16/09/2014

Zwinnie czy klasycznie? Kiedy warto przejść na Agile

Czym różni się Zwinne Zarządzanie Projektem (Agile) od klasycznego? Które podejście sprawdzi się lepiej i w jakiej sytuacji? Czy Scrum to jedyna metodyka zwinna? Na co uważać, jeśli zdecydujemy się na wdrożenie Agile? Kto zdecydowanie nie powinien przechodzić na zwinne zarządzanie projektem?

Klasyczny projekt zawsze miał kaskadowe etapy, najpierw początkowe fazy z precyzowaniem zakresu, potem szczegółowe planowanie a realizacja następowała po dogłębnym przemyśleniu wszystkiego co miało się wydarzyć do końca. Zwinne podejście do zarządzania projektami to kompletnie inna bajka.

Agile powstało w tej części IT, która zajmuje się tworzeniem oprogramowania. To istotna informacja, bo Agile jest najlepiej dopasowany do środowiska software development. To oznacza, że  adaptacje metodyk z tej rodziny w inne obszary zwiększają ryzyko niepowodzenia.

Scrum nie jest jedyna metodyką Agile. Oto kilka innych nazw rozwiązań będących w rodzinie Agile: Lean software development, Agile Unified Process (AUP), Feature Driven Development (FDD), Test-driven development (TDD), DSDM Atern.

Scrum jest najpopularniejszym przedstawicielem Agile. Sama nazwa Scrum zaczerpnięta jest z figury w grze Rugby gdzie cały zespół współpracuje razem. Zespół, samozarządzający się, niehierarchiczny - jest osią zwinności.

Pierwszy ( z czterech punktów Manifestu Agile mówi, że ważniejsi są: Ludzie i ich wzajemne interakcje (współdziałanie) ponad procedury i narzędzia.

Kiedy ludzie po stronie klienta potrzebujący rozwiązania IT mają wytłumaczyć czego chcą, to okazuje się to w praktyce bardzo trudne. Prostsze jest to w budownictwie. Architekt po rozmowie z klientem pokazuje projekt budynku. Błędem okazuje się mnożenie procedur i narzędzi w tym trudnym dla IT obszarze. Rozwiązaniem Agile jest powrót do prostoty: ludzie i potrzebna im komunikacja. Jedna z zasad Agile brzmi: "Prostota - sztuka maksymalizowania pracy nie wykonanej jest konieczna". Podobnie zasada pracy w jednym pomieszczeniu całego zespołu dramatycznie usprawnia komunikację i powoduje, że wiele wcześniejszych procedur i narzędzi staje się zbędnych.

Realizacja postulatów Agile to rewolucja dla specjalistów siedzących dotąd osobno w swoich funkcjonalnych działach. Jeśli jest  to firma IT, to osobno siedzą tam programiści, osobno graficy, testerzy , analitycy i tak dalej. Zwinne podejście wymusza powstanie multidyscyplinarnych zespołów siedzących i pracujących ciągle razem w jednym pomieszczeniu.

Dzięki temu, że teraz różni specjaliści tworzący zespół siedzą w jednym pokoju, to co załatwiano wcześniej e-mailami czekając całymi dniami na odpowiedz, obecnie jest konsultowane natychmiast z kimś, kto siedzi obok. Zmniejsza się ilość dokumentacji, zwłaszcza jeśli spora część z niej tworzona jest tylko po to by później ewentualnie uchronić się od odpowiedzialności w przypadku sporu. Zamawiający i wykonawca umawiając się na Agile decydują się na współpracę i współzależność. Bliska i szybka komunikacja przejmuje większą część tego, co dawały wcześniej procedury, odchudzając jednocześnie dokumentację.

Agile skupia ludzi na dostarczaniu oczekiwanego przez klienta rezultatu. Dlatego redukuje się dokumentację do koniecznego minimum. Zmieniona coachingiem mentalność samozarządzających się zespołów nie potrzebuje aż tylu procedur. Programiści to inteligentni ludzie, nie lubiący pracować pod presją project managera z "marchewką i batem kijem". Dlatego w zwinnym zarządzaniu projektami nie ma project managera - jest samozarządzający się zespół oraz wspierający ich coach (w Scrum nazywa się go Scrum Masterem).

Działające oprogramowanie nad wyczerpującą dokumentację (Agile Manifesto p.2)

Ponieważ ludziom jest trudno stworzyć spójne wymagania dla rozległych i skomplikowanych systemów IT, lepiej  poświęcać czas na tworzenie kolejnych odsłon oprogramowania, które podlegają ocenie niż samej dokumentacji wymagań. Sprawdza się to przy tworzeniu oprogramowania. Co jednak robić w obszarach, gdzie stworzenie wymagań nie jest takie trudne? Trudność tworzenia wymagań jest jednym z kluczowych elementów wskazujących czy warto wdrożyć Agile czy jednak trzymać się tradycji.

Współpraca z klientem nad negocjację umów (Agile Manifesto p.3)

Tylko 10% Polaków deklaruje zaufanie do obcych ludzi, w Szwecji jest to 70%. Zwinne podejście zakłada zaufanie zleceniodawcy wobec zleceniobiorcy w odróżnieniu od gier negocjacyjnych, jakimi zazwyczaj są poprzedzone kontrakty klasyczne z określonym zakresem, ceną i terminem. W Agile zakres projektu pozostawia się niedoprecyzowany, budżet zależny jest od wielkości zespołu i ilości czasu. Można termin i budżet założyć na początku, bywa on jednak zmieniany. Słyszałem o przypadkach gdy klient zatrzymywał dalszy rozwój produktu ponieważ przyrostowy charakter pracy dał wcześniej wynik, który go zadowolił.

Zmiany zakresu mają jednak swoją granicę. W Scrum występują stałe przebiegi pracy (Sprinty), w których zakres jest zamrażany. Po zakończeniu Sprintu i pokazaniu rezultatów pracy ustalane są nowe priorytety z ciągle uzupełnianej listy określającej zakres. Sprinty trwają zawsze tyle samo dla jednego projektu - zwykle od tygodnia do czterech. Kolejne Sprinty nadają rytmikę pracy zespołowi.

Reagowanie na zmiany nad realizowaniem planu (Agile Manifesto p.4)

Świętością klasycznego PM jest precyzyjne określenie na samym początku co ma być zrobione. A każde odejście od pierwotnego zamysłu zakłóca projekt i jest traktowane jako coś złego. W Scrumie do określania zakresu używa się historyjek użytkowników (ang. User Stories). Na początku projektu Product Owner priorytetyzuje listę wymagań utworzoną z historyjek. Zespół określa ile z nich zrobi w kolejnym Sprincie. Lista jest ciągle uzupełniana i zmieniana, zmiany są traktowane jako normalna rzeczywistość. Przed chaosem zmian chroni zamrażanie listy wymagań dla danego Sprintu - przez ten okres nic się nie zmienia. Zmieniać mogą się plany na następny Sprint - aż zostaną zamrożone na jego początku.

Agile wykluczone

Są jednak obszary, w których na pewno, nigdy Agile nie wkroczy. Przykładowo zbudowanie nowej rafinerii wymaga najpierw dogłębnego zaprojektowania a dopiero później budowy (tzw. Front-End Project Management). Odpowiedź na pytanie "dlaczego?" jest prosta. Gdy przeprowadzamy szkolenie ze Scrum, ćwiczymy tę metodę zlecając zespołom zbudowanie czegoś ze zwykłych klocków. Jeśli ma nastąpić zmiana - szybko można klocki przebudować. Spróbujmy jednak przenieść prawdziwe jezioro lub olbrzymią instalację chemiczną a potem jeszcze raz ją przenieść w inne miejsce - bo klient zmienił zdanie. Nie znajdziemy klientów gotowych na ponoszenie tego typu kosztów nieprzewidywania przyszłości. To musi być zaplanowane od razu, dobrze już za pierwszym razem. Można za to próbować tworzyć w sposób zwinny dokumentację dla rafinerii. Jeśli porównamy tworzenie software do budowy rafinerii to zobaczymy, że software to odpowiednik inżynieryjnego projektowania. Budowa - to coś, co w IT wykonywane jest automatycznie i nazywa się kompilacją kodu. Dlatego w budownictwie trudno by Agile się przyjęło. Chyba, że jest to budownictwo z klocków.

Wdrażanie Agile

Nie jest tajemnicą, że wdrażanie Agile nastręcza problemów nawet w IT. Project Managerowie, którzy zainwestowali wiele w nauczenie się klasycznego PM protestują jako pierwsi. Nie wszystkim jest łatwo przyjąć zupełnie nową rolę - jeśli mają zostać "kimś w rodzaju" Scrum Mastera.

Inną kluczową osobą w Scrum jest Product Owner - reprezentant klienta będący blisko zespołu, gotowy by szybko odpowiadać na pojawiające się pytania "czego właściwie chce klient". To zdecydowanie przyspiesza pracę w zespole. Product Owner nie ingeruje w to jak zespół chce zrealizować cele, upewnia się tylko, że dobrze rozumiane jest to czego pragnie klient. Co zrobić jednak gdy nie ma chętnych do nowych ról?

Wdrożenie Agile zmienia dość sporo przyzwyczajeń, dlatego początkowo w Polsce odnotowano szereg nieudanych wdrożeń. Nie spodziewano się, że jest konieczna aż tak duża determinacja do tego aby przeprowadzić wszystkie zmiany. Zatrzymywano się w pół drogi. Wdrożenie pół-Agile okazywało się mniej efektywne niż pełna klasyka zarządzania projektem. Nie wystarczyło oddelegowanie ludzi na szkolenia. Potrzebne były zmiany organizacyjne, a przede wszystkim, ilość wiele godzin coachingu, by zmienić mentalność pracowników. Pierwsze udane wdrożenia Scrum w Polsce miały miejsce dopiero 5-6 lat temu.

Ze swojej strony doradzam, aby przy wdrażaniu zwinności najpierw popróbować wdrażać na pilotażowym, niezbyt dużym projekcie. Chociaż rozbudowywanie struktur Agile jest możliwe, to jednak najlepiej sprawdza się w kilkuosobowym zespole.

3 punktowy test czy warto w danym obszarze przejść na zwinne zarządzanie projektami. Wystarczy, że na wszystkie ŁĄCZNIE pytania odpowiedź będzie brzmiała TAK.

1. Czy wprowadzanie zmian w tworzonym systemie/produkcie jest tanie?

2. Czy zbieranie wymagań do tworzonego rozwiązania jest trudne?

3. Czy wymagany zespół projektowy może być niewielki (kilkuosobowy)?

 

Michał Hałas - Trener GRUPY ODITK


Polecane artykuły:

 

 

Autor artykułu
MICHAŁ HAŁAS
24/06/2024

Samoświadomość, odwaga i ciągła nauka - czyli leadership po nowemu

„Ciągle jeszcze się uczę” - miał powiedzieć pewnego dnia Michał Anioł. Ten wyjątkowy twórca epoki...

22/04/2024

Kompetencje przyszłości i power skills – czyli jak rozwijać prawdziwych ludzi w świecie sztucznej inteligencji

Na zmianę potrzebnych nam umiejętności/kompetencji wpływa świat, w którym żyjemy. Na jakie future...

15/03/2024

Dobrostan pracowników – jak go wzmacniać?

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym sukces organizacji nie zależy tylko od efektywności...

12/02/2024

Sztuczna inteligencja w produkcji – czego się spodziewać? Co już się dzieje?

Jestem wielkim entuzjastą sztucznej inteligencji (AI). Ogromne wrażenie robi na mnie szybki rozwój...

24/10/2023

Cisza – negocjacyjne złoto

Ostatni kwartał roku to czas wzmożonych negocjacji. Wydajemy budżety, walczymy o budżety, umowy,...

25/09/2023

Przepis na wypalenie zawodowe

Karolina, menadżerka dużego zespołu, jadąc jak co dzień do pracy, tym razem płakała. Zawsze...

30/08/2023

Have fun! – jak czerpać radość z codziennej pracy

Czy wiesz, jak czerpać radość z codziennych czynności i jak zarażać nią nawet największych...

31/07/2023

Poczucie szczęścia u pracowników – droga do budowania odpowiedzialności w zespole

Powiem to wprost – jeżeli chcesz mieć odpowiedzialnych ludzi, musisz zadbać o ich poczucie...

3/07/2023

Data storytelling – jak opowiadać o danych?

Współcześni inżynierowie i menadżerowie to nie tylko osoby zarządzające procesami, projektami czy...

12/06/2023

Talenty i mocne strony - podejście na nowe czasy

W 2018 roku Instytut Gallupa przeprowadził badania, z których wynika, że ludzie mający okazję...

22/05/2023

Jak znaleźć gen innowacji u inżyniera?

Jak odróżnić inżyniera, który będzie żyłą złota dla firmy ze względu na swoje pomysły, od innego,...

5/04/2023

Czy szukanie sensu w pracy ma sens? I co z tym wspólnego ma retencja Talentów.

Pozyskiwanie Talentów z rynku pracy jest nie lada wyzwaniem, ale ich retencja w organizacji jest...

21/03/2023

Menadżer Coachem – czyli jak prowadzić pracownika w świecie BANI

Coaching menadżerski, temat znany od dawna, dziś przeżywa swój renesans. Dlaczego? Bo żyjemy w...

14/02/2023

Nie jestem szefem - po co mi marka osobista w Internecie?

Z marką osobistą jest jak z pogodą - zawsze jakaś jest. Nie każdemu będzie to odpowiadać! Nawet...

31/01/2023

TRIZ w rozwiązywaniu problemów na produkcji – „butelkowe” case study

Prowadząc szkolenia i praktyczne warsztaty z technik rozwiązywania problemów narzędziami TRIZ,...

7/12/2022

Dlaczego nie chcemy mówić o mobbingu?

Eskalujący konflikt, mobbing, dyskryminacja i molestowanie są ukrytą zmorą niejednej organizacji....

21/11/2022

Relaunch zespołu – nowe otwarcie dla efektywności

Choć wiele firm w ostatnich miesiącach podjęło decyzję o częściowym lub pełnym powrocie do biur,...

8/11/2022

Gry, które rozwijają ludzi i integrują zespół!

Wyobraź sobie stację badawczą zlokalizowaną na dnie oceanu. To podwodne laboratorium jest też domem...

17/10/2022

Quiet quitting – wyzwanie dla menedżera

Praca na „pół gwizdka”, „mi to lotto”, „co ubijesz, to ujedziesz”, „jak zarobić, żeby się nie...

19/09/2022

Mądre usprawnienia, które dostarczają wartość biznesową

Przypomnij sobie sytuację, kiedy musiałeś rozwiązać jakiś problem, np. naprawić coś, co się zepsuło.

10/08/2022

Czy wiesz, jak naładować swój osobisty powerbank?

Czy znasz to uczucie, gdy w zasadzie dbasz o siebie, jednak coraz częściej boli Cię głowa,...

4/07/2022

Rozwój menedżerów - trendy vs potrzeby

Jakie działania rozwojowe otrzymali menedżerowie w Twojej organizacji w 2022 roku? Jaki rozwój im...

20/06/2022

Rodzic ze spokojem w pracy – Pozytywna Dyscyplina w praktyce

Głośne dyskusje i słynne słowo „ZARAZ”. Foch i trzaskanie drzwiami. Posiłek, który ciągnie się...

23/05/2022

Jeśli pracownik umie, ale nie chce – jak wzmacniać motywację i zaangażowanie?

Poznaj Roberta. Pracuje w firmie od dłuższego czasu. Świetnie radzi sobie ze wszystkimi, nawet...

17/05/2022

Kiedy pracownik nie umie, ale chce – przywództwo sytuacyjne w świeżej odsłonie

Ewa rozpoczyna pracę na produkcji. Porusza się po firmie i przydzielonych zadaniach jak we mgle....

11/04/2022

Gorące, klimatyczne okazje biznesowe

W biznesie rzadko jakiś trend jest tak jednoznaczny i długoterminowy jak aktualna fala zmian...

14/03/2022

Od inżynierii produktu do inżynierii wartości – Value Engineering

Projektowanie produktów i usług powinno być wyraźnie połączone z potrzebami ich odbiorców. Czy tak...

14/02/2022

Trendy w rozwoju menadżerów

Ostatnie dwa lata zmieniły krajobraz naszych biur i sposób pracy. Model pracy hybrydowej zostanie z...

17/01/2022

Społeczności – organizacyjny potencjał synergii i transferu wiedzy

W nowej rzeczywistości każda organizacja potrzebuje nie tylko przetrwać kryzysowy czas, ale...

13/12/2021

Nie ma dymu bez ognia i zespołu bez zaufania - jak budować bezpieczeństwo psychiczne

„Nie ma zespołu bez zaufania” jak twierdzi Paul Santagata (Head of Industry w Google). Twierdzenie...

22/11/2021

Innowacje w czasie katastrofy klimatycznej

Potrzeba nam dziś rewolucyjnych, dysruptywnych innowacji - tysięcy nakładających się większych i...

4/10/2021

Docenianie - bo żeby docenić…. trzeba cenić

Jak to jest, że 80% badanych Polaków uważa, że warto doceniać, chciałoby być docenianym częściej i...

20/09/2021

Jaką wartość mają wartości w Twojej organizacji?

Jeśli przed pandemią - choć z trzaskiem - dźwigaliśmy braki w kulturze komunikacji czy współpracy w...

7/09/2021

CONTROLLER 5.0 - Controlling Leaders of To(morrow)Day

VUCA Times, globalizacja, Big Data, automatyzacja, robotyzacja, zamiana towarów w usługi, zwinne i...

30/08/2021

Na szerokie wody mnie weź – onboarding w zdalnym wydaniu

Nie zawsze łatwa decyzja o odejściu z poprzedniej firmy, nowe środowisko i zadania, a to wszystko w...

30/07/2021

Klimatyczny wstrząs dla biznesu - „Fit for 55”

Trudno nie dostrzegać symptomów zmian klimatu. Nie tylko zarządzający, ale też pracownicy firm na...

9/07/2021

Trening silnej woli latem (i nie tylko) – to możliwe!

Siła woli to pojęcie, o którym słyszy się stosunkowo często. Zazdrościmy jej tym, którzy ją mają....

21/06/2021

Inspiracja i pragmatyzm – program rozwojowy dla menadżerów w modelu 70:20:10 (case study)

Najbardziej lubię się uczyć na przykładach. Jest w nich dużo inspiracji, ale i lekcji o tym, co...

7/06/2021

Eksperymentowanie - Agile Mindset od kuchni

Zarządzanie w środowisku, w którym nie zachodziły częste zmiany, było relatywnie łatwe. Gdy jest...