26.10.2015

Zarządzanie czasem – rzecz o odwlekaniu

W zupełnie przypadkowym kraju (powiedzmy na przykład w Polsce), w zupełnie przypadkowym mieście (np. w Warszawie), w zupełnie przypadkowym biurowcu zupełnie przypadkowej firmy (nazwijmy ją… a nie, tego już nie napiszę), w strategicznym miejscu w kuchni, w najbliższych okolicach ekspresu do kawy nastąpił coming out.

W chwili rozpaczy, a może nieostrożnego zaufania, nasz zupełnie przypadkowy bohater (aby nie był bezimienny, nazwijmy go tradycyjnym polskim imieniem Kevin) wypowiedział do swojego towarzysza taką oto refleksję: - Stary, dzisiaj to już było grube przegięcie. Wyobraź sobie, że miałem od rana tyle roboty, że cały dzień zajęło mi przekładanie jej na jutro.

Ktoś mądry zauważył, że specyfiką pracy w dzisiejszych dużych firmach jest to, że ilość zadań do wykonania jest nieskończona, a czas jest zawsze ograniczony. "Jak żyć?" zapytał słynny producent papryki i pytanie to pozostaje aktualne w jakże odległych od paprykowego small businessu realiach dużej korporacji. Sprawdźmy, co możemy z tym zrobić.

Gra w kolory i logo Nike

Przytoczona na początku wypowiedź Kevina może wydawać się odrealniona. W dzisiejszym świecie KPI-ów, celów premiowych, targetów i rozmów oceniających, kto może pozwolić sobie na takie podejście do swoich zadań?

Okazuje się, że to tylko pozorna sprzeczność, a rzeczywistość bliska jest rzeczywistości naszego bohatera. Przypomnij sobie typowy początek swojego dnia pracy. W głowie, albo jeszcze lepiej na papierze, albo w pliku lista zadań do zrobienia. Na liście tematy ważne, które trzeba "popychać" do przodu. Wiesz, co robić, masz plan. A teraz powiedz mi, jak długo w praktyce ten plan jest ważny? Jak długo musisz czekać na pierwsze maile, telefony, pilne spotkania z szefem, które wywracają Twój plan do góry nogami? Średnio do godziny 12:00 z planu zostają tylko zgliszcza. Rzeczywistość sprowadza się do realizacji "wrzutek" i ciągłego przekładania na później rzeczy ważnych, ale jeszcze niepilnych. Skutek jest taki, że mamy silne poczucie "bycia zarobionym", a nikłe poczucie, że coś konkretnego i ważnego udało się tego dnia osiągnąć.

A teraz o kolorach. Wszystko, co danego dnia robisz, może mieć jeden z trzech kolorów - zielony, żółty lub czerwony. Zgodnie z tą powstałą na gruncie Lean Management teorią kolor zielony to wartości - wszystkie czynności, które przyczyniają się do powstania produktu lub usługi oczekiwanej przez klienta. Kolor żółty to marnotrawstwa konieczne - wszystkie czynności, które nie przyczyniają się do powstania oczekiwanego przez klienta produktu/usługi, ale są wymagane przepisami prawa lub procedurami i instrukcjami wewnętrznymi firmy. I w końcu kolor czerwony - marnotrawstwa - wszystkie czynności, które nie przyczyniają się do powstania oczekiwanego przez klienta produktu/usługi i nie są wymagane przepisami i procedurami.

Za każdym razem, kiedy na koniec dnia masz poczucie, że wykonałeś dużo pracy, a nic konkretnego i ważnego nie zostało zrobione, oznacza to, że w Twoim dniu dominował kolor żółty i/lub czerwony. Za każdym razem kiedy masz poczucie, że to był dobry dzień i ważne tematy poszły do przodu, oznacza to, że w tym dniu było dużo koloru zielonego. Mówiąc inaczej, zazwyczaj albo gasimy pożary, albo zajmujemy się sprawami pilnymi, ale nie do końca ważnymi (nie zielonymi). I podobnie jak Kevin musimy meandrować i czujnie kluczyć, by nie narażając się na konsekwencje, móc przekładać na później wszystko zielone, które jeszcze nie jest pożarem. Sprawy ważne, ale jeszcze niepilne, składamy każdego dnia na ołtarzu spraw pilnych, ale nie tak ważnych.

Zanim pomyślimy o rozwiązaniu, przenieśmy się na chwilę w czasie do roku 1971. Phil Knight niedawno podjął decyzję o tym, by zrezygnować z importu obuwia i stworzyć własną markę Nike. Ponieważ wkrótce Knight miał ważne spotkanie z delegacją kontrahentów z Japonii, potrzebował znaku graficznego, który mógłby umieścić na materiałach i folderach reklamowych. Poprosił studentkę Carolyn Davidson, aby przygotowała mu logo. Zaproponował jej stawkę $2 za godzinę pracy. Ponieważ praca nad logo zajęła Carolyn około 17,5 godziny (spotkanie z kontrahentami było pilne), to jej honorarium wyniosło 35$. Dziś logo Nike jest jednym z najbardziej rozpoznawalnych na świecie, a wartość stojącej za nim marki wynosi 13 mld dolarów.

Z punktu widzenia klientów stworzenie logo Nike było marnotrawstwem (kolor czerwony) - w żaden sposób nie przyczyniło się do powstania konkretnego, wygodnego, funkcjonalnego buta sportowego. Niezależnie od tego, jakie byłoby to logo, but byłby taki sam (jak powiedział sam Phil Knight, ostatecznie zdecydował się na to logo nie dlatego, że mu się podobało i coś wnosiło, ale dlatego, że nie miało żadnych negatywnych skojarzeń). Z punktu widzenia Phila Knighta było to marnotrawstwem koniecznym (kolor żółty - chociaż logo nie przyczynia się do powstania butów Nike, to było konieczne do rozpoczęcia współpracy z kontrahentami).

Jeśli masz poczucie, że w Twojej pracy dominuje kolor żółty (poznasz to po tym, że masz dużo pracy i jednocześnie poczucie, że nie zajmujesz się tymi tematami, którymi należy), to zastosuj strategię Phila Knighta i Carolyn Davidson - zrealizuj to, co żółte, jak najniższym nakładem (czasu, pieniędzy, energii, emocji...). Nie wpadaj w pułapkę nadmiernej jakości i dokładności przy rzeczach żółtych - one muszą być tylko odhaczone. Szukaj innych sposobów, rozmawiaj ze współpracownikami, automatyzuj, szukaj optymalizacji, deleguj. To nie logo Nike zdecydowało o sukcesie firmy, ale produkt oraz opowieść, którą wokół niego stworzono. Gdyby logo Nike przedstawiało narysowaną ładną kreską kapibarę jedzącą bataty, to firma odniosłaby dokładnie taki sam sukces.

Matryca Eisenhowera, czyli jak szybko wylecieć z pracy

Wspomniałem, że rzeczy ważne i mniej pilne składamy na ołtarzu spraw pilnych, ale mniej ważnych. Generał Eisenhower miał bardzo jasny pogląd w tej sprawie. Zgodnie z jego sposobem priorytetyzacji zadań (zwanym dziś Matrycą Eisenhowera) najpierw należy gasić pożary (sprawy ważne i pilne), później zajmować się sprawami ważnymi i niepilnymi (bo są ważne), następnie pilnymi i nieważnymi (bo... nie są ważne), a reszta, czyli sprawy niepilne i nieważne powinny trafić do kosza.

Jeśli spróbujesz takiego sposobu priorytetyzacji, to Twoja firma bardzo szybko stworzy Ci warunki do kontynuowania kariery poza jej strukturami. Dlaczego? Bo nie jesteś generałem ani prezydentem Stanów Zjednoczonych Ameryki i sprawy pilne, chociaż mniej ważne, nie mogą czekać, aż skończysz zajmować się ważnymi, ale mniej pilnymi.

Priorytety dzisiejszej organizacji paradoksalnie wyznacza pilność, a nie ważność zadań. Jeśli ktoś zleca Ci zadanie i chce podkreślić jego wagę, to co powie? Na wczoraj! Na już! Na ASAP! A jeśli spytasz kogoś czy ta sprawa jest ważna, to odpowie Ci, że przecież powiedział, że to pilne... Wszyscy dookoła oczekują od Ciebie działania. Wszyscy oczekują odpowiedzi. Natychmiast! Ignorowanie tej kultury organizacyjnej może skończyć się tylko w jeden sposób.

Jak zatem Kevin i my możemy skorzystać z porad generała, by robić więcej rzeczy ważnych i jednocześnie nie narazić się na szybkie pożegnanie z firmą? Jedynym rozsądnym sposobem jest to, aby po pierwsze zdawać sobie sprawę, że pilność to nie ważność i odwrotnie. Po drugie mieć świadomość, które sprawy na liście są ważne i mniej pilne. Po trzecie każdego dnia znaleźć 15-20 minut, by zrobić coś w tematach ważnych, ale jeszcze mniej pilnych. Dlaczego? Aby ciągle odwlekane, nie stawały się pożarami (ważne i pilne). Aby mieć poczucie kontroli nad tematami ważnymi. Aby mieć satysfakcję z zajmowania się tematami istotnymi. Aby skrócić łączny czas zajmowania się zadaniem (tematy odkładane do ostatniej chwili mają tendencję do "psucia się" i zamknięcie ich zabiera więcej czasu niż takich rozpoczętych wcześniej). I wiele, wiele innych.

Zjedz tę żabę

Hinduskie powiedzenie mówi o tym, że jeśli pierwsze co zrobisz rano po obudzeniu się, to zjesz surową żabę, to reszta dnia będzie już tylko przyjemniejsza. W radzeniu sobie z ciągłym poczuciem zarobienia sprawami mało istotnymi i koniecznością przekładania spraw ważnych na później powiedzenie to uwrażliwia nas na jedną rzecz - zadaje pytanie czy aby część z zadań ważnych, które odkładasz, to nie są czasami Twoje żaby? "Żaby" to takie sprawy, tematy, zadania, którymi świadomie lub często nie do końca świadomie nie chcesz się zajmować, bo wiążą się dla Ciebie z jakimś rodzajem nieprzyjemności. A to: sprawa jest tak duża, albo skomplikowana, że wolisz jeszcze o niej nie myśleć (póki jeszcze można sobie na takie odwlekanie pozwolić), a to sprawa wymaga kontaktu z osobą, z którą wyjątkowo trudno się współpracuje, a to masz przeczucie, że za tą sprawą będą kryły się różne "trupy w szafie" i wolisz tego na razie nie dotykać.

Brian Tracy, który w swojej książce spopularyzował to hinduskie powiedzenie, napisał około 140 stron dokładnie o tym samym (swoją drogą mistrzostwo świata, że mu się udało) - że jedzenie żab na początku da Ci poczucie spokoju (żaba odkładana nie znika, ale ciągle na Ciebie patrzy z talerza), kontroli nad zadaniami, satysfakcji (po zjedzeniu żaby może być tylko lepiej). Jeśli nasz bohater Kevin każdego dnia przekłada szereg zadań na później, to również dlatego, że wśród nich są żaby, których zjedzenie po prostu odwleka.

Pomyśl o jednej sprawie z kategorii ważna, ale jeszcze niepilna, która ciągle gdzieś z tyłu głowy przypomina Ci, że jest i w końcu i tak trzeba będzie się nią zająć (może to Twoja żaba). Jakie realne działanie, które zajmie Ci nie dłużej niż 10 minut, możesz w tej sprawie podjąć? Zaplanuj, kiedy je zrealizujesz, ale nie później niż w ciągu 3 dni od dzisiaj. Świadomie znajdź na nie czas w swoim kalendarzu. Świadomie znajdź 10 minut na sprawę ważną, ale niepilną, kosztem pilnej ale mniej ważnej. Podziel się ze mną swoimi refleksjami - napisz na adres: mgrzesik@oditk.pl.

 
Michał Grzesik, Trener GRUPY ODITK

10.12.2018

Innowacyjność w Polsce – jak to naprawdę wygląda?

Innowacyjność w Polsce ma różne oblicza. Dużo w tym kontekście mówi się o start-upach, i słusznie....

[więcej]
05.11.2018

Relacje – cichy zabójca sprzedaży?

Od kilku lat w procesach sprzedażowych kładzie się nacisk na budowanie relacji z klientem. Kierunek...

[więcej]
29.10.2018

Zmiany i nowości w wytycznych i certyfikacji IPMA

Najnowsza wersja „Wytycznych Kompetencji Indywidualnych w Zarządzaniu Projektami, Programami i...

[więcej]
15.10.2018

Planowanie programu rozwojowego – z kim i o czym rozmawiać

Fakt: Programy rozwojowe często nie osiągają założonych rezultatów.

[więcej]
01.10.2018

Grywalizacja – let's talk about fun

Super poważny zawodowy świat zmienia oblicze. Domaga się świeżości, lekkości i funu. Millenialsi,...

[więcej]
03.09.2018

Czego menadżer może się nauczyć od psa?

Zespoły mogły się już uczyć od dzikich gęsi. Sprawdzonym trenerem okazał się też koń. Mnie...

[więcej]
20.08.2018

Kto decyduje o wdrożeniu strategii organizacji - duży i mały obrazek

Typowy obrazek z polskich organizacji: zarząd wypracowuje strategię, a następnie zaprasza...

[więcej]
06.08.2018

Zator ogłoszony, czyli BIM w zamówieniach publicznych już w Polsce

Wyobraźmy sobie taką sytuację. Długo oczekiwana inwestycja w centrum miasta. Przebudowa, która...

[więcej]
23.07.2018

Kultura narodowa w biznesowej globalnej wiosce – czy nadal ma znaczenie?

Dlaczego w Arabii Saudyjskiej manekiny sklepowe nie mają głów?

[więcej]
09.07.2018

Związki zawodowe – czy pojawią się w każdej firmie?

Na początku czerwca 2018 r. sejm przyjął ustawę, która zasadniczo zmienia przepisy regulujące...

[więcej]
18.06.2018

Programy rozwojowe i model 70:20:10 – historia z happy endem?

Odnoszę wrażenie, iż wszyscy zgadzamy się, że model 70:20:10 powinien stanowić kręgosłup programów...

[więcej]
21.05.2018

Etyczna sprzedaż w branży ubezpieczeniowej – poszukiwanie jednorożca?

„Czy da się wyżyć w sprzedaży, nie oszukując?” – takim pytaniem zaskoczył mnie kilka dni temu...

[więcej]
07.05.2018

Mentoring – nie zaczynaj od ogona

Nie mogę wyjść z zaskoczenia, gdy w kolejnej organizacji, która uruchamia mentoring, stykam się z...

[więcej]
23.04.2018

BIM Manager – praca szuka człowieka

BIM (Building Information Modeling) - ten skrót od 2 lat jest niesłychanie „modny” w branży...

[więcej]
09.04.2018

To coach or not to coach – coaching menadżerski w ujęciu MAC

Certyfikowani coachowie i związane z tym specjalizacje mnożą się jak grzyby po deszczu. Dostępny...

[więcej]
05.03.2018

Wszystko zaczyna się od empatii – Design Thinking

Irytujesz się, kiedy podczas dyskusji pada stwierdzenie: „Spróbuj wejść w moje buty”? Jeżeli to...

[więcej]
19.02.2018

Nowy rok, nowe cele – strategia a procesy i pracownicy

Początek roku to dla wielu organizacji ogłoszenie nowych kierunków i celów strategicznych będących...

[więcej]
05.02.2018

Sposób na przełom w innowacjach

Co robić, gdy wszystkie nisko wiszące owoce zostały już zebrane? W życiu – wiadomo – zwykle trzeba...

[więcej]
29.01.2018

Microlearning – panaceum na oporny mózg

Kto nie chciałby uczyć się szybciej, łatwiej, efektywniej? Niestety mózg często stawia nam czynny...

[więcej]
15.01.2018

Różnorodność w zespole boli i leczy

Z różnorodnością spotykamy się coraz częściej. Dotyczy ona już nie tylko płci czy pokolenia, ale...

[więcej]
18.12.2017

Co było i co będzie – trendy w HR 2017-2018

Rok 2017 dobiega końca. To czas podsumowań tego, co się udało, co zrobiliśmy, ale też moment, w...

[więcej]
04.12.2017

Building Information Modeling (BIM) – nowy wymiar branży budowlanej

Branża budowlana to stale rosnące wymagania w obszarze tworzenia nowej infrastruktury oraz nowych...

[więcej]
20.11.2017

O systemie antymobbingowym i antydyskryminacyjnym w działaniu - reagowanie i monitorowanie

Efektywny system antydyskryminacyjny i antymobbingowy opiera się na trzech filarach:...

[więcej]
06.11.2017

Etykieta biznesu czyli o kulturze budowania relacji

Co jakiś czas, w różnych sytuacjach, mamy okazję obserwować zachowania osób pełniących ważne...

[więcej]
23.10.2017

Kultura feedbacku - o sile informacji zwrotnej

O sile informacji zwrotnej korygującej dane mi było przekonać się w pewne czerwcowe przedpołudnie...

[więcej]
06.10.2017

TRIZ - fakty i mity

Każdy menadżer staje przed wyzwaniami przez duże „W”, w których nie ma mowy o prostej poprawie...

[więcej]
15.09.2017

Wymagania w projektach zwinnych – działasz Agile czy tylko o tym mówisz

„Działamy teraz Agile” to częsta deklaracja, którą potem szybko i boleśnie weryfikuje codzienność.

[więcej]
04.09.2017

E-learning – pięć filarów sukcesu

Apetyt polskich firm i urzędów na e-learning rośnie. Niestety próby jego wykorzystania często...

[więcej]
20.08.2017

Ewolucja w sprzedaży – przystosuj się albo zgiń

Świat się zmienia. W każdej dowolnie wybranej dziedzinie, wiedza i zasób informacji podwajają się...

[więcej]
31.07.2017

Zdawać czy nie zdawać - certyfikacja project management

Zapytałam Justynę, certyfikowaną Project Manager oraz moją bliską przyjaciółkę, czy wiedza, którą...

[więcej]
17.07.2017

O pracy płytkiej i głębokiej

„Tak to można szatkować kapustę” – powiedziała moja współpracowniczka, gdy w związku ze spóźnieniem...

[więcej]
03.07.2017

HR bez procesów – w tym szaleństwie jest metoda

HR jest zwyczajowo postrzegany jako dział, który „wspiera organizację”, „zaspokaja potrzeby...

[więcej]
26.06.2017

AGILE – zwinny sposób na projekt nie tylko dla IT

Złośliwi mówią, że gdyby na książce kucharskiej napisać Agile, to jej sprzedaż by wzrosła. Fakty są...

[więcej]
05.06.2017

Na co masz apetyt? BUY IN dla inicjatyw HR

Przypomnij sobie ostatnią sytuację, gdy byłeś wilczo głodny. Wszystko, co czujesz, to: chcę jeść!...

[więcej]
22.05.2017

Chwila prawdy dla systemu antymobbingowego i antydyskryminacyjnego

W pewnej organizacji do działu HR wpłynęła anonimowa skarga dotycząca molestowania seksualnego,...

[więcej]
09.05.2017

Wyróżnij się - standardy obsługi klienta z pomysłem

„Dzień dobry, dzień dobry wiewiórki i bobry” – tym zdaniem zostałam powitana na pokładzie samolotu...

[więcej]
03.04.2017

Tech-trendy i symplifikacja, czyli jak rozwijać Millenialsów

Na polskim rynku pracy obecnie funkcjonują dwa główne pokolenia: X oraz Millenialsi (pokolenie Y)....

[więcej]
20.03.2017

Zarządzanie przez cele (MBO) dla menadżera

System zarządzania przez cele, opisany przez Petera Drucker’a w książce: „Praktyka zarządzania”,...

[więcej]
07.03.2017

Uzupełnianie kompetencji w projekcie zwinnym

Nikt nie ma już wątpliwości. Cokolwiek by się nie działo Murphy zadziała. Projekt zaawansowany....

[więcej]
06.02.2017

Sposób na "syndrom szczupaka"

Termin „syndrom szczupaka” pochodzi od eksperymentu przeprowadzonego przez niemieckiego zoologa...

[więcej]