Samoorganizujący się zespół? Tak, ale po sFRISowaniu

Typowa sytuacja: dołączyłeś do projektu Agile i wiesz, że macie stać się zespołem samoorganizującym. Brzmi fajnie, ale... Nie znasz ludzi i ich kompetencji, nie macie jeszcze do siebie zaufania.

Kto i za co ma wziąć odpowiedzialność? Jak się do tego zabrać? Tu najczęściej pojawia się tęsknota za szefem, który "przyjdzie i powie", czyli przeniesienie starych nawyków.

Bo Agile to ogromna zmiana w sposobie działania zespołu. Dlatego warto korzystać z narzędzi, które pomagają w szybkim przełamaniu barier, pozwalając działać efektywnie. Omówię to na przykładzie FRIS®. Jest to rozwiązanie, po które sama często sięgam, pracując z zespołami.

Czego potrzebują zespoły Agile, by działać efektywnie?

Aby samoorganizujący się zespół mógł działać, jego członkowie muszą obdarzyć się odpowiednim poziomem zaufania. I musi się to wydarzyć w ekspresowym tempie. Tymczasem ceremonie/zdarzenia konfrontują z prostymi lukami: nie umiemy dawać feedbacku, a kiedy go dostajemy, to nas boli. Nie komunikujemy się na tyle szeroko czy otwarcie, żeby inni wiedzieli, co jest im potrzebne w czasie sprintu/iteracji. A to zatyka zespół.

Ostatnio towarzyszyłam zespołowi, który miał istotne opóźnienia w dostarczaniu produktu. Choć pracował razem już jakiś czas, to trudno powiedzieć, by miał rzetelną wiedzę o swoich kompetencjach i wzajemnych oczekiwaniach. Wiązała się z tym spora frustracja. Część osób narzekała na brak komunikacji, a inni na jej nadmiar. Przykładowo, jeden z członków zespołu miał w zwyczaju wypowiadać się dziennie jedynie dwa razy, mówiąc "cześć" na początek i na koniec dnia. A gdy podczas daily zadawano mu pytania o kontekst jego zadań, czuł się kontrolowany.

Moje doświadczenie jest takie, że w tego typu sytuacjach kluczowe są dwie kwestie: poznanie swoich kompetencji, a także świadomość potrzeb i oczekiwań innych członków zespołu.

Wiedza o kompetencjach pozwala sprawniej i trafniej dzielić zadania. I szybko przekłada się na poprawę efektywności. Choć zwykle pojawia się tu wyzwanie dla członków zespołu: Skąd mam wiedzieć, jakie są moje kompetencje i jakimi zadaniami mam się zająć?

Druga kwestia to nazwanie od początku wzajemnych potrzeb oraz oczekiwań komunikacyjnych i tych, które dotyczą sposobu pracy. Tu również zespoły potrzebują wsparcia.

FRIS® i ekspresowe poznanie się zespołu

FRIS® to polska metodologia, która opisuje style myślenia i działania. Wyjaśnia, jak każdy z nas funkcjonuje, jak przetwarza informacje i rozwiązuje problemy.

Diagnoza stylu FRIS® polega na wypełnieniu kwestionariusza on-line, co zajmuje około 30 minut. Badany otrzymuje obszerny raport o swoim stylu działania i myślenia, a także o tym, jak to się konkretnie przekłada na codzienne funkcjonowanie. Praktycznie i wnikliwie.

Atutem FRIS-a w zestawieniu z innymi metodologiami jest na pewno to, że pokazuje silne i słabe strony w poszczególnych fazach projektu: od inicjacji do wdrażania. Znacząco usprawnia to obsadę ról w zgodzie z indywidualnymi talentami.

Takie narzędzie pomaga zespołom Agile szybko przejść do fazy wysokiej efektywności. Członkowie zespołu zyskują samowiedzę w kwestiach: Jakie są moje silne strony? Którymi zadaniami się zająć, a które lepiej przekazać komuś innemu? Dzięki temu dzielenie ról i zadań przebiega szybciej, bo wszyscy znają własny styl działania. Mają też świadomość różnorodności i wartości, którą ona wnosi.

Zastosowanie FRIS-a pozwala zespołowi ponazywać swoje silne i słabsze strony - nawet w sytuacji, gdy ludzie znają się słabo albo wcale. Daje odwagę do mówienia o tym, co ktoś potrafi, a także o tym, co nie wychodzi mu najlepiej.

FRIS można stosować w dwóch wariantach:

Wariant 1: Każdy z członków zespołu sam poznaje swój styl we FRIS®, a potem ujawnia pozostałym osobom swoje zasoby i wskazuje zadania/role, które preferuje.

Wariant 2: Poza raportami indywidualnymi otrzymuje się dodatkowo raport zespołowy, który tworzy mapę zespołu. I na tej bazie otwarcie dyskutuje. Osobiście bliższy mi jest ten scenariusz.

Wracając do przytoczonej wcześniej historii zespołu, z którym pracowałam - tu odpowiedzią również okazał się FRIS®. Po "sfrisowaniu" ludzie zyskali nie tylko samoświadomość, ale też świadomość różnorodności i szacunku do potrzeb innych. W krótkim czasie stali się samoorganizującym się zespołem.

Samoorganizacja nie jest naturalnym sposobem formowania się zespołu. Zabiera więcej czasu, niż daje jej rytm projektu. Zespół potrzebuje narzędzi, by ten proces przyspieszyć. A FRIS® jest w mojej opinii znakomitym sposobem, by samoorganizacja stała się faktem.

Marzanna Kowalska - Trener i Konsultant GRUPY ODITK

Powiązane:

• Badanie FRIS® - doceń różnorodność
• Współpraca według modelu FRIS® - działasz tak, jak myślisz