

Fakt: Programy rozwojowe często nie osiągają założonych rezultatów.

[więcej]
01.10.2018

Grywalizacja – let's talk about fun

Super poważny zawodowy świat zmienia oblicze. Domaga się świeżości, lekkości i funu. Millenialsi,...

[więcej]
03.09.2018

Czego menadżer może się nauczyć od psa?

Zespoły mogły się już uczyć od dzikich gęsi. Sprawdzonym trenerem okazał się też koń. Mnie...

[więcej]
20.08.2018

Kto decyduje o wdrożeniu strategii organizacji - duży i mały obrazek

Typowy obrazek z polskich organizacji: zarząd wypracowuje strategię, a następnie zaprasza...

[więcej]
06.08.2018

Zator ogłoszony, czyli BIM w zamówieniach publicznych już w Polsce

Wyobraźmy sobie taką sytuację. Długo oczekiwana inwestycja w centrum miasta. Przebudowa, która...

[więcej]
23.07.2018

Kultura narodowa w biznesowej globalnej wiosce – czy nadal ma znaczenie?

Dlaczego w Arabii Saudyjskiej manekiny sklepowe nie mają głów?

[więcej]
09.07.2018

Związki zawodowe – czy pojawią się w każdej firmie?

Na początku czerwca 2018 r. sejm przyjął ustawę, która zasadniczo zmienia przepisy regulujące...

[więcej]
18.06.2018

Programy rozwojowe i model 70:20:10 – historia z happy endem?

Odnoszę wrażenie, iż wszyscy zgadzamy się, że model 70:20:10 powinien stanowić kręgosłup programów...

[więcej]
21.05.2018

Etyczna sprzedaż w branży ubezpieczeniowej – poszukiwanie jednorożca?

„Czy da się wyżyć w sprzedaży, nie oszukując?” – takim pytaniem zaskoczył mnie kilka dni temu...

[więcej]
07.05.2018

Mentoring – nie zaczynaj od ogona

Nie mogę wyjść z zaskoczenia, gdy w kolejnej organizacji, która uruchamia mentoring, stykam się z...

[więcej]
23.04.2018

BIM Manager – praca szuka człowieka

BIM (Building Information Modeling) - ten skrót od 2 lat jest niesłychanie „modny” w branży...

[więcej]
09.04.2018

To coach or not to coach – coaching menadżerski w ujęciu MAC

Certyfikowani coachowie i związane z tym specjalizacje mnożą się jak grzyby po deszczu. Dostępny...

[więcej]
05.03.2018

Wszystko zaczyna się od empatii – Design Thinking

Irytujesz się, kiedy podczas dyskusji pada stwierdzenie: „Spróbuj wejść w moje buty”? Jeżeli to...

[więcej]
19.02.2018

Nowy rok, nowe cele – strategia a procesy i pracownicy

Początek roku to dla wielu organizacji ogłoszenie nowych kierunków i celów strategicznych będących...

[więcej]
05.02.2018

Sposób na przełom w innowacjach

Co robić, gdy wszystkie nisko wiszące owoce zostały już zebrane? W życiu – wiadomo – zwykle trzeba...

[więcej]
29.01.2018

Microlearning – panaceum na oporny mózg

Kto nie chciałby uczyć się szybciej, łatwiej, efektywniej? Niestety mózg często stawia nam czynny...

[więcej]
15.01.2018

Różnorodność w zespole boli i leczy

Z różnorodnością spotykamy się coraz częściej. Dotyczy ona już nie tylko płci czy pokolenia, ale...

[więcej]
18.12.2017

Co było i co będzie – trendy w HR 2017-2018

Rok 2017 dobiega końca. To czas podsumowań tego, co się udało, co zrobiliśmy, ale też moment, w...

[więcej]
04.12.2017

Building Information Modeling (BIM) – nowy wymiar branży budowlanej

Branża budowlana to stale rosnące wymagania w obszarze tworzenia nowej infrastruktury oraz nowych...

[więcej]
20.11.2017

O systemie antymobbingowym i antydyskryminacyjnym w działaniu - reagowanie i monitorowanie

Efektywny system antydyskryminacyjny i antymobbingowy opiera się na trzech filarach:...

[więcej]
06.11.2017

Etykieta biznesu czyli o kulturze budowania relacji

Co jakiś czas, w różnych sytuacjach, mamy okazję obserwować zachowania osób pełniących ważne...

[więcej]
23.10.2017

Kultura feedbacku - o sile informacji zwrotnej

O sile informacji zwrotnej korygującej dane mi było przekonać się w pewne czerwcowe przedpołudnie...

[więcej]
06.10.2017

TRIZ - fakty i mity

Każdy menadżer staje przed wyzwaniami przez duże „W”, w których nie ma mowy o prostej poprawie...

[więcej]
15.09.2017

Wymagania w projektach zwinnych – działasz Agile czy tylko o tym mówisz

„Działamy teraz Agile” to częsta deklaracja, którą potem szybko i boleśnie weryfikuje codzienność.

[więcej]
04.09.2017

E-learning – pięć filarów sukcesu

Apetyt polskich firm i urzędów na e-learning rośnie. Niestety próby jego wykorzystania często...

[więcej]
20.08.2017

Ewolucja w sprzedaży – przystosuj się albo zgiń

Świat się zmienia. W każdej dowolnie wybranej dziedzinie, wiedza i zasób informacji podwajają się...

[więcej]
31.07.2017

Zdawać czy nie zdawać - certyfikacja project management

Zapytałam Justynę, certyfikowaną Project Manager oraz moją bliską przyjaciółkę, czy wiedza, którą...

[więcej]
17.07.2017

O pracy płytkiej i głębokiej

„Tak to można szatkować kapustę” – powiedziała moja współpracowniczka, gdy w związku ze spóźnieniem...

[więcej]
03.07.2017

HR bez procesów – w tym szaleństwie jest metoda

HR jest zwyczajowo postrzegany jako dział, który „wspiera organizację”, „zaspokaja potrzeby...

[więcej]
26.06.2017

AGILE – zwinny sposób na projekt nie tylko dla IT

Złośliwi mówią, że gdyby na książce kucharskiej napisać Agile, to jej sprzedaż by wzrosła. Fakty są...

[więcej]
05.06.2017

Na co masz apetyt? BUY IN dla inicjatyw HR

Przypomnij sobie ostatnią sytuację, gdy byłeś wilczo głodny. Wszystko, co czujesz, to: chcę jeść!...

[więcej]
22.05.2017

Chwila prawdy dla systemu antymobbingowego i antydyskryminacyjnego

W pewnej organizacji do działu HR wpłynęła anonimowa skarga dotycząca molestowania seksualnego,...

[więcej]
09.05.2017

Wyróżnij się - standardy obsługi klienta z pomysłem

„Dzień dobry, dzień dobry wiewiórki i bobry” – tym zdaniem zostałam powitana na pokładzie samolotu...

[więcej]
03.04.2017

Tech-trendy i symplifikacja, czyli jak rozwijać Millenialsów

Na polskim rynku pracy obecnie funkcjonują dwa główne pokolenia: X oraz Millenialsi (pokolenie Y)....

[więcej]
20.03.2017

Zarządzanie przez cele (MBO) dla menadżera

System zarządzania przez cele, opisany przez Petera Drucker’a w książce: „Praktyka zarządzania”,...

[więcej]
07.03.2017

Uzupełnianie kompetencji w projekcie zwinnym

Nikt nie ma już wątpliwości. Cokolwiek by się nie działo Murphy zadziała. Projekt zaawansowany....

[więcej]
06.02.2017

Sposób na "syndrom szczupaka"

Termin „syndrom szczupaka” pochodzi od eksperymentu przeprowadzonego przez niemieckiego zoologa...

[więcej]