21.10.2014

Na Zachodzie bez zmian - planowanie w procesie nawigacyjnym N.E.W.S.

W czwartym i ostatnim artykule o procesie nawigacyjnym N.E.W.S. zapraszamy Cię w podróż na Zachód. Nie będzie to jednak westernowy Dziki Zachód, bo tu zajmujemy się planowaniem.

Dla przypomnienia: w procesie nawigacyjnym N.E.W.S. poruszamy się po kompasie. Na Północy ustaliliśmy nasz kierunek strategiczny i to, dokąd właściwie chcemy iść. Następnie witaliśmy Wschód, gdzie budowaliśmy zaangażowanie zespołu. Na Południu wyciągaliśmy spod dywanu przeszkody. A dziś, na Zachodzie zaplanujemy, jak to zrobimy. Czas w drogę...

Jakie uczucie pojawia się w Tobie, gdy planujesz?

Entuzjazm? Poczucie kontroli? Poczucie straty czasu? Zdecydowanie różnimy się preferencjami jeśli chodzi o tę aktywność. Naszą odpowiedź kształtuje też doświadczenie zawodowe.  Firmy, w których pracujemy przykładają różną wagę do planowania, co buduje określone nastawienie i nawyki z tym związane. Jak to jest w Twojej firmie? Osobiście, w sporej ilości polskich firm, widuję pewną awersję do planowania.

Pierwsza częsta sytuacja:  wszyscy są tak zajęci, że nie ma czasu na przysłowiowe  "ostrzenie piły", bo przecież trzeba piłować.

Druga: trochę nie wiadomo, kto powinien zająć się planowaniem. Wyższa kadra mówi: my jesteśmy od stawiania celów, a nie budowania szczegółowego planu.  Jest w tym racja, ale i ukryte założenie, że plany zaistnieją samoistnie i samodzielnie się zrealizują. Kto w takim razie odpowiada za  monitorowanie planu? Czy leci z nami pilot?

Trzecia: do planu wpadają jedynie rzeczy z krótką datą, a rzeczy mniej pilne (nawet te krytycznie ważne) pozostają poza nim. Jakie to rzeczy? Najczęściej są to kwestie organizacyjne, które wymagają zmian - procesy, współpraca, komunikacja, kluczowe decyzje ułatwiające koncentrację na strategii. Tu widzę największe zagrożenie, gdyż wspomniane kwestie warunkują harmonijny rozwój organizacji. Ich pech polega na tym, że należą do gatunku spraw naprawdę ważnych, lecz niestety niepilnych i nawet, jeśli wejdą do jakiegoś planu, to raczej spadną na jego szary koniec. A nieszczęśnik, który takie tematy dostanie, zasłuży na wyrazy współczucia.

Konsekwencje w każdej z trzech sytuacji są podobne: frustracja i wrażenie, które dobrze opisała Królowa Kier w Alicji w Krainie Czarów: "trzeba bardzo szybko biec, żeby stać w miejscu".

 

Wybór: planujesz czy akceptujesz trudności z wdrożeniem?

Wskazane tu braki firm w planowaniu, mogą solidnie zniechęcić do tej aktywności. Jednak planowanie w życiu i firmie to konieczność. Wybór jest raczej słaby: albo planujesz, albo akceptujesz, że będziesz mieć  trudności z wdrożeniem niezbędnych do osiągnięcia Twoich celów zmian. Planować po prostu warto.

 Zastanówmy się więc jakie są kryteria dobrego planu. Dobrego, czyli takiego, który jest skazany na sukces:

1. Jest aktywnością powtarzalną, bo rzeczywistość jest dynamiczna. Co ważne: poświęcamy czas zarówno na samo planowanie, jak i na monitorowanie realizacji naszego planu.

2. Plan ma swego właściciela. Wiadomo kto jest odpowiedzialny za poszczególne zadania, ale także kto jest odpowiedzialny za całość. Zapobiega to częstej sytuacji, gdy cząstkowe plany nie spinają się między sobą, a są od siebie wzajemnie zależne.

3. Sprawy ważne, choć niepilne mają tam swoje godne miejsce. O ich rangę dba właściciel planu, nadając  im terminy w oparciu o kamienie milowe. Przede wszystkim jednak pilnuje, by nie spadły z agendy, gdy pojawi się ich konkurencja: pożary i sprawy pilne.

Są to uniwersalne kryteria dobrego planu - pasują do planowania w firmie, zespole i ... rodzinie. Teraz zapraszam Cię do małego testu: sprawdź na ile spełnia je Twoja firma, zespół i rodzina. W poniższej tabeli znajdziesz  stwierdzenia, do których przypisz swoje oceny w skali 1-3:

3 - zdecydowanie się zgadzam,

2 - częściowo się zgadzam,

1 - nie zgadzam się.

Swoje oceny przypisz w każdej z 3 kolumn: firma, zespół, rodzina. Na koniec zsumuj uzyskane w każdej kolumnie punkty i porównaj wyniki.

 

Stwierdzenie:

Firma

Zespół

Rodzina

1. Systematycznie planujemy.

 

 

 

2. Systematycznie monitorujemy, jak stoimy z realizacją planu.

 

 

 

3. Zadania w planie mają termin i swoich właścicieli.

 

 

 

4. Plan ma swojego właściciela spinającego całość.

 

 

 

5. W planie jest miejsce na sprawy ważne a niepilne.

 

 

 

6. Właściciel planu nadaje rangę sprawom ważnym a niepilnym.

 

 

 

Maksymalna suma punktów w każdej kolumnie: 18

Twoja suma punktów w każdej kolumnie:

 ......     /18

...... /18

......   /18

 

Jaki masz wynik w Twojej firmie, zespole i rodzinie?

Gdzie sprawy wyglądają najlepiej?

Co Cię zaniepokoiło i wymaga pilnej zmiany?

Jeśli już wiesz, poniżej kilka wskazówek jak przystąpić do zmiany tej sytuacji.

 

Planowanie w oparciu o kierunek strategiczny w procesie nawigacyjnym N.E.W.S.

Proces nawigacyjny N.E.W.S. uczy dyscypliny i pasji w planowaniu. Ma zastosowanie zarówno dla całej firmy, jak i konkretnych zespołów, a także poszczególnych pracowników. Firmy i zespoły na świecie osiągają dzięki temu ponadprzeciętne rezultaty - i to nawet te, gdzie dyscyplina w planowaniu i egzekwowaniu planu była na wejściu niska. Przykład? W pewnej francuskiej firmie produkującej elektronikę międzynarodowy dział zakupów na rynek EMEA nie realizował stawianych mu celów. Planowanie napotykało tam na dwie masywne przeszkody: niechętnego do poświęcania na to czasu szefa i wielokulturowy zespół, który różnie rozumiał stawiane mu wymagania (w zależności od osoby zarządzającej fabryką w danym kraju). Frustracja pracowników tego działu owocowała najgorszymi w skali firmy wynikami w badaniu zaangażowania pracowników oraz rotacją. Zespół wspólnie ze swoim przełożonym zdecydował się na proces nawigacyjny N.E.W.S. Jakie działania to oznaczało?

1.  Podczas tzw. Warsztatu nawigacyjnego zajmujemy się planowaniem, ale dopiero, gdy ustalimy już jaki jest nasz kierunek strategiczny (zapraszamy do artykułu "Rozmowy o Północy") oraz jakie bariery są z nim związane (artykuł "W samo Południe"). Dzięki temu plan ma szansę być wewnętrznie spójny i realny. Plan ma być implikacją strategii, a nie niezależnym bytem.

2. Einsteinowi przypisuje się powiedzenie: "wszystko trzeba robić tak prosto, jak to tylko możliwe, ale nie prościej". Dlatego, żeby niczego nie zgubić, planujemy kaskadowo: najpierw ustalamy krytyczne cele, potem dopiero budujemy plan taktyczny i harmonogram. Gdybyśmy zaczęli od planowania zadań, łatwo stracilibyśmy z oczu strategię firmy i moglibyśmy na koniec dopłynąć do zupełnie innego portu.

3. Planuje cały zespół, który będzie odpowiadał za realizację - każdy weźmie za coś odpowiedzialność, bo poszczególne tematy będą miały swojego właściciela. A przełożony będzie spinał plan - to jego zadanie w planie.

Takie działanie ma w sobie pewną magię: nie tylko doprowadza do zbudowania planu (twardy rezultat), ale także uczy zespół współdziałania i podejmowania decyzji w oparciu o kierunek strategiczny. W procesie nawigacyjnym N.E.W.S. mówimy, że zespół uczy się nawigacji (miękki rezultat). I to widać.

4. Samo planowanie nie likwiduje trudności z wdrażaniem. Kluczem do powodzenia jest tu zwyczajny monitoring - jak wyglądamy z realizacją planu? Dlatego, w ramach nawigacji z procesem N.E.W.S. umawiamy także cykliczne spotkania, by zobaczyć, w jakim punkcie planu jesteśmy. Buduje to w zespole poczucie odpowiedzialności i zaangażowania: bo plan jest wspólny i żyje.

Nie zdziwi Cię teraz, Czytelniku, że wspominany Dział Zakupów wraz ze swoim przełożonym mocno zmienił swój sposób działania z procesem nawigacyjnym N.E.W.S. Rezultaty? Realizacja wszystkich stawianych im celów oraz radykalny wzrost zaangażowania pracowników mierzony w badaniu ankietowym. 

Podsumowując:

Planowanie to pierwszy krok do wdrażania zmian, które prowadzą do celu. Jeśli chcesz się w tym rozwinąć zapraszamy w podróż z Północy na Zachód wg następujących kroków:

1. Ustal swój kierunek strategiczny.

2. Ustal swoje krytyczne cele.

3. Zbuduj plan taktyczny i harmonogram  jasno przypisując odpowiedzialności.

4. Monitoruj plan konsekwentnie, z ustaloną częstotliwością.

 

Danuta Dunajska - Prezes ODiTK Consulting, Grupa ODiTK

 

 

Materiały powiązane:

 

 

 

05.11.2018

Relacje – cichy zabójca sprzedaży?

Od kilku lat w procesach sprzedażowych kładzie się nacisk na budowanie relacji z klientem. Kierunek...

[więcej]
29.10.2018

Zmiany i nowości w wytycznych i certyfikacji IPMA

Najnowsza wersja „Wytycznych Kompetencji Indywidualnych w Zarządzaniu Projektami, Programami i...

[więcej]
15.10.2018

Planowanie programu rozwojowego – z kim i o czym rozmawiać

Fakt: Programy rozwojowe często nie osiągają założonych rezultatów.

[więcej]
01.10.2018

Grywalizacja – let's talk about fun

Super poważny zawodowy świat zmienia oblicze. Domaga się świeżości, lekkości i funu. Millenialsi,...

[więcej]
03.09.2018

Czego menadżer może się nauczyć od psa?

Zespoły mogły się już uczyć od dzikich gęsi. Sprawdzonym trenerem okazał się też koń. Mnie...

[więcej]
20.08.2018

Kto decyduje o wdrożeniu strategii organizacji - duży i mały obrazek

Typowy obrazek z polskich organizacji: zarząd wypracowuje strategię, a następnie zaprasza...

[więcej]
06.08.2018

Zator ogłoszony, czyli BIM w zamówieniach publicznych już w Polsce

Wyobraźmy sobie taką sytuację. Długo oczekiwana inwestycja w centrum miasta. Przebudowa, która...

[więcej]
23.07.2018

Kultura narodowa w biznesowej globalnej wiosce – czy nadal ma znaczenie?

Dlaczego w Arabii Saudyjskiej manekiny sklepowe nie mają głów?

[więcej]
09.07.2018

Związki zawodowe – czy pojawią się w każdej firmie?

Na początku czerwca 2018 r. sejm przyjął ustawę, która zasadniczo zmienia przepisy regulujące...

[więcej]
18.06.2018

Programy rozwojowe i model 70:20:10 – historia z happy endem?

Odnoszę wrażenie, iż wszyscy zgadzamy się, że model 70:20:10 powinien stanowić kręgosłup programów...

[więcej]
21.05.2018

Etyczna sprzedaż w branży ubezpieczeniowej – poszukiwanie jednorożca?

„Czy da się wyżyć w sprzedaży, nie oszukując?” – takim pytaniem zaskoczył mnie kilka dni temu...

[więcej]
07.05.2018

Mentoring – nie zaczynaj od ogona

Nie mogę wyjść z zaskoczenia, gdy w kolejnej organizacji, która uruchamia mentoring, stykam się z...

[więcej]
23.04.2018

BIM Manager – praca szuka człowieka

BIM (Building Information Modeling) - ten skrót od 2 lat jest niesłychanie „modny” w branży...

[więcej]
09.04.2018

To coach or not to coach – coaching menadżerski w ujęciu MAC

Certyfikowani coachowie i związane z tym specjalizacje mnożą się jak grzyby po deszczu. Dostępny...

[więcej]
05.03.2018

Wszystko zaczyna się od empatii – Design Thinking

Irytujesz się, kiedy podczas dyskusji pada stwierdzenie: „Spróbuj wejść w moje buty”? Jeżeli to...

[więcej]
19.02.2018

Nowy rok, nowe cele – strategia a procesy i pracownicy

Początek roku to dla wielu organizacji ogłoszenie nowych kierunków i celów strategicznych będących...

[więcej]
05.02.2018

Sposób na przełom w innowacjach

Co robić, gdy wszystkie nisko wiszące owoce zostały już zebrane? W życiu – wiadomo – zwykle trzeba...

[więcej]
29.01.2018

Microlearning – panaceum na oporny mózg

Kto nie chciałby uczyć się szybciej, łatwiej, efektywniej? Niestety mózg często stawia nam czynny...

[więcej]
15.01.2018

Różnorodność w zespole boli i leczy

Z różnorodnością spotykamy się coraz częściej. Dotyczy ona już nie tylko płci czy pokolenia, ale...

[więcej]
18.12.2017

Co było i co będzie – trendy w HR 2017-2018

Rok 2017 dobiega końca. To czas podsumowań tego, co się udało, co zrobiliśmy, ale też moment, w...

[więcej]
04.12.2017

Building Information Modeling (BIM) – nowy wymiar branży budowlanej

Branża budowlana to stale rosnące wymagania w obszarze tworzenia nowej infrastruktury oraz nowych...

[więcej]
20.11.2017

O systemie antymobbingowym i antydyskryminacyjnym w działaniu - reagowanie i monitorowanie

Efektywny system antydyskryminacyjny i antymobbingowy opiera się na trzech filarach:...

[więcej]
06.11.2017

Etykieta biznesu czyli o kulturze budowania relacji

Co jakiś czas, w różnych sytuacjach, mamy okazję obserwować zachowania osób pełniących ważne...

[więcej]
23.10.2017

Kultura feedbacku - o sile informacji zwrotnej

O sile informacji zwrotnej korygującej dane mi było przekonać się w pewne czerwcowe przedpołudnie...

[więcej]
06.10.2017

TRIZ - fakty i mity

Każdy menadżer staje przed wyzwaniami przez duże „W”, w których nie ma mowy o prostej poprawie...

[więcej]
15.09.2017

Wymagania w projektach zwinnych – działasz Agile czy tylko o tym mówisz

„Działamy teraz Agile” to częsta deklaracja, którą potem szybko i boleśnie weryfikuje codzienność.

[więcej]
04.09.2017

E-learning – pięć filarów sukcesu

Apetyt polskich firm i urzędów na e-learning rośnie. Niestety próby jego wykorzystania często...

[więcej]
20.08.2017

Ewolucja w sprzedaży – przystosuj się albo zgiń

Świat się zmienia. W każdej dowolnie wybranej dziedzinie, wiedza i zasób informacji podwajają się...

[więcej]
31.07.2017

Zdawać czy nie zdawać - certyfikacja project management

Zapytałam Justynę, certyfikowaną Project Manager oraz moją bliską przyjaciółkę, czy wiedza, którą...

[więcej]
17.07.2017

O pracy płytkiej i głębokiej

„Tak to można szatkować kapustę” – powiedziała moja współpracowniczka, gdy w związku ze spóźnieniem...

[więcej]
03.07.2017

HR bez procesów – w tym szaleństwie jest metoda

HR jest zwyczajowo postrzegany jako dział, który „wspiera organizację”, „zaspokaja potrzeby...

[więcej]
26.06.2017

AGILE – zwinny sposób na projekt nie tylko dla IT

Złośliwi mówią, że gdyby na książce kucharskiej napisać Agile, to jej sprzedaż by wzrosła. Fakty są...

[więcej]
05.06.2017

Na co masz apetyt? BUY IN dla inicjatyw HR

Przypomnij sobie ostatnią sytuację, gdy byłeś wilczo głodny. Wszystko, co czujesz, to: chcę jeść!...

[więcej]
22.05.2017

Chwila prawdy dla systemu antymobbingowego i antydyskryminacyjnego

W pewnej organizacji do działu HR wpłynęła anonimowa skarga dotycząca molestowania seksualnego,...

[więcej]
09.05.2017

Wyróżnij się - standardy obsługi klienta z pomysłem

„Dzień dobry, dzień dobry wiewiórki i bobry” – tym zdaniem zostałam powitana na pokładzie samolotu...

[więcej]
03.04.2017

Tech-trendy i symplifikacja, czyli jak rozwijać Millenialsów

Na polskim rynku pracy obecnie funkcjonują dwa główne pokolenia: X oraz Millenialsi (pokolenie Y)....

[więcej]
20.03.2017

Zarządzanie przez cele (MBO) dla menadżera

System zarządzania przez cele, opisany przez Petera Drucker’a w książce: „Praktyka zarządzania”,...

[więcej]
07.03.2017

Uzupełnianie kompetencji w projekcie zwinnym

Nikt nie ma już wątpliwości. Cokolwiek by się nie działo Murphy zadziała. Projekt zaawansowany....

[więcej]
06.02.2017

Sposób na "syndrom szczupaka"

Termin „syndrom szczupaka” pochodzi od eksperymentu przeprowadzonego przez niemieckiego zoologa...

[więcej]
17.01.2017

Utrzymanie koncentracji – jak pomóc sobie w realizacji zadań

Jak długo jesteś w stanie skoncentrować się na jednym zadaniu bez rozpraszania się i przerywania?

[więcej]