16.09.2014

Zwinnie czy klasycznie? Kiedy warto przejść na Agile

Czym różni się Zwinne Zarządzanie Projektem (Agile) od klasycznego? Które podejście sprawdzi się lepiej i w jakiej sytuacji? Czy Scrum to jedyna metodyka zwinna? Na co uważać, jeśli zdecydujemy się na wdrożenie Agile? Kto zdecydowanie nie powinien przechodzić na zwinne zarządzanie projektem?

Klasyczny projekt zawsze miał kaskadowe etapy, najpierw początkowe fazy z precyzowaniem zakresu, potem szczegółowe planowanie a realizacja następowała po dogłębnym przemyśleniu wszystkiego co miało się wydarzyć do końca. Zwinne podejście do zarządzania projektami to kompletnie inna bajka.

Agile powstało w tej części IT, która zajmuje się tworzeniem oprogramowania. To istotna informacja, bo Agile jest najlepiej dopasowany do środowiska software development. To oznacza, że  adaptacje metodyk z tej rodziny w inne obszary zwiększają ryzyko niepowodzenia.

Scrum nie jest jedyna metodyką Agile. Oto kilka innych nazw rozwiązań będących w rodzinie Agile: Lean software development, Agile Unified Process (AUP), Feature Driven Development (FDD), Test-driven development (TDD), DSDM Atern.

Scrum jest najpopularniejszym przedstawicielem Agile. Sama nazwa Scrum zaczerpnięta jest z figury w grze Rugby gdzie cały zespół współpracuje razem. Zespół, samozarządzający się, niehierarchiczny - jest osią zwinności.

Pierwszy ( z czterech punktów Manifestu Agile mówi, że ważniejsi są: Ludzie i ich wzajemne interakcje (współdziałanie) ponad procedury i narzędzia.

Kiedy ludzie po stronie klienta potrzebujący rozwiązania IT mają wytłumaczyć czego chcą, to okazuje się to w praktyce bardzo trudne. Prostsze jest to w budownictwie. Architekt po rozmowie z klientem pokazuje projekt budynku. Błędem okazuje się mnożenie procedur i narzędzi w tym trudnym dla IT obszarze. Rozwiązaniem Agile jest powrót do prostoty: ludzie i potrzebna im komunikacja. Jedna z zasad Agile brzmi: "Prostota - sztuka maksymalizowania pracy nie wykonanej jest konieczna". Podobnie zasada pracy w jednym pomieszczeniu całego zespołu dramatycznie usprawnia komunikację i powoduje, że wiele wcześniejszych procedur i narzędzi staje się zbędnych.

Realizacja postulatów Agile to rewolucja dla specjalistów siedzących dotąd osobno w swoich funkcjonalnych działach. Jeśli jest  to firma IT, to osobno siedzą tam programiści, osobno graficy, testerzy , analitycy i tak dalej. Zwinne podejście wymusza powstanie multidyscyplinarnych zespołów siedzących i pracujących ciągle razem w jednym pomieszczeniu.

Dzięki temu, że teraz różni specjaliści tworzący zespół siedzą w jednym pokoju, to co załatwiano wcześniej e-mailami czekając całymi dniami na odpowiedz, obecnie jest konsultowane natychmiast z kimś, kto siedzi obok. Zmniejsza się ilość dokumentacji, zwłaszcza jeśli spora część z niej tworzona jest tylko po to by później ewentualnie uchronić się od odpowiedzialności w przypadku sporu. Zamawiający i wykonawca umawiając się na Agile decydują się na współpracę i współzależność. Bliska i szybka komunikacja przejmuje większą część tego, co dawały wcześniej procedury, odchudzając jednocześnie dokumentację.

Agile skupia ludzi na dostarczaniu oczekiwanego przez klienta rezultatu. Dlatego redukuje się dokumentację do koniecznego minimum. Zmieniona coachingiem mentalność samozarządzających się zespołów nie potrzebuje aż tylu procedur. Programiści to inteligentni ludzie, nie lubiący pracować pod presją project managera z "marchewką i batem kijem". Dlatego w zwinnym zarządzaniu projektami nie ma project managera - jest samozarządzający się zespół oraz wspierający ich coach (w Scrum nazywa się go Scrum Masterem).

Działające oprogramowanie nad wyczerpującą dokumentację (Agile Manifesto p.2)

Ponieważ ludziom jest trudno stworzyć spójne wymagania dla rozległych i skomplikowanych systemów IT, lepiej  poświęcać czas na tworzenie kolejnych odsłon oprogramowania, które podlegają ocenie niż samej dokumentacji wymagań. Sprawdza się to przy tworzeniu oprogramowania. Co jednak robić w obszarach, gdzie stworzenie wymagań nie jest takie trudne? Trudność tworzenia wymagań jest jednym z kluczowych elementów wskazujących czy warto wdrożyć Agile czy jednak trzymać się tradycji.

Współpraca z klientem nad negocjację umów (Agile Manifesto p.3)

Tylko 10% Polaków deklaruje zaufanie do obcych ludzi, w Szwecji jest to 70%. Zwinne podejście zakłada zaufanie zleceniodawcy wobec zleceniobiorcy w odróżnieniu od gier negocjacyjnych, jakimi zazwyczaj są poprzedzone kontrakty klasyczne z określonym zakresem, ceną i terminem. W Agile zakres projektu pozostawia się niedoprecyzowany, budżet zależny jest od wielkości zespołu i ilości czasu. Można termin i budżet założyć na początku, bywa on jednak zmieniany. Słyszałem o przypadkach gdy klient zatrzymywał dalszy rozwój produktu ponieważ przyrostowy charakter pracy dał wcześniej wynik, który go zadowolił.

Zmiany zakresu mają jednak swoją granicę. W Scrum występują stałe przebiegi pracy (Sprinty), w których zakres jest zamrażany. Po zakończeniu Sprintu i pokazaniu rezultatów pracy ustalane są nowe priorytety z ciągle uzupełnianej listy określającej zakres. Sprinty trwają zawsze tyle samo dla jednego projektu - zwykle od tygodnia do czterech. Kolejne Sprinty nadają rytmikę pracy zespołowi.

Reagowanie na zmiany nad realizowaniem planu (Agile Manifesto p.4)

Świętością klasycznego PM jest precyzyjne określenie na samym początku co ma być zrobione. A każde odejście od pierwotnego zamysłu zakłóca projekt i jest traktowane jako coś złego. W Scrumie do określania zakresu używa się historyjek użytkowników (ang. User Stories). Na początku projektu Product Owner priorytetyzuje listę wymagań utworzoną z historyjek. Zespół określa ile z nich zrobi w kolejnym Sprincie. Lista jest ciągle uzupełniana i zmieniana, zmiany są traktowane jako normalna rzeczywistość. Przed chaosem zmian chroni zamrażanie listy wymagań dla danego Sprintu - przez ten okres nic się nie zmienia. Zmieniać mogą się plany na następny Sprint - aż zostaną zamrożone na jego początku.

Agile wykluczone

Są jednak obszary, w których na pewno, nigdy Agile nie wkroczy. Przykładowo zbudowanie nowej rafinerii wymaga najpierw dogłębnego zaprojektowania a dopiero później budowy (tzw. Front-End Project Management). Odpowiedź na pytanie "dlaczego?" jest prosta. Gdy przeprowadzamy szkolenie ze Scrum, ćwiczymy tę metodę zlecając zespołom zbudowanie czegoś ze zwykłych klocków. Jeśli ma nastąpić zmiana - szybko można klocki przebudować. Spróbujmy jednak przenieść prawdziwe jezioro lub olbrzymią instalację chemiczną a potem jeszcze raz ją przenieść w inne miejsce - bo klient zmienił zdanie. Nie znajdziemy klientów gotowych na ponoszenie tego typu kosztów nieprzewidywania przyszłości. To musi być zaplanowane od razu, dobrze już za pierwszym razem. Można za to próbować tworzyć w sposób zwinny dokumentację dla rafinerii. Jeśli porównamy tworzenie software do budowy rafinerii to zobaczymy, że software to odpowiednik inżynieryjnego projektowania. Budowa - to coś, co w IT wykonywane jest automatycznie i nazywa się kompilacją kodu. Dlatego w budownictwie trudno by Agile się przyjęło. Chyba, że jest to budownictwo z klocków.

Wdrażanie Agile

Nie jest tajemnicą, że wdrażanie Agile nastręcza problemów nawet w IT. Project Managerowie, którzy zainwestowali wiele w nauczenie się klasycznego PM protestują jako pierwsi. Nie wszystkim jest łatwo przyjąć zupełnie nową rolę - jeśli mają zostać "kimś w rodzaju" Scrum Mastera.

Inną kluczową osobą w Scrum jest Product Owner - reprezentant klienta będący blisko zespołu, gotowy by szybko odpowiadać na pojawiające się pytania "czego właściwie chce klient". To zdecydowanie przyspiesza pracę w zespole. Product Owner nie ingeruje w to jak zespół chce zrealizować cele, upewnia się tylko, że dobrze rozumiane jest to czego pragnie klient. Co zrobić jednak gdy nie ma chętnych do nowych ról?

Wdrożenie Agile zmienia dość sporo przyzwyczajeń, dlatego początkowo w Polsce odnotowano szereg nieudanych wdrożeń. Nie spodziewano się, że jest konieczna aż tak duża determinacja do tego aby przeprowadzić wszystkie zmiany. Zatrzymywano się w pół drogi. Wdrożenie pół-Agile okazywało się mniej efektywne niż pełna klasyka zarządzania projektem. Nie wystarczyło oddelegowanie ludzi na szkolenia. Potrzebne były zmiany organizacyjne, a przede wszystkim, ilość wiele godzin coachingu, by zmienić mentalność pracowników. Pierwsze udane wdrożenia Scrum w Polsce miały miejsce dopiero 5-6 lat temu.

Ze swojej strony doradzam, aby przy wdrażaniu zwinności najpierw popróbować wdrażać na pilotażowym, niezbyt dużym projekcie. Chociaż rozbudowywanie struktur Agile jest możliwe, to jednak najlepiej sprawdza się w kilkuosobowym zespole.

3 punktowy test czy warto w danym obszarze przejść na zwinne zarządzanie projektami. Wystarczy, że na wszystkie ŁĄCZNIE pytania odpowiedź będzie brzmiała TAK.

1. Czy wprowadzanie zmian w tworzonym systemie/produkcie jest tanie?

2. Czy zbieranie wymagań do tworzonego rozwiązania jest trudne?

3. Czy wymagany zespół projektowy może być niewielki (kilkuosobowy)?

 

Michał Hałas - Trener GRUPY ODITK


Polecane artykuły:

 

 

10.12.2018

Innowacyjność w Polsce – jak to naprawdę wygląda?

Innowacyjność w Polsce ma różne oblicza. Dużo w tym kontekście mówi się o start-upach, i słusznie....

[więcej]
05.11.2018

Relacje – cichy zabójca sprzedaży?

Od kilku lat w procesach sprzedażowych kładzie się nacisk na budowanie relacji z klientem. Kierunek...

[więcej]
29.10.2018

Zmiany i nowości w wytycznych i certyfikacji IPMA

Najnowsza wersja „Wytycznych Kompetencji Indywidualnych w Zarządzaniu Projektami, Programami i...

[więcej]
15.10.2018

Planowanie programu rozwojowego – z kim i o czym rozmawiać

Fakt: Programy rozwojowe często nie osiągają założonych rezultatów.

[więcej]
01.10.2018

Grywalizacja – let's talk about fun

Super poważny zawodowy świat zmienia oblicze. Domaga się świeżości, lekkości i funu. Millenialsi,...

[więcej]
03.09.2018

Czego menadżer może się nauczyć od psa?

Zespoły mogły się już uczyć od dzikich gęsi. Sprawdzonym trenerem okazał się też koń. Mnie...

[więcej]
20.08.2018

Kto decyduje o wdrożeniu strategii organizacji - duży i mały obrazek

Typowy obrazek z polskich organizacji: zarząd wypracowuje strategię, a następnie zaprasza...

[więcej]
06.08.2018

Zator ogłoszony, czyli BIM w zamówieniach publicznych już w Polsce

Wyobraźmy sobie taką sytuację. Długo oczekiwana inwestycja w centrum miasta. Przebudowa, która...

[więcej]
23.07.2018

Kultura narodowa w biznesowej globalnej wiosce – czy nadal ma znaczenie?

Dlaczego w Arabii Saudyjskiej manekiny sklepowe nie mają głów?

[więcej]
09.07.2018

Związki zawodowe – czy pojawią się w każdej firmie?

Na początku czerwca 2018 r. sejm przyjął ustawę, która zasadniczo zmienia przepisy regulujące...

[więcej]
18.06.2018

Programy rozwojowe i model 70:20:10 – historia z happy endem?

Odnoszę wrażenie, iż wszyscy zgadzamy się, że model 70:20:10 powinien stanowić kręgosłup programów...

[więcej]
21.05.2018

Etyczna sprzedaż w branży ubezpieczeniowej – poszukiwanie jednorożca?

„Czy da się wyżyć w sprzedaży, nie oszukując?” – takim pytaniem zaskoczył mnie kilka dni temu...

[więcej]
07.05.2018

Mentoring – nie zaczynaj od ogona

Nie mogę wyjść z zaskoczenia, gdy w kolejnej organizacji, która uruchamia mentoring, stykam się z...

[więcej]
23.04.2018

BIM Manager – praca szuka człowieka

BIM (Building Information Modeling) - ten skrót od 2 lat jest niesłychanie „modny” w branży...

[więcej]
09.04.2018

To coach or not to coach – coaching menadżerski w ujęciu MAC

Certyfikowani coachowie i związane z tym specjalizacje mnożą się jak grzyby po deszczu. Dostępny...

[więcej]
05.03.2018

Wszystko zaczyna się od empatii – Design Thinking

Irytujesz się, kiedy podczas dyskusji pada stwierdzenie: „Spróbuj wejść w moje buty”? Jeżeli to...

[więcej]
19.02.2018

Nowy rok, nowe cele – strategia a procesy i pracownicy

Początek roku to dla wielu organizacji ogłoszenie nowych kierunków i celów strategicznych będących...

[więcej]
05.02.2018

Sposób na przełom w innowacjach

Co robić, gdy wszystkie nisko wiszące owoce zostały już zebrane? W życiu – wiadomo – zwykle trzeba...

[więcej]
29.01.2018

Microlearning – panaceum na oporny mózg

Kto nie chciałby uczyć się szybciej, łatwiej, efektywniej? Niestety mózg często stawia nam czynny...

[więcej]
15.01.2018

Różnorodność w zespole boli i leczy

Z różnorodnością spotykamy się coraz częściej. Dotyczy ona już nie tylko płci czy pokolenia, ale...

[więcej]
18.12.2017

Co było i co będzie – trendy w HR 2017-2018

Rok 2017 dobiega końca. To czas podsumowań tego, co się udało, co zrobiliśmy, ale też moment, w...

[więcej]
04.12.2017

Building Information Modeling (BIM) – nowy wymiar branży budowlanej

Branża budowlana to stale rosnące wymagania w obszarze tworzenia nowej infrastruktury oraz nowych...

[więcej]
20.11.2017

O systemie antymobbingowym i antydyskryminacyjnym w działaniu - reagowanie i monitorowanie

Efektywny system antydyskryminacyjny i antymobbingowy opiera się na trzech filarach:...

[więcej]
06.11.2017

Etykieta biznesu czyli o kulturze budowania relacji

Co jakiś czas, w różnych sytuacjach, mamy okazję obserwować zachowania osób pełniących ważne...

[więcej]
23.10.2017

Kultura feedbacku - o sile informacji zwrotnej

O sile informacji zwrotnej korygującej dane mi było przekonać się w pewne czerwcowe przedpołudnie...

[więcej]
06.10.2017

TRIZ - fakty i mity

Każdy menadżer staje przed wyzwaniami przez duże „W”, w których nie ma mowy o prostej poprawie...

[więcej]
15.09.2017

Wymagania w projektach zwinnych – działasz Agile czy tylko o tym mówisz

„Działamy teraz Agile” to częsta deklaracja, którą potem szybko i boleśnie weryfikuje codzienność.

[więcej]
04.09.2017

E-learning – pięć filarów sukcesu

Apetyt polskich firm i urzędów na e-learning rośnie. Niestety próby jego wykorzystania często...

[więcej]
20.08.2017

Ewolucja w sprzedaży – przystosuj się albo zgiń

Świat się zmienia. W każdej dowolnie wybranej dziedzinie, wiedza i zasób informacji podwajają się...

[więcej]
31.07.2017

Zdawać czy nie zdawać - certyfikacja project management

Zapytałam Justynę, certyfikowaną Project Manager oraz moją bliską przyjaciółkę, czy wiedza, którą...

[więcej]
17.07.2017

O pracy płytkiej i głębokiej

„Tak to można szatkować kapustę” – powiedziała moja współpracowniczka, gdy w związku ze spóźnieniem...

[więcej]
03.07.2017

HR bez procesów – w tym szaleństwie jest metoda

HR jest zwyczajowo postrzegany jako dział, który „wspiera organizację”, „zaspokaja potrzeby...

[więcej]
26.06.2017

AGILE – zwinny sposób na projekt nie tylko dla IT

Złośliwi mówią, że gdyby na książce kucharskiej napisać Agile, to jej sprzedaż by wzrosła. Fakty są...

[więcej]
05.06.2017

Na co masz apetyt? BUY IN dla inicjatyw HR

Przypomnij sobie ostatnią sytuację, gdy byłeś wilczo głodny. Wszystko, co czujesz, to: chcę jeść!...

[więcej]
22.05.2017

Chwila prawdy dla systemu antymobbingowego i antydyskryminacyjnego

W pewnej organizacji do działu HR wpłynęła anonimowa skarga dotycząca molestowania seksualnego,...

[więcej]
09.05.2017

Wyróżnij się - standardy obsługi klienta z pomysłem

„Dzień dobry, dzień dobry wiewiórki i bobry” – tym zdaniem zostałam powitana na pokładzie samolotu...

[więcej]
03.04.2017

Tech-trendy i symplifikacja, czyli jak rozwijać Millenialsów

Na polskim rynku pracy obecnie funkcjonują dwa główne pokolenia: X oraz Millenialsi (pokolenie Y)....

[więcej]
20.03.2017

Zarządzanie przez cele (MBO) dla menadżera

System zarządzania przez cele, opisany przez Petera Drucker’a w książce: „Praktyka zarządzania”,...

[więcej]
07.03.2017

Uzupełnianie kompetencji w projekcie zwinnym

Nikt nie ma już wątpliwości. Cokolwiek by się nie działo Murphy zadziała. Projekt zaawansowany....

[więcej]
06.02.2017

Sposób na "syndrom szczupaka"

Termin „syndrom szczupaka” pochodzi od eksperymentu przeprowadzonego przez niemieckiego zoologa...

[więcej]