18.05.2015

Zarządzanie zmianą - jak wykorzystać siłę tego procesu

„I tak zabiorą Twój ser“... któż z nas nie zna tego cytatu? Jednak, kiedy pierwszy raz czytałam książkę Spensera Johnsona, oczywistość opisywanych w niej procesów związanych ze zmianą głęboko mną wstrząsnęła.

Po latach pracy w obszarze zarządzania zmianą, przyglądania się procesom zmiany przeprowadzanym "na żywym organizmie" czy różnorodnym zmianom w firmach Klientów, a przede wszystkim podczas procesów coachingowych czy NEWSowych teamcoachingach, przyjmuję je jako naturalną kolej rzeczy i wręcz się nimi zachwycam. Co warto o procesie zmiany wiedzieć, by czerpać z jego siły, a nie tracić swej mocy, idąc pod prąd?

Wiemy, że ludzie czują pewien dualizm wobec zmian: z jednej strony ich pragną, z drugiej się ich obawiają. Patrząc na zmiany w firmie, pracownicy różnie oceniają wywołujące je siły. Taką siłą może być każdy czynnik w środowisku działania firmy (zewnętrznym i wewnętrznym) wpływający na sposób prowadzenia jej działalności. Zgodnie z teorią pola sił Kurta Lewina każde zachowanie (firmy i ludzi) jest wynikiem równowagi między siłami napędowymi oraz powstrzymującymi (hamującymi). Aby doprowadzić do skutecznej zmiany, trzeba te siły zidentyfikować i skonfrontować ze sobą - dopiero wtedy mówimy o zarządzaniu zmianą. Warto przy tym pamiętać, że siły mogą należeć do różnych typów, a zachowania dotyczą pojedynczych osób, poszczególnych grup czy całej organizacji. Co ważne, na osoby działające w organizacji zmiany wpływają w różnym stopniu. Zależy to od ich statusu, kwalifi­kacji, spełnianych ról i osobowości a także pozostałych czynników warunkujących ich życie.

Do takich czynników należą między innymi (za: "Zarządzanie ku przyszłości" J. Penc):

-  rodzaj postawy życiowej wpływającej na to, jak ktoś po­strzega otaczającą rzeczywistość;

-  bilans potencjalnych osobistych zysków i strat związanych z wprowadzanymi zmianami;

-  sposób, w jaki wyrażane są zwłaszcza te aspekty zmian, na które możemy mieć wpływ;

-  stopień, w jakim jesteśmy osobiście zaangażowani w działania związane z planowaniem i wprowadzaniem zmian.

Tym samym zmiany w firmie najczęściej są w różny sposób widziane i oceniane przez kadrę kierowniczą różnych szczebli oraz przez pracowników, których one bezpośrednio dotyczą. Wynika to z faktu, że inne są ich poglądy na cele i strategie organizacji, inne są także możliwości ich realizacji. Odmienne jest też przede wszystkim poczucie sprawstwa (związku między swoim zacho­waniem a jego rezultatem). Każdy z nas określa swoje sukcesy i możliwości przez pryzmat samooceny. Przyjmujemy siebie takimi, jak to wynika z subiektywnego rozumienia naszych możliwości. Znajduje to wyraz w codziennym działa­niu. Jeśli uważamy się za kreatora zdarzeń, zachowujemy się inaczej niż ci, którzy nie mają poczucia wpływu. Będąc (choćby tylko w odczuciach) sprawcą, przyjmujemy na siebie odpowiedzial­ność, staramy się zwiększyć swoje kompetencje, pozyskiwać nowe informacje ułatwiające wykonanie zadania, ulegamy mniejszej presji zewnętrznej i bardziej polegamy na własnej inicjatywie.

W literaturze reakcje pracowników na zmiany opisuje się i akcentuje różnie, lecz sam opis procesu zmiany jest zawsze taki sam. Reakcje każdego z nas na zmianę sprowadzić można do czterech etapów:

Odmowa (wyparcie) - w chwili gdy stajemy w obliczu zmiany. Typowa reakcja to twierdzenie, że zmiana jest niepotrzebna. Ponadto, z powodu przywiązania do obecnego sposobu wykonywania pracy, może nastąpić wzrost poczucia własnej godności, co w naturalny sposób prowadzi do oporu przed zmianą.

Obrona (opór) - początkowe rozważania prowadzą w dalszym etapie do sformułowania konkretnych planów i programów, a realia decyzji o wprowadzeniu zmiany stają się oczywiste. Na tym etapie pojawiają się skutki negatywne, takie jak zmniejszenie poczucia własnej godności i motywacji oraz obniżenie poziomu wykonywania pracy, jednak, kiedy uświadamiamy sobie, że zmiana jest konieczna, następuje zmiana w postrzeganiu. Mimo że poziom wykonywania pracy jest nadal niski, pojawiają się oznaki poważ­nego traktowania nowej sytuacji, poprawia się także poczucie własnej godności.

Faza prób - zaczynamy godzić się z nowymi technikami i proce­sami. Oczywiście nowy system trzeba modyfikować i udoskonalać. Zaangażowani w ten proces możemy doświadczyć wzrostu poczucia własnej godności. Jednakże poziom wykonywania pracy wciąż pozostaje w tyle w stosunku do rosnącego poziomu motywacji, szczególnie w sytuacjach, w których konieczne jest zrozumienie nowych metod i technik.

Internalizacja (adaptacja) - w końcu rozumiemy, co się zdarzyło, zaś nowo przyjęte zachowanie staje się nam bliskie. Można się też spodziewać poprawy poczucia własnej godności i wzrostu motywacji. Po­prawa ta, powiązana z lepszym wykorzystaniem zdolności, może spowodo­wać podniesienie poziomu wykonywania pracy.

Co za tym idzie? Jeśli menedżerowie wysokiego szczebla, podejmując decyzje, zlecają plan zmian na podstawie własnej oceny sytuacji, sami szacują jej koszty, czas, efektywność i prawdopodobieństwo uzyskania pozytywnych rezultatów, projektując zmianę, podejmują ryzyko dużego oporu. Menedżerowie niższych szczebli i pracownicy mogą się identyfikować z organizacją, ale muszą się też troszczyć o "własne sprawy". Mogą się martwić o to, czy zdołają sprostać nowym wymaganiom, czy zachowają swoje stanowiska, czy ich umiejętności będą wystarczające dla efektywnego wprowadzenia zmiany. Mogą też żywić niechęć do niejasnych sytuacji i preferować rozwiązania raczej ich zadowalające niż optymalne. Dlatego, by zminimalizować brak zgody z oceną menedżerów wysokiego szcze­bla lub odmienną ocenę sytuacji, warto dobrze identyfikować, na którym etapie zmiany jest większość osób w organizacji (rysunek poniżej za: Joanna Tomicka i Marzanna Kowalska z Grupy ODiTK) i wybierać adekwatne narzędzia wpływu.

 

 

 

Podsumowując są cztery ważne zasady wykorzyStania siły procesu podczas zarządzania zmianą:

1. Warto przyjąć jako pewnik, że zmiany w firmie są nieuchronne, a co istotne: niezależnie od tego czy zmiany są wprowadzane na nas czy przez nas i tak przechodzimy przez pełny proces zmiany kończący się (uwaga!) zawsze etapem adaptacji.

2. Proces zmiany jest prosty i czytelny, więc warto go znać i czerpać z jego siły, dbając o to by jak najsprawniej przejść do ostatniego etapu i jak najefektywniej pomóc przejść do niego podwładnym.

3. Zarządzanie zmianą to jedna z 20/80 efektywności działań zarówno menadżera jak i pracownika a jako, ze w firmie żyjemy w permanentnej zmianie to etapy kilku procesów nakładają się na siebie i dlatego - by być skutecznym - potrzebujemy patrzeć, który etap jest najsilniej wyeskalowany w danym momencie.

4. Zależnie od tego, czy jesteśmy kreatorem zmiany czy jego wykonawcą etapy jej doświadczania będą różne na osi czasu i warto o tym pamiętać.

 Agnieszka Zielonka, Konsultant

04.09.2020

Tarcza 4.0. i kolejne zmiany w prawie pracy

Kolejna tarcza antykryzysowa wprowadziła sporo ważnych zmian w prawie pracy.

[więcej]
02.09.2020

Wirtualne przywództwo, czyli lider w digitalnym świecie

Przywództwo to świadomy wybór, sama charyzma nie wystarczy, by być dobrym liderem.

[więcej]
22.08.2020

Kontrolujesz własne decyzje? O pułapkach, które funduje nam mózg

Mózg wpada w wiele różnych pułapek, z których nie zdajemy sobie sprawy. A one mają wpływ na...

[więcej]
04.08.2020

BIM Koordynator – pierwsza linia obrony

2020 będziemy pamiętać jako rok Covid-19. Ale zapamiętamy go również jako rok gwałtownej rewolucji...

[więcej]
30.07.2020

Inne podejście do sukcesji

Wiadomo, że słowo 'sukces' kojarzy się pozytywnie. A co się stanie, kiedy dodamy do niego dwie...

[więcej]
29.06.2020

Are you ready to go online? Jak przygotować handlowców do transformacji sprzedaży

O transformacji sprzedaży do online mówiono od kilku dobrych lat, ale była to raczej aspiracja,...

[więcej]
15.06.2020

Projekt ekstremalny od środka – the good, the bad and the ugly

Niezwykłe czasy rodzą niezwykłe historie. Przedstawiam anatomię z projektu, który okazał się być...

[więcej]
01.06.2020

Jak motywować w nieprzewidywalnych czasach

Menadżerowie wciąż poszukują skutecznych sposobów motywowania swoich pracowników. A jeśli w tzw....

[więcej]
27.04.2020

O co tyle krzyku z odpornością psychiczną?

Wyobraź sobie, że jesteś wysoko w górach. Pogoda może zmienić się w każdej chwili. Czasem świeci...

[więcej]
06.04.2020

Ty kontra stres – o mądrej rozgrywce i przygotowaniu na nowe

Pamiętam, jak w 2008 roku pisałem artykuły o zarządzaniu stresem w obliczu kryzysu ekonomicznego,...

[więcej]
30.03.2020

Rozwój w czasach zarazy

Rozwój znajduje się w ćwiartce matrycy Eisenhowera: WAŻNE/NIEPILNE – tak pokazują moje...

[więcej]
23.03.2020

Liderze - doładuj pozytywne emocje

O różnicach pomiędzy byciem menadżerem a liderem powiedziano już bardzo dużo. Aktualna sytuacja to...

[więcej]
13.03.2020

Jak oswoić niepewność – redukuj swój lęk

Kto z nas lubi się bać? Nie chcemy lęku. Unikamy go na różne sposoby (mniej i bardziej zdrowe)....

[więcej]
13.03.2020

Praca zdalna – kluczowe kwestie prawne

W związku z przyspieszonym transferem do pracy zdalnej, stykamy się z pytaniami ze strony działów...

[więcej]
03.03.2020

Jak cię widzą, tak ci płacą – o znaczeniu ubioru w biznesie

Mówi się, że nie powinniśmy oceniać książki po okładce. A i tak często to robimy - wydajemy opinię...

[więcej]
24.02.2020

Zwinność wodospadu, czyli agile mindset

Turkusowe zarządzanie, samoorganizujące się zespoły, zwinność organizacji. Znamy to, prawda? Te i...

[więcej]
29.01.2020

Project management z perspektywy czasu – jak było i jak będzie

Kiedy poprosiliśmy ministra gospodarki o honorowy patronat nad konferencją Project Management,...

[więcej]
16.12.2019

Samoorganizujący się zespół? Tak, ale po sFRISowaniu

Typowa sytuacja: dołączyłeś do projektu Agile i wiesz, że macie stać się zespołem...

[więcej]
04.12.2019

Goodness is good for business – kilka słów o programach wellbeing

Weekend trwa jeszcze w najlepsze, a Ty myślisz tylko o tym, że następnego dnia musisz iść do pracy....

[więcej]
15.11.2019

Rozwój po nowemu – WOW w procesach rozwojowych

Zmiana pokoleniowa w firmach, wszechobecna technologia i rzeczywistość VUCA kształtują nowe...

[więcej]
28.10.2019

Taki mamy klimat – globalne ocieplenie a przyszłość zarządzania projektami

Nie lubimy zmian. Byłoby świetnie, gdyby sprawy mogły podążać ustalonymi od dekad ścieżkami, gdzie...

[więcej]
08.10.2019

Uważny, obecny i skuteczny, czyli mindfulness lidera

Nie masz chwili wytchnienia. Nadmiar obowiązków, presja, pośpiech, konflikty, zmiany, oczekiwania,...

[więcej]
17.09.2019

Digitalne docenianie – spróbuj, co ci szkodzi

Słowa mają siłę. Szczególnie te, które wyrażają docenienie. Ale jak ich używać, gdy zwykłe...

[więcej]
26.08.2019

Wdrożenie BIM to droga do sukcesu - o ile nie idziesz na skróty

W branży budowlanej, jednej z branż sektora bądź co bądź usługowego, sukces opisany jest w bardzo...

[więcej]
06.08.2019

Program rozwojowy od kuchni – doprawiony 70:20:10

Zainspirowała mnie ostatnio międzynarodowa firma dostarczająca produkty żywnościowe bezpośrednio do...

[więcej]
29.07.2019

Czy opłaca się inwestować w personal branding kadry menadżerskiej?

Czy inwestując w markę osobistą menadżera, nie pomagamy mu w gładkim przejściu do konkurencji?...

[więcej]
08.07.2019

Wódz z nerwami na wodzy

Jaka jest wspólna cecha menadżerów? Poza tym, że kierują ludźmi w organizacjach, zdecydowana...

[więcej]
27.05.2019

Załatwiony w białych rękawiczkach

Menadżerze, markę osobistą buduj wtedy, kiedy masz pracę.

[więcej]
15.05.2019

BIM - siła kompetentnego zespołu

Ostatni rok to czas niezwykle intensywnego rozwoju BIM (Building Information Modeling) w Polsce....

[więcej]
08.04.2019

Głodni doceniania, czyli słów kilka o roli docenienia w miejscu pracy

Paradoks dzisiejszych czasów: mnożą się programy uznaniowe i benefitowe dla pracowników, a poziom...

[więcej]
26.03.2019

Złoto ukryte u konstruktorów, czyli Design For Assembly (DFA)

Realia pracy konstruktorów zwykle wyglądają tak, że menadżerowie oczekują od nich sporego tempa. Bo...

[więcej]
04.03.2019

Jak, a nie co – kiedy proces jest ważniejszy niż cel

Ludzie odnoszący sukcesy i ich nieodnoszący mają takie same cele.

[więcej]
18.02.2019

Business acumen, czyli czy leci z nami pilot

Poprawa EBITDA o 2,5% jest jednym z celów strategicznych pewnej firmy. Brzmi sensownie. Ale czy...

[więcej]
21.01.2019

Menadżerze, chcesz „uczynić” ludzi odpowiedzialnymi?

Jednym z wyzwań, o których najczęściej mówią liderzy, jest brak odpowiedzialności w ich...

[więcej]
09.01.2019

Storywatching w działaniach HR

W grudniu „Forbes” opublikował listę najlepiej zarabiających Youtuberów. Na jej szczycie znalazł...

[więcej]
17.12.2018

Trendy rozwojowe 2018/2019 – czym bije serce rozwoju?

I znów znienacka dopadł nas koniec roku! Myślę, że nie tylko mnie zatrważa, jak czas po prostu...

[więcej]
10.12.2018

Innowacyjność w Polsce – jak to naprawdę wygląda?

Innowacyjność w Polsce ma różne oblicza. Dużo w tym kontekście mówi się o start-upach, i słusznie....

[więcej]
05.11.2018

Relacje – cichy zabójca sprzedaży?

Od kilku lat w procesach sprzedażowych kładzie się nacisk na budowanie relacji z klientem. Kierunek...

[więcej]
29.10.2018

Zmiany i nowości w wytycznych i certyfikacji IPMA

Najnowsza wersja „Wytycznych Kompetencji Indywidualnych w Zarządzaniu Projektami, Programami i...

[więcej]
15.10.2018

Planowanie programu rozwojowego – z kim i o czym rozmawiać

Fakt: Programy rozwojowe często nie osiągają założonych rezultatów.

[więcej]